¿Qué es un plan de gestión de recursos y cómo crear uno?
¿Qué es un plan de gestión de recursos?
Un plan de gestión de recursos describe cómo se asignarán, programarán y gestionarán los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para entregar correctamente el alcance del proyecto.
Identifica qué recursos se necesitan, cuándo se necesitan y cómo se utilizarán a lo largo del proceso de gestión de los recursos del proyecto. Los recursos pueden incluir miembros del equipo, presupuesto, equipos, materiales y otros activos responsables de la gestión de recursos en todo el proyecto.
¿Para qué sirve un plan de gestión de recursos?
Los planes de gestión de recursos cumplen varias funciones fundamentales en los proyectos y facilitan lo siguiente:
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- Accesibilidad: los miembros del equipo del proyecto, así como los gestores de recursos y de proyectos, pueden editar y revisar partes del plan de recursos.
- Transparencia: los planes de gestión de recursos permiten que todos los gestores de proyectos de una organización vean lo que está sucediendo y programen los recursos basándose en los planes de otros gestores y en sus propias necesidades. También se utilizan para hacer un seguimiento de información como la ubicación de los equipos o el estado de los miembros del equipo.
- Precisión: los planes de gestión de proyectos y los planes de recursos deben actualizarse en tiempo real, para que los gestores de proyectos dispongan de información actualizada y precisa al tomar decisiones.
Plantilla de plan de gestión de recursos [Descargar]
Esta hoja de cálculo de asignación te facilitará el seguimiento de las tarifas por hora de los miembros de tu equipo y de los costes asociados. Está en formato de Google Sheets, pero puedes importar fácilmente una copia a Excel si lo prefieres. Solo tienes que seleccionar Archivo y después "Hacer una copia" o "Descargar".
Qué incluir en un plan de gestión de recursos
Estos son los elementos esenciales que debes incluir en tu plan de gestión de recursos:
1. Asignación de responsabilidades
Define claramente la titularidad, las responsabilidades, las aprobaciones y los entregables de todo el equipo del proyecto. Muchos equipos utilizan un diagrama RACI para aclarar quién es responsable, quién rinde cuentas, a quién se consulta y quién debe estar informado durante toda la ejecución.
Los empleados y los gestores también pueden utilizar un software de gestión de proyectos para estimar la duración de una tarea específica, asignar funciones concretas y generar un calendario manejable.
2. Estimaciones de recursos
Estima las personas, el tiempo, el presupuesto, las herramientas y las habilidades necesarios para completar el proyecto correctamente. Esto incluye evaluar la capacidad del equipo, identificar las carencias de habilidades y determinar si es necesario contratar personal adicional o externalizar tareas.
Recomendamos utilizar un software de programación de recursos para gestionar uno o varios de estos elementos, incluida la capacidad del equipo, las habilidades y las herramientas o equipos.
3. Diagramas de gestión de recursos
Los gráficos de duración y de histograma te ayudan a ti y a tu equipo de proyecto a comprender mejor cómo encajan en el calendario los recursos que estás planificando utilizar. Los histogramas ayudan a los directores de proyectos a señalar y resolver los problemas de sobreasignación antes de que se conviertan en inconvenientes. Muchas herramientas de programación de proyectos simplifican este proceso al ofrecer opciones integradas para generar informes y gráficos de gestión de recursos.
4. Dependencias del proyecto
Una dependencia del proyecto se produce cuando un miembro del equipo no puede completar sus tareas sin que se complete una tarea anterior o sin otro recurso.
Una dependencia de recursos se produce cuando una tarea requiere que la complete un miembro específico del equipo, pero esa persona no está disponible. Si una tarea puede ser completada por varios miembros del equipo, no depende de un recurso específico.
5. Alternativas
Seleccionar métodos, planes y tecnologías alternativos siempre es importante al elaborar un plan de gestión de recursos.
Contar con varias alternativas puede influir positivamente en los costes, el calendario y la fiabilidad del proyecto. Estos enfoques alternativos se pueden revisar y combinar para lograr una planificación de recursos más eficiente.
¿Por qué son importantes los planes de gestión de recursos?
La gestión de recursos es importante por los siguientes motivos:
1. Calendarios de proyecto más precisos
Incluir un calendario detallado ayuda a eliminar las conjeturas del calendario del proyecto y proporciona un programa del proyecto preciso para que los directores y los equipos puedan medir los hitos y el progreso del proyecto. Esto ayuda a los directores de proyectos a establecer expectativas favorables para las partes interesadas y los clientes.
2. Mayor satisfacción de los empleados y del equipo
Al cuantificar el trabajo que un empleado puede realizar, los directores de proyectos pueden tomar decisiones estratégicas más acertadas sobre quién participa en un proyecto y cuándo. Esta es una habilidad clave de gestión de recursos y da lugar a una carga de trabajo más realista y manejable para los miembros del equipo. Los miembros del equipo pueden acabar fácilmente sobrecargados de trabajo, del mismo modo que los recursos pueden utilizarse en exceso. Esto puede tener efectos secundarios a largo plazo: el estrés laboral puede afectar al sueño, la salud y la satisfacción general con el trabajo.
Con una gestión eficaz de los recursos, los directores de proyectos pueden identificar las carencias de un proyecto y obtener más información sobre si el «grupo de recursos» es suficiente o si deben contratar temporalmente a alguien.
3. Estimaciones de recursos precisas
Los planes de gestión de recursos garantizan que las empresas utilicen eficazmente los recursos de los que disponen y creen una carga de trabajo equilibrada.
Con un buen plan de gestión de recursos, es más fácil elaborar estimaciones del proyecto. Los directores de proyectos pueden desglosar dónde asignar los recursos en función de los costes y el presupuesto asociados, y después calcular mejor los costes y los márgenes del proyecto. También puede ayudarles a planificar los recursos para varios proyectos que se completarán simultáneamente.
4. Mejora del flujo del proyecto
Un plan de gestión de recursos proporciona información transparente a todas las partes interesadas, lo que mejora la responsabilidad y mantiene informados a los miembros del equipo sobre en qué están trabajando y cuándo. Esto agiliza las transiciones entre las fases del proyecto.
5. Mayor transparencia y comunicación
Los planes de gestión de recursos del proyecto resuelven algunos de los retos más habituales de la gestión de recursos, entre ellos:
- Proyectos que compiten por los recursos
- Falta de comunicación sobre las funciones y responsabilidades
- Desalineación con la disponibilidad de recursos debido a una mala planificación de la capacidad del proyecto (que difiere de la planificación de recursos)
Mantener accesibles los planes de gestión de recursos para todos los directores de proyectos y miembros del equipo de una organización garantiza que todos tengan una visión general del uso actual de los recursos y que trabajen con la misma información al resolver conflictos.
Cómo crear un plan de gestión de recursos
Sigue estos pasos clave para crear un plan de gestión de recursos:
- Define las necesidades de recursos: Revisa el alcance y el presupuesto de tu proyecto para identificar las personas, habilidades, herramientas y materiales que necesitarás para completar el trabajo correctamente (por ejemplo, desarrolladores, diseñadores, contratistas o equipos).
- Revisa la capacidad del equipo: Comprueba en qué están trabajando actualmente los miembros de tu equipo y de cuánto tiempo disponen realmente antes de asignarles nuevas tareas. Una herramienta de programación de recursos puede ayudarte a identificar conflictos o sobreasignaciones con antelación.
- Asigna los recursos: Asigna las tareas a los miembros del equipo en función de su disponibilidad, experiencia y conjunto de habilidades. Por ejemplo, puedes encargar a un diseñador júnior el trabajo de producción mientras un diseñador sénior revisa los entregables finales.
- Calcula el esfuerzo: Reúnete con tu equipo para hablar sobre los plazos, las cargas de trabajo y las estimaciones de tiempo realistas para las tareas o entregables principales (por ejemplo, calcular cuántas horas se necesitan para el trabajo de diseño, control de calidad o desarrollo).
- Supervisa las cargas de trabajo: Revisa los índices de utilización periódicamente para asegurarte de que nadie esté sobrecargado o infrautilizado durante el proyecto. Muchos equipos evitan programar a los miembros del equipo al 100 % de su capacidad para dejar margen para reuniones, revisiones y trabajo imprevisto.
- Haz seguimiento y ajusta: Documenta tu plan utilizando software de gestión de recursos o software de planificación de capacidad, y sigue actualizándolo a medida que cambien las prioridades, los plazos o la disponibilidad de los recursos durante el ciclo de vida del proyecto.
Ejemplos de planes de gestión de recursos
Los planes de gestión de recursos son documentos específicos que se presentan en diversos formatos, normalmente dentro de una aplicación de software o un documento de Excel.
Plan de recursos en un diagrama de Gantt
Este es un ejemplo de cómo podría verse tu plan de recursos en forma de diagrama de Gantt. En lugar de incluir los nombres de las tareas en el eje vertical, utilizarás los nombres de los miembros del equipo. Las barras representan las tareas en las que trabajarán los miembros del equipo, normalmente medidas en días. Consulta nuestra plantilla de plan de proyecto con diagrama de Gantt para visualizar el calendario completo de tu proyecto.
Plan de recursos en una hoja de cálculo
Otro ejemplo es la hoja de cálculo que aparece a continuación. Se trata de un enfoque similar al que se utiliza en nuestra hoja de cálculo de asignación de la sección de plantillas y en otras plantillas de planificación de recursos. Aquí haces un seguimiento de las horas y las tarifas por hora de los miembros del equipo, lo que te permite ver cómo avanzas con respecto al presupuesto.
Esto puede ayudarte a decidir qué miembros del equipo trabajarán en el proyecto y en qué tareas (por ejemplo, podrías optar por un diseñador con una tarifa por hora más económica para proyectos con presupuestos reducidos).
Buenas prácticas para los planes de gestión de recursos
A continuación encontrarás algunas buenas prácticas de planificación de recursos que debes tener en cuenta al crear tu plan.
1. Considera el presupuesto
Si los recursos son esencialmente ilimitados en tu proyecto, puedes asignarlos a las tareas haciendo hincapié en «hacerlo», en lugar de escatimarlos para conservar el presupuesto.
Si el presupuesto de tu proyecto es más ajustado, tendrás que asignar tareas a los recursos y adoptar un enfoque más conservador para la asignación de recursos. También tendrás que prestar más atención a la utilización. Hay una variedad de métricas de utilización útiles para comprender si los recursos están totalmente optimizados.
2. Conserva los datos de planes de recursos anteriores para analizarlos
Guardar datos de proyectos anteriores o similares facilita la planificación de recursos de proyectos futuros. Los datos anteriores deben registrarse y analizarse, incluidos los cambios realizados, la reasignación de recursos, las tareas y el tiempo invertido.
3. Utiliza software de gestión de recursos
Las herramientas de software adecuadas para la gestión de recursos ofrecen una mayor accesibilidad y colaboración para todo el equipo. Aunque las hojas de cálculo pueden ser una opción rentable para hacer un seguimiento de los recursos, no siempre son la mejor opción para equipos grandes. Si necesitas una opción de bajo coste, existen muchas herramientas gratuitas de gestión de recursos o software de gestión de recursos de código abierto en el mercado.
Herramientas para la planificación de recursos
Incorporar software de asignación de recursos también puede ayudar con algunos de los desafíos habituales de la planificación de recursos al:
- Permitir la comunicación dentro de la aplicación para realizar un seguimiento de la comunicación del equipo y de los cambios realizados en los planes
- Proporcionar actualizaciones y cambios en tiempo real
- Evitar que tu empresa tenga que incorporar gráficos personalizados o ERP costosos
Esta es mi lista del mejor software de gestión de recursos para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
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