Ein Leitfaden für Anfänger zu Workflow-Management-Software
Wenn Sie hier sind, bedeutet das vermutlich, dass Sie neugierig darauf sind, Prozesse in Ihrer Organisation zu optimieren. Außerdem suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen dabei helfen kann, damit Sie all diese Excel-Tabellen, Haftnotizen und anderen kreativen Methoden, die Sie bisher zur Kontrolle Ihrer Prozesse entwickelt haben, endlich loswerden können. Sehen wir uns daher gemeinsam an, was Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen ist und welche Vorteile sie bietet.
Doch bevor wir mit der Beantwortung der Frage beginnen, was Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen ist, werfen wir zunächst einen Blick auf den Kontext. Software für Arbeitsabläufe ist heutzutage von großer Bedeutung, wie ihr Marktwert zeigt (geschätzt auf $10.5M USD). Es wird erwartet, dass dieser Markt zwischen 2023 und 2028 um fast $14M USD wächst.
Warum wächst er? Vor allem, weil Unternehmen beschlossen haben, Robotern in dieser Hinsicht den Vortritt zu lassen, und sich der Macht der Automatisierung ergeben haben. Beginnen wir nun mit dem Thema Arbeitsablaufverwaltung!
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In wenigen Worten ausgedrückt ist Arbeitsablaufverwaltung ein iterativer Prozess zur Optimierung der Qualität von Arbeitsabläufen. Glasklar? Um das verständlicher zu machen, beginne ich mit den Grundlagen und erkläre Ihnen, was ein Arbeitsablauf ist.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Ein Arbeitsablauf besteht aus einer Reihe von Schritten, die die Abfolge darstellen, die zur Durchführung einer Tätigkeit befolgt werden sollte. Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess, der linear verläuft, umfasst ein Arbeitsablauf eine bedingte Logik, um unterwegs Entscheidungen zu treffen, durch die der Arbeitsablauf verschiedene Pfade einschlagen kann.
Die traditionelle Darstellung eines Arbeitsablaufs erfolgt mithilfe eines Flussdiagramms. Viele Softwaretools helfen Ihnen dabei, aus Vorlagen oder von Grund auf schöne Diagramme zu erstellen. Das Ziel besteht darin, manuelle Prozesse in verschiedene Arbeitsabläufe mit wiederholbaren Schritten umzuwandeln, die befolgt werden können, um vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.
Beispiele für Arbeitsabläufe sind:
- Dokumentenverwaltung oder Genehmigungen für Marketingmaterialien
- Einarbeitung von Mitarbeitenden
- Weiterleitung einer Genehmigungsanfrage für eine Reise oder Genehmigung von Ausgaben
Flussdiagrammsoftware verfügt in der Regel über eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Drag-and-drop-Funktion, mit der Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe in einer No-Code-Umgebung erstellen können. Darüber hinaus bietet sie Funktionen für die Zusammenarbeit, sodass Sie in Echtzeit gemeinsam Inhalte erstellen können. Außerdem lässt sich Software für Prozessabläufe häufig in diese Tools integrieren und ermöglicht dadurch nahtlose Übergänge von der visuellen Planung zur Ausführung und Nachverfolgung innerhalb eines einheitlichen Systems. Diese Prozesse umfassen häufig eine komplexe Dokumentenverwaltung, weshalb die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems für strukturierte Genehmigungen, Versionskontrolle und sichere Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Nun ist es wichtig zu beachten, dass Arbeitsabläufe aufgrund ihrer Verzweigungen komplex werden können, wenn mehr Entscheidungen getroffen werden müssen und mehr Teammitglieder am Arbeitsablauf beteiligt sind. Genau diese Komplexität versucht die Arbeitsablaufverwaltung zu bewältigen, häufig mithilfe von Software für Arbeitsabläufe in Unternehmen, die komplexe Prozesse verarbeiten, Aufgaben automatisieren und eine nahtlose Zusammenarbeit über große Teams hinweg sicherstellen kann.
Was ist Arbeitsablaufverwaltung?
Arbeitsablaufverwaltung ist eine Vorgehensweise, bei der Ihre Arbeitsabläufe abgebildet und nachverfolgt werden und schließlich durch Integration, Automatisierung oder beides optimiert werden.
Bei Integrationen von Arbeitsabläufen werden in der Regel verschiedene Apps miteinander verbunden, um Informationen auszutauschen. Diese Integrationen können manuell über eine API eingerichtet werden, aber auch mithilfe von Drittanbietersoftware wie Zapier.
Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen benötigen Sie eine Software namens Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der Sie Geschäftsregeln festlegen können, die den Informationsfluss steuern. Diese Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können sich wiederholende Aufgaben in vorhersehbare automatisierte Prozesse umwandeln, die Ihnen Zeit und Geld sparen.
Arbeitsablaufverwaltung ist zyklisch. Das bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie einen Arbeitsablauf optimieren, ihn neu abbilden und anschließend erneut nachverfolgen, bis die nächste Optimierung ansteht. Es geht darum, kontinuierlich nach Verbesserungen zu streben. Ein Tool zur Arbeitsablaufverwaltung unterstützt Sie bei dieser zyklischen Aufgabe.
Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Arten des Workflow-Managements.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein Programm, das typischerweise Bestandteil eines Projektmanagement-Tools ist und Ihnen dabei helfen kann, die Workflows des Teams zu verwalten. Sie können verschiedene Projekt-Workflows mithilfe von Dashboards verfolgen, Workflows mithilfe von Aufgabenverwaltungsansichten wie Kanban oder Zeitleisten erstellen oder optimieren, Abhängigkeiten definieren und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Ein Workflow-Management-System ist normalerweise in drei Ausführungen verfügbar.
Arten von Workflow-Management-Software
Vor Ort
Eine Bereitstellung vor Ort bedeutet, dass die Software auf Ihrer Hardware betrieben wird und Sie für ihre Wartung verantwortlich sind. Obwohl diese Option Sicherheitsvorteile bietet, bedeutet sie auch, dass Sie mehr Geld ausgeben, da Sie sowohl die Software als auch die Hardware warten müssen.
Cloudbasiert
Heute ist cloudbasierte Workflow-Software die gängigste Option. Diese Art der Bereitstellung bedeutet, dass Sie die Ressourcen des Anbieters nutzen, einschließlich Hardware und Cloud-Speicher. Denken Sie an jedes SaaS-Tool, das Sie derzeit verwenden, etwa ein CRM, eine Zeiterfassungssoftware, eine Dokumenten-Workflow-Software oder eine Software zur Dokumentensteuerung.
Hybrid
Eine hybride Bereitstellung bedeutet, dass Sie Ihre Informationen abhängig von Ihren Geschäftsabläufen und Geschäftszielen an verschiedenen Orten speichern. Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtiger sind, werden in Ihrer Cloud gespeichert, während weniger wichtige Ressourcen beim Anbieter gespeichert werden. Dies ist eine hervorragende Option für granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen.
Häufige Funktionen von Workflow-Management-Software
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Workflow-Management-Software.
- Aufgabenverwaltung. Unabhängig davon, welchen Preisplan für Workflow-Software Sie wählen, umfasst die meiste Projekt-Workflow-Software Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Ansichten zur Aufgabenverwaltung wie Listenansichten sind in Basistarifen häufig enthalten und bieten anpassbare Felder, sodass Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen verfolgen können.
- Prozessautomatisierung. Wie bereits erwähnt, hilft die Automatisierung bei der Optimierung von Workflows, vor allem indem sie die automatische Ausführung von Aufgaben ermöglicht. Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung besteht darin, dass sie Benachrichtigungen an Beteiligte sendet, sobald menschlicher Input erforderlich ist. Sie können auch nach einer speziellen Software zur Prozessautomatisierung suchen.
- Berichte und Analysen. Jedes Workflow-Management-Tool verfügt über ein Berichtsmodul. Dieses hilft Ihnen, KPIs zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihre Workflows wie erwartet funktionieren. Berichte können Ihnen außerdem helfen, Engpässe zu erkennen und festzustellen, wann Sie nachfassen müssen.
- Integrationsmöglichkeiten. Integrationen erweitern die Reichweite Ihres Workflows, indem sie mehrere Apps miteinander verbinden und den Informationsaustausch zwischen ihnen ermöglichen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche. Denken Sie daran, dass Workflows komplexer werden können, wenn mehr Variablen ins Spiel kommen. Daher konzentrieren sich diese Tools darauf, Ihnen eine großartige Benutzererfahrung zu bieten, damit Sie nicht abgelenkt werden, während Sie versuchen, Dinge im Tool zu finden. Ein gutes Beispiel dafür ist Microsoft Visio.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Zu den Vorteilen von Workflow-Management-Software gehören:
- Gesteigerte Produktivität
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Optimierte Prozesse
- Verbesserte Verantwortlichkeit und Transparenz
Viele dieser Vorteile werden noch verstärkt, wenn Sie bewährte Methoden für die Dokumentenverwaltung anwenden, beispielsweise sichere Cloud-Speicherung, Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien – insbesondere, wenn Ihre Workflows dokumentationsintensive Compliance-Anforderungen umfassen.
Beispiele für führende Workflow-Management-Software
Hier sind einige Tools, die Ihnen bei der Verwaltung von Workflows helfen können. Wenn Sie weitere Informationen zu einem der Tools auf dieser Liste wünschen, finden Sie diese in unserer Liste der besten Workflow-Management-Software.
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Mehrere dieser Plattformen nutzen auch KI für Automatisierung und Orchestrierung – Funktionen, die in Software zur KI-gestützten Workflow-Verwaltung zunehmend üblich sind.
