Wofür wird Projektmanagement-Software verwendet?

Die 5 wichtigsten Anwendungsfälle für Projektmanagement-Software

Hier findest du einige Anwendungsfälle, wie Projektmanagement-Software deine Projekte, dein Team und deine Organisation unterstützen kann. Dein konkreter Anwendungsfall sollte auf deiner Anforderungsliste für Projektmanagement-Tools stehen.

• Projekte planen
• Ressourcen verwalten
• Daten visualisieren
• Berichte erstellen
• Personal nachverfolgen

1. Projekte planen

Einer der Hauptanwendungsfälle jeder Projektmanagement-Software ist das Projektplanen, also die Möglichkeit, ein Projekt in einzelne Schritte, Ziele und Meilensteine zu unterteilen. 

Es ist allerdings wichtig zu beachten, dass die von dir gewählte Projektmanagement-Software zur Projektmanagement-Methode deiner Organisation passen sollte. 

Die gebräuchlichsten Projektmanagement-Methoden sind:

• Wasserfall: Der Wasserfall-Ansatz ist eine der einfachsten Methoden im Projektmanagement – jedes Element eines Projekts wird nacheinander aufgeschlüsselt, und Teammitglieder müssen die einzelnen Schritte der Reihe nach abarbeiten. Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn Projektziele, Rahmenbedingungen und Budget während des Projektlebenszyklus stabil bleiben.
• Agil: Dieser Ansatz wurde entwickelt, um Teams die Möglichkeit zu geben, Projekte laufend anzupassen. Er besteht typischerweise aus kurzen Arbeitsphasen, gefolgt von Analyse und Anpassung. Das agile Projektmanagement ebnete den Weg für weitere bekannte Methoden wie Kanban, Scrum, Lean und Extreme Programming. Er eignet sich besonders für Projekte, die sich oft ändern und schnell vorankommen müssen. 

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2. Ressourcen verwalten

Ressourcenmanagement umfasst die Nachverfolgung von Personen und Arbeitsmitteln, die zum Abschluss eines Projekts benötigt werden. Mit Ressourcenmanagement kannst du verfügbare Ressourcen dem Bedarf gegenüberstellen und sie so zuweisen, dass Projekte termingerecht und im Budget abgeschlossen werden.

Manche Projektmanagement-Software bietet eine Visualisierung der Ressourcenplanung oder Projektplanungs-Tools; andere wiederum lassen sich mit der Ressourcenmanagement-Software oder dem Projektplanungs-Tool deiner Wahl integrieren. 

3. Daten visualisieren

Projektmanagement-Software bietet viele Vorteile. Dazu gehört, dass Projekte, Ziele und Anforderungen jederzeit und unkompliziert anschaulich gemacht werden können. Gute Projektmanagement-Software sollte folgende Visualisierungsmöglichkeiten bieten:

• To-do-Listen: Die ursprüngliche Visualisierung. Jede Projektmanagement-Software, die etwas auf sich hält, sollte in der Lage sein, eine Liste von Projektaktivitäten anzuzeigen.
• Kanban-Boards: Die Möglichkeit, Projektaktivitäten in einer Board- oder Spaltenansicht zu organisieren, ist besonders wichtig, wenn Sie an agilen Projekten arbeiten. Sie können Projektaufgaben nach Status oder idealerweise nach benutzerdefinierten Kategorien gruppieren, die Sie selbst wählen.
• Gantt-Diagramme: Ein Gantt-Diagramm ist im Wesentlichen ein Balkendiagramm, das die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projektplans im Vergleich zur Zeit, die zur Durchführung jedes Schrittes benötigt wird, zeigt. Mit einem Gantt-Diagramm können Sie sehen, wie lange eine Aufgabe dauert, wo sich Aufgaben überschneiden und die Start- und Enddaten des Projekts.
• Projektkalender: Integrierte Kalender ermöglichen es Ihnen, selektiv nur die benötigten Projektinformationen in diesem Moment anzuzeigen. Zum Beispiel bietet Ihnen ein Projektkalender eine Übersicht der Aufgaben nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Kalender enthalten weitere nützliche Funktionen wie das Anpassen von Zeitplänen und das Hinzufügen von zugehörigen Dateien und Unterhaltungen, sodass Sie direkt aus dem Kalender in die Arbeit springen können. Viele Tools machen es auch leicht, Ressourcen über einen Ressourcenkalender zu visualisieren.

Außerdem ist ein Projektmanagement-Daten-Dashboard ein zentrales Werkzeug, um Zeitpläne, Ressourcen und den allgemeinen Projektstatus zu überwachen.

4. Berichte erstellen

Sobald Ihre Projektmanagement-Lösung läuft, wie verfolgen Sie dann die Projektergebnisse? Die Antwort: Ein Projektmanagement-Bericht.

Projektmanagement-Berichte sind äußerst hilfreich, da sie helfen, den Projektfortschritt zu verfolgen. Sie sind außerdem unerlässlich, um Stakeholdern und Teammitgliedern Updates zum Zeitplan und zu möglichen Hürden zu geben.

Informationen, die ein Projektbericht enthalten sollte

Jeder Bericht sollte Folgendes enthalten:

• Erreichte Ziele, einschließlich bisher abgeschlossener Aufgaben
• Aktuelles zum Status laufender Aufgaben
• Hindernisse, die den Projektfortschritt gefährden könnten
• Finanzdaten oder andere Kennzahlen, die den Projektstatus veranschaulichen
• Informationen darüber, wann der Bericht zuletzt aktualisiert wurde.

Projektmanagement-Berichte sollten stets die zentralen Fragen der Stakeholder und Teammitglieder beantworten: Verläuft das Projekt planmäßig? Was ist der nächste Schritt? Wie sieht das Budget aus? Gibt es Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern?

Arten von Berichten, die Projektmanagement-Tools generieren können

Ein gutes Projektmanagement-Tool kann Ihre Daten auf verschiedene Arten aufbereiten, um die gewünschten Informationen bereitzustellen. Es gibt mehrere Berichtstypen, die Projektmanagement-Software generieren sollte:

• Statusbericht: Dieser Projektreport bietet ein Gesamt-Update, das jedem einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt verschafft. Statusberichte konzentrieren sich darauf, Probleme in der Projektplanung zu erkennen. Sie zeigen, ob Sie vom Kurs abgekommen sind oder dem Projektzeitplan hinterherhinken und wie Sie Probleme beheben können. 
• Risikobericht: Dieser Berichtstyp zeigt alle Risiken auf, mit denen das Projekt konfrontiert ist, und ordnet sie nach Dringlichkeit.
• Auslastungsbericht: Diese Berichte zeigen die Verfügbarkeit und die Arbeitszeiten der Teammitglieder sowie deren Zeiteinsatz im Projekt. Dieser Bericht hilft dabei, Prozesse zu bewerten, die effizienter gestaltet werden könnten.
• Abweichungsbericht: Um beim Projekt einen „Zielverlust" zu vermeiden, benötigen Sie Abweichungsberichte. Es ist überraschend einfach, von den Zielen abzukommen, daher hilft dieser Bericht, wieder auf Kurs zu kommen, indem er den Fortschritt Ihres Teams in Bezug auf Projektliefergegenstände und Ziele darstellt. 

Warum Berichtswesen im Projektmanagement unerlässlich ist

Jede Projektleitung muss während der Projektsteuerung Berichte erstellen. Hier sind einige Vorteile des Berichtswesens im Projektmanagement:

• Ein Projektberichterstattungstool hält alles auf Kurs. Bei all den beweglichen Teilen, der Zusammenarbeit und dem Stress, der mit jedem Projekt einhergeht, wissen Projektmanager, wie leicht Projekte von ihren ursprünglichen Zielen abweichen oder stagnieren können. Regelmäßige Projektberichte helfen Ihnen, auf Kurs zu bleiben, und bieten Lösungen, wenn Sie auf Probleme stoßen.
• Ein Projektberichterstattungstool sorgt für Verantwortlichkeit. In jedem Projekt kommt es zu Problemen. Ohne eine gewisse Form der Verantwortlichkeit könnten diese Probleme das Projekt aus der Bahn werfen. Ein Projektberichterstattungstool zeigt genau, wie der Fortschritt eines Projekts im Vergleich zu seinen Zielen steht und wo Verbesserungen erfolgen müssen, während das Team Aufgaben verwaltet. 
• Ein Projektberichterstattungstool ermöglicht Transparenz. Stakeholder und Teammitglieder müssen wissen, wie die Projekte voranschreiten. Projektberichte liefern klare, faktenbasierte Daten über Status, Fortschritt und Probleme eines Projekts, um optimale Zusammenarbeit und Transparenz im Projekt zu gewährleisten.

5. Personalverfolgung

Zu den wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Software gehört die Überwachung der Verfügbarkeit des Personals, ob Teammitglieder ordnungsgemäß liefern und wie viel Zeit die Teammitglieder für einzelne Projektschritte aufwenden.

Insgesamt helfen Zeiterfassungsfunktionen innerhalb von Projektmanagement-Systemen dabei, festzustellen, ob Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen, Zeitbudgets für künftige Projekte zu definieren und Daten für Zeit-Kosten-Analysen bereitzustellen. 

Die benutzerfreundlichsten Zeiterfassungsfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitenden, per Knopfdruck die Zeiterfassung zu starten und zu stoppen. Je nach Software können Mitarbeitende ihre Zeit nach Projekt, Abteilung, Kunde und anderen sinnvollen Kriterien kategorisieren.

Projektmanagement-Software mit Zeiterfassung stellt sicher, dass Teammitglieder mit ihrer Zeit und ihren Ressourcen sorgsam umgehen. Es gibt zudem eine Vielzahl von eigenständiger Zeiterfassungssoftware, die Sie ausprobieren können, sowie Kundenberichterstattungssoftware, die nützlich ist, wenn Sie an Kunden berichten müssen. Sie können individuelle Berichte basierend auf Ihren Zeitdaten erstellen.

Wie geht es weiter?

Überlegen Sie, welcher der genannten Bedürfnisse für Sie am wichtigsten ist, denn dies kann Ihnen bei der Wahl der optimalen Projektmanagement-Lösung für Ihr Team helfen.