Kompletny przewodnik po przepływie pracy związanym z zarządzaniem dokumentami

Prawidłowo wdrożony proces zarządzania dokumentami gwarantuje, że dokumenty są dostępne dla osób, które powinny je widzieć, i niedostępne dla tych, które nie powinny mieć do nich dostępu, zgodnie z wszelkimi obowiązującymi standardami zgodności i przepisami. 

Dowiedz się więcej o innych rodzajach zarządzania procesami pracy tutaj.

Dlaczego procesy zarządzania dokumentami są ważne?

Procesy zarządzania dokumentami są bardzo ważne z następujących powodów: 

• Wydajność: Usprawnienie tworzenia, przechowywania, wyszukiwania i zarządzania dokumentacją ogranicza czas i wysiłek poświęcane na obsługę dokumentów. Gdy proces jest dobrze zorganizowany, każdy, kto powinien znać szczegóły projektu, wie, gdzie uzyskać dostęp do dokumentów, i nie potrzebuje pomocy w znalezieniu każdego elementu. 
• Dostęp i wyszukiwanie: Procesy zarządzania dokumentami są niezwykle pomocne podczas wyszukiwania informacji, zwłaszcza gdy potrzebujesz ich szybko! Uniknij frustracji związanej z przeszukiwaniem wszystkich możliwych miejsc w poszukiwaniu dokumentów, wdrażając proces zarządzania dokumentami. Korzyści te można najskuteczniej osiągnąć poprzez wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który standaryzuje sposób przechowywania, wyszukiwania i ochrony plików.
• Wymogi prawne: Jak wspomniano powyżej, istnieją istotne wymogi prawne, które wpływają na wiele branż i projektów. Branże takie jak farmaceutyczna, opieka zdrowotna, finansowa i administracja publiczna podlegają rygorystycznym wymogom prawnym dotyczącym obsługi, przechowywania i prywatności dokumentów. Solidny, a często również sztywny proces zarządzania dokumentami pomaga zapewnić spełnienie tych wymogów, dzięki czemu projekty i organizacje mogą uniknąć kar prawnych lub finansowych.
• Ścieżka audytu: Kluczowe znaczenie ma posiadanie wiarygodnej ścieżki audytu. Procesy zarządzania dokumentami powinny być zaprojektowane tak, aby tworzyć przejrzystą historię zmian w dokumentach oraz rejestry kontroli dostępu, które są przydatne do śledzenia dokumentu w całym procesie pracy i zapewniania zgodności oraz wydajności operacyjnej. 

Korzyści z procesów zarządzania dokumentami

Procesy zarządzania dokumentami są ważne nie tylko dla całej firmy, ale także ułatwiają życie Tobie jako kierownikowi projektu lub interesariuszowi. 

• Zwiększona produktywność: Według badania przeprowadzonego przez IDC 45% firm stwierdziło, że przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami zwiększyłyby produktywność. Co więcej, możesz przenieść to na wyższy poziom, wykorzystując sztuczną inteligencję do automatyzacji rutynowych zadań, takich jak wprowadzanie danych i wyszukiwanie dokumentów, lub wdrażając orkiestrację przepływów pracy, aby koordynować te automatyzacje między narzędziami i zespołami — dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
• Spójność i standaryzacja: Skutecznie wdrożone i przestrzegane przez wszystkich przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami zapewniają spójną metodę zarządzania wszystkimi dokumentami, dzięki czemu każdy dokument jest przetwarzany w ten sam sposób, co minimalizuje liczbę błędów i niespójności (czyli ogranicza konieczność ponownego wykonywania pracy i czas poświęcany na poprawianie pomyłek). 
• Lepsza współpraca: Stosowane konsekwentnie przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami ułatwiają współpracę między wszystkimi zaangażowanymi stronami, wyznaczając jasne oczekiwania dotyczące tego, jak powinny przebiegać działania i jak należy je dokumentować.
• Jasność co do tego, kto co zrobił i kiedy: Czy kiedykolwiek zastanawiasz się, kto zmienił Twój dokument? Kto zmienił cenę lub dlaczego usunięto jakiś warunek z karty projektu? Przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami mogą temu przeciwdziałać, dokładnie rejestrując, kto, co i kiedy zmienił. 
• Lepsze bezpieczeństwo: Odpowiednie przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami obejmują protokoły bezpieczeństwa, które uniemożliwiają dostęp do poufnych informacji osobom nieupoważnionym. Zwracaj uwagę na bezpieczeństwo, aby uniknąć problemów związanych z naruszeniami bezpieczeństwa danych.
• Lepsza zgodność: Przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami usprawniają zgodność z wymogami regulacyjnymi poprzez tworzenie i przechowywanie właściwej dokumentacji (na przykład za pomocą narzędzia takiego jak Jotform) oraz zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów podczas audytów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proces obiegu dokumentów

Ogólnie rzecz biorąc, oto etapy skutecznego procesu obiegu dokumentów: 

1. Utwórz dokument

Pierwszym etapem przepływu pracy jest utworzenie dokumentu. Dobrą praktyką jest korzystanie z szablonów lub ustandaryzowanych formatów wraz z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, aby zapewnić spójność różnych typów dokumentów. Na przykład umowa może korzystać z szablonu zawierającego standardowe warunki i formatowanie, co gwarantuje spełnienie wszystkich wymogów prawnych bez konieczności kontaktowania się z zespołem prawnym za każdym razem, gdy dokument jest używany. 

2. Śledź wersje

Kontrola wersji zapewnia śledzenie i rejestrowanie zmian w dokumentach. Za każdym razem, gdy dokument jest edytowany lub aktualizowany, system zapisuje nową wersję, często oznaczając ją imieniem i nazwiskiem osoby edytującej oraz datą edycji, a także innymi ważnymi metadanymi dokumentu.

W przypadku szybko realizowanych projektów wiele zmian może czasami zachodzić jednocześnie w czasie rzeczywistym, dlatego kontrola wersji dokumentów oraz korzystanie z pewnego rodzaju oprogramowania do kontroli wersji dokumentów lub oprogramowania do porównywania dokumentów ma kluczowe znaczenie. 

3. Uzyskaj zatwierdzenie dokumentu

Przepływ pracy związany z zatwierdzaniem dokumentów obejmuje weryfikację i uzyskanie akceptacji upoważnionych osób, zanim dokument zostanie sfinalizowany i wykorzystany w działalności operacyjnej. W niektórych przypadkach może być wymaganych kilka poziomów zatwierdzenia.

Proces zatwierdzania dokumentów będzie zależeć od kultury organizacyjnej i zasad obowiązujących w Twojej organizacji w zakresie dystrybucji dokumentów.

Wskazówka eksperta

Ludzie często ignorują prośby o zatwierdzenie, gdy są one wysyłane bez kontekstu lub ludzkiego podejścia. Jeśli chcesz, aby ludzie zatwierdzali rzeczy w odpowiednim czasie, spróbuj wysyłać prośby o zatwierdzenie, gdy jesteś z osobą zatwierdzającą — osobiście lub wirtualnie. W ten sposób osoba zatwierdzająca może od razu przejrzeć dokument i zadać wszelkie pytania, ograniczając konieczność wielokrotnej wymiany wiadomości.

4. Rozpowszechnianie dokumentu

Rozpowszechnianie nowego dokumentu polega na udostępnieniu go, wysłaniu lub zapewnieniu dostępu do niego osobom, które go potrzebują. Przeszkol swój zespół w zakresie tego, gdzie znajdować dokumenty, i prawidłowo skonfiguruj uprawnienia.

Innym sposobem zarządzania dystrybucją dokumentów jest utworzenie procesu wysyłania określonych dokumentów do konkretnych osób w ustalonych odstępach czasu. Przykładem może być skonfigurowanie automatyzacji dla przepływu pracy związanego z zarządzaniem projektem, która będzie co tydzień o określonej porze rozsyłać dokumenty z aktualizacjami dotyczącymi projektu wszystkim interesariuszom projektu. 

5. Przechowywanie dokumentu

Po rozpowszechnieniu dokumentu mogą mieć zastosowanie określone zasady przechowywania dokumentów, które wymagają od Ciebie i Twojej organizacji przechowywania dokumentów przez z góry ustalony czas ze względów operacyjnych lub związanych z zapewnieniem zgodności. Zasady dotyczące przechowywania dokumentów różnią się w zależności od branży. 

Na przykład prawnicy i księgowi zazwyczaj muszą przechowywać dokumenty przez siedem lat (w tym celu można również używać oprogramowania do zarządzania projektami prawnymi lub oprogramowania do zarządzania projektami księgowymi). W dziale zasobów ludzkich ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA) wymaga od pracodawców przechowywania dokumentacji przez co najmniej trzy lata, aby była łatwo dostępna w przypadku sporu z Departamentem Pracy. 

6. Archiwizowanie dokumentu

Archiwizowanie dokumentu polega na przeniesieniu dokumentów, które nie są już aktywnie używane, do bezpiecznej lokalizacji przeznaczonej do długoterminowego przechowywania, z możliwością uzyskania do nich dostępu w razie potrzeby. Archiwizowanie dokumentów pomaga uporządkować aktywną przestrzeń dyskową, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo i dostępność wszystkich dokumentów na wypadek, gdyby były potrzebne w przyszłym projekcie lub w związku z żądaniem dotyczącym zgodności. 

Proces przepływu pracy z dokumentami może w dużej mierze zależeć od funkcji i struktury używanego narzędzia do zarządzania dokumentami. Jeśli potrzebujesz bardziej elastycznego narzędzia, zalecamy wypróbowanie otwartego systemu zarządzania dokumentami.

Rodzaje przepływów pracy z dokumentami

Nie wszystkie przepływy pracy z dokumentami działają w ten sam sposób — niektóre przebiegają według ścisłej kolejności, podczas gdy inne umożliwiają wykonywanie wielu zadań jednocześnie. Oto kilka typowych rodzajów przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami:

• Przepływ pracy sekwencyjny: Dokumenty przechodzą przez zdefiniowaną wcześniej, liniową ścieżkę, w której każdy krok musi zostać ukończony przed przejściem do następnego. Ta metoda zapewnia dokładną weryfikację i zatwierdzanie, ale może być czasochłonna.
• Przepływ pracy równoległy: Wiele zadań lub zatwierdzeń odbywa się jednocześnie, dzięki czemu różni interesariusze mogą pracować nad dokumentem w tym samym czasie. Takie podejście przyspiesza procesy, ale może prowadzić do problemów z kontrolą wersji.
• Dynamiczny przepływ pracy: Znane również jako doraźne przepływy pracy, są to elastyczne procesy, które mogą zmieniać ścieżkę na podstawie określonych warunków lub decyzji podjętych w trakcie przepływu pracy. Te przepływy pracy można dostosowywać, ale zarządzanie nimi może stać się skomplikowane.
• Przepływ pracy oparty na regułach: Automatyzuje kierowanie dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł i kryteriów, zapewniając spójność i ograniczając ręczną ingerencję. Proces ten jest wydajny, ale wymaga dokładnego planowania w celu skonfigurowania odpowiednich reguł.

Przykłady zastosowania przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami

Oto kilka przykładów zastosowań, w których przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami mogą ułatwić Ci życie: 

• Dokumentacja projektu: Przepływ pracy związany z zarządzaniem dokumentami zapewnia prawidłowe wersjonowanie, przechowywanie i dostępność dokumentów dla członków zespołu, umożliwiając efektywne śledzenie projektu i wprowadzanie aktualizacji. 
• Dokumenty strategiczne: Przepływy pracy związane z zarządzaniem dokumentami pomagają utrzymać porządek w dokumentach strategicznych, zapewniając jednocześnie jasność co do tego, co się zmieniło, kiedy to nastąpiło i kto zatwierdził zmiany. Zarządzanie przepływem pracy pomaga również bezpiecznie i efektywnie przekazywać dokumenty strategiczne odpowiednim osobom w celu ich weryfikacji i uzyskania opinii (na przykład dzięki automatycznym powiadomieniom i śledzeniu zatwierdzeń). 
• Zakresy prac (SOW): Po utworzeniu zakresu prac należy koniecznie uzyskać podpis i oficjalne zatwierdzenie SOW przed rozpoczęciem pracy. Automatyzacja przepływu dokumentów pomaga uporządkować ten proces oraz śledzić zmiany i zatwierdzenia na każdym etapie, dzięki czemu warunki projektu są znane i dostępne. 
• Dokumentacja prawna i umowy: Dokumentacja prawna i umowy są często szczególnie wrażliwe, a przepływy pracy związane z dokumentami wspierają bezpieczne przechowywanie, terminową weryfikację i śledzenie zmian w tych dokumentach. Pozwala to zachować zgodność z przepisami i standardami prawnymi oraz zapewnia łatwy dostęp na potrzeby audytów lub postępowań sądowych.
• Dokumentacja działu kadr: Dokumentacja działu kadr jest zazwyczaj zarówno wrażliwa, jak i prawnie wiążąca. Umowy o pracę, porozumienia dotyczące rozwiązania stosunku pracy, podania o pracę, dokumenty dotyczące świadczeń i oceny wyników pracy są doskonałymi obszarami do zastosowania procesów zarządzania dokumentami, aby zapewnić dokładność, poufność i zgodność z przepisami.

Dowiedz się więcej o innych zastosowaniach i korzyściach systemów zarządzania dokumentami.

Jak skonfigurować przepływ pracy związany z dokumentami

Skoro jesteś już gotowy do wdrożenia przepływu pracy związanego z dokumentami, musisz wiedzieć, od czego zacząć. Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć system dostosowany do konkretnych potrzeb Twojego zespołu:

1. Zbierz wymagania: Skonsultuj się z interesariuszami, aby określić rodzaje dokumentów, procesy i potrzeby związane ze zgodnością z przepisami. To pozwoli odpowiednio zaprojektować przepływ pracy.
2. Odwzoruj istniejące procesy: Przeanalizuj obecne procedury obsługi dokumentów, aby zidentyfikować wąskie gardła, nieefektywności i ogólne obszary wymagające poprawy.
3. Zdefiniuj etapy przepływu pracy: Określ każdy etap, przez który będzie przechodzić dokument — od utworzenia po archiwizację. Wskaż działania, osoby odpowiedzialne i punkty decyzyjne.
4. Wybierz odpowiednie oprogramowanie: Wybierz system zarządzania dokumentami lub narzędzie do współpracy nad dokumentami, które odpowiada Twoim wymaganiom i obsługuje zdefiniowany przepływ pracy. Upewnij się, że oferuje niezbędne funkcje, takie jak kontrola wersji i uprawnienia dostępu.
5. Skonfiguruj automatyzacje: Wdróż reguły automatyzacji procesów dla powtarzalnych zadań, takich jak zatwierdzanie dokumentów, powiadomienia i kategoryzacja. Automatyzacja rutynowych procesów ogranicza liczbę błędów, zwiększa wydajność i zapewnia spójność.
6. Skonfiguruj system: Skonfiguruj oprogramowanie zgodnie z niestandardowymi przepływami pracy obowiązującymi w Twojej organizacji, w tym polami metadanych, rolami użytkowników i automatycznymi powiadomieniami.
7. Przeszkol zespół: Zapewnij kompleksowe szkolenie, aby wszyscy użytkownicy rozumieli nowy system i swoje role w ramach przepływu pracy. Ułatwi to sprawne wdrożenie i konsekwentne korzystanie z systemu.
8. Monitoruj i optymalizuj: Regularnie analizuj wydajność nowego przepływu pracy i zbieraj opinie użytkowników. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany, aby zwiększyć wydajność i rozwiązać ewentualne problemy.

More Articles

• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

Narzędzia do przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami

Czasy kopert z pocztą wewnętrzną i dużych zielonych pieczątek zatwierdzających już minęły. Oparte na chmurze narzędzia programowe do obsługi przepływu dokumentów znacznie ułatwiają zarządzanie dokumentami i oferują funkcje tworzenia dokumentów elektronicznych, wprowadzania zmian, ułatwiania zatwierdzania, ustalania zasad przechowywania oraz archiwizowania dokumentów. 

Oto lista najlepszych narzędzi programowych do zarządzania przepływem pracy. Można ich używać zarówno do zarządzania dokumentami, jak i do obsługi innych przepływów pracy.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do identyfikowania ryzyka z wykorzystaniem AI
2. 2. Wrike — Najlepsze rozwiązanie do ponownego łączenia odizolowanych zespołów
3. 3. Moxo — Najlepsze do bezpiecznych portali współpracy z klientami
4. 4. Productive — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania agencją
5. 5. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do złożonej automatyzacji przepływów pracy i zatwierdzania
6. 6. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do orkiestracji przepływów pracy
7. 7. Quickbase — Najlepszy wybór do dynamicznego zarządzania pracą
8. 8. Celigo — Najlepsze rozwiązanie z ponad 1 000 gotowych łączników aplikacji
9. 9. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI
10. 10. Quixy — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia przepływów pracy metodą przeciągania i upuszczania

Powyższa lista obejmuje narzędzia, które świetnie sprawdzają się w zarządzaniu dokumentami, ale co zrobić, jeśli potrzebujesz czegoś więcej? Możesz wypróbować te bardziej wyspecjalizowane opcje: 

• Potężne systemy zarządzania dokumentami (DMS) dla firm, które potrzebują dużej przestrzeni do przechowywania, inteligentnej organizacji i szybkiego wyszukiwania plików, aby zapobiegać bałaganowi i nieefektywności.
• Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi do zarządzania materiałami marketingowymi, logo i zdjęciami produktów, wyposażone w zaawansowane narzędzia do tagowania i zarządzania metadanymi, które ułatwiają lokalizowanie dokumentów cyfrowych.
• Systemy zarządzania dokumentami dla przedsiębiorstw przeznaczone dla dużych firm, które potrzebują zwiększonego bezpieczeństwa, skalowalnej przestrzeni do przechowywania i inteligentnych funkcji indeksowania i wyszukiwania.
• Oprogramowanie do udostępniania plików, którego zespoły mogą używać do wysyłania i odbierania plików między sobą oraz z klientami, przy jednoczesnym zachowaniu właściwej kontroli wersji i zarządzania dostępem
• Oprogramowanie do obsługi przepływu pracy w projektach służące do koordynowania zadań, śledzenia postępów i zarządzania dokumentami w kontekście szerszych celów projektu
• Oprogramowanie do obsługi przepływu pracy typu open source dla zespołów, które potrzebują konfigurowalnych i przystępnych cenowo narzędzi z pełną kontrolą nad funkcjami i integracjami.
• Oprogramowanie do obsługi przepływu pracy dla przedsiębiorstw zaprojektowane dla dużych organizacji w celu zarządzania złożonymi przepływami pracy, usprawniania obsługi dokumentów, zapewniania zgodności z przepisami i integracji z systemami ERP.
• Oprogramowanie do kontroli dokumentów służące do zarządzania uprawnieniami, wersjami i przechowywaniem dokumentów.

Najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy związanego z zarządzaniem dokumentami

Te najlepsze praktyki usprawnią procesy i pomogą uniknąć ponownego wykonywania pracy, nieporozumień oraz problemów:

• Nie lekceważ znaczenia bezpieczeństwa dokumentów. Niektóre dokumenty nie muszą być dostępne dla wszystkich członków zespołu. Czy naprawdę chcesz, aby Twoi pracownicy mieli wgląd w umowy i stawki dotyczące pracowników zatrudnionych na podstawie umów? Nic dobrego z tego nie wyniknie, dlatego zadbaj o skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem wszystkich dokumentów, również tych znajdujących się w zespole projektowym. 
• Zawsze rozważaj automatyzację. Korzystaj z automatyzacji przepływu pracy do zarządzania kontrolą dokumentów, aktualizacjami wersji, kierowaniem dokumentów i zatwierdzeniami. Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest użycie oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy w celu automatyzacji alertów i przypomnień dotyczących przeglądów i zatwierdzeń. Przypomnienie: dokumentowanie przepływów pracy od samego początku usprawni proces ich automatyzacji.
• Wybierz odpowiednie narzędzie do danego zadania. Rozważ solidny system DMS, który zarządza cyklem życia dokumentów i może obsługiwać różne przypadki użycia. Takie systemy mogą również usprawniać powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, zapewniając jednocześnie właściwą kontrolę dostępu i bezpieczeństwo dokumentów. Na przykład placówka medyczna może potrzebować systemu DMS obsługującego zarówno dokumenty elektroniczne, jak i papierowe oraz integrującego funkcje skanowania dokumentów papierowych do systemu komputerowego w celu ich długoterminowego przechowywania.
• Spróbuj zintegrować zarządzanie dokumentami z innymi systemami i procesami biznesowymi. Ułatwi to płynny transfer informacji między systemami i działami. Nie jest to rozwiązanie, które można po prostu skonfigurować i o nim zapomnieć. Integracje wymagają konserwacji, aby nadal działać, ponieważ narzędzia poszczególnych dostawców ewoluują, dlatego należy być gotowym na wprowadzanie zmian po drodze. Typowe integracje zarządzania dokumentami obejmują systemy CRM, oparte na chmurze zarządzanie dokumentami i ich przechowywanie, oprogramowanie do obsługi przepływów procesów oraz inne aplikacje do obsługi procesów biznesowych. 
• Postaw na ciągłe doskonalenie. Oprócz śledzenia zmian w integracjach zarządzanie dokumentami wymaga ciągłego dostosowywania się, aby wykorzystywać nowe technologie i dopasowywać się do zmieniających się praktyk biznesowych. Poproś współpracowników i interesariuszy o opinie oraz szukaj możliwości włączenia sztucznej inteligencji do przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentami tam, gdzie przyniesie ona wartość.

Oprócz wskazówek dotyczących konkretnych przepływów pracy, stosowanie szerszych najlepszych praktyk zarządzania dokumentami, takich jak scentralizowane przechowywanie, jasne uprawnienia dostępu i spójne konwencje nazewnictwa, może podnieść jakość całego ekosystemu dokumentacji.

Aby poznać więcej najlepszych praktyk, zapoznaj się z tymi kursami zarządzania dokumentami.

Bądź na bieżąco z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentami

Zmiany zachodzą szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, co dotyczy w szczególności procesów wspieranych przez technologie, takich jak obiegi dokumentów. Bądź na bieżąco i wyprzedzaj zmiany, dołączając do naszej społeczności, gdzie uzyskasz dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiążesz kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.