Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel w 12 prostych krokach
Niegdyś używane wyłącznie przez profesjonalnych kierowników projektów, postępy technologiczne — w szczególności oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych i wykresów Gantta — sprawiły, że korzystanie z wykresu Gantta stało się dostępne nawet dla osób z niewielkim doświadczeniem w zarządzaniu przepływami pracy.
W tym wpisie na blogu wyjaśnię, dlaczego — zważywszy na wspomniane przeze mnie postępy — w rzeczywistości nie powinno się używać programu Excel do tworzenia wykresów Gantta, a także jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel, jeśli mimo wszystko się na to zdecydujesz.
Czym jest wykres Gantta?
Wykres Gantta to wykres, który pomaga wizualnie organizować i śledzić zadania oraz harmonogramy projektu. Może pomóc Ci zwizualizować harmonogram projektu, pilnować terminów i upewnić się, że projekt przebiega sprawnie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oś pionowa obejmuje wszystkie zadania, które zostaną wykonane w ramach projektu, a oś pozioma przedstawia szacowany czas potrzebny na realizację każdego zadania.
Jeśli więc chcesz zaimponować szefowi i współpracownikom swoimi umiejętnościami zarządzania projektami, dołącz do zwolenników wykresów Gantta — i nie zapomnij założyć kasku.
Dlaczego nie warto tworzyć wykresu Gantta w programie Excel
Chwileczkę — zanim otworzysz program Excel i zaczniesz planować swój kolejny duży projekt, pozwól, że wyjaśnię, dlaczego warto się na moment zatrzymać. Tworzenie wykresów Gantta w programie Excel może być kłopotliwe, ich modyfikowanie trudne, a same wykresy podatne na błędy.
Poza tym, skoro dostępnych jest tak wiele innowacyjnych narzędzi do zarządzania projektami, po co zadowalać się czymś tak podstawowym jak Excel? Zaufaj mi — Twój projekt (i Twoje zdrowie psychiczne) podziękują Ci, jeśli zrezygnujesz z wykresu Gantta w programie Excel (lub wykresu Gantta w Arkuszach Google) i poznasz nowe alternatywy. Oto moje powody:
1. Dostępne są lepsze alternatywy
Istnieje wiele różnych programów do tworzenia wykresów Gantta, zaprojektowanych specjalnie do tego celu. Jedną z zalet oprogramowania do wykresów Gantta jest to, że jest ono znacznie łatwiejsze w użyciu niż Excel i pozwala z łatwością utworzyć profesjonalnie wyglądający wykres Gantta. Ponadto większość oprogramowania do zarządzania projektami ma obecnie wbudowaną funkcję tworzenia wykresów Gantta.
Oto kilka narzędzi i aplikacji do tworzenia wykresów Gantta, których warto używać zamiast programu Excel. Więcej informacji o najważniejszych funkcjach i cenach znajdziesz w naszym pełnym przewodniku po narzędziach do tworzenia wykresów Gantta.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Wykresy Gantta powinny być proste
Wykres Gantta to rodzaj wykresu słupkowego, który pokazuje daty rozpoczęcia i zakończenia różnych zadań w projekcie. Wykresy Gantta powinny być proste, ale Excel je komplikuje, wymagając znacznie więcej pracy przy konfiguracji niż inne narzędzia (co zobaczysz w następnej sekcji).
3. Excel nie został zaprojektowany do tworzenia wykresów Gantta
Excel to program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych i nie został zaprojektowany do tworzenia wykresów Gantta. Oczywiście możesz utworzyć wykres Gantta w programie Excel, ale będzie to wymagało znacznie więcej pracy niż skorzystanie z dedykowanego programu do tworzenia wykresów Gantta. Podobnie Jira nie została zaprojektowana do tworzenia wykresów Gantta i choć istnieją sposoby obejścia problemu umożliwiające tworzenie wykresów Gantta w Jira, lepiej wybrać dedykowane oprogramowanie.
4. Ostatecznie otrzymasz nieuporządkowany wykres
Ponieważ Excel nie został zaprojektowany do tworzenia wykresów Gantta, jeśli spróbujesz utworzyć taki wykres w Excelu, prawdopodobnie będzie on nieuporządkowany. Wynika to z faktu, że Excel nie ma wszystkich funkcji potrzebnych do stworzenia przejrzystego, profesjonalnie wyglądającego wykresu Gantta.
5. Aktualizowanie wykresu będzie trudne
Jeśli będziesz musieć wprowadzić zmiany w wykresie Gantta, będzie to znacznie trudniejsze, jeśli utworzysz go w programie Excel. Wynika to z faktu, że trzeba będzie ręcznie zaktualizować datę rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania, co może być czasochłonne i podatne na błędy.
6. Udostępnianie wykresu nie będzie łatwe
Jeśli chcesz udostępnić wykres Gantta innym osobom, będzie to znacznie trudniejsze, jeśli utworzysz go w programie Excel. Wynika to z faktu, że trzeba będzie wysłać im cały plik programu Excel, który dla niektórych osób może być zbyt duży, aby go otworzyć. Ponadto osoby, które nie mają zainstalowanego programu Excel na swoim komputerze, w ogóle nie będą mogły otworzyć tego pliku.
Tworzenie wykresu Gantta w programie Excel może wydawać się prostym i wygodnym rozwiązaniem, ale nie daj się zwieść — wygoda nie zawsze jest najlepszym wyborem. Excel może być potężnym narzędziem do wykonywania obliczeń i tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, ale nie został zaprojektowany z myślą o zarządzaniu projektami.
Wykresy Gantta wymagają poziomu złożoności, który może być trudny do osiągnięcia w programie Excel, co prowadzi do powstania niejasnego i zagraconego wykresu, który może bardziej przeszkadzać, niż pomagać. Jeśli więc kusi Cię, aby wybrać łatwiejszą drogę i użyć programu Excel do utworzenia wykresu Gantta, zastanów się dwa razy — istnieją znacznie lepsze opcje, które w dłuższej perspektywie ułatwią Ci życie.
Jeśli nadal nie jesteś przekonany, zapoznaj się z naszym pełnym porównaniem oprogramowania do zarządzania projektami i programu Excel.
Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel w 12 krokach
Przejdźmy do kolejnych kroków tworzenia wykresu Gantta w programie Excel, na wypadek gdybyś jednak zdecydował się na tę metodę (ponownie — naprawdę nie powinieneś).
Najpierw wprowadź zadania projektu do arkusza kalkulacyjnego programu Excel. Następnie skonfiguruj oś czasu z datami rozpoczęcia i zakończenia. Potem oblicz czas trwania zadania, dodaj skumulowany wykres słupkowy i sformatuj go zgodnie ze swoimi potrzebami. Na koniec dodaj legendę oraz formatowanie warunkowe dla wskaźników statusu, aby wykres był atrakcyjny wizualnie i łatwy do odczytania.
Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, aby utworzyć wykres Gantta w programie Excel od podstaw. Więcej informacji na temat tworzenia wykresu Gantta znajdziesz tutaj.
1. Utwórz nowy arkusz kalkulacyjny
Otwórz program Microsoft Excel i utwórz nowy dokument arkusza kalkulacyjnego. Dodaj tytuł wykresu Gantta jako nazwę pliku.
2. Wprowadź nazwy poszczególnych zadań
W kolumnie B, w wierszu 1, dodaj opis kolumny „Tytuł zadania”. Następnie, zaczynając od wiersza 2, wprowadź nazwy wszystkich zadań, które należy wykonać w ramach projektu, uporządkowane od pierwszego do ostatniego. Po dodaniu wszystkich nazw zadań zalecam pogrubienie kamieni milowych, aby łatwiej było je znaleźć.
3. W kolumnie C wprowadź tytuł „Właściciel zadania”
Następnie w wierszu 1 przypisz każdemu zadaniu odpowiedzialną za nie osobę. Jest to osoba odpowiedzialna za postęp prac i terminowe ukończenie zadania.
4. Wprowadź tytuł kolumny „Data rozpoczęcia” w pierwszej komórce kolumny D
Wprowadź pierwszą datę rozpoczęcia w komórce D2, a następnie podaj datę rozpoczęcia każdego zadania w kolumnie D, używając formatu numerycznego, takiego jak dd/mm/rrrr, lub innego, który najbardziej Ci odpowiada.
5. Wprowadź tytuł kolumny „Termin wykonania” w pierwszej komórce kolumny E
Następnie wprowadź datę zakończenia projektu w drugiej komórce kolumny D, stosując ten sam format numeryczny, który został użyty dla daty rozpoczęcia.
6. Oblicz czas trwania każdego zadania w dniach
W kolumnie F użyj funkcji „=DAYS360(D3;E3)” i odpowiednio zmieniaj numery wierszy.
Arkusz programu Excel powinien wyglądać tak:
7. Utwórz listę rozwijaną dla statusu zadania
Następnie dodaj status każdego zadania w kolumnie G. Zalecane wskaźniki statusu zadania to:
- Nie rozpoczęto
- Zielony
- Żółty
- Czerwony
- Ukończone
- W toku
8. Dodaj numery WBS
Dodaj numer WBS lub inną numerację ułatwiającą odwoływanie się do zadań w kolumnie A, po lewej stronie nazw zadań.
9. Dodaj zależności
Aby to zrobić, dodaj w kolumnie H kolumnę „Numer WBS zadania poprzedzającego” i uzupełnij ją dla każdego zadania zgodnie z potrzebami.
Teraz arkusz programu Excel powinien wyglądać tak:
10. Wstaw skumulowany wykres słupkowy
Dodaj do arkusza skumulowany wykres słupkowy na podstawie nazw zadań, dat rozpoczęcia i czasu trwania.
W tym samym arkuszu, w którym znajduje się tabela programu Excel, kliknij dowolną pustą komórkę. Na wstążce wybierz kartę Wstawianie, a następnie Wykresy. Skonfiguruj wykres Gantta w programie Excel, wybierając typ wykresu słupkowego, a następnie z menu rozwijanego w kategorii Wykresy na wstążce wybierz opcję Skumulowany wykres słupkowy (nie wybieraj opcji Skumulowany wykres słupkowy 100%).
Następnie kliknij wewnątrz pustego obszaru wykresu, aby otworzyć menu Wybieranie źródła danych.
Na początek musimy nadać nazwę naszym danym projektu (Seria). Umieść kursor w pustym obszarze pod nagłówkiem Nazwa serii i kliknij nagłówek kolumny Data rozpoczęcia w tabeli. Przejdź do pola Wartości serii w oknie Edytowanie serii. W tym miejscu wprowadzisz daty rozpoczęcia zadań. Wystarczy kliknąć małą ikonę strzałki i zaznaczyć wszystkie daty rozpoczęcia.
Następnie powtórz te same czynności dla kolumny czasu trwania.
Zadania na wykresie Gantta prawdopodobnie zostaną wyświetlone w odwrotnej kolejności — najnowsze zadanie znajdzie się na górze, a pierwsza pozycja na dole.
Możesz je po prostu zamienić miejscami. Aby to zrobić, kliknij każdą z pozycji wzdłuż pionowej osi wykresu Gantta, aby zaznaczyć je jednocześnie, a także otworzyć okienko zadań Formatowanie osi. W okienku Formatowanie osi zaznacz pole wyboru Kategorie w kolejności odwrotnej, znajdujące się pod nagłówkiem Opcje osi i podnagłówkiem Pozycja osi.
11. Dostosuj format skumulowanego wykresu słupkowego
Kliknij niebieską część dowolnego słupka na wykresie Gantta, aby jednocześnie zaznaczyć wszystkie paski zadań. Po zakończeniu formatowania każdej serii danych wybierz z menu wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy opcję Formatuj serię danych.
Aby uzyskać dostęp do ustawień Wypełnienie i linia, przejdź do okna Formatowanie serii danych w programie Excel i kliknij ikonę Wypełnienie i linia (przypominającą puszkę z farbą). W sekcji wypełnienia wybierz spośród dostępnych opcji Brak wypełnienia. Jako opcję obramowania poniżej wybierz Brak linii.
Na przykład pogrubiłem etykiety osi dat/zadań i zmieniłem kolor słupków.
12. Dodaj formatowanie warunkowe
Dodaj formatowanie warunkowe do kolumny wskaźnika statusu i dodaj pod tabelą legendę wyjaśniającą wskaźniki statusu, aby zapewnić użytkownikom, takim jak członkowie Twojego zespołu, dodatkowe informacje.
Tak powinien wyglądać wykres Gantta w programie Excel po wykonaniu kroków od 1 do 12.
Czy istnieje szablon wykresu Gantta dla programu Excel?
Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, wykres Gantta jest niezbędnym narzędziem pomagającym utrzymać porządek i realizować wszystko zgodnie z planem. Dostępnych jest wiele szablonów wykresów Gantta dla programu Excel, a wiele szablonów Arkuszy Google można dostosować do pracy w Excelu.
W ramach członkostwa DPM znajdziesz kilka szablonów wykresów Gantta i szablonów harmonogramów projektów, ale ponownie podkreślam, że najpierw warto wypróbować inne wymienione powyżej narzędzia — znacznie ułatwią Ci życie.
A teraz kolej na Ciebie
Tworzenie wykresu Gantta w programie Excel może być trudne, ale jeśli naprawdę chcesz zrobić to w ten sposób, te 12 kroków znacznie ułatwi Ci zadanie. Ponownie, tworzenie wykresu Gantta w programie Excel często nie jest najlepszym rozwiązaniem ze względu na jego nieodłączne ograniczenia.
Zamiast tego najlepszym rozwiązaniem może być użycie specjalistycznego oprogramowania, które zapewni realizację projektu zgodnie z harmonogramem i spełnienie wszystkich oczekiwań. Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, dlaczego nie zapisać się do newslettera The Digital Project, aby otrzymywać więcej wskazówek dotyczących wykresów Gantta i innych powiązanych tematów? Z pewnością nie pożałujesz, że go przeczytałeś.
