So berechnen Sie die Ressourcenkapazität: 5 entscheidende Schritte
Im Fluss bleiben: Ein effektives Management der Ressourcenkapazität verhindert Engpässe und überlastete Mitarbeitende, sodass Sie Projekte termingerecht, im Budget und ohne Überlastung liefern können.
Vorausschauend handeln: Das proaktive Überwachen der Ressourcenkapazität sorgt für eine bessere Abstimmung der Erwartungen und reduziert den Bedarf an übermäßigen Neueinstellungen oder Outsourcing.
Software rettet den Tag: Software für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung spart Zeit, indem sie Auslastung und Kapazität automatisch berechnet – so können Sie strategische Ressourcenentscheidungen treffen.
Die Berechnung und Überwachung der Ressourcenkapazität kann Ihnen helfen, Engpässe, überlastete Ressourcen, Burnout und Unterauslastung zu managen – all das kann Ihr Unternehmen Geld kosten.
Mit den notwendigen Informationen zur Kapazität können Sie reaktives Planen, falsche Erwartungen sowie unnötige Neueinstellungen oder Outsourcing vermeiden und Ihr Projekt pünktlich, im Budgetrahmen und nach Vorgaben liefern.
Ressourcenmanagement-Software ist oft der einfachste Weg, um Ressourcenkapazitäten zu berechnen und im Blick zu behalten.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Was ist Ressourcenkapazität?
Ressourcenkapazität ist die maximale Anzahl an Stunden, die eine Person arbeiten kann. Im Ressourcenmanagement und Projektmanagement ist dies eine entscheidende Kennzahl, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Team effizient eingesetzt wird, ihre Arbeitslast ausgewogen verteilt ist und Sie die beste Kapitalrendite für das Unternehmen erzielen.
Warum es wichtig ist, die Ressourcenkapazität zu messen
Effektive Kapazitätsplanung bedeutet, dass Teammitglieder an den richtigen Projekten mit den passenden Fähigkeiten arbeiten und dabei weder überlastet noch unterausgelastet sind.
Die genaue Berechnung und Nachverfolgung der Ressourcenkapazität und das konsequente Einhalten dieser Werte erhöht den Projekterfolg, hält das Team produktiv und kann die Rentabilität eines Projekts und die gesamten Geschäftsergebnisse direkt beeinflussen. An diesem Punkt gibt es zwei Ansätze:
- Realistische Ressourcenplanung: Um die tatsächliche Ressourcenkapazität zu ermitteln, betrachten Sie die Zeit, die Ihr Team für Meetings und Nebenprojekte aufwendet, und sehen anschließend, wie viel Zeit tatsächlich für Projektarbeit übrig bleibt. So vermeiden Sie Überlastungen, halten das Stresslevel gering und stellen sicher, dass niemand untätig ist.
- Proaktiver Ansatz für Ressourcenvorhersagen für künftige Projekte: Wenn Sie die Kapazität Ihres Teams kennen, haben Sie den Überblick, wer noch Kapazitäten frei hat und wer ausgelastet ist. Dadurch können Sie realistischere Zeitpläne erstellen, die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen und Engpässe vermeiden. Zudem ist es deutlich einfacher, Anpassungen vorzunehmen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wenn das gesamte Team in die Projektplanung einbezogen ist.
Falls Sie noch einen Schritt früher ansetzen möchten, könnten Sie auch eine Methode wie die Grobanalyse der Kapazitätsplanung in Betracht ziehen. Diese Technik bietet eine grobe Schätzung, ob die verfügbaren Ressourcen die Produktionsanforderungen erfüllen können.
Wie man die Ressourcenkapazität berechnet
Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit Tipps und Beispielen, die Ihnen das Kapazitätsmanagement erleichtern.
Hier finden Sie zur schnellen Orientierung die Formeln für die Berechnung von Kapazität und Auslastung.
1. Ressourcennachfrage schätzen
Beginnen Sie mit einer Aufteilung aller Aufgaben. Sehen Sie sich den Projektumfang, die Zeitrahmen und die erforderlichen Kompetenzen an, um alles abzuschließen.
- Erstellen Sie eine Liste aller anstehenden Projekte und Aufgaben.
- Unterteilen Sie jedes Projekt in die wichtigsten Liefergegenstände und Meilensteine – was bis wann passieren muss.
- Schätzen Sie die Arbeitsstunden für jede Lieferung basierend auf früheren Projekten oder nach bestem Ermessen.
Zum Beispiel, wenn das Projekt die Ressourcenzuteilung beinhaltet für:
- Wireframing und Design = 50 Stunden
- Front-End-Entwicklung = 80 Stunden
- Back-End-Entwicklung = 60 Stunden
- Qualitätssicherung = 30 Stunden
Damit beträgt der geschätzte Gesamtbedarf an Ressourcen 220 Stunden.
2. Aktuelle Kapazitäten verstehen
Finden Sie heraus, wie viele Stunden jeder in einem Tag oder einer Woche arbeiten kann. Vergessen Sie nicht, Feiertage, Urlaub und andere nicht projektbezogene Aufgaben zu berücksichtigen.
- Ziehen Sie Zeiterfassungsberichte für abrechenbare und nicht abrechenbare Projektstunden, um einen ersten Einblick in die Arbeitszeiten und die Ressourcenauslastung zu erhalten.
- Ziehen Sie die Stunden für Meetings, Verwaltungsaufgaben, interne Verbesserungsprojekte und persönliche Auszeiten ab.
Wenn zum Beispiel:
- Das Gehalt eines Front-End-Entwicklers auf 40 Stunden pro Woche basiert, und
- Sie 12 Stunden für interne Meetings, Code-Reviews, Verwaltungsaufgaben, gesetzliche Feiertage abziehen
Beträgt die verfügbare Kapazität des Front-End-Entwicklers 28 Stunden.
3. Arbeitslasten abschätzen
Bewerten Sie, wie viel Zeit die Projektressourcen für Aufgaben im Vergleich zu ihren verfügbaren Stunden aufwenden. Die Kapazitätsplanung von Ressourcen sorgt für eine faire Aufgabenverteilung und stellt sicher, dass Sie alle Teammitglieder effizient einsetzen können. Weisen Sie Aufgaben basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit zu.
- Stellen Sie sicher, dass die Arbeitslasten gleichmäßig verteilt sind.
- Überwachen Sie die Arbeitslast regelmäßig, um bei Bedarf anzupassen. Dinge ändern sich. Es geht darum, Überlastung zu vermeiden und sicherzustellen, dass niemand untätig bleibt.
- Zur Anpassung können Sie jedem Aufgabe zusätzliche Stunden zuweisen oder einen Stundenpool für die Teammitglieder des Projekts erstellen, auf den sie bei der Arbeit an den zugeteilten Aufgaben zugreifen können. Am besten lässt sich dies mit einer Software erledigen – dazu später mehr.
Wenn zum Beispiel ein Team aus drei Entwicklern für die 80-stündige Front-End-Entwicklungsphase eines Website-Projekts verantwortlich ist, dann werden jedem Entwickler etwa 27 Stunden Arbeit zugeteilt.
4. Kapazität berechnen
Indem Sie die benötigte Zeit mit der verfügbaren Zeit vergleichen, sehen Sie, ob Ihr Team die Arbeitslast bewältigen kann oder ob Änderungen erforderlich sind. Sie erkennen auch, ob Spielraum für zusätzliche Aufgaben oder unerwartete Herausforderungen besteht.
- Summieren Sie die insgesamt im Team verfügbaren Stunden.
- Ziehen Sie den geschätzten Gesamtbedarf von der Gesamtverfügbarkeit ab.
- Identifizieren Sie Lücken oder Überschüsse.
Wenn zum Beispiel:
- Die insgesamt verfügbare Kapazität über das Entwicklungsteam im Monat = 250 Stunden
- Geschätzte Projektressourcen für das Design und die Entwicklung der Website = 220 Stunden
Dann bleibt ein Überschuss von 30 Stunden.
Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden für bewährte Verfahren im Kapazitätsmanagement, um mehr über die optimale Umsetzung zu erfahren.
5. Konzentrieren Sie sich zuerst auf das Wesentliche & bleiben Sie flexibel
Stellen Sie sicher, dass die Energie Ihres Teams für die wichtigsten Projekte verwendet wird, die wirklich etwas bewegen. Überfrachten Sie nicht den Terminplan aller Mitarbeitenden. Lassen Sie etwas Luft für kurzfristige Aufgaben oder Überraschungen.
- Priorisieren Sie kritische Projekte.
- Verteilen Sie Ressourcen anhand der jeweiligen Fähigkeiten auf Aufgaben mit hoher Wirkung um.
- Kommunizieren Sie Kapazitätsengpässe an die Stakeholder.
Wenn Sie zum Beispiel einen Kapazitätsengpass von 50 Stunden haben, können Sie einen freiberuflichen UX-Designer beauftragen, der die Wireframe- und Designphase übernimmt, um interne Ressourcen für die Entwicklung freizumachen.
Tools zur Verwaltung der Ressourcenkapazität
Wenn Sie Software auswählen, beginnen Sie am besten mit einem Blick auf Ihre aktuelle Projektmanagement-Software. Vielleicht gibt es dort bereits Ressourcenplanungstools oder Kapazitätsplanungstools, die Ihnen zur Verfügung stehen. Falls nicht, prüfen Sie die Möglichkeiten für Add-ons. In vielen Tools können Sie gegen eine zusätzliche Gebühr verschiedene Komponenten hinzufügen.
Anschließend können Sie anhand der folgenden Fragen ermitteln, welches Tool für Sie am besten geeignet ist.
- Teamaufstellung: Wie viele Projekte laufen bei Ihnen normalerweise gleichzeitig? Wechseln Ihre Teammitglieder zwischen verschiedenen Teams, oder sind sie fest bestimmten Projekten zugeordnet?
- Herausforderungen: Was ist die größte Herausforderung beim Management der Team-Zeit? Sind Teammitglieder überbucht, haben sie zu wenig Aufgaben oder fehlt Ihnen der Überblick, wer woran arbeitet?
- Projektstil: Wie führen Sie Ihre Projekte durch? Arbeitet Ihr Team agil, verfolgen Sie ein starres Modell wie Wasserfall oder nutzen Sie eine Mischung aus beiden? Um welche Art von Projekten handelt es sich – Marketing-Kampagnen, App-Entwicklung, Designarbeiten oder etwas anderes?
- Reporting: Wie wichtig sind Echtzeit-Updates für die Information von Kunden oder Ihrem Team? Nutzen Sie bereits Dashboards für das Reporting oder müssten Sie etwas Neues erstellen, das sich an das Bestehende anbindet?
- Tools: Haben Sie bereits Projektmanagement-Software im Einsatz, für die bei einem Upgrade auch Kapazitätsplanung möglich wäre? Und muss dieses Tool mit anderen, von Ihnen bereits verwendeten Tools kompatibel sein, z. B. Ihrem CRM oder Zeiterfassungstools?
Hier sind einige der aktuell besten Tools, falls Sie eine komplett neue Lösung einführen möchten:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Best Practices zur Berechnung der Ressourcenkapazität
- Kennen Sie die Stärken Ihres Teams: Halten Sie die Fähigkeiten und das Know-how aller fest, damit Sie wissen, wer welche Aufgaben übernehmen kann.
- Zeiten erfassen und analysieren: Nutzen Sie Zeiterfassungs-Tools, um zu sehen, wie Arbeit verteilt wird und wo Engpässe oder Überbeanspruchungen bestehen.
- Lernen Sie aus der Vergangenheit: Analysieren Sie frühere Projekte, um zu erkennen, welche Ressourcen Sie für zukünftige Aufgaben benötigen.
- Priotisieren Sie das Wesentliche: Konzentrieren Sie sich auf wertschöpfende Arbeit und nehmen Sie sich nicht zu viel vor, was nicht essenziell ist.
- Nutzen Sie die richtigen Tools: Synchronisieren Sie Ihre Projektmanagement-Systeme, um eine klare und zentrale Übersicht über alle Projekte und Ressourcen zu erhalten.
- Planen Sie Unerwartetes ein: Lassen Sie immer etwas Spielraum für Überraschungen oder kurzfristige Änderungen.
- Flexibilität einbauen: Schulen Sie Teammitglieder so, dass sie unterschiedliche Rollen übernehmen können und bei Bedarf einspringen.
- Mit Vorlagen arbeiten: Eine Kapazitätsplanungsvorlage (wie die in unserer Mitglieder-Community angebotene) kann Prozesse beschleunigen, indem sie Kapazität und Verfügbarkeit automatisch berechnet.
- Klar und regelmäßig kommunizieren: Sprechen Sie offen über Auslastung, Prioritäten und Restriktionen. Tauschen Sie sich regelmäßig mit dem Team aus, um die Situation zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Halten Sie auch Stakeholder informiert, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Wie geht es weiter?
Egal, ob Sie sich darauf konzentrieren, Projektdemands im Griff zu behalten, Burnout zu vermeiden oder die Auslastung Ihres Teams zu maximieren – diese Tipps und Tools stehen Ihnen zur Verfügung. Es dreht sich alles darum, das richtige Gleichgewicht zu finden und Arbeitsabläufe effektiv zu steuern, während Sie flexibel bleiben und sich auf Überraschungen in der Projektabwicklung einstellen.
Bereit, Ihr Projektmanagement auf das nächste Level zu heben? Treten Sie unserer Mitgliedergemeinschaft bei und sichern Sie sich den Zugang zu exklusiven Ressourcen, Expertenwissen und einer unterstützenden Community von Fachleuten wie Ihnen. Verpassen Sie nicht Ihre Chance – jetzt anmelden und Projektmanagement mit Selbstbewusstsein angehen!
