Was ist ein Projektinitiierungsdokument & Vorlage zur Erstellung
Ein Projektinitiierungsdokument (PID) verhindert, dass Projekte aus dem Ruder laufen, wenn sich der Umfang ändert, Stakeholder uneins sind oder Teams die Prioritäten aus den Augen verlieren. Ich habe erlebt, wie selbst gut geplante Projekte ohne klare Dokumentation und die richtige Projektmanagement-Software für die Nachverfolgung von Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen auseinanderfallen.
In diesem Leitfaden erfährst du, wie du ein PID erstellst, das Teams frühzeitig auf einen Nenner bringt, Verwirrung reduziert und dir einen verlässlichen Rahmen für das Management von Umfang, Kommunikation, Risiken und Freigaben von Projektstart bis zur Lieferung bietet.
Was ist ein Projektinitiierungsdokument?
Ein Projektinitiierungsdokument ist ein zentrales Projektdokument, das den Projektumfang, Projektmeilensteine und Erfolgskriterien des Projekts definiert. Es stellt den Kontext für das Projekt dar und dient als grundlegendes Dokument, das sowohl als interne Orientierung als auch für externe Stakeholder von entscheidender Bedeutung ist.
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Ein Projektmanager erstellt ein PID in der Regel während der Projektinitiierungsphase des Projektlebenszyklus, um die Richtung, den Kontext, die Erwartungen und die Rahmenbedingungen für das Vorhaben vorzugeben.
Warum ist ein Projektinitiierungsdokument wichtig?
Ein Projektinitiierungsdokument ist wichtig, weil es dem Team einen erfolgreichen Projektstart ermöglicht, ohne zu Beginn zu viel zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
Neben der Initialisierung des Projekts zu Beginn bleibt das PID ein lebendiges Dokument, auf das das Team während des gesamten Projektlebenszyklus zurückgreifen kann. Es dient als Sicherheitsnetz, falls es zu Veränderungen in der Ressourcenplanung kommt oder neue Teammitglieder hinzukommen, damit sie sich schnell einarbeiten können.
Was gehört in ein Projektinitiierungsdokument?
Ein Projektinitiierungsdokument sollte Folgendes enthalten:
- Grundlegende Informationen zum Projekt (z.B. Kunde, Projektname)
- Projektdefinition
- Projekt-Hintergrund
- Erfolgskriterien
- Projektbudget
- Projektzeitplan
- Umfang, einschließlich was enthalten ist und was nicht
- Projekterfordernisse
- Liefergegenstände
- Projektsteuerung
- Annahmen und Einschränkungen
- Übergeordnete Projektphasen
- Stakeholder-Rollen und Verantwortlichkeiten
- Risiken, Annahmen und Abhängigkeiten
Dein PID basiert häufig auf einer fundierten Schätzung, die auf der Leistungsbeschreibung oder der Kostenschätzung des Teams beruht. Es gibt so viele Dinge, die zu diesem Zeitpunkt noch offen sind. Egal, welchen Plan du aufstellst – es könnte anders kommen.
Vorlage für ein Projektinitiierungsdokument
Hier ist eine einfache Vorlage für ein Projektinitiierungsdokument, die Sie herunterladen und für Ihre Projekte oder Initiativen anpassen können. Sie enthält alle oben genannten Abschnitte. Außerdem haben wir ein ausgefülltes Beispiel beigefügt (mehr dazu unten), damit Sie genau sehen können, was in welchem Abschnitt enthalten sein sollte.
Beispiel & Muster für ein Projektinitiierungsdokument
Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie ein ausgefülltes Projektinitiierungsdokument aussehen könnte. Diese ausgefüllte Musterdatei ist zusammen mit der oben genannten Vorlage verfügbar, um es Ihnen zu erleichtern, dieses Format auf Ihre eigenen Projekte anzuwenden.
So erstellen Sie ein Projektinitiierungsdokument: 7 Schritte
So erstellen Sie ein Projektinitiierungsdokument, das die wichtigsten Projektinformationen für Ihr Team und Ihre Stakeholder enthält.
1. Den Kontext setzen
Beginnen Sie mit einem Überblick über die geschäftlichen Beweggründe für das Projekt (falls nicht bekannt, fragen Sie Ihren Account Manager).
- Warum verfolgt der Kunde dieses Projekt?
- Welches Problem soll gelöst werden?
- Worum geht es in dem Projekt?
- Gibt es rein technische Beweggründe oder ist der Zweck des Projekts in der Unternehmensstrategie verwurzelt?
- Was sind die Geschäftsziele?
- Wie definiert (und misst) der Kunde Erfolg? Nach welchen Kennzahlen wird das gemessen?
Skizzieren Sie die strategische Vision, Ziele, Projektziele und idealerweise ein übergeordnetes Leitbild. Dadurch wird das Team auf den Projektansatz ausgerichtet, damit es diese Ziele während der Umsetzung stets im Blick behält.
Dieser Kontext hilft dem Team auch dabei, weitere Aufgaben und mögliche Projekterweiterungen zu definieren (z. B.: "Wäre es nicht toll, wenn wir auch ... machen könnten?").
2. Die Projektparameter festlegen
Seien Sie im Projektinitiierungsdokument transparent über die Projektbeschränkungen, einschließlich folgender Informationen:
- Wie hoch ist das Budget für dieses Projekt?
- Wie ist das Budget nach Projektphase oder nach Ergebnis aufgeteilt?
- Wie sieht der Zeitplan aus?
- Wie stellen Sie sich die Zusammenarbeit mit dem Kunden vor?
- Welches ist das erste Ziel, auf das das Team hinarbeitet?
Am Ende gewinnt und verliert das Team gemeinsam. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass ein erfolgreiches Projekt umgesetzt werden kann, wenn jedes Teammitglied für sich arbeitet. Die Etablierung eines Expertenteams – anstatt nur einzelner Personen – trägt wesentlich dazu bei, Teamgeist und Zusammenarbeit bereits zu Beginn zu fördern.
3. Die Einzelheiten definieren
Definieren Sie anschließend die Details des Projekts in einer Projektumfangserklärung, damit Ihr Team genau versteht, was es liefern muss, damit das Projekt erfolgreich ist.
Zum Beispiel:
- Was gehört zum Projektumfang, was nicht?
- Gibt es bereits definierte anfängliche Projektanforderungen?
Ein entscheidender Bestandteil dieses Abschnitts sind die geforderten Ergebnisse. Da diese in der Regel frühzeitig im Vertrag festgelegt werden, muss das Team verstehen, welche Erwartungen an diese Ergebnisse gestellt werden. Dazu gehören auch mögliche Annahmen und Einschränkungen, beispielsweise wie viele Überarbeitungen eingeplant sind.
4. Die Projektstruktur und Ressourcenplanung definieren
Es ist wichtig, dass das Team genau weiß, wie die Projektergebnisse umgesetzt werden sollen. Dazu gehört, die Arbeit in kleinere Einheiten aufzuteilen und festzulegen, wer welche Aufgaben übernimmt.
Hier ist ein Beispiel für eine grobe Projektstruktur:
Stellen Sie dem Team den groben Plan und die Arbeitspaketstruktur (Work Breakdown Structure) vor, damit sie Feedback geben können. Das hilft, Abhängigkeiten zu erkennen und das Team in die Entwicklung des Projektplans einzubeziehen – so erhalten alle ein Verständnis für den Projektkontext und ihre Verantwortlichkeiten für die Projektergebnisse.
Projektstrukturen können unterschiedlich detailliert sein, wenn die verschiedenen Tätigkeiten jeder Phase abgebildet werden. Sie lassen sich auch mit bestimmten Terminen verknüpfen und an die Ressourcenplanung anpassen.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Ein wichtiger Aspekt des Projektstartdokuments ist die Struktur des Projektteams (intern und extern).
- Wer arbeitet im Team mit?
- Wer kann Dinge freigeben, bevor sie an den Kunden gehen?
- Wer auf Kundenseite muss vor der Freigabe konsultiert werden?
Die Etablierung dieser Kommunikationswege hilft, spätere Missverständnisse zu vermeiden. Ein RACI-Diagramm ist ein ausgezeichnetes Hilfsmittel, dies zu dokumentieren. Es zeigt, wer ist/muss sein:
- Verantwortlich: Wer führt die Aufgabe aus?
- Rechenschaftspflichtig: Wer trifft die Entscheidung?
- Konsultiert: Wer muss vorab gefragt werden?
- Informiert: Wer muss auf dem Laufenden gehalten werden?
Am besten erstellen Sie ein RACI-Diagramm, indem Sie die Projektaufgaben oder -ergebnisse auflisten und den Projektrollen (intern und extern) zuordnen. Weisen Sie dann den jeweiligen RACI-Status zu. Achten Sie darauf, dass für ein Projektergebnis immer nur eine Person rechenschaftspflichtig ist.
Die Definition von Teamrollen und Verantwortlichkeiten ist eine gute Möglichkeit, klare Erwartungen für die Projektkommunikation und die Projektsteuerung zu setzen. Das verringert das Risiko, später Sätze wie „Ich dachte, das wäre Ihre Aufgabe“ oder „Das hätte ich wohl noch prüfen sollen, bevor es an den Kunden ging“ zu hören.
Internes Team
Zum internen Team gehören möglicherweise der Projektmanager, Account Manager, weitere Teammitglieder und die Geschäftsleitung, falls diese Ergebnisse freigeben muss.
Externes Team
Die wichtigsten Fragen, die wir dem Kunden stellen sollten, lauten:
- Wer weiß, was wir tun sollen und warum?
- Wer ist verantwortlich für die Freigabe des Briefings?
- Wer ist rechenschaftspflichtig oder verantwortlich für die Freigabe der Projektergebnisse?
- Gibt es ein Lenkungsgremium, das wir konsultieren müssen?
- Wer wäre verärgert, wenn wir ihn nicht einbeziehen?
Das RACI-Diagramm ist eine großartige Möglichkeit, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie Abläufe in einer Agentur funktionieren, und die internen Arbeitsabläufe schnell zu verstehen. Ergänzen Sie das RACI durch einen Kommunikationsplan, der aufzeigt, wie Sie über verschiedene Teamrollen hinweg zusammenarbeiten werden.
6. Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten identifizieren
Fügen Sie dem PID eine Übersicht über bekannte Risiken und Einschränkungen bei. Projekte können aus unterschiedlichen Gründen komplex sein. Es ist hilfreich, dies durchzudenken, potenzielle Projektrisiken und -probleme zu antizipieren und Strategien zur Risikominderung zu entwickeln.
Beispiele hierfür sind:
- Zeitleisten, die zu kurz oder zu lang sind
- Budgetbeschränkungen
- Technische Unbekannte
- Komplexe Stakeholder-Landschaft
- Single Points of Failure (einzelne kritische Versagenspunkte)
7. Teilen Sie Ihr Project Initiation Document
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Project Initiation Document mit dem gesamten Team teilen. Lassen Sie es vom Kunden abzeichnen, um Annahmen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten zu formalisieren.
Es ist auch hilfreich, während des gesamten Projektlebenszyklus darauf zu verweisen, damit das Team nicht den Überblick verliert. Das Dokument ist besonders nützlich, wenn neue Projektbeteiligte hinzukommen oder wenn die Freigabe der Ergebnisse oder der Dokumentenfreigabeprozess komplexer wird als erwartet.
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Project Initiation Document vs. Projektplan
Das Project Initiation Document behandelt das „Was“ und „Warum“ eines Projekts (d.h. die Projektziele und den Business Case), während der Projektplan auf Grundlage des Project Charters festlegt, wie Sie das Projekt steuern werden, einschließlich Risikomanagement, Projektzeitplan, Kommunikation usw.
Der Projektmanagementplan wird erst entwickelt, nachdem Sie die Unterstützung des Projektsponsors für die Durchführung des Projekts erhalten haben (dieser Schritt findet in der Initiierungsphase des Projekts statt).
PIDs vs. andere Arten der Projektdokumentation zur Initiierung
Ein Business Case beinhaltet eine umfassende finanzielle Bewertung für das Projekt, einschließlich Kosten-Nutzen-Analyse, Marktanalyse und Wettbewerbsanalyse.
Während Sie üblicherweise eine geschäftliche Begründung für Ihr Projekt als Teil des Project Initiation Document aufnehmen würden, kann es für besonders komplexe Projekte sinnvoll sein, zusätzlich einen eigenständigen Business Case zu erstellen.
Ein Project Initiation Document unterscheidet sich außerdem von der Projekt-Kickoff-Agenda, die viel taktischer ist. Neben der Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus dem PID zu Projektumfang und Unternehmenszielen werden dort auch die Diskussionspunkte hervorgehoben, die Sie mit Stakeholdern während der Projektplanungsphase besprechen möchten.
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