So wählen Sie eine Projektmanagement-Software aus
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software kann über den Erfolg Ihres Teams entscheiden. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und gewährleistet die Compliance – und maximiert gleichzeitig Ihren ROI. Wählen Sie jedoch die falsche Projektmanagement-Lösung, müssen Sie sich mit Ineffizienzen, verpassten Fristen und frustrierten Teammitgliedern auseinandersetzen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Projektmanager, Teamleiter und alle, die dafür verantwortlich sind, Projekte zum Erfolg zu führen. Ganz gleich, ob Sie die Zusammenarbeit verbessern oder Prozesse optimieren möchten – ich helfe Ihnen dabei, das richtige Projektmanagement-Tool für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software achten sollten
Bewerten Sie Projektmanagement-Software anhand von Faktoren, die sich auf die Effizienz Ihres Teams und den Projekterfolg auswirken. Hier sind die wesentlichen Elemente, die Sie prüfen sollten:
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1. Flexibilität der Tarife
Tarifflexibilität ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne an einen bestimmten Tarif gebunden zu sein. Wenn Sie Projektmanagement-Software bewerten, prüfen Sie, ob Sie die Tarife problemlos auf- oder abstuften können, wenn Ihr Projekt, Ihr Team oder Ihr Unternehmen wächst.
Fragen Sie nach versteckten Gebühren, die mit einem Tarifwechsel verbunden sind, oder danach, ob optionale Zusatzfunktionen verfügbar sind, von denen Sie in einer Übergangsphase profitieren könnten. Wenn Sie die Skalierbarkeit eines Anbieters im Voraus kennen, können Sie für die Zukunft planen – selbst wenn Sie gerade erst mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool beginnen.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Der Zugriff auf Daten und Berichtstools hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen über Ihre Projekte, die Ressourcenverwaltung und weitere Bereiche zu treffen. Achten Sie auf Software mit anpassbaren Dashboards und Berichten, damit Sie Projekte verfolgen und Abhängigkeiten erkennen können.
Fragen Sie Anbieter, welche Berichtstypen verfügbar sind und ob Sie diese an Ihre Anforderungen anpassen können. Ein Tool, das klare Einblicke in die Leistung Ihres Teams bietet und Ihnen ermöglicht, den Projektfortschritt zu verfolgen, hilft Ihnen, agil zu bleiben und sich bei Bedarf anzupassen.
3. Integration in Ihre technische Umgebung
Die Integration in Ihre verschiedenen Tools ist entscheidend für die Aufrechterhaltung effizienter Arbeitsabläufe. Prüfen Sie, ob die Software Integrationen mit Tools unterstützt, die Sie bereits verwenden, etwa Slack, Google Workspace oder CRM-Systeme. Stellen Sie außerdem sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool zu Ihrer Branche passt. Bauunternehmen, die beispielsweise die Buchhaltungssoftware Xero verwenden, sollten gezielt nach einer Bauprojektmanagement-Software suchen, die mit Xero funktioniert.
Testen Sie diese Integrationen während einer Demo oder eines kostenlosen Testzeitraums, um einen reibungslosen Datenfluss sicherzustellen. Eine gut integrierte Projektmanagement-App reduziert manuelle Arbeit und Fehler – dies ist ein wesentlicher Vorteil von Bauprojektmanagement-Software.
4. Einführung und Support
Eine gute Einführung und ein zuverlässiger Support machen einen großen Unterschied dabei, wie schnell Ihr Team die Software effektiv einsetzen kann. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und einen reaktionsschnellen Kundensupport anbieten.
Fragen Sie während Ihrer Bewertung nach den Einführungsprozessen und den Reaktionszeiten des Supports. Ein starker Support hilft Ihrem Team, das Potenzial eines PM-Tools optimal auszuschöpfen und es vom ersten Tag an mit maximalem Funktionsumfang zu nutzen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Teammitglieder den angemessenen Zugriff auf Projektinformationen und Projektmanagementfunktionen haben. Suchen Sie nach Software, mit der Sie Aufgaben einfach zuweisen, Rollen definieren und Berechtigungen festlegen können. Fragen Sie Anbieter, wie Berechtigungen verwaltet werden und ob sie angepasst werden können.
6. Anpassungsoptionen
Apropos Anpassung: Die Möglichkeit, Ihre Projektmanagementplattform anzupassen, erlaubt es Ihnen, sie auf die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zuzuschneiden. Suchen Sie nach Tools, die anpassbare Workflows, Felder und Vorlagen bieten.
Prüfen Sie während einer Demo, wie einfach sich diese Elemente anpassen lassen und ob sie auf unterschiedliche Anforderungen von Teams zugeschnitten werden können. Ein anpassbares Tool unterstützt Ihre Workflows für die Projektplanung – nicht umgekehrt.
7. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen dabei, sich wiederholende Aufgaben zu optimieren und manuelle Fehler zu reduzieren. Suchen Sie nach Software, die Automatisierungen für Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Aktualisierungen bietet. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben kann sich Ihr Team auf wichtigere Arbeiten konzentrieren.
8. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte stellt sicher, dass Ihr Team von überall aus auf die Software zugreifen kann. Suchen Sie nach Tools mit leistungsstarken mobilen Apps, Echtzeit-Synchronisierung und cloudbasiertem Zugriff.
Testen Sie die mobile App, um zu sehen, ob sie dieselben Funktionen wie die Desktopversion bietet. Ein Tool, das mobiles Arbeiten unterstützt, hält Ihre verschiedenen Teammitglieder miteinander verbunden und produktiv – auch bei der Arbeit in entfernten oder hybriden Arbeitsumgebungen.
So wählen Sie Projektmanagementsoftware aus: Ein 5-Schritte-Rahmen
Der Markt für Projektmanagementsoftware wird voraussichtlich bis 2030 zu einer Branche mit einem Volumen von USD 20.50 Milliarden anwachsen – Sie haben also eine große Auswahl.
Die Auswahl des richtigen Tools kann Ihre Projekte optimieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Sie müssen sich jedoch auf die Bedürfnisse Ihres Teams konzentrieren und die Funktionen des Tools an Ihren Workflow anpassen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Auswahl der besten Projektmanagementsoftware für Ihr Team hilft:
Schritt 1: Anforderungen ermitteln
Definieren Sie zunächst die Anforderungen Ihres Teams, um sicherzustellen, dass die Projektmanagementsoftware zu Ihren Zielen und Herausforderungen passt:
Beiträge der Stakeholder einholen
Sprechen Sie mit wichtigen Stakeholdern wie Teamleitern, der IT-Abteilung und Mitarbeitenden, um ihre Anforderungen und Herausforderungen zu verstehen. Organisieren Sie Workshops oder Umfragen, um ihre Rückmeldungen zu sammeln. So können Sie ermitteln, was die verschiedenen Abteilungen von der Software benötigen.
Zum Beispiel:
- Teamleiter wünschen sich die Möglichkeit, verschiedene Methoden anzuwenden (Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Sprints usw.)
- Die Personalabteilung benötigt umfassende Berichte, um eine effektive Ressourcenverteilung zu ermöglichen und die Teamleistung zu verfolgen.
- Die IT-Abteilung konzentriert sich auf Integrationen und darauf, alle dazu zu bringen, keine Excel-Tabellen mehr zu verwenden.
Schwachstellen auflisten und priorisieren
Sammeln Sie Rückmeldungen, um die Schwachstellen Ihres aktuellen Systems zu ermitteln. Erstellen Sie anschließend eine Liste und ordnen Sie die Punkte nach ihrer Auswirkung. Achten Sie auf wiederkehrende Probleme wie Kommunikationslücken, komplexe Projektanforderungen oder ineffizientes Aufgabenmanagement. Wenn Sie diese Punkte priorisieren, können Sie sich auf Lösungen konzentrieren, die Ihre größten Herausforderungen angehen.
An internen Richtlinien ausrichten
Stellen Sie sicher, dass die Software Ihre internen Richtlinien und Sicherheitsprotokolle erfüllt, und prüfen Sie, ob sie alle für Ihre Branche relevanten regulatorischen Ziele einhält. Teams im öffentlichen Sektor benötigen beispielsweise möglicherweise Projektmanagementsoftware für Behörden, die bestimmte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt. Arbeiten Sie mit Ihren IT- und Rechtsteams zusammen, um eine Checkliste mit Anforderungen zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen.
Unverzichtbar oder wünschenswert
Unterscheiden Sie zwischen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, und solchen, die zwar wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich sind. Unverzichtbare Funktionen sind für den Arbeitsablauf Ihres Teams essenziell, etwa die Aufgabenzuweisung, die Zeitleistenansicht und die Zeiterfassung.
Zu den wünschenswerten Funktionen können hingegen Tools für die Zusammenarbeit wie Dateifreigaben oder Nachrichtenfunktionen gehören. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was tatsächlich einen Mehrwert bietet, anstatt glänzenden Objekten hinterherzujagen, die keinen echten Einfluss haben werden.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden, Hindernisse oder Engpässe treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Schlüsselfunktionen würden Ihre 3 größten Problembereiche lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie stimmt die Software mit unseren Sicherheitsprotokollen überein?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter von Projektmanagementsoftware eingehend, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden. Projektmanagementtools haben Vor- und Nachteile, daher müssen Sie Ihre Optionen gegen Ihre Prioritäten abwägen.
Überblicksprüfungen von Anbietern
Beginnen Sie mit Überblicksprüfungen mithilfe von Bewertungsseiten, Ranglisten und Fallstudien. Achten Sie auf Rückmeldungen zur Leistung der Software, zur Lernkurve und zu den Bewertungen der Benutzerzufriedenheit.
Berücksichtigen Sie, sofern zutreffend, branchenspezifische Bewertungen – einige PM-Tools eignen sich gut für Start-ups und kleine Unternehmen, funktionieren aber möglicherweise nicht so gut für ein großes Softwareentwicklungsteam. Dadurch erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Optionen und können führende Anbieter in diesem Bereich erkennen.
Anhand der Geschäftsanforderungen vergleichen
Vergleichen Sie die Tools anhand der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Integrationsanforderungen und der Frage, ob Sie lieber Modelle auslagern oder intern entwickeln möchten. Kleinere Unternehmen und Solopreneure, die ihre eigenen Projekte verwalten, legen möglicherweise Wert auf kostengünstige Lösungen mit einfacher Einarbeitung und schlichten Aufgabenlisten, während größere Organisationen möglicherweise leistungsfähige Integrationen und API-Zugriff benötigen.
Wichtige Alleinstellungsmerkmale ermitteln
Ermitteln Sie wichtige Alleinstellungsmerkmale wie Implementierungsunterstützung, Benutzerfreundlichkeit oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Suchen Sie nach Anbietern, die während und nach der Implementierung umfassende Unterstützung bieten, und beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit anhand von Demos, um sicherzustellen, dass die Lösung für Ihr Team intuitiv bedienbar ist.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um die Vor- und Nachteile jedes Anbieters im Blick zu behalten. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle, die Funktionen, Preise und besondere Merkmale enthält. Dieser strukturierte Ansatz erleichtert es, Ihre Ergebnisse den Entscheidungsträgern zu präsentieren und Ihre Optionen einzugrenzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zur Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrer Systemlandschaft?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie schneidet es im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit ab?
- Welche Alleinstellungsmerkmale heben es hervor?
Top-Projektmanagement-Software, die Sie in Betracht ziehen sollten
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf
Als Nächstes ist es an der Zeit, Ihre Anbieteroptionen einzugrenzen und den Kontakt zu potenziellen Partnern aufzunehmen:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche eine Auswahlliste mit 2–4 Anbietern, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Konzentrieren Sie sich auf Anbieter, die zur Größe und zum Budget Ihres Teams passen und die unverzichtbaren Funktionen für das Arbeitsmanagement bieten. Dieser gezielte Ansatz hilft Ihnen, Ihre Bemühungen zu bündeln und Zeit zu sparen.
Eine Informationsanfrage oder Angebotsanfrage versenden
Erwägen Sie, eine Informationsanfrage (RFI) oder Angebotsanfrage (RFP) zu versenden, um detaillierte Informationen zu sammeln. Nutzen Sie dies, um die Fähigkeiten der Anbieter in Bereichen wie Ressourcenverteilung, Rechnungsstellung oder Automatisierungsoptionen zu klären. Angebotsanfragen (RFPs) für Projektmanagement-Software sind besonders nützlich, wenn Sie unterschiedliche Projektanforderungen oder Preisstufen bewerten.
Produktvorführungen buchen
Buchen Sie Produktvorführungen bei den Anbietern Ihrer engeren Auswahl und stellen Sie gezielte Fragen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Software in Aktion zu sehen – bewerten Sie Aufgabenabhängigkeiten und Unteraufgaben, Projektzeitpläne und Projektübersichten sowie den Umgang des Tools mit dem Arbeitslastmanagement.
Einheitliche Bewertungskriterien
Verwenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste, die wichtige Funktionen wie Aktualisierungen in Echtzeit, Arbeitsintervalle oder Stundenzettel enthält. So können Sie jedes Tool objektiv bewerten und eine fundierte Entscheidung treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Unterstützungs- oder Einführungsressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Wechsel in eine höhere Tarifstufe erforderlich?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell für unsere Teamgröße?
- Welche Integrationen sind mit unseren bestehenden Tools verfügbar?
Schritt 4: Erstellen Sie einen Geschäftsfall
Übertragen Sie Ihre Anbieterrecherche in einen Geschäftsfall, den Ihr Führungsteam unterstützt:
Mehrwert aufzeigen
Fassen Sie die Problembereiche und erwarteten Ergebnisse zusammen, um den Mehrwert aufzuzeigen. Heben Sie hervor, wie die Software aktuelle Herausforderungen wie verpasste Fristen, unklare Phasen im Projektlebenszyklus oder mangelhafte Kommunikation bewältigen wird.
Zeigen Sie mögliche Ergebnisse wie kürzere Projektlaufzeiten, eine bessere Möglichkeit zur Fortschrittsverfolgung und mehr Transparenz über alle Initiativen hinweg auf. So kann Ihr Führungsteam die konkreten Vorteile erkennen.
Kostenschätzungen vorlegen
Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume. Sammeln Sie Preisinformationen zu Projektmanagement-Software und skizzieren Sie den erwarteten Zeitplan für Einführung und Schulung.
Führen Sie diese Informationen anschließend zu einer klaren Prognose der Kosten zusammen, die mit der Investition in eine SaaS-Lösung für das Projektmanagement verbunden sind. Die Bereitstellung dieser Daten unterstützt die Budgetierung und Planung und zeigt, dass Sie alles im Griff haben.
Die Preisgestaltung der verschiedenen Tools variiert astronomisch. Es ist wichtig zu berücksichtigen, wie viele Benutzerplätze Sie benötigen, wie Gäste verwaltet werden und welche Zusatzfunktionen erforderlich sind, da sich die Kosten schnell summieren können.
ROI und Risiken darlegen
Legen Sie den ROI, Effizienzgewinne sowie finanzielle oder operative Risiken dar, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Berechnen Sie mögliche Einsparungen durch weniger Projektüberschreitungen oder eine höhere Produktivität. Besprechen Sie die Risiken, die mit der Beibehaltung des aktuellen Systems einhergehen, etwa anhaltende Ineffizienzen. Dieser Vergleich verdeutlicht den Wert einer Investition in neue Software.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie wird dadurch die Produktivität des Teams verbessert?
- Wie lange wird es voraussichtlich dauern, bis sich der ROI zeigt?
Der Einkaufsleitfaden des DPM für Projektmanagement-Software
In unserem vollständigen Einkaufsleitfaden erfahren Sie ausführlich, wie Sie die richtige Projektmanagement-Software kaufen:
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Schritt 5: Implementieren und einarbeiten
Sie haben Ihre Auswahl aus den besten Projektmanagement-Tools getroffen und sind bereit, das Tool zu implementieren! So planen Sie einen reibungslosen Einführungsprozess:
Einführungsplan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne und wichtige Meilensteine mit und erläutern Sie, was jedes Teammitglied tun muss. Nutzen Sie Besprechungen oder interne Newsletter, um sicherzustellen, dass alle informiert sind, und bieten Sie Foren an, in denen Fragen gestellt werden können. Eine klare Kommunikation hilft, Erwartungen zu formulieren, und fördert von Anfang an eine stärkere Zusammenarbeit im Team.
Interne Verantwortliche benennen
Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Bestimmen Sie Teammitglieder, die den Prozess überwachen und sich um auftretende Probleme kümmern, und stellen Sie sicher, dass sie direkte Kommunikationswege zum Support des Anbieters haben.
Diese Struktur schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht eine schnelle Problemlösung, insbesondere in den Anfangsphasen von Scrum-Workflows oder bei neuen Projekttypen. Die Einführung neuer Softwarelösungen kann Zeit in Anspruch nehmen. Statten Sie Ihr Team daher mit den nötigen Voraussetzungen für den Erfolg aus, indem Sie Projektmanager, Teamleiter und Führungskräfte mit unterstützenden Werkzeugen ausrüsten.
Eine konsistente Schulung sicherstellen
Planen Sie Schulungen und erfassen Sie die Teilnahme. Ermutigen Sie die Benutzer, Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Fortschrittsberichte und Übersichten zu Initiativen zu erkunden. Eine umfassende Schulung ist unerlässlich, um die Lernkurve abzuflachen und kleinen Teams dabei zu helfen, Vertrauen in das neue Tool aufzubauen.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein und beziehen Sie dabei auch die Ressourcen des Anbieters ein. Sprechen Sie regelmäßig mit den Benutzern, um Feedback einzuholen und Bedenken auszuräumen. Nutzen Sie den Support des Anbieters zur Fehlerbehebung und für zusätzliche Schulungsmaterialien. Feedbackschleifen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen und fördern den langfristigen Erfolg bei der Einführung.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg verfolgen?
- Welche Ressourcen werden die Schulung unterstützen?
- Wie wird Feedback gesammelt und genutzt?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie etwas mehr Hilfe bei der Entscheidung für die richtige Projektmanagementsoftware für Ihr Team benötigen, lohnt es sich, Ihre Liste der Anforderungen an Projektmanagementsoftware noch einmal durchzugehen, um zu sehen, wo Sie Ihre Optionen eingrenzen können. Sie können auch eine Ausschreibung für Projektmanagementsoftware erstellen, um von potenziellen Anbietern mehr darüber zu erfahren, was sie anbieten.
Bevor Sie gehen …
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