So führen Sie ein von Experten zertifiziertes Projekt-Kick-off im Jahr 2026 durch

Ich weiß, dass das nicht bei jedem so ist und das ist in Ordnung (genau deshalb bin ich der PM!), aber ich versuche, diese Aufregung und Begeisterung für ein neues Projekt in die Moderation meines Kickoff-Meetings zu lenken. 

Es gibt zwei Hauptarten von Kickoffs:

1. Ein Kickoff-Meeting, das intern mit Ihrem Team genutzt wird, um eine Projektstrategie, einen Zeitplan und einen Plan zu entwickeln. 
2. Ein Kickoff-Meeting, das Sie nutzen, um den mit Ihrem Team erarbeiteten Projektplan und die Herangehensweise Ihrem Kunden oder Auftraggeber vorzustellen.  

Beide sind wichtig, und beide können auf die Nuancen Ihres Projekts zugeschnitten werden – die Aufgabe, das Vertrauensverhältnis zwischen den Teams, der Projektumfang, der Zeitplan, die Auswirkungen des Projekts usw., aber dieser Artikel wird sich in erster Linie auf den ersten Anwendungsfall konzentrieren und darauf, wie man ein Projekt-Kickoff taktisch umsetzt, das sich in einen umfassenden Projektplan entwickelt.

Was Sie vor dem Projekt-Kickoff-Meeting tun sollten

Das interne Kickoff-Meeting hat verschiedene Zwecke:

1. Es schafft und vermittelt Kontext zum Briefing oder zum zu lösenden Problem
2. Es bietet eine kollaborative Möglichkeit für ein funktionsübergreifendes Team, eine Projektstrategie und ein Projekt-Charter zu entwickeln
3. Wenn es gut umgesetzt wird, begeistert es das Projektteam für die Aufgabe und stimmt optimistisch, das anstehende Problem zu lösen

Bevor Sie eine Kalendereinladung an Ihr Team verschicken, sollten Sie einige Dinge im Voraus bedenken, um sich auf ein erfolgreiches Projekt-Kickoff-Meeting vorzubereiten:

1. Überprüfen Sie Ihr Briefing und überlegen Sie, was Sie im Projekt-Kickoff erreichen wollen:
   1. Geht es vorrangig um die Festlegung der Herangehensweise? Soll ein Zeitplan erarbeitet werden? Geht es darum, das Projektteam zu begeistern? Um alles zusammen? 
   2. Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen zu bestimmen, wie Sie das Meeting durchführen. Wenn das Ziel zum Beispiel die Erarbeitung einer Vorgehensweise für ein komplexes Problem oder Projekt ist, sollten Sie wahrscheinlich eine Mischung aus Führungspersonen und den „Macher:innen“ einladen, die die tägliche Arbeit übernehmen werden. 
   3. Wenn Sie hingegen einen schnellen Zeitplan erstellen möchten, benötigen Sie vermutlich nur die „Macher:innen“ in der Besprechung und können wichtige Meilensteine im Nachgang mit der Leitung teilen. 
   4. Mein bevorzugter Rahmen für ein Kickoff-Meeting heißt Graphic Gameplan, entwickelt von der Firma Grove Tools. Er ist einfach und flexibel – anwendbar für jegliche Projekte in den meisten Branchen. 
2. Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Teilnehmenden. Standardmäßig lade ich alle „Day-to-Day“-Mitglieder des Projektteams ein sowie eventuell Executive-Projektsponsoren, die mehr Kontext zum Projekt-Hintergrund, zum Briefing oder zur Aufgabe haben als der Rest des Teams.
   1. „Day-to-Day“ bezieht sich auf Personen, die 3-5 Mal pro Woche direkt mit dem Projekt zu tun haben, nicht auf Spezialist:innen, die nur zu bestimmten Zeitpunkten integriert werden. Für diese gibt es effektivere Wege zur Einbindung, und sie müssen nicht am gesamten Kickoff-Meeting teilnehmen.
3. Sobald Sie die Teilnehmenden festgelegt haben, legen Sie Datum, Uhrzeit und Ort für Ihr Meeting fest. 
4. Verteilen Sie im Vorfeld das Briefing oder sonstige Hintergrundinformationen, die das Projektteam vor der Teilnahme lesen sollte. Haben Sie schon einmal an einem ähnlichen Projekt gearbeitet? Suchen Sie Ihre Retrospektiv-Notizen oder frühere Leistungsberichte und Post-Mortems heraus und stellen Sie diese ebenfalls zur Verfügung. 
5. Wichtig: Fassen Sie alle diese Informationen übersichtlich in einer E-Mail und Kalendereinladung mit einer klaren Projekt-Kickoff-Meeting-Agenda zusammen. Alles an einem Ort bereitzustellen, macht die Vorbereitung für das Team einfacher – eine einfache, aber sehr hilfreiche Maßnahme im Projektalltag.

Was Sie während des Projekt-Kickoff-Meetings tun sollten

Jetzt, da Sie die Vorbereitung abgeschlossen haben, ist es Zeit für den Kern des Projekt-Kickoffs – das Meeting. Das Wichtigste, was ein Projektmanager in diesem Meeting beachten sollte, ist, dass seine Rolle darin besteht, die Diskussion zu moderieren: Sorgen Sie dafür, dass jede Stimme gehört wird, während Sie die Unterhaltung auf die Fragen lenken, die beantwortet werden müssen, um einen Plan und Zeitrahmen aufstellen zu können. 

Vermeiden Sie es um jeden Preis, den Ablauf und die Aufgaben des Projekts vorzugeben – das schafft weder Eigenverantwortung noch Verantwortlichkeit im Projektteam und motiviert auch niemanden für die bevorstehenden Aufgaben.

Das benötigt etwas Übung, aber je öfter Sie solche Meetings moderieren, desto besser werden Sie. Wenn Sie mal nicht weiter wissen, lassen Sie Ihre Neugierde freien Lauf – fragen Sie weiter nach dem Was, Warum und Wie, um die Details aus Ihrem Team herauszukitzeln, die Sie benötigen. 

Je nachdem, wie Sie die Sitzung strukturieren und moderieren, kann Ihr Meeting unterschiedlich aussehen – aber ein visueller Bestandteil sollte immer dabei sein. Ob es nun ein Google-Dokument ist, in das Sie Ihre Notizen während des Screen-Sharings eintragen, oder Flipchart-Papier im Büro.

Wenn Sie sich entscheiden, das oben genannte Graphic Gameplan-Framework zu nutzen, überlegen Sie, für das Meeting eine PowerPoint-Vorlage der Grafik anzulegen, die Sie gemeinsam ausfüllen können. Treffen Sie sich stattdessen persönlich? Ich habe diese Grafik einmal vergrößern und laminieren lassen, damit ich sie zu Meetings mitnehmen, an die Wand hängen und mit einem Whiteboard-Stift ausfüllen konnte. 

Unabhängig davon, wie Sie Ihr Meeting strukturieren, gibt es fünf Kernthemen, die Sie in jedem erfolgreichen Projekt-Kickoff abdecken sollten:

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1. Einigkeit über das primäre Projektziel

Was ist die eine Sache, die dieses Projekt unbedingt erreichen muss? Sie meinen vielleicht, das sei offensichtlich, aber Kunden und Projektsponsoren definieren dies nicht immer klar und deutlich. Wenn Sie Glück haben, ist das Ziel klar, aber vielleicht war das gesamte Arbeitsteam nicht in alle Gespräche und Meetings involviert. Es ist also zu Beginn entscheidend, ob alle auf dem gleichen Stand sind. 

Verlassen Sie sich nicht auf Ihre Position als Projektmanager – Sie haben immer mehr Kontext als die meisten Teammitglieder. Es ist Ihre Aufgabe, diese Informationen angemessen weiterzugeben. 

2. Sekundäre Ziele oder KPIs

Wenn Sie beim Hauptziel Einigkeit erzielt haben, geht es darum, sämtliche Nebenziele und Anforderungen aufzulisten, die Sie erfüllen müssen. Das kann ein zusätzlicher KPI sein, den Sie beeinflussen möchten, ein langfristiges Ziel, zu dem Sie beitragen wollen, oder auch etwas aus dem Bereich Account Management oder Operations. Vielleicht beobachtet der CMO des Unternehmens dieses Projekt aufmerksam, und Sie sollen besonders innovativ sein und beeindrucken. 

Vielleicht gibt es die Anforderung, nur vielfältige Lieferanten zu unterstützen, oder ein bestimmter Kunde bevorzugt das Lieferformat (z. B. PowerPoint statt Google). Diese Liste kann lang und vielseitig sein, von übergeordneten Zielen bis zu ganz praktischen Details – aber diese Projekteigenschaften sind es, die bei geeigneter Führung und Beachtung ein herausragendes von einem guten Projekt unterscheiden. 

3. Aufgaben und Phasen des Projekts

Als Nächstes sollte eine Diskussion über die Aufgaben und Phasen stattfinden, die umgesetzt werden müssen, um die gerade definierten Ziele zu erreichen. Dieses Thema sollte in Ihrem Kickoff-Meeting die meiste Zeit einnehmen. 

Es geht aber nicht nur darum, eine Liste aller Aufgaben zu machen – sondern auch darum, zu bedenken, welche Informationen Sie benötigen, um diese Aufgaben überhaupt erledigen zu können. 

• Müssen einige davon in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen? 
• Muss eine Aufgabe abgeschlossen sein, bevor die anderen starten? 
• Welche Aufgaben können gleichzeitig bearbeitet werden? 

Die Antworten auf diese Fragen sind das Fundament für einen soliden Projektzeitplan. Zögern Sie nicht, an dieser Stelle Nachfragen zu stellen. Wenn Sie nicht verstehen, wie etwas erledigt werden soll, geht es wahrscheinlich mehreren Teammitgliedern genauso.

4. Ressourcen

Sobald wir festgelegt haben, was alles zu tun ist, um unser Ziel zu erreichen, müssen wir klären, wer die Arbeit übernimmt. Das heißt: Wir müssen herausfinden, welche Ressourcen und Teams einbezogen werden müssen, damit das Projekt erfolgreich ist. 

Denken Sie nicht nur an die internen Mitarbeiter, sondern auch an externe Partner. Und beim Thema Ressourcen geht es nicht nur darum, wer eingebunden werden muss (wichtig), sondern auch: Welche Informationen benötigen sie und wann? 

Hier ist Ihre Gelegenheit, sich in die Perspektive anderer hineinzuversetzen und so ein bestmöglicher Partner zu sein. Selbst wenn Sie Ihren Partnern noch kein vollständiges Briefing geben können, ist es besser, ihnen frühzeitig einen Kontext zu bieten, als sie später mit einem engen Zeitplan zu überraschen: „Hey, nur zur Info: Wir wurden mit der Lösung von X beauftragt. Die Details sind noch in Arbeit, aber ich gehe davon aus, dass wir in ein paar Wochen dein Team einbinden werden. Hier ist der aktuelle Hintergrund, lass uns die nächsten Tage dazu nochmal abstimmen.“

Das, was du in diesem Teil des Meetings überlegst, legt das Fundament für einen soliden Stakeholder-Engagement-Plan und sichert die Zustimmung derjenigen, deren Beitrag du benötigst. 

5. Erfolgsfaktoren und Risiken

Zum Schluss ist es wichtig, einen Moment innezuhalten, um an frühere, ähnliche Projekte zu denken und gemeinsam zu besprechen, was gut gelaufen ist – damit wir diese Dinge wiederholen können –, aber auch, was weniger gut lief, damit wir sicherstellen, dass sich das nicht wiederholt. 

Was können wir proaktiv tun, damit die guten Dinge sicher auftreten und die schlechten vermieden werden? Hier listest du deine Erfolgsfaktoren und potenzielle Risiken auf und kannst beginnen, Maßnahmen dafür zu planen. 

Was nach dem Projekt-Kickoff-Meeting zu tun ist

Puh, das Meeting ist vorbei und es gab viele großartige Diskussionen. Und jetzt? Nimm dir etwas Zeit, um deine Besprechungsnotizen durchzugehen und das Besprochene zu verarbeiten. Hast du versprochen, jemanden zu kontaktieren oder ein anderes Team zu einem Thema zu befragen? Gehe sorgfältig vor, um etwaige Lücken in deinem Plan zu schließen.

Als nächstes schreibe deinen Projektplan, entwickle den Zeitplan und teile diese Details mit den Mitgliedern deines Projektteams, um sicherzustellen, dass du ihren Input angemessen berücksichtigt hast. Gib ihnen die Möglichkeit, Änderungsvorschläge zu machen, bevor du den Ansatz weiter teilst und das Team an einen Zeitplan bindest. 

Stelle sicher, dass diese Informationen an einem für alle zugänglichen Ort gespeichert sind und lege für dich selbst einen Rhythmus fest, um sie aktuell zu halten (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich). Tipps, wie du dafür KI nutzen kannst, findest du in unserem Artikel über die Erstellung einer Projekt-Wissensquelle als Chatbot.

Denke zurück an die Resourcing-Diskussion mit dem Team und entwickle deinen Stakeholder-Engagement-Plan. Welche Informationen aus dem Plan müssen mit welchen Stakeholdern geteilt werden?

Jetzt ist auch die Zeit, über das Format deines Kund:innen-Kickoff-Meetings nachzudenken (dazu später mehr). 

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MEHR ERFAHREN

Wie ein erfolgreicher Projekt-Kickoff aussieht

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Projekt-Kickoff zu gestalten, doch das Ergebnis sollte immer dasselbe sein:

1. Es gibt eine gemeinsame Vision und klare Erwartungen, um die sich das Projektteam versammelt.
2. Es gibt eine klar dokumentierte Vorgehensweise für das Team. Das bedeutet, dass jedes Projektteam-Mitglied einem Stakeholder die richtigen Informationen zu Liefergegenständen, Meilensteinen, Zeitplänen, Ressourcen, Verantwortlichkeiten sowie unseren Erfolgs- und Risikoplänen geben kann. 

Starte deine Projekte mit Selbstvertrauen

Ich hoffe, dieser Leitfaden gibt dir Struktur und Selbstbewusstsein, um künftig eigene interne Kickoff-Meetings zu leiten (oder zu verbessern!). Ich freue mich, von dir zu hören, wenn du Fragen oder alternative Ansätze hast. Wenn du mehr Inhalte wie diesen lesen und dich mit anderen PMs austauschen möchtest, abonniere den Digital Project Manager Newsletter.