Die 10 besten Kundenverwaltungssoftwares im Test 2026

monday CRM ist eine anpassbare Kund:innenmanagement-Software, die entwickelt wurde, um Ihnen beim Verfolgen von Leads, Verwalten von Kontakten und Überwachen Ihrer gesamten Vertriebspipeline zu helfen. Sie zentralisiert Kund:innendaten, Kommunikation und Aktivitäten an einem Ort, was es einfacher macht, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben. Wie Berater Fred Baker aus eigener Erfahrung anmerkt: „Ich habe Kund:innen von Salesforce zu Monday migriert, um ihnen einfachere Projektverfolgungslösungen zu bieten“, was unterstreicht, wie die Plattform als zugängliche Alternative zu komplexeren Systemen dienen kann.

Warum ich monday CRM gewählt habe: Ich habe mich für monday CRM entschieden, weil der Fokus auf Pipeline-Management liegt, wodurch Sie mehrere Pipelines individuell anpassen und deren Phasen einfach bearbeiten können. Diese Flexibilität ermöglicht es, Vertriebs- und Kommunikationsprozesse an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen, sodass Sie jeden Schritt der Kund:inneninteraktionen im Blick behalten. Außerdem bietet das Tool Funktionen zur Kontakt- und Lead-Verwaltung, sodass Sie Ihre Leads besser organisieren und pflegen können, um Ihre Chancen auf einen Abschluss zu steigern.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Projektverfolgung, mit der Sie laufende Projekte und Fristen im Überblick behalten, um pünktliche Lieferung sicherzustellen. Das Tool bietet zudem Echtzeit-Dashboards, mit denen Sie den Status von Kund:innen und die Team-Performance auf einen Blick überwachen können, sodass Sie stets informiert sind. 

Integrationen umfassen NetSuite, Salesforce, HubSpot, Slack, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Teams, Zendesk, Jira Software Cloud, Google Sheets, Gmail, Google Drive und Mailchimp.

Missive bietet einen einzigartigen Ansatz zur Verbesserung der Teamarbeit und Kommunikation für Unternehmen, die stark auf E-Mail setzen. Ganz gleich, ob Sie im Rechnungswesen, in der Immobilienbranche oder im juristischen Bereich tätig sind – Missive vereint mit Funktionen wie gemeinsamen Posteingängen, kollaborativem Entwurf und Automatisierungen Ihre Kommunikation und Aufgaben. Dieses Tool wurde entwickelt, um die Herausforderungen zerstreuter Kommunikation zu lösen und Ihrem Team eine Plattform zu bieten, um effektiver zusammenzuarbeiten.

Warum ich Missive gewählt habe

Ich habe Missive ausgewählt, weil es außergewöhnlich gut die Zusammenarbeit im gemeinsamen Posteingang fördert und somit eine herausragende Wahl für Client-Management-Software darstellt. Dank Funktionen wie gemeinsamen Posteingängen kann Ihr Team eine einzelne E-Mail-Adresse gemeinsam verwalten, Kommunikationsprozesse vereinfachen und sicherstellen, dass keine Nachrichten übersehen werden. Die interne Chat-Funktion ermöglicht es, Diskussionen direkt in E-Mails in Echtzeit zu führen, wodurch Ihr Team Kundenanliegen schnell und gemeinsam bearbeiten kann. Darüber hinaus verhindert die Live-Entwurfsfunktion doppelte Antworten, da Teammitglieder Antworten gemeinsam bearbeiten können, was für Klarheit und Konsistenz in der Kundenkommunikation sorgt.

Missive Schlüsselfunktionen

Neben der Zusammenarbeit im gemeinsamen Posteingang bietet Missive mehrere weitere Funktionen, die die Fähigkeiten im Kundenmanagement verbessern.

• Vereinheitlichter Posteingang: Verwalten Sie all Ihre E-Mail-Kanäle und Konten an einem Ort und bündeln Sie die Kommunikation, ohne ständig zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
• E-Mail-Terminierung: Planen Sie E-Mails, sodass diese zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden, damit Ihre Nachrichten Kunden zum optimalen Zeitpunkt erreichen.
• Aufgabenverwaltung: Organisieren und verfolgen Sie Aufgaben direkt im Posteingang, um einen effizienten und strukturierten Arbeitsablauf sicherzustellen.
• Integration mit Anwendungen: Verbinden Sie sich mit über 25 Anwendungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. So können Sie Kommunikation über mehrere Kanäle wie SMS und Live-Chat verwalten.

Missive Integrationen

Zu den Integrationen zählen HubSpot, Salesforce, Asana, ClickUp, Todoist, Trello, Dropbox, Google Drive, Zoom und Shopify.

Suitedash ist eine All-in-One-Kundenmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Projekte, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation an einem Ort verwalten möchten. Sie eignet sich ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die umfassende Funktionen ohne den Bedarf an mehreren Tools suchen.

Warum ich Suitedash gewählt habe: Suitedash vereint Projektmanagement, CRM und Rechnungsstellung in einer einzigen Plattform und ist damit eine vielseitige Wahl für Unternehmen. Sie können Kundeninteraktionen verwalten, den Projektfortschritt verfolgen und die Abrechnung nahtlos erledigen. Die Plattform ist zudem anpassbar, sodass Sie sie auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zuschneiden können. Außerdem reduziert der All-in-One-Ansatz den Bedarf an mehreren Abonnements, was Ihnen Zeit und Geld spart.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten ein Kundenportal, das die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden vereinfacht. Mit dem Rechnungsstellungstool können Sie Rechnungen direkt von der Plattform aus erstellen und versenden, wodurch Ihr Abrechnungsprozess optimiert wird. Die Projektmanagementfunktionen der Software helfen Ihnen außerdem, Aufgaben, Fristen und Teamverantwortlichkeiten im Blick zu behalten.

Integrationen umfassen QuickBooks, Stripe, PayPal, Zapier, Google Kalender, Braintree, WordPress, Zoom, Twilio und Authorize.Net.

Clio ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die zur Unterstützung des täglichen Betriebs von Anwaltskanzleien entwickelt wurde. Sie hilft Fachleuten dabei, ihre Fälle zu organisieren, die Mandantenkommunikation zu verwalten und administrative Aufgaben wie Abrechnung und Terminplanung zu erledigen. Für Anwälte wie Mark Chatow, der seit über einem Jahrzehnt auf Clio angewiesen ist, um seine Kanzlei zu führen, hat sich die Plattform als unverzichtbar erwiesen: 'Ich benutze Clio seit über 10 Jahren und sie erkennen stets vorausschauend, was Anwälte brauchen, und fügen es hinzu – meist ohne zusätzliche Kosten. Von der Mandantenaufnahme über die Dokumentenautomatisierung bis zur Zahlungsabwicklung, und von der intelligenten Gerichtstermin-Kalenderfunktion bis zur Integration mit InfoTrack, Clio kann alles – mit benutzerfreundlicher Oberfläche und herausragendem Kundenservice.'

Warum ich Clio gewählt habe: Clio ist speziell für Juristen konzipiert, daher ist alles darauf ausgelegt, wie eine Kanzlei arbeitet. Sie können die Zeit direkt aus den Fallakten erfassen, Dokumente zu einzelnen Angelegenheiten verwalten und Rechnungen erstellen, die dem juristischen Abrechnungsformat entsprechen. Mit Clio Grow organisieren Sie die Mandantenaufnahme, während Clio Manage die laufende Fallbearbeitung strukturiert. Außerdem können Sie, wenn notwendig, gesetzliche Vorgaben und Branchenabrechnungscodes einhalten, da das System darauf ausgelegt ist.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Aufgabenmanagement-Tools, mit denen Sie fallbezogene Aufgaben zuweisen und überwachen können, integrierte Kalender zur Nachverfolgung von Gerichtsterminen und Meetings sowie Tools zur Dokumentenautomatisierung, um Standardjuradokumente schneller zu erstellen. Sie können auch Telefonate und E-Mails direkt im Mandantenprotokoll erfassen. Auf der Plattform besteht zudem die Möglichkeit, elektronische Unterschriften einzuholen.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Google Workspace, QuickBooks Online, Dropbox, Zoom, Fastcase, DocuSign, LawPay, NetDocuments und Albato.

Honeybook ist eine Plattform für Kundenmanagement, die für kreative Unternehmer und Freiberufler entwickelt wurde. Sie verwaltet Projekte, Verträge und Zahlungen, damit Sie sich auf Ihr kreatives Schaffen konzentrieren können. Für Kleinunternehmer wie Madisen Saglibene, die ihr Catering-Unternehmen seit über fünf Jahren mit Honeybook führt, war die Plattform ein echter Wendepunkt: „Die sich weiterentwickelnden KI-Funktionen von Honeybook waren ein echter Gamechanger ... sie helfen mir, organisiert zu bleiben, sparen Zeit und bieten meinen Kunden das Erlebnis, das sie verdienen und das sie von mir als kleines Unternehmen sonst wahrscheinlich nicht bekommen hätten.“

Warum ich Honeybook gewählt habe: Honeybook ist auf kreative Profis zugeschnitten und macht es einfach, die geschäftlichen Aspekte Ihrer Projekte zu verwalten. Sie können Angebote versenden, Verträge managen und Rechnungen an einem Ort bearbeiten. Die benutzerfreundliche Oberfläche spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre kreative Arbeit zu konzentrieren. Die Automatisierung administrativer Aufgaben macht das Tool außerdem zu einer wertvollen, zeitsparenden Hilfe für Künstler und Freiberufler.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Vorlagen, mit denen Sie schnell gebrandete Angebote und Verträge erstellen können. Das Kundenportal bietet zudem einen zentralen Ort für Ihre Kunden, um Projektdetails einzusehen und damit zu interagieren. Außerdem hilft die Zeiterfassungsfunktion, abrechenbare Stunden nachvollziehbar zu dokumentieren und Ihre Zeit effektiv zu managen.

Integrationen umfassen QuickBooks, Calendly, Zapier, Meta Leads, Pic-Time, Zoom, Prismm und Canva.

Creatio ist eine Plattform, die Werkzeuge für das Kundenbeziehungsmanagement mit Low-Code-Technologie kombiniert, um Unternehmen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Verwaltung von Geschäftsprozessen abteilungsübergreifend zu unterstützen. Sie ist für Teams konzipiert, die sowohl kundenorientierte als auch interne Abläufe in einem einzigen System steuern möchten.

Warum ich Creatio gewählt habe: Creatio bietet Ihrem Team die Möglichkeit, sowohl Kundeninteraktionen als auch interne Prozesse ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren. Mit visuellen Editoren können Sie Prozessabläufe gestalten, Pipelines verwalten und Dashboards zur Leistungsüberwachung erstellen. Das System verknüpft Kundendaten mit Aufgaben, Freigaben und Follow-ups, sodass nichts übersehen wird. Im Low-Code-Studio können Sie eigene Apps für komplexere oder spezielle Workflows anlegen. Diese Flexibilität erleichtert das Management langer oder geschichteter Kundenreisen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen ein dynamisches Fallmanagement-Tool, das Arbeitsabläufe an Kundenanforderungen anpasst, Analytik-Dashboards, die Sie mit Drag-and-Drop-Werkzeugen erstellen können, und einen Design-Editor für Geschäftsregeln, mit dem Sie Bedingungen zur Auslösung von Aktionen definieren. Außerdem gibt es einen Mobile-App-Builder, mit dem Ihr Team Tools für Außendienst oder Remote-Arbeit erstellen kann. 

Integrationen sind unter anderem OneLogin, Google Calendar, Microsoft 365, Webitel, Asterisk, Cisco Finesse, TAPI, CallWay, Infinity und Avaya.

Less Annoying CRM ist ein einfaches Kundenmanagement-Tool, das für kleine Teams entwickelt wurde. Es hilft dabei, Kontakte zu verwalten, Leads zu verfolgen und Aufgaben benutzerfreundlich zu organisieren.

Warum ich Less Annoying CRM ausgewählt habe: Less Annoying CRM wurde mit dem Fokus auf Einfachheit entwickelt, sodass Sie und Ihr Team es schnell ohne großen Schulungsaufwand erlernen und nutzen können. Sie können Kontakte verwalten, Aufgaben planen und Notizen an einem zentralen Ort speichern. Die Plattform bietet zudem Team-Berechtigungen, sodass jeder Nutzer nur das sieht, was für ihn relevant ist. Dadurch bleiben kleine Teams organisiert, ohne überfordert zu werden.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen ein einfaches Kontaktmanagement mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die es ermöglicht, alle Leads und Kunden im Blick zu behalten. Sie können Ihre Pipeline individuell an Ihren Vertriebsprozess anpassen, um strukturiert zu arbeiten. Die Kalenderintegration ermöglicht zudem die Synchronisation von Aufgaben und Terminen, sodass Ihr Zeitplan immer zentral verfügbar ist.

Integrationen beinhalten Mailchimp, Google Calendar, Outlook Calendar, Zapier, Simplii, JustCall, Calendly, Google Contacts, Nusii und Crankwheel.

Copilot ist eine Kundenportal-Software, die für technologieorientierte Dienstleistungsunternehmen wie Buchhaltungsfirmen, Marketingagenturen und Freiberufler entwickelt wurde. Sie konzentriert sich auf sichere Nachrichtenübermittlung, Dateifreigabe, Rechnungsstellung und Formulare, um das Kundenerlebnis zu verbessern.

Die Flexibilität der Plattform hat sich auch außerhalb dieser traditionellen Branchen als wertvoll erwiesen. Zum Beispiel berichtete Miguel Angel Gongora Meza, Gründer & Direktor von Evolution Treks Peru, wie Copilot sein Tourismusunternehmen optimierte: „Im Tourismus musste ich etwas finden, das mir ermöglichte, mit komplexen Zeitplänen, schnellen Wechseln, lokalen Zahlungen und dem Gruppenmanagement von Guides, Trägern und Köchen zu arbeiten. Copilot war für uns ein Erfolg, da es unseren Gästen eine übersichtliche Sicht auf das Wesentliche ermöglichte, während wir im Hintergrund komplexere Informationen verwalten konnten. Wir speichern PDF-Parkgenehmigungen darauf, laden Karten der Wanderwege hoch und erhalten Aktualisierungen, ohne andere mit Benachrichtigungen zu überfluten.“

Warum ich Copilot ausgewählt habe: Copilot ist speziell für Unternehmen geeignet, die ein anpassbares Kundenportal benötigen. Sie erhalten Funktionen wie ein CRM, ein Benachrichtigungszentrum und Automatisierungen, die dabei helfen, Ihre Technikinfrastruktur zu konsolidieren. Die White-Label-Option der Plattform sorgt außerdem dafür, dass Sie ein gebrandetes Kundenerlebnis schaffen können.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen ein sicheres Nachrichtensystem, das die Kommunikation privat und organisiert hält. Das Rechnungsmodul ermöglicht es Ihnen, die Abrechnung direkt im Portal zu verwalten, sodass Sie weniger zusätzliche Tools benötigen. Durch Automatisierungen können sich zudem wiederkehrende Aufgaben effizienter gestalten lassen.

Integrationen umfassen Airtable, Calendly, QuickBooks, Google Docs, Databox, ClickUp, Jotform, Notion, monday.com und Loom.

Teamwork.com ist eine Projektmanagement-Plattform, die darauf ausgelegt ist, Teams bei der Planung, Verfolgung und Lieferung von Kundenaufträgen zu unterstützen. Sie wird von dienstleistungsorientierten Unternehmen genutzt, um alles von Aufgaben und Fristen bis hin zu Ressourcen und Abrechnung zu verwalten. Für Celina Moreno, Inhaberin und Geschäftsführerin von Luna Marketing Services, zeichnete sich Teamwork.com vor allem dadurch aus, wie es die Zusammenarbeit mit Kunden verbesserte: 'Teamwork ist ein umfassendes Tool: nicht nur wegen seiner Fähigkeiten im Kundenmanagement, sondern auch aufgrund seiner Vielseitigkeit und Vollständigkeit. Wir schätzten es sehr, dass wir unsere Kunden in die Projekte einbeziehen konnten, was die Kommunikation für alle unsere Teammitglieder effizienter und zugänglicher machte.'

Warum ich Teamwork.com ausgewählt habe: Teamwork.com wurde entwickelt, um projektintensive Teams zu unterstützen, die regelmäßig mit Kunden arbeiten. Sie können Kundenprojekte auf Zeitachsen verwalten, Aufgaben zuweisen und Arbeitslasten in Echtzeit verfolgen. Die Plattform beinhaltet auch Budgetierungs-Tools, mit denen Sie abrechenbare Stunden und Projektprofitabilität überwachen können. Die Zeiterfassung ist ebenfalls integriert, was die Berichterstattung gegenüber Kunden erleichtert. Alles ist darauf ausgerichtet, Ihrem Team zu helfen, Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen integrierte Vorlagen, mit denen Ihr Team wiederkehrende Projekte schneller starten kann, ein kundenorientiertes Dashboard, damit Ihre Kunden den Fortschritt verfolgen können, sowie Ressourcenmanagement-Tools zum Ausgleich von Arbeitslasten. Mithilfe von Portfolio-Ansichten erhalten Sie einen Überblick über laufende Projekte im großen Stil. Die Plattform bietet außerdem einen integrierten Dokumenteneditor für die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Dropbox, HubSpot, QuickBooks Online, OneDrive, Harvest, Xero und Zapier.

Insightly ist eine cloudbasierte Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen, Projekte und Vertriebs-Pipelines zu verwalten. Sie ist für Teams konzipiert, die alles von Kontaktinformationen bis hin zu Workflows an einem Ort behalten und abteilungsübergreifend verbunden bleiben möchten.

Warum ich Insightly ausgewählt habe: Insightly verbindet Projektmanagement, Lead-Tracking und Workflow-Automatisierung so, dass es perfekt für Teams geeignet ist, die sowohl Vertrieb als auch Service liefern. Mit Insightly AppConnect können individuelle Apps erstellt und Aufgaben ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden. Das integrierte Projekt-Tracking ist direkt mit den Kundendatensätzen verknüpft, sodass jedes Projekt vom Lead bis zur Auslieferung nachverfolgt werden kann. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen ein integriertes E-Mail-Marketing-Tool, mit dem direkt von der Plattform aus Marketingkampagnen verschickt und verfolgt werden können. Mit der Lead-Management-Funktion lassen sich Leads erfassen und pflegen, bis sie zu Kunden werden. Außerdem können Dashboards mittels Drag-and-Drop-Tools erstellt werden, um Ziele zu verfolgen oder Vertriebsaktivitäten zu überwachen. 

Integrationen umfassen Mailchimp, QuickBooks Online, Xero, Slack, Dropbox, Google Workspace, Microsoft 365, Zapier, Evernote und Box.