10 WorkflowMax-Alternativen für die Auftragsverwaltung im Jahr 2026
10 Beste WorkflowMax-Alternativen – Auswahl
Das Verwalten von Projekten kann schwierig sein. Sie müssen Fristen, Ressourcen und die Dynamik Ihres Teams gleichzeitig im Blick behalten. Daher ist es nur verständlich, dass Sie nach einem Projektmanagement-Tool suchen, das wirklich zu Ihren Anforderungen passt.
Wenn WorkflowMax Ihre Erwartungen nicht erfüllt, sind Sie nicht allein. Vielleicht fehlen Funktionen oder die Bedienung ist nicht benutzerfreundlich genug. Ich verstehe das: Sie möchten eine Software, die Ihnen das Leben leichter und nicht schwieriger macht.
Die Suche nach Alternativen zu WorkflowMax kann neue Möglichkeiten eröffnen. Ich stelle Ihnen unvoreingenommene Bewertungen der besten Optionen vor, die besser zu den Anforderungen Ihres Teams passen könnten.
Sie erhalten Einblicke in die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit sowie in die Besonderheiten der einzelnen Optionen. Finden wir die richtige Lösung für Ihre Herausforderungen im Projektmanagement.
Was ist WorkflowMax?
WorkflowMax von BlueRock ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende verwalten können. Sie wird häufig von Kreativfachleuten, Buchhaltern und Beratern genutzt, die ihre Arbeitszeit, Aufgaben und Abrechnung im Blick behalten müssen. Funktionen zur Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit zu organisieren, Ihr Team zu verwalten und Fristen einzuhalten. Insgesamt bietet WorkflowMax eine zentrale Lösung für die effektive Verwaltung Ihrer Projekte.
Vergleichstabelle der WorkflowMax-Alternativen
Die folgende Tabelle vergleicht die Funktionen und Preisinformationen meiner besten WorkflowMax-Alternativen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal für abrechenbare Projektteams | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $11.95/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für Agentur-Projektmanagement | Kostenloser Tarif + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $9.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Kostenlose Demo verfügbar | Ab 45 $/Monat | Website | ||
| 4 | Am besten für finanzielle Projekteinblicke | 21-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab 17 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für die unternehmensweite Abrechnung und Projektkostenrechnung in A&E-Unternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für Kundenarbeit, die nach Retainer oder Phase abgerechnet wird | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für große Werbeagenturen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $47/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für Arbeitsabläufe vom Auftrag bis zur Rechnung im Handwerk | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $45/Benutzer/Monat | Website | |
| 9 | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $350/Monat | Website | ||
| 10 | Am besten für die Rentabilitätsverfolgung von Agenturen geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab 10 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Bewertungen der besten WorkflowMax-Alternativen
Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten WorkflowMax-Alternativen, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzbereiche jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Avaza
Ideal für abrechenbare Projektteams
Avaza ist ein umfassendes Werkzeug für Projektmanagement und Zusammenarbeit, das für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde. Es unterstützt Teams dabei, Projekte zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen und Rechnungen auf einer einzigen Plattform zu bearbeiten.
Warum Avaza eine gute Alternative zu WorkflowMax ist: Avaza kombiniert Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einem einzigen Arbeitsablauf und ist daher besonders nützlich für dienstleistungsorientierte Teams, die nach Zeitaufwand oder Liefergegenständen abrechnen. Die Stärke der Lösung liegt darin, Projektarbeit direkt mit der Kundenabrechnung zu verbinden, ohne zusätzliche Erweiterungen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Zu den Funktionen gehören anpassbare Aufgabenansichten passend zu Ihrem Arbeitsablauf, Kostenverwaltung zur Erfassung von Ausgaben und eine visuelle Ressourcenplanung für Projekte, damit Teams den Überblick behalten. Diese Funktionen unterstützen Ihr Team dabei, effizient zu arbeiten und organisiert zu bleiben.
Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Slack, Google Drive, Dropbox, Zapier, Stripe, Evernote, Mailchimp und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Ressourcenplanung
- Umfangreiche Funktionen zur Rechnungsstellung
- Interner Team-Chat
Cons:
- Kann Einrichtungszeit erfordern
- Erfordert eine konsistente Dateneingabe
Am besten für Agentur-Projektmanagement
Teamwork.com bietet kundennahen Teams einen gemeinsamen Ort, um Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen und Fristen zu verfolgen. So können Agenturen die Umsetzung über mehrere Kundenprojekte hinweg koordinieren.
Für wen ist Teamwork.com am besten geeignet?
Teamwork.com eignet sich für Agentur-Projektmanager, die Kundenarbeit, Fristen und Umsetzung über mehrere Kundenprojekte hinweg koordinieren müssen.
Warum ich Teamwork.com ausgewählt habe
Ich habe Teamwork.com als meine Option „Am besten für Agentur-Projektmanagement“ ausgewählt, weil es die Kundenumsetzung mit den Projektfinanzen verknüpft. Die integrierte Zeiterfassung und die Projektbudgets sind hilfreich, um abrechenbare Stunden mit den geplanten Kosten zu vergleichen. Berichte zur Rentabilität helfen mir außerdem zu erkennen, wenn Änderungen am Projektumfang die Marge eines Kundenprojekts gefährden.
Wichtige Funktionen von Teamwork.com
- Auslastungsmanagement: Teamkapazitäten anzeigen und Arbeit neu zuweisen.
- Projektansichten: Arbeit in Listen-, Board-, Tabellen- oder Gantt-Ansichten verfolgen.
- Meilensteine: Meilensteindaten zu Projektplänen hinzufügen.
- Prüfversionen: Prüfungen und Genehmigungen für Projektarbeiten einholen.
Integrationen von Teamwork.com
Zu den dokumentierten Integrationen von Teamwork.com gehören Slack, HubSpot, QuickBooks, Xero, Google Drive, Microsoft OneDrive und Microsoft Teams. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Abonnement ab; auch Zapier wird unterstützt. Teamwork.com stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Kundenportale verknüpfen Genehmigungen mit der Umsetzung
- Abrechenbare Zeit und Budgets machen Margenabweichungen sichtbar
- Kapazitätsansichten helfen dabei, parallele Kundenarbeit auszugleichen
Cons:
- Seiten können bei großen Projekten langsamer werden
- Erweiterte Einstellungen und Berichte erfordern Einrichtungsaufwand
Monograph kombiniert Projektplanung, Zeiterfassung und Finanzverwaltung für Architektur- und Ingenieurbüros, die eine bessere Übersicht über Budgets, Personalbesetzung und Projektdurchführung benötigen.
Für wen ist Monograph am besten geeignet?
Monograph eignet sich für Architektur- und Ingenieurbüros, die Kundenprojekte über Designteams und abrechenbare Arbeiten hinweg koordinieren.
Warum ich Monograph ausgewählt habe
Ich habe Monograph als WorkflowMax-Alternative ausgewählt, weil es sich am besten für Architektur- und Ingenieurbüros eignet. Mir gefällt, wie der Projektplaner Festpreis-, Stunden- und hybride Budgets nach Phase verwaltet und anschließend Mitarbeitende sowie geplante Stunden diesen Phasen zuweist. Sie können außerdem Beraterhonorare nach Phase budgetieren und Pläne anpassen, wenn sich die Projektarbeit ändert.
Die wichtigsten Funktionen von Monograph
- Angebotsersteller: Architektur- und Ingenieurangebote erstellen, versenden und unterzeichnen.
- Zeiterfassung: Projektstunden in Stundenzetteln erfassen.
- Ausgabenverwaltung: Ausgaben Projekten zuordnen.
- Rechnungsstellung: Rechnungen aus Projektstunden, Ausgaben und Honoraren erstellen.
Integrationen von Monograph
Monograph lässt sich für die Buchhaltung mit QuickBooks Online sowie mit Google Kalender, Google Drive und Gmail integrieren und verbindet sich für elektronische Rechnungszahlungen mit Stripe. QuickBooks Online synchronisiert Rechnungen, Ausgaben und Projektdaten zu Kosten; für Google Drive ist das Daten-Add-on erforderlich, und Monograph bietet keine offene API.
Pros and Cons
Pros:
- Phasenbasierte Budgets machen Honorarüberschreitungen frühzeitig sichtbar
- Personalprognosen verbinden die Arbeitsauslastung mit den Projektzeitplänen
- Stundenzettel verknüpfen Arbeitsaufwand mit der Projektrentabilität
Cons:
- Berichtsfilter und Datenexporte sind eingeschränkt
- Rechnungslayouts haben Schwierigkeiten mit unterschiedlichen Vertragsbedingungen
Am besten für finanzielle Projekteinblicke
Projectworks ist eine Plattform für das Projekt- und Dienstleistungsmanagement von Teams im professionellen Dienstleistungsbereich, die Lieferungen, Ressourcen, Zeit und Budgets koordinieren, und eignet sich am besten für finanzielle Projekteinblicke.
Für wen ist Projectworks am besten geeignet?
Projectworks eignet sich gut für Projektmanager in Beratungsunternehmen und Agenturen, die Entscheidungen zur Kundenbetreuung mit der finanziellen Leistung auf Projektebene verknüpfen müssen.
Warum ich Projectworks ausgewählt habe
Ich habe Projectworks als WorkflowMax-Alternative ausgewählt, weil es sich am besten für finanzielle Projekteinblicke eignet. Die Live-Dashboards verfolgen laufende Arbeiten, Marge und Auslastung, während Prognosen den voraussichtlichen Verbrauch, Umsatz und die Marge anzeigen. Wenn der Projektverbrauch dem Plan voraussteigt, helfen diese Zahlen dabei, die finanziellen Auswirkungen vor Monatsende einzuschätzen.
Wichtige Funktionen von Projectworks
- Verfolgung von Geschäftsabschlüssen: Kundenchancen verwalten und gewonnene Aufträge in die Umsetzung überführen.
- Erstellung von Angeboten: Angebote mit KI erstellen, die anhand der erfolgreichsten Angebote Ihres Unternehmens trainiert wurde.
- Zeiterfassung und Spesenverwaltung: Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zusammen mit Projektausgaben erfassen.
- Rechnungserstellung: Rechnungen für Zeitaufwand, Ausgaben, Festpreis-, Retainer- oder Pauschalaufträge erstellen.
Projectworks-Integrationen
Projectworks bietet Integrationen mit Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, MYOB AccountRight, HubSpot, Salesforce, Jira und Azure DevOps. Außerdem lässt es sich mit Zapier verbinden und bietet eine REST-API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Live-Prognosen für Marge und Verbrauch
- Kapazitäts-Heatmaps zeigen Auslastungslücken
- Die WorkflowMax-Migration bewahrt historische Daten
Cons:
- Spesenberichte bieten keine detaillierten Abstimmungsfunktionen
- Keine integrierte Zuordnung von Aufgabenabhängigkeiten
BQE Core
Am besten für die unternehmensweite Abrechnung und Projektkostenrechnung in A&E-Unternehmen
Für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt, ist BQE Core eine Projektmanagementsoftware, mit der Teams Projektarbeiten koordinieren, Budgets verfolgen und Kundenbeziehungen an einem Ort verwalten können.
Für wen eignet sich BQE Core am besten?
BQE Core eignet sich für Architektur- und Ingenieurbüros, die eine unternehmensweite Abrechnung und Transparenz über Projektkosten in allen Projekten benötigen.
Warum ich BQE Core ausgewählt habe
Ich habe BQE Core ausgewählt, weil es Projektbudgets mit der unternehmensweiten Abrechnung und der Transparenz über Projektkosten in allen Projekten verbindet. Die passende Zielgruppe ist klar: Am besten für die unternehmensweite Abrechnung und Projektkostenrechnung in A&E-Unternehmen. Mir gefällt, dass Teams Projektarbeiten koordinieren und Kundenbeziehungen im selben System verwalten können.
Wichtige Funktionen von BQE Core
- CRM: Chancen und Kundenbeziehungen verfolgen.
- Angebotserstellung: Angebote für potenzielle Projekte erstellen.
- Personalbesetzung und Terminplanung: Mitarbeitende zuweisen und Projektarbeiten planen.
- Zeiterfassung und Spesenverwaltung: Arbeitsstunden der Mitarbeitenden und Projektausgaben erfassen.
Integrationen von BQE Core
BQE Core dokumentiert Integrationen mit QuickBooks, DocuSign, Power BI, Xero, Google und Microsoft. Außerdem lässt es sich mit Zapier verbinden und bietet eine offene API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet Projektbudgets direkt mit der Abrechnung
- Automatisiert die Rechnungsstellung anhand eingereichter Stundenzettel
- Verfolgt die Leistung der Mitarbeitenden nach Projektphase
Cons:
- Die Projekteinrichtung kann mit Systemen für Projektnummern kollidieren
- Große Berichte und mobile Ansichten können langsam laden
Ravetree
Am besten für Kundenarbeit, die nach Retainer oder Phase abgerechnet wird
Ravetree ist eine Arbeitsmanagement-Plattform für Agenturen und Teams im Bereich professioneller Dienstleistungen, die Projekte, Ressourcen und Kundenarbeit zusammenführt und Managern dabei hilft, die Bereitstellung zu koordinieren und die Auslastung der Teams zu verfolgen.
Für wen ist Ravetree am besten geeignet?
Ravetree eignet sich für Agenturen und Teams im Bereich professioneller Dienstleistungen, die Kundenprojekte rund um Retainer oder Bereitstellungsphasen organisieren.
Warum ich Ravetree ausgewählt habe
Ich habe Ravetree ausgewählt, weil es sich am besten für Kundenarbeit eignet, die nach Retainer oder Phase abgerechnet wird. Die Plattform verfolgt den Verbrauch von Retainern anhand von Zeitaufwand und Ausgaben, während Festpreisphasen bei Abschluss oder in Raten abgerechnet werden können. Mir gefällt, dass ein Kunde Phasengebühren, Retainer und Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs auf Stundenbasis kombinieren kann.
Wichtige Funktionen von Ravetree
- Projektvorlagen: Projekte und Aufgaben aus wiederverwendbaren Vorlagen erstellen.
- Gantt-Diagramme: Aufgabenzeitpläne abbilden und Arbeiten mithilfe von Abhängigkeiten verknüpfen.
- Kanban-Tafeln: Aufgaben in Tafeln organisieren, die auf benutzerdefinierten Arbeitsabläufen basieren.
- Kundenportale: Projektstatus, Dateien und Anfragen mit Kunden teilen.
Ravetree-Integrationen
Ravetree führt Integrationen mit QuickBooks, Xero, Stripe, HubSpot, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Google Calendar und Outlook Calendar auf und lässt sich mit Zapier verbinden. Außerdem stellt die Plattform eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Der Verbrauch von Retainern verknüpft Zeitaufwand mit Abrechnung
- Projektbudgets verknüpfen Bereitstellung und Profitabilität
- Rezensenten loben die reaktionsschnelle Einführung und den Kundendienst
Cons:
- Die veraltete Benutzeroberfläche erschwert die Navigation
- Benutzer berichten von Fehlern und nicht gespeicherten Zeiteinträgen
Workamajig ist eine Projektmanagementsoftware für Werbe- und Marketingagenturen. Sie bietet Projektmanagement, ein Vertriebs-CRM und Ressourcenmanagement in einem einzigen System.
Warum Workamajig eine gute Alternative zu WorkflowMax ist: Workamajig ist auf große oder wachsende Kreativagenturen und interne Kreativteams zugeschnitten und bietet Funktionen wie vollständig integrierte Buchhaltung, CRM und detaillierte Berichtstools. Diese Funktionen helfen Ihnen, Projekte, Ressourcen und Finanzen zu verwalten, ohne mehrere Tools miteinander verbinden zu müssen. Größere oder dezentral arbeitende Teams können damit Projektkosten, Zeitaufwand und Rentabilität innerhalb einer einzigen nativen Plattform verfolgen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen integrierte Buchhaltung, fachkundige Unterstützung mit Schulungen und Echtzeit-Berichtstools. Diese Funktionen helfen Ihrem Team, Finanzen zu verwalten, Erkenntnisse zu gewinnen und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden.
Integrationen umfassen BIONIC, Edenred Pay, AvidXchange, Avalara, Google Kalender und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Auf große und wachsende Werbeagenturen zugeschnitten
- Integrierte Buchhaltungsfunktionen
- Fachkundige Unterstützung verfügbar
Cons:
- Komplexer Einrichtungsprozess
- Steilere Lernkurve als bei schlanken Projektmanagementtools
Ascora ist eine Software zur Auftragsverwaltung für Handwerks- und Außendienstunternehmen, die Teams bei der Koordination von Zeitplänen, der Arbeitsverfolgung sowie der Verwaltung von Kunden- und Abrechnungsdaten unterstützt.
Für wen ist Ascora am besten geeignet?
Ascora eignet sich für Handwerksbetriebe, die Außendienstaufträge mit Rechnungsstellung und Kundendaten verbinden müssen.
Warum ich Ascora ausgewählt habe
Ich habe Ascora als WorkflowMax-Alternative ausgewählt, weil die Lösung für Arbeitsabläufe vom Auftrag bis zur Rechnung im Handwerk entwickelt wurde. Mir gefällt, dass Teams Kostenvoranschläge in Aufträge umwandeln, Auftragskosten und Änderungsaufträge verfolgen und anschließend nach Projektfortschritt abrechnen können. Außendienstteams können in der App Arbeitszeiten und Materialien erfassen, sodass das Büro die Auftragsdetails für die Rechnungserstellung nutzen kann.
Wichtige Funktionen von Ascora
- Visuelle Planung: Weisen Sie Technikern einmalige, projektbezogene und wiederkehrende Aufträge in einem Kalender per Drag-and-drop zu.
- Bestandsverfolgung: Überwachen Sie Bestände in Lagern und Fahrzeugen mit Barcode-Scan und Nachbestellwarnungen.
- Digitale Formulare: Stellen Sie Außendienstteams elektronische Formulare zur mobilen Bearbeitung bereit.
- Buchhaltungsintegrationen: Verbinden Sie Ascora mit Xero, MYOB und QuickBooks.
Ascora-Integrationen
Ascora dokumentiert Integrationen mit neun Tools: Xero, MYOB, QuickBooks Online, EzzyBills, Groundplan, Stripe, eWay, Reece maX und vControl. Außerdem bietet die Lösung eine offene API für individuelle Integrationen und lässt sich mit Zapier verbinden.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet Angebote, Aufträge und Fortschrittsrechnungen
- Erfasst Arbeitszeiten und Materialien im Außendienst zur Kostenberechnung
- Individuelle Formulare erfassen Geräte- und Compliance-Daten
Cons:
- GPS-Zeiterfassungen können Check-ins duplizieren oder übersehen
- App-Abstürze können nicht gespeicherte Auftragsnotizen löschen
WorkGuru ist eine Plattform für Projekt- und Auftragsverwaltung für Handels- und Bauunternehmen, die Kostenvoranschläge, Terminplanung, Auftragskosten und Arbeiten vor Ort mit den Abläufen im Backoffice verbindet.
Für wen ist WorkGuru am besten geeignet?
WorkGuru eignet sich für Handels- und Bauunternehmen, die von WorkflowMax wechseln und Kostenvoranschläge, Auftragskosten, Terminplanung und Arbeiten vor Ort auf einer Plattform verwalten müssen.
Warum ich WorkGuru ausgewählt habe
Ich habe WorkGuru aufgrund seiner Eignung als „Beste Lösung für WorkflowMax-Umsteiger im Handelsbereich“ ausgewählt. Mir gefällt, dass die Plattform Kostenvoranschläge, Auftragskosten, Terminplanung und Arbeiten vor Ort mit den Abläufen im Backoffice verbindet und Handelsunternehmen so ermöglicht, einen Auftrag vom Kostenvoranschlag bis zu den Aktivitäten vor Ort zu verfolgen.
Die wichtigsten Funktionen von WorkGuru
- Vertriebspipeline: Legen Sie anpassbare Phasen fest und automatisieren Sie Nachfassaktionen zu Angeboten.
- Projektchat: Teilen Sie Nachrichten innerhalb eines Projekts mit Ihrem Team.
- Flexible Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen nach Fortschritt, Meilensteinen, Anzahlungen, Festpreisen und Prozentsätzen.
- Projektberichte: Verwenden Sie Pivot-Berichte, Diagramme und Dashboard-Widgets, um Projektdaten anzuzeigen.
WorkGuru-Integrationen
WorkGuru dokumentiert Integrationen mit Xero, MYOB, QuickBooks Online, EzzyBills, Shopify, Asana, Employment Hero, Tanda, Dropbox Business, Google Drive und SuiteFiles. Die öffentliche API unterstützt benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet Angebotserstellung, Auftragskosten und Rechnungsstellung
- Verfolgt Lagerbestände und Kosten für Aufträge
- Berichte helfen bei der Bewertung der Projektleistung
Cons:
- Einige Benutzer berichten von Problemen bei der mobilen Navigation
- Ein Rezensent stellte das Preis-Leistungs-Verhältnis infrage
Productive
Am besten für die Rentabilitätsverfolgung von Agenturen geeignet
Productive ist eine Plattform für Projektmanagement und die Automatisierung professioneller Dienstleistungen für Agenturen und Beratungsunternehmen. Sie kombiniert Projektplanung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Budgetierung, damit Teams Kundenprojekte koordinieren und Probleme bei der Umsetzung frühzeitig erkennen können.
Für wen ist Productive am besten geeignet?
Productive eignet sich für Agenturinhaber und Verantwortliche für operative Abläufe, die Einblick in Projektbudgets, Teamauslastung und Rentabilität bei Kundenprojekten benötigen.
Warum ich Productive ausgewählt habe
Ich habe Productive für den Vergleich der besten WorkflowMax-Alternativen ausgewählt, weil die Budgetierungs- und Planungsfunktionen die Rentabilität einer Agentur mit der täglichen Projektumsetzung verbinden. Projektbudgets und erfasste Zeiten zeigen mir, wann sich ein Kundenprojekt seinem Kostenlimit nähert, während die Ressourcenplanung die Kapazität und Auslastung des Teams darstellt. Dadurch lassen sich Margenrisiken leichter erkennen, bevor sich die Umsetzung verzögert.
Wichtige Funktionen von Productive
- Projektansichten: Organisieren Sie Aufgaben in Board-, Listen-, Tabellen-, Gantt-, Kalender- oder Zeitleistenansichten.
- Projektdokumente: Erstellen Sie Projektspezifikationen und Besprechungsnotizen mit Texten, Tabellen, Bildern und Codeblöcken.
- Formulare: Sammeln Sie Feedback von Teammitgliedern oder Kunden und wandeln Sie Einsendungen in Aufgaben oder E-Mails um.
- Automatisierungen: Lösen Sie Aktionen aus, beispielsweise das Öffnen von Projekten, Erstellen von Rechnungen oder Senden von Slack-Nachrichten.
Productive-Integrationen
Productive bietet integrierte Integrationen mit Jira, HubSpot, Xero, QuickBooks, Google Calendar, Slack, Microsoft Outlook, Gmail und Microsoft Teams und lässt sich mit Zapier verbinden. Außerdem steht eine offene API für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Die Budgetverfolgung verbindet erfasste Stunden mit der Rentabilität
- Die Kapazitätsplanung zeigt Auslastung und Verfügbarkeit
- Projekte, Zeiten und Finanzen teilen sich einen gemeinsamen Arbeitsbereich
Cons:
- Einige Berichte wirken umständlich oder erfordern Exporte
- Die mobile App wirkt weniger leistungsfähig als die Webversion
New Product Updates from Productive
Productive Adds Voice Dictation, Slack Connector, Proposals, and Overtime
Productive adds voice dictation, a Slack Connector, proposal controls, and overtime tracking. These updates support faster AI interactions, client proposals, and time management. For more information, visit Productive’s official site.
Weitere WorkflowMax-Alternativen
Hier sind einige weitere WorkflowMax-Alternativen, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, die sich aber dennoch lohnen:
- Scoro
Am besten für die durchgängige Geschäftsverwaltung geeignet
- Accelo
Am besten für KI-gestützte Rentabilitätsprognosen geeignet
- ActiveCollab
Am besten für die Abrechnung von Agenturen anhand erfasster Zeit
- BigTime
Am besten für mit QuickBooks verbundene Dienste zur Abrechnung
- Deltek Vantagepoint
Am besten geeignet für die Ressourcen- und Projektbuchhaltung in AEC-Unternehmen
- Flowlu
Am besten geeignet, um mehrere Tools durch einen einzigen Arbeitsbereich zu ersetzen
- Bonsai
Am besten für Freelancer zur Verwaltung von Verträgen
- Harvest
Am besten für Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Wie ich Alternativen zu WorkflowMax bewerte
Ich teile meine Bewertung in drei Teile. Zuerst – und am wichtigsten – prüfe ich, ob ein Tool Aufträge durch festgelegte Phasen verfolgen und abrechenbare Stunden diesen Aufträgen zuordnen kann. Danach achte ich auf herausragende Funktionen wie den Zugang zu einem Kundenportal oder die Kapazitätsplanung von Ressourcen. Schließlich berücksichtige ich die Unterstützung bei der Migration und die Preisstruktur.
Grundlegende Funktionen (Voraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede unten aufgeführte grundlegende Funktion auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (ist in diesem Bereich hervorragend). Anschließend wandle ich die Gesamtpunktzahl in einen Prozentsatz um, um die allgemeine Eignung jedes Tools besser beurteilen zu können, wobei ich Funktionen, die ich als unverzichtbar eingestuft habe, stärker gewichte.
- Auftrags- & Projektverfolgung (unverzichtbar): Ich achte darauf, dass zugewiesene Aufträge klare Phasen durchlaufen und Verantwortliche sowie Fälligkeitstermine sichtbar sind, während sich Kundenprojekte von der Planung bis zur Lieferung entwickeln.
- Zeiterfassung (unverzichtbar): Ich prüfe, ob abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden Aufträgen oder Aufgaben zugeordnet werden können, damit Zeiterfassungsbögen die Rechnungsstellung unterstützen und Mehraufwand aufzeigen.
- Angebote & Rechnungen: Ich bewerte, ob Teams ein Kundenangebot in einen Auftrag umwandeln und anschließend die erfasste Arbeit zur Erstellung einer Rechnung nutzen können.
- Auftragskosten & Budgets: Ich achte auf Budgets, die mit den tatsächlich angefallenen Stunden und Kosten verglichen werden können, damit Überschreitungen sichtbar werden, während die Arbeit noch läuft.
- Kundendaten: Ich prüfe, ob Kundenkontakte, Auftragshistorie und zugehörige Projekte zusammengeführt werden, damit Teams die Arbeit über mehrere Aufträge hinweg verfolgen können.
- Rentabilitätsberichte: Ich bewerte Berichte zu Auftragsmargen und Mitarbeiterauslastung, um festzustellen, ob Manager die Projektleistung vergleichen und Probleme bei der Ausführung erkennen können.
Sobald ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, was die einzelnen Plattformen voneinander unterscheidet.
Unterscheidungsmerkmale (wodurch sich Anbieter abheben)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Ich prüfe, ob ein Tool ein Kundenportal bietet, über das Kunden Angebote prüfen, Kostenvoranschläge genehmigen und den Auftragsfortschritt verfolgen können, ohne Ihrem Team E-Mails zu schreiben. Auch die Kapazitätsplanung von Ressourcen ist wichtig – ich achte auf visuelle Auslastungsansichten, die eine Überlastung anzeigen, bevor Sie Mitarbeitende für sich überschneidende Aufträge eingeplant haben. Auch Datenmigrationstools sind eine Bewertung wert, insbesondere für Unternehmen, die aktive laufende Arbeiten (WIP) und die Kundenhistorie unter Zeitdruck aus WorkflowMax übertragen.
Über die Funktionen hinaus
Die Unterstützung bei der Migration ist derzeit am wichtigsten. Ich prüfe, ob ein Anbieter eine persönliche Einführung und Begleitung anbietet, um aktive Aufträge, Kundendaten und WIP-Daten zu übertragen – nicht nur einen CSV-Importer. Unternehmen mitten in einem Abrechnungszyklus können sich Lücken nicht leisten. Außerdem bewerte ich die Kompatibilität mit dem Buchhaltungsökosystem, insbesondere ob das Tool eine native bidirektionale Synchronisierung mit Xero oder QuickBooks aufrechterhält, die Rechnungsstellung und WIP-Berichte ohne manuellen Abgleich korrekt hält. Schließlich spielt die Stabilität des Anbieters eine große Rolle: Nach der Einstellung von WorkflowMax betrachte ich die Häufigkeit von Aktualisierungen und die Transparenz der Produkt-Roadmap, um die langfristige Zukunftsfähigkeit einzuschätzen.
Warum nach einer WorkflowMax-Alternative suchen?
WorkflowMax ist zwar eine gute Wahl für Projektmanagement-Software, es gibt jedoch mehrere Gründe, warum manche Nutzer nach alternativen Lösungen suchen. Gründe, warum Sie möglicherweise nach einer WorkflowMax-Alternative suchen, können sein:
- Sie benötigen mehr Möglichkeiten zur Anpassung
- Ihr Team benötigt bessere Berichtsfunktionen
- Sie wünschen sich umfassendere Integrationsmöglichkeiten
- Ihr Unternehmen expandiert weltweit
- Sie benötigen eine einfachere Benutzeroberfläche
- Ihr Team benötigt Unterstützung für agile Methoden
Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiedererkennen, sind Sie hier genau richtig. Meine Liste enthält mehrere Projektmanagement-Softwarelösungen, die für Teams mit diesen Herausforderungen besser geeignet sind als WorkflowMax.
Die wichtigsten Funktionen von WorkflowMax
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von WorkflowMax, damit Sie die Angebote alternativer Lösungen gegenüberstellen und vergleichen können:
- Kalkulation und Angebotserstellung: Erstellen Sie anpassbare Angebote und Kalkulationen, um Ihren Vertriebsprozess zu vereinfachen.
- Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden präzise, um sicherzustellen, dass Sie den Umsatz Ihres Teams maximieren.
- Rechnungsstellung: Erstellen Sie professionelle Rechnungen, um Zahlungen zu beschleunigen und den Liquiditätsfluss zu verwalten.
- Verwaltung von Interessenten: Verfolgen Sie Interessenten und Vertriebspipelines, um Ihre Geschäftsentwicklungsmaßnahmen zu optimieren.
- Projektmanagement: Überwachen Sie Aufgaben und Fristen von einer einzigen Plattform aus, damit Ihre Projekte planmäßig voranschreiten.
- Dokumentenverwaltung: Zentraler Zugriff auf wichtige Projektdokumente für einfaches Auffinden und eine unkomplizierte Zusammenarbeit.
- Berichte und Übersicht: Nutzen Sie Echtzeitdaten, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Geschäftsleistung zu verbessern.
- Anpassungsoptionen: Passen Sie Rechnungen, Berichte und andere Dokumente an Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen an.
- Integrationen: Verbinden Sie cloudbasierte Buchhaltungssoftware wie Xero und QuickBooks, um die Effizienz zu steigern und manuelle Arbeit zu reduzieren.