Jak przeprowadzić skuteczną retrospektywę projektu

Jako jedno z kluczowych wydarzeń zwinnego zarządzania, czyli ceremonii, retrospektywy są wykorzystywane przez kierowników projektów do oceny współpracy zespołu i doskonalenia jego procesu pracy. Kierownik projektu musi stworzyć bezpieczną przestrzeń, w której podczas sesji można dzielić się otwartymi i szczerymi (a czasem także nieprzyjemnymi) opiniami.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego retrospektywy projektów są ważne?

Udana retrospektywa usprawni procesy projektowe i zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu przyszłych projektów. Oto kilka innych powodów, dla których retrospektywy projektów są ważne:

• Ciągłe doskonalenie: Zespół może zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, a co nie. Wyciągnijcie wnioski z popełnionych błędów i zidentyfikujcie sukcesy, które chcecie powtórzyć. W miarę wprowadzania na tej podstawie zmian w procesach i przepływach pracy zespół będzie się z czasem doskonalić i lepiej współpracować.
• Lepsze budowanie zespołu i praca zespołowa: Retrospektywa to okazja dla zespołu do zacieśnienia więzi. To bezpieczna przestrzeń, w której członkowie zespołu przekazują konstruktywne opinie i zastanawiają się, jak lepiej współpracować w przyszłości. Wykorzystujcie retrospektywy także do świętowania sukcesów, ponieważ poprawia to morale i motywację zespołu.
• Lepsze rozwiązywanie problemów: Zespół może wspólnie rozwiązywać problemy związane z wyzwaniami i przeszkodami, które napotkał podczas projektu, oraz zastanowić się, jak radzić sobie z podobnymi wyzwaniami w przyszłych projektach. Członkowie zespołu mogą również dzielić się najlepszymi praktykami, zwiększając wspólny zasób wiedzy.
• Większa odpowiedzialność: Zbierając zespół w celu omówienia tego, co poszło nie tak, retrospektywy wzmacniają odpowiedzialność i zachęcają członków zespołu do brania odpowiedzialności za swoją pracę. Nie przypisujcie winy za błędy i skupcie się na tym, co należy zmienić, aby uniknąć tych samych błędów w przyszłości.
• Lepsze planowanie projektu: Dokumentowanie ryzyk, założeń projektowych, przeszkód i innych problemów, które wystąpiły podczas projektu, pozwoli uwzględnić je w planach przyszłych projektów.

Jak przeprowadzać retrospektywy projektów

Przyjrzyjmy się kilku praktycznym krokom i wskazówkom dotyczącym prowadzenia skutecznej sesji retrospektywnej dla Twojego projektu.

Krok 1: Zbuduj kulturę zaufania

Skłonienie ludzi do otwartości i przekazywania opinii może być trudne. Jest to jeszcze trudniejsze, gdy w zespole projektowym i wśród interesariuszy panuje brak zaufania. 

• Czy w przeszłości opinie były krytykowane? 
• Czy członkowie zespołu czuli się onieśmieleni, gdy dzielili się pomysłami i opiniami? 
• Czy po przekazaniu opinii podejmowano negatywne działania, które mogły być postrzegane jako kara (na przykład odbierano pewne przywileje)? 
• Czy w przypadku ujawnienia problemów szukano winnych? 

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedziałeś twierdząco, są to niewątpliwe powody, dla których może występować brak zaufania i niechęć do otwartości.

Jak więc skłonić ludzi do otwartości i dzielenia się opiniami? Jak zbudować kulturę zaufania i sprawić, by ludzie czuli się w bezpiecznej przestrzeni?

Możesz spróbować następujących sposobów:

• Zachęcaj do otwartej i szczerej komunikacji: Zadbaj o to, aby członkowie zespołu czuli się doceniani i szanowani. Będą chętniej się otwierać i dzielić informacjami, jeśli będą wiedzieć, że nie zostaną zignorowani ani zmarginalizowani.
• Twórz możliwości współpracy: Mogą to być codzienne spotkania kontrolne dotyczące statusu projektu lub zadania niezwiązane z projektem, takie jak ćwiczenie integracyjne dla zespołu. Jeśli ludzie otrzymają możliwości współpracy, będą swobodniej się komunikować.
• Uczyń informację zwrotną częścią kultury zespołu: W projektach związanych z tworzeniem oprogramowania często zdarza się, że członkowie zespołu poddają swój kod wzajemnym przeglądom przeprowadzanym przez innych członków zespołu w ramach regularnego procesu tworzenia oprogramowania. Poszukaj możliwości zastosowania podobnego rozwiązania w swoim projekcie, aby zespół regularnie otrzymywał i przekazywał pozytywne oraz negatywne informacje zwrotne.

Krok 2: Określ rodzaj informacji zwrotnych, które chcesz zebrać

W trakcie projektu wiele się dzieje, dlatego podczas retrospektywy pojawia się wiele możliwości zebrania szerokiego spektrum informacji zwrotnych. To dobrze, ale może być również przytłaczające.

Planując retrospektywę, określ zakres informacji zwrotnych, które chcesz otrzymać od uczestników. 

Spróbuj określić obszary tematyczne, na temat których chcesz zebrać informacje zwrotne, takie jak:

• Wydajność zespołu: Jak zespół radził sobie podczas projektu? Czy dotrzymano terminów? Czy praca była wysokiej jakości?
• Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy: Czy informacje były przekazywane właściwym osobom, we właściwym czasie i przy użyciu odpowiednich narzędzi? Czy informacji było za dużo lub za mało?
• Rezultat projektu: Czy rezultat projektu spełnił oczekiwania interesariuszy? Dlaczego tak lub dlaczego nie?
• Procesy i narzędzia projektowe: Czy jakieś procesy pomagały w realizacji projektu lub ją utrudniały? Czy procesów brakowało lub było ich zbyt wiele? Czy narzędzia zwinne wykorzystywane w projekcie były pomocne czy szkodliwe?

Krok 3: Zarezerwuj określony czas na retrospektywę projektu

Zarezerwuj i zaplanuj retrospektywę w wyznaczonym terminie w celu przeprowadzenia oceny projektu. Jeśli to możliwe, spróbuj zaplanować spotkanie i wysłać zaproszenia w kalendarzu (lub zaproszenia typu „zarezerwuj termin”) z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.

Podobnie, podczas planowania retrospektywy wyślij wraz z zaproszeniem również agendę (do czego wkrótce przejdziemy).

W zaproszeniu uwzględnij także wszelkie oczekiwania wobec uczestników (na przykład jeśli uczestnicy muszą wykonać zadania przed spotkaniem, takie jak pobranie konkretnego narzędzia programowego).

Agenda spotkania retrospektywnego projektu

Retrospektywa nie musi być bardzo skomplikowanym działaniem. Celem retrospektywy projektu jest uzyskanie informacji zwrotnych na temat projektu, aby wprowadzać ciągłe usprawnienia w kolejnych projektach. 

W związku z tym poniżej znajduje się przykładowa agenda, którą można wykorzystać i dostosować w zależności od długości spotkania:

1. Powitanie i wprowadzenie: Powitaj uczestników sesji, przedstaw prowadzącego i określ cel oraz założenia sesji
2. Przegląd sposobu zbierania opinii: Przedstaw krótkie podsumowanie sposobu zbierania opinii podczas sesji (ustnie, pisemnie, w formie hybrydowej, anonimowo itp.) oraz używanych narzędzi (wirtualna tablica, dyskusja przy okrągłym stole itp.)
3. Omówienie zasad współpracy podczas sesji: Poinformuj uczestników o wszelkich podstawowych zasadach (na przykład: opinie powinny być konstruktywne i szczere, należy przekazywać zarówno pozytywne, jak i negatywne opinie itp.)
4. Zbieranie opinii: Zapisz opinie, które chcesz zebrać, korzystając z wybranego narzędzia.
5. Przegląd opinii z uczestnikami: Omów wszystkie zebrane opinie (te dobre, te złe i te najgorsze). W tej części sesji należy jedynie przedstawić opinie. Pytania i dyskusję dotyczącą konkretnych opinii należy ograniczyć (ma to zapewnić możliwość omówienia wszystkich opinii i zapobiec poświęceniu całego czasu na 1 lub 2 kwestie)
6. Omówienie opinii i pytań: Zbierz przemyślenia, opinie i odpowiedzi uczestników. Czy zgadzają się z przedstawionymi opiniami? Czy należy przekazać dodatkowe spostrzeżenia lub kontekst? Omów i zapisz wyniki.
7. Opracowanie działań i kolejnych kroków na rzecz usprawnień: Na podstawie opinii przeprowadź burzę mózgów, aby określić wnioski i działania, które zespół projektowy może podjąć w celu wprowadzenia usprawnień. W przypadku powtarzających się lub złożonych problemów rozważ przeprowadzenie szybkiej analizy przyczyn źródłowych, aby dokładnie zbadać, dlaczego problem występuje. Poproś ochotników o przejęcie odpowiedzialności za działania następcze lub elementy wymagające usprawnień.
8. Podsumowanie opinii i usprawnień: Przed zakończeniem sesji krótko podsumuj jej przebieg i wyróżnij opinie zapisane w notatkach ze spotkania, a także wszelkie kolejne kroki lub działania, które zostaną podjęte.
9. Podziękowanie i zakończenie sesji: Podziękuj uczestnikom za poświęcony czas i przekazane opinie. Przekaż szczegóły dotyczące ewentualnych zaplanowanych sesji następczych. Poinformuj również, gdzie będą przechowywane opinie zebrane podczas sesji i czy będą później dostępne dla uczestników (na przykład na współdzielonym Dysku Google).

Co dalej?

Dowiedz się więcej o zasadach zwinnego zarządzania, które wyznaczają kierunek retrospektyw, oraz o oryginalnym Manifeście Agile, w którym określono te zasady, a także dołącz do członkostwa DPM, aby uzyskać dostęp do rozmów na Slacku na temat zwinnego zarządzania (i nie tylko) z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych!