22 KI-Automatisierungstools für 2026 ausgewählt
KI-Automatisierungstools Kurzliste
KI-Automatisierungstools sind Softwareplattformen, die Künstliche Intelligenz nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Arbeitsabläufe zu steuern und Projektaktivitäten im Team zu koordinieren. Wenn Sie auf der Suche nach den besten KI-Automatisierungstools sind, möchten Sie wahrscheinlich manuelle Arbeiten reduzieren, die Projekttransparenz erhöhen und mit wechselnden Prioritäten Schritt halten.
Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Lösungen ist es schwierig zu wissen, welche Tools wirklich zu den Anforderungen Ihres Teams passen und mit Ihren bestehenden Prozessen kompatibel sind. Diese Liste hilft Ihnen, Top-Lösungen schnell zu vergleichen, ihre Besonderheiten zu verstehen und die richtige Plattform zur Unterstützung Ihrer Projektziele für 2026 auszuwählen.
Why You Can Trust Us
We’ve been testing and reviewing project management software since 2012. As project managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different project management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
KI-Automatisierungstools Zusammenfassung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten KI-Automatisierungstool-Auswahl zusammen und hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre Unternehmensbedürfnisse zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für KI-orchestriertes Workflow-Management | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für Finanzdokument-Workflows | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für Copilot-gestützte Planung in Microsoft 365 | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $10/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für KI-gestützte Workflows auf Basis relationaler Daten | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $24/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für leichte, KI-basierte Automatisierung auf Kanban-Boards | Kostenlose Testphase + kostenloser Plan verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für KI-gestützte agile Umsetzung | 7-tägige kostenlose Testversion | Ab $7.91/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für KI-gestützte Kundenservicebereitstellung | 30 Tage kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten geeignet, um Aufgaben, Dokumente und Wissen mit KI in einem Arbeitsbereich zu vereinen | Kostenloser Tarif + 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für KI-gestützte Dokumente + Datenbanken | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Mitglied/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für KI-unterstützte Workflow-Orchestrierung | Kostenlose Testphase + kostenloser Plan verfügbar | Ab $10.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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KI-Automatisierungstools im Test
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der KI-Automatisierungstools, die es auf meine Kurzliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in Funktionen, optimale Einsatzbereiche und Integrationen jeder Plattform, um Ihnen bei der Auswahl des passendsten Tools zu helfen.
Celigo ist eine KI-gestützte Automatisierungsplattform, die für Teams entwickelt wurde, die voneinander getrennte Systeme verbinden und manuelle Arbeit über komplexe Geschäftsprozesse hinweg reduzieren müssen. Sie hilft IT-, Operations- und Business-Teams, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten über Cloud- und On-Premise-Apps zu synchronisieren und Integrationen in großem Umfang zu verwalten. Ihre Stärke liegt in der Kombination aus Low-Code-Integrationswerkzeugen und KI-unterstützter Automatisierung für eine effizientere Orchestrierung systemübergreifender Prozesse.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich besonders für IT-Teams und Operations-Leiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die mehrere Geschäftsapplikationen automatisieren und verbinden müssen.
Warum ich Celigo ausgewählt habe
Ich habe Celigo ausgewählt, weil es Ihrem Team die Werkzeuge bietet, um KI-gesteuerte Arbeitsabläufe systemübergreifend von einer Plattform aus zu orchestrieren. Sie können vorgefertigte Konnektoren und den Low-Code-Builder nutzen, um Apps wie Salesforce, NetSuite und Shopify zu verbinden, ohne bei Null anfangen zu müssen. Mir gefällt außerdem, dass Celigo KI-Agenten und Workflow-Automatisierung unterstützt, was hilft, manuelle Schritte zu reduzieren und den Datenfluss zwischen Systemen aufrechtzuerhalten. Das macht es besonders geeignet, wenn Ihr Team komplexe Prozesse in einer wachsenden Software-Landschaft steuern muss.
Celigo Hauptfunktionen
Weitere Funktionen von Celigo unterstützen Teams bei der Verwaltung KI-gesteuerter Automatisierung über verbundene Geschäftsprozesse hinweg:
- KI-geführter Integrations-Builder: Nutzt KI-gestützte Vorschläge, um Ihrem Team dabei zu helfen, Integrationen effizienter zu erstellen und anzupassen
- Fehlerverwaltungs-Dashboard: Bietet eine zentrale Anlaufstelle, um Integrationsprobleme zu überwachen, zu diagnostizieren und zu beheben
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Ermöglicht das Festlegen von Benutzerberechtigungen, um Integrationen sicher teamübergreifend zu verwalten
- Audit-Logs: Zeichnet Aktivitäten in Arbeitsabläufen und Systemänderungen für bessere Transparenz und Fehlerbehebung auf
Celigo-Integrationen
Zu den Integrationen gehören NetSuite, Salesforce, Shopify, SAP, Snowflake, HubSpot, Jira, Slack, QuickBooks und Google Sheets.
Pros and Cons
Pros:
- Vorgefertigte Konnektoren beschleunigen die Automatisierung gängiger Geschäftssysteme
- Fehler-Dashboards helfen Teams, fehlgeschlagene Abläufe schneller zu identifizieren und zu beheben
- Geplante und bedarfsgesteuerte Abläufe bieten flexible Automatisierungsmöglichkeiten
Cons:
- Benutzerdefinierte Feldzuordnungen können bei komplexer Logik schwierig sein
- Fehlermeldungen könnten beim Troubleshooting aussagekräftiger sein
Cloudsquid ist eine KI-Automatisierungsplattform, die auf einer Chat-Oberfläche in natürlicher Sprache, einem No-Code-Workflow-Canvas und vorgefertigten KI-Agenten-Templates basiert, um Dokumentenextraktion, Datenverarbeitung und Backoffice-Workflows zu automatisieren.
Für wen ist Cloudsquid am besten geeignet?
Cloudsquid eignet sich besonders für Finanz- und Operationsteams, die dokumentenintensive Arbeitsabläufe ohne Programmieraufwand automatisieren möchten.
Warum ich Cloudsquid ausgewählt habe
Cloudsquid ist eine meiner Top-Empfehlungen, da ich es liebe, wie man Automatisierungen mit einfachen Chat-Anweisungen in natürlicher Sprache aufbauen kann – ganz ohne Programmierung. Wenn mein Team eine Abstimmung oder Dokumentenprüfung einrichten muss, beschreiben wir einfach die Aufgabe in natürlicher Sprache, und der Agent übernimmt die Logik. Das No-Code-Workflow-Canvas verbindet anschließend diese Anweisungen mit echten Ergebnissen und schreibt die Resultate automatisch oder nach einer manuellen Prüfung in ERPs, Tabellen oder Portale zurück.
Cloudsquid Hauptfunktionen
- Dokumentenextraktion in mehreren Formaten: Cloudsquid analysiert und extrahiert strukturierte Daten aus PDFs, Bildern, CSVs, Audiodateien und Videos – ganz ohne Einrichtung.
- Selbstlernende KI: Der KI-Agent lernt Ihre geschäftsspezifischen Logikmuster im Laufe der Zeit und optimiert seine Entscheidungen, je mehr er mit Ihren Daten arbeitet.
- Prüfprotokoll mit Quellenangaben: Jede Änderung wird protokolliert, Quellen werden angegeben und Sie können die wichtigsten Entscheidungen der KI überprüfen, bevor sie umgesetzt werden.
- Datenvalidierung und Abgleich: Cloudsquid gleicht extrahierte Daten mit bestehenden Datensätzen ab und meldet Unstimmigkeiten, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Cloudsquid bietet über 50 Integrationen für Skills, MCPs und Workflows, darunter direkte Anbindungen an Outlook und Gmail, Google Sheets und SAP. Die Plattform verbindet sich außerdem mit Excel, und der Enterprise-Plan unterstützt private ERP/WMS-Integrationen. Für individuelle Anbindungen steht eine API zur Verfügung, inklusive Webhook-Auslösern für die Anbindung zusätzlicher Systeme.
Pros and Cons
Pros:
- Anweisungen in natürlicher Sprache ersetzen manuelle Einrichtung
- Integrierte Prüfprotokolle mit Quellenangabe
- Selbstlernende Agents lernen aus Korrekturen
Cons:
- Stark auf Finanz- und Operationsthemen fokussiert
- Selbstlernende Agents nur im Enterprise-Plan
Am besten geeignet für Copilot-gestützte Planung in Microsoft 365
Wenn Ihr Team bereits auf Microsoft 365 setzt, ermöglicht Microsoft Planner die Automatisierung des Aufgabenmanagements direkt innerhalb Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe. Es wurde für Unternehmen entwickelt, die Projektplanung, Dateifreigabe und Kommunikation über Outlook, Teams und OneDrive hinweg verbinden wollen. Die Integration von Planner mit Microsoft Copilot bringt KI-gestützte Aufgabenvorschläge und automatisierte Updates, damit Teams ihre Projekte auf Kurs halten können.
Warum ich Microsoft Planner ausgewählt habe
Da Microsoft Planner in das Microsoft 365-Ökosystem integriert ist, passt es ideal zu Teams, die Projektaufgaben automatisieren möchten, ohne ihre vertrauten Tools verlassen zu müssen.
Durch die Integration mit Microsoft Copilot kann KI genutzt werden, um Aufgabenlisten zu erstellen, Arbeit zuzuweisen und automatisierte Projektaktualisierungen direkt in Teams oder Outlook zu erhalten. Ich schätze, dass Planner automatisch mit anderen Microsoft 365-Anwendungen synchronisiert wird, sodass Dateien, Unterhaltungen und Fristen im gesamten Arbeitsbereich verbunden bleiben. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, helfen die KI-gesteuerten Automatisierungsfunktionen von Planner dabei, das Projektmanagement zu zentralisieren und zu vereinfachen.
Funktionen
Weitere Funktionen, die Microsoft Planner für Automatisierung und Projektverfolgung nützlich machen, sind unter anderem:
- Aufgaben-Buckets: Organisieren Sie Aufgaben in anpassbaren Spalten für verschiedene Projektphasen oder Kategorien.
- Fälligkeitserinnerungen: Senden automatisch Benachrichtigungen an Teammitglieder, wenn sich Fristen nähern.
- Fortschrittsverfolgung: Visualisieren Sie den Aufgabenstatus mit integrierten Diagrammen und Dashboards.
- Unterstützung von Anhängen: Fügen Sie Dateien und Dokumente direkt Aufgaben zur einfachen Referenz hinzu.
Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Microsoft To Do, Microsoft Loop, Viva Goals, Power Automate, Microsoft Project und Excel.
Pros and Cons
Pros:
- Copilot erstellt automatisierte Aufgabenvorschläge
- Aufgabenaktualisierungen werden über Microsoft 365-Apps hinweg synchronisiert
- Power Automate ermöglicht fortschrittliche Workflow-Automatisierung
Cons:
- Keine KI-gestützte Freigabe von Workflows verfügbar
- Begrenzte Automatisierung außerhalb des Microsoft-Ökosystems
Airtable
Am besten geeignet für KI-gestützte Workflows auf Basis relationaler Daten
Airtable sticht heraus für Teams, die Workflows automatisieren müssen, die auf komplexen, relationalen Daten basieren. Es eignet sich besonders für Produktmanager, Marketing-Teams und Betriebsleiter, die Datenbanken verbinden, Aktionen auslösen und Projekte in einer hochgradig anpassbaren Umgebung verwalten möchten. Mit den Automatisierungsfunktionen von Airtable können Sie logikbasierte Workflows erstellen, die Datensätze aktualisieren, Benachrichtigungen senden und sich mit anderen Tools integrieren – und das alles über eine flexible Datenbankschnittstelle.
Warum ich Airtable ausgewählt habe
Was Airtable besonders macht, ist sein datenbankorientierter Ansatz für die Projektverfolgung, was gerade für Teams mit komplexen, miteinander verbundenen Daten besonders wertvoll ist. Sie können benutzerdefinierte Tabellen mit verknüpften Datensätzen entwerfen und mit der integrierten Automatisierung Aktionen wie das Aktualisieren von Feldern, das Senden von Benachrichtigungen oder das Erstellen von Aufgaben auslösen, die auf Änderungen in Ihren Daten basieren.
Ich schätze, wie der Automatisierungsbaukasten von Airtable es ermöglicht, mehrstufige Workflows einzurichten, die auf bestimmte Bedingungen innerhalb Ihrer Datenbank reagieren. Für Projektmanager, die eine detaillierte Kontrolle über Daten und Prozessautomatisierung benötigen, bietet Airtable eine flexible und skalierbare Lösung.
Funktionen
Weitere Funktionen, die Airtable für Automatisierung und Projektmanagement nützlich machen, sind unter anderem:
- Interface Designer: Erstellen Sie individuelle Dashboards und visuelle Benutzeroberflächen für Ihre Daten – ganz ohne Programmierkenntnisse.
- AI-Feldtyp: Fügen Sie KI-gestützte Felder hinzu, um Zusammenfassungen zu generieren, Daten zu kategorisieren oder Einblicke direkt in Ihren Tabellen zu extrahieren.
- Synchronisierung: Synchronisieren Sie Daten automatisch zwischen verschiedenen Airtable-Bases oder mit externen Quellen.
- Versionsverlauf: Verfolgen Sie Änderungen an Datensätzen und stellen Sie bei Bedarf vorherige Versionen wieder her.
Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Drive, Salesforce, Slack, Jira, Zendesk, Box, Dropbox, GitHub, Gmail und ChatGPT.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Felder generieren Zusammenfassungen und kategorisieren Daten
- Automatisierungen lösen mehrstufige Workflows bei Änderungen aus
- Interface Designer erstellt individuelle Dashboards für Automatisierungen
Cons:
- Die Anzahl der Automatisierungsläufe ist pro Arbeitsbereich begrenzt
- KI-Funktionen erfordern höherwertige Tarife
Trello
Am besten geeignet für leichte, KI-basierte Automatisierung auf Kanban-Boards
Trello bringt KI-gestützte Automatisierung auf Kanban-Boards und eignet sich ideal für Teams, die eine visuelle Aufgabenverwaltung mit minimalem Einrichtungsaufwand wünschen. Besonders nützlich ist es für Marketing-, Produkt- und Operationsteams, die wiederkehrende Kartenaktionen automatisieren und Arbeitsabläufe am Laufen halten müssen. Mit integrierter Automatisierung für Kartensortierung, Fälligkeitserinnerungen und regelbasierten Auslösern hilft Trello Teams, Projekte ohne manuelle Board-Updates zu verwalten.
Warum ich Trello ausgewählt habe
Für Teams, die auf Kanban-Boards setzen, punktet Trello dadurch, dass Automatisierung direkt in die visuelle Arbeitsweise eingebettet ist. Mit dem integrierten Automatisierungstool Butler lassen sich Regeln festlegen, die Karten verschieben, Aufgaben zuweisen oder Erinnerungen senden – je nachdem, was auf dem Board passiert. Besonders gefällt mir, dass sich wiederkehrende Abläufe automatisieren lassen, zum Beispiel das Sortieren von Karten nach Fälligkeitsdatum oder das Taggen von Elementen beim Erreichen bestimmter Spalten. Diese Funktionen machen Trello zur starken Wahl für alle, die KI-gestützte Automatisierung ohne zusätzliche Komplexität ins Kanban-Board integrieren möchten.
Funktionen
Weitere Funktionen in Trello, die Automatisierung und Projektmanagement unterstützen, sind unter anderem:
- Benutzerdefinierte Karten-Vorlagen: Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für häufige Aufgabentypen oder Workflows.
- Kalender-Power-Up: Karten mit Fälligkeitsdaten in einer Kalenderansicht visualisieren, um besser zu planen.
- Erweiterte Checklisten: Fügen Sie Checklisten mit zuweisbaren Aufgaben und Fälligkeitsdaten zu einzelnen Karten hinzu.
- Automatisches Altern von Karten: Karten, die über einen festgelegten Zeitraum nicht aktualisiert wurden, werden automatisch hervorgehoben oder ausgegraut.
Integrationen
Zu den Integrationen gehören Slack, Jira, Miro, GitLab, Dropbox, Evernote, Pipedrive, Egnyte, Testmo und Pastel.
Pros and Cons
Pros:
- Butler automatisiert Kartenbewegungen und Benachrichtigungen
- Regelbasierte Auslöser automatisieren wiederkehrende Board-Aktionen
- KI kann Fälligkeitstermine für Aufgaben vorschlagen
Cons:
- KI-Automatisierung beschränkt sich auf Aktionen auf Board-Ebene
- Keine native KI zur Dokumentenzusammenfassung
Jira ist speziell für Teams konzipiert, die agile Projekte und Sprintzyklen verwalten, insbesondere in der Softwareentwicklung und IT. Es richtet sich an Projektmanager und Scrum Master, die Automatisierung für Backlog-Pflege, Sprintplanung und die Nachverfolgung von Aufgaben in verteilten Teams benötigen. Mit integrierten KI-Funktionen für die Klassifizierung von Vorgängen und Workflow-Automatisierung unterstützt Jira Teams dabei, Aufgaben zu priorisieren und Projekte ohne manuelle Eingriffe voranzubringen.
Warum ich Jira gewählt habe
Für die agile Sprintplanung bietet Jira Automatisierungsfunktionen, die direkt schnelle Entwicklungsteams unterstützen. Die KI-gestützte Priorisierung von Vorgängen hilft dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Auslastung zuzuweisen, was für reibungslose Sprints unerlässlich ist. Ich schätze, wie Jiras Automatisierungsregeln Status aktualisieren, Benachrichtigungen auslösen und Vorgänge zwischen Boards bewegen können, ganz ohne manuelles Zutun.
Diese Möglichkeiten machen Jira zu einer starken Wahl für Teams, die wiederkehrende Aufgaben im Sprint-Management automatisieren und sich auf das Liefern von Mehrwert konzentrieren wollen.
Funktionen
Weitere Funktionen in Jira, die Automatisierung und agile Arbeitsabläufe unterstützen, sind:
- Individueller Workflow-Designer: Erstellen und ändern Sie Workflows mit Drag-and-drop-Tools passend zu den Prozessen Ihres Teams.
- Erweiterte Roadmaps: Visualisieren Sie Projektzeitpläne, Abhängigkeiten und Ressourcenzuweisung teamübergreifend.
- Sammelaktionen für Vorgänge: Mehrere Vorgänge gleichzeitig per Massenoperation aktualisieren, verschieben oder zuweisen.
- Bibliothek für Automatisierungsvorlagen: Zugriff auf vorgefertigte Automatisierungsvorlagen für gängige agile und Projektmanagementszenarien.
Integrationen
Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Figma, Zoom, GitHub, Salesforce, Miro, QMetry und Google Docs.
Pros and Cons
Pros:
- KI klassifiziert und weist eingehende Vorgänge automatisch zu
- Automatisierungsregeln unterstützen mehrstufige Sprint-Workflows
- Sammelaktionen automatisieren die wiederkehrende Backlog-Verwaltung
Cons:
- Keine native KI für Code-Review-Automatisierung
- Für die Einrichtung von Workflow-Automatisierungen ist evtl. Adminzugriff erforderlich
Wenn Ihr Team Projekte für Kunden verwaltet und dabei Transparenz durch Automatisierung benötigt, lohnt sich ein Blick auf Teamwork.com. Agenturen und Dienstleister nutzen es, um die Kundenkommunikation, Freigaben und Abrechnung zu automatisieren, während Projektdaten sowohl für interne als auch externe Beteiligte zugänglich bleiben. Die kundenorientierten Funktionen und die Workflow-Automatisierung helfen Teams, manuelle Updates zu reduzieren und halten Kunden ohne zusätzlichen Aufwand auf dem Laufenden.
Warum ich Teamwork.com ausgewählt habe
Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Plattformen wurde Teamwork.com mit Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Transparenz für Kunden entwickelt. Ich habe es gewählt, weil die Automatisierungsfunktionen – wie automatisierte Status-Updates für Kunden und Freigabe-Workflows – Agenturen und Service-Teams dabei helfen, Kunden informiert zu halten, ohne manuell nachfassen zu müssen.
Die Plattform unterstützt außerdem automatisierte Abrechnung und Zeiterfassung, sodass Sie den Projektfortschritt direkt mit Kundenrechnungen verknüpfen können. Diese Funktionen machen Teamwork.com zu einer starken Wahl für Teams, die sowohl interne Abläufe als auch kundenorientierte Interaktionen automatisieren möchten.
Funktionen
Weitere Funktionen, die Teamwork.com für Projektteams nützlich machen, sind:
- Auslöser für Aufgabenautomatisierung: Legen Sie Regeln fest, um Aufgaben basierend auf Projektaktivitäten automatisch zuzuweisen, zu aktualisieren oder zu verschieben.
- Projektvorlagen: Erstellen und wiederverwenden Sie Projektvorlagen, um die Einrichtung wiederkehrender Kundenprojekte zu automatisieren.
- Workload-Planer: Visualisieren und balancieren Sie die Teamkapazität mit Drag-and-Drop-Auslastungsplanung.
- Integrierter Chat: Kommunizieren Sie direkt innerhalb der Plattform mit Teammitgliedern und Kunden über den integrierten Chat.
Integrationen
Zu den Integrationen zählen Slack, Microsoft Office, Harvest, Xero, HubSpot, Google Drive, Dropbox, QuickBooks, ChatGPT und Stripe.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Status-Updates und Erinnerungen für Kunden
- Unterstützt automatisierte Rechnungs- und Abrechnungs-Workflows
- Aufgabenauslöser können Arbeit zuweisen oder eskalieren
Cons:
- Keine integrierte KI für Meeting-Transkriptionen
- Keine KI-gestützte Dokumentenzusammenfassung
ClickUp
Am besten geeignet, um Aufgaben, Dokumente und Wissen mit KI in einem Arbeitsbereich zu vereinen
ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Ziele und Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich und ist damit ideal für Teams, die ihre Tools konsolidieren möchten. Leiter von Betriebsabläufen und Projektmanager können ClickUp nutzen, um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren, die Projektkommunikation zu zentralisieren und alles von Sprints bis hin zur Dokumentation zu verwalten. Die flexible Struktur und integrierte KI-Funktionen helfen Teams, das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Systemen zu vermeiden und die gesamte Arbeit an einem Ort zu behalten.
Warum ich ClickUp gewählt habe
Für Teams, die ihre gesamte Arbeit an einem Ort bündeln möchten, überzeugt ClickUp durch die All-in-One-Arbeitsplatzkonsolidierung. Die Plattform vereint Aufgabenmanagement, Dokumentenzusammenarbeit und KI-gestützte Automatisierung in einer einzigen Umgebung, sodass Sie nicht mehr mehrere Tools parallel verwenden müssen.
Mir gefällt, dass die KI-Funktionen von ClickUp direkt in den Arbeitsabläufen Zusammenfassungen erstellen, Routine-Updates automatisieren und bei der Inhaltserstellung unterstützen können. Dieser einheitliche Ansatz hilft Projektmanagern und Betriebsleitern, alles zu organisieren und Prozesse zu automatisieren, ohne die Plattform zu verlassen.
Funktionen
Weitere Funktionen in ClickUp, die Automatisierung und Arbeitsbereichsmanagement unterstützen, sind unter anderem:
- Individueller Automations-Builder: Erstellen Sie mehrstufige Automationen mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen, die auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.
- Whiteboards: Visualisieren Sie Ideen, skizzieren Sie Abläufe und verknüpfen Sie Whiteboard-Elemente direkt mit Aufgaben.
- Zielverfolgung: Setzen, verfolgen und aktualisieren Sie Ziele mit automatisierten Statusmeldungen.
- Auslastungsansicht: Überwachen Sie die Teamkapazität und Aufgabenverteilung mit einem visuellen Auslastungs-Dashboard.
Integrationen
Zu den Integrationen gehören Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Microsoft Teams und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Whiteboards sind direkt mit automatisierten Aufgaben verknüpft
- Individueller Automations-Builder unterstützt komplexe Logik
- KI kann Aufgabenbeschreibungen umschreiben oder erweitern
Cons:
- KI-Vorschläge erfassen manchmal nicht den projektspezifischen Kontext
- Keine native KI für Bild- oder Dateianalyse
Notion vereint Notizen, Projektmanagement und KI-gestützte Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich. Es ist besonders nützlich für Produktteams, Content-Ersteller und Start-ups, die Besprechungsnotizen, Aufgaben und Dokumentationen mit KI-Funktionen wie automatischer Zusammenfassung und intelligenten Aufgabenempfehlungen verbinden möchten. Notions flexible Datenbanken und KI-Blöcke helfen Teams, Routinearbeiten zu automatisieren und gleichzeitig alles an einem Ort organisiert zu halten.
Warum ich Notion ausgewählt habe
Notion ist ideal für Teams, die Notizen, Projektaufgaben und KI-Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich kombinieren möchten. Mit den KI-Blöcken können Sie Zusammenfassungen erstellen, Inhalte entwerfen und wiederkehrende Dokumentationsaufgaben direkt in Ihren Notizen und Projektboards automatisieren.
Ich finde es praktisch, dass Sie Datenbanken miteinander verknüpfen können, sodass sich Besprechungsnotizen, Aufgaben und Projektzeitpläne gemeinsam aktualisieren – das macht es einfacher, Informationen verbunden und umsetzbar zu halten. Für Teams, die Wissensmanagement und Aufgabenverfolgung automatisieren möchten, ohne zwischen Tools zu wechseln, bietet Notion eine einheitliche und flexible Lösung.
Funktionen
Weitere Funktionen, die Notion für Automatisierung und Projektmanagement wertvoll machen, sind unter anderem:
- Eigene Vorlagen: Erstellen und wiederverwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekt-Workflows oder Dokumentationen.
- API-Zugang: Verbinden Sie Notion mit anderen Tools und automatisieren Sie Datenflüsse über die öffentliche API.
- Berechtigungen und Freigabe: Legen Sie detaillierte Zugriffskontrollen für Seiten, Datenbanken und Arbeitsbereiche fest.
- Versionsverlauf: Überprüfen und stellen Sie frühere Versionen jeder Seite oder Datenbank wieder her.
Integrationen
Zu den Integrationen gehören Slack, Jira, GitHub, Asana, Google Drive, Figma, Trello, GitLab, Typeform und Webex.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Autofill generiert Inhalte für Projektdokumentationen
- Eigene Vorlagen unterstützen wiederholbare Automatisierungs-Workflows
- Seiten-Erwähnungen ermöglichen die automatisierte Querverlinkung von Aufgaben
Cons:
- Massenaktionen zur Automatisierung werden nicht nativ unterstützt
- Begrenzte native Automatisierungsauslöser im Vergleich zu Wettbewerbern
Asana bietet eine Plattform, die auf flexible Workflow-Automatisierung und detaillierte Prozessanpassung ausgelegt ist, mit KI-Funktionen, die Teams helfen, diese Workflows mit weniger manueller Kontrolle zu steuern. Projektmanager und funktionsübergreifende Teams nutzen Asana, um Aufgabenverteilungen, Genehmigungen und Statusupdates zu automatisieren, während Asana KI Projekt-Statusupdates verfassen und Arbeiten zusammenfassen kann, sodass Blockaden und nächste Schritte einfacher erkannt werden. Die regelbasierte Automatisierung reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt dafür, dass komplexe Projekte voranschreiten.
Warum ich Asana ausgewählt habe
Ich habe mich für Asana entschieden, da der Fokus stark auf der Anpassung von Workflows liegt – ein Muss für Teams, die einzigartige Prozesse automatisieren wollen – und wegen der zunehmenden KI-Unterstützung, die Projektaktivitäten in transparente, umsetzbare Updates verwandelt. Mit dem Regel-Builder von Asana lassen sich automatisierte Auslöser für Aufgabenverteilungen, Statusänderungen und Benachrichtigungen entsprechend den Projektanforderungen einrichten.
Mir gefällt außerdem, dass Asana KI smarte Statusupdates generieren und zentrale Änderungen in Zusammenfassungen hervorheben kann, was den Zeitaufwand für das Nachverfolgen von Updates über verschiedene Stakeholder hinweg reduziert. In Kombination mit benutzerdefinierten Vorlagen und mehrstufiger Workflow-Automatisierung ermöglichen diese Funktionen Teams, den manuellen Aufwand zu senken und Projekte an den bevorzugten Prozessen auszurichten.
Funktionen
Weitere Funktionen in Asana, die Automatisierung und Projektmanagement unterstützen, sind:
- Timeline-Ansicht: Visualisierung von Projektzeitplänen und Abhängigkeiten mit einer Drag-and-Drop-Gantt-Diagramm-Oberfläche.
- Workload-Management: Überwachung der Teamkapazität und Ausgleich der Aufgabenverteilung, um Überlastung zu vermeiden.
- Meilenstein-Tracking: Markierung wichtiger Meilensteine, um Fortschritte zu verfolgen und bedeutende Fristen hervorzuheben.
- Formularautomatisierung: Automatisierte Erfassung und Weiterleitung von Anfragen oder Projekteingaben mittels anpassbarer Formulare.
Integrationen
Zu den Integrationen zählen Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Tableau, Jira, Zoom, Dropbox, GitHub und Outlook.
Pros and Cons
Pros:
- Regelbasierte Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben
- Individuelle Vorlagen für besondere Workflow-Anforderungen
- Visuelle Zeitachse zur Nachverfolgung von Abhängigkeiten
Cons:
- Begrenzte KI-gestützte Vorschläge zur Prozessoptimierung
- Workflow-Automatisierung ist nur auf Projektebene möglich
Weitere KI-Automatisierungstools
Hier sind weitere Optionen für KI-Automatisierungstools, die es nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Smartsheet
Am besten für KI-unterstützte, tabellenbasierte Projektarbeit
- Wrike
Am besten geeignet für KI-gestützte, teamübergreifende Workflows
- Zoho Projects
Am besten geeignet für KI-gestützte Zeiterfassung + Projektdurchführung
- monday.com
Am besten geeignet für KI-gestützte visuelle Arbeitsverfolgung
Auswahlkriterien für KI-Automatisierungstools
Bei der Auswahl der besten KI-Automatisierungstools für diese Liste habe ich typische Anforderungen und Probleme von Käufern berücksichtigt, wie die Automatisierung wiederkehrender Abläufe und das Einbinden KI-basierter Erkenntnisse in die tägliche Arbeit. Außerdem habe ich das folgende Bewertungsraster genutzt, um objektiv und nachvollziehbar vorzugehen:
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung) Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese typischen Anwendungsfälle erfüllen:
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Arbeitsabläufen
- Integration mit anderer Unternehmenssoftware
- Bereitstellung von KI-gestützten Empfehlungen oder Einblicken
- Unterstützung von regelbasierten und ereignisgesteuerten Automatisierungen
- Ermöglichung von Team-Zusammenarbeit und Kommunikation
Besondere Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung) Um die Auswahl weiter einzuschränken, habe ich auf diese besonderen Merkmale geachtet:
- Natürliche Sprachverarbeitung für die Auftragserstellung
- KI-basierte Prognose von Projektrisiken
- Automatisierte Zusammenfassung von Dokumenten
- Intelligente Termin- und Ressourcenzuteilung
- Integrierter KI-Chat oder virtueller Assistent
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung) Um die Bedienbarkeit jeder Software zu bewerten, habe ich folgende Kriterien einbezogen:
- Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
- Übersichtliche Navigation und Dashboard-Aufbau
- Automatisierung von Aufgaben mit wenigen Klicks
- Anpassbare Ansichten und Arbeitsabläufe
- Zugänglichkeit auf verschiedenen Geräten
Onboarding (10 % der Gesamtwertung) Um die Onboarding-Erfahrung für jede Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von Schulungsvideos und Tutorials
- Zugang zu vorgefertigten Vorlagen
- Interaktive Produkttouren oder Einführungen
- In-App-Chatbots zur Unterstützung beim Onboarding
- Live- oder aufgezeichnete Webinare für neue Nutzer
Kundensupport (10 % der Gesamtwertung) Um die Kundensupport-Dienste jedes Softwareanbieters zu beurteilen, habe ich folgende Kriterien berücksichtigt:
- 24/7 Live-Chat oder E-Mail-Support
- Umfassendes Hilfezentrum oder Wissensdatenbank
- Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
- Zugang zu dedizierten Kundenbetreuern
- Community-Foren für den Austausch mit anderen Nutzern
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtwertung) Für die Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Transparente und flexible Preismodelle
- Funktionen, die in jedem Preispaket enthalten sind
- Verfügbarkeit von kostenlosen Testphasen oder Gratisversionen
- Keine versteckten Kosten oder überraschenden Zusatzgebühren
- Rabatte bei jährlicher Abrechnung oder größeren Teams
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtwertung) Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu gewinnen, habe ich beim Lesen von Kundenrezensionen auf Folgendes geachtet:
- Positives Feedback zu Automatisierungsfunktionen
- Berichte über zuverlässige, KI-gesteuerte Funktionen
- Kommentare zu Integration mit anderen Tools
- Zufriedenheit der Nutzer mit Support und Onboarding
- Wahrgenommener Mehrwert im Vergleich zu ähnlichen Tools
Wie wählt man ein KI-Automatisierungswerkzeug?
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplizierten Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie im Auswahlprozess Ihres individuellen Software-Tools den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit entscheidenden Faktoren:
| Faktor | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann das Tool das Wachstum Ihres Teams und den steigenden Automatisierungsbedarf im Laufe der Zeit bewältigen? Prüfen Sie Benutzer-, Workflow- und Datenlimits. |
| Integrationen | Verbindet sich das Tool nativ mit Ihren bestehenden Systemen (CRM, ERP, Chat, Dateispeicher)? Erfassen Sie vorab Ihre wichtigsten Integrationswünsche. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Automatisierungsregeln, Workflows und Benachrichtigungen an Ihre Teamprozesse anpassen? Vermeiden Sie Tools mit starren Standardvorlagen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Wird Ihr Team das Tool schnell einführen können, oder sind umfangreiche Schulungen nötig? Achten Sie auf eine klare Navigation und wenige Einrichtungsstufen. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert es, bis Sie arbeitsfähig sind? Fragen Sie nach Unterstützung bei der Migration, Onboarding-Ressourcen und der typischen Zeit bis zum Nutzen für ähnliche Teams. |
| Kosten | Sind die Preismodelle transparent und skalierbar? Achten Sie auf versteckte Gebühren, Kosten pro Automatisierung oder zwingende Zusatzmodule. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet das Tool Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Konformität mit den Standards Ihrer Branche? Bestätigen Sie bei Bedarf Datenresidenz und Protokollierung. |
| Support-Verfügbarkeit | Haben Sie bei Problemen schnell Zugriff auf Hilfe? Prüfen Sie Live-Chat, telefonischen Support und garantierte Reaktionszeiten – insbesondere für geschäftskritische Automatisierungen. |
Was sind KI-Automatisierungstools?
KI-Automatisierungstools sind Softwareplattformen, die künstliche Intelligenz nutzen, um wiederkehrende Aufgaben, Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse in Geschäftsabläufen zu automatisieren. Mit diesen Tools können Teams manuelle Arbeit reduzieren, die Genauigkeit verbessern und durch maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung oder prädiktive Analysen wertvolle Einblicke gewinnen.
Projektmanager, IT-Teams und Unternehmensleitungen nutzen KI-Automatisierungstools, um Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und datenbasierte Entscheidungen in dynamischen Umgebungen zu unterstützen.
Funktionen
Bei der Bewertung einer KI-Automatisierungsplattform sollten Sie auf Tools achten, die eine Konfiguration ohne Programmierkenntnisse mit intelligenten KI-Modellen kombinieren und so reale Geschäftsprozesse in großem Maßstab unterstützen. Das richtige System sollte die Gestaltung, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen erleichtern, ohne technische Vorkenntnisse vorauszusetzen.
- Workflow-Builder: Ein No-Code-Workflow-Builder ermöglicht es, mehrstufige Prozesse zu entwerfen, zu visualisieren und zu verwalten – mithilfe von Drag-and-Drop-Tools oder regelbasierter Logik. So können Sie KI-Agenten einfach einsetzen, die wiederkehrende Schritte automatisieren und Arbeitsabläufe automatisch vorantreiben.
- Aufgabenzuweisung: Aufgaben werden automatisch oder manuell bestimmten Teammitgliedern oder Gruppen entsprechend den Projektanforderungen zugewiesen. KI-Modelle können die Zuweisung anhand von Arbeitslast oder Fristen priorisieren und so eine bessere Koordination sicherstellen.
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Senden Sie Echtzeit-Updates zu Aufgabenänderungen, Fristen oder Workflow-Fortschritten per E-Mail, In-App-Nachricht oder Push-Benachrichtigung. KI-Agenten können Warnungen auslösen, wenn Risikomuster oder Verzögerungen erkannt werden.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen fest und beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten oder Aktionen anhand von Benutzerrollen. Dies unterstützt eine sichere Automatisierung in allen Abteilungen und schützt wichtige Geschäftsprozesse.
- Audit-Logs: Alle Benutzeraktivitäten und Workflow-Änderungen werden nachverfolgt und aufgezeichnet, um eine transparente Historie für Compliance und Fehlersuche zu schaffen.
- Integrations-Hub: Verbinden Sie sich mit anderen Geschäftstools und Plattformen, damit Daten zwischen Systemen fließen und manuelle Dateneingabe reduziert wird. Eine starke Automatisierungsplattform sorgt dafür, dass Ihre Workflows über eine einzelne App hinausgehen.
- Reporting-Dashboard: Sehen Sie Leistungskennzahlen, Aufgabenerledigungsraten und Prozess-Engpässe in Echtzeit ein. In fortgeschritteneren Systemen generiert KI Zusammenfassungen und Einblicke aus Ihren Daten, um Trends und aufkommende Risiken sichtbar zu machen.
- Vorlagenbibliothek: Greifen Sie auf vorgefertigte Workflow- und Aufgaben-Vorlagen zu, die für wiederkehrende Prozesse angepasst und wiederverwendet werden können – das reduziert die Einrichtung und verkürzt die Einarbeitungszeit.
- Kalenderansicht: Stellen Sie Aufgaben, Fristen und Projektmeilensteine in einem visuellen Kalender dar, um die Planung und Terminierung zu erleichtern.
- Mobiler Zugriff: Verwalten Sie Workflows, genehmigen Sie Aufgaben und erhalten Sie Benachrichtigungen von jedem Gerät aus. So werden mobile Teams und schnelle Entscheidungen unterwegs unterstützt.
Vorteile
Der Einsatz von KI-Automatisierungstools kann die Arbeitsorganisation und Ausführung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern.
- Reduzierter manueller Arbeitsaufwand: KI-Agenten automatisieren wiederkehrende Aufgaben und regelbasierte Workflows, sodass Ihr Team sich auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann.
- Höhere Genauigkeit: Automatisierte Prozesse folgen stets derselben Logik und reduzieren menschliche Fehler, was die Verlässlichkeit qualitativ hochwertiger Daten in den Systemen erhöht.
- Schnellere Projektabwicklung: Automatisierte Aufgabenverteilung, Benachrichtigungen und Workflow-Auslöser treiben Projekte ohne unnötige Verzögerungen voran, sodass Ergebnisse schneller erzielt werden.
- Bessere Ressourcenzuteilung: KI-Modelle analysieren Arbeitslasten und Projektzeitpläne, um eine intelligentere Prognose und Planung der Kapazitäten zu ermöglichen.
- Mehr Transparenz: Echtzeit-Dashboards, Audit-Logs und KI-generierte Einblicke bieten Klarheit zu Projektfortschritt, Leistungsdefiziten und betrieblichen Risiken.
- Stärkere Compliance: Rollenbasierte Zugriffsrechte und Audit-Trails helfen, Vorschriften und Governance-Richtlinien durchzusetzen.
- Skalierbare Abläufe: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens passt sich eine flexible Automatisierungsplattform steigenden Arbeitslasten, komplexeren Workflows und sich verändernden Geschäftsprozessen an – ganz ohne zusätzlichen Reibungsverlust.
Kosten und Preise
Die Auswahl von KI-Automatisierungstools erfordert das Verständnis verschiedener Preismodelle und Tarifpläne. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen von KI-Automatisierungstools zusammen:
Tarifvergleichstabelle für KI-Automatisierungstools
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Free Plan | $0 | Basis-Workflow-Automatisierung, begrenzte Integrationen, Einzelbenutzerzugang und Community-Support. |
| Personal Plan | $5-$15/user/month | Mehrstufige Workflows, grundlegendes Reporting, E-Mail-Benachrichtigungen und eingeschränkte Individualisierungsmöglichkeiten. |
| Business Plan | $20-$40/user/month | Erweiterte Automatisierung, Team-Kollaborationstools, Integrations-Hub, Audit-Logs und priorisierter Support. |
| Enterprise Plan | $400+ per user/month (varies widely) | Individuelle Workflows, erweiterte Sicherheit, dediziertes Onboarding, Compliance-Funktionen und Premium-Support. |
Häufig gestellte Fragen zu KI-Automatisierungstools
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu KI-Automatisierungstools:
Wie unterscheiden sich KI-Automatisierungstools von traditioneller Automatisierungssoftware?
KI-Automatisierungstools nutzen maschinelles Lernen und Datenanalysen, um Entscheidungen zu treffen, Arbeitsabläufe anzupassen und Empfehlungen auszusprechen, während traditionelle Automatisierungssoftware auf festen Regeln und manueller Konfiguration basiert. Dadurch sind KI-Tools in der Lage, komplexere und dynamischere Prozesse zu bewältigen und sich kontinuierlich durch das Lernen aus Daten zu verbessern.
Können KI-Automatisierungstools mit Altsystemen integriert werden?
Ja, viele KI-Automatisierungstools bieten Integrationsmöglichkeiten für Altsysteme über APIs, Middleware oder individuelle Konnektoren an. Prüfen Sie vor der Auswahl eines Tools, ob es Ihren bestehenden Software-Stack unterstützt und ob die Integration zusätzlichen Entwicklungsaufwand oder Drittanbieterdienste erfordert.
Welche Sicherheitsaspekte sollte ich bei der Nutzung von KI-Automatisierungstools beachten?
Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und Compliance-Zertifizierungen. Stellen Sie sicher, dass das Tool mit den Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens und branchenspezifischen Vorschriften übereinstimmt, und fragen Sie Anbieter nach ihren Vorgehensweisen zu Vorfallmanagement und Datenstandort.
Wie lange dauert die Implementierung eines KI-Automatisierungstools?
Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität Ihrer Arbeitsabläufe und dem Grad der gewünschten Anpassung ab. Einfache Installationen sind innerhalb weniger Tage möglich, während komplexe Integrationen und umfassende Einführung mehrere Wochen dauern können. Fragen Sie Anbieter nach durchschnittlichen Zeitplänen und verfügbaren Onboarding-Ressourcen.
Gibt es versteckte Kosten bei KI-Automatisierungstools?
Ja, einige Tools können zusätzliche Kosten für Premium-Integrationen, erweiterte Funktionen oder höhere Nutzungslimits berechnen. Überprüfen Sie immer die Preisinformationen, fragen Sie nach möglichen Zusatzgebühren und klären Sie, was in den jeweiligen Tarifen enthalten ist, bevor Sie sich entscheiden.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie sich gerade über KI-Automatisierungstools informieren, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater für individuelle Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen aufgenommen werden. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist an Softwarevorschlägen zur Auswahl. Die Berater begleiten Sie sogar durch den gesamten Kaufprozess, einschließlich Preisverhandlungen.