Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie: jak planować i wdrażać

EPM często wymaga współpracy międzyfunkcyjnej różnych działów i zespołów projektowych, aby zapewnić, że poszczególne projekty w portfolio organizacji są realizowane zgodnie z planem i spełniają określone cele. Choć poszczególne projekty mogą mieć różne cele biznesowe, powinny one być zgodne z celami całego przedsiębiorstwa.

Dzięki EPM organizacje mogą wybierać i ustalać priorytety projektów do realizacji, skutecznie przydzielać zasoby i zarządzać nimi, unikać dublowania pracy oraz kończyć projekty na czas i w ramach budżetu.

Organizacje mogą stosować EPM niezależnie od metodyki zarządzania projektami wykorzystywanej w projektach — niezależnie od tego, czy jest to model kaskadowy, zwinny czy hybrydowy.

Czym zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie różni się od tradycyjnego zarządzania projektami?

Strategie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie koncentrują się na rezultatach, podczas gdy zarządzanie projektami skupia się na poszczególnych produktach końcowych. Sukces projektu mierzy się tym, jak dobrze projekt spełnia potrzeby organizacji, a nie tym, czy osiągnięto kamienie milowe i odblokowano zależności.

EPM opiera się również na podejściu bardziej opartym na współpracy niż tradycyjne zarządzanie projektami. Ponieważ projekty EPM są często współzależne, ważne jest angażowanie interesariuszy w podejmowanie decyzji. Umożliwia to bardziej skoordynowane i efektywne wykorzystanie zasobów organizacji. 

EPM kładzie nacisk na zdolność adaptacji i elastyczność. W obliczu stale zmieniających się celów organizacji EPM musi umożliwiać szybkie reagowanie na zmiany zakresu lub priorytetów. EPM uwzględnia strategiczne cele organizacji, aby angażować interesariuszy w procesy decyzyjne.

EPM wymaga innego podejścia niż tradycyjne zarządzanie projektami, a nawet zarządzanie programami.

Uwaga dotycząca EPMO

Biuro zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPMO) koncentruje się na utrzymywaniu zgodności projektów, programów i portfeli z nadrzędną strategią biznesową, podczas gdy biuro zarządzania projektami (PMO) zajmuje się realizacją projektów i standaryzacją metodyk w ramach działu lub jednostki biznesowej.

 

EPMO działa na poziomie strategicznym w całej organizacji i koncentruje się na nadzorze, optymalizacji zasobów oraz dostarczaniu wartości, podczas gdy PMO zazwyczaj zapewnia wsparcie, narzędzia i wskazówki dotyczące konkretnych projektów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak zaplanować projekt w przedsiębiorstwie

Jako systematyczne podejście do zarządzania projektami w całej organizacji EPM obejmuje siedem konkretnych elementów, które usprawniają procesy biznesowe i zwiększają produktywność.

1. Analiza i kontrola ryzyka: Wczesne identyfikowanie potencjalnych zagrożeń projektowych i opracowywanie planu zarządzania ryzykiem w celu ich ograniczenia
2. Szacowanie projektu: Szacowanie kosztów, harmonogramu i zasobów niezbędnych do realizacji nowego projektu
3. Przegląd metodyki: Ciągła ocena i dostosowywanie systemów, korporacyjnych ram zarządzania projektami, procesów zarządzania i przepływów pracy w celu poprawy realizacji projektów. Polecamy również zapoznać się z naszym przewodnikiem po metodykach zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.
4. Priorytetyzacja problemów i ich eskalacja: Szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów pojawiających się podczas realizacji projektu
5. Zarządzanie czasem: Planowanie, monitorowanie i dostosowywanie harmonogramów projektów
6. Systemy informacyjne: Wykorzystywanie danych do przeprowadzania przeglądów projektów i podejmowania decyzji oraz monitorowania postępów 
7. Szkolenia i mentoring: Zapewnianie pracownikom zasobów potrzebnych do osiągnięcia sukcesu

Każdy z tych elementów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia dowolnego systemu EPM, dlatego należy go dokładnie stosować podczas planowania dowolnego projektu w przedsiębiorstwie.

Jak wdrożyć EPM w organizacji

Oto jak wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie w swojej organizacji:

1. Utwórz inwentaryzację trwających projektów w swojej organizacji, aby poznać aktualny stan portfela projektów przedsiębiorstwa.
2. Utwórz i określ cele biznesowe przedsiębiorstwa, aby zrozumieć, co chcesz osiągnąć.
3. Oceń listę trwających projektów pod kątem celów biznesowych i odpowiednio dostosuj listę projektów, aby była zgodna z tymi celami oraz dostępnymi zasobami.
4. Utwórz system raportowania, który umożliwi zespołom rejestrowanie postępów projektów i monitorowanie ich realizacji względem celów biznesowych. Scentralizowany pulpit zarządzania projektami w przedsiębiorstwie pozwala organizacji zachować widoczność wielu projektów.
5. Monitoruj i kontroluj postępy, uwzględniając regularne ustalanie celów kwartalnych oraz dokumentowanie zdobytych doświadczeń i podjętych decyzji. Wielu dostawców oprogramowania EPM oferuje możliwość tworzenia celów, ich porządkowania oraz monitorowania postępów projektów względem celów.

Korzyści z zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Poświęcenie czasu na zaplanowanie i wdrożenie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie przynosi wiele korzyści:

• Solidny proces wyboru projektów: gwarantuje, że wybrane projekty są zgodne z celami organizacji
• Odpowiedzialność interesariuszy: angażuje interesariuszy w podejmowanie decyzji w organizacji i pociąga ich do odpowiedzialności za rezultaty projektów
• Alokacja zasobów przedsiębiorstwa: usprawnia planowanie zasobów i ich alokację w całej organizacji
• Usprawnione raportowanie projektów: raportuje postępy poszczególnych projektów oraz całej organizacji, aby umożliwić zrozumienie potencjalnych wąskich gardeł i możliwości współpracy

Wyzwania związane z zarządzaniem projektami w przedsiębiorstwie

Oto niektóre typowe wyzwania, z którymi możesz się zetknąć podczas wdrażania zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.

1. Brak poparcia: Jeśli nie masz poparcia zespołu kierowniczego, będziesz mieć trudności z oporem wobec zmian i zaangażowaniem reszty organizacji w proces zmiany. Może to spowodować brak zgodności między celami a ich realizacją.
2. Brak spójnych standardów: Bez solidnych ram zarządzania projektami w przedsiębiorstwie różne biura zarządzania projektami i działy w Twojej organizacji mogą korzystać z różnych metodyk i ram. Może to prowadzić do obniżenia jakości pracy i większych trudności w raportowaniu obejmującym całe przedsiębiorstwo.
3. Brak widoczności i integracji danych: Bez scentralizowanego systemu do śledzenia, raportowania i monitorowania wskaźników kondycji oraz postępów napotkasz opóźnienia w podejmowaniu decyzji i fragmentację danych w odłączonych narzędziach.

Najlepsze praktyki zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Oto trzy najlepsze praktyki, które mogą pomóc Ci wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie:

1. Wykorzystuj OKR-y: Wdrożenie ram celów i kluczowych rezultatów (OKR) do portfeli projektów może pomóc Ci upewnić się, że każdy projekt wspiera cele strategiczne, oraz mierzyć jego wpływ.
2. Wypróbuj modelowanie scenariuszy: Ta technika może pomóc Ci przewidywać ograniczenia, lepiej przydzielać zasoby i planować projekty tak, aby były zgodne z czynnikami zewnętrznymi oraz możliwościami wewnętrznymi. Dostępnych jest wiele narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, które mogą Ci w tym pomóc.
3. Wyjdź poza finansowy zwrot z inwestycji: Podczas oceny projektów używaj złożonego wyniku do tworzenia rankingu i ustalania priorytetów projektów. Może on uwzględniać takie czynniki, jak znaczenie strategiczne, ryzyko i potencjał innowacyjny każdego projektu (obok finansowego zwrotu z inwestycji).

Narzędzia ułatwiające zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie

Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie to wyspecjalizowana forma oprogramowania do zarządzania projektami, która pomaga organizacjom i biuru zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPMO) planować, realizować i śledzić projekty na dużą skalę w całej organizacji.

Oto nasze propozycje najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Najlepsze rozwiązanie do śledzenia rentowności projektów
2. 2. Wrike — Najlepszy wybór pod względem skalowalności
3. 3. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do harmonogramowania zasobów
4. 4. Celoxis — Najlepsze rozwiązanie dla globalnych zespołów zdalnych
5. 5. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do ochrony danych
6. 6. Planview Portfolios — Najlepsze rozwiązanie do dopasowania portfela przedsiębiorstwa do strategii
7. 7. Zoho Projects — Najlepszy do łatwego dostosowywania
8. 8. Quickbase — Najlepszy do standaryzowanych, zautomatyzowanych przepływów pracy
9. 9. Miro — Najlepsze rozwiązanie do współpracy wizualnej
10. 10. Workzone — Najlepszy wybór w przypadku gotowych raportów

Oto lista alternatyw dla Quickbase i alternatyw dla Planview — dwóch popularnych narzędzi znajdujących się na powyższej liście.

Możesz również korzystać z innych narzędzi dla przedsiębiorstw, takich jak oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie i oprogramowanie do obsługi przepływów pracy w przedsiębiorstwie, które mogą dodatkowo zwiększyć produktywność poprzez dostosowanie projektów do celów strategicznych, automatyzację procesów oraz zachowanie spójności między projektami i zespołami.

Czym jest oprogramowanie EPM?

Menedżerowie projektów w przedsiębiorstwach korzystają z oprogramowania EPM do zarządzania różnymi rodzajami projektów — od budowy po wprowadzanie produktów na rynek. Zazwyczaj obejmuje ono funkcje planowania i harmonogramowania projektów, zarządzania zasobami, śledzenia zadań i budżetowania.

Narzędzia EPM mogą również pomóc zoptymalizować wykorzystanie zasobów, zwiększyć wydajność w całym portfelu projektów, identyfikować potencjalne ryzyka i problemy podczas inicjowania projektu lub na wczesnym etapie cyklu życia projektu, a także śledzić postępy projektu.

Przy wyborze oprogramowania EPM weź pod uwagę następujące czynniki: 

• Rozbudowany zestaw funkcji: Oprogramowanie EPM powinno oferować różnorodne funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami, alokacja zasobów i raportowanie projektów, które są niezbędne do zarządzania dużymi i złożonymi projektami. Oprogramowanie powinno również spełniać wszelkie potrzeby specyficzne dla Twojej firmy, takie jak niestandardowe wymagania dotyczące budżetowania lub śledzenia czasu.
• Łatwość obsługi: Oprogramowanie EPM powinno być przyjazne dla użytkownika, aby pracownicy mogli skutecznie rozpocząć korzystanie z narzędzia przy minimalnym czasie potrzebnym na wdrożenie. Wydawanie dużych pieniędzy i poświęcanie znacznej ilości czasu na zakup i wdrożenie oprogramowania nie przyniesie żadnych korzyści, jeśli członkowie zespołu nie będą chcieli korzystać z zakupionego rozwiązania.
• Przystępna cena: Koszty oprogramowania powinny być zgodne z budżetem organizacji.
• Kompatybilność: Oprogramowanie powinno być kompatybilne z innymi aplikacjami używanymi przez Twoją organizację. Ponadto powinno być skalowalne, aby mogło rozwijać się wraz z rozwojem Twojej firmy.

Więcej informacji na temat każdego z powyższych narzędzi (i nie tylko) znajdziesz w tym filmie:

Play Video