Was ist ein Ressourcenmanagementplan & wie erstellt man einen
Jeder Projektmanager kennt eine Variante davon: Der Plan sieht solide aus, der Projektstart verläuft gut, und dann stellt sich in der dritten Woche heraus, dass dein leitender Entwickler gleichzeitig an zwei anderen Projekten arbeitet, der Designer einen zweiwöchigen Urlaub gebucht hat und der Auftragnehmer, auf den du gezählt hast, einen Monat später anfängt. Der Plan ist nicht gescheitert, weil die Arbeit falsch war. Er ist gescheitert, weil niemand die benötigten Personen eingeplant hatte.
Ein Ressourcenmanagementplan verhindert genau das. Er zeigt, wer wann woran und zu welchen Kosten arbeitet, sodass Probleme bereits während der Planung und nicht mitten in einem Sprint sichtbar werden. Im Folgenden erfährst du, welche Bestandteile dazugehören, wie du ihn Schritt für Schritt erstellst und wie du die Herausforderungen vermeidest, an denen die meisten Ressourcenpläne scheitern. Außerdem gibt es eine kostenlose Vorlage für den Einstieg.
Was ist ein Ressourcenmanagementplan?
Ein Ressourcenmanagementplan beschreibt, wie Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus zugeteilt, eingeplant und verwaltet werden, um den Projektumfang erfolgreich umzusetzen.
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Er legt fest, welche Ressourcen benötigt werden, wann sie benötigt werden und wie sie während des gesamten Prozesses des Ressourcenmanagements im Projekt eingesetzt werden. Zu den Ressourcen können Teammitglieder, Budget, Ausrüstung, Materialien und andere Vermögenswerte gehören, für deren Verwaltung im gesamten Projekt Verantwortliche für das Ressourcenmanagement zuständig sind.
Warum sind Ressourcenmanagementpläne wichtig?
Ein Ressourcenmanagementplan verhindert die teuerste Art von Projektüberraschung: zu spät festzustellen, dass die Personen, das Budget oder die Ausrüstung, auf denen deine Planung basiert, tatsächlich nicht verfügbar sind. Das leistet ein guter Plan für dich:
- Er macht deine Zeitpläne realistisch. Ein Zeitplan, der auf tatsächlicher Verfügbarkeit statt auf Personen basiert, die theoretisch frei sein sollten, liefert dir einen genauen Projektzeitplan, an dem du die Erwartungen der Stakeholder ausrichten kannst. Es ist wesentlich einfacher, ein Datum zu versprechen, von dem du weißt, dass das Team es einhalten kann.
- Er schützt dein Team vor Überlastung. Wenn du sehen kannst, wie viel Arbeit jede Person bereits hat, kannst du die Arbeitslast fair verteilen, anstatt sie der zuverlässigsten Person aufzubürden. Das ist eine zentrale Fähigkeit im Ressourcenmanagement und hilft dir, die Personen zu halten, die du für das nächste Projekt brauchst.
- Er verbessert deine Schätzungen und Margen. Wenn du weißt, wer die Arbeit erledigt und zu welchem Satz, werden Projektschätzungen genauer und du kannst Ressourcen innerhalb des Budgets zuweisen. Außerdem zeigt er frühzeitig, ob du einen Freelancer oder eine vorübergehende Arbeitskraft benötigst, solange diese Option noch günstig ist.
- Er gibt allen dieselbe Sicht auf die Arbeit. Wenn der Plan für Projektmanager, Ressourcenmanager und Teammitglieder zugänglich ist, kann jeder sehen, wer wo eingeplant ist. Dadurch wird es wesentlich einfacher, Ressourcen über mehrere Projekte hinweg einzuplanen, ohne dass mehrere Personen gleichzeitig Anspruch auf dieselben Teammitglieder erheben.
- Er hält das Projekt beim Übergang zwischen den Phasen in Bewegung. Wenn alle wissen, was als Nächstes ansteht und wann, erfolgen Übergaben vom Design über die Entwicklung bis zur Qualitätssicherung pünktlich. Niemand wartet zwei Tage auf jemanden, der nicht wusste, dass er als Nächstes an der Reihe ist.
- Er unterstützt bessere Entscheidungen, wenn sich die Dinge ändern. Ein Plan, der zusammen mit deinem Projektmanagementplan aktuell gehalten wird, bedeutet, dass du bei wechselnden Prioritäten auf Grundlage aktueller Informationen statt anhand der Tabelle vom letzten Monat entscheidest. Außerdem ermöglicht er es, Ressourcen gleichzeitig über mehrere Projekte hinweg zu planen.
Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan [Download]
Mit dieser Zuweisungstabelle kannst du die Stundensätze deiner Teammitglieder und die damit verbundenen Kosten einfach im Blick behalten. Sie liegt im Format von Google Tabellen vor, aber du kannst problemlos eine Kopie in Excel importieren, wenn du das bevorzugst. Wähle einfach „Datei“ und anschließend entweder „Kopie erstellen“ oder „Herunterladen“ aus.
Was ein Ressourcenmanagementplan enthalten sollte
Ein nützlicher Ressourcenmanagementplan deckt diese wesentlichen Punkte ab:
- Ressourcendaten: Liste alle Personen und alles auf, was für das Projekt verfügbar ist, einschließlich Namen, Rollen, Fähigkeiten, Senioritätsstufen, Stundensätzen und Zeitzonen. Berücksichtige auch Ausrüstung, Softwarelizenzen und Auftragnehmer, nicht nur Angestellte.
- Ressourcenverfügbarkeit: Zeige, wie viel Zeit jede Person dem Projekt tatsächlich widmen kann, nachdem Urlaub, Feiertage, regelmäßige Meetings und andere Projektverpflichtungen abgezogen wurden. Jemand, der auf dem Papier als Vollzeitkraft aufgeführt ist, kann möglicherweise nur drei Tage pro Woche zur Verfügung stellen.
- Aufgabenverantwortlichkeiten: Lege fest, wer für jede Aufgabe, jedes Ergebnis und jede Genehmigung zuständig ist. Eine RACI-Matrix ist eine schnelle Möglichkeit zu zeigen, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist.
- Ressourcenschätzungen: Schätze, wie viele Stunden sowie welche Fähigkeiten, Werkzeuge und Materialien die einzelnen Arbeitsschritte erfordern. Hier erkennst du Kompetenzlücken und entscheidest, ob du Personal einstellen, Arbeit auslagern oder Mitarbeitende schulen musst.
- Zeitpläne: Trage ein, wann jede Ressource benötigt wird und wie lange, aufgeschlüsselt nach Phase oder Meilenstein. So wird sichtbar, dass du im dritten Monat zwei Wochen lang eine Fachkraft brauchst und nicht während des gesamten Projekts.
- Budget: Berechne die Kosten deiner Ressourcen, einschließlich der mit dem Stundensatz multiplizierten Arbeitsstunden, Auftragnehmerhonorare und Werkzeuge. Plane eine Reserve ein, damit eine schlechte Schätzung das Budget nicht sprengt.
- Abhängigkeiten: Halte fest, welche Aufgaben erst beginnen können, wenn andere abgeschlossen sind, und welche Aufgaben nur von einer bestimmten Person erledigt werden können. Diese Abhängigkeiten von einzelnen Personen sind deine größten Risiken – kennzeichne sie daher frühzeitig.
- Ressourcendiagramme: Verwende Histogramme oder Kapazitätsdiagramme, um die Arbeitsauslastung im Zeitverlauf zu visualisieren, damit eine Überlastung sichtbar wird, bevor sie zum Problem wird. Die meisten Werkzeuge für die Projektzeitplanung erstellen diese automatisch.
- Alternativen: Halte deine Ausweichmöglichkeiten fest, etwa einen Pool freier Mitarbeitender, eine andere Mischung aus Junior- und Senior-Mitarbeitenden oder einen Umfang, den du reduzieren könntest. Wenn eine wichtige Ressource ausfällt, hast du so bereits einen Plan B.
So erstellst du einen Ressourcenmanagementplan
Die meisten Ressourcenpläne scheitern, weil Schritte übersprungen werden, nicht weil ein einzelner Schritt falsch ausgeführt wird. Die Projektleitung springt von „Was brauchen wir?“ direkt zu „Wer hat Zeit?“, verteilt die Arbeit und stellt drei Wochen später das Kapazitätsproblem fest.
Die folgenden sechs Schritte verhindern das. Du definierst deinen Ressourcenbedarf, überprüfst die Teamkapazität, weist Ressourcen zu, schätzt den Aufwand gemeinsam mit den Personen, die die Arbeit erledigen, und überwachst anschließend die Auslastung sowie die Entwicklung des Projekts, um Anpassungen vorzunehmen. Betrachte die Schritte 2 bis 4 als Schleife und nicht als gerade Linie. Wenn die von dir eingeplanten Personen dir ihre Schätzungen geben, vergleiche diese Zahlen erneut mit der Kapazität, bevor du etwas endgültig festlegst.
1. Ressourcenbedarf definieren
Beginne mit dem Projektumfang, dem Budget und dem Projektstrukturplan. Liste für jedes Ergebnis die erforderlichen Rollen, Fähigkeiten, Werkzeuge und Materialien auf. Beschreibe den Bedarf anhand von Fähigkeiten und nicht anhand von Namen. „Senior-Frontend-Entwickler mit Erfahrung in Barrierefreiheit“ ist ein Bedarf, während „Sam“ eine Annahme ist. Wenn du mit Namen beginnst, gestaltest du das Projekt letztlich um die Personen herum, die verfügbar sind, anstatt es mit den Ressourcen auszustatten, die die Arbeit tatsächlich erfordert.
2. Teamkapazität überprüfen
Bevor du irgendetwas zuweist, finde heraus, wie viel Zeit jede Person dem Projekt tatsächlich widmen kann. Prüfe die aktuelle Auslastung, geplante Abwesenheiten, Feiertage und Verpflichtungen in anderen Projekten. Mit einem Werkzeug für die Ressourcenplanung geht das deutlich schneller, als die Personen einzeln zu kontaktieren. Sei vorsichtig bei allen, die als „im Grunde frei“ bezeichnet werden. Das bedeutet normalerweise, dass sie zwischen Fristen in einem anderen Projekt stehen, nicht dass sie verfügbar sind.
3. Ressourcen zuweisen
Stimmen Sie die Anforderungen aus Schritt 1 anhand von Fähigkeiten, Erfahrung und Kosten mit der Verfügbarkeit aus Schritt 2 ab. Setzen Sie Ihre erfahrenen Mitarbeitenden dort ein, wo ihr Urteilsvermögen am wichtigsten ist, und geben Sie Junior-Teammitgliedern Aufgaben, an denen sie wachsen können. Beispielsweise könnte ein Nachwuchsdesigner die Materialien erstellen, während ein erfahrener Designer die finalen Ergebnisse prüft. Vermeiden Sie nach Möglichkeit, dass nur eine Person eine kritische Aufgabe erledigen kann. Lassen Sie Personen im Tandem arbeiten oder dokumentieren Sie die Arbeit, damit Sie eine Vertretung haben.
4. Aufwand schätzen
Da Sie nun wissen, wer die Arbeit erledigt, lassen Sie diese Personen den Aufwand schätzen. Ihre Zahlen werden genauer sein als Ihre eigenen, und Menschen halten sich eher an Fristen, an deren Festlegung sie beteiligt waren. Bitten Sie bei Unsicherheiten um eine günstigmögliche, eine wahrscheinlichste und eine ungünstigste Schätzung und vergleichen Sie diese Zahlen mit den tatsächlichen Stunden aus ähnlichen früheren Projekten. Wenn die Schätzungen die in Schritt 2 ermittelte Kapazität überschreiten, gehen Sie zu den Schritten 2 und 3 zurück. Passen Sie jetzt den Zeitplan an, holen Sie Unterstützung hinzu oder reduzieren Sie den Umfang, solange dies noch in einem ruhigen Gespräch möglich ist.
5. Arbeitsauslastung überwachen
Sobald die Arbeit beginnt, überprüfen Sie mindestens wöchentlich die Auslastungsraten, um zu erkennen, ob jemand überlastet oder zu wenig ausgelastet ist. Planen Sie niemanden mit einer Kapazität von 100 % ein. Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, Überarbeitungen und unerwartete Anfragen werden diese Zeit ohnehin ausfüllen. Die meisten Teams planen mit 70 bis 80 % der verfügbaren Stunden. So bleibt Raum für Unvorhergesehenes, ohne dass Mitarbeitende untätig sind. Wenn dieselbe Person zwei Wochen hintereinander als überbucht angezeigt wird, betrachten Sie dies als Planungsproblem, das behoben werden muss, und nicht als Einzelfall.
6. Erfassen und anpassen
Ein Ressourcenplan ist ein Arbeitsinstrument und kein Dokument, das Sie ablegen und vergessen. Führen Sie ihn in einer Software für Ressourcenmanagement oder einer Software für Kapazitätsplanung, damit alle dieselbe Version sehen, und aktualisieren Sie ihn, sobald sich Umfang, Prioritäten oder Verfügbarkeit ändern. Vergleichen Sie im Verlauf die geplanten Stunden mit den tatsächlichen Stunden. Diese Abweichung ist die nützlichste Information, die Sie haben werden, denn sie zeigt, wie stark Sie Ihre Schätzungen beim nächsten Projekt anpassen sollten.
Beispiele für Ressourcenmanagementpläne
Ressourcenmanagementpläne sind spezifische Dokumente, die in verschiedenen Formen vorkommen, meist innerhalb einer Softwareanwendung oder als Excel-Dokument.
Ressourcenplan als Gantt-Diagramm
Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihr Ressourcenplan als Gantt-Diagramm aussehen könnte. Statt Aufgabennamen entlang der vertikalen Achse verwenden Sie die Namen der Teammitglieder. Die Balken stellen dar, an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten werden, normalerweise gemessen in Tagen. Sehen Sie sich unsere Vorlage für einen Projektplan mit Gantt-Diagramm an, um den Zeitplan Ihres gesamten Projekts zu visualisieren.
Ressourcenplan als Tabellenkalkulation
Ein weiteres Beispiel ist die unten stehende Tabelle. Dies ist ein ähnlicher Ansatz wie der, der in unserer Zuweisungstabelle im Vorlagenbereich und in anderen Vorlagen für Ressourcenplanung verwendet wird. Hier erfassen Sie die Stunden und Stundensätze der Teammitglieder, sodass Sie sehen können, wie Sie im Vergleich zum Budget dastehen.
Dies kann Sie bei der Entscheidung unterstützen, welche Teammitglieder an dem Projekt und an welchen Aufgaben arbeiten (beispielsweise könnten Sie sich bei Projekten mit kleinerem Budget für einen Designer mit einem niedrigeren Stundensatz entscheiden).
Bewährte Vorgehensweisen für Ressourcenmanagementpläne
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen für die Ressourcenplanung, die Sie bei der Erstellung Ihres Plans berücksichtigen sollten.
1. Budget berücksichtigen
Wenn die Ressourcen in Ihrem Projekt im Wesentlichen unbegrenzt sind, können Sie Ressourcen mit dem Schwerpunkt auf der Fertigstellung der Aufgaben zuweisen, anstatt sparsam mit Ressourcen umzugehen, um das Budget zu schonen.
Wenn Ihr Projektbudget knapper bemessen ist, müssen Sie Aufgaben Ressourcen zuweisen und bei der Ressourcenzuweisung einen konservativeren Ansatz verfolgen. Außerdem müssen Sie die Auslastung genauer im Blick behalten. Es gibt eine Vielzahl von Auslastungsmetriken, die dabei helfen zu verstehen, ob Ressourcen vollständig optimiert sind.
2. Frühere Daten zur Ressourcenplanung zur Analyse aufbewahren
Das Speichern von Daten aus früheren oder ähnlichen Projekten unterstützt die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte. Frühere Daten sollten erfasst und analysiert werden, einschließlich vorgenommener Änderungen, der Neuzuweisung von Ressourcen und Aufgaben sowie des Zeitaufwands.
3. Software für das Ressourcenmanagement verwenden
Geeignete Softwaretools für das Ressourcenmanagement bieten dem gesamten Team mehr Zugänglichkeit und bessere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Tabellenkalkulationen mögen zwar eine kostengünstige Option zur Nachverfolgung von Ressourcen sein, für größere Teams sind sie jedoch nicht immer die beste Wahl. Wenn Sie eine kostengünstige Option benötigen, gibt es auf dem Markt zahlreiche kostenlose Tools für das Ressourcenmanagement oder Open-Source-Software für das Ressourcenmanagement.
Werkzeuge für die Ressourcenplanung
Die Einbindung von Software zur Ressourcenzuweisung kann außerdem bei einigen der häufigsten Herausforderungen der Ressourcenplanung helfen, indem sie:
- Kommunikation innerhalb der Anwendung ermöglicht, damit die Teamkommunikation und an Plänen vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden können
- Echtzeitaktualisierungen und -änderungen bereitstellt
- Ihr Unternehmen davor bewahrt, benutzerdefinierte Diagramme oder teure ERPs integrieren zu müssen
Hier ist meine Liste der besten Softwarelösungen für das Ressourcenmanagement, die Ihnen bei der Suche helfen soll:
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Häufige Herausforderungen bei der Ressourcenplanung
Selbst gut ausgearbeitete Ressourcenpläne stoßen auf dieselben Probleme. So vermeiden Sie die häufigsten davon:
| Herausforderung | So vermeiden Sie sie |
|---|---|
| Projekte konkurrieren um dieselben Personen | Behalten Sie eine gemeinsame Übersicht über die Zuweisungen in allen Projekten und einigen Sie sich mit der Führungsebene auf Prioritätsregeln, damit Konflikte nach einer Regel und nicht von der Person gelöst werden, die am lautesten eskaliert. |
| Übermäßig optimistische Schätzungen | Lassen Sie die Personen, die die Arbeit ausführen, den Aufwand schätzen, vergleichen Sie ihre Zahlen mit den tatsächlichen Werten aus früheren Projekten und planen Sie für alles Neue einen Puffer ein. |
| Planung von Personen mit 100 % Auslastung | Planen Sie mit 70 bis 80 % der verfügbaren Stunden, da Besprechungen, administrative Aufgaben und Supportarbeit immer den Rest in Anspruch nehmen. |
| Nicht sichtbare Verfügbarkeiten | Verknüpfen Sie den Plan mit dem Abwesenheitskalender Ihres Teams und fragen Sie jede Person vor der Zuweisung von Arbeit nach zusätzlichen Verpflichtungen. |
| Einzelne Ausfallstellen | Schulen Sie mehrere Personen für kritische Aufgaben oder lassen Sie sie gemeinsam daran arbeiten und dokumentieren Sie die Aufgaben, bevor die einzige damit vertraute Person krankheitsbedingt ausfällt oder das Unternehmen verlässt. |
| Änderungen des Umfangs ohne Berücksichtigung der Ressourcen | Verlangen Sie, dass jeder Änderungsantrag vor seiner Genehmigung seine Auswirkungen auf Ressourcen und Zeitplan ausweist. |
| Ein veralteter Plan | Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für den Plan und einen regelmäßigen Aktualisierungszeitplan und bewahren Sie ihn in einem Werkzeug auf, auf das das gesamte Team zugreifen und das es bearbeiten kann. |
| Burnout, den niemand bemerkt | Legen Sie Auslastungsschwellen fest, die eine Überprüfung auslösen, und verteilen Sie die Arbeit neu, sobald jemand zwei Wochen in Folge überbucht ist. |
Das richtige Werkzeug für das Ressourcenmanagement auswählen
Ein Ressourcenplan ist nur so gut wie das Werkzeug, in dem er verwaltet wird. Wenn sich Ihr Plan in einer Tabelle befindet, die nur eine Person bearbeiten kann, wird er veralten. Wenn Ihr Werkzeug keine Zuweisungen projektübergreifend anzeigen oder keine Verbindung zum Abwesenheitskalender herstellen kann, werden Sie Konflikte erst bemerken, wenn sie Verzögerungen verursachen.
Bevor Sie sich für eines der oben genannten Werkzeuge entscheiden, lesen Sie unseren Leitfaden dazu, wie Sie Software für das Ressourcenmanagement auswählen. Darin werden die zu priorisierenden Funktionen erläutert, wann ein spezielles Werkzeug für das Ressourcenmanagement sinnvoller ist als Ihre bestehende Projektmanagementsoftware und warum die frühzeitige Einbindung Ihres Teams wichtiger ist als jede Funktionsliste.
