Oprogramowanie do zarządzania projektami kontra Excel: kluczowe różnice
Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się żonglować zadaniami, terminami i koordynacją zespołu, korzystając wyłącznie z arkusza Excel, wiesz, jak trudne może to być. Z pomocą przychodzi oprogramowanie do zarządzania projektami. Narzędzia do zarządzania projektami mogą ułatwić pracę, pomagając usprawnić przepływy pracy i zwiększyć efektywność współpracy. W tym artykule zestawiamy oprogramowanie do zarządzania projektami z Excelem w 12-rundowym pojedynku, aby pokazać, dlaczego specjalistyczne oprogramowanie zdecydowanie wygrywa, jeśli chodzi o efektywne zarządzanie projektami.
Oprogramowanie do zarządzania projektami kontra Excel: ostateczne starcie
Skala sektora oprogramowania do zarządzania projektami wzrosła ze względu na rosnące zapotrzebowanie na efektywne zarządzanie projektami, wykraczające poza zwykłe arkusze kalkulacyjne.
Aby przedstawić pełny obraz różnic między dedykowanym oprogramowaniem do zarządzania projektami a używanym na co dzień arkuszem Excel, przeanalizowałem je pod kątem różnych etapów i działań związanych z zarządzaniem projektami, aby ustalić, które rozwiązanie okaże się ostatecznym zwycięzcą.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Załóżmy, że projekt, którym trzeba zarządzać, jest dość złożony, aby porównanie obu rozwiązań było sprawiedliwe.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami
Najlepsze narzędzia do skuteczniejszego zarządzania projektami i zespołami oraz sprawowania nad nimi kontroli.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Sprawdź moje kryteria oceny narzędzi do zarządzania projektami, aby dowiedzieć się, dlaczego oprogramowanie trafia na listę… albo nie.
Runda 1: Planowanie projektu
Podczas procesu planowania projektu jako kierownik projektu będziesz stale dodawać zadania, ponownie je przydzielać i zmieniać terminy. Aby opracować plan projektu, możesz również potrzebować odwoływać się do karty projektu, opisu zakresu prac i innych kluczowych dokumentów.
W programie Microsoft Excel jest to bardziej manualny proces, przez co jego wykonanie jest trudniejsze. Podczas przenoszenia zadań i terminów trzeba będzie dodawać wiersze oraz wielokrotnie kopiować i wklejać dane. Konieczne będzie również przechodzenie do poczty e-mail lub osobnego folderu na komputerze, aby odwołać się do dokumentów.
Z drugiej strony oprogramowanie do planowania projektów pozwala przeciągać i upuszczać różne zadania oraz zmieniać datę jednym kliknięciem. Niektóre narzędzia, takie jak Asana, umożliwiają przechowywanie kluczowych dokumentów, takich jak aktualizacje statusu w Asanie, na karcie przeglądu projektu.
Na tej karcie mogą znajdować się również członkowie zespołu projektowego, briefy kreatywne, kluczowe kamienie milowe i inne ważne dokumenty, dzięki czemu staje się ona jednym miejscem dla każdego, kto chce zrozumieć, czym jest projekt i kto będzie nad nim pracować.
Runda 2: Śledzenie postępów
Chociaż śledzenie postępów projektu jest możliwe zarówno w Excelu, jak i w oprogramowaniu do zarządzania projektami, istnieje ogromna różnica w sposobie realizacji tego zadania.
W Excelu masz kilka możliwości. Możesz dodać komórkę statusu dla każdego zadania, wskazując, które zadania są ukończone, w toku lub jeszcze nie nadszedł ich termin. Komórka z terminem poinformuje Cię, czy zadanie jest opóźnione, ale aby sprawdzić, czy zadanie jest nieukończone lub czy minął jego termin, trzeba będzie zrobić to ręcznie. Aby wyświetlić harmonogram projektu, możesz utworzyć i udostępnić wykres Gantta, który pomoże zwizualizować fazy projektu, poszczególne zadania i ogólny harmonogram.
W oprogramowaniu do zarządzania projektami istnieje niemal nieskończenie wiele sposobów na wizualizowanie przepływów pracy i postępów projektu. Możesz użyć listy, tablicy Kanban, osi czasu, a nawet pulpitu, aby zrozumieć ogólny postęp projektu i sprawdzić, czy zadania są opóźnione. Ponadto korzyści z narzędzi do raportowania i analiz w oprogramowaniu do zarządzania projektami obejmują bardziej szczegółowy wgląd w realizację projektu, pomagając kierownikom projektów podejmować świadome decyzje i proaktywnie dostosowywać plany. Dzięki tym możliwościom oprogramowanie do zarządzania projektami przewyższa program Excel w skutecznym śledzeniu i zarządzaniu projektami.
Runda 3: Planowanie projektu
Jeśli chodzi o planowanie projektu, możliwości programu Excel są dość ograniczone. Możesz użyć tego narzędzia do utworzenia harmonogramu, dodając kolumnę z datą rozpoczęcia/zakończenia lub używając statusu do określenia, czy zadanie jest w toku, jeszcze się nie rozpoczęło, jest zablokowane czy wstrzymane. Jednak ręczne aktualizowanie go może być uciążliwym i pracochłonnym procesem.
Historia rozwiązań do zarządzania projektami obejmuje takie kamienie milowe jak wprowadzenie wykresów Gantta, szczegółowych kalendarzy i dynamicznych list kontrolnych.
W tym miejscu wyróżnia się oprogramowanie do planowania projektów. Może ono automatycznie aktualizować harmonogram projektu, gdy zadania zostaną oznaczone jako ukończone, wysyłać alerty lub powiadomienia o zbliżających się zadaniach albo opóźnieniach oraz przedstawiać i mapować zależności w łatwy do zrozumienia sposób.
Runda 4: Zarządzanie zasobami
Chociaż technicznie możesz używać programu Excel do zarządzania zasobami, szybko może się to stać uciążliwe, jeśli masz większy zespół. Aby zarządzać zasobami w programie Excel, musisz zbudować cały plan projektu, umieszczając jedno zadanie w każdym wierszu. Następnie musisz dodać kolumnę z datą realizacji każdego zadania i przypisać każde zadanie członkowi zespołu wraz z szacowanym czasem trwania. Możesz użyć formuły, aby zsumować czas, na jaki każdy członek zespołu jest zaangażowany każdego dnia lub tygodnia. Uzyskasz wgląd w ich dostępność, co pomoże Ci sprawdzić, jak wykorzystywany jest każdy członek zespołu lub zasób projektu oraz czy mogą podjąć się dodatkowej pracy.
Choć może to nie brzmieć zbyt źle, jeśli pracujesz w agencji lub organizacji, która jednocześnie realizuje wiele projektów, może to zająć mnóstwo czasu. Trzeba będzie skonfigurować plany projektów i utworzyć formuły działające w wielu projektach, aby pokazywać dostępność i dostarczać danych potrzebnych do skutecznego zarządzania zasobami.
Tak więc, chociaż Excel może pomóc Ci to zrobić, narzędzie do planowania zarządzania projektami pozwoli Ci zrobić to lepiej i szybciej. Niektóre narzędzia mogą nawet wykorzystywać dane z poprzednich projektów, aby pomóc przewidzieć, ile czasu zajmie realizacja zadań i jakich zasobów będziesz potrzebować.
Dzięki sztucznej inteligencji ta możliwość stała się jeszcze lepsza. Narzędzia takie jak Workamajig i Workfront mogą nawet pomóc w udostępnianiu kompleksowych informacji o projektach, w tym danych rozliczeniowych, we wszystkich projektach.
Tak więc, ze względu na efektywność, przyznaję tę rundę oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Runda 5: Użyteczność
Uwaga, spoiler: nazwijmy tę rundę remisem. Z jednej strony oprogramowanie do zarządzania projektami może wiązać się z pewną krzywą uczenia się, ale wiele popularnych narzędzi, takich jak Asana i monday.com, zaprojektowano tak, aby były dość intuicyjne. Jeśli członek zespołu projektowego musi jedynie zajmować się prostym zarządzaniem zadaniami i aktualizować postępy, może nauczyć się tego w zaledwie kilka minut.
Jednak zanim większość z nas wkroczy na rynek pracy, ma już pewne praktyczne doświadczenie z programem Microsoft Excel lub jego dalszym kuzynem, Arkuszami Google. Możemy więc — z niewielką pomocą internetu — zrozumieć, jak wykorzystać jego funkcje do zarządzania listami zadań i całymi projektami.
Runda 6: Śledzenie czasu
Możesz używać Excela do śledzenia czasu, ale będzie to dość pracochłonne. Potrzebny będzie osobny wiersz dla każdego pracownika lub wykonawcy, aby mógł dodać czas poświęcony na każde przydzielone zadanie i wskazać projekt, nad którym pracował, a także sposób na zsumowanie całkowitego czasu pracy każdej osoby w każdym okresie.
Jeśli więc chcesz usprawnić śledzenie czasu, lepszym wyborem będzie narzędzie do zarządzania projektami z zaawansowanymi funkcjami, które pozwala członkom zespołu śledzić czas poprzez uruchomienie minutnika po rozpoczęciu konkretnego zadania. Dzięki temu śledzenie czasu odbywa się automatycznie, co eliminuje potrzebę dodatkowego wprowadzania danych.
Runda 7: Raportowanie
Czy możesz tworzyć w Excelu raporty o stanie projektu z efektownymi wykresami i diagramami? Tak. Czy istnieje łatwiejszy sposób tworzenia raportów o stanie projektu, które można aktualizować danymi w czasie rzeczywistym i własnymi notatkami na koniec każdego tygodnia? Oczywiście, że tak.
Oprogramowanie do zarządzania projektami ma aktualizacje statusu i raportowanie wbudowane bezpośrednio w interfejs użytkownika, dzięki czemu każdy może utworzyć i wysłać aktualizację statusu bez konieczności zostawania ekspertem od wykresów i formuł w Excelu.
Runda 8: Współpraca zespołowa
Tę „rundę” można podsumować dwoma słowami — kontrola wersji. Choć Arkusze Google mogą radzić sobie z tym nieco lepiej niż Excel, wyjście z arkusza kalkulacyjnego i przejście do właściwego oprogramowania do zarządzania projektami — a nawet do oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, jeśli chcesz podejść do tematu naprawdę szczegółowo — zwiększy współpracę w zespole stukrotnie (to jedna z kluczowych zalet oprogramowania do zarządzania portfelem projektów).
Nie tylko będziecie mogli jednocześnie aktualizować oprogramowanie przez wielu użytkowników, lecz także zobaczycie, jak nakładają się na siebie harmonogramy projektów i zasobów, co zapewni widok z lotu ptaka na całe portfolio projektów.
Runda 9: Komunikacja
Ponieważ oprogramowanie do zarządzania projektami często zalicza się do szerszej kategorii narzędzi do współpracy, nic dziwnego, że może ono ułatwiać komunikację w zespole i z interesariuszami.
Wiele programów do zarządzania projektami ma funkcje umożliwiające użytkownikom dodawanie opisów zadań i komentarzy, a nawet obsługę zatwierdzeń bezpośrednio w tej samej przestrzeni, w której użytkownicy śledzą zadania. Dzięki temu oprogramowanie do zarządzania projektami może stać się miejscem, w którym członkowie zespołu znajdą wszystkie informacje potrzebne do wykonania swojej pracy.
Możesz więc zastanawiać się, czy da się komunikować za pośrednictwem programu Excel. Odpowiedź brzmi: tak, ale z pewnością nie będzie to tak eleganckie rozwiązanie jak narzędzie do zarządzania projektami zaprojektowane w tym celu. Aby komunikować się za pośrednictwem programu Excel, trzeba będzie dodać kolumny na komentarze. Możesz także dołączać linki do dokumentów, ale ich śledzenie będzie znacznie trudniejsze niż w przypadku komentarzy i linków w prawdziwym narzędziu do zarządzania projektami.
Runda 10: Automatyzacja
Jeśli chodzi o automatyzację, Excel ma ograniczone możliwości. Zgodnie z dokumentacją: „Aby zautomatyzować powtarzalne zadanie, możesz zarejestrować makro za pomocą Rejestratora makr w programie Microsoft Excel. Wyobraź sobie, że masz daty w losowych formatach i chcesz zastosować jeden format do wszystkich. Makro może zrobić to za Ciebie. Możesz zarejestrować makro, stosując wybrany format, a następnie odtwarzać je zawsze, gdy będzie potrzebne”.
Kolejną ważną rzeczą, o której należy wiedzieć, jest to, że makra działają tylko na komórkach znajdujących się w określonym zakresie, co utrudnia zarządzanie wieloma projektami.
W tym miejscu oprogramowanie do zarządzania projektami zdecydowanie pokonuje Excela. Możesz automatyzować przepływy pracy i inne zadania związane z zarządzaniem projektami, które wykonujesz wielokrotnie. Asana i wiele innych narzędzi oferuje kreatory przepływów pracy, które pomagają automatycznie przeprowadzać pracę przez proces zarządzania projektem, a także dodawać zadania i podzadania po osiągnięciu kamienia milowego.
Runda 11: Integracje
To kolejna runda, którą wygrywa oprogramowanie do zarządzania projektami. Chociaż możesz zintegrować Excela z niektórymi innymi narzędziami programowymi, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, masz znacznie więcej możliwości.
Jedna uwaga dotycząca tego tematu: wiele narzędzi PM integruje się z Excelem, co ułatwia odejście od pracy z arkuszami kalkulacyjnymi. Wystarczy wziąć arkusz Excela i sformatować go tak, aby można go było bezpośrednio przesłać do nowego narzędzia PM. Aby to zrobić, sprawdź dokumentację oprogramowania, na które przechodzisz.
Runda 12: Dostosowywanie
Uznajmy tę rundę za remis! Zarówno oprogramowanie do zarządzania projektami, jak i Excel można dostosować do swoich potrzeb.
W najpopularniejszych narzędziach do zarządzania projektami możesz tworzyć pola niestandardowe, które pomogą Ci analizować dane, lub dodawać w Excelu kolumny działające w podobny sposób.
Co jest lepsze: oprogramowanie do zarządzania projektami czy Excel?
Krótka odpowiedź brzmi: nawet w przypadku projektów o niższym stopniu złożoności lepszym wyborem jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Gdy przechodzisz do bardziej złożonych projektów, bardziej czasochłonnej analizy danych i zaawansowanych technik zarządzania projektami, zdecydowanie lepiej sprawdzi się narzędzie PM.
Narzędzia te zostały zaprojektowane, aby wspierać cykl życia projektu, przechowywać rezultaty i dokumenty projektu, wyświetlać plan działania, zarządzać zależnościami między zadaniami oraz śledzić alokację zasobów.
Jeśli czujesz się przytłoczony swoim oprogramowaniem do zarządzania projektami, nie panikuj. Dostępnych jest mnóstwo szkoleń, które pomogą Ci szybko zdobyć potrzebną wiedzę. Na YouTube możesz znaleźć nawet samouczki i krótkie filmy dotyczące większości narzędzi do zarządzania projektami.
Chcesz lepiej poznać oprogramowanie do zarządzania projektami? Dołącz do naszej społeczności
Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, wzorów i przykładów oraz skontaktuj się na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.
