5 Häufige Funktionen von Ressourcenmanagement-Software
Als Projektmanager kennst du das ständige Ringen darum, Ressourcen für deine Projekte zu verwalten, zu verfolgen und zu prognostizieren (insbesondere wenn du mehrere Projekte gleichzeitig managst). Ohne die richtigen Tools kann diese Aufgabe schnell überwältigend werden und zu Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und Überlastung des Teams führen.
Ressourcenmanagement-Software wurde entwickelt, um dir bei dieser Herausforderung zu helfen. Sie bietet Werkzeuge, mit denen du Effizienz, Transparenz und Kontrolle über deine Ressourcen verbessern kannst. Im Folgenden erfährst du mehr über die wichtigsten Funktionen von Ressourcenmanagement-Software, damit du eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl des richtigen Tools für deine Anforderungen treffen kannst.
Was sind typische Funktionen von Ressourcenmanagement-Software?
Hier sind die gängigen Funktionen, die die meisten Plattformen für Ressourcenmanagement bieten und mit denen du die Ressourcennutzung optimieren, die Projektleistung verbessern und den Erfolg in deiner Organisation vorantreiben kannst.
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1. Transparenz
Der Hauptzweck von Ressourcenmanagement-Software ist es, einen besseren Überblick darüber zu gewinnen, was mit deinen Ressourcen wirklich passiert. Dein Tool sollte dir Transparenz bieten über:
- Wie ist die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds?
- Welche Fähigkeiten oder Einsatzzwecke bringt jedes Teammitglied mit?
- Wie wird die Ressourcennachfrage in Zukunft aussehen?
- Welche Ressourcen sind knapp?
Mangelnde Transparenz führt zwangsläufig zu Projektverzögerungen oder sogar zum Scheitern eines Projekts. Klare Übersichten über diese Informationen sorgen dafür, dass Stakeholder jederzeit wissen, was gerade geschieht und was in der Pipeline zu erwarten ist.
2. Kapazitätsplanung
Die meisten Ressourcenmanagement-Softwares bieten dir auch einen klaren Überblick über die Kapazitätsplanung: Welche Aufgaben hat jede Person? Welche Prioritäten bestehen? Ist die Arbeitsbelastung zu hoch? Wird eine Ressource nicht voll ausgeschöpft?
Zu wissen, was innerhalb eines Projekts auf Aufgabenebene der Ressourcen passiert, ermöglicht es Projektmanagern, effizient zu planen und sicherzustellen, dass die Teammitglieder zu jeder Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten.
Es gibt auch verschiedene spezielle Kapazitätsplanungstools, die du dir anschauen kannst.
3. Finanzen
Deine Ressourcenmanagement-Software sollte dir auch dabei helfen, geschätzte Projektkosten und die tatsächlichen Ausgaben zu verfolgen. Das ist ein entscheidender Bestandteil der Projektplanung – wenn ein Projekt das Budget deutlich überschreitet, stehen möglicherweise keine weiteren Mittel zur Verfügung und das Projekt droht zu scheitern.
Zu wissen, wie hoch die Kosten deiner Ressourcen sind, ermöglicht außerdem eine bessere Planung für den weiteren Projektverlauf. Mit einer Ressourcenplanungs-Vorlage oder einem entsprechenden Tool findest du zudem heraus, wo zu viel Geld ausgegeben wird.
Könnte beispielsweise der Einsatz eines automatisierten Aufgaben-Management-Tools im Vergleich zur manuellen Bearbeitung durch einen Mitarbeitenden Kosten sparen?
Ein unkomplizierter Weg, mitarbeiterbasierte Ressourcen zu verwalten, besteht darin, Zeiterfassungssoftware wie Toggl einzusetzen. So erhältst du einen klaren Überblick, wie viel Zeit für eine Aufgabe aufgewendet wird und welche Kosten entstehen.
4. Zusammenarbeit
Damit die Teammitglieder ihr Bestes im Projekt geben können, ist eine gute Kommunikation unerlässlich. Beim Ressourcenmanagement ist es genauso wichtig. Angenommen, es gibt ein Problem bei der Ressourcenplanung und ein benötigter Service ist überbucht. Mit Software zur Ressourcenplanung, die Kollaborationsfunktionen bietet, könnt ihr gemeinsam wesentlich schneller eine Lösung finden.
5. Berichtswesen
Berichte zu erstellen und Zugang zu wichtigen Analysen zu haben, ist für jeden Projektmanager unerlässlich. Du musst wissen, was in mehreren Projekten vor sich geht und welche Ergebnisse erzielt werden, sowohl um wichtige Änderungen vorzunehmen als auch um deinen Vorgesetzten in Projektmeetings Updates zu präsentieren.
Berichtsfunktionen helfen dir, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen, den effektiven Einsatz von Ressourcen zu erkennen und Lücken bei Prozessen aufzudecken, die verbessert werden könnten. Ohne Berichte könntest du mit Projektverzögerungen und ineffizienter Arbeitsweise konfrontiert werden.
Erfahre mehr über spezifische Anwendungsfälle für Ressourcenmanagement-Software hier.
Weitere hilfreiche Überlegungen für deinen Ressourcenbedarf
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, wenn es um Ressourcenmanagement-Software geht. Auf welche Funktionen solltest du bei der Auswahl einer Lösung achten? Stelle dir dazu diese Fragen:
Wie zugänglich ist sie?
Lokal installierte Software hat ihre Einschränkungen, wie zum Beispiel Schwierigkeiten beim Teilen lokal gespeicherter Daten und die Notwendigkeit regelmäßiger Backups.
Wenn nur dein kleines Team unter einem Dach arbeitet, ist das vielleicht kein großes Problem. Aber was ist, wenn dein Team wächst? Oder wenn ihr weltweit verteilt seid oder im Homeoffice arbeitet? Alle benötigen in Echtzeit Zugriff auf die Projektinformationen.
Cloud-basierte Plattformen haben hier einen Vorteil, da sie oft auf verschiedenen Geräten verfügbar und dadurch flexibler sind.
Welche Art von Ressourcen hast du?
Wenn deine Hauptressource Menschen sind, gibt es mehrere Ressourcenmanagement-Plattformen, die speziell für die Verwaltung von Teams entwickelt wurden. Jedes Teammitglied kann eigene Benutzerkonten erhalten und die Arbeitszeit auf bestimmte Projektbereiche erfassen.
Wenn du jedoch Software brauchst, die Dienstleistungen, Ausrüstung und Raumressourcen verwalten kann, wird es etwas komplexer. Du brauchst eine Plattform, die menschliche und nicht-menschliche Ressourcen gleichermaßen erfasst und dir hilft, im selben System effizient zu budgetieren, zu verfolgen und zu organisieren.
Wie einfach ist die Implementierung?
Ganz klar: Niemand wird eine Software nutzen, wenn sie mehr stört als hilft. Es ist sinnvoll, eine Software zu wählen, die es ermöglicht, sich auf mehreren Geräten unkompliziert anzumelden. Ein Gantt-Diagramm, ein Kanban-Board und die Graphenansicht bieten verschiedene Möglichkeiten, Zeitpläne, Aufgaben und Kommunikation darzustellen.
Ist sie zukunftssicher und skalierbar?
Eine kostenlose Ressourcenmanagement-Software zu testen, kann sinnvoll sein, um verschiedene Optionen auszuprobieren. Aber wenn dein Unternehmen wächst, solltest du sicherstellen, dass die Plattform auch langfristig zu dir passt.
Prüfe, wie einfach sich neue Benutzer hinzufügen lassen und ob die Plattform deine langfristigen Unternehmensziele unterstützt – oder ob sie nur eine temporäre Lösung ist.
Wie du das Beste aus Ressourcenmanagement-Software herausholst
Ressourcenplanung hilft dabei, Ressourcen optimal zu steuern und sollte zu einem erfolgreicheren Projekt führen. Es bringt nichts, Software zur Ressourcenverwaltung zu nutzen, wenn du nicht weißt, welche Ressourcen du hast oder wie sie eingesetzt werden.
Einen Ressourcenplan zu erstellen, muss nicht kompliziert sein oder viel wertvolle Zeit kosten. Hier findest du eine Übersicht, wie du deine Ressourcen planen kannst, bevor du deine Ressourcenmanagement-Software auswählst.
Erstelle eine Liste aller Ressourcen
Zuerst musst du wissen, welche Ressourcen in deinen Projekten eingesetzt werden sollen. Dazu zählen Mitarbeitende, externe Dienstleister, Räume wie Besprechungsräume, Geräte wie PCs und Dienstleistungen wie Software-Abonnements.
Die Rolle der Ressource
Als nächstes solltest du klarstellen, was jede dieser Ressourcen beiträgt. Überlege für Projektteam-Mitglieder Folgendes:
- Welche Fähigkeiten besitzen sie
- Fachgebiete
- Qualifikationen
- Erfahrung
Bei nicht-menschlichen Ressourcen denke an Folgendes:
- Wo befindet sie sich?
- Welche Funktion erfüllt sie?
Daraus erkennst du, wie die aufgelisteten Ressourcen zu deinem Projekt beitragen.
Zeitplan erstellen
Um diese Ressourcen in Ihren gesamten Projektplan einzubinden, fügen Sie sie zu einem Zeitplan hinzu:
- Mit welchen Teilen des Prozesses sind sie beteiligt?
- Wann werden sie benötigt?
- Wann stehen sie wieder zur Verfügung?
Buchung
Dieser Schritt verbindet die Punkte eins und drei miteinander. Sobald Sie wissen, welche Ressourcen wann verfügbar sind, können Sie damit beginnen, sie entsprechend dem übergeordneten Projektzeitplan zu buchen.
Ab diesem Punkt kann eine Ressourcenmanagement-Plattform sogar Teile des Buchungsprozesses automatisieren, indem sie beispielsweise meldet, wenn eine Ressource nicht verfügbar ist oder doppelt gebucht wurde.
