Einsteigerleitfaden zur Workflow-Management-Software
Wenn Sie hier sind, bedeutet das sicher, dass Sie neugierig darauf sind, Prozesse in Ihrer Organisation zu optimieren. Außerdem suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen dabei hilft, sodass Sie sich endlich von all diesen Excel-Tabellen, Post-its und anderen kreativen Wegen verabschieden können, mit denen Sie Ihre Abläufe bisher kontrolliert haben. Lassen Sie uns daher gemeinsam erforschen, was Workflow-Management-Software ist und welche Vorteile sie bietet.
Doch bevor wir die Frage beantworten, was Workflow-Management-Software eigentlich ist, schauen wir uns den Kontext an. Workflow-Software ist heutzutage ein großes Thema, was sich auch an ihrem Marktwert zeigt (geschätzt auf 10,5 Mio. USD). Dieser Markt soll zwischen 2023 und 2028 um fast 14 Mio. USD wachsen.
Warum wächst er? Hauptsächlich, weil Unternehmen bei diesem Thema den Robotern den Vortritt lassen und sich der Kraft der Automatisierung unterwerfen. Nun, beginnen wir mit dem Thema Workflow-Management!
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Kurz gesagt ist Workflow-Management ein iterativer Prozess zur Optimierung der Workflow-Qualität. So richtig klar ist das noch nicht? Um es besser zu machen, beginne ich mit den Grundlagen und erkläre zunächst, was ein Workflow ist.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die die Reihenfolge darstellen, die befolgt werden sollte, um eine Aktivität abzuschließen. Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess, der linear verläuft, enthält ein Workflow bedingte Logik, um unterwegs Entscheidungen zu treffen, die dazu führen können, dass der Workflow unterschiedliche Wege einschlägt.
Die klassische Darstellung eines Workflows erfolgt mithilfe eines Flussdiagramms, und viele Software-Tools unterstützen Sie beim Erstellen schöner Diagramme – egal ob mit Vorlagen oder von Grund auf neu. Ziel ist es, manuelle Abläufe in verschiedene Workflows mit wiederholbaren Schritten zu überführen, die zu vorhersehbaren Ergebnissen führen.
Beispiele für Workflows sind:
- Dokumentenmanagement oder Freigabe von Marketingmaterialien
- Mitarbeitereinarbeitung
- Bearbeitung von Reiseanträgen oder Ausgabenfreigaben
Flussdiagramm-Software bietet in der Regel eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionalität, sodass Sie individuelle Workflows in einer No-Code-Umgebung erstellen können. Darüber hinaus bietet sie Kollaborationsmöglichkeiten, damit Sie gemeinsam in Echtzeit arbeiten können. Zusätzlich integrieren sich Prozess-Workflow-Softwares häufig mit diesen Tools, was einen nahtlosen Übergang von der visuellen Planung zu Ausführung und Nachverfolgung innerhalb eines einheitlichen Systems ermöglicht. Solche Prozesse beinhalten oft ein komplexes Dokumentenmanagement, weshalb die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems unerlässlich ist, etwa zur strukturierten Freigabe, Versionskontrolle und sicheren Zusammenarbeit.
Es ist wichtig zu beachten, dass Workflows aufgrund ihrer verzweigten Abläufe komplex werden können, je mehr Entscheidungen zu treffen sind und je mehr Teammitglieder beteiligt sind. Genau diese Komplexität adressiert das Workflow-Management, oft mit Unterstützung von Enterprise-Workflow-Software, die komplexe Prozesse steuern, Aufgaben automatisieren und eine nahtlose Zusammenarbeit in großen Teams ermöglichen kann.
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist eine Praxis, bei der Sie Ihre Workflows abbilden, überwachen und schließlich entweder durch Integration oder Automatisierung – oder beides – optimieren.
Workflow-Integrationen bedeuten in der Regel, verschiedene Anwendungen zu verbinden, um Informationen auszutauschen. Diese Integrationen können manuell über eine API eingerichtet werden – aber auch mithilfe von Drittanbieter-Software wie Zapier.
Für die Automatisierung von Workflows ist eine Software-Kategorie erforderlich, die Workflow-Automatisierungssoftware genannt wird. Sie erlaubt es Ihnen, Geschäftsregeln festzulegen, die den Informationsfluss steuern. Diese Workflow-Automatisierungstools können sich wiederholende Aufgaben in vorhersehbare, automatisierte Abläufe umwandeln, die Ihnen Zeit und Geld sparen.
Workflow-Management ist zyklisch, das heißt, jedes Mal, wenn Sie einen Workflow optimieren, wird er neu abgebildet und dann erneut überwacht, bis zur nächsten Optimierung. Es geht dabei um das ständige Streben nach Verbesserung. Ein Workflow-Management-Tool unterstützt Sie bei dieser zyklischen Aufgabe.
Lesen Sie mehr über die verschiedenen Arten von Workflow-Management.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein Programm, das typischerweise Teil eines Projektmanagement-Tools ist und Ihnen hilft, die Workflows Ihres Teams zu verwalten. Sie können verschiedene Projekt-Workflows mithilfe von Dashboards verfolgen, Workflows mithilfe von Aufgabenmanagement-Ansichten wie Kanban oder Zeitachse erstellen oder optimieren, Abhängigkeiten definieren und Optimierungspotenziale identifizieren.
In der Regel gibt es Workflow-Management-Systeme in drei Varianten.
Arten von Workflow-Management-Software
Vor Ort (On-Premise)
Eine Vor-Ort-Bereitstellung bedeutet, dass die Software auf Ihrer eigenen Hardware läuft und Sie für Wartung und Pflege verantwortlich sind. Obwohl diese Option Vorteile im Bereich Sicherheit bietet, entstehen dadurch auch höhere Kosten, da sowohl Software als auch Hardware von Ihnen instand gehalten werden müssen.
Cloud-basiert
Cloud-basierte Software ist heutzutage am weitesten verbreitet. Diese Art der Bereitstellung bedeutet, dass Sie die Ressourcen des Anbieters nutzen, einschließlich Hardware und Cloud-Speicher. Denken Sie an jedes SaaS-Tool, das Sie aktuell verwenden, wie z. B. ein CRM, Zeiterfassungssoftware, Dokumentenworkflow-Software oder Dokumentenmanagement-Software.
Hybrid
Eine hybride Bereitstellung bedeutet, dass Sie Ihre Informationen je nach Geschäftsabläufen und -zielen an verschiedenen Orten speichern. Kritische Geschäftsinformationen werden in Ihrer eigenen Cloud gespeichert, während weniger kritische Daten beim Anbieter abgelegt werden. Dies ist ideal für granulare Berechtigungen und Zugriffskontrolle.
Gemeinsame Funktionen von Workflow-Management-Software
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Workflow-Management-Software.
- Aufgabenmanagement. Unabhängig vom gewählten Preisplan für Workflow-Software verfügen die meisten Projekt-Workflow-Programme über Funktionen zum Aufgabenmanagement. Aufgabenansichten wie Listenansichten sind meist in Basisplänen enthalten und bieten anpassbare Felder, mit denen Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen verfolgen können.
- Prozessautomatisierung. Wie bereits erwähnt, optimiert Automatisierung Workflows vor allem dadurch, dass Aufgaben automatisch ausgeführt werden. Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung besteht darin, dass Benachrichtigungen an Beteiligte geschickt werden, sobald menschliches Eingreifen erforderlich ist. Sie können sich auch gezielt nach Prozessautomatisierungssoftware umsehen.
- Berichte und Analysen. Jedes Workflow-Management-Tool verfügt über ein Reporting-Modul. Dieses hilft Ihnen, KPIs zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihre Workflows wie erwartet funktionieren. Außerdem können Sie Engpässe erkennen und nachverfolgen, wenn Handlungsbedarf besteht.
- Integrationsmöglichkeiten. Durch Integration wird die Reichweite Ihres Workflows erweitert, da mehrere Apps miteinander verbunden und Informationsaustausch ermöglicht werden.
- Benutzerfreundliche Oberfläche. Bedenken Sie, dass Workflows komplexer werden können, je mehr Variablen hinzukommen. Daher legen diese Tools Wert auf ein exzellentes Benutzererlebnis, damit Sie sich nicht verfransen. Ein gutes Beispiel hierfür ist Microsoft Visio.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Zu den Vorteilen von Workflow-Management-Software zählen:
- Erhöhte Produktivität
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Verschlankte Prozesse
- Mehr Verantwortlichkeit und Transparenz
Viele dieser Vorteile kommen besonders zum Tragen, wenn Sie Best Practices im Dokumentenmanagement anwenden, wie sichere Cloud-Speicherung, Zugriffsbeschränkungen und Aufbewahrungsrichtlinien – vor allem, wenn Ihre Workflows stark regulierte Dokumentationen beinhalten.
Beispiele führender Workflow-Management-Software
Hier sind einige Tools, die Ihnen helfen können, Workflows zu verwalten. Wenn Sie mehr Informationen zu einem der Tools auf dieser Liste wünschen, finden Sie diese in unserer Liste der besten Workflow-Management-Software.
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