14 Verantwortlichkeiten von Projektmanagern: Ein Leitfaden zu Ihrer Rolle
Welche Verantwortlichkeiten haben Projektmanager?: Projektmanager sind dafür verantwortlich, Projekte von Anfang bis Ende zu leiten. Dazu gehören die Planung, Terminierung, Verwaltung von Budgets, Motivation von Teams und die Sicherstellung, dass die Projektziele mit den Geschäftsergebnissen übereinstimmen.
Mehr als nur Umsetzung: Projektmanager von heute setzen nicht nur Vorgaben um – sie treiben die Strategie voran, verwalten Stakeholder und sorgen dafür, dass das Team auf die Geschäftsziele ausgerichtet bleibt. Damit sind sie für den Unternehmenserfolg unverzichtbar.
Wichtige Fähigkeiten für Projektmanager: Projektmanager benötigen sowohl Fachkompetenzen wie Terminplanung und Budgetverwaltung als auch soziale Kompetenzen wie Führung, Kommunikation und Problemlösung, um erfolgreich zu sein. Diese Fähigkeiten sorgen dafür, dass Projekte planmäßig voranschreiten und Teams motiviert bleiben.
Als Projektmanager beruflich weiterkommen: Weiterbildungen wie die DPM School oder eine PMP-Zertifizierung können in Kombination mit praktischer Erfahrung dabei helfen, diese Verantwortlichkeiten besser zu bewältigen, Ihre Fähigkeiten zu verfeinern und Ihre Karriere im Projektmanagement voranzutreiben.
Projektmanager zu sein bedeutet nicht nur, Aufgaben abzuhaken oder einen Zeitplan einzuhalten – es geht darum, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren, Risiken zu managen und das Team trotz unerwarteter Herausforderungen motiviert zu halten.
Ganz gleich, ob du Anforderungen präzisieren, einen gestressten Stakeholder beruhigen oder eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs verhindern möchtest – deine Rolle kann sich anfühlen wie das Lösen von Rätseln während eines Marathons. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers und bietet umsetzbare Tipps, die dir helfen, dich sicher durch das Chaos zu navigieren und erfolgreiche Projekte abzuliefern.
Was macht ein Projektmanager?
Die wichtigste Verantwortung von Projektmanagern besteht darin, Projekte von Anfang bis Ende umzusetzen. Projektmanager tragen die Verantwortung für die Umsetzung des Projekts auf eine Weise, die Geschäftsergebnisse und einen Mehrwert für die Endnutzer erzielt.
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Dazu gehören:
- Initiierung und Planung des Projekts
- Verwaltung von Budgets (insbesondere bei Projektmanagern für Investitionsprojekte), Umfang und Zeitplan
- Überwachung des Teams sowie der einzelnen Aufgaben und Ergebnisse, die es bearbeitet
- Sicherstellung der Qualität
- Verhindern, dass Risiken das gesamte Projekt zum Scheitern bringen
- Management der Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam, internen & externen Stakeholdern, Auftragnehmern und Lieferanten.
Die Stellenbeschreibung eines Projektmanagers hat sich im Laufe der Jahre verändert, und heutzutage geht die Rolle eines Projektmanagers über die Ausführung von Vorgaben hinaus und umfasst auch die Steuerung der Strategie hinter dem Projekt sowie die Übernahme von Führungsverantwortung.
Welche Verantwortlichkeiten hat ein Projektmanager und welche Rolle nimmt er ein?
Zur Rolle eines Projektmanagers gehört es, das Projekt termingerecht, organisiert und innerhalb des Budgets zu halten. Zu den diesbezüglichen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers gehören:
- Initiierung des Projekts
- Start des Projekts
- Erfassung der Anforderungen
- Organisation des Projekts
- Erstellung von Zeitplänen
- Überwachung des Budgets
- Überwachung des Aufgabenfortschritts
- Bereitstellung von Statusaktualisierungen
- Motivation des Teams
- Lösung von Problemen
- Risikomanagement
- Management von Veränderungen
- Versenden von Rechnungen
- Abschluss des Projekts
1. Das Projekt initiieren
Projektmanager prüfen die Durchführbarkeit eines Projekts, holen Genehmigungen ein und richten das Projekt in ihrer Projektmanagementsoftware ein.
Vorausschauende Unternehmen geben ihrem Projektmanagementteam die Möglichkeit, den Umfang, das Budget und den Zeitplan während der Vertriebs- oder Konzeptionsphase eines Projekts zu erstellen oder zu überprüfen. Du besprichst den Projektauftrag mit den Projektsponsoren, erstellst eine grobe Schätzung und einen Zeitplan und überprüfst den Plan mit wichtigen Stakeholdern, um Genehmigungen einzuholen.
Anschließend wirst du:
- deine Projektmanagementsoftware und Dateiordner einrichten
- einen aktualisierten Projektauftrag erstellen
- das benötigte Team zusammenstellen
- das Projekt intern starten
- mit deinem Team eine detaillierte Leistungsbeschreibung (oder möglicherweise ein Projekteinleitungsdokument) mit einem klarer definierten Zeitplan, Budget und Anforderungen erstellen.
2. Das Projekt starten
Projektmanager halten offizielle Kick-off-Meetings ab, bevor die Projektarbeit beginnt, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder hinsichtlich des Plans, des Umfangs, des Budgets und des Zeitplans abgestimmt sind.
Sobald die Leistungsbeschreibung genehmigt wurde, kann die Arbeit beginnen. Deine erste Aufgabe im Projektmanagement besteht darin, alle Beteiligten während eines externen Kick-off-Meetings mit wichtigen Stakeholdern und dem Projektsponsor auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Außerdem erstellst du die grundlegenden Arbeitsmittel, die du verwenden wirst, um Erwartungen rund um das Projekt zu überwachen und zu kommunizieren.
Einige Beispiele für diese Arbeitsmittel sind:
- Ein gemeinsam nutzbarer Projektplan
- Ein RAID-Protokoll
- Der Kommunikationsplan
- Eine RACI-Matrix
- Deine Vorlage für den Statusbericht
3. Anforderungen dokumentieren
Projektmanager erstellen Anforderungen für das Projekt entweder in einem Dokument zu den Projektanforderungen oder in User Storys.
Beziehe dich beim Erstellen des Dokuments zu den Anforderungen auf die Leistungsbeschreibung (SOW) und die Notizen des Kunden. Außerdem musst du die übergeordneten geschäftlichen Anforderungen des Projekts verstehen. Deine Anforderungen und User Storys sollten den Projektumfang und den übergeordneten Grund für die Durchführung des Projekts widerspiegeln.
Wenn du die Strategie hinter dem Projekt gut verstanden hast, kannst du die meisten Fragen des Teams oder anderer Stakeholder beantworten und dem Team strategische Orientierung geben, ohne bei Punkten, die keine Entscheidung des Kunden erfordern, auf zusätzliche Informationen warten zu müssen.
4. Das Projekt organisiert halten
Projektmanager erstellen eine klare Ordnerstruktur für Dokumente und Arbeitsmittel.
Eine wichtige Aufgabe von Projektmanagern besteht darin, alle Informationen zum Projekt an einem einzigen Ort aufzubewahren, auf den alle Zugriff haben. In der Regel befindet sich dieser Ort auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk, in Google Drive, Dropbox und/oder einer Software zur Verwaltung digitaler Arbeitsmittel.
Du musst außerdem sicherstellen, dass die Arbeitsmittel und Informationen für ein Projekt bestmöglich geordnet sind, damit sie bei Bedarf sofort einsatzbereit sind. Projektmanagementsoftware oder andere Projektmanagement-Tools sind dabei hilfreich. Erledige dies zu Beginn des Projekts, damit du später keine Zeit oder kein Geld verlierst, weil du versuchst, etwas Vermeidbares zu beheben.
5. Einen Zeitplan erstellen
Projektmanager listen alle Aufgaben auf und tragen sie in einen Zeitplan, Kalender oder Sprint-Zyklus ein.
Wie du deinen Projektzeitplan erstellst, hängt wirklich vom Projektzeitplan ab. Wenn dieser unveränderlich ist, erstellst du ausgehend von diesem unveränderlichen Enddatum einen Zeitplan und arbeitest rückwärts. Wenn er flexibel ist, erstellst du einen Zeitplan ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt und legst ein geeignetes Startdatum fest.
Du musst auch über Notfallmaßnahmen nachdenken. Überlege dir, wo Dinge schiefgehen könnten und was du tun wirst, falls das passiert. Unabhängig davon, für welche Maßnahmen du dich entscheidest, lege fest, an welcher Stelle deines Zeitplans du sie umsetzen könntest. Diese müssen weder mit dem Kunden noch mit deinem Team geteilt werden. Sie dienen hauptsächlich dazu, dass du sie griffbereit hast, falls etwas passiert.
6. Das Budget überwachen
Projektmanager stellen sicher, dass nicht die Gefahr besteht, dass das Projekt mehr als erwartet kostet.
In der Regel verfügen Projekte über ein festgelegtes Budget, das bestimmt wird, bevor der Projektmanager eingebunden wird. Deine Aufgabe besteht darin, dieses Budget während des gesamten Projektlebenszyklus auf die verschiedenen Phasen, Meilensteine und Aufgaben zu verteilen. Stelle sicher, dass du über ausreichend Budget verfügst, um die Arbeit zu erledigen, denn im weiteren Projektverlauf wird es schwieriger, zusätzliches Budget zu erhalten (es sei denn, es gibt offensichtliche Anforderungen außerhalb des Projektumfangs).
Und denke daran: Dein Budget erfasst nicht nur die Ausgaben für ein Projekt, sondern setzt auch Grenzen für jede Person in deinem Projektteam.
7. Den Aufgabenfortschritt überwachen
Projektmanager überprüfen laufende Aufgaben und überwachen den Arbeitsfluss im Vergleich zum Projektplan in ihrer Projektmanagementsoftware.
Bei einem eher wasserfallartigen Projekt könnte das bedeuten, etwas Zeit damit zu verbringen, Ihr Gantt-Diagramm zu aktualisieren, um zu sehen, ob das Risiko besteht, dass Sie von Ihrem kritischen Pfad abweichen.
Bei einem eher agilen Projekt könnte das bedeuten, die tatsächliche Geschwindigkeit des Teams mit der geplanten Geschwindigkeit zu vergleichen und Ihr Burndown-Diagramm zu überprüfen, um festzustellen, ob Änderungen am Umfang vorgenommen werden müssen, damit der Zeitplan eingehalten werden kann (oder umgekehrt).
8. Statusaktualisierungen bereitstellen
Projektmanager stellen dem Projektsponsor oder Kunden regelmäßig formelle und/oder informelle Statusaktualisierungen bereit.
Diese wichtige Projektmanagementaufgabe stellt sicher, dass Sie den Fortschritt kommunizieren und Änderungen am Projektumfang oder Zeitplan berücksichtigen. Zusätzlich zu häufigeren Aktualisierungen für Projektsponsoren oder Kunden empfiehlt es sich, für Ihr Projekt einen formellen Statusbericht zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen. Dieser umfasst den bisherigen Fortschritt, bevorstehende Meilensteine, den Status wichtiger Risiken und Abhängigkeiten sowie Themen, die besprochen werden müssen.
Sie müssen außerdem das gesamte Stakeholder-Ökosystem über den aktuellen Stand informieren. Dazu können formelle Aktualisierungen gehören, die an Endbenutzer und vom Projekt betroffene Abteilungen gesendet werden, sowie Vorführungen und Präsentationen für Sicherheitsteams, Compliance-Teams und Aufsichtsbehörden.
9. Das Team motivieren
Projektmanager stellen sicher, dass das Team alles hat, was es für den Erfolg benötigt.
Sie müssen sicherstellen, dass die Dinge gemäß dem Projektmanagementplan voranschreiten und alle über das verfügen, was sie zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötigen.
Regelmäßige Gespräche mit dem Team gehören zu den wichtigsten täglichen Projektmanagementaufgaben. Sie ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt der Arbeit zu verstehen, und bieten die Gelegenheit, die Beziehungen zu stärken, das Team zu motivieren, Transparenz und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und allen zu vermitteln, wie ihre Anstrengungen zum Gesamtbild des Projekts beitragen.
Diese Gespräche können ein tägliches Kurztreffen mit dem Team, Einzelgespräche mit den Personen, die die Arbeit erledigen, oder asynchrone Gespräche sein. Denken Sie einfach daran: Am besten gestalten Sie sie als Gespräch und nicht als Verhör.
10. Probleme lösen
Projektmanager unterstützen das Team bei Problemen, die während der Entwicklungsphasen auftreten können.
Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Probleme zeitnah anzugehen, damit sie Ihr Budget und Ihren Zeitplan nicht aus dem Gleichgewicht bringen. Geben Sie Ihrem Team das nötige Vertrauen und einen sicheren Raum für kreative und kritische Problemlösungen.
Dies ist eine der am häufigsten missverstandenen Projektmanagementaufgaben. Zum Beispiel: „Was kann ein Projektmanager tun, um einem Entwickler, Designer oder Geschäftsanalysten dabei zu helfen, ein Hindernis zu überwinden?“
Die Antwort lautet: eine Menge. Stellen Sie Fragen, die das Problem und seine möglichen Lösungen aus einem anderen Blickwinkel betrachten:
- Sie können zusätzliche Unterstützung anfordern oder einen weiteren SME hinzuziehen, um eine zweite Meinung einzuholen.
- Sie können die Arbeit neu priorisieren, um Verzögerungen zu berücksichtigen.
- Sie können sicherstellen, dass das Hindernis im Gesamtzusammenhang des Projekts tatsächlich von Bedeutung ist, und dem Team helfen, es zu umgehen.
11. Risiken managen
Projektmanager erkennen mögliche Risiken und entwickeln Notfallpläne, um möglichst viel Zeit und Ressourcen zu sparen.
Gute Projektmanager verfügen über das nötige Know-how, um Risiken zu erkennen, zu analysieren, zu priorisieren, dafür zu planen, sie zu überwachen und auf sie zu reagieren. Dadurch werden die Auswirkungen reduziert und abgemildert, falls sie tatsächlich eintreten. Sie müssen Gespräche mit Ihrem Team führen, um potenzielle Risiken zu verstehen, wie sie sich negativ auf das Projekt auswirken könnten und wie wahrscheinlich ihr Eintreten ist – dies hilft Ihnen bei der Erstellung eines Risikomanagementplans.
Reservieren Sie bei jedem Teamtreffen etwas Zeit, um Risiken zu besprechen. Außerdem managen Sie die Erwartungen Ihrer Kunden, Ihrer Stakeholder und Ihres Führungsteams. Nutzen Sie die tägliche Kommunikation, etwa Statusberichte, um alle auf dem Laufenden zu halten.
12. Veränderungen managen
Projektmanager richten Projekte darauf aus, auf anhaltende und tiefgreifende Veränderungen zu reagieren, damit die Projektziele und Zielsetzungen des Projekts im erwarteten Zeitrahmen erreicht werden.
Sie müssen berücksichtigen, wie die Ergebnisse Ihres Projekts übergeben und genutzt werden. Nehmen Sie Kontakt auf und bauen Sie Beziehungen zu dem Team auf, das die durch das Projekt entstehenden Veränderungen managt, damit die Informationen, die es an die Mitarbeitenden weitergibt, korrekt, zeitnah und nützlich sind. Sprechen Sie mögliche Risiken bei der Einführung an und erkundigen Sie sich nach dem Plan, um sicherzustellen, dass sich die Investition für sie auszahlt.
Die andere Seite des Veränderungsmanagements umfasst Änderungen am Projektumfang. Während die Arbeit ausgeführt und kommuniziert wird, können neue Anforderungen aufgedeckt werden. Wenn Sie Änderungen am Umfang zügig bearbeiten, verhindern Sie Verzögerungen im Projektzeitplan, schaffen von Anfang an klare Erwartungen und stärken das Vertrauen in Ihr Urteilsvermögen als Projektmanager.
13. Rechnungen senden
Projektmanager erfassen die am Projekt geleisteten Arbeitsstunden und senden dem Kunden nach Abschluss der Arbeiten die Schlussrechnungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten verstehen und entsprechend zahlen. Wenn Sie in einer Organisation für Kundenservices arbeiten, bedeutet dies auch, proaktiv auf Grundlage Ihres Beauftragungsmodells Rechnungen an Ihren Kunden zu stellen.
Sie sollten die Zeiterfassungen der vergangenen Woche in Ihrer Zeiterfassungssoftware laufend analysieren und genehmigen, damit Ihnen diese Informationen für die Rechnung unmittelbar zur Verfügung stehen.
Wenn die Abrechnung auf Meilensteinen basiert, sollten Sie wissen, wo diese Meilensteine in Ihrem Projektplan liegen. Wenn nach Zeit und Material abgerechnet wird, sollten Sie den monatlichen Rechnungsbetrag stets abgleichen und prognostizieren.
Zu diesem Zweck können Sie auch Ressourcenmanagementsoftware mit Abrechnungsfunktion verwenden.
14. Das Projekt abschließen
Projektmanager schließen ein Projekt ab, sobald es fertiggestellt ist, indem sie abschließende Abstimmungen vornehmen, eine Retrospektive durchführen, gewonnene Erkenntnisse festhalten und das Projekt archivieren.
Sie werden gebeten, darüber zu berichten, wie gut Ihr Projekt tatsächlich im Vergleich zu den Erwartungen abgeschnitten hat – bereiten Sie sich also darauf vor. Stellen Sie sicher, dass alle Zeiterfassungen eingereicht wurden und dass Sie über Unterlagen verfügen, anhand derer Sie besprechen können, ob und wo die Dinge im Vergleich zu den geplanten Änderungen an Umfang, Zeitplan und Budget aus dem Ruder gelaufen sind.
Führen Sie mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Beteiligten eine Projektretrospektive (auch als Nachbesprechung bezeichnet) durch. Nutzen Sie das erhaltene Feedback und die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre gewonnenen Erkenntnisse zu formulieren, und dokumentieren Sie diese für zukünftige Projekte.
Archivieren Sie das Projekt anschließend, indem Sie alle Ressourcen und Ergebnisse zusammentragen und sie in dem von Ihnen verwendeten Archivierungssystem ablegen. Es lohnt sich außerdem, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um mit dem Team zu feiern. Als Projektleiter können Sie dies in die Hand nehmen und so weiterhin Vertrauen, Loyalität und eine gute Beziehung aufbauen.
Hier erhalten Sie einen Einblick in die Aufgaben von Projektmanagern und erfahren, wie Sie anfangen können:
Wichtige Fähigkeiten von Projektmanagern
Um als Projektmanager erfolgreich zu sein, benötigen Sie mehr als nur technisches Know-how oder die Fähigkeit, eine Aufgabenliste abzuarbeiten. Es geht darum, die perfekte Balance zwischen fachlichen Fähigkeiten, die die Umsetzung vorantreiben, und sozialen Kompetenzen, die Zusammenarbeit und Führung fördern, zu finden. Ohne eine solide Kombination aus beidem wird es Ihnen schwerfallen, Projekte auf Kurs zu halten oder das für langfristigen Erfolg erforderliche Vertrauen und die nötige Teamarbeit aufzubauen.
Lassen Sie uns die wesentlichen Fähigkeiten im Projektmanagement aufschlüsseln, die Sie benötigen, damit Sie genau wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen, um in Ihrer Rolle erfolgreich zu sein:
- Organisation
- Projektplanung
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Priorisierung
- Kritisches Denken
- Problemlösung
- Risikomanagement
- Führung
- Kommunikation
- Projektterminplanung
- Prozessmanagement
- Recherche
- Entwicklung von Dokumentationen
- Diplomatie
- Zeitmanagement
Diese Fähigkeiten zu beherrschen, wird nicht über Nacht geschehen, aber mit etwas Übung wirst du deinen Rhythmus finden und beginnen, Projekte mit mehr Selbstvertrauen zu leiten. Beginne damit, Bereiche zu identifizieren, in denen du besonders stark bist, und andere, in denen du dich noch verbessern musst. Suche dann nach Möglichkeiten, Projektmanagement zu lernen und dich weiterzuentwickeln – sei es durch praktische Erfahrung im Beruf, die Teilnahme an einem gezielten Schulungskurs oder durch das Lernen von einer Mentorin oder einem Mentor.
Projektmanagement erfordert ebenso viel Anpassungsfähigkeit wie Planung. Je mehr du diese Fähigkeiten verfeinerst, desto besser bist du darauf vorbereitet, jede Herausforderung zu bewältigen und dein Team zum Erfolg zu führen.
Deinen Karriereweg im Projektmanagement gestalten
Wenn du Projektmanagement als Karriere in Betracht ziehst, findest du zahlreiche Ressourcen, die dir dabei helfen, die Ausbildung und Fähigkeiten zu erwerben, die du brauchst, um eine erfolgreiche Projektmanagerin oder ein erfolgreicher Projektmanager zu werden. Oder vielleicht bist du Anfängerin oder Anfänger und wurdest mit der Aufgabe betraut, Projekte zu managen, ohne zu wissen, wo du anfangen sollst.
Hier sind einige Anlaufstellen:
- Der Kurs Digitales Projektmanagement meistern des DPM ist ein auf digitale Projekte spezialisiertes Schulungsprogramm, das eine Zertifizierung umfasst. Du erhältst praxisnahes, szenariobasiertes Lernen, das dein Gespür, dein Urteilsvermögen und deine Führungskompetenzen schärft.
- Die Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) ist eine weltweit anerkannte Zertifizierung im Projektmanagement, für die einige Jahre Berufserfahrung erforderlich sind – anders als beim DPM-Kurs, für den es keine Voraussetzungen gibt.
- Darüber hinaus gibt es viele weitere einzelne Kurse und Schulungsprogramme, darunter Kurse von Google und Coursera sowie Studiengänge an akkreditierten Universitäten für alle, die einen Bachelor- oder Masterabschluss anstreben. Vielleicht interessieren dich auch spezialisierte Kurse zu bestimmten Projektmanagementmethoden, etwa agiles Projektmanagement oder Scrum.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, direkt einzusteigen und mit dem Management von Projekten zu beginnen. Du sammelst praktische Erfahrung, die für deine Karriere von unschätzbarem Wert sein wird. Du kannst währenddessen Bücher und Artikel zum Projektmanagement lesen – auf The DPM gibt es davon zahlreiche –, um deine Erfahrung zu ergänzen.
- Wenn du dich auf agiles Projektmanagement spezialisieren möchtest, sieh dir unseren Leitfaden für den Weg zur agilen Projektmanagerin oder zum agilen Projektmanager an.
Wie geht es weiter?
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