Frohe Feiertage für alle (mit Mackenzie Dysart von Reason One)

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Ben Aston:

Willkommen zum DPM-Podcast, in dem wir über die Theorie hinausgehen und Ihnen professionellen Rat für die Führung besserer digitaler Projekte geben. Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager.

Viele von uns Projektmanager*innen fürchten sich davor, Urlaub zu nehmen, weil wir befürchten, dass unsere Projekte genauso sehr den Bach runtergehen wie wir selbst. Aber Urlaub zu machen ist eine gute Sache, oder? Zumindest, wenn man die Projekte richtig übergeben hat. Wenn das Projektübergabe nicht gelungen ist, kommt man wahrscheinlich zurück zu einem sehr verärgerten Teammitglied, das auf Projekte aufgepasst hat, und zu einem Projekt, das mindestens so weit im Zeitplan zurückliegt, wie man selbst weg war.

Wie können wir Urlaub machen, ohne uns oder unsere Kolleg*innen zu stressen? Das und mehr erfahren Sie in der heutigen Podcast-Folge mit dem Titel "Frohe Feiertage für alle".

Heute spreche ich mit Mackenzie Dysart, Senior PM bei ecentricarts. Sie ist PMP, CSM, zertifizierte Projektmanagerin und hat, was interessant ist, ganz bewusst den Beruf der Projektmanagerin gewählt – darüber sprechen wir gleich. Sie hat an Projekten aller Art gearbeitet: digital, Print, Apps. Sie kennt sowohl die Kunden- als auch die Agenturseite. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Mackenzie. Hallo, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Hallo.

Ben Aston:

Danke, dass du heute dabei bist. Ich habe Mackenzie beim DPM Summit im September kennengelernt und fand schon damals, dass sie eine kluge Frau mit vielen interessanten Ansichten ist. Ich bat sie, einen Artikel für uns zu schreiben. Übrigens ist Mackenzie sehr aktiv auf Twitter. Während des DPM Summit fiel mir auf, dass sie sich dort selbst herausforderte, regelmäßiger Sport zu treiben. Ich fand, das verdient Live-Accountability. Mackenzie, hast du deine regelmäßigen Workouts durchgezogen?

Mackenzie Dysart:

Nein. Aber ich habe mich stattdessen für einige Sportarten angemeldet, bei denen ich durch das Team mehr Verantwortung verspüre. Jetzt spiele ich jede Woche Volleyball und Fußball. Zumindest komme ich raus, tue etwas für mich, es ist körperlich und ich erschöpfe mich–

Ben Aston:

Das zählt doch!

Mackenzie Dysart:

…verantwortungsvoll, stimmt’s?

Ben Aston:

Genau. Das zählt schon als regelmäßiges Workout.

Mackenzie Dysart:

Es wirkt, auf seine Art.

Ben Aston:

Ich bin wirklich neugierig, denn du behauptest, bewusst Projektmanagerin als Karriere gewählt zu haben. Das habe ich, ehrlich gesagt, noch nie von jemandem gehört. Du bist die erste Person, die –

Mackenzie Dysart:

Ich weiß, ich fand das gar nicht so seltsam. Für mich war das ganz normal.

Ben Aston:

Wie entscheidet man sich, PM zu werden? Wie ist das gelaufen?

Mackenzie Dysart:

Ich war mit meinem Universitätsabschluss fertig und hatte keine Ahnung, was ich machen will. Mein Bachelor war in internationalem Management. Ich bin dann nach Toronto gezogen und wusste nicht genau, wohin es gehen soll. Dann habe ich zunächst als Recruiterin gearbeitet. Ich war technische Recruiterin und war richtig schlecht darin – wirklich schlecht. Die Kolleg*innen waren sehr nett, aber ich war einfach nicht gut in diesem Job.

Ben Aston:

Ich habe deine Bewertungen gelesen. Die waren positiv, mach dir keine Sorgen.

Mackenzie Dysart:

Ja! Alles positiv.

Ben Aston:

Was war daran so schlecht? Warum war das nichts für dich?

Mackenzie Dysart:

Ich hatte Probleme damit, dass es am Ende des Tages nichts Greifbares gab. Ich kam um 8 Uhr, ging um 17 Uhr, versuchte Leute für verschiedenste Positionen zu finden, und ... Es war auch eine Frage des Glücks und ich bin kein Glückspilz. Und ich arbeitete zwar hart, aber manchmal hatte ich trotzdem nichts vorzuweisen. Meine Leute wurden häufig nicht genommen und es gab nichts, das zeigte, wie sehr ich mich angestrengt hatte.

Ein Teil meiner Aufgabe war aber auch, Leute für Projektmanagement-Positionen zu suchen. Ich sprach mit diesen Leuten, fragte, was sie tun und woran sie Freude haben. Da habe ich den Zusammenhang erkannt und gedacht: Das ist genau das, was mir Freude machen könnte, das mich ausfüllt und ein sichtbares Ergebnis bringt.

Ich habe dann das Recruiting-Unternehmen verlassen und bin aufs Sheridan College zurückgegangen, um ein Aufbaustudium im Projektmanagement zu machen. Das war ein achtmonatiger Crashkurs: alles, was man über Projektmanagement wissen muss, wie Scope, Zeit, technisches und theoretisches Know-How. Das hat mir alle Voraussetzungen für meine PMP gegeben. Danach bin ich zu einer Agentur namens Mosaic Sales Solutions gegangen, bekam dort als Project Coordinator meine erste Stelle – und dann ging alles richtig los.

Es ist ein sehr lohnender Beruf, finde ich. Ich arbeite mit klugen Leuten, helfe ihnen, erfolgreich zu sein, und habe selbst immer ein greifbares Ergebnis am Ende.

Ben Aston:

Cool. Du hast die Hard Skills gelernt ... War das der Fokus? Hard und Soft-Skills beim Projektmanagement in diesem Kurs?

Mackenzie Dysart:

Ja, genau. Das war das Spannende: Es gab die typischen, technischen Skills – wie man Scope, Zeit, Kosten, Qualität und HR steuert. Aber auch Kreativ-Kurse und Lektionen zu Führung und Innovation. Da habe ich gelernt, Brainstormings zu leiten und sicher vor Gruppen zu sprechen.

Das war unfassbar hilfreich. Mehrere Präsentationen halfen mir, sicher vor Menschen zu sprechen, eine Menschenmenge zu lesen und mit verschiedenen Typen zusammenzuarbeiten. Es gab wirklich viel Fokus auch auf die Soft Skills, was ich an diesem Programm besonders cool fand – acht Monate lang in Vollzeit.

Ben Aston:

Spannend. Es gibt ja wenige, die in deinem Karriere-Abschnitt sowohl auf Kundenseite als auch Agenturseite waren. Offensichtlich arbeitest du jetzt agenturseitig. Was würdest du sagen, sind die Unterschiede als digitaler PM? Warum hast du dich für die Agenturseite entschieden?

Mackenzie Dysart:

Es gibt viele Gemeinsamkeiten, die man nicht sieht – und natürlich Unterschiede. Kundenarbeit war häufig wie Agenturarbeit: Ich war intern der zentrale Service für Digitales, verschiedene Fachbereiche kamen zu uns mit ihren Anfragen, wir haben sie umgesetzt – fast wie eine interne Agentur.

Der große Nachteil ist, dass man sich immer mit der gleichen Marke beschäftigt. Das war für mich ein Grund, wieder zurück auf die Agenturseite zu gehen: Viel Abwechslung, neue Projekte, verschiedene Kunden und Anforderungen. Das ist manchmal chaotisch, klar, aber ich liebe das Tempo und die Abwechslung.

Projektmanagement lässt sich am besten vielleicht als Kellnern beschreiben: Viele verschiedene Kunden, deren Erwartungen gemanaged werden wollen ... Wenn sich etwas verzögert, muss man das adressieren, Anforderungen aufnehmen und dafür sorgen, dass auch bezahlt wird. Das alles zu jonglieren ist herausfordernd, aber spannend – die unterschiedlichen Marken, Menschen und Anforderungen halten den Kopf frisch.

Ben Aston:

Woran arbeitest du im Moment?

Mackenzie Dysart:

Derzeit arbeite ich vor allem an Website-Relaunches, sowohl für Non-Profits als auch kommerzielle Kunden. Wir managen Projekte für WordPress und ein anderes CMS namens Kentico sowie Kunden-Webseiten. Daneben betreue ich SLA-Verträge. Ich habe drei bis vier Kunden, darunter diverse Unterprojekte.

Ben Aston:

Du bist offensichtlich sehr qualifiziert. Was war am hilfreichsten: PMP, CSM, das Zertifikat vom Sheridan College? Es gibt ja im digitalen PM-Umfeld viele, die wenig von Zertifizierungen halten – was ist deine Sicht darauf?

Mackenzie Dysart:

Als ehemalige Recruiterin weiß ich, wie wichtig Keywords sind. Der PMP war für mich ein Türöffner – darauf wird gerne mal reduziert. Später im Werdegang ist das weniger wichtig, aber am Anfang hilft es enorm. Der PMP ist zwar eher auf Großprojekte zugeschnitten (Engineering, IT-Infrastruktur), und da hatte ich anfangs Schwierigkeiten, denn die meisten Kursinhalte meines Postgrads waren dabei aber sehr hilfreich. Sie liefern das nötige theoretische Fundament.

Faszinierend am PMP ist auch, dass du eine bestimmte Stundenzahl vorweisen musst – also echte Erfahrung. Dadurch unterscheidet sich das Denken, wie du es nach Lehrbuch lernst und wie du dann wirklich arbeitest.

Vieles daraus ist für digitale Projektmanager*innen schwer zu übertragen, aber es gibt solide Grundlagen, wie Änderungsmanagement, Scope Creep, Budget ... Earned-Value-Reports finde ich hilfreich, auch wenn wir bei agilen Projekten lieber auf Burndowns setzen. Aber Earned Value bleibt wertvoll für die Übersicht.

Im Grunde ist es vor allem für Einsteiger*innen nützlich, weniger für erfahrene PMs. Es liefert einen guten Überblick darüber, was Projektmanagement ausmacht.

Certified Scrum Master? Da lernst du eigentlich nur, dass du ein Mensch bist. Im Ernst: Zwei Tage Soft-Skill-Training. Soft Skills sind zwar wichtig, aber das war die einfachste Prüfung meines Lebens – nur 30 Fragen.

Ben Aston:

Ich weiß, man kann die Prüfung dreimal ablegen ...

Mackenzie Dysart:

Ja, und ich bin sicher, man könnte dabei sogar googeln. Es geht mehr um Übung als reines Wissen. Aber Zertifizierungen helfen eben, auf dem Markt aus der Masse hervorzustechen, gerade wenn man die eigene Umgebung oder das Netzwerk verlässt.

Ben Aston:

Das unterschreibe ich. Gerade Certified Scrum Master wirkte auf mich fast wie eine Art Geschäftsmodell – du musst eigentlich nur erscheinen und bestehst die Prüfung problemlos. Beim PMP muss man dagegen wirklich lernen.

Das PMP verwirrt aber manchmal durch Multiple-Choice-Fragen, bei denen alle Antworten plausibel klingen. Es gibt aber oft nur die Reihenfolge, wie sie im PMBOK vorgesehen ist: Man macht alles irgendwann, aber es geht um die empfohlene Abfolge.

Mackenzie Dysart:

Stimmt, und dann gibt es die 25 Testfragen pro 200 Fragen, die gar nicht zählen. Ich hatte auch eine, bei der ein Übersetzungsfehler die Bedeutung der Frage veränderte. Da bleibt dann nur Raten und hoffen, dass es eine Testfrage ist.

Beim CSM habe ich die günstigste Option mit Frühstück und Mittag gewählt.

Ben Aston:

Ich hatte weder Frühstück noch Mittag, also hast du gewonnen!

Mackenzie Dysart:

(lacht) Ja.

Ben Aston:

Hat es um die 1.000 Dollar gekostet, inklusive Essen?

Mackenzie Dysart:

Ja, ungefähr 1.100 Dollar.

Ben Aston:

Und Frühstück und Mittag. Nicht schlecht!

Mackenzie Dysart:

Ich hatte meine eigenen Anforderungen – die waren aber überschaubar.

Ben Aston:

Kommen wir zum Alltag: Gibt es Tools, Technologien oder andere Dinge, die dir aktuell das PM-Leben leichter machen?

Mackenzie Dysart:

Wir suchen aktuell intern bei ECA nach einem neuen Projektmanagement-Tool. Ich habe noch kein neues Tool gefunden, aber wir versuchen, das Beste zu identifizieren. Ich teste gerade viele Lösungen durch und vergleiche, was mir gefällt und was nicht. Spannend, wie unterschiedlich die Tools ähnliche Dinge angehen.

Ben Aston:

Was steht aktuell auf deiner Shortlist?

Mackenzie Dysart:

Zuletzt haben wir 10.000 Feet getestet. Was als Nächstes kommt, weiß ich gerade gar nicht ... Ich bin schlecht im Namedropping, sorry.

Ben Aston:

Eher in Richtung Ressourcenmanagement, Zeiterfassung?

Mackenzie Dysart:

Ja, wir haben beschlossen, zumindest Jira für Ticketing und Entwicklung beizubehalten. Aber wir suchen nach einer Plattform, die alles andere integriert, weil wir derzeit Planung, Ressourcenverwaltung und Zeiterfassung in verschiedenen Tools machen. Eine Zusammenführung wäre toll.

Ben Aston:

Es gibt viele gute Tools. Wahrscheinlich hast du schon ...

Mackenzie Dysart:

Ja ...

Ben Aston:

... zum Beispiel Resource Guru, Hub Planner, Float ... alles gute Optionen.

Mackenzie Dysart:

Absolut.

Ben Aston:

Gut, dann lass uns über deinen Artikel sprechen. Meine traumatischste Erinnerung war, als ich vor einem Urlaub dachte, ich hätte meinem Account-Manager eine perfekte Übergabe gemacht – sogar mit klaren Notizen. Als ich zurückkam, war das Projekt aber nicht nur nicht weitergelaufen, sondern sogar rückläufig: Ich war drei Wochen weg gewesen und wir waren zurück im Projektstart, obwohl wir eigentlich fast beim Abschluss waren. Das zeigt: Entweder läuft die Übergabe bestens ... oder grauenhaft.

Jetzt beginnt wieder die Ferienzeit. Erfolgreiche Übergaben sind gerade zu Weihnachten schwierig, weil oft niemand da ist, um sie zu übernehmen. Gehen wir von einem normalen Fall aus: Es gibt jemanden, an den du das Projekt übergeben kannst. Du schreibst in deinem Artikel über verschiedene Templates für die Übergabe – lass uns darüber sprechen.

Wie gehst du vor, um jemandem nicht zu viele, aber dennoch die nötigen Informationen zu geben? Wie managt man diesen Balanceakt bei einer Projektübergabe?

Mackenzie Dysart:

Das hängt von der Organisation ab. Manchmal musste ich unglaublich ausführliche Übergaben machen, sodass die Vorbereitung mehr Arbeit war als der eigentliche Urlaub – das ist nicht optimal. Entscheidend ist, das richtige Maß zu finden und einzuschätzen, wie viel Wissen die anderen schon haben.

Ich weiß meist, was bei den Projekten anderer läuft, da wir als PM-Team regelmäßig darüber sprechen. Das hilft natürlich, Risiken zu minimieren.

Wenn du eine Vertretung suchst, wähle jemanden, der aktuell Zeit hat, oder weniger stressige Projekte betreut. Noch besser, wenn die Person bereits Vorerfahrung mit dem Kunden hat. Das hilft ungemein.

Das Template hängt von den internen Systemen ab. Ich habe zwei Vorlagen, auf die Sie auf thedigitalprojectmanager.com zugreifen können: Eine ist ein Google Sheet – ideal, um mehrere Projekte mit Status, Budgetrahmen, Phase und nächsten Deliverables auf einen Blick abzubilden. Bei weniger komplexen oder Wartungsprojekten, oder für kurze Abwesenheiten, ist das ideal: Montag Statusmeeting, bis Mittwoch soll X erledigt sein, Freitag Wochenabschluss, Budget für die Woche etc.

Für größere, komplexere Projekte oder längere Abwesenheiten empfehle ich eine ausführlichere Google-Doc-Vorlage. Dort halte ich fest, wer der Kontakt ist, wie er erreichbar ist, wo alle Dateien liegen. Das ist entscheidend – alle Dokumente müssen auffindbar sein. Die Kommunikation mit dem Kunden, ob telefonisch, per E-Mail oder Basecamp: Alles sollte dokumentiert werden. Aber: Nicht überfrachten! Gib den Kolleg*innen nur die Infos, die sie wirklich brauchen.

Schreibe in Stichpunkten. Niemand liest Romane, Bulletpoints und kurze Sätze helfen enorm. Falls nicht alle Infos enthalten sind, kann man sie leicht ergänzen oder nachschlagen.

Ben Aston:

Ich habe kürzlich selbst eine Projektübergabe übernommen. Die Durchführung der Übergabe ist genauso wichtig wie die Doku. Meist ist die Zeit knapp und man merkt spät: Mist, wir haben gar nicht richtig gesprochen. Was sind deine Best Practices?

Mackenzie Dysart:

Wichtig ist: Plane frühzeitig! Es ist nicht so, als wüsste man nicht Monate vorher, dass man in Urlaub geht – das vergisst man als PM aber gerne. Je früher du dich entscheidest, wer dich vertritt, desto besser. Spätestens eine Woche vor Urlaubsbeginn sollte ein Onboarding-Meeting stattfinden. Ab dann sollte die Vertretung in die Kommunikation eingebunden und zu Meetings eingeladen werden, sodass sie das Projekt besser versteht und Fragen stellen kann.

Ein Onboarding-Gespräch am Tag vor der Abreise reicht meistens nicht aus. Die wichtigsten Fragen tauchen erst auf, wenn Zeit zum Nachdenken ist. Außerdem sollten Vertretungen auch Gastgeber für regelmäßige Calls sein, nicht nur Teilnehmer – das wird oft vergessen. Und prüfe: Haben sie alle Zugänge? Gerade Meeting-Links etc.

Ich bin auch ein Fan davon, Kund*innen offen zu sagen, dass ich in Urlaub gehe. Dann können sie sich darauf einstellen und die Aufgaben priorisieren.

Ben Aston:

Stimmt – am schlechtesten ist es, es zu verheimlichen. Oder darauf hoffen, dass niemand den Unterschied merkt … und plötzlich ist der Kunde irritiert, weiß nicht, wer sein neuer Kontakt ist, und alles geht schief.

Mackenzie Dysart:

Ich hatte mal den Fall, dass meine Ansprechpartnerin einfach nicht mehr geantwortet hat – und keine Abwesenheitsnotiz eingerichtet war. Irgendwann schrieb ich jedem, der mir einfiel ... und dann hieß es: Ja, sie ist im Urlaub. Solche Situationen kann man ganz einfach vermeiden: Transparent kommunizieren! Niemand ist böse, wenn man in Urlaub geht.

Ben Aston:

Gute Kommunikation ist das Entscheidende – nicht nur bei Übergaben, sondern generell. Unsere Notizen machen für uns immer Sinn, weil wir den Kontext kennen. Aber für andere sind klare Anweisungen und Erwartungen das A und O.

Oft scheitert es genau daran: Wir denken, alles ist klar, weil wir ja den Gesamtüberblick haben. Aber für andere fehlt genau das. Daher mein Tipp bei Übergaben: Prüfen, dass alles verstanden wurde. Das ist das Wichtigste. Aber–

Mackenzie Dysart:

... insbesondere Kommunikationspunkte: Wann wird eine Agenda erwartet, wie werden Protokolle verteilt etc. Den eigenen Prozess explizit aufzuschreiben hilft sehr.

Ben Aston:

Und mal ehrlich: Arbeitest du im Urlaub wirklich nie, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Einmal musste ich eine Datei weiterleiten, weil niemand sonst Zugriff hatte – mein Fehler. Sonst halte ich mich streng raus. Ich scanne nur kurz die Mails, damit mich nach dem Urlaub nichts überrascht, aber beantworten tue ich keine. Ich versuche auch, oft in Gegenden mit schlechtem WLAN zu sein – dann kann mich niemand erreichen.

Ben Aston:

Guter Tipp! In Kanada kann man wirklich sagen: Es gibt dort kein Internet. Das glaubt auch jeder. Kanada bietet tatsächlich noch Orte ohne Mobilfunk- und WLAN-Netz – selten in der heutigen Welt. Für einen Offline-Urlaub: Kommt nach Kanada!

Mackenzie Dysart:

Stimmt, an der Ostküste verliert man irgendwann das Handy-Netz ganz. Herrlich. Yay, kanadische Telekommunikation.

Ben Aston:

Sehr schön. Am Ende dreht sich alles um gute Projektdokumentation, oder?

Mackenzie Dysart:

Genau.

Ben Aston:

Planung ist alles: Wenn Zeitplan, Budget und Anforderungen sauber dokumentiert sind, ist die Übergabe ein Kinderspiel. Probleme gibt es nur, wenn alles unklar ist oder im Kopf der Projektleitung steckt.

Ich finde es beeindruckend, wie konsequent du deine Übergaben durchziehst. Ehrlich gesagt, fällt mir das schwer: Zu viel Wissen ist im Kopf und irgendwann mischt man sich aus Sorge doch in die laufenden E-Mails ein. Gute Dokumentation ist der Schlüssel, damit das Team im Urlaub erfolgreich weitermacht.

Mackenzie Dysart:

Stimmt, es betrifft auch das Team. Niemand will stehen gelassen werden. Ich habe gute und schlechte Übergaben erlebt. Ein besonders schlechtes Beispiel beschreibe ich in meinem Artikel genauer.

Kürzlich habe ich für eine Kollegin übernommen, die einen Monat für Hochzeit und Flitterwochen weg war. Der Kunde lobte, wie reibungslos der Übergang lief. Ich kannte deren Prozesse, vieles war vergleichbar mit einem unserer anderen Kunden. So konnte ich nahtlos übernehmen. Selbst wenn mir Hintergründe fehlten, wusste das Team Bescheid und half mir weiter – alle waren vorbereitet.

Es läuft auf eines hinaus: Kommunikation. Zu wissen, wann Updates benötigt werden, wie Entscheidungen getroffen werden und wo Daten hin müssen, ist entscheidend. Gute Übergaben sind möglich – sie sind kein Mythos. Mit Teamwork funktioniert es wirklich!

Ben Aston:

Super. Vielen Dank, Mackenzie, für deine Zeit und die spannenden Einblicke!

Mackenzie Dysart:

Danke sehr, es war schön hier zu sein!

Ben Aston:

Wenn Sie in Urlaub gehen möchten: Schreiben Sie gute Übergabenotizen! Wenn Sie sich an der Diskussion beteiligen oder Übergabe-Horrorgeschichten teilen wollen, kommentieren Sie den Beitrag oder besuchen Sie den Ressourcenbereich auf thedigitalprojectmanager.com und treten Sie unserem Slack-Team bei, wo Sie viele spannende Diskussionen finden. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.