22 KI-Automatisierungstools für 2026 ausgewählt

Celigo ist eine KI-gestützte Automatisierungsplattform, die für Teams entwickelt wurde, die voneinander getrennte Systeme verbinden und manuelle Arbeit über komplexe Geschäftsprozesse hinweg reduzieren müssen. Sie hilft IT-, Operations- und Business-Teams, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten über Cloud- und On-Premise-Apps zu synchronisieren und Integrationen in großem Umfang zu verwalten. Ihre Stärke liegt in der Kombination aus Low-Code-Integrationswerkzeugen und KI-unterstützter Automatisierung für eine effizientere Orchestrierung systemübergreifender Prozesse.

Für wen ist Celigo am besten geeignet?

Celigo eignet sich besonders für IT-Teams und Operations-Leiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die mehrere Geschäftsapplikationen automatisieren und verbinden müssen.

Warum ich Celigo ausgewählt habe

Ich habe Celigo ausgewählt, weil es Ihrem Team die Werkzeuge bietet, um KI-gesteuerte Arbeitsabläufe systemübergreifend von einer Plattform aus zu orchestrieren. Sie können vorgefertigte Konnektoren und den Low-Code-Builder nutzen, um Apps wie Salesforce, NetSuite und Shopify zu verbinden, ohne bei Null anfangen zu müssen. Mir gefällt außerdem, dass Celigo KI-Agenten und Workflow-Automatisierung unterstützt, was hilft, manuelle Schritte zu reduzieren und den Datenfluss zwischen Systemen aufrechtzuerhalten. Das macht es besonders geeignet, wenn Ihr Team komplexe Prozesse in einer wachsenden Software-Landschaft steuern muss.

Celigo Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Celigo unterstützen Teams bei der Verwaltung KI-gesteuerter Automatisierung über verbundene Geschäftsprozesse hinweg:

• KI-geführter Integrations-Builder: Nutzt KI-gestützte Vorschläge, um Ihrem Team dabei zu helfen, Integrationen effizienter zu erstellen und anzupassen
• Fehlerverwaltungs-Dashboard: Bietet eine zentrale Anlaufstelle, um Integrationsprobleme zu überwachen, zu diagnostizieren und zu beheben
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Ermöglicht das Festlegen von Benutzerberechtigungen, um Integrationen sicher teamübergreifend zu verwalten
• Audit-Logs: Zeichnet Aktivitäten in Arbeitsabläufen und Systemänderungen für bessere Transparenz und Fehlerbehebung auf

Celigo-Integrationen

Zu den Integrationen gehören NetSuite, Salesforce, Shopify, SAP, Snowflake, HubSpot, Jira, Slack, QuickBooks und Google Sheets.

Cloudsquid ist eine KI-Automatisierungsplattform, die auf einer Chat-Oberfläche in natürlicher Sprache, einem No-Code-Workflow-Canvas und vorgefertigten KI-Agenten-Templates basiert, um Dokumentenextraktion, Datenverarbeitung und Backoffice-Workflows zu automatisieren.

Für wen ist Cloudsquid am besten geeignet?

Cloudsquid eignet sich besonders für Finanz- und Operationsteams, die dokumentenintensive Arbeitsabläufe ohne Programmieraufwand automatisieren möchten.

Warum ich Cloudsquid ausgewählt habe

Cloudsquid ist eine meiner Top-Empfehlungen, da ich es liebe, wie man Automatisierungen mit einfachen Chat-Anweisungen in natürlicher Sprache aufbauen kann – ganz ohne Programmierung. Wenn mein Team eine Abstimmung oder Dokumentenprüfung einrichten muss, beschreiben wir einfach die Aufgabe in natürlicher Sprache, und der Agent übernimmt die Logik. Das No-Code-Workflow-Canvas verbindet anschließend diese Anweisungen mit echten Ergebnissen und schreibt die Resultate automatisch oder nach einer manuellen Prüfung in ERPs, Tabellen oder Portale zurück.

Cloudsquid Hauptfunktionen

• Dokumentenextraktion in mehreren Formaten: Cloudsquid analysiert und extrahiert strukturierte Daten aus PDFs, Bildern, CSVs, Audiodateien und Videos – ganz ohne Einrichtung.
• Selbstlernende KI: Der KI-Agent lernt Ihre geschäftsspezifischen Logikmuster im Laufe der Zeit und optimiert seine Entscheidungen, je mehr er mit Ihren Daten arbeitet.
• Prüfprotokoll mit Quellenangaben: Jede Änderung wird protokolliert, Quellen werden angegeben und Sie können die wichtigsten Entscheidungen der KI überprüfen, bevor sie umgesetzt werden.
• Datenvalidierung und Abgleich: Cloudsquid gleicht extrahierte Daten mit bestehenden Datensätzen ab und meldet Unstimmigkeiten, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Cloudsquid bietet über 50 Integrationen für Skills, MCPs und Workflows, darunter direkte Anbindungen an Outlook und Gmail, Google Sheets und SAP. Die Plattform verbindet sich außerdem mit Excel, und der Enterprise-Plan unterstützt private ERP/WMS-Integrationen. Für individuelle Anbindungen steht eine API zur Verfügung, inklusive Webhook-Auslösern für die Anbindung zusätzlicher Systeme.

Wenn Ihr Team bereits auf Microsoft 365 setzt, ermöglicht Microsoft Planner die Automatisierung des Aufgabenmanagements direkt innerhalb Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe. Es wurde für Unternehmen entwickelt, die Projektplanung, Dateifreigabe und Kommunikation über Outlook, Teams und OneDrive hinweg verbinden wollen. Die Integration von Planner mit Microsoft Copilot bringt KI-gestützte Aufgabenvorschläge und automatisierte Updates, damit Teams ihre Projekte auf Kurs halten können.

Warum ich Microsoft Planner ausgewählt habe

Da Microsoft Planner in das Microsoft 365-Ökosystem integriert ist, passt es ideal zu Teams, die Projektaufgaben automatisieren möchten, ohne ihre vertrauten Tools verlassen zu müssen. 

Durch die Integration mit Microsoft Copilot kann KI genutzt werden, um Aufgabenlisten zu erstellen, Arbeit zuzuweisen und automatisierte Projektaktualisierungen direkt in Teams oder Outlook zu erhalten. Ich schätze, dass Planner automatisch mit anderen Microsoft 365-Anwendungen synchronisiert wird, sodass Dateien, Unterhaltungen und Fristen im gesamten Arbeitsbereich verbunden bleiben. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, helfen die KI-gesteuerten Automatisierungsfunktionen von Planner dabei, das Projektmanagement zu zentralisieren und zu vereinfachen.

Funktionen

Weitere Funktionen, die Microsoft Planner für Automatisierung und Projektverfolgung nützlich machen, sind unter anderem:

• Aufgaben-Buckets: Organisieren Sie Aufgaben in anpassbaren Spalten für verschiedene Projektphasen oder Kategorien.
• Fälligkeitserinnerungen: Senden automatisch Benachrichtigungen an Teammitglieder, wenn sich Fristen nähern.
• Fortschrittsverfolgung: Visualisieren Sie den Aufgabenstatus mit integrierten Diagrammen und Dashboards.
• Unterstützung von Anhängen: Fügen Sie Dateien und Dokumente direkt Aufgaben zur einfachen Referenz hinzu.

Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Microsoft To Do, Microsoft Loop, Viva Goals, Power Automate, Microsoft Project und Excel.

Airtable sticht heraus für Teams, die Workflows automatisieren müssen, die auf komplexen, relationalen Daten basieren. Es eignet sich besonders für Produktmanager, Marketing-Teams und Betriebsleiter, die Datenbanken verbinden, Aktionen auslösen und Projekte in einer hochgradig anpassbaren Umgebung verwalten möchten. Mit den Automatisierungsfunktionen von Airtable können Sie logikbasierte Workflows erstellen, die Datensätze aktualisieren, Benachrichtigungen senden und sich mit anderen Tools integrieren – und das alles über eine flexible Datenbankschnittstelle.

Warum ich Airtable ausgewählt habe

Was Airtable besonders macht, ist sein datenbankorientierter Ansatz für die Projektverfolgung, was gerade für Teams mit komplexen, miteinander verbundenen Daten besonders wertvoll ist. Sie können benutzerdefinierte Tabellen mit verknüpften Datensätzen entwerfen und mit der integrierten Automatisierung Aktionen wie das Aktualisieren von Feldern, das Senden von Benachrichtigungen oder das Erstellen von Aufgaben auslösen, die auf Änderungen in Ihren Daten basieren.

Ich schätze, wie der Automatisierungsbaukasten von Airtable es ermöglicht, mehrstufige Workflows einzurichten, die auf bestimmte Bedingungen innerhalb Ihrer Datenbank reagieren. Für Projektmanager, die eine detaillierte Kontrolle über Daten und Prozessautomatisierung benötigen, bietet Airtable eine flexible und skalierbare Lösung.

Funktionen

Weitere Funktionen, die Airtable für Automatisierung und Projektmanagement nützlich machen, sind unter anderem:

• Interface Designer: Erstellen Sie individuelle Dashboards und visuelle Benutzeroberflächen für Ihre Daten – ganz ohne Programmierkenntnisse.
• AI-Feldtyp: Fügen Sie KI-gestützte Felder hinzu, um Zusammenfassungen zu generieren, Daten zu kategorisieren oder Einblicke direkt in Ihren Tabellen zu extrahieren.
• Synchronisierung: Synchronisieren Sie Daten automatisch zwischen verschiedenen Airtable-Bases oder mit externen Quellen.
• Versionsverlauf: Verfolgen Sie Änderungen an Datensätzen und stellen Sie bei Bedarf vorherige Versionen wieder her.

Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Drive, Salesforce, Slack, Jira, Zendesk, Box, Dropbox, GitHub, Gmail und ChatGPT.

Trello bringt KI-gestützte Automatisierung auf Kanban-Boards und eignet sich ideal für Teams, die eine visuelle Aufgabenverwaltung mit minimalem Einrichtungsaufwand wünschen. Besonders nützlich ist es für Marketing-, Produkt- und Operationsteams, die wiederkehrende Kartenaktionen automatisieren und Arbeitsabläufe am Laufen halten müssen. Mit integrierter Automatisierung für Kartensortierung, Fälligkeitserinnerungen und regelbasierten Auslösern hilft Trello Teams, Projekte ohne manuelle Board-Updates zu verwalten.

Warum ich Trello ausgewählt habe

Für Teams, die auf Kanban-Boards setzen, punktet Trello dadurch, dass Automatisierung direkt in die visuelle Arbeitsweise eingebettet ist. Mit dem integrierten Automatisierungstool Butler lassen sich Regeln festlegen, die Karten verschieben, Aufgaben zuweisen oder Erinnerungen senden – je nachdem, was auf dem Board passiert. Besonders gefällt mir, dass sich wiederkehrende Abläufe automatisieren lassen, zum Beispiel das Sortieren von Karten nach Fälligkeitsdatum oder das Taggen von Elementen beim Erreichen bestimmter Spalten. Diese Funktionen machen Trello zur starken Wahl für alle, die KI-gestützte Automatisierung ohne zusätzliche Komplexität ins Kanban-Board integrieren möchten.

Funktionen

Weitere Funktionen in Trello, die Automatisierung und Projektmanagement unterstützen, sind unter anderem:

• Benutzerdefinierte Karten-Vorlagen: Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für häufige Aufgabentypen oder Workflows.
• Kalender-Power-Up: Karten mit Fälligkeitsdaten in einer Kalenderansicht visualisieren, um besser zu planen.
• Erweiterte Checklisten: Fügen Sie Checklisten mit zuweisbaren Aufgaben und Fälligkeitsdaten zu einzelnen Karten hinzu.
• Automatisches Altern von Karten: Karten, die über einen festgelegten Zeitraum nicht aktualisiert wurden, werden automatisch hervorgehoben oder ausgegraut.

Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Jira, Miro, GitLab, Dropbox, Evernote, Pipedrive, Egnyte, Testmo und Pastel.

Wenn Ihr Team Projekte für Kunden verwaltet und dabei Transparenz durch Automatisierung benötigt, lohnt sich ein Blick auf Teamwork.com. Agenturen und Dienstleister nutzen es, um die Kundenkommunikation, Freigaben und Abrechnung zu automatisieren, während Projektdaten sowohl für interne als auch externe Beteiligte zugänglich bleiben. Die kundenorientierten Funktionen und die Workflow-Automatisierung helfen Teams, manuelle Updates zu reduzieren und halten Kunden ohne zusätzlichen Aufwand auf dem Laufenden.

Warum ich Teamwork.com ausgewählt habe

Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Plattformen wurde Teamwork.com mit Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Transparenz für Kunden entwickelt. Ich habe es gewählt, weil die Automatisierungsfunktionen – wie automatisierte Status-Updates für Kunden und Freigabe-Workflows – Agenturen und Service-Teams dabei helfen, Kunden informiert zu halten, ohne manuell nachfassen zu müssen. 

Die Plattform unterstützt außerdem automatisierte Abrechnung und Zeiterfassung, sodass Sie den Projektfortschritt direkt mit Kundenrechnungen verknüpfen können. Diese Funktionen machen Teamwork.com zu einer starken Wahl für Teams, die sowohl interne Abläufe als auch kundenorientierte Interaktionen automatisieren möchten.

Funktionen

Weitere Funktionen, die Teamwork.com für Projektteams nützlich machen, sind:

• Auslöser für Aufgabenautomatisierung: Legen Sie Regeln fest, um Aufgaben basierend auf Projektaktivitäten automatisch zuzuweisen, zu aktualisieren oder zu verschieben.
• Projektvorlagen: Erstellen und wiederverwenden Sie Projektvorlagen, um die Einrichtung wiederkehrender Kundenprojekte zu automatisieren.
• Workload-Planer: Visualisieren und balancieren Sie die Teamkapazität mit Drag-and-Drop-Auslastungsplanung.
• Integrierter Chat: Kommunizieren Sie direkt innerhalb der Plattform mit Teammitgliedern und Kunden über den integrierten Chat.

Integrationen

Zu den Integrationen zählen Slack, Microsoft Office, Harvest, Xero, HubSpot, Google Drive, Dropbox, QuickBooks, ChatGPT und Stripe.

Jira ist speziell für Teams konzipiert, die agile Projekte und Sprintzyklen verwalten, insbesondere in der Softwareentwicklung und IT. Es richtet sich an Projektmanager und Scrum Master, die Automatisierung für Backlog-Pflege, Sprintplanung und die Nachverfolgung von Aufgaben in verteilten Teams benötigen. Mit integrierten KI-Funktionen für die Klassifizierung von Vorgängen und Workflow-Automatisierung unterstützt Jira Teams dabei, Aufgaben zu priorisieren und Projekte ohne manuelle Eingriffe voranzubringen.

Warum ich Jira gewählt habe

Für die agile Sprintplanung bietet Jira Automatisierungsfunktionen, die direkt schnelle Entwicklungsteams unterstützen. Die KI-gestützte Priorisierung von Vorgängen hilft dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Auslastung zuzuweisen, was für reibungslose Sprints unerlässlich ist. Ich schätze, wie Jiras Automatisierungsregeln Status aktualisieren, Benachrichtigungen auslösen und Vorgänge zwischen Boards bewegen können, ganz ohne manuelles Zutun. 

Diese Möglichkeiten machen Jira zu einer starken Wahl für Teams, die wiederkehrende Aufgaben im Sprint-Management automatisieren und sich auf das Liefern von Mehrwert konzentrieren wollen.

Funktionen

Weitere Funktionen in Jira, die Automatisierung und agile Arbeitsabläufe unterstützen, sind:

• Individueller Workflow-Designer: Erstellen und ändern Sie Workflows mit Drag-and-drop-Tools passend zu den Prozessen Ihres Teams.
• Erweiterte Roadmaps: Visualisieren Sie Projektzeitpläne, Abhängigkeiten und Ressourcenzuweisung teamübergreifend.
• Sammelaktionen für Vorgänge: Mehrere Vorgänge gleichzeitig per Massenoperation aktualisieren, verschieben oder zuweisen.
• Bibliothek für Automatisierungsvorlagen: Zugriff auf vorgefertigte Automatisierungsvorlagen für gängige agile und Projektmanagementszenarien.

Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Figma, Zoom, GitHub, Salesforce, Miro, QMetry und Google Docs.

ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Ziele und Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich und ist damit ideal für Teams, die ihre Tools konsolidieren möchten. Leiter von Betriebsabläufen und Projektmanager können ClickUp nutzen, um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren, die Projektkommunikation zu zentralisieren und alles von Sprints bis hin zur Dokumentation zu verwalten. Die flexible Struktur und integrierte KI-Funktionen helfen Teams, das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Systemen zu vermeiden und die gesamte Arbeit an einem Ort zu behalten.

Warum ich ClickUp gewählt habe

Für Teams, die ihre gesamte Arbeit an einem Ort bündeln möchten, überzeugt ClickUp durch die All-in-One-Arbeitsplatzkonsolidierung. Die Plattform vereint Aufgabenmanagement, Dokumentenzusammenarbeit und KI-gestützte Automatisierung in einer einzigen Umgebung, sodass Sie nicht mehr mehrere Tools parallel verwenden müssen. 

Mir gefällt, dass die KI-Funktionen von ClickUp direkt in den Arbeitsabläufen Zusammenfassungen erstellen, Routine-Updates automatisieren und bei der Inhaltserstellung unterstützen können. Dieser einheitliche Ansatz hilft Projektmanagern und Betriebsleitern, alles zu organisieren und Prozesse zu automatisieren, ohne die Plattform zu verlassen.

Funktionen

Weitere Funktionen in ClickUp, die Automatisierung und Arbeitsbereichsmanagement unterstützen, sind unter anderem:

• Individueller Automations-Builder: Erstellen Sie mehrstufige Automationen mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen, die auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.
• Whiteboards: Visualisieren Sie Ideen, skizzieren Sie Abläufe und verknüpfen Sie Whiteboard-Elemente direkt mit Aufgaben.
• Zielverfolgung: Setzen, verfolgen und aktualisieren Sie Ziele mit automatisierten Statusmeldungen.
• Auslastungsansicht: Überwachen Sie die Teamkapazität und Aufgabenverteilung mit einem visuellen Auslastungs-Dashboard.

Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Microsoft Teams und Dropbox.

Notion vereint Notizen, Projektmanagement und KI-gestützte Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich. Es ist besonders nützlich für Produktteams, Content-Ersteller und Start-ups, die Besprechungsnotizen, Aufgaben und Dokumentationen mit KI-Funktionen wie automatischer Zusammenfassung und intelligenten Aufgabenempfehlungen verbinden möchten. Notions flexible Datenbanken und KI-Blöcke helfen Teams, Routinearbeiten zu automatisieren und gleichzeitig alles an einem Ort organisiert zu halten.

Warum ich Notion ausgewählt habe

Notion ist ideal für Teams, die Notizen, Projektaufgaben und KI-Automatisierung in einem einzigen Arbeitsbereich kombinieren möchten. Mit den KI-Blöcken können Sie Zusammenfassungen erstellen, Inhalte entwerfen und wiederkehrende Dokumentationsaufgaben direkt in Ihren Notizen und Projektboards automatisieren. 

Ich finde es praktisch, dass Sie Datenbanken miteinander verknüpfen können, sodass sich Besprechungsnotizen, Aufgaben und Projektzeitpläne gemeinsam aktualisieren – das macht es einfacher, Informationen verbunden und umsetzbar zu halten. Für Teams, die Wissensmanagement und Aufgabenverfolgung automatisieren möchten, ohne zwischen Tools zu wechseln, bietet Notion eine einheitliche und flexible Lösung.

Funktionen

Weitere Funktionen, die Notion für Automatisierung und Projektmanagement wertvoll machen, sind unter anderem:

• Eigene Vorlagen: Erstellen und wiederverwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekt-Workflows oder Dokumentationen.
• API-Zugang: Verbinden Sie Notion mit anderen Tools und automatisieren Sie Datenflüsse über die öffentliche API.
• Berechtigungen und Freigabe: Legen Sie detaillierte Zugriffskontrollen für Seiten, Datenbanken und Arbeitsbereiche fest.
• Versionsverlauf: Überprüfen und stellen Sie frühere Versionen jeder Seite oder Datenbank wieder her.

Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Jira, GitHub, Asana, Google Drive, Figma, Trello, GitLab, Typeform und Webex.

Asana bietet eine Plattform, die auf flexible Workflow-Automatisierung und detaillierte Prozessanpassung ausgelegt ist, mit KI-Funktionen, die Teams helfen, diese Workflows mit weniger manueller Kontrolle zu steuern. Projektmanager und funktionsübergreifende Teams nutzen Asana, um Aufgabenverteilungen, Genehmigungen und Statusupdates zu automatisieren, während Asana KI Projekt-Statusupdates verfassen und Arbeiten zusammenfassen kann, sodass Blockaden und nächste Schritte einfacher erkannt werden. Die regelbasierte Automatisierung reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt dafür, dass komplexe Projekte voranschreiten.

Warum ich Asana ausgewählt habe

Ich habe mich für Asana entschieden, da der Fokus stark auf der Anpassung von Workflows liegt – ein Muss für Teams, die einzigartige Prozesse automatisieren wollen – und wegen der zunehmenden KI-Unterstützung, die Projektaktivitäten in transparente, umsetzbare Updates verwandelt. Mit dem Regel-Builder von Asana lassen sich automatisierte Auslöser für Aufgabenverteilungen, Statusänderungen und Benachrichtigungen entsprechend den Projektanforderungen einrichten.

Mir gefällt außerdem, dass Asana KI smarte Statusupdates generieren und zentrale Änderungen in Zusammenfassungen hervorheben kann, was den Zeitaufwand für das Nachverfolgen von Updates über verschiedene Stakeholder hinweg reduziert. In Kombination mit benutzerdefinierten Vorlagen und mehrstufiger Workflow-Automatisierung ermöglichen diese Funktionen Teams, den manuellen Aufwand zu senken und Projekte an den bevorzugten Prozessen auszurichten.

Funktionen

Weitere Funktionen in Asana, die Automatisierung und Projektmanagement unterstützen, sind:

• Timeline-Ansicht: Visualisierung von Projektzeitplänen und Abhängigkeiten mit einer Drag-and-Drop-Gantt-Diagramm-Oberfläche.
• Workload-Management: Überwachung der Teamkapazität und Ausgleich der Aufgabenverteilung, um Überlastung zu vermeiden.
• Meilenstein-Tracking: Markierung wichtiger Meilensteine, um Fortschritte zu verfolgen und bedeutende Fristen hervorzuheben.
• Formularautomatisierung: Automatisierte Erfassung und Weiterleitung von Anfragen oder Projekteingaben mittels anpassbarer Formulare.

Integrationen

Zu den Integrationen zählen Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Tableau, Jira, Zoom, Dropbox, GitHub und Outlook.