4 leiders vertellen ons: het eerste wat ze zouden doen als een projectmanager plotseling ontslag nam
Transitieplan: Het bijhouden van een actueel transitieplan is cruciaal voor de continuïteit van een project nadat een kernlid vertrekt.
Risicobeoordeling: Een snelle risicoanalyse uitvoeren is essentieel om mogelijke blokkades te identificeren voordat een teamlid wordt vervangen.
Vervangingsstrategie: Bepaal op basis van de kwaliteit van de documentatie of je een vertrekkende projectmanager vervangt of zonder projectmanager verdergaat.
Voordeel van vertrouwdheid: Het inzetten van vertrouwde medewerkers als vervanging kan de overgang versoepelen, maar voldoende personele middelen blijven noodzakelijk.
Systematische personeelsinzet: Een efficiënt systeem voor personeelsinzet helpt om vacatures snel in te vullen zonder chaos te veroorzaken.
Een projectmanager die halverwege een project vertrekt, is een van de meest ontwrichtende dingen die kunnen gebeuren. De eerste reflex is misschien paniek — maar ervaren leiders hebben een plan van aanpak. Dit is wat ze daadwerkelijk als eerste doen en waarom voorbereiding vóór de crisis net zo belangrijk is als de reactie tijdens de crisis.
Pak het transitieplan erbij — als je er een hebt
De belangrijkste stap wanneer een essentieel teamlid vertrekt, is weten hoe je documentatie ervoor staat. Voor Bill Dow, Director of Enterprise PMO bij UW Medicine, betekent dat rechtstreeks naar een transitieplan gaan dat altijd actueel had moeten worden gehouden. "Elke PM moet hoe dan ook een transitieplan hebben," zegt Dow. Hij voegt eraan toe: "Een transitieplan is de eerste plek waar ik kijk. Daarom zorg ik er altijd voor dat ze actueel zijn." Volgens zijn ervaring betekent een gereed transitieplan, wanneer een PM om welke reden dan ook halverwege een project vertrekt, dat een opvolger onmiddellijk inzicht kan krijgen in de status van het project en belangrijke documenten kan vinden — zonder dat er eerst van alles moet worden uitgezocht.
Elke PM moet hoe dan ook een transitieplan hebben. Dat is de eerste plek waar ik kijk.
Beoordeel onmiddellijk de risico's en breng verborgen obstakels aan het licht
Voordat je zelfs maar nadenkt over wie de lege plek gaat opvullen, is een snelle risicoanalyse de verstandigste stap. Nalini Vadivelan, Senior Principal Technical Program Manager bij Oracle, vertelt waar haar gedachten als eerste naartoe gaan: "Als een projectmanager halverwege een project vertrekt, is het allerbelangrijkste om te vragen: 'Is er iets dat een groot risico vormt voor het project?' Zoek dat gewoon uit. Zijn er obstakels? Dat moet je uitzoeken en die risico's beheren." Het doel is niet om iemand de schuld te geven — het gaat erom alles aan het licht te brengen wat het project stilletjes kan ontsporen als het niet wordt onderzocht.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Als een projectmanager halverwege een project vertrekt, is het allerbelangrijkste om te vragen: ‘Is er iets dat een groot risico vormt voor het project?’ Waren er obstakels? Dat moet je uitzoeken en die risico’s beheren.
Bepaal of je een vervanger moet inschakelen of moet doorgaan
Nadat je die eerste risicoanalyse hebt uitgevoerd, staat het management voor een keuze. Vadivelan formuleert het duidelijk: "Je hebt twee opties: iemand nieuws bij dit project betrekken of doorgaan met het project zonder de PM." De doorslaggevende factor hangt volgens haar vaak af van hoe gedisciplineerd het vertrekkende teamlid was in zijn of haar manier van bijhouden: "Als alles goed werd bijgehouden, denk ik dat elke andere PM die erbij wordt gehaald vanaf daar verder zou moeten kunnen gaan." Goede documentatie garandeert geen soepele overgang, maar zonder documentatie is geen van beide opties realistisch.
Leun op vertrouwde mensen als dat kan
Wanneer een vervanger nodig is, is een nieuw gezicht niet altijd de beste optie — soms is het iemand die al dicht bij het werk staat. Marissa Taffer, oprichter en president van M. Taffer Consulting, beschrijft een dergelijk scenario uit haar eigen ervaring: "Een van de grote projecten die ik deed, ontstond doordat de PM uiteindelijk vertrok en ik er al was om ander werk te doen. Ze vroegen: 'Zou je dit project misschien weer op je kunnen nemen? De context die ik al had, heeft enorm geholpen.'" Maar zelfs met die context vereiste de omvang van het werk nog extra ondersteuning: "Toen ik erbij kwam, had ik nog steeds een tweede partner nodig. Het project was zo groot." De les: bij grote, complexe projecten is vertrouwdheid met het werk een voordeel, maar daarmee vervalt de behoefte aan voldoende middelen niet.
Een van de grote projecten die ik deed, kwam doordat de PM uiteindelijk vertrok en ik er al was om ander werk te doen. Ze vroegen: ‘Zou je dit project weer op je willen nemen? De context die ik al had, hielp enorm.
Ga snel aan de slag met personeelsbezetting — met het juiste systeem
Wanneer een plek vrijkomt, is snelheid belangrijk. Maar snelheid zonder systeem zorgt alleen maar voor meer chaos. Alexandria O'Bannon, personeelsmanager (manager projectactiviteiten) bij JUMP! Foundation, heeft een werkstroom opgezet die speciaal is ontworpen om de tijd die nodig is om beschikbaar talent te identificeren en in te zetten, te verkorten. "Een van de grootste knelpunten waar ik tegenaan loop, is de tijd die het me kost om ongeveer 300 dingen door te nemen", legt ze uit — daarom heeft ze het proces voor het inzetten van personeel volledig gestroomlijnd: "Ik zet al mijn komende vacatures [in een systeem], klik alle regio's aan waar ik mensen naartoe wil sturen en het genereert een lijst voor me van wie in welke landen op welke data beschikbaar is, waarna ik het personeel van daaruit inzet." Het resultaat is een snelle respons die wat vroeger een tijdrovend heen-en-weerproces was, verandert in een vrijwel onmiddellijke koppeling.
Ik zet al mijn komende vacatures [in een systeem], klik alle regio’s aan waar ik mensen naartoe wil sturen en het genereert een lijst voor me van wie beschikbaar is
De beste voorbereiding vindt plaats vóór de crisis
De rode draad in al deze aanpakken is dat de PM's die het beste omgaan met plotselinge vertrekken, niet vanaf nul reageren — ze voeren een plan uit dat ze al hebben opgesteld. Actuele overdrachtsdocumenten, gedisciplineerde projectregistratie en personeelsbezettingssystemen die zijn ontworpen voor snelheid: geen van deze zaken kan tevoorschijn worden getoverd op het moment dat een ontslag binnenkomt. Het beste moment om je voor te bereiden op het vertrek van een kernteamlid is ruim voordat het gebeurt. Wanneer die dag aanbreekt — en uiteindelijk zal dat gebeuren — komt het verschil tussen een kleine verstoring en een volledige crisis vaak neer op het werk dat al lang voordat iemand afscheid nam, was gedaan.
Wil je meer inzichten zoals deze? Maak een gratis DPM-account aan om van meer experts zoals deze te horen.