14 Aufgaben eines Projektmanagers: Ein Leitfaden für Ihre Rolle
Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?: Projektmanager sind dafür verantwortlich, Projekte von Anfang bis Ende zu leiten. Dazu gehören die Planung, Terminierung, Budgetverwaltung, Motivation des Teams und die Sicherstellung, dass die Projektziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Über die Durchführung hinausgehen: Heutige Projektmanager führen nicht nur Anweisungen aus – sie steuern die Strategie, managen Stakeholder und sorgen dafür, dass das Team mit den Unternehmenszielen im Einklang bleibt. Damit sind sie für den Erfolg von Organisationen unverzichtbar.
Wichtige PM-Fähigkeiten: Projektmanager benötigen sowohl Fachkompetenzen wie Termin- und Budgetmanagement als auch soziale Fähigkeiten wie Führung, Kommunikation und Problemlösung. Diese Fähigkeiten sorgen dafür, dass Projekte im Zeitplan bleiben und Teams motiviert sind.
Karriere als Projektmanager vorantreiben: Weiterbildungen wie die DPM School oder die PMP-Zertifizierung – kombiniert mit Praxiserfahrung – helfen, diese Aufgaben besser zu erfüllen, die Fähigkeiten zu verfeinern und die Karriere im Projektmanagement voranzutreiben.
Projektmanager zu sein bedeutet nicht nur, Aufgaben abzuhaken oder einen Zeitplan einzuhalten – es geht darum, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren, Risiken zu managen und das Team auch bei unerwarteten Herausforderungen motiviert zu halten.
Ob du Anforderungen festlegst, einen gestressten Stakeholder beruhigst oder versuchst, Scope Creep in Schach zu halten – deine Rolle kann sich anfühlen, als würdest du Rätsel lösen, während du einen Marathon läufst. Dieser Leitfaden erläutert die Kernaufgaben eines Projektmanagers und bietet umsetzbare Tipps, wie du das Chaos bewältigst und Projekte mit Selbstvertrauen erfolgreich abschließt.
Was macht ein Projektmanager?
Die Hauptverantwortung von Projektmanagern besteht darin, Projekte von Anfang bis Ende durchzuführen. Projektmanager tragen die Verantwortung für die Lieferung des Projekts, sodass Geschäftsergebnisse erzielt und Wert für den Endnutzer geschaffen werden.
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Dazu gehört:
- Initiieren und Planen des Projekts
- Verwalten von Budgets (insbesondere bei Capital Project Managern), Umfang und Zeitplan
- Überwachung des Teams sowie der einzelnen Aufgaben und Ergebnisse, die sie erledigen
- Sicherstellung der Qualität
- Vorbeugung von Risiken, die das gesamte Projekt aus der Bahn werfen könnten
- Management der Zusammenarbeit zwischen Projektteam, internen & externen Stakeholdern, Anbietern und Zulieferern.
Die Jobbeschreibung eines Projektmanagers hat sich im Laufe der Jahre geändert. Heute geht die Rolle über reine Ausführung von Anweisungen hinaus – sie umfasst auch die strategische Steuerung des Projekts sowie Führungsaufgaben.
Was sind die Verantwortlichkeiten & die Rolle eines Projektmanagers?
Die Rolle eines Projektmanagers umfasst, das Projekt termingerecht, organisiert und im Budget zu halten. Die Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers in diesem Zusammenhang sind:
- Das Projekt initiieren
- Projektstart durchführen
- Anforderungen erfassen
- Projekt organisiert halten
- Zeitpläne erstellen
- Budget überwachen
- Aufgabenfortschritt überwachen
- Statusupdates bereitstellen
- Team motivieren
- Probleme lösen
- Risiken managen
- Veränderungen managen
- Rechnungen versenden
- Projekt abschließen
1. Das Projekt initiieren
Projektmanager prüfen die Durchführbarkeit des Projekts, holen Freigaben ein und richten das Projekt in ihrer Projektmanagement-Software ein.
Clevere Organisationen geben ihrem Projektmanagementteam die Möglichkeit, den Umfang, das Budget und den Zeitplan bereits während der Vertriebs- oder Konzeptionsphase eines Projekts zu erstellen oder zu überprüfen. Du besprichst das Briefing mit den Projektsponsoren, erstellst eine Grobkalkulation und einen Zeitplan und stellst den Plan den wichtigsten Stakeholdern vor, um Freigaben zu erhalten.
Als Nächstes wirst du:
- Deine Projektmanagement-Software und entsprechende Ordnerstrukturen einrichten
- Ein aktualisiertes Projektbriefing erstellen
- Das nötige Team zusammenstellen
- Das Projekt intern starten
- Mit deinem Team ein detailliertes Statement of Work (oder eventuell ein Projektinitiierungsdokument) mit klarerem Zeitplan, Budget und Anforderungen erarbeiten.
2. Projektstart durchführen
Projektmanager führen offizielle Kickoff-Meetings durch, bevor die eigentliche Projektarbeit beginnt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bezüglich Plan, Umfang, Budget und Zeitplan abgestimmt sind.
Sobald das Statement of Work genehmigt ist, kann die Arbeit beginnen. Deine erste Aufgabe im Projektmanagement besteht darin, alle während eines externen Kickoff-Meetings mit den wichtigsten Projektbeteiligten und dem Projektsponsor auf denselben Stand zu bringen. Außerdem erstellst du die grundlegenden Arbeitsmaterialien, mit denen du die Erwartungen bezüglich des Projekts überwachst und kommunizierst.
Einige Beispiele für diese Arbeitsmaterialien sind:
- Ein teilbarer Projektplan
- Ein RAID-Log
- Der Kommunikationsplan
- Ein RACI-Diagramm
- Deine Statusbericht-Vorlage
3. Anforderungen protokollieren
Projektmanager erstellen Anforderungen für das Projekt, entweder in einem Anforderungsdokument oder in User Stories.
Beziehe dich bei der Erstellung des Anforderungsdokuments auf das Statement of Work (SOW) und auf Kundennotizen. Du musst außerdem die allgemeinen geschäftlichen Anforderungen des Projekts verstehen. Deine Anforderungen und User Stories sollten den Projektumfang und das generelle Ziel des Projektes widerspiegeln.
Wenn du die Strategie hinter dem Projekt gut verstehst, kannst du die meisten Fragen vom Team oder anderen Projektbeteiligten beantworten und dem Team strategische Hinweise geben, ohne auf zusätzliche Informationen zu warten, sofern keine Kundenentscheidung nötig ist.
4. Das Projekt organisiert halten
Projektmanager erstellen eine klare Ordnerstruktur für Dokumente und Arbeitsmaterialien.
Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers ist es, alle Informationen zum Projekt an einem Ort zu sammeln, auf den alle zugreifen können. Meistens befindet sich dieser Speicherort auf einem gemeinsamen Laufwerk, Google Drive, Dropbox oder in einer Software für digitales Asset-Management.
Du musst außerdem sicherstellen, dass Unterlagen und Informationen eines Projekts bestmöglich strukturiert sind, damit sie bei Bedarf sofort griffbereit sind. Projektmanagement-Software oder andere Projektmanagement-Tools sind hierbei sehr hilfreich. Sorge bereits zu Beginn des Projekts dafür, damit später keine Zeit oder Geld für das Beheben vermeidbarer Probleme aufgewendet werden muss.
5. Zeitplan erstellen
Projektmanager listen alle Aufgaben auf und tragen sie in eine Zeitachse, einen Kalender oder einen Sprint-Zyklus ein.
Wie du deinen Projektzeitplan erstellst, hängt wirklich vom Projektplan ab. Ist dieser unverrückbar, erstellst du den Zeitplan rückwärts vom festen Enddatum. Ist er flexibel, beginnst du mit der aktuellen Zeit und erarbeitest ein passendes Launch-Datum.
Du musst auch an Eventualitäten denken. Überlege dir, wo Probleme auftreten könnten und was du in diesem Fall tust. Welche Taktik du auch wählst, verorte sie in deinem Zeitplan, damit du bei Bedarf darauf zugreifen kannst. Diese Details musst du weder mit dem Kunden noch deinem Team teilen. Sie dienen hauptsächlich dazu, einen Plan B parat zu haben.
6. Budget überwachen
Projektmanager sorgen dafür, dass das Projekt nicht teurer wird als geplant.
Projekte haben üblicherweise ein festgelegtes Budget, das bereits vor der Einbindung des Projektmanagers bestimmt wurde. Deine Aufgabe ist es, dieses Budget den einzelnen Phasen, Meilensteinen und Aufgaben im Projektlebenszyklus zuzuweisen. Stelle sicher, dass genug Budget vorhanden ist, um das Ziel zu erreichen, da es im späteren Verlauf des Projekts (außer bei klaren Zusatzanforderungen) schwieriger wird, mehr Budget zu erhalten.
Und denke daran: Dein Budget erfasst nicht nur die Projektausgaben, sondern setzt auch Grenzen für jeden einzelnen im Projektteam.
7. Aufgabenfortschritt überwachen
Projektmanager verfolgen den Status laufender Aufgaben und gleichen den Arbeitsfortschritt mit dem Projektplan in ihrer Projektmanagement-Software ab.
Bei eher linear aufgebauten Projekten bedeutet das unter Umständen, deine Gantt-Diagramme zu aktualisieren, um zu prüfen, ob du noch auf dem kritischen Pfad bist oder Gefahr läufst, diesen zu verlassen.
Bei einem agileren Projekt könnte dies bedeuten, die tatsächliche Geschwindigkeit des Teams im Vergleich zur geplanten zu bewerten und sich Ihr Burndown-Diagramm anzusehen, um festzustellen, ob Änderungen am Umfang vorgenommen werden müssen, um den Zeitplan einzuhalten (oder umgekehrt).
8. Status-Updates bereitstellen
Projektmanager bieten dem Projektsponsor oder Kunden regelmäßig formelle und/oder informelle Status-Updates.
Diese wichtige Aufgabe im Projektmanagement stellt sicher, dass Sie den Fortschritt kommunizieren und Änderungen im Projektumfang oder Zeitplan berücksichtigen. Zusätzlich zu häufigeren Updates für Projektsponsoren oder Kunden ist es eine gute Praxis, einen formellen Statusbericht zu einem bestimmten Zeitpunkt für Ihr Projekt zu erstellen. Dieser beinhaltet den bisherigen Fortschritt, anstehende Meilensteine, den Status wichtiger Risiken und Abhängigkeiten sowie Themen, die besprochen werden müssen.
Sie müssen auch das weitere Stakeholder-Umfeld auf dem Laufenden halten. Dies kann formelle Updates beinhalten, die an Endbenutzer und Abteilungen gesendet werden, die vom Projekt betroffen sind, sowie Demos und Präsentationen für Sicherheits-, Compliance- oder Aufsichtsbehörden.
9. Das Team motivieren
Projektmanager sorgen dafür, dass das Team alles hat, was es für den Erfolg benötigt.
Sie müssen sicherstellen, dass die Dinge entsprechend dem Projektmanagement-Plan weiterlaufen und dass jeder alles hat, was er braucht, um die Aufgabe zu erledigen.
Regelmäßige Abstimmungen mit dem Team gehören zu den wichtigsten täglichen Aufgaben eines Projektmanagers. Sie ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt der Arbeit nachzuvollziehen. Gleichzeitig bieten sie die Gelegenheit, Beziehungen zu festigen, das Team zu motivieren, Transparenz und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und allen im Team zu zeigen, wie ihr Beitrag in das Gesamtziel des Projekts einzahlt.
Diese Abstimmungen können ein tägliches Stand-up mit dem Team, Einzelgespräche mit einzelnen Teammitgliedern oder asynchrone Rückmeldungen sein. Dabei gilt: Es sollte immer ein Gespräch sein und kein Verhör.
10. Probleme lösen
Projektmanager begleiten das Team bei Problemen, die während der Entwicklungsphasen auftreten können.
Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Probleme zeitnah anzugehen, damit Budget und Zeitplan nicht aus dem Ruder laufen. Geben Sie Ihrem Team das Vertrauen und den sicheren Raum für kreative und kritische Problemlösung.
Dies ist eine der am meisten missverstandenen Aufgaben im Projektmanagement. Zum Beispiel: „Was kann ein Projektmanager tun, um einen Entwickler, Designer oder Business Analysten zu entblocken?“
Die Antwort ist: eine Menge. Stellen Sie Fragen, die das Problem und seine möglichen Lösungen aus einer anderen Perspektive betrachten:
- Sie können zusätzliche Unterstützung anfordern oder einen weiteren Fachexperten zur Einschätzung hinzuziehen.
- Sie können die Arbeit umpriorisieren, um eventuelle Verzögerungen aufzufangen.
- Sie können sicherstellen, dass der Blocker im Gesamtkontext des Projekts relevant ist und dem Team helfen, einen Weg darum herum zu finden.
11. Risiken managen
Projektmanager sagen potenzielle Risiken voraus und entwickeln Notfallpläne, um so viel Zeit und Ressourcen wie möglich zu sparen.
Gute Projektmanager sind in der Lage, Risiken zu erkennen, zu analysieren, zu priorisieren, zu planen, zu überwachen und darauf zu reagieren. Dies minimiert und verringert den Schaden, falls Risiken eintreten sollten. Sie müssen Gespräche mit Ihrem Team führen, um potentielle Risiken zu identifizieren, deren Auswirkung auf das Projekt sowie die Wahrscheinlichkeit einzuschätzen – das hilft Ihnen, einen Risiko-Management-Plan zu erstellen.
Reservieren Sie in jedem Teammeeting ein wenig Zeit, um Risiken zu besprechen. Sie steuern auch die Erwartungen Ihrer Kunden, Ihrer Stakeholder und Ihres Führungsteams. Nutzen Sie alltägliche Kommunikationsformate wie Statusberichte, um alle auf dem Laufenden zu halten.
12. Veränderungen managen
Projektmanager richten Projekte so aus, dass sie auf nachhaltige und schwierige Veränderungen reagieren können, damit die Projektziele und Projektvorgaben im vorgesehenen Zeitrahmen erreicht werden.
Sie sollten berücksichtigen, wie die Ergebnisse Ihres Projekts übergeben und genutzt werden. Nehmen Sie Kontakt auf und bauen Sie Beziehungen zu dem Team auf, das die anstehenden Veränderungen durch das Projekt steuert, damit die Informationen, die sie an die Mitarbeitenden weitergeben, genau, zeitnah und nützlich sind. Sprechen Sie sie auf mögliche Akzeptanzrisiken an und fragen Sie nach dem Plan, wie sichergestellt wird, dass sich die Investition auch wirklich auszahlt.
Die andere Seite des Change Managements betrifft Änderungen am Projektumfang. Während gearbeitet und kommuniziert wird, können neue Anforderungen ans Licht kommen. Wenn Sie Änderungen am Scope zügig angehen, vermeiden Sie Verzögerungen im Projektzeitplan, schaffen von Beginn an Klarheit über Erwartungen und stärken das Vertrauen in Ihr Urteilsvermögen als Projektmanager.
13. Rechnungen versenden
Projektmanager behalten die auf das Projekt geleisteten Stunden im Blick und senden dem Kunden nach Abschluss der Arbeit die Endrechnungen zu.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungsbedingungen Ihrer Dienstleister kennen und entsprechend weiterleiten. In einem dienstleistungsorientierten Unternehmen bedeutet dies auch, dass Sie beim Rechnungsstellen an den Kunden entsprechend Ihres Vertragsmodells proaktiv vorgehen.
Sie sollten stets die Arbeitszeiterfassungen der Vorwoche in Ihrer Zeiterfassungssoftware prüfen und genehmigen, damit diese Informationen bereit für die Rechnung sind.
Bei einer abrechnungsbasierten Vergütung nach Meilensteinen sollten Sie wissen, wo Sie im Projektzeitplan gerade stehen. Bei einer Vergütung nach Aufwand sollten Sie immer den monatlichen Rechnungsbetrag abgleichen und vorausschauen.
Sie können für diesen Zweck auch Ressourcenmanagement-Software mit Abrechnungsfunktion einsetzen.
14. Projektabschluss
Projektmanager schließen ein Projekt ab, indem sie die letzten Rechnungen abstimmen, eine Retrospektive abhalten, Lessons Learned erfassen und das Projekt archivieren.
Sie werden gebeten, darüber zu berichten, wie Ihr Projekt im Vergleich zu den Erwartungen abgeschnitten hat—bereiten Sie sich also frühzeitig darauf vor. Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitszeiterfassungen vorliegen und Sie Unterlagen zum Diskutieren parat haben, falls es Abweichungen zu den geplanten Änderungen im Scope, Zeitplan oder Budget gab.
Führen Sie mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern eine Projekt-Retrospektive (auch Post Mortem genannt) durch. Nutzen Sie das erhaltene Feedback und die daraus gewonnenen Erkenntnisse für Ihre Lessons Learned und dokumentieren Sie diese für künftige Projekte.
Anschließend archivieren Sie das Projekt, indem Sie alle Unterlagen und Ergebnisse zusammenstellen und im entsprechenden Archivierungssystem ablegen. Es lohnt sich außerdem, gemeinsam mit dem Team den Erfolg zu feiern. Als Projektleiter können Sie diesen Moment gestalten, um weiterhin Vertrauen, Loyalität und Verbundenheit im Team zu fördern.
Hier ein Einblick in die Arbeit von Projektmanager:innen und wie man in das Projektmanagement einsteigt:
Wichtige Kompetenzen für Projektmanager:innen
Um als Projektmanager:in erfolgreich zu sein, braucht es mehr als nur technisches Wissen oder die Fähigkeit, Aufgaben abzuarbeiten. Es geht darum, das perfekte Gleichgewicht zwischen Hard Skills, die die Umsetzung vorantreiben, und Soft Skills, die Zusammenarbeit und Führung fördern, zu finden. Fehlt diese ausgewogene Mischung, wird es schwierig, Projekte im Zeitplan zu halten oder das Vertrauen und das Teamwork für langfristigen Erfolg aufzubauen.
Schauen wir uns die wichtigsten Projektmanagement-Kompetenzen an, damit klar ist, worauf Sie sich fokussieren sollten, um in Ihrer Rolle zu glänzen:
- Organisation
- Projektplanung
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Priorisierung
- Kritisches Denken
- Problemlösung
- Risikomanagement
- Führung
- Kommunikation
- Projektzeitplanung
- Prozessmanagement
- Recherche
- Dokumentationserstellung
- Diplomatie
- Zeitmanagement
Das Beherrschen dieser Fähigkeiten gelingt nicht über Nacht, aber mit Übung findest du deinen Rhythmus und leitest Projekte mit mehr Selbstvertrauen. Beginne damit, Bereiche zu identifizieren, in denen du stark bist, und andere, die Aufmerksamkeit erfordern. Suche dir dann Gelegenheiten, um Projektmanagement zu erlernen und dich weiterzuentwickeln – sei es durch praktische Erfahrungen im Job, einen gezielten Weiterbildungskurs oder das Lernen von einem Mentor.
Projektmanagement ist genauso sehr Anpassungsfähigkeit wie Planung. Je mehr du diese Fähigkeiten schärfst, desto besser bist du gerüstet, jede Herausforderung anzugehen und dein Team zum Erfolg zu führen.
So gestaltest du deinen Karriereweg im Projektmanagement
Wenn du darüber nachdenkst, Projektmanagement als Karriereweg einzuschlagen, gibt es zahlreiche Ressourcen, die dir helfen, das Training und die Kompetenzen zu erwerben, die du als erfolgreiche:r Projektmanager:in benötigst. Oder vielleicht bist du Einsteiger:in und wurdest ins Projektmanagement geworfen und weißt nicht, wo du anfangen sollst.
Hier sind einige Ideen, wo du anfangen kannst:
- Der DPM Mastering Digital Project Management Kurs ist ein digitales, spezifisches Trainingsprogramm inklusive Zertifikat. Du bekommst praxisnahes, szenariobasiertes Lernen, das dein Instinkt-, Urteils- und Führungsvermögen schärft.
- Die Project Management Professional (PMP) Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) ist eine global anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung, die ein paar Jahre Berufserfahrung voraussetzt (im Gegensatz zum DPM-Kurs, der keine Vorkenntnisse verlangt).
- Es gibt viele weitere einzelne Kurse und Weiterbildungsprogramme, darunter Angebote von Google und Coursera sowie Studiengänge an akkreditierten Hochschulen für alle, die einen Bachelor- oder Masterabschluss anstreben. Vielleicht interessieren dich auch spezialisierte Kurse zu bestimmten Projektmethoden, wie z.B. Agiles Projektmanagement oder Scrum.
- Eine weitere Möglichkeit ist einfach, direkt loszulegen und Projekte selbst zu managen. Die dabei gesammelte Praxiserfahrung ist für deine Karriere unbezahlbar. Lies Bücher und Artikel über Projektmanagement dazu (es gibt viele davon bei The DPM!), um deine Erfahrungen zu ergänzen.
- Wenn du dich auf agiles Projektmanagement spezialisieren möchtest, schau dir unseren Leitfaden zum Agile Project Manager an.
Was kommt als Nächstes?
Wenn du nach Networking-Möglichkeiten suchst, Herausforderungen in deinen Projekten besprechen oder einfach mal Dampf ablassen willst, ist die DPM Membership genau das Richtige für dich! Du erhältst außerdem Zugriff auf über 100 Vorlagen und Beispiele und kannst dich in Slack mit Hunderten anderen Digital Project Managern austauschen!
