4 meilleures méthodes d’allocation des ressources en gestion de projet
En théorie, la gestion des ressources semble simple : décomposer un projet en tâches, affecter les ressources nécessaires à l’exécution de chaque tâche et voilà : le projet est terminé ! En pratique, cependant, les choses ne se déroulent jamais exactement comme prévu.
Les membres de l’équipe doivent souvent répartir leur temps entre plusieurs projets, les employés prennent des congés maladie et les tâches prennent plus de temps que prévu : ce ne sont là que quelques-uns des pièges susceptibles de menacer les délais d’un projet.
Il existe plusieurs méthodes pour réduire et gérer les contretemps, et les logiciels d’allocation des ressources sont d’une grande aide pour maintenir votre processus d’allocation des ressources adaptable afin d’éviter l’échec du projet.
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4 méthodes clés d’allocation des ressources
La compréhension des techniques de gestion des ressources est essentielle pour élaborer des stratégies de gestion de plusieurs projets efficaces. Sans plus attendre, voici 4 méthodes d’allocation des ressources que vous pouvez utiliser pour gérer les ressources et vos projets.
1. La méthode du chemin critique
La méthode du chemin critique (CPM) est une stratégie préventive visant à maintenir un projet dans les limites de temps imparties. La CPM calcule les dates de début et de fin les plus précoces et les plus tardives possibles d’un projet en partant du principe que :
- Certaines tâches d’un projet dépendent d’autres tâches, et
- La première tâche doit commencer suffisamment tôt pour terminer les tâches restantes avant la date limite souhaitée
La plus longue série de tâches dépendantes d’un projet représente les tâches prioritaires qui se trouvent sur ce que l’on appelle le chemin critique. Les tâches situées en dehors du chemin critique disposent d’une marge ; elles peuvent être retardées sans prolonger la durée du projet.
En définissant un ordre de priorité clair pour les tâches avant le début d’un projet, la CPM favorise une planification efficace des ressources. Elle permet également d’effectuer un suivi précis et des ajustements simples pendant le projet afin de garantir le respect du calendrier.
Malgré son optimisation de la gestion du temps, la CPM fait l’objet d’une critique : elle ne permet pas le multitâche. Tant que le chemin critique est en cours, l’équipe ne peut pas avancer sur les tâches du projet qui se situent en dehors du chemin critique. Bien que cela signifie que moins de ressources sont utilisées à un moment donné, cela signifie également que ces ressources doivent être disponibles plus longtemps.
2. La méthode de la chaîne critique
La méthode de la chaîne critique (CCM) est une technique de planification de projet plus récente, issue de la CPM, qui présente quelques différences essentielles. Alors que la CPM crée un calendrier de projet fondé sur les dépendances entre les tâches, la CCM modifie le calendrier pour tenir compte des limites liées aux ressources. Elle peut donc être utilisée indépendamment ou conjointement avec la CPM.
La CCM n’accorde pas non plus la même importance à la recherche d’une solution optimale que la CPM. Avec la CCM, terminer le travail est suffisant. En contrepartie de la perfection, la CCM répond toutefois à la critique concernant le multitâche formulée à l’encontre de la CPM et offre davantage de latitude en cas de contretemps.
Pour tenir compte de la disponibilité des ressources, la CCM inclut des périodes tampons dans la durée totale du projet. Ces tampons contribuent à garantir l’achèvement du projet dans les délais de plusieurs façons :
- Le tampon du projet ajoute du temps entre la fin du projet et la date d’échéance prévue afin d’absorber les éventuels retards.
- Les tampons d’alimentation sont des périodes supplémentaires à la fin des chaînes non critiques qui peuvent donner de la marge à la chaîne critique (par exemple, l’ajout d’un délai de grâce pour tenir compte des jours fériés).
- Un tampon de ressources est placé au début de la chaîne critique afin de laisser le temps de réunir les ressources nécessaires avant le début de celle-ci.
- Un tampon de capacité met des ressources supplémentaires en réserve afin d’éviter les retards en cas de problème soudain. Cependant, comme cela augmente le budget, cette solution est utilisée moins souvent que les autres types de tampons.
Bien que la CCM ait été créée pour rationaliser l’utilisation des ressources, son recours aux tampons facilite également le suivi des ressources. Si le chef de projet constate que les tâches prennent plus de temps que prévu et réduisent les tampons disponibles, il peut alors planifier la manière de rattraper le retard et d’éviter le report de la date d’échéance du projet.
3. Le nivellement des ressources
Malgré des méthodes telles que le chemin critique et la chaîne critique, qui optimisent l’efficacité et dégagent du temps supplémentaire pour faire face aux imprévus, il arrive que le plan de projet doive être modifié.
Avec le nivellement des ressources, le chef de projet modifie le calendrier du projet, notamment les dates de début et de fin, en fonction de la disponibilité des ressources. Le nivellement des ressources est avantageux, car il réduit la demande et protège les travailleurs contre une surcharge d’engagements pouvant mener à l’épuisement professionnel. Il donne également à l’équipe de projet le temps d’allouer les ressources plus efficacement, en fonction des personnes les mieux qualifiées pour accomplir le travail, plutôt que de se précipiter de manière désordonnée pour terminer les tâches.
Il existe diverses techniques de nivellement des ressources. Commencez par calculer la quantité de travail que les membres de l’équipe effectueront en fonction de leur capacité. Comparez ensuite l’offre à la demande. Les membres de l’équipe possédant les compétences nécessaires pour exécuter les tâches du projet sont-ils disponibles au moment où vous en avez besoin ? Si la disponibilité des ressources ne correspond pas à la demande, replanifiez la tâche à un autre moment (après en avoir bien sûr vérifié la possibilité avec les parties prenantes de votre projet !)
Bien que le nivellement des ressources semble idéal en théorie, il n’est pas toujours réalisable en pratique. Seuls certains types de projets permettent de disposer de dates de fin flexibles. De plus, le nivellement des ressources peut parfois entraîner des coûts plus élevés.
4. Lissage des ressources
Contrairement au nivellement des ressources, le lissage des ressources cherche à réduire la demande tout en respectant les contraintes de temps définies. Dans le cadre du lissage des ressources, le chef de projet modifie la planification des ressources et leur allocation selon les besoins et, dans certains cas, fait appel à des ressources supplémentaires pour achever le travail.
Des stratégies de gestion de projet efficaces sont essentielles pour assurer une allocation appropriée des ressources et atteindre les objectifs du projet.
En tant que chef de projet, vous avez probablement déjà pratiqué le lissage des ressources sans même vous en rendre compte — par exemple, en faisant appel à une personne plus expérimentée capable d’accomplir le travail du projet en moins de temps. L’utilisation d’un outil de planification des ressources peut contribuer à simplifier ce processus.
Étapes pour une allocation efficace des ressources
En pratique, vous utiliserez probablement une combinaison d’approches d’allocation des ressources au sein d’un même projet. Pour mettre en œuvre efficacement l’allocation des ressources, suivez les étapes suivantes :
1. Élaborer un plan de gestion des ressources du projet
Un plan de gestion des ressources du projet présente la stratégie complète d’allocation des ressources, la création d’un calendrier des ressources et d’une structure de répartition des ressources, ainsi que l’utilisation des ressources au cours d’un projet. Cela comprend le matériel et les installations loués, les matériaux achetés et, surtout, les membres de l’équipe.
Je recommande de partager le plan des ressources avec toutes les personnes concernées. Une communication appropriée peut contribuer à prévenir des problèmes tels que la concurrence entre les ressources, notamment lorsqu’il s’agit de travailleurs suraffectés ou surchargés d’engagements.
Vous pouvez personnaliser les plans de ressources en fonction de vos priorités, ce qui vous permet de suivre tout ce dont vous avez besoin tout au long du cycle de vie du projet. De plus, ils renforcent la responsabilisation et le moral de l’équipe.
2. Utiliser un logiciel de gestion des ressources
Comme les plans de gestion des ressources, les logiciels de gestion des ressources aident les chefs de projet à suivre tout ce dont ils ont besoin, ce qui est particulièrement important si vous supervisez plusieurs projets ! Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des ressources en complément de votre plan de gestion de projet.
Il existe de nombreuses options de logiciels de gestion des ressources, notamment des outils axés sur les prévisions, la planification et le suivi. Consultez notre liste des meilleurs logiciels de gestion des ressources. J’y ai inclus des solutions adaptées à tous les budgets et à tous les niveaux de compétence.
En savoir plus sur le choix du logiciel de gestion des ressources adapté ici.
3. Tirez parti des éléments visuels
Une structure de découpage du projet décrit et définit les résultats et les activités d’un projet. Présenter les tâches dans un diagramme facile à suivre peut aider à clarifier les responsabilités au sein de votre équipe et à lui montrer comment chaque composant du projet s’assemble pour assurer une livraison réussie.
Utilisez un logiciel de structure de découpage du projet ou un modèle de structure de découpage du projet pour créer cet élément visuel et illustrer le déroulement du projet ainsi que l’enchaînement des tâches. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt pour suivre les tâches avec des heures de début et de fin définies.
En savoir plus sur les représentations visuelles de la planification des ressources ici.
4. Méfiez-vous des raccourcis
Il existe d’autres méthodes d’allocation des ressources, telles que l’accélération et la compression du calendrier. Bien qu’elles soient parfois nécessaires, elles entraînent des coûts élevés. Accélérer le travail peut accroître le risque lié aux ressources et réduire la qualité du produit final. De plus, l’accélération ne fonctionne pas lorsque les tâches se chevauchent.
La compression du calendrier consiste à concentrer les efforts sur les tâches critiques et à ajouter des ressources alternatives pour les réaliser. Cela augmente le budget et peut retarder d’autres projets auxquels ces ressources contribuent. Si ce compromis ne vous dérange pas, la compression du calendrier est toutefois un moyen de réduire le délai d’achèvement du projet.
Découvrez d’autres modèles d’allocation des ressources ici. Un exemple d’allocation des ressources étape par étape peut montrer comment le processus global fonctionne en pratique.
Et ensuite ?
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