Wie man eine Projektmanagement-Software auswählt
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Teams entscheiden. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften – und all das bei maximalem Return on Investment (ROI). Doch wenn Sie sich für die falsche Projektmanagement-Lösung entscheiden, stecken Sie fest mit Ineffizienzen, verpassten Fristen und frustrierten Teammitgliedern.
Dieser Leitfaden richtet sich an Projektmanager:innen, Teamleiter:innen und alle, die dafür verantwortlich sind, Projekte zum Erfolg zu führen. Egal, ob Sie die Zusammenarbeit verbessern oder Abläufe effizienter gestalten möchten – ich helfe Ihnen, das passende Projektmanagement-Tool für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
8 Dinge, auf die Sie bei der Wahl von Projektmanagement-Software achten sollten
Bewerten Sie Projektmanagement-Software, indem Sie Faktoren berücksichtigen, die die Effizienz Ihres Teams und den Projekterfolg beeinflussen. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie prüfen sollten:
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1. Flexibilität der Tarife
Planflexibilität ermöglicht es Ihrer Organisation, sich an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne an einen bestimmten Tarif gebunden zu sein. Wenn Sie Projektmanagement-Software bewerten, prüfen Sie, ob Sie Tarife einfach upgraden oder downgraden können, wenn Ihr Projekt, Team oder Unternehmen wächst oder sich verändert.
Fragen Sie nach versteckten Gebühren beim Tarifwechsel oder ob es wählbare Add-ons gibt, die Ihnen während einer Übergangsphase Vorteile bringen könnten. Wenn Sie die Skalierbarkeit eines Anbieters im Voraus kennen, können Sie vorausschauend planen – selbst wenn Sie mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool starten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Zugriff auf Daten und Reporting-Tools hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen über Projekte, Ressourcenmanagement und mehr zu treffen. Achten Sie auf Software mit anpassbaren Dashboards und Berichten, damit Sie Projekte verfolgen und Abhängigkeiten erkennen können.
Fragen Sie Anbieter nach den verfügbaren Berichtstypen und ob Sie diese an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ein Tool, das klare Einblicke in die Team-Performance ermöglicht und Projektfortschritte nachvollziehbar macht, sorgt dafür, dass Sie agil bleiben und bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen können.
3. Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Die Integration mit Ihren unterschiedlichen Tools ist entscheidend, um effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen. Prüfen Sie, ob die Software Integrationen mit Ihren bisherigen Tools wie Slack, Google Workspace oder CRM-Systemen unterstützt. Stellen Sie sicher, dass das gewählte Tool auch branchenspezifisch passt. Baufirmen, die z.B. die Buchhaltungssoftware Xero nutzen, sollten gezielt nach Projektmanagement-Software für Bauunternehmen mit Xero-Integration suchen.
Testen Sie während einer Demo oder in der Testphase diese Integrationen auf nahtlosen Datenaustausch. Eine gut integrierte Projektmanagement-App reduziert manuelle Arbeit und Fehler – das ist ein entscheidender Vorteil von Projektmanagement-Software für Bauunternehmen.
4. Onboarding und Support
Gutes Onboarding und Support machen einen großen Unterschied dabei, wie schnell Ihr Team die Software effektiv nutzen kann. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und reaktionsschnellen Kundensupport bieten.
Fragen Sie während der Bewertung nach Onboarding-Prozessen und Reaktionszeiten des Supports. Starke Unterstützung hilft Ihrem Team, das PM-Tool maximal auszuschöpfen und von Anfang an alle Möglichkeiten zu nutzen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Teammitglieder den passenden Zugriff auf Projektinformationen und Projektmanagement-Funktionen haben. Achten Sie auf Software, mit der Sie Aufgaben einfach zuweisen, Rollen definieren und Berechtigungen festlegen können. Fragen Sie Anbieter, wie die Berechtigungen verwaltet werden und ob sie anpassbar sind.
6. Anpassungsoptionen
Wenn wir schon von Anpassungen sprechen: Die Möglichkeit, Ihre Projektmanagement-Plattform individuell zu gestalten, ermöglicht es Ihnen, sie auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zuzuschneiden. Suchen Sie nach Tools, die anpassbare Workflows, Felder und Vorlagen bieten.
Prüfen Sie während einer Demo, wie einfach sich diese Elemente anpassen lassen und ob sie für verschiedene Team-Anforderungen individualisierbar sind. Ein anpassbares Tool unterstützt Ihre Projektplanungsprozesse – und nicht umgekehrt.
7. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und manuelle Fehler zu reduzieren. Achten Sie auf Software, die Automatisierung bei Aufgabenverteilung, Benachrichtigungen und Aktualisierungen bietet. Wenn alltägliche Aufgaben automatisiert werden, kann Ihr Team sich auf wichtigere Arbeit konzentrieren.
8. Mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Support
Mobile Unterstützung oder Support für mehrere Standorte sorgt dafür, dass Ihr Team von überall auf die Software zugreifen kann. Achten Sie auf Tools mit leistungsfähigen mobilen Apps, Echtzeit-Synchronisation und cloudbasiertem Zugang.
Testen Sie die mobile App, um herauszufinden, ob sie denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version bietet. Ein Tool, das ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt, hält auch bei Remote- oder Hybrid-Arbeit Ihr gesamtes Team verbunden und produktiv.
Wie wählt man Projektmanagement-Software aus: ein 5-Schritte-Framework
Der Markt für Projektmanagement-Software wird voraussichtlich bis 2030 ein Volumen von 20,50 Milliarden USD erreichen – es gibt also eine Vielzahl an Optionen.
Die richtige Lösung kann Ihre Projekte effizienter machen und die Teamzusammenarbeit verbessern. Entscheidend ist, auf die Bedürfnisse Ihres Teams zu achten und die Funktionen des Tools mit Ihren Arbeitsprozessen abzugleichen.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die beste Projektmanagement-Software für Ihr Team auszuwählen:
Schritt 1: Bedarf ermitteln
Definieren Sie zunächst die Bedürfnisse Ihres Teams, damit die Projektmanagement-Software zu Ihren Zielen und Herausforderungen passt:
Stakeholder-Input einholen
Sprechen Sie mit zentralen Stakeholdern wie Teamleitern, IT und Mitarbeitenden, um deren Bedürfnisse und Herausforderungen zu erfahren. Veranstalten Sie Workshops oder Umfragen, um deren Feedback zu sammeln. Dadurch finden Sie heraus, was verschiedene Abteilungen von der Software erwarten und benötigen.
Zum Beispiel:
- Teamleiter möchten verschiedene Methoden anwenden können (Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Sprints usw.)
- HR benötigt umfassende Berichte, um die Ressourcenzuordnung zu erleichtern und die Teamleistung zu verfolgen
- Die IT legt Wert auf Integrationen und möchte, dass alle aufhören, Excel-Tabellen zu nutzen
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Analysieren Sie das Feedback, um die Schwachstellen Ihres aktuellen Systems zu ermitteln. Listen Sie diese auf und priorisieren Sie sie nach ihrer Relevanz bzw. ihrem Einfluss. Wiederkehrende Probleme wie Kommunikationslücken, komplexe Projekte oder mangelhafte Aufgabenverwaltung sind ein wichtiger Fokus. Durch die Priorisierung dieser Punkte können Sie Lösungen suchen, die Ihre größten Herausforderungen adressieren.
Mit internen Richtlinien abgleichen
Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien und Sicherheitsprotokollen sowie branchenspezifischen Compliance-Vorgaben übereinstimmt. Erstellen Sie gemeinsam mit IT und Rechtsabteilung eine Checkliste, um nichts zu übersehen.
Muss-Kriterien vs. Nice-to-Have
Unterscheiden Sie zwischen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, und solchen, die nur nice-to-have sind. Must-haves sind Dinge, die für den Workflow Ihres Teams unerlässlich sind, wie zum Beispiel die Zuweisung von Aufgaben, eine Zeitachsenansicht und Zeiterfassung.
Nice-to-haves könnten hingegen Kollaborationstools wie Dateifreigabe oder Messaging-Funktionen sein. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was echten Mehrwert schafft, anstatt glänzenden Funktionen hinterherzulaufen, die langfristig keinen wirklichen Unterschied machen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden, Blockaden oder Engpässe treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Schlüsselfunktionen würden Ihre 3 größten Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Gehen Sie nun in die Recherche und vergleichen Sie verschiedene Anbieter von Projektmanagement-Software, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden. Es gibt Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Tools – wägen Sie daher Ihre Optionen gezielt gegen Ihre Prioritäten ab.
Überblick über Anbieter verschaffen
Beginnen Sie mit einem groben Überblick über Bewertungen, Rankings und Fallstudien. Achten Sie auf Feedback zu Leistung, Lernkurve und Nutzerzufriedenheit der Software.
Lesen Sie branchenspezifische Rezensionen, wenn dies relevant ist—manche PM-Tools eignen sich besonders für Startups und kleine Unternehmen, sind aber für große Softwareentwicklungsteams weniger geeignet. So erhalten Sie einen breiten Überblick über die verfügbaren Optionen und erkennen Marktführer in diesem Bereich.
Vergleichen Sie basierend auf Unternehmensbedarf
Vergleichen Sie Tools nach Unternehmensgröße, Integrationsbedarf und der Frage, ob Sie lieber auslagern oder Inhouse-Modelle bevorzugen. Kleine Unternehmen und Einzelunternehmer, die eigene Projekte managen, setzen möglicherweise auf kostengünstige Lösungen mit einfacher Einarbeitung und simplen To-Do-Listen, während größere Organisationen robuste Integrationen und API-Zugänge benötigen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale erkennen
Identifizieren Sie entscheidende Unterscheidungsmerkmale wie Implementierungsunterstützung, Nutzererfahrung oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Suchen Sie nach Anbietern, die umfassenden Support während und nach der Implementierung bieten, und bewerten Sie die Nutzerfreundlichkeit anhand von Demos, um sicherzustellen, dass das Tool für Ihr Team intuitiv ist.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest, um Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter nicht aus den Augen zu verlieren. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle mit Funktionen, Preisen und besonderen Merkmalen. Dieser strukturierte Ansatz erleichtert es, die Ergebnisse Entscheidungsträgern vorzulegen und die Auswahl einzugrenzen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders stark?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und IT-Stack?
- Welche Unterstützung und Dokumentation werden geboten?
- Wie schneidet es bei der Nutzererfahrung ab?
- Welche Unterschiede machen es besonders?
Top Projektmanagement-Software zur Auswahl
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Schritt 3: Shortlist erstellen und Anbieter kontaktieren
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Anbieteroptionen zu reduzieren und mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten:
Shortlist der Anbieter erstellen
Basierend auf Ihrer Recherche stellen Sie eine Shortlist von 2-4 Anbietern zusammen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Lösungen, die zur Teamgröße, zum Budget und zu den Must-have-Funktionen für das Work-Management passen. Mit diesem gezielten Ansatz sparen Sie Zeit und Aufwand.
RFI oder RFP verschicken
Erwägen Sie, ein Request for Information (RFI) oder Request for Proposal (RFP) zu versenden, um detaillierte Informationen zu sammeln. Nutzen Sie dies, um die Fähigkeiten der Anbieter bezüglich Ressourcenallokation, Rechnungsstellung oder Automatisierungsoptionen zu klären. RFPs für Projektmanagement-Software sind besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Projektanforderungen oder Preiskategorien bewertet werden müssen.
Demos buchen
Buchen Sie Demos mit Ihren ausgewählten Anbietern und stellen Sie gezielte Fragen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Software in Aktion zu sehen – bewerten Sie Aufgabenabhängigkeiten und Unteraufgaben, Projektzeitpläne und Roadmaps sowie, wie das Tool das Workload-Management unterstützt.
Konsistente Bewertungskriterien
Verwenden Sie konsistente Bewertungskriterien für alle Anbieter, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Funktionen wie Echtzeit-Updates, Sprints oder Stundenzetteln. Das hilft Ihnen, jedes Tool objektiv zu bewerten und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kundengeschichte wie unsere schildern?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell für unsere Teamgröße?
- Welche Integrationen sind mit unseren bestehenden Tools verfügbar?
Schritt 4: Business Case erstellen
Übertragen Sie Ihre Anbieterauswertung in einen Business Case, den Ihr Führungsteam unterstützt:
Mehrwert demonstrieren
Fassen Sie die bestehenden Herausforderungen und die erwarteten Ergebnisse zusammen, um den Mehrwert zu demonstrieren. Heben Sie hervor, wie die Software aktuelle Probleme wie verpasste Deadlines, unklare Projektphasen oder mangelhafte Kommunikation löst.
Zeigen Sie potenzielle Ergebnisse wie verbesserte Projektlaufzeiten, bessere Nachverfolgung des Fortschritts und erhöhte Transparenz über verschiedene Initiativen hinweg. Dadurch kann Ihr Führungsteam den greifbaren Nutzen erkennen.
Kostenschätzungen präsentieren
Recherchieren und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Sammeln Sie Preisinformationen zu Projektmanagement-Software und skizzieren Sie die erwartete Zeitspanne für die Einführung und Schulung.
Legen Sie diese Informationen anschließend zusammen, um eine klare Prognose der mit der Investition in eine Projektmanagement-SaaS-Lösung verbundenen Kosten zu geben. Diese Daten helfen bei Budgetierung und Planung und zeigen, dass Sie alles im Griff haben.
Die Preisunterschiede zwischen den Tools sind astronomisch. Es ist wichtig zu berücksichtigen, wie viele Nutzerzugänge (Seats) Sie benötigen, wie Gäste verwaltet werden und welche Zusatzfunktionen erforderlich sind, da sich die Kosten sonst schnell summieren können.
ROI und Risiken beschreiben
Beschreiben Sie ROI, Effizienzgewinne sowie finanzielle und operative Risiken, die sich ergeben, wenn nichts verändert wird. Berechnen Sie mögliche Einsparungen durch weniger Projektüberschreitungen oder höhere Produktivität. Diskutieren Sie die Risiken, wenn Sie beim aktuellen System bleiben, wie anhaltende Ineffizienzen. Dieser Vergleich unterstreicht den Wert der Investition in neue Software.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Was sind die finanziellen und betrieblichen Vorteile?
- Wie wird dies die Teamproduktivität verbessern?
- Welcher Zeitraum wird für die Amortisierung (ROI) erwartet?
Der PM-Software-Kaufratgeber des DPM
Erhalten Sie eine vollständige Übersicht darüber, wie Sie die richtige Projektmanagement-Software auswählen – mit unserem umfassenden Kaufratgeber:
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Schritt 5: Implementieren und Anwender einbeziehen
Sie haben sich für das beste Projektmanagement-Tool entschieden und sind bereit für die Umsetzung! So planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und was jedes Teammitglied zu tun hat. Nutzen Sie Besprechungen oder interne Newsletter, um sicherzustellen, dass alle informiert sind, und stellen Sie Foren bereit, in denen Fragen gestellt werden können. Eine klare Kommunikation hilft, Erwartungen zu klären und fördert von Anfang an eine stärkere Teamarbeit.
Interne Verantwortliche festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Legen Sie Teammitglieder fest, die den Prozess überwachen und bei Problemen helfen, und stellen Sie sicher, dass diese den direkten Draht zum Support des Anbieters haben.
Diese Struktur sorgt für Verantwortlichkeit und ermöglicht schnelle Lösungen, insbesondere während der ersten Phasen von Scrum-Workflows oder neuen Projekttypen. Die Einführung neuer Softwarelösungen braucht Zeit – stellen Sie also sicher, dass Ihre Projektmanager, Teamleiter und Führungskräfte die nötigen Werkzeuge zur Unterstützung erhalten.
Konsistente Schulung sicherstellen
Planen Sie Schulungen und verfolgen Sie die Teilnahme. Ermutigen Sie die Nutzer, Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Fortschrittsberichte und Dashboards für Initiativen zu erkunden. Umfassende Schulungen sind entscheidend, um die Lernkurve abzuflachen und kleinen Teams Sicherheit mit dem neuen Tool zu geben.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie Feedback-Schleifen während der Einführung ein, einschließlich Ressourcen vom Anbieter. Stimmen Sie sich regelmäßig mit den Nutzern ab, um Rückmeldungen zu sammeln und Anliegen zu adressieren. Nutzen Sie den Support des Softwareanbieters für Problemlösungen und zusätzliche Schulungsunterlagen. Feedback-Schleifen gewährleisten eine kontinuierliche Verbesserung und fördern eine erfolgreiche, langfristige Einführung.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden frühe Erfolge gemessen?
- Welche Ressourcen unterstützen die Schulung?
- Wie wird Feedback gesammelt und genutzt?
Wie geht es weiter?
Brauchen Sie noch Hilfe bei der Entscheidung für die richtige Projektmanagement-Software für Ihr Team? Dann werfen Sie nochmals einen Blick auf Ihre Projektmanagement-Software-Anforderungen, um die Auswahl weiter einzuschränken. Sie können auch eine Ausschreibung für Projektmanagement-Software erstellen, um gezieltere Informationen von potenziellen Anbietern zu erhalten.
Bevor Sie gehen ...
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