6 Wege, wie sich Ressourcenmanagement bei Remote-Teams unterscheidet
Haben Sie schon einmal versucht, ein Projekt mit unzureichendem Budget, zu wenig Personal, fehlenden Werkzeugen oder mangelnden wichtigen Fähigkeiten durchzuführen? Wenn Sie jetzt zustimmend nicken oder an jenes Projekt denken (Sie wissen schon welches), das besonders schwierig war, weil es nicht ausreichend mit Ressourcen ausgestattet war, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie!
Ein Projekt ohne die richtigen Ressourcen zu leiten, ist bereits eine Herausforderung. Aber ein Projekt ohne die richtigen Ressourcen UND mit Teammitgliedern, die im ganzen Land oder weltweit verteilt sind, zu managen, ist eine noch größere Aufgabe. Lassen Sie uns also beide Herausforderungen in einem Artikel behandeln.
Was ist Ressourcenmanagement?
Im Kontext des Projektmanagements geht es beim Ressourcenmanagement-Prozess darum, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen, Materialien und genug Geld (also Budget) haben, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
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Beim Agentur-Ressourcenmanagement beginnt dies oft mit dem Budget. Bevor der Projektumfang genehmigt wird, sollten Sie mit der zuständigen Person für die Geschäftsentwicklung in Ihrer Organisation zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Kostenschätzungen stimmen, damit das Unternehmen dem Kunden genug in Rechnung stellen kann, um die Kosten für die Projektdurchführung (Mitarbeiter, Werkzeuge/Ressourcen, Gemeinkosten usw.) zu decken. Mehr zum Thema kreatives Ressourcenmanagement finden Sie hier.
Vor dem Projektstart und während der Projektplanung arbeiten Sie mit der Geschäftsleitung zusammen, um festzulegen, wer aus dem Team am Projekt mitarbeitet und welche Werkzeuge oder Software-Lizenzen benötigt werden.
Während des Projekts müssen Sie womöglich mit Teammitgliedern oder anderen Projektmanager:innen (oder dem Ressourcenmanager Ihrer Organisation) koordinieren, um sicherzustellen, dass es keine Terminüberschneidungen gibt und alle eine klare Erwartungshaltung haben, was wann erledigt wird. Es ist zudem wichtig herauszufinden, ob manche Projekte gegenüber anderen priorisiert werden und wie sich das auf Ihre Zeitpläne auswirkt.
Wenn Sie als interne:r Projektmanager:in arbeiten oder ein internes Projekt betreuen, bei dem Sie keine Kunden abrechnen, sieht dies möglicherweise etwas anders aus. Sie könnten einfach damit beginnen, Ihr Projektteam zusammenzubringen, um festzulegen, wer was macht, wie es umgesetzt wird und ob weitere Werkzeuge oder Ressourcen benötigt werden, um das Projekt termingerecht abschließen zu können.
Die Zusammensetzung Ihres Teams kann von verschiedenen Abteilungsleiter:innen festgelegt werden, besonders wenn es sich um ein projektübergreifendes Team handelt.
Wie funktioniert Ressourcenmanagement auf Distanz?
Die Grundkonzepte des Ressourcenmanagements im Homeoffice unterscheiden sich nicht wesentlich von denen im Büro, aber die Feinheiten bringen eine gewisse Komplexität mit sich.
Gerade deshalb kann eine Unternehmenskultur, die flexible Arbeitsmodelle fördert, großen Einfluss haben. Es lohnt sich, sich innerhalb Ihres Einflussbereichs für einige dieser Richtlinien und Praktiken einzusetzen:
- Beim Management von Remote-Teams oder im Homeoffice müssen Kommunikations- und Kollaborationsprotokolle manchmal angepasst werden. Zum Beispiel hilft es, wenn mit Remote-Mitarbeiter:innen proaktiv über Arbeitszeiten und Aufgabenverteilung kommuniziert wird – das ermöglicht eine Unternehmenskultur, die flexible Arbeitsformen fördert.
- Es kann sinnvoll sein, organisationsweite Arbeitsrichtlinien zu entwickeln, um eine faire und konsistente Personalplanung in der Remote-Arbeit sicherzustellen. Dazu gehören etwa Richtlinien zur Einarbeitung und zum Leistungsmanagement (ohne Mikromanagement).
- Beim Management finanzieller Ressourcen werden Sie feststellen, dass weniger Ihres Budgets für physische Arbeitsplätze und mehr für Kollaborations-Tools wie Videokonferenzsoftware ausgegeben wird.
6 Aspekte für das Ressourcenmanagement auf Distanz
1. Wie sich die Remote-Zusammenarbeit auf das Budget auswirkt
Bei der Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitenden können zusätzliche (oder andere) Budgetüberlegungen notwendig sein.
Genügend Zeit für gute Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen ist in einer Remote-Arbeitsumgebung besonders wichtig. Sparen Sie nicht an Kommunikation und Zusammenarbeit, nur um ein paar Stunden oder Euro zu sparen – langfristig kann dies nach hinten losgehen, wenn wichtige Informationen fehlen oder Arbeitsergebnisse überarbeitet werden müssen, weil jemand nicht auf dem aktuellen Stand war.
Da abrechenbare Stundensätze Meetings schnell teuer machen können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Zeit für Meetings in Ihren Schätzungen einplanen. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts kann es sinnvoll sein, häufiger Meetings abzuhalten, um die Kommunikation im Team effizienter zu gestalten – dennoch sollten Sie hier nicht übertreiben.
Ein siebenköpfiges Team, bei dem jedes Mitglied 100 $ pro Stunde abrechnet, bedeutet, dass ein einstündiges Meeting 700 $ kostet. Verteilt auf ein sechsmonatiges Projekt mit einem Meeting pro Woche, geben Sie allein für das wöchentliche Meeting 16.800 $ Ihres Budgets aus.
2. Welche Materialien oder Hilfsmittel werden zur Projektdurchführung benötigt (Hardware und Software eingeschlossen)
Natürlich ist es wichtig, eine effektive Software für das Ressourcenmanagement zu verwenden, um die Arbeit zu steuern (sehen Sie sich unsere Empfehlungen für die beste Ressourcenmanagement-Software und die beste kostenlose Ressourcenmanagement-Software an)
Aber das ist nicht alles, was Sie benötigen werden.
Um eine gute Kommunikation zu ermöglichen, sollten Sie einige Kollaborationstools zu Ihrem Stack hinzufügen. Zu den am häufigsten verwendeten Tools gehören Slack, Microsoft Teams und Zoom. Je nach Bedarf könnten jedoch auch viele andere Tools oder Materialien nötig sein, damit ein verteiltes Team ein Projekt gemeinsam erfolgreich abschließt. Dazu zählen zum Beispiel visuelle Kollaborationstools wie Mindmapping- oder Whiteboard-Software sowie physische Gegenstände wie Laptops, zusätzliche Monitore oder Lautsprecher.
Für digitale Projekte, die beispielsweise als App auf dem Smartphone oder sogar auf einem Kiosk laufen, kann Spezial-Hardware und -Software zu Test- und Qualitätssicherungszwecken erforderlich sein, um sicherzustellen, dass das Endprodukt einwandfrei ist. Diese Ausgaben können einen beträchtlichen Anteil des Budgets ausmachen, weshalb sie bei der Ressourcenplanung unbedingt berücksichtigt werden sollten.
Bei der Erstellung des Projektplans können sich Remote-Teams Vorlagen zunutze machen, die speziell für die Verwaltung ihrer Arbeit und Kommunikation gedacht sind. Dazu gehören Projektplan-Vorlagen und Workflows, Meeting-Agenden oder Statusupdates, die Stakeholder während des Projekts auf dem Laufenden halten. Als Projektmanager:in sollten Sie diese Anforderungen ebenfalls in die Materialliste aufnehmen.
3. Wie Sie synchrone und asynchrone Arbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg planen
Wenn Sie als Projektmanager:in ein Projekt starten und Ressourcen sowie Teammitglieder zuteilen, berücksichtigen Sie die Zeitzonen aller Beteiligten und versuchen Sie, möglichst viele Überschneidungen bei den Arbeitszeiten zu erreichen. Eventuell können Sie Teammitglieder einmal bitten, ihre Arbeitszeiten etwas anzupassen, um mehr Kollaborationszeit zu schaffen – agieren Sie dabei aber überlegt. Niemand arbeitet gern freitagabends (in seiner Zeitzone) bis spät!
Bei Projekten, in denen die Arbeit schrittweise von einem Teammitglied ans nächste übergeben wird, sind Zeitzonen womöglich weniger relevant. Dagegen ist bei Aufgaben, die gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, wie etwa Paarprogrammierung zwischen zwei Entwicklern, eine gezielte Abstimmung nötig, damit ausreichend Kollaborationszeit in den überschneidenden Arbeitszeiten eingeplant wird.
Diese Kollaborationsanforderungen sollten Sie bereits bei der Planung des Projekts und der Auswahl Ihrer Ressourcen berücksichtigen. Ein Projektmanagement-Tool für Remote-Teams kann zudem helfen, Arbeitsabläufe zu planen und Aufgaben zuzuweisen.
Ihren in New York ansässigen Entwickler dazu zu bringen, früh morgens aufzustehen, damit er sich dem Zeitplan des Kollegen aus Paris anpasst (oder umgekehrt), ist ein klarer Weg in Richtung Burnout – oder zumindest zu einem schlechteren Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben für mindestens ein Teammitglied.
4. Die Rollen, die zur Projekterfüllung im Team benötigt werden
Wenn Sie Ressourcen für Projekte in Remote-Teams planen, beginnen Sie damit, die für die Umsetzung notwendigen Rollen und Fähigkeiten zu identifizieren. Da Sie wahrscheinlich mit einem vorgegebenen Budget sowie weiteren Projekten und Prioritäten für Ihre Agentur oder Ihr Unternehmen arbeiten, sollten Sie auch die Kapazität der einzelnen Teammitglieder prüfen, wenn Sie neue Projekte besetzen.
Einige Dinge, die Sie dabei berücksichtigen sollten, sind:
- Welche Fähigkeiten kann jede Person einbringen?
- Wie viel Verfügbarkeit hat diese Person (pro Tag, Woche oder Sprint)?
- Benötigen Teile des Projekts zusätzliche Ressourcen oder spezialisierte Fähigkeiten?
- Gibt es Zeitverschiebungen, Kommunikations- oder Sprachbarrieren, die berücksichtigt werden müssen?
- Hat der Kunde Vorgaben dazu, wo sich Teammitglieder befinden müssen?
- Wie werden die Arbeitszeiten für dieses Projekt aussehen?
- Was passiert, wenn jemand das Unternehmen oder Team während dieses Projekts verlässt?
Ressourcenplanungs-Software kann diesen Prozess optimieren, indem sie einen klaren Überblick über die Fähigkeiten, die Verfügbarkeit und die Zeitzonen der Teammitglieder bietet, während Sie Ihr Projekt planen. Dies sind nur einige der wichtigsten Vorteile von Ressourcenplanungs-Tools.
5. Umgang mit Mitarbeiterengagement
Obwohl viele Menschen die Flexibilität der Remote-Arbeit bevorzugen, kann fehlende Möglichkeit zur Zusammenarbeit und zum sozialen Austausch sehr isolierend wirken und zu Burnout führen. Daher muss beim Planen von Projekten mit verteilten Teams darauf geachtet und vorgesorgt werden, denn so etwas passiert nicht von allein.
Es kann hilfreich sein, während Team-Meetings Zeit für Teambuilding-Aktivitäten einzuplanen, um das Mitarbeiterengagement zu fördern. Wenn Sie dies noch nie gemacht haben oder Ihre Icebreaker langsam langweilig werden, probieren Sie einige virtuelle Spiele aus. Es gibt viele kurze Online-Spiele, die sich für virtuelle Teams eignen, wie z.B. ein Quiz mit Kahoot oder Minute to Win It. Auch sinnvoll: Fragen Sie Ihre Remote-Mitarbeitenden, was sie sich wünschen oder welche Aktivitäten sie ansprechend finden würden beziehungsweise was sie brauchen.
Ein regelmäßiger „Stimmungs-Check“ während des Projekts ist eine gute Praxis für Projektmanager und Führungskräfte. Wenn Sie feststellen, dass etwas das Team besonders herausfordert, arbeiten Sie gemeinsam an Lösungen. Umgekehrt: Funktioniert etwas besonders gut, überlegen Sie, wie Sie das künftig weiter nutzen oder unternehmensweit einsetzen können.
6. Was passiert bei Leistungsproblemen?
Sich auf das Schlimmste vorzubereiten, aber das Beste zu erwarten, könnte als Mantra eines Projektleiters gelten. Bei der Verwaltung von Remote-Ressourcen sollten wir also von guten Absichten und vollem Engagement aller ausgehen. Doch was tun, wenn dies nicht zutrifft?
Im Büro kann man Teammitglieder einfach beiseite nehmen, um Leistungsprobleme persönlich zu besprechen – aber wie löst man das bei Remote-Projekten?
Remote-Führungskräfte sollten Einzelgespräche oder Check-ins per Videokonferenz nutzen, um Leistungsprobleme oder Herausforderungen im Team anzusprechen. Dazu zählen Themen wie Verfügbarkeit während der Arbeitszeit, Zeitmanagement, Kompetenzlücken oder auch Kommunikationsdefizite. Bei größeren Problemen wie einem verpassten Termin oder Meinungsverschiedenheiten im Team empfiehlt sich ein Meeting mit allen Betroffenen – idealerweise per Videokonferenz oder, falls möglich, persönlich an einem zentralen Ort oder im Büro.
Es ist wichtig, jeglichen Flurfunk oder indirekte Kommunikation zu unterbinden und Probleme offen anzusprechen. Das stärkt das Vertrauen im Remote-Team. Führen Sie die Gespräche direkt und halten Sie Besprochenes sowie nächste Schritte schriftlich fest.
Die Vorteile einer guten Verwaltung verteilter Projektressourcen
Die Fähigkeit, Projekte mit global verteilten Teammitgliedern und anderen Ressourcen zu steuern, ist eine Fertigkeit, die Übung erfordert. Von mehr Flexibilität über einen besseren Zugang zu Talenten bis hin zu einer verbesserten Work-Life-Balance – es lohnt sich für Projektmanager, diese Fähigkeit auszubauen.
Wenn Sie mehr über das Management von Remote-Teammitgliedern oder die Auswahl der richtigen Tools erfahren möchten, finden Sie bei uns zahlreiche Artikel zu diesen Themen. Um diese Tipps direkt ins Postfach zu erhalten, abonnieren Sie unseren Newsletter und bleiben Sie immer auf dem Laufenden!
