So erstellen Sie einen kreativen Arbeitsablauf in 10 Schritten

Was ist ein Kreativworkflow?

Ein Kreativworkflow ist eine Reihe von Schritten und Prozessen, nach denen Teams wie Marketer oder Designer vom ersten Konzept bis zum finalen Ergebnis arbeiten. Dieser strukturierte Ansatz fördert und steigert nicht nur die Leistung der Kreativteams, sondern organisiert und koordiniert auch Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Zeit, um hochwertige Ergebnisse zu liefern, die die gewünschten Ziele erfüllen.

Ein klar definierter Kreativworkflow leistet Folgendes:

• Organisiert die wichtigsten Projektbereiche: Ein strukturierter Kreativworkflow unterteilt das Projekt in überschaubare Phasen: Vorproduktion, Produktion und Nachproduktion. Das ermöglicht Ihrem Team, jede Phase systematisch anzugehen – von der frühen Planung und Ideenfindung über die praktische Umsetzung bis zur abschließenden Überprüfung.
• Weist Verantwortlichkeiten zu: Ein Kreativworkflow macht deutlich, wer im Team für welche Aufgaben zuständig ist. Das erleichtert das kreative Ressourcenmanagement, die Aufgabenverteilung und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre spezifischen Rollen und Zuständigkeiten kennen.
• Verfolgt den Projektstatus: Der Status jeder Projektkomponente wird während des gesamten Workflows überwacht. Diese Transparenz gibt Teammitgliedern und Führungskräften die Möglichkeit, Fortschritte in Echtzeit zu erkennen, Engpässe zu identifizieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, damit das Projekt in der Spur bleibt.
• Steuert Änderungen: Kreativprojekte erfordern häufig Anpassungen. Ein guter Kreativworkflow beinhaltet Mechanismen, um Änderungen reibungslos zu managen, sämtliche Überarbeitungen zu dokumentieren und das Team auf dem Laufenden zu halten.
• Überwacht Freigaben und deren Historie: Eine detaillierte Genehmigungs-Historie ist entscheidend, um die Entwicklung eines Projektes nachvollziehen zu können. Sie beinhaltet alle getroffenen Entscheidungen, deren verantwortliche Personen und die jeweiligen Zeitpunkte. Diese Daten helfen, den Projektverlauf nachzuvollziehen und dienen als hilfreiche Referenz für zukünftige Projekte.

Warum ist ein Kreativworkflow wichtig?

Ein strukturierter Kreativworkflow ist aus mehreren Gründen entscheidend, unter anderem:

• Bietet einen klaren Fahrplan: Unabhängig von Branche oder Endergebnis ermöglichen strukturierte und leicht verständliche Kreativworkflows Teams den sicheren Umgang mit potenziell komplexen kreativen Prozessen. 
• Gliedert Arbeitsschritte auf: Kreativprojekte können in bewältigbare, kleine Aufgaben unterteilt werden, sodass Teammitglieder termingerecht arbeiten und Deadlines einhalten können.
• Sichert Qualität und Konsistenz: Ein strukturierter Workflow unterstützt Sie dabei, Konsistenz, Qualität und Effizienz im Workflow zu wahren – was zu besseren Ergebnissen im kreativen Projektmanagement und zu größerer Kundenzufriedenheit führt.
• Verringert Entscheidungsstress: Der Fokus auf Ideen statt Prozesse erhält die Kreativität, lässt Ideen freier fließen und reduziert Doppelarbeit und Entscheidungsmüdigkeit.
• Erhöht Transparenz: Bei so vielen beweglichen Teilen sehen Teams jederzeit, wo sie sich im Kreativprozess befinden – und stellen sicher, dass alle den gleichen Kenntnisstand haben.
• Verbesserte Leistung und höhere Erfolgsquoten: Strukturierte, erfolgreiche Kreativworkflows ermöglichen Kreativteams, ein höheres Leistungsniveau sowie erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. 

Author's Tip

Kreativmarken mit starkem Wachstum verfügen eher über dieEinstellung und Abläufe, damit Kreativität gedeihen kann.

Schlüsselphasen in einem Kreativworkflow

Obwohl sich kreative Arbeitsabläufe je nach Branche oder Projekttyp unterscheiden können, folgen die meisten einem grundlegenden Aufbau, der sich in drei übergeordnete Phasen unterteilen lässt: Pre-Produktion, Produktion und Post-Produktion. Diese Phasen helfen Teams dabei, ihre Arbeit zu organisieren, abgestimmt zu bleiben und durchgängig konsistente Ergebnisse zu liefern.

Pre-Produktion

Dies ist die Vorbereitungsphase – hier wird das Fundament für alles Folgende gelegt.

• Planung und Recherche: Anforderungen sammeln, Projektziele und -vorgaben definieren, Markt- oder Zielgruppenanalysen durchführen und alle Hintergrundinformationen zusammentragen, die für fundierte kreative Entscheidungen notwendig sind.
• Konzeptentwicklung: Ideen sammeln, kreative Richtungen ausloten und erste Entwürfe oder Botschaften skizzieren. In dieser Phase werden meist kreative Briefings erstellt und erste Assets (wie Moodboards, Prototypen oder Storyboards) ausgearbeitet.

Produktion

Sobald die Richtung feststeht, werden in der Produktionsphase die Konzepte umgesetzt.

• Umsetzung und kreative Produktion: Die Teams erstellen kreative Ergebnisse – schreiben, gestalten, programmieren, filmen, animieren oder entwickeln das je nach Format erforderliche Produkt. Dabei sind Kollaborationstools und klar zugewiesene Aufgaben besonders wichtig.
• Überprüfung und Feedback: Dazu gehört das Einholen von Rückmeldungen durch Stakeholder, Kund:innen oder Teamleitungen. In dieser Phase werden Korrekturen und Verbesserungen vorgenommen, um Arbeitsabläufe zu optimieren – basierend auf Rückmeldungen der Zielgruppe, des Teams oder weiterer Beteiligter.

Post-Produktion

Diese letzte Phase sorgt für den Feinschliff und bewertet die Wirkung der Arbeit.

• Verfeinerung und Finalisierung: Feedback einarbeiten, Ergebnisse finalisieren und die Dateien oder Ressourcen für die Veröffentlichung vorbereiten. Prüfen Sie dabei, ob alle internen Standards, Markenrichtlinien und Stakeholder-Anforderungen erfüllt sind.
• Auslieferung und Verteilung: Das finale kreative Ergebnis auf den geplanten Kanälen veröffentlichen, versenden oder bereitstellen – sei es eine Website, ein Printprodukt, der Start einer Kampagne oder die Übergabe an den Kunden.
• Bewertung und Analyse: Den Projekterfolg anhand von wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) wie Engagement, Konversionsraten oder interner Effizienz messen. Diese Daten fließen in zukünftige Verbesserungen von Arbeitsabläufen ein.

So erstellen Sie einen kreativen Workflow

Egal, ob Sie mit einer Kreativagentur zusammenarbeiten, ein Team von Subunternehmer:innen managen, Freelancer und Texter einsetzen oder mit internen Designer:innen arbeiten: Klar definierte kreative Workflows sind unverzichtbar, damit Ihre Projekte wie versprochen abgeschlossen werden.

Hier finden Sie 10 Schritte zur Erstellung eines Workflows, um Ihr Ziel zu erreichen und Ergebnisse in einer kreativen Arbeitsumgebung zu liefern.

1. Bestimmen Sie Projektumfang, Ziele und Vorgaben

Der erste Schritt der Workflow-Planung besteht darin, klare Ziele und Vorgaben für Ihr Projekt zu definieren. Dadurch erhalten Sie eine klare Richtung und einen sinnvollen Rahmen, was Ihnen hilft, fokussiert zu bleiben und Aufgaben zu priorisieren. Beginnen Sie damit, Anforderungen zu erheben, um den Arbeitsumfang abzustecken. 

Überlegen Sie, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen und wie dies den Bedürfnissen Ihrer Kundschaft entspricht. Wenn Sie Ihre Ziele klar formulieren, können Sie fundierte Entscheidungen während des gesamten Projektablaufs treffen und sicherstellen, dass Ihre kreative Arbeit immer in die richtige Richtung steuert.

Das Erfassen der Anforderungen sorgt zudem dafür, dass alle Beteiligten sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und Ihre Kund:innen stets qualitativ hochwertige Ergebnisse termingerecht erhalten.

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2. Verwenden Sie eine Creative Brief-Vorlage

Eine Creative Brief-Vorlage stellt sicher, dass alle wesentlichen Informationen vor Projektbeginn erfasst werden. Dieses Dokument enthält den Hintergrund des Projekts, Ziele, Zielgruppe, Kernbotschaften und die zu liefernden Ergebnisse.

Durch die Nutzung einer Vorlage wird dieser Prozess standardisiert – es gehen keine wichtigen Details verloren und alle Beteiligten haben von Anfang an ein klares Verständnis der Projektanforderungen.

3. Den Workflow abbilden

Um den zukünftigen Zustand Ihres kreativen Workflows einschätzen zu können, müssen Sie vorher die bisherigen Arbeitsabläufe dokumentieren. Beginnen Sie damit, Workflow-Diagramme zu erstellen, um damit Ihren aktuellen Prozess zu visualisieren und Engpässe zu erkennen.

Das Brainstorming mit anderen Beteiligten hilft dabei, alle Möglichkeiten zu erfassen. Nachdem Sie erkannt haben, wo Probleme existieren, bestimmen Sie, was und wo sich etwas ändern muss, und skizzieren Sie den gewünschten Zielzustand. 

Im Laufe der Jahre habe ich im Bereich der Prozessumgestaltung gearbeitet und festgestellt, dass das genaue Isolieren bestehender Arbeitsabläufe Lücken oder unnötige Schritte im Prozess aufdecken kann. Dabei ist es entscheidend, die Menschen in Ihrem Unternehmen, die die Arbeit tatsächlich ausführen, zu fragen, wie sie jeden einzelnen Schritt im Prozess umsetzen.

4. Erstellen Sie einen Zeitplan oder Ablaufplan

Das Erstellen eines Zeitplans oder Ablaufplans ist entscheidend, um organisiert zu bleiben und Fristen einzuhalten. Teilen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben auf und ordnen Sie jeder Phase des Workflows konkrete Zeitfenster zu. Ordnen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und planen Sie entsprechend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

Eine visuelle Darstellung Ihres Zeit- oder Ablaufplans hilft Ihnen, Ihre Zeit effektiv zu managen und Aufgaben je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren.

5. Sammeln Sie notwendige Ressourcen und Tools

Alle notwendigen Projektmanagement-Ressourcen und Kollaborationstools für Ihr Projekt zusammenzutragen ist entscheidend, um effizient zu arbeiten. Dazu können kreative Projektmanagement-Software, Referenzmaterialien oder auch das Outsourcing bestimmter Aufgaben an Branchenexpert:innen gehören.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Tools und Ressourcen zu recherchieren und auszuwählen, die Ihren kreativen Prozess optimal unterstützen. Wenn Sie von Anfang an in die richtigen Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools investieren, ersparen Sie sich später viel Zeit und Frust.

6. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Ein wesentlicher Teil des kreativen Workflow-Managements ist das Stakeholder-Management. Das bedeutet, jedes Teammitglied, das am Workflow beteiligt ist, sollte wissen, was es wann zu tun hat.

Holen Sie vor der willkürlichen Zuweisung von Rollen unbedingt Vorschläge von Geschäftsleitung und Fachexpert:innen ein. Es ist wichtig zu wissen, wer in welchem Bereich die Kompetenzen, Fähigkeiten und Kenntnisse hat – und ob diese Person auch genügend Zeit hat, die Aufgabe zu übernehmen.

Nehmen Sie anschließend eine Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten oder Dokumente wie dieses zur Hilfe, um alle zu erfassen, die Ergebnisse zu kommunizieren und Feedback einzuholen (diese Vorlage ist nur im Rahmen der DPM-Mitgliedschaft verfügbar).

7. Testen Sie den Workflow und holen Sie die Freigabe ein

Die Entwicklung eines neuen Workflows garantiert noch keinen Erfolg. Sie müssen ihn testen, um sicherzustellen, dass er wie beabsichtigt funktioniert und im Vergleich zum bisherigen Vorgehen eine Verbesserung darstellt.

Falls Ihre digitalen Workflows automatisiert sind, testen Sie unbedingt jede Freigabe mit der Workflow-Software, um den Prozess von Anfang bis Ende durchzuspielen. Manchmal kann ein im manuellen Ablauf gut funktionierender Prozess zu anderen Ergebnissen führen, sobald er automatisiert wird. Berücksichtigen und testen Sie auch Workflow-Integrationen mit anderen Systemen.

8. Dokumentieren Sie den kreativen Workflow

Sobald der Workflow unter verschiedenen Szenarien gründlich getestet und für gut befunden wurde, stellen Sie sicher, dass Sie den Workflow gründlich dokumentieren. Informieren Sie alle über die finalen Änderungen und Ergebnisse, bevor diese in einer produktiven Umgebung eingesetzt werden.

Eine umfassende Dokumentation Ihres kreativen Workflows ist wichtig für Konsistenz und Transparenz. Diese Dokumentation sollte detaillierte Prozessschritte, zugewiesene Rollen, Zeitvorgaben sowie alle erforderlichen Tools oder Ressourcen enthalten.

Gut dokumentierte Workflows dienen Ihrem Team als Referenz und stellen sicher, dass alle denselben Prozess befolgen und ihre Verantwortlichkeiten kennen. Dies erleichtert auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder und sorgt für Kontinuität im Prozess.

9. Überwachen und iterieren

Hören Sie nach der Umsetzung von Änderungen am kreativen Workflow nicht einfach auf. Das Überarbeiten und Nachbessern verfeinert die Workflows so, dass die geforderten Standards eingehalten werden.

Verfolgen Sie jeden Schritt über einige vollständige Zyklen und dokumentieren Sie eventuelle Probleme in jeder Phase des Projektfortschritts. Nehmen Sie anschließend die notwendigen Anpassungen vor. Durch kontinuierliches Testen und Überarbeiten wird sichergestellt, dass nach der Implementierung alles reibungslos läuft.

Wenn Sie beispielsweise in einem VFX-Studio arbeiten, erwarten Kund:innen, dass Ihre kreativen Workflows Genehmigungen und Benachrichtigungen in jeder Phase beinhalten (dies gelingt am besten mit VFX-Projektmanagement-Software). Testen Sie diese Anforderungen in jedem relevanten Workflow, um zu vermeiden, dass ein Liefergegenstand ohne abschließende Überprüfung oder Freigabe ausgeliefert wird. (PS: Mehr Workflow-Beispiele finden Sie hier.)

10. Implementieren und automatisieren

Sobald alle Schritte in jedem kreativen Workflow gut und wie beabsichtigt funktionieren, sind sie bereit für die Implementierung und Automatisierung mit Workflow-Automatisierungssoftware. 

Obwohl Ihre kreativen Workflows vor der Implementierung getestet wurden, ist es ratsam, sie in Echtzeit zu überwachen und zu testen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin ordnungsgemäß funktionieren. Ich habe erlebt, dass neu implementierte Workflows nach dem Live-Gang andere Ergebnisse liefern, da Unternehmen mit unterschiedlichen Datensätzen, wechselnden Zeitplänen und anderen Beteiligten arbeiten. 

Verfolgung kreativer Workflow- Metriken

Sobald Ihr kreativer Workflow läuft, ist es entscheidend, nicht nur zu verfolgen, was er produziert, sondern auch, wie er funktioniert. Die Messung der Effizienz Ihres Workflows hilft dabei, Engpässe zu identifizieren, zukünftige Projekte zu optimieren und datenbasierte Verbesserungen im Laufe der Zeit vorzunehmen.

Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie überwachen sollten:

• Zeit bis zum ersten Entwurf: Wie lange dauert es vom Kickoff bis zur ersten Version eines Assets?
• Anzahl Überarbeitungen pro Asset: Viele Überarbeitungen können auf unklare Briefings oder nicht abgestimmte Erwartungen hinweisen.
• Dauer des Freigabeprozesses: Wie schnell prüfen und genehmigen Stakeholder die kreativen Arbeiten?
• Durchschnittliche Projektdauer: Sind die Zeitpläne realistisch? Diese Kennzahl hilft, Verzögerungen in Vorproduktion, Produktion oder Nachbearbeitung zu erkennen.
• Feedback-Schleifen pro Phase: Die Messung, wie oft Assets zwischen Teammitgliedern hin und her wandern, kann helfen, den Feedback-Prozess zu optimieren.
• Tool-Nutzung & Kollaborationsrate: Wie häufig nutzen Teams Projektmanagement-Tools oder kommentieren in gemeinsamen Plattformen im Vergleich zu E-Mail oder Chat?

Die fortlaufende Erfassung dieser Kennzahlen verschafft Ihnen ein klareres Bild davon, was funktioniert – und was Ihr Team ausbremst. Sie hilft Ihnen außerdem, Prozessänderungen oder Investitionen in Workflow-Automatisierung zu begründen.

Beispiel für einen kreativen Workflow 

Mit diesen Phasen im Hinterkopf betrachten wir ein Praxisbeispiel für einen kreativen Workflow in einer Marketingkampagne:

1. Planung und Recherche

Ziel: Anforderungen erfassen, Projektziele und -vorgaben definieren, Recherche durchführen und relevante Informationen zusammentragen.

Beteiligte: Marketing Manager, Creative Director, Content Strategist

Schritte:

• Der Marketing Manager erstellt das Kampagnen-Briefing mit Zielen, Zielgruppe, Kernaussagen und erwarteten Ergebnissen.
• Marktanalyse durchführen, um die Bedürfnisse der Zielgruppe und die Strategien der Wettbewerber zu verstehen.
• Rechercheergebnisse sammeln und mit dem Team teilen, um die anschließende Konzeptphase zu unterstützen.

2. Konzeptentwicklung

Ziel: Ideenfindung und Entwicklung von Konzepten, Begründung der Auswahl sowie Skizzierung erster Entwürfe oder Designs in einem kreativen Briefing.

Beteiligte: Marketing-Team, Designer, Texter

Schritte:

• Ideenfindung in einem Mind-Mapping-Tool durchführen.
• Jedes Teammitglied bringt Ideen und Konzepte ein.
• Ideen im Projektmanagement-Tool dokumentieren und kategorisieren.
• Auswahl und Feinschliff der am besten geeigneten Konzepte für die Weiterentwicklung.

3. Umsetzung und kreative Produktion

Ziel: Die besten Ideen verwirklichen und alles in einen Live-Status überführen.

Beteiligte: Designer, Texter, Videografen

Schritte:

• Designer erstellen visuelle Inhalte wie Grafiken und Social-Media-Bilder.
• Texter entwickeln schriftliche Inhalte wie Blogs, Social-Media-Posts und E-Mail-Texte.
• Videografen produzieren Video-Content.
• Teamarbeit, um sicherzustellen, dass alle kreativen Elemente mit den Zielen der Kampagne übereinstimmen.

4. Überprüfung und Feedback

Ziel: Feedback sammeln und die Arbeit überprüfen, um Überarbeitungen und Verbesserungen zu ermöglichen.

Teilnehmende: Marketing Manager, Kreativdirektor, Geschäftsleitung

Schritte:

• Präsentation der fertigen kreativen Materialien an den Marketing Manager zur ersten Überprüfung.
• Feedback des Marketing Managers einarbeiten und notwendige Überarbeitungen vornehmen.
• Überarbeitete Materialien der Geschäftsleitung zur endgültigen Freigabe vorlegen.
• Zusätzliches Feedback einholen und letzte Anpassungen vornehmen.

5. Verfeinerung und Finalisierung

Ziel: Die finalen Ergebnisse verfeinern und polieren, um höchste Standards und Kundenerwartungen zu erfüllen.

Teilnehmende: Designer, Texter, Marketing Manager

Schritte:

• Alle kreativen Materialien basierend auf dem erhaltenen Feedback finalisieren.
• Eine gründliche Überprüfung durchführen, um Qualität und Konsistenz sicherzustellen.
• Endgültige Ergebnisse für die Verteilung vorbereiten.

6. Lieferung und Verteilung

Ziel: Die fertigen kreativen Ergebnisse an den Kunden übergeben und den Verteilungsplan umsetzen.

Teilnehmende: Marketing-Team, Social Media Manager, Spezialist für E-Mail-Marketing

Schritte:

• Kampagne entsprechend dem Content-Kalender starten.
• Inhalte planen und veröffentlichen.
• Sicherstellen, dass alle Ergebnisse korrekt über die gewählten Kanäle verteilt werden.

7. Auswertung und Analyse

Ziel: Den Erfolg der Kampagne bewerten und die Ergebnisse anhand von Key Performance Indicators (KPIs) oder anderen Kennzahlen analysieren.

Teilnehmende: Marketing Manager, Datenanalyst, Marketing-Team

Schritte:

• Kampagnenleistung überwachen.
• Daten analysieren, um die Effektivität der Kampagne zu bewerten.
• Erkenntnisse und Learnings in einem Nachkampagnenbericht dokumentieren.
• Ergebnisse mit dem Team teilen und Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Kampagnen ermitteln.

Beachten Sie, dass Sie für diese Marketing-Workflows ein gewisses Marketing-Resource-Management benötigen. Marketing-Resource-Management-Software kann Ihnen helfen, Ressourcen für Ihre Marketingprojekte zu schätzen, zuzuweisen und zu planen.

Schnelle Tipps & Fehler, die Sie bei kreativen Workflows vermeiden sollten

Beim Aufbau Ihres kreativen Workflows gibt es einige Fehler zu vermeiden und Tipps zu beachten.

1. Multitasking vermeiden

Multitasking mag verlockend sein, aber es kann dazu führen, dass Dinge übersehen werden. Es mag zeitaufwändig erscheinen, aber der Aufbau kreativer Workflows erfordert genaue Aufmerksamkeit. Konzentrieren Sie sich auf jeweils eine Aufgabe, um produktiv zu bleiben und Überforderung zu vermeiden. 

2. Realistische Erwartungen setzen

Seien Sie sich Ihrer Erwartungen und zeitlichen Beschränkungen bewusst, und setzen Sie realistische Fristen, um gescheiterte Versuche bei der Entwicklung einfacher kreativer Workflows zu vermeiden. Ziehen Sie weitere Stakeholder und Fachexperten hinzu, die dabei helfen können, realistische Ziele für die Workflows Ihres Unternehmens zu bestimmen.

3. Flexibilität zulassen

Lassen Sie Raum für Anpassungen und Änderungen in Ihren Workflows, da sich kreative Projekte häufig weiterentwickeln. Ziehen Sie alle Alternativen in Betracht, bevor Sie sich für einen einzigen Lösungsweg entscheiden. Bauen Sie Flexibilität ein, die es kreativen Teams ermöglicht, ihre beste Arbeit zu leisten und die Resultate zu liefern, die Ihre Kunden erwarten.

4. Workflows regelmäßig überprüfen

Workflows sollten keine Einrichten-und-vergessen-Praxis sein. Da sich das geschäftliche Umfeld, die Kundenbedürfnisse und Ziele verändern, sollten sich auch die kreativen Workflows anpassen. Sie sollten regelmäßig einen Überprüfungsprozess für alle Ihre Workflows durchführen, um sicherzustellen, dass sie zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Erwartungen der Kunden passen. 

5. Stetige Verbesserung

Auch wenn sich die Ziele Ihres Unternehmens nicht grundlegend ändern, sollten Sie ständig nach Verbesserungspotenzial suchen. Probieren Sie neue Methoden und Projektmanagement-Softwaretools aus, um Ihre Produktivität und Kreativität zu steigern.

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