Wat is een hulpbron in projectmanagement? 7 belangrijke typen
Wat is precies een hulpbron in projectmanagement? In wezen is het elk soort hulpmiddel dat helpt om een taak te voltooien.
Hulpbronnen zijn belangrijk voor projectmanagers—zonder hulpbronnen loop je het risico dat je onvoldoende arbeidskrachten, apparatuur en materialen, geld, diensten, ruimte en/of tijd hebt om je project te voltooien. Dit kan leiden tot budgetoverschrijdingen, gemiste afhankelijkheden of vertragingen in de planning, en mogelijk tot het mislukken van het project.
Er zijn verschillende nuttige softwareplatforms voor het beheer van hulpbronnen beschikbaar die kunnen helpen het proces voor het beheer van hulpbronnen te stroomlijnen en het gebruik van hulpbronnen te monitoren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een hulpbron?
In projectmanagement wordt een hulpbron gedefinieerd als alles wat nodig is om een project succesvol af te ronden. Dit omvat grondstoffen, operationele benodigdheden, financiering, personeel, technologie en alle andere items of diensten die tijdens de uitvoering van een project nodig zijn.
Hulpbronnen kunnen projectspecifiek zijn, of ze kunnen voor meerdere projecten worden gebruikt. Het is belangrijk om de hulpbronnen die nodig zijn voor het succesvolle blauwdruk voor projectplanning en de op te leveren resultaten nauwkeurig in kaart te brengen voordat het werk begint. Zo kun je het budget op de juiste manier bepalen en ervoor zorgen dat je beschikt over de projectteamleden, apparatuur enzovoort die nodig zijn om het werk uit te voeren.
Als je bijvoorbeeld van plan bent een website te lanceren, moet je rekening houden met wie aan de opdracht zal werken en over welke vaardigheden die persoon beschikt, of het personeel intern werkt of uit externe opdrachtnemers bestaat, de licentiekosten voor benodigde tools, eventuele benodigde hardware (zoals testapparaten) en waar het werk zal plaatsvinden, in het licht van het beschikbare budget en de mijlpalen van het project.
6 soorten hulpbronnen in digitaal projectmanagement
Projecthulpbronnen kunnen materieel, financieel of personeelsgerelateerd zijn. Soorten hulpbronnen zijn onder andere:
1. Arbeid
Arbeid omvat het personeel dat nodig is om een project te voltooien. Tot de verschillende soorten personeel kunnen medewerkers van het bedrijf of externe opdrachtnemers behoren die voor bepaalde taken of functies zijn ingehuurd (zie Diensten voor meer informatie over het inschakelen van externe partijen).
Projectmanagers moeten met stakeholders samenwerken om te bepalen hoeveel menselijke hulpbronnen, gedurende welk percentage van hun tijd en met welke competenties nodig zijn om de projecttaken te voltooien. Let op: niet iedereen die bij het project betrokken is, is voor elke afzonderlijke taak nodig.
Na het beoordelen van de projectomvang en de benodigde inspanning begint de projectmanager met het plannen van hulpbronnen op basis van projectmijlpalen en de beschikbaarheid van hulpbronnen. Het bijhouden van beschikbare hulpbronnen helpt overbelasting en burn-out te voorkomen.
2. Apparatuur en materialen
Apparatuur en materialen omvatten een breed scala aan benodigdheden die nodig zijn voor het project. Dit zijn hulpbronnen die tijdens de voltooiing van een project worden verbruikt.
Voor digitale projecten kan dit hardware omvatten, zoals computers of servers, of kantoorbenodigdheden. Bij beheer van hulpbronnen in de bouw kan dit variëren van productieapparatuur en grondstoffen die nodig zijn voor een productieproces tot voertuigen—alles wat nodig is om het werk uit te voeren.
Dezelfde apparatuur kan voor meerdere verschillende projecten binnen een portfolio worden gebruikt; naarmate het aantal projecten groeit, neemt echter ook de behoefte aan apparatuur toe.
3. Geld
Elke projectmanager weet dat projectbudgetten essentieel zijn. Dat komt doordat financiële middelen nodig zijn om andere soorten projectmiddelen aan te schaffen. Om projectkosten te reguleren en de door je organisatie vastgestelde winstgevendheidsdoelen te behalen, is het essentieel voor projectsucces om je aan het vastgestelde budget te houden—vooral wanneer je meerdere projecten tegelijk probeert te beheren.
4. Ruimte
Ruimte verwijst naar fysieke locaties die worden gehuurd of naar eigen inzicht van een team worden gebruikt; dit kan kantoorruimte omvatten die met een vorige huurder wordt gedeeld, of een locatie die specifiek is voor de vereisten van een bepaalde opdracht. De ruimtebehoeften moeten over de projectfasen heen in kaart worden gebracht en doorgaans ruim van tevoren worden toegewezen vanwege de relatieve schaarste ervan.
5. Diensten
Externe leveranciers vormen voor veel projecten een hulpbron. Als een bedrijf niet al over het benodigde personeel beschikt om diensten te leveren die als onderdeel van de projectscope zijn overeengekomen, kan het nodig zijn om voor die dienst een beroep te doen op een derde partij.
Leveranciers zijn externe entiteiten die goederen of diensten leveren die in het project worden gebruikt (lees meer over leveranciersbeheer en het beheren van onderaannemers). Voorbeelden zijn een IT-professional of grafisch ontwerper. Voor digitale projecten kunnen diensten ook licentiekosten voor softwaretools, serverkosten of juridische ondersteuning omvatten voor opdrachten waarbij sprake is van aanzienlijke aansprakelijkheid.
6. Tijd
De hoeveelheid tijd die je hebt om een project af te ronden, bepaalt de werkprocedures die je volgt om dat project te beheren. Inzien dat de tijd beperkt kan zijn wanneer zich problemen voordoen, is essentieel om flexibel te blijven en het project op schema te houden.
Wat is middelenbeheer?
Projectmiddelenbeheer is het proces van het verkrijgen, gebruiken en monitoren van de middelen die nodig zijn om een bepaald project van begin tot eind af te ronden.
Hier volgt een samenvatting van het proces:
- Tijdens de middelenplanning helpt het opstellen van een plan voor middelenbeheer en het naleven daarvan om middelenmanagers goed voor te bereiden op succes. Projectmanagers kunnen middelenprognoses gebruiken om huidige en toekomstige projecten actueel te houden. Dit kan voor één project worden gedaan of voor meerdere projecten tegelijk.
- Tijdens de uitvoerings- en monitoringfasen van de projectlevenscyclus kunnen hulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen, werkuitsplitsingsstructuren, middelenregistratie en andere datavisualisaties je op de hoogte houden van de beschikbaarheid van middelen en de voortgang van het project meten aan de hand van mijlpalen en doelstellingen.
- Je kunt ook technieken voor middelenbeheer gebruiken, zoals middelenegalisatie, om een efficiënt middelenrooster op te stellen.
- Een slimme toewijzing van middelen helpt ervoor te zorgen dat aan de projectvereisten op tijd en binnen budget wordt voldaan. Door verschillende methoden voor de toewijzing van middelen te gebruiken, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.
Waarom zijn middelen belangrijk bij projectmanagement?
Zonder voldoende middelen kan het voor een projectmanager moeilijk zijn om de projectdoelstellingen binnen de geplande projecttermijn te behalen. Een onjuiste toewijzing van middelen bij het opstellen van de middelenkalender kan leiden tot vertragingen, tekorten of zelfs tot mislukte projecten.
Afhankelijk van het type project dat je beheert, kunnen verschillende soorten middelen nodig zijn. Sommige projecten, zoals projecten in de bouwsector, hebben bijvoorbeeld uitgebreidere behoeften op het gebied van apparatuur of materialen dan andere, of hebben gespecialiseerde softwareoplossingen voor bouwprojectmanagement nodig. Elk van de verschillende soorten middelen heeft zijn eigen rol bij het waarborgen van een succesvol projectresultaat. Ook hebben logistieke projecten vaak te maken met complexe vereisten voor materiaalverwerking, transportcoördinatie en naleving van regelgeving, waardoor middelenbeheer vooral belangrijk is om vertragingen bij zendingen of wettelijke sancties te voorkomen.
Lees hier meer over waarom effectief middelenbeheer belangrijk is in projectmanagement.
Wat nu?
Begin je middelen bij te houden met projectmanagementsoftware, software voor middelenplanning of een gratis tool voor middelenbeheer. Op zoek naar de juiste tool voor middelenbeheer? Bekijk deze handleiding voor een demonstratie van software voor middelenbeheer om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
