6 Wege, wie sich Ressourcenmanagement bei Remote-Teams unterscheidet
Haben Sie schon einmal versucht, ein Projekt mit einem unzureichenden Budget, zu wenigen Mitarbeitenden, fehlenden Tools oder unzureichenden kritischen Kompetenzen durchzuführen? Wenn Sie zustimmend nicken oder an dieses eine Projekt denken (Sie wissen schon, welches), das besonders herausfordernd war, weil es nicht angemessen mit Ressourcen ausgestattet war, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie!
Ein Projekt ohne die richtigen Ressourcen durchzuführen, ist eine Herausforderung. Ein Projekt ohne die richtigen Ressourcen durchzuführen UND Teammitglieder zu haben, die über das ganze Land oder die ganze Welt verteilt sind, ist jedoch eine noch größere. Deshalb behandeln wir beide Herausforderungen in einem Artikel.
Was ist Ressourcenmanagement?
Im Kontext des Projektmanagements geht es beim Ressourcenmanagementprozess darum, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Personen und Materialien sowie über ausreichend finanzielle Mittel (also Budget) verfügen, um das Projekt, mit dessen Umsetzung Sie beauftragt sind, abzuschließen.
Kostenlos freischalten
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Tools, Leitfäden und Insights für den Erfolg im Zeitalter der KI freischaltet.
Have an account? Log In
Beim Ressourcenmanagement in Agenturen beginnt dies häufig mit dem Budget. Bevor der Leistungsumfang genehmigt wird, sollten Sie mit der für die Geschäftsentwicklung in Ihrer Organisation verantwortlichen Person zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Kostenschätzungen korrekt sind, damit das Unternehmen dem Kunden genug berechnen kann, um die Kosten für die Durchführung des Projekts (Arbeitskosten, Tools/Ressourcen, Gemeinkosten usw.) zu decken. Erfahren Sie hier mehr über kreatives Ressourcenmanagement.
Vor dem Projektauftakt und während der Projektplanung arbeiten Sie mit der Führungsebene zusammen, um festzulegen, wer aus dem Team am Projekt arbeiten wird und welche Tools oder Softwarelizenzen möglicherweise benötigt werden.
Während des Projekts müssen Sie sich möglicherweise mit Teammitgliedern oder anderen Projektmanagerinnen und Projektmanagern (oder dem Ressourcenmanager Ihrer Organisation) abstimmen, um sicherzustellen, dass es keine Terminkonflikte gibt und alle klare Erwartungen darüber haben, welche Arbeiten wann erledigt werden. Außerdem ist es wichtig herauszufinden, ob bestimmte Projekte eine höhere Priorität als andere haben, und zu bestimmen, wie sich dies auf Ihre Zeitpläne auswirken könnte.
Wenn Sie als interne Projektmanagerin oder interner Projektmanager an einem Projekt arbeiten oder mit einem internen Projekt beauftragt sind, bei dem Sie keine Kunden abrechnen, kann dies etwas anders aussehen. Sie könnten einfach damit beginnen, Ihr Projektteam zusammenzubringen, um festzulegen, was jede Person tun wird, wie sie es tun wird und ob das Team weitere Tools oder Ressourcen benötigt, um das Projekt im erforderlichen Zeitrahmen abzuschließen.
Die Zusammensetzung Ihres Teams kann von verschiedenen Abteilungsleitungen festgelegt werden, insbesondere wenn es sich bei dem Projekt um eine funktionsübergreifende Teamarbeit handelt.
So führen Sie Ressourcenmanagement remote durch
Die grundlegenden Konzepte des remote durchgeführten Ressourcenmanagements unterscheiden sich nicht wesentlich von der Durchführung im Büro, aber die Feinheiten bringen zusätzliche Komplexität mit sich.
Hier kann eine Unternehmenskultur, die flexible Arbeitsmodelle priorisiert, einen großen Einfluss haben. Es lohnt sich, sich in Ihrem Einflussbereich für einige dieser Richtlinien und Praktiken einzusetzen:
- Beim Management verteilter Teams oder bei der Arbeit von zu Hause aus müssen sich Kommunikations- und Zusammenarbeitsprotokolle manchmal ändern. Eine proaktive Kommunikation mit remote arbeitenden Mitarbeitenden über Zeitpläne und Personaleinteilungen kann beispielsweise dazu beitragen, eine Unternehmenskultur zu fördern, die flexible Arbeitsmodelle ermöglicht.
- Möglicherweise müssen Sie unternehmensweite Arbeitsrichtlinien berücksichtigen, um eine faire und konsistente Personaleinteilung in Remote-Arbeitsumgebungen sicherzustellen. Dazu gehören Richtlinien für die Einarbeitung und das Leistungsmanagement (ohne Mikromanagement).
- Bei der Verwaltung finanzieller Ressourcen stellen Sie möglicherweise fest, dass ein geringerer Anteil Ihres Budgets in physische Arbeitsplätze und ein größerer Anteil in Tools für die Zusammenarbeit fließt, etwa in Videokonferenzsoftware.
6 Überlegungen zum Management von Ressourcen aus der Ferne
1. Wie sich die Zeit für die Remote-Zusammenarbeit auf das Budget auswirkt
Bei der Arbeit mit remote arbeitenden Beschäftigten kann es zusätzliche (oder andere) budgetbezogene Überlegungen geben.
Ausreichend Zeit für gute Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen hat in einer Umgebung mit Remote-Arbeit höchste Priorität. Achten Sie darauf, bei Kommunikation und Zusammenarbeit nicht zu sparen, um ein paar Stunden oder Dollar einzusparen – das könnte sich rächen, wenn wichtige Aktualisierungen verpasst werden oder Ergebnisse überarbeitet werden müssen, weil jemand nicht auf dem neuesten Stand war.
Da abrechenbare Stundensätze Besprechungen teuer erscheinen lassen können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie in Ihren Schätzungen Zeit für Besprechungen einplanen. Zu Beginn eines neuen Projekts kann es sinnvoll sein, häufiger Besprechungen abzuhalten, damit die Kommunikation zwischen den Mitgliedern reibungsloser funktioniert. Sie sollten es damit jedoch nicht übertreiben.
Bei einem siebenköpfigen Team, bei dem jedes Mitglied 100 US-Dollar pro Stunde abrechnet, kostet eine einstündige Besprechung 700 US-Dollar. Hochgerechnet auf ein sechsmonatiges Projekt und bei einer Besprechung pro Woche würden Sie 16.800 US-Dollar Ihres Budgets allein für eine wöchentliche Besprechung ausgeben.
2. Welche Materialien oder Hilfsmittel werden für die Durchführung der Arbeit benötigt (einschließlich Hard- und Software)?
Natürlich ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie ein effektives Softwaresystem für das Ressourcenmanagement zur Verwaltung Ihrer Arbeit verwenden (siehe unsere Auswahl der besten Software für das Ressourcenmanagement und der besten kostenlosen Software für das Ressourcenmanagement).
Aber das ist noch nicht alles, was Sie benötigen.
Um eine gute Kommunikation zu ermöglichen, müssen Sie einige Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Ihr Toolset aufnehmen. Zu den am häufigsten verwendeten Tools gehören Slack, Microsoft Teams und Zoom sowie weitere Plattformen für die Zusammenarbeit wie Webex. Möglicherweise werden jedoch zusätzliche Tools oder Hilfsmittel benötigt, damit ein verteiltes Team ein Projekt bearbeiten kann. Dazu können visuelle Werkzeuge für die Zusammenarbeit wie Mindmapping- oder Software für digitale Whiteboards sowie physische Gegenstände wie Laptops, zusätzliche Monitore und Lautsprecher gehören.
Für digitale Projekte, die als Apps auf einem Smartphone oder sogar auf einem Kiosk laufen, werden möglicherweise spezielle Hard- und Software für Tests und Qualitätssicherung benötigt, um sicherzustellen, dass das Endprodukt einwandfrei ist. Diese Elemente können einen beträchtlichen Teil des Budgets beanspruchen. Daher ist es entscheidend, diesen Bedarf bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.
Bei der Erstellung des Projektplans können Remote-Teams davon profitieren, Vorlagen zu verwenden, die speziell für die Verwaltung ihrer Arbeit und Kommunikation entwickelt wurden. Dazu können Vorlagen für Projektpläne und Arbeitsabläufe, Besprechungsagenden und sogar Statusaktualisierungen gehören, mit denen die Beteiligten während des gesamten Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. Als Projektmanager sollten Sie diese Anforderungen ebenfalls in die Materialliste aufnehmen.
3. Wie Sie synchrone und asynchrone Arbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg planen
Berücksichtigen Sie als Projektmanager beim Start eines Projekts und bei der Zuweisung von Ressourcen und Projektteammitgliedern die Zeitzonen aller Beteiligten und versuchen Sie, möglichst viele Überschneidungen bei den Arbeitszeiten der Teammitglieder zu schaffen. Sie können die Mitarbeiter gegebenenfalls bitten, ihre Arbeitszeiten etwas flexibel zu gestalten, um bei Bedarf mehr Zeit für die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Gehen Sie dabei jedoch strategisch vor. Niemand möchte in seiner Zeitzone an einem Freitagabend lange arbeiten!
Bei Projekten, bei denen die Arbeit im Verlauf eines Prozesses von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben wird, sind Zeitzonen möglicherweise weniger wichtig. Wenn Teammitglieder jedoch in Echtzeit zusammenarbeiten müssen, etwa wenn zwei Entwickler an einer gemeinsamen Programmiersitzung teilnehmen, müssen sie sich gezielt abstimmen, um während der überschneidenden Arbeitszeiten ausreichend Zeit für die Zusammenarbeit einzuplanen.
Diese Anforderungen an die Zusammenarbeit sollten bei der Planung eines Projekts und der Auswahl Ihrer Ressourcen berücksichtigt werden. Auch ein Projektmanagement-Tool für Remote-Teams kann bei der Planung Ihrer Arbeitsabläufe und der Zuweisung von Aufgaben hilfreich sein.
Ihren in New York ansässigen Entwickler sehr früh aufstehen zu lassen, um den Zeitplan des in Paris ansässigen Entwicklers zu berücksichtigen, oder umgekehrt, ist ein Rezept für Burnout oder zumindest für eine schlechtere Work-Life-Balance bei mindestens einem Teammitglied.
4. Die im Team benötigten Rollen zur Fertigstellung des Projekts
Wenn Sie die für Projekte in Remote-Teams benötigten Ressourcen verwalten, beginnen Sie damit, die für die Durchführung der Arbeit erforderlichen Rollen und Fähigkeiten zu ermitteln. Da Sie wahrscheinlich mit einem festgelegten Budget sowie möglicherweise mit anderen Projekten und Prioritäten für Ihre Agentur oder Ihr Unternehmen arbeiten, sollten Sie bei der Besetzung neuer Projekte die Kapazitäten der Teammitglieder berücksichtigen.
Einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, sind:
- Welche Fähigkeiten kann jede Person einbringen?
- Wie viel Verfügbarkeit hat diese Person (pro Tag, Woche oder Sprint)?
- Benötigen Teile des Projekts zusätzliche Ressourcen oder spezielle Fähigkeiten?
- Gibt es Zeitzonen-, Kommunikations- oder Sprachbarrieren, die berücksichtigt werden müssen?
- Hat der Kunde Anforderungen daran, wo die Teammitglieder ansässig sein müssen?
- Wie werden die Arbeitszeiten für dieses Projekt aussehen?
- Was passiert, wenn jemand während dieses Projekts das Unternehmen oder Team verlässt?
Software zur Ressourcenplanung kann dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren, indem sie während der Projektplanung einen klaren Überblick über die Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Zeitzonen der Teammitglieder bietet. Dies sind nur einige der wichtigsten Vorteile von Tools zur Ressourcenplanung.
5. Wie das Mitarbeiterengagement gehandhabt wird
Auch wenn viele Menschen die Flexibilität bevorzugen, die Remote-Arbeit bieten kann, kann es sehr isolierend wirken und zu Burnout führen, wenn es keine Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und zum Austausch mit anderen gibt. Daher muss dies bei der Planung von Projekten für verteilte Teams berücksichtigt und eingeplant werden, da es nicht von selbst geschehen wird.
Während der Teambesprechungen Zeit für Aktivitäten zum Teambuilding einzuplanen, kann eine Möglichkeit sein, das Mitarbeiterengagement zu fördern. Wenn Sie so etwas noch nie gemacht haben oder Ihre Eisbrecherübungen langsam langweilig werden, probieren Sie einige virtuelle Spiele aus. Es gibt viele kurze Onlinespiele, die mit verteilten Teams gespielt werden können, zum Beispiel eine Quizshow mit Kahoot oder Minute to Win It. Eine weitere gute Maßnahme bei der Führung verteilter Mitarbeiter besteht darin, sie zu fragen, was sie ansprechend finden würden oder was sie benötigen.
Während des gesamten Projekts regelmäßig die „Stimmung“ im Hinblick auf das Engagement zu überprüfen, ist eine gute Praxis für Projektmanager und Führungskräfte im Unternehmen. Wenn Sie feststellen, dass etwas für Ihr Team besonders schwierig ist, arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung der Probleme. Wenn umgekehrt etwas für das Team besonders gut funktioniert, überlegen Sie, wie dies bei zukünftigen Projekten genutzt oder im gesamten Unternehmen ausgeweitet werden kann.
6. Was passiert, wenn Leistungsprobleme auftreten?
Auf das Schlimmste vorbereitet zu sein, aber das Beste zu erwarten, könnte das Leitmotiv eines Projektleiters sein. Wenn wir also Ressourcen in verteilten Projekten verwalten, sollten wir möglicherweise von guten Absichten ausgehen und annehmen, dass alle sich jeden Tag voll einbringen und ihre bestmögliche Arbeit leisten. Aber was passiert, wenn das nicht der Fall ist?
Es ist nicht wie in einem Büro, wo man Teammitglieder bei auftretenden Leistungsproblemen in einen privaten Raum bitten kann, um darüber zu sprechen. Wie geht man also bei verteilten Projekten damit um?
Führungskräfte verteilter Teams sollten Einzelgespräche oder Abstimmungen per Videochat nutzen, um Leistungsprobleme oder Herausforderungen im Team zu besprechen. Dazu können die Verfügbarkeit der Mitarbeiter während der Arbeitszeit, Zeitmanagement, fehlende Fähigkeiten oder sogar Kommunikationsprobleme gehören. Bei wirklich großen Problemen wie einem verpassten Termin oder einer Meinungsverschiedenheit im Team sollte ein Treffen aller Beteiligten per Videokonferenz organisiert werden – oder persönlich, wenn sich alle an einem zentralen Ort oder in einem Büro treffen können.
Es ist wichtig, Klatsch und Gespräche über Nebenkanäle zu unterbinden und Probleme direkt anzusprechen. Dies trägt dazu bei, Vertrauen unter den Mitgliedern verteilter Teams aufzubauen. Führen Sie die Gespräche direkt und fassen Sie die Diskussion sowie die nächsten Schritte schriftlich zusammen.
Die Vorteile einer guten Verwaltung der Ressourcen verteilter Projekte
Projekte mit weltweit verteilten Teammitgliedern und anderen Ressourcen verwalten zu können, ist eine Fähigkeit, die etwas Übung erfordert. Angesichts der Vorteile, die von mehr Flexibilität über einen besseren Zugang zu Fachkräften bis hin zu einer besseren Work-Life-Balance reichen, lohnt es sich für Projektmanager, diese Fähigkeit zu entwickeln.
Wenn Sie mehr über die Verwaltung verteilter Teammitglieder oder die Suche nach den richtigen Tools erfahren möchten, finden Sie bei uns Artikel zu verschiedenen Themen, die Ihnen weiterhelfen. Wenn Sie diese Tipps direkt in Ihrem Posteingang erhalten möchten, melden Sie sich für unseren Newsletter an, um auf dem Laufenden zu bleiben!
