Wie man ein Projektteam führt: Tipps für 9 Teammitglieder
Die Leitung eines Projektteams ist keine leichte Aufgabe – insbesondere, wenn jedes Teammitglied über eigene Stärken, Schwächen und Arbeitsweisen verfügt. Als Projektmanager musst du immer wieder Missverständnisse, verpasste Fristen und widersprüchliche Prioritäten bewältigen, während du gleichzeitig versuchst, das Projekt auf Kurs zu halten.
Wie kannst du dein Projektteam also effektiv führen? In diesem Artikel geben wir dir neun Tipps und Techniken an die Hand, mit denen du dein Team souverän managen kannst – und gleichzeitig dafür sorgst, dass jedes Teammitglied sein Potenzial voll ausschöpfen und ihr eure Projektziele erreichen könnt.
Was ist das Management von Projektteams?
Das Management von Projektteams ist der Prozess des Organisierens, Motivierens und der Zuweisung von Aufgaben an die Personen und Ressourcen, die an deinem spezifischen Projekt mitarbeiten.
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Ein Projektteam umfasst in der Regel Rollen wie Projektmanager, Teammitglieder, Stakeholder und Fachexperten. Das gemeinsame Ziel des Teams ist es meist, ein bestimmtes Projektergebnis pünktlich, im Rahmen des Budgets und in hoher Qualität zu liefern. Währenddessen begegnet das Team Herausforderungen wie unklarer Kommunikation, ineffizientem Ressourcenmanagement, Änderungen im Projektumfang und mehr.
Als Projektmanager bist du dafür verantwortlich, diese Herausforderungen zu minimieren, indem du ein Projektbriefing, ein RACI-Diagramm und einen Projektplan erstellst. So stellst du sicher, dass das Team weiß, was zu tun ist, wer wofür zuständig ist und bis wann alles erledigt sein muss. Du könntest außerdem frühzeitig Methoden wie die Delphi-Methode einsetzen, um Stakeholder zur Risikobewertung einzubinden.
Du solltest auch auf die Arbeitsauslastung, den Stresspegel und Anzeichen von Überlastung im Team achten. Ein Projektmanagement-Dashboard kann dich dabei unterstützen, indem es Aufgabenverteilung, Arbeitsauslastung, Deadlines und den Projektfortschritt übersichtlich darstellt.
Wenn du ernsthaft daran interessiert bist, die Zusammenarbeit in deinem Team zu verbessern, sind diese besten Kollaborations-Kurse genau der richtige Einstieg.
Wie führt man ein Projektteam?
Jedes Teammitglied in deinem Projektteam hat seine eigenen Eigenheiten und Vorlieben – nutze diese. Die folgenden Tipps sind bewährte Methoden, die dir dabei helfen, jedes Team – und die Persönlichkeiten darin – effektiv zu managen.
1. Projektmanagement-Software nutzen
Wenn du ein Projektteam leitest, ist es hilfreich, alle Informationen, die dein Team für das Projekt braucht – Aufgaben, Anforderungen, Fristen, Zuweisungen, Ergebnisse, Projektziele, Meilensteine usw. – an einem Ort zu sammeln. Dieser Ort ist meist eine Projektmanagement-Software.
Die richtige Projektmanagement- oder Ressourcenmanagement-Software zu finden, erleichtert dir als Projektmanager das Leben erheblich. Heutzutage gehen KI-gestützte Projektmanagement-Tools sogar noch weiter: Sie automatisieren Aufgabenverteilung, prognostizieren Projektrisiken und optimieren die Auslastung des Teams anhand von Echtzeitdaten.
Der Zweck von Projektmanagement-Software ist es, nachzuverfolgen, wer aktuell woran arbeitet, wie weit die Aufgaben bearbeitet wurden und wie hoch die Auslastung der einzelnen Teammitglieder ist. Ohne Software ist es deutlich schwerer, die Kapazität und Auslastung jedes Einzelnen einzuschätzen. Besonders wichtig ist Projektmanagement-Software bei remote arbeitenden Projektteams, da bei virtueller Kommunikation schnell mal Aufgaben untergehen können.
Ein Beispiel, wie Projektmanagement-Software unterstützt: Du siehst Kapazitäten, Zuweisungen und Arbeitslasten auf einen Blick. Einige KI-gestützte Tools analysieren sogar vergangene Leistungen, um eine optimale Verteilung der Arbeitslast vorzuschlagen und einen reibungslosen Projektverlauf mit möglichst wenigen Engpässen zu gewährleisten.
Das ist auch besonders hilfreich im Umgang mit den Workaholics in deinem Team. Workaholics sind meist engagiert, detailorientiert und ausdauernd – jedoch besteht die Gefahr, dass sie ausbrennen und das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben verloren geht. Sie erledigen zuverlässig große Mengen Arbeit, könnten aber vermutlich eine Pause gebrauchen.
Mit Software erkennst du genau, was sie gerade alles erledigen und kannst einige Aufgaben an Teammitglieder mit freier Kapazität umverteilen. KI-basierte Tools zum Workload-Management können sogar frühzeitig Anzeichen von Überlastung erkennen und eine automatische Aufgabenverteilung vorschlagen. Indem du ihnen die richtige Menge an Arbeit gibst – und regelmäßige Pausen förderst – bleiben sie motiviert und können Burnout vorbeugen.
Profitipp: Lassen Sie Ihr Team eine Checkliste für Anforderungen an Projektmanagement-Tools erstellen, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse mit Ihrem aktuellen System abgedeckt werden.
2. Psychologische Sicherheit im Team schaffen
Ein psychologisch sicheres Umfeld ist eines, in dem sich Ihr Team ermutigt und befähigt fühlt, Feedback, Ideen und Gedanken mit dem Rest des Teams zu teilen. Studien zeigen, dass die Etablierung psychologischer Sicherheit im Team Projektfehler um 25 % reduzieren kann. Ohne sie laufen Sie außerdem Gefahr, großartige Ideen zu verpassen, weil sich Teammitglieder nicht trauen, sich zu äußern.
Psychologische Sicherheit ist besonders wichtig für die Introvertierten im Team. Introvertierte sind meist reflektiert, ruhig und zurückhaltend, was dazu führen kann, dass sie leicht übersehen werden. Sie blühen auf, wenn sie sich sicher und wohl fühlen, ihre Meinung zu äußern. Sie neigen ohnehin zur Zurückhaltung – ohne psychologische Sicherheit hören Sie womöglich nie von ihnen.
Hier sind einige Methoden, mit denen Sie psychologische Sicherheit schaffen können:
- Klare Erwartungen an Kommunikation und Verhalten etablieren, die Respekt und Offenheit in den Mittelpunkt stellen.
- Feedbackschleifen einbauen in Ihre Prozesse, indem Sie regelmäßig mit Teammitgliedern sprechen, Feedback einholen und dieses aktiv beachten, damit sich alle gehört fühlen.
- Teammitglieder anerkennen und belohnen für Ideen, Feedback und Fälle, in denen sie mehr leisten, als von ihnen erwartet wird.
Wenn Ihr Team weiterhin mit Motivation und psychologischer Sicherheit zu kämpfen hat, schauen Sie sich unseren Artikel über Neuroleadership-Strategien an.
3. Erstellen Sie für Ihr Projektteam ein RACI-Diagramm
Ein RACI-Diagramm zeigt auf, wer für welche Projektaufgabe verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren oder zu informieren ist. Teammitglieder können sich beim Abarbeiten ihrer Aufgaben an diesem Diagramm orientieren, um das notwendige Feedback sowie die richtigen Ansprechpartner zu finden.
Projektleiter können es auch nutzen, um einzelne Aufgaben an das Team zu delegieren. Falls Sie eine Projektmanagement-Software nutzen, bietet Ihr Tool vermutlich eine Vorlage für ein RACI- oder RASCI-Diagramm an.
Die Kontrollfreaks im Team profitieren besonders von einem durchdachten RACI-Diagramm. Diese detailorientierten, proaktiven und gründlichen Teammitglieder wollen vermutlich bei jeder Aufgabe mitreden und Feedback geben, was leicht zu Mikromanagement führen kann.
Weisen Sie ihnen Verantwortlichkeiten oder Zuständigkeiten für Aufgaben oder Projektergebnisse zu, die sie hervorragend erledigen können. Machen Sie gleichzeitig klar, wo sie lediglich informiert oder konsultiert werden – oder wo sie überhaupt nicht involviert sein sollten.
Hier sind ein paar Best Practices für RACI-Diagramme:
- Versuchen Sie, für jede Aufgabe eine Person als „verantwortlich“ zu benennen, anstatt mehrere Personen oder eine Gruppe. So wird vermieden, dass Unklarheit darüber entsteht, wer tatsächlich an etwas arbeitet.
- Vermeiden Sie es, sich selbst (also den Projektmanager) für alles verantwortlich zu machen. So verhindern Sie, dass Sie zum Engpass im Prozess werden.
- Stellen Sie den Unterschied zwischen Konsultierten und Informierten klar heraus. Informierte Personen geben in der Regel kein Feedback, während konsultierte Personen dies tun können.
4. Seien Sie entschlossen, aber flexibel bei der Führung Ihres Teams
Gute Führung bedeutet, entschlossen zu sein und Verantwortung für Ihre Entscheidungen zu übernehmen. Das heißt jedoch nicht, dass Sie Ihren Weg in Stein meißeln müssen. Bleiben Sie flexibel und offen für neue Ideen, alternative Entscheidungen oder Veränderungen, die durch Dinge außerhalb Ihrer Kontrolle entstehen.
Mit zunehmender Erfahrung und durch Versuch und Irrtum werden Sie darin immer besser, je mehr Teams Sie führen und je mehr Entscheidungen Sie treffen. Sie werden ein Gespür dafür entwickeln, wann es Zeit ist, eine Entscheidung zu treffen, und wann es besser ist, noch abzuwarten und weitere Informationen einzuholen.
Diese Fähigkeit ist entscheidend für das Management der stillen Helden in Ihrem Team. Diese zuverlässigen, bescheidenen und engagierten Teammitglieder arbeiten still und erledigen ihre Aufgaben, benötigen aber eine starke Führung und klare Orientierung, um effektiv zu sein.
Priorisieren Sie ihre Arbeit und geben Sie ihnen klare Anweisungen, aber hören Sie ihnen zu, wenn sie einen Vorschlag haben – sie sind mitten im Geschehen und liefern Ihnen wertvolle Informationen für Ihre Entscheidungen.
Ein Projektteam effizient zu führen, erfordert wirksame Projektmanagement-Strategien, die Zusammenarbeit und Verantwortung fördern.
5. Kommunizieren Sie effektiv mit Ihrem Team
Das klingt selbstverständlich – klare Kommunikation ist unerlässlich, damit alle wissen, was der Plan ist und woran sie arbeiten sollen. Sie wären allerdings überrascht, wie oft Führungskräfte das nicht hinbekommen. Einer Studie zufolge sind 30 % der Befragten frustriert über unklare Kommunikation von Vorgesetzten.
Effektive Kommunikation ist auch entscheidend für die Tagträumer in Ihrem Projektteam. Solche Kollegen, die oft in Gedanken versunken sind und kreative Ideen oder neue Ansätze liefern, sind eine Bereicherung, doch sie überhören manchmal wichtige Informationen. Tagträumer sind meist innovativ, nachdenklich und neugierig, brauchen aber oft klare Anweisungen und lassen sich leicht ablenken.
Setzen Sie Erwartungen und zeigen Sie ihnen, worauf sie achten sollten, damit sie ihre Arbeit besser erledigen und ihre Kreativität gezielt einsetzen können.
Hier finden Sie einige Strategien zur Verbesserung Ihrer Kommunikation:
- Handlungsorientiert sein und klare Verben in Ihren Anweisungen verwenden. Streichen Sie unnötigen Schnickschnack und Details und konzentrieren Sie sich darauf, was der nächste Schritt für die Lesenden oder Zuhörenden sein soll.
- Für Konsistenz sorgen bei Timing, Formatierung, Kanälen und sogar Farbcodierungen. Eine Statusmeldung eine Woche lang in Slack zu senden und in der nächsten Woche per E-Mail sorgt nur für Verwirrung im Team.
- Die richtigen Teammitglieder einbeziehen. Senden Sie die Nachricht an die Personen, die sie benötigen, ohne die Benachrichtigungen aller anderen zu überfluten.
- Die richtigen Werkzeuge verwenden. Laut der Definition von Projektmanagement-Anwendungen verfügen sie über Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Kollaborationsfunktionen – alles, was Sie brauchen.
6. Klare Projektkennzahlen festlegen
Projektverfolgung ermöglicht es Teamleitern, die Beiträge jedes Mitglieds zu überwachen und sicherzustellen, dass sie mit den Projektzielen übereinstimmen. Bestimmen Sie, welche KPIs Sie verwenden, um zu messen, wie viel Fortschritt das Team während des Projektlebenszyklus macht und ob ihre Arbeit auf Kurs ist, um die Projektziele und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
Beziehen Sie das Team in die Metriken ein – wenn sie nicht wissen, worauf sie hinarbeiten sollen, wie können Sie dann Projekterfolg erwarten?
Klare Kennzahlen festzulegen, ist besonders nützlich für die Innovatoren in Ihrem Team. Sie sind erfinderisch, strategisch und flexibel, bringen oft großartige Ideen und klare Pläne zur Umsetzung ein. Sie brauchen jedoch Leitplanken, da die Gefahr besteht, dass sie sich übernehmen.
Finden Sie eine Balance zwischen kreativer Freiheit und der Sicherstellung, dass ihre Arbeit den Anforderungen und Erwartungen des Projekts entspricht. Ermöglichen Sie kreative Freiheiten, achten Sie aber darauf, dass die Bemühungen auf die Projektziele ausgerichtet sind, und kommunizieren Sie klare Kennzahlen, damit sie sich auf den Projekterfolg konzentrieren können.
Hier sind einige Kennzahlen, die Sie verwenden sollten:
- Sprint-Velocity: Wird im Scrum verwendet und misst, wie viel Arbeit das Team in einem bestimmten Sprint (ein vorher festgelegter Zeitraum, üblicherweise zwei bis vier Wochen) erledigt. Die Velocity sollte steigen, je besser sich das Team einarbeitet und an das Projekt gewöhnt.
- Earned Value Management: Dieser Ansatz weist dem bisher geleisteten Arbeitsaufwand einen finanziellen Wert zu und stellt ihn dem aufgewendeten Budget gegenüber. Er vermittelt ein genaueres Bild des Projektfortschritts als die reine Zeiterfassung.
- Ressourcenauslastungsrate: Misst, wie viel abrechenbare Arbeit die Teammitglieder zu erledigen haben und ob das realistisch ist. Streben Sie keine 100-prozentige Auslastung an – für Meetings, E-Mails und Kaffeepausen braucht man ebenfalls Zeit. Ideal ist eine Auslastung zwischen 70 und 80 %.
7. Teambuilding-Aktivitäten durchführen
Es ist leicht nachvollziehbar, warum viele Projektmanager Teambuilding-Aktivitäten auslassen – enge Deadlines lassen oft kaum Zeit, um die Projektarbeit zu erledigen, geschweige denn eine lustige Teambindungsaktion zu organisieren.
Wenn Sie zwischen den Projekten noch etwas unterbringen können (oder sogar Eisbrecher in Ihre internen Kickoff-Meetings einbauen), trägt das enorm zum Aufbau von Zusammenarbeit und Teamgeist bei. Das wiederum sorgt für qualitativ hochwertigere und erfolgreichere Projekte.
Teambuilding-Aktivitäten sind der Moment, in dem die Stimmungskanonen Ihres Teams glänzen können. Das ist keineswegs negativ gemeint – der sogenannte „Stimmungsmacher“ ist meist ein starker Teamplayer und sozialer Knotenpunkt.
Geben Sie ihnen in der Aktivität Ihrer Wahl eine Hauptrolle: Sie werden das Team motivieren und effektives Teamwork anstoßen.
Hier sind einige Ideen:
- Probieren Sie einfache Eisbrecher für interne Meetings, zum Beispiel: lustige Fakten teilen, von der schönsten Reise erzählen oder davon, ob sie schon einmal eine Berühmtheit getroffen haben.
- Planen Sie ein virtuelles oder persönliches Event, wie eine Schnitzeljagd oder einen Escape Room – das stellt Teamarbeit und Zusammenarbeit auf die Probe.
- Ein Team-Happy-Hour – eine großartige Gelegenheit, damit sich die Teammitglieder besser kennenlernen (aber achten Sie darauf, auch jene einzubeziehen, die keinen Alkohol trinken).
8. Geben Sie Ihrem Projektteam Autonomie
Studien zeigen, dass Mikromanagement negative Auswirkungen auf die Leistung von Team und Projekt haben kann. Laut einer Umfrage sagten 71% der Befragten, dass Mikromanagement ihre Arbeitsleistung beeinträchtigt, und 85% berichteten, dass ihre Moral darunter leidet.
Die Kurzfassung: Mikromanagieren Sie Ihr Team nicht. Lassen Sie sie selbst entscheiden, wie sie arbeiten möchten. Lassen Sie sie ihre kreativen Ideen einbringen und zu Wort kommen, wenn ein Prozess oder ein Ergebnis das Team oder das Projekt behindert.
Ihre Aufgabe als Projektmanager:in ist es, Menschen zu führen und das Team in die richtige Richtung zu lenken – nicht, jeden einzelnen Schritt vorzugeben.
Das ist besonders für den "Advocatus Diaboli" in Ihrem Team hilfreich. Diese Teammitglieder sind oft skeptisch, unabhängig und mutig – Eigenschaften, die dabei helfen, bestehende Denkweisen und Prozesse herauszufordern. Geben Sie ihnen genug Freiraum, um den Status quo und gewohnte Abläufe zu hinterfragen, aber sorgen Sie dabei weiterhin für Führung und wenden Sie Konfliktlösungsstrategien an, damit sie nicht zu weit abschweifen.
Da sie manchmal als widerspenstig wahrgenommen werden und Gefahr laufen, isoliert zu werden, fördern Sie konstruktives Feedback und schaffen Sie ein Umfeld, in dem ihre Beiträge geschätzt und eingebunden werden – bei gleichzeitiger Führung und Anwendung von Konfliktlösungsstrategien, um sicherzustellen, dass Diskussionen produktiv bleiben.
9. Feiern Sie Team-Erfolge
Team-Errungenschaften – egal, ob groß oder klein – zu feiern, ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Team zu motivieren und für die Arbeit zu begeistern. Finden Sie heraus, wie die einzelnen Teammitglieder anerkannt werden möchten (z. B. mögen sie öffentliche Anerkennung? Hätten sie lieber eine private Nachricht?).
In den meisten Projektteams gibt es auch einen Stimmungsmacher, der ständig andere Teammitglieder anfeuert. Diese Menschen sind optimistisch, energiegeladen und hilfsbereit und stärken die Moral mit ihrer positiven Art.
Auch wenn es wichtig ist, dass Sie als Teamleitung herausragende Leistungen loben, befähigen Sie auch die Teammitglieder dazu, sich gegenseitig zu wertschätzen. Beachten Sie jedoch, dass Stimmungsmacher manchmal Details übersehen oder zu überschwänglich werden können. Achten Sie darauf, dass Anerkennung immer im Gleichgewicht mit konstruktivem Feedback steht, und nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, wie jede Person am liebsten gefeiert wird, damit Sie die Anerkennung individuell gestalten können.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie du Erfolge feiern kannst:
- Schicke dem Teammitglied eine Karte—virtuell oder handgeschrieben.
- Gib ihnen eine kleine Belohnung, wenn möglich. Das kann ein Gutschein für ihr Lieblingscafé oder ein gemeinsames Mittagessen sein.
- Richte einen festen Ort für Wertschätzungen ein. Lege zum Beispiel einen eigenen Slack-Kanal oder ein Whiteboard an, auf dem jeder eine Anerkennung hinterlassen kann.
Tools zur Verwaltung von Projektteams
Ein effektives Team zu führen, wird ohne einen zentralen Ort, an dem du den Überblick über die Arbeit und kommende Aufgaben behältst, deutlich schwieriger.
Verschiedene Arten von Projektmanagement-Tools geben dir Einblick in Kapazitäten, Arbeitsbelastung und ob jemand zu viel oder zu wenig zu tun hat. Es ist viel einfacher, damit zu arbeiten, als jeden Morgen eine Excel-Tabelle manuell zu aktualisieren. Außerdem können Teammitglieder damit über Projektaufgaben kommunizieren und einander Feedback geben.
Gleichzeitig kannst du damit deine Gantt-Diagramme und Kanban-Boards für das gesamte Team sichtbar machen – das erhöht Transparenz und Verantwortlichkeit.
Hier sind die besten verfügbaren Projektmanagement-Software-Tools auf dem Markt:
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Wenn du ein Tool auswählst, achte darauf, dass es Integrationen mit anderer bereits verwendeter Software (Google Drive, Slack, Microsoft Teams etc.) unterstützt, damit Daten und Informationen auf allen Plattformen sichtbar sind.
Für kleinere Organisationen empfiehlt sich diese Liste von Projektmanagement-Software für kleine Teams.
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