Wie man Projektmanagement-Software auswählt
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software kann über den Erfolg Ihres Teams entscheiden. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften – und das alles bei maximalem ROI. Wählen Sie jedoch die falsche Projektmanagement-Lösung, stehen Sie vor Ineffizienzen, verpassten Fristen und frustrierten Teammitgliedern.
Dieser Leitfaden richtet sich an Projektmanager, Teamleiter und alle, die Verantwortung für den erfolgreichen Abschluss von Projekten tragen. Egal, ob Sie die Zusammenarbeit verbessern oder Prozesse optimieren möchten – ich helfe Ihnen dabei, das richtige Projektmanagement-Tool für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software achten sollten
Bewerten Sie Projektmanagement-Software anhand von Faktoren, die die Effizienz Ihres Teams und den Projekterfolg beeinflussen. Hier sind die wichtigsten Merkmale, die Sie prüfen sollten:
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1. Flexibilität der Pläne
Planflexibilität ermöglicht es Ihrer Organisation, sich an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne an einen festen Tarif gebunden zu sein. Wenn Sie Projektmanagement-Software evaluieren, prüfen Sie, ob Sie Tarife einfach upgraden oder downgraden können, wenn Ihr Projekt, Ihr Team oder Ihr Unternehmen wächst.
Erkundigen Sie sich nach versteckten Gebühren beim Wechsel von Tarifen oder ob es optionale Add-ons gibt, die in Übergangsphasen nützlich sein können. Wenn Sie die Skalierbarkeit eines Anbieters im Vorfeld kennen, können Sie besser für die Zukunft planen – auch wenn Sie zunächst mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool starten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Zugriff auf Daten und Berichtswerkzeuge unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen über Ihre Projekte, das Ressourcenmanagement und mehr zu treffen. Suchen Sie nach Software, die anpassbare Dashboards und Berichte bietet, damit Sie Projekte verfolgen und Abhängigkeiten erkennen können.
Fragen Sie Anbieter nach den angebotenen Berichtstypen und ob diese auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden können. Ein Tool, das klare Einblicke in die Performance Ihres Teams bietet und Ihnen ermöglicht, den Projektfortschritt zu verfolgen, hilft Ihnen, flexibel zu bleiben und sich anzupassen, wenn nötig.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Eine Integration mit Ihren verschiedenen Tools ist entscheidend, um die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu erhalten. Prüfen Sie, ob die Software Integrationen mit bereits genutzten Tools wie Slack, Google Workspace oder CRM-Systemen unterstützt. Achten Sie auch darauf, dass das Tool zu Ihrer Branche passt. Bauunternehmen, die die Buchhaltungssoftware Xero verwenden, sollten beispielsweise gezielt nach Bau-Projektmanagement-Software, die mit Xero funktioniert, suchen.
Testen Sie diese Integrationen während einer Demo oder Testphase, um einen reibungslosen Datenfluss sicherzustellen. Eine gut integrierte Projektmanagement-App reduziert manuelle Arbeit und Fehler – das ist ein wichtiger Vorteil von Bau-Projektmanagement-Software.
4. Onboarding und Support
Gutes Onboarding und zuverlässiger Support machen einen großen Unterschied darin, wie schnell Ihr Team die Software effektiv nutzen kann. Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Schulungen und einen reaktionsschnellen Kundenservice bieten.
Fragen Sie bei Ihrer Bewertung nach den Onboarding-Prozessen und den Reaktionszeiten beim Support. Starker Support hilft Ihrem Team, das Maximum aus einem PM-Tool herauszuholen und es von Tag eins an bestmöglich zu nutzen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Teammitglieder den passenden Zugriff auf Projektdaten und Projektmanagement-Funktionen haben. Suchen Sie eine Software, mit der Sie Aufgaben einfach zuweisen, Rollen definieren und Berechtigungen festlegen können. Fragen Sie die Anbieter, wie Berechtigungen gehandhabt werden und ob sich diese anpassen lassen.
6. Anpassungsmöglichkeiten
Wenn wir über Anpassbarkeit sprechen, bedeutet die Möglichkeit, Ihre Projektmanagement-Plattform individuell zu gestalten, dass Sie diese genau auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zuschneiden können. Suchen Sie nach Tools, die anpassbare Workflows, Felder und Vorlagen bieten.
Erkunden Sie während einer Demo, wie einfach es ist, diese Elemente anzupassen und ob sie auf die verschiedenen Anforderungen der Teams zugeschnitten werden können. Ein anpassbares Tool unterstützt Ihre Projektplanungs-Workflows – und nicht umgekehrt.
7. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen dabei, sich wiederholende Aufgaben zu vereinfachen und manuelle Fehler zu reduzieren. Achten Sie auf Software, die Automatisierungen für Aufgabenverteilung, Benachrichtigungen und Updates bietet. Die Automatisierung von Routinetätigkeiten entlastet Ihr Team, damit es sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
8. Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung stellt sicher, dass Ihr Team von überall auf die Software zugreifen kann. Achten Sie auf Tools mit leistungsstarken mobilen Apps, Echtzeit-Synchronisierung und cloudbasiertem Zugriff.
Testen Sie die mobile App, um zu prüfen, ob sie den gleichen Funktionsumfang wie die Desktop-Version bietet. Ein Tool, das Remote-Arbeit unterstützt, hält unterschiedliche Teammitglieder miteinander verbunden und produktiv – auch bei der Arbeit im Home-Office oder in hybriden Arbeitsmodellen.
So wählen Sie Projektmanagement-Software aus: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Der Markt für Projektmanagement-Software soll bis 2030 auf eine Branche mit einem Volumen von USD 20,50 Milliarden anwachsen – Sie haben also reichlich Auswahl.
Die Auswahl des richtigen Tools kann Ihre Projekte effizienter machen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Dabei sollten Sie die Anforderungen Ihres Teams in den Fokus rücken und die Funktionen des Tools mit Ihren Arbeitsabläufen in Einklang bringen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die beste Projektmanagement-Software für Ihr Team auszuwählen:
Schritt 1: Bedürfnisse identifizieren
Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren, damit die Projektmanagement-Software auf Ihre Ziele und Herausforderungen abgestimmt ist:
Beteiligen Sie relevante Stakeholder
Sprechen Sie mit wichtigen Stakeholdern wie Teamleitern, der IT und Mitarbeitenden, um deren Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen. Organisieren Sie Workshops oder Umfragen, um deren Input zu sammeln. So finden Sie heraus, was verschiedene Abteilungen von der Software erwarten.
Zum Beispiel:
- Teamleiter wünschen die Möglichkeit, verschiedene Methoden einzusetzen (Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Sprints usw.)
- HR benötigt eine leistungsstarke Berichterstattung, um eine effektive Ressourcenzuweisung zu ermöglichen und die Teamperformance verfolgen zu können
- Die IT konzentriert sich auf Integrationen und darauf, alle davon abzuhalten, weiterhin Excel-Tabellen zu benutzen
Problempunkte auflisten und priorisieren
Sammeln Sie Feedback, um die Problemstellen Ihres aktuellen Systems zu identifizieren. Erstellen Sie anschließend eine Liste und ordnen Sie sie nach Relevanz. Suchen Sie nach wiederkehrenden Herausforderungen – etwa Kommunikationslücken, komplexen Projektanforderungen oder Schwierigkeiten im Aufgabenmanagement. Durch die Priorisierung konzentrieren Sie sich auf die Lösungen, die die größten Herausforderungen adressieren.
Mit internen Richtlinien abstimmen
Stellen Sie sicher, dass die Software Ihren internen Richtlinien und Sicherheitsprotokollen entspricht und prüfen Sie, dass sie alle regulatorischen Anforderungen Ihrer Branche erfüllt. Arbeiten Sie mit Ihrer IT- und Rechtsabteilung zusammen, um eine Checkliste der notwendigen Anforderungen zu erstellen – damit Sie nichts vergessen.
Unbedingt erforderlich vs. Nice-to-have
Unterscheiden Sie zwischen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, und solchen, die nur wünschenswert sind. Essenzielle Funktionen sind zum Beispiel die Aufgabenverteilung, Timeline-Ansicht und Zeiterfassung.
Nebenbei können Nice-to-haves Kollaborationstools wie Dateiablage oder Nachrichtenfunktionen sein. Diese Unterscheidung hilft dabei, sich auf echten Mehrwert zu konzentrieren – anstatt von glänzenden, aber wenig hilfreichen Features abgelenkt zu werden.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden, Hindernisse oder Engpässe treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Schlüsselfunktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Tauchen Sie in die Recherche und den Vergleich von Anbietern für Projektmanagement-Software ein, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden. Es gibt Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Tools, daher sollten Sie Ihre Optionen anhand Ihrer Prioritäten abwägen.
Erste Anbieterüberblicke
Beginnen Sie mit einem ersten Überblick durch Bewertungsportale, Rankings und Fallstudien. Suchen Sie nach Rückmeldungen zur Leistung der Software, zur Lernkurve und zu Zufriedenheitsbewertungen der Nutzer.
Achten Sie, falls zutreffend, auf branchenspezifische Bewertungen—einige PM-Tools sind besonders für Start-ups und kleine Unternehmen geeignet, funktionieren aber in einem großen Softwareentwicklungsteam weniger gut. Das verschafft Ihnen einen Überblick über verfügbare Optionen und hebt die führenden Anbieter hervor.
Vergleich anhand von Geschäftsanforderungen
Vergleichen Sie Tools auf Basis Ihrer Unternehmensgröße, Integrationsbedürfnisse und ob Sie Outsourcing bevorzugen oder lieber interne Modelle aufbauen. Kleinere Firmen suchen oft kostengünstige Lösungen mit unkompliziertem Einstieg und einfachen To-do-Listen, während größere Organisationen auf umfangreiche Integrationen und API-Zugriff angewiesen sein können.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Identifizieren Sie Schlüsselaspekte wie Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Unterstützung während und nach der Einführung anbieten, und beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit durch Demos – so stellen Sie sicher, dass das Tool für Ihr Team intuitiv ist.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter festzuhalten. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle mit Funktionen, Preisen und etwaigen Alleinstellungsmerkmalen. Durch diese strukturierte Herangehensweise fällt es Ihnen leichter, Ihre Ergebnisse Entscheidungsträgern zu präsentieren und die Auswahl einzugrenzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und Technikstack?
- Welcher Support und welche Dokumentation sind verfügbar?
- Wie schneidet es hinsichtlich Nutzererlebnis ab?
- Welche Alleinstellungsmerkmale stechen hervor?
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist und treten Sie in Kontakt
Jetzt ist es Zeit, Ihre Anbieterauswahl einzugrenzen und mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten:
Shortlist erstellen
Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche eine Shortlist mit 2–4 Anbietern, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Konzentrieren Sie sich auf Anbieter, die zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihren unverzichtbaren Work-Management-Funktionen passen. Dieser gezielte Ansatz spart Zeit und Aufwand.
RFI oder RFP versenden
Erwägen Sie, eine Anfrage zur Informationsbeschaffung (RFI) oder eine Angebotsanfrage (RFP) zu senden, um detaillierte Informationen zu erhalten. Nutzen Sie diese, um die Möglichkeiten der Anbieter zu klären – etwa hinsichtlich Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung oder Automatisierungsoptionen. RFPs für Projektmanagement-Software sind besonders vorteilhaft, wenn Sie verschiedene Projektanforderungen oder Preiskategorien vergleichen möchten.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit Ihren vorausgewählten Anbietern und stellen Sie gezielte Fragen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, die Software in Aktion zu sehen – beurteilen Sie Aufgabenabhängigkeiten und Teilaufgaben, Projektzeitpläne und -roadmaps sowie das Workload-Management im Tool.
Konsistente Bewertungskriterien
Nutzen Sie einheitliche Bewertungskriterien für alle Anbieter, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste mit wichtigen Funktionen wie Echtzeit-Updates, Sprints oder Zeiterfassung. So können Sie jedes Tool objektiv bewerten und fundiert entscheiden.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundenreferenz zeigen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell für unsere Teamgröße?
- Welche Integrationen sind mit unseren bestehenden Tools möglich?
Schritt 4: Die Business Case erstellen
Wandeln Sie Ihre Anbieterauswahl in einen Business Case um, den Ihr Führungsteam unterstützen wird:
Wert aufzeigen
Fassen Sie die Pain Points und erwarteten Ergebnisse zusammen, um den Mehrwert aufzuzeigen. Heben Sie hervor, wie die Software aktuelle Herausforderungen wie verpasste Deadlines, unklare Projektphasen oder schlechte Kommunikation adressiert.
Zeigen Sie mögliche Ergebnisse auf, wie verbesserte Projektabwicklungszeiten, bessere Nachverfolgbarkeit des Fortschritts und mehr Transparenz über alle Projekte hinweg. So kann Ihr Führungsteam die greifbaren Vorteile erkennen.
Kostenabschätzung präsentieren
Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenabschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Sammeln Sie Preisübersichten von Projektmanagement-Software und stellen Sie den erwarteten Zeitrahmen für die Einführung und Schulung dar.
Fügen Sie diese Informationen zusammen, um eine klare Prognose der Kosten für die Investition in eine Projektmanagement-SaaS-Lösung zu erarbeiten. Die Bereitstellung dieser Daten erleichtert Budgetierung und Planung und zeigt, dass Sie alles im Griff haben.
Die Preisgestaltung der Tools variiert enorm. Es ist wichtig zu bedenken, wie viele Benutzerkonten Sie benötigen, wie Gäste verwaltet werden und welche Zusatzfunktionen erforderlich sind, da die Kosten schnell steigen können.
ROI und Risiken darlegen
Beschreiben Sie den Return on Investment (ROI), Effizienzgewinne sowie finanzielle oder operative Risiken, wenn Sie nichts unternehmen. Berechnen Sie mögliche Einsparungen durch weniger Projektüberschreitungen oder höhere Produktivität. Sprechen Sie die Risiken beim Verbleib beim aktuellen System an, wie anhaltende Ineffizienzen. Dieser Vergleich verdeutlicht den Mehrwert einer neuen Software.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts getan wird?
- Wo liegen die finanziellen und operativen Vorteile?
- Wie wird dies die Teamproduktivität verbessern?
- Wie lange dauert es voraussichtlich, bis sich der ROI zeigt?
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Schritt 5: Implementieren und Einführen
Sie haben die passende Projektmanagement-Software ausgewählt und sind bereit für die Einführung! So planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitrahmen, wichtige Meilensteine und die Aufgaben jedes Teammitglieds mit. Nutzen Sie Meetings oder interne Newsletter, um alle zu informieren, und bieten Sie Foren für Fragen an. Klare Kommunikation stellt Erwartungen sicher und fördert von Anfang an ein starkes Teamwork.
Interne Verantwortliche bestimmen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Implementierung. Benennen Sie Teammitglieder, die den Prozess überwachen und Probleme bearbeiten – und sorgen Sie dafür, dass sie direkten Kontakt zum Anbietersupport haben.
Diese Struktur sorgt für Verantwortlichkeit und ermöglicht eine schnelle Lösung, insbesondere während der Anfangsphasen von Scrum-Workflows oder neuen Projekttypen. Die Einführung neuer Softwarelösungen benötigt Zeit. Bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg vor, indem Sie Projektmanager, Teamleiter und Führungskräfte mit den notwendigen Tools ausstatten, um sie zu unterstützen.
Sorgen Sie für einheitliche Schulungen
Planen Sie Schulungen und verfolgen Sie die Teilnahme. Ermutigen Sie die Nutzer, Funktionen wie Aufgabenmanagement, Fortschrittsberichte und Initiativen-Dashboards zu erkunden. Um die Lernkurve zu verringern und kleinen Teams Selbstvertrauen beim Einsatz des neuen Tools zu geben, ist eine umfassende Schulung unerlässlich.
Schaffen Sie Feedbackschleifen
Implementieren Sie während der Einführung Feedbackschleifen, auch unter Nutzung der Ressourcen des Anbieters. Überprüfen Sie regelmäßig mit den Nutzern, um Rückmeldungen einzuholen und Bedenken auszuräumen. Verwenden Sie den Support des Anbieters für die Fehlerbehebung und zusätzliches Schulungsmaterial. Feedbackschleifen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen und fördern eine langfristige Akzeptanz.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden erste Erfolge gemessen?
- Welche Ressourcen unterstützen die Schulung?
- Wie werden Rückmeldungen gesammelt und genutzt?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie noch Unterstützung bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Software für Ihr Team benötigen, lohnt sich ein erneuter Blick auf Ihre Anforderungsliste für Projektmanagement-Software, um Ihre Optionen weiter einzugrenzen. Sie können außerdem eine Projektmanagement-Software-Anfrage (RFP) erstellen, um detailliertere Informationen von potenziellen Anbietern über deren Angebote zu erhalten.
Bevor Sie gehen…
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