So führen Sie Kickoff-Meetings für Projekte: Expertenprozess
Wenn du nicht von Anfang an alles richtig machst, sind dein Projektteam und der Erfolg deines Projekts bereits in Gefahr. Das könnte die ganze Quintessenz dieses Artikels sein, zusammengefasst in einem Satz. Kickoff-Meetings sind unerlässlich. Kickoff-Meetings müssen professionell durchgeführt werden. Wenn das nicht passiert, untergräbst du das Vertrauen sofort – und zwar genau im verletzlichsten Moment des gesamten Projektlebenszyklus.
Nutze diesen Artikel als Leitfaden, um eine hervorragende Meeting-Agenda zu erstellen, um ein Projekt-Kickoff-Meeting souverän zu leiten und um allen zu zeigen, dass du die richtige Projektleitung für den Job bist!
Kickoff-Meetings sorgen dafür, dass das Team weiß, was zu tun ist, warum es das tut und wie es erfolgreich sein kann. Wenn nicht von Anfang an klar herausgearbeitet wird, was ein erfolgreiches Projekt ausmacht, versäumst du die Gelegenheit, deinem wichtigsten Stakeholder und den Projektpartnern zu zeigen, dass du und dein Team kompetent und fähig sind.
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Du verpasst außerdem die Chance, Vertrauen aufzubauen, Klarheit zu schaffen – wo sie erforderlich ist – sowie die Gelegenheit zu feiern, dass eine vielversprechende Partnerschaft beginnt!
Die Übergabe vom Vertrieb zum Projektmanagement führen
Vor dem Projekt-Kickoff-Meeting muss der Projektmanager das Leistungsverzeichnis gründlich lesen, um zu verstehen, was genau geliefert werden soll. Prüfe bei der Vertragslektüre die Deliverables, alle projektspezifischen Zeitvorgaben sowie alle Budget- oder Zeitplanbeschränkungen, über die das Team informiert werden muss.
- Gibt es Annahmen zu Richtlinien oder Recherchen, auf die das Team zurückgreifen muss? Stelle sicher, dass du dies in die Details des Kickoff-Meetings aufnimmst.
- Sind Teile der Projektumfangsbeschreibung unklar oder unvollständig? Notiere deine Fragen und vereinbare ein Gespräch mit dem Vertrieb.
Du solltest diese Zeit nicht nur nutzen, um deine Fragen zu klären, sondern auch, um die Kundendynamik, Erwartungen oder potenzielle Risiken zu verstehen, die im Rahmen der Akquise aufgekommen sind.
Du musst auch herausfinden, aus wem die Stakeholder-Gruppe besteht. Häufig sind die Personen aus dem Vertriebsprozess nicht identisch mit dem Kernteam für die Projektdurchführung. Es gilt zu klären, wie startbereit diese Personen sind, um das Projekt gemeinsam mit dir zu beginnen.
- Sitzt das Kundenteam gemeinsam in einem Büro oder arbeiten sie virtuell zusammen?
- Haben sie ihr Projektteam bereits zusammengestellt?
- Wie schnell können Markenrichtlinien oder andere erforderliche Unterlagen geliefert werden, damit wir rasch und auf dem richtigen Fuß starten können?
- Kann der Vertrieb dich schon vor dem eigentlichen Kickoff-Meeting vorstellen?
Es kann produktiv sein, wenn du den Auftraggeber bereits vor dem erweiterten Projektteam-Kickoff triffst. Wenn ein Kunde einen Vertrag mit einer Agentur unterschreibt, ist das ein Moment höchster Unsicherheit: Der Vertrieb zieht sich meist zurück und ein neues Team übernimmt.
Gerade dann ist es ein großer Vertrauensbeweis, wenn der Vertrieb dich dem wichtigsten Stakeholder vorstellt und damit zeigt, dass du den Umfang bereits verstanden hast, weißt, was von der Agentur erwartet wird, wie der kreative Agenturprozess abläuft, und dass du dich auf diese Partnerschaft freust.
Dies ist auch ein idealer Zeitpunkt, um etwaige Unterlagen oder Zugänge anzufordern, die das Team benötigt, um schnell und richtig starten zu können. Sammle möglichst viele Materialien im Vorfeld des Kickoff-Meetings, damit dein Team gut vorbereitet und mit durchdachten Fragen an das Kundenteam in das Meeting gehen kann.
Vorbereitung auf das Projekt-Kickoff-Meeting
Wenn dein Team mit durchdachten Fragen ins Kickoff-Meeting geht, weiß dein Kunde, dass er bei euch in guten Händen ist. Es ist deine Aufgabe als Projektmanager, das Team an diesen Punkt zu bringen.
Ein gutes Projektinitiierungsverfahren besteht sowohl aus einem internen als auch einem externen Kickoff.
Interne Kickoff-Meetings
Manche Agenturen erstellen ein internes Projektbriefing. Typischerweise ist das eine Zusammenfassung dazu, was der Kunde sich von uns wünscht, warum wir es tun sollen und welche Materialien dir für die erfolgreiche Umsetzung zur Verfügung stehen.
Andere Agenturen erstellen Google Slides oder eine PowerPoint-Kickoff-Präsentation mit ungefähr denselben Informationen.
Mindestens muss dein Team Folgendes wissen:
- Was ist das Projektziel
- Wer ist der Kunde
- Warum hat der Kunde uns mit diesem Projekt beauftragt
- Was erwartet der Kunde am Ende dieses Projekts
- Was sind die zu liefernden Ergebnisse
- Wie hoch ist das Budget
- Wie ist der Zeitplan oder Ablaufplan
Weitere hilfreiche Informationen, die Sie in einem Kickoff-Meeting bereitstellen sollten:
- Wer ist das interne Team?
- Welche Rolle hat jeder Einzelne?
- Wie hoch ist das Projektbudget und wie viele Stunden hat jede Person für das Projekt zur Verfügung?
Sie können auch Informationen über den Kunden bereitstellen, wie zum Beispiel deren Website oder was Sie über das Kernteam der Kundeninteressenten wissen.
Sie sollten mit dem Team den Projektzeitplan durchgehen und alle Abwesenheiten oder überschneidende Projekte sammeln, die die Fähigkeit Ihres Teams, rechtzeitig zu liefern, beeinträchtigen könnten. Falls Sie den Zeitplan anpassen müssen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.
Ihre Rolle als Projektmanager ist es, ein Umfeld zu schaffen, das eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Lieferung durch das Team ermöglicht. Sie benötigen Klarheit über ihre Rollen, eine Erklärung darüber, was geliefert werden soll, und Zeit sowie Platz, dies gut leisten zu können.
Laden Sie nach Möglichkeit den Vertriebskollegen zu Ihrem internen Projekt-Kickoff-Call ein, damit das interne Team ebenfalls Fragen stellen kann.
Kunden-Kickoff-Meetings
Kunden-Kickoff-Meetings sind unglaublich wichtig. Werden sie nicht gut moderiert oder fehlt eine klare, produktive Kickoff-Agenda, sind sie Zeitverschwendung für alle Beteiligten.
Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden. Möglicherweise hat er monatelang oder sogar jahrelang an der Recherche oder an der Beantragung von Mitteln für dieses Projekt gearbeitet und jetzt ist die Zeit gekommen, um tatsächlich zu starten. Vielleicht investiert er einen kleinen Betrag oder Millionen Dollar.
Wie auch immer, der Kunde investiert seine Zeit und seine Ressourcen in ein Projekt, auf das er sich gefreut hat. Ihr Team ist mit diesem Projekt betraut worden. Nutzen Sie diese Kickoff-Gelegenheit nicht falsch.
Beginnen Sie damit, Ihren primären Ansprechpartner beim Kunden zu kontaktieren, um die Verfügbarkeit der wichtigsten Teammitglieder zu klären. Falls Sie das Kickoff-Meeting etwas verschieben müssen, damit die richtigen Personen teilnehmen können, sollten Sie das tun.
Ein großes Risiko beim Kickoff besteht darin, dass nicht die richtigen Leute anwesend sind und nicht die richtigen Projektinformationen vermittelt werden, was dazu führen kann, dass Sie mit falschen Voraussetzungen ins Projekt starten.
Es ist ebenfalls entscheidend, dass die richtigen Personen anwesend sind, denn wie bereits erwähnt, sind die Personen, die mit Ihnen an diesem Projekt arbeiten, möglicherweise nicht diejenigen, die das Projekt während des Vertriebsprozesses geplant haben.
Besonders wichtig ist es daher, dass Sie beim Kickoff mit Ihrem operativen Kundenteam klären, was zum Leistungsumfang gehört und was nicht, damit alle auf demselben Stand sind.
Ich habe einmal erlebt, dass ich in ein Kickoff-Meeting ging und erklärte, wie wir das Projekt verstanden. Nachdem ich das System beschrieben hatte, das wir entwerfen wollten, meldete sich ein Mitglied des Kundenteams und sagte, man habe erwartet, dass wir etwas wesentlich Umfangreicheres liefern.
Ihre Erwartungen lagen weit außerhalb unseres Scope. Sollte Ihnen das passieren, sollten Sie Ihr Vertriebsteam und Ihren Hauptansprechpartner einbeziehen und das Problem in einem separaten Gespräch klären und/oder Ihr Sales Collaboration Software besser nutzen.
Die Moral der Geschichte: Holen Sie die richtigen Leute ins Meeting.
Den Rahmen setzen
Ein gutes Kundenprojekt-Meeting beginnt mit einer Eröffnung und einer herzlichen Begrüßung. Falls möglich, sollte Ihr Vertriebskollege den Anruf eröffnen, bekannte Gesichter begrüßen und die Vorgeschichte sowie die Hintergründe erklären, wie es zu diesem Meeting kam. Anschließend können Sie den symbolischen Staffelstab an Sie und Ihr Team weitergeben.
Starten Sie mit einer Vorstellungsrunde, damit jeder weiß, wer zum Team gehört und welche Aufgaben er oder sie im Rahmen des Projektplans übernimmt. Nun, da sich alle kennen, können Sie die Projektdetails vorstellen.
Einigkeit über die Details
Im Anschluss folgt der zweite Teil der Agenda, in dem Sie – mit Ihren eigenen Worten – erläutern, wie die Agentur den Projektumfang interpretiert hat, was Ihr Team als Projektziel versteht und welche Besonderheiten im Projekt zu beachten sind.
Ein Vorschlag ist, nachdem Sie erklärt haben, wie Sie das Projektziel verstanden haben, das Gespräch zu unterbrechen und wieder an den Kunden zu übergeben.
Fragen Sie das Kundenteam, ob Sie das Projekt richtig verstanden haben und ob es noch Ergänzungen gibt, vielleicht zum RFP-Prozess oder zum geschäftlichen Problem, das zur Ausschreibung dieses RFP geführt hat. Manchmal können RFPs und Verträge sehr trocken sein. Das Team profitiert davon, die Hintergründe aus menschlicher Sicht zu hören und warum ein Projekt tatsächlich gebraucht wird.
Wenn alle Teams ein gemeinsames Verständnis davon haben, worum es im Projekt geht und welche Rolle jeder einnimmt, ist es sehr wichtig, die Logistik des Projekts durchzugehen. Jeder muss verstehen, wie der Projektzeitplan aussieht und welches Budget zur Verfügung steht.
Risiken frühzeitig erkennen
Eine gute Partnerschaft basiert auf Vertrauen. Gutes Projektmanagement basiert auf Planung und Risikomanagement. Beginnen Sie den Aufbau einer Beziehung von Vertrauen und Transparenz, indem Sie erfragen, welche Projektrisiken sie wahrnehmen.
Sprechen Sie eventuelle Abwesenheiten an, sammeln Sie alle weiteren Stakeholder, die zu berücksichtigen sind, und finden Sie heraus, ob es bei jemandem einen besonders schwierigen Terminplan gibt – so können Sie diese Themen frühzeitig angehen.
Ein ehemaliger Kunde von mir hat im Kickoff-Meeting darauf hingewiesen, dass unser geplantes Startdatum in die Hauptsaison der Hurrikans fällt. Das könnte Ausfälle oder technische Risiken bedeuten. Es war sehr hilfreich, dies zu wissen und über Notfallpläne zu sprechen.
Kollaboration beginnen
Eine der besseren Agenturen, für die ich gearbeitet habe, nutzte das Kickoff-Meeting bereits als erste Arbeitssitzung.
Die erste Hälfte war dafür da, sich gegenseitig kennenzulernen und das Team mit den wichtigsten Details vertraut zu machen. Der zweite Teil war für Fragen und Wissensvermittlung reserviert. Das war eine großartige Möglichkeit, von der Begeisterung und Motivation des Kundenteams zu profitieren. Es zeigt ihnen, dass Ihr Team bereit ist, die Ärmel hochzukrempeln.
Wenn Ihr Team bereit und vorbereitet ist, können Sie direkt mit dem Projekt starten. Nutzen Sie dieses erste Meeting, um mit ersten Analysen und Faktenfindung zu beginnen und nutzen Sie die richtigen Fragen für Discovery-Sessions.
Falls Ihr Kundenteam ein derartiges Projekt noch nie durchgeführt hat, kann es auch hilfreich sein, zu zeigen, wie die Ergebnisse aussehen werden und was die Kunden im Verlauf des Arbeitsprozesses erwartet. Nutzen Sie diesen Moment, um zu erläutern, wie sie selbst als engagierte Partner produktiv mitarbeiten und konstruktives Feedback zu den Ergebnissen geben können.
Drahtmodelle (Wireframes) für eine Website sind manchmal eine verwirrende Lieferung für Kunden, die mit digitalen Gestaltungsprozessen nicht vertraut sind. Sie sind bewusst grob gehalten und stellen lediglich die Inhalts-Hierarchie in der Navigationsstrategie dar.
Kunden, die Drahtmodelle nicht kennen, wundern sich vielleicht, warum sie keinen echten Text oder echte Bilder sehen. Nutzen Sie das Kickoff-Meeting, um das im Vorfeld zu klären.
Den Termin abschließen
Jede gute Besprechung beginnt mit der Agenda und den Erwartungen und endet mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten.
Nachdem Sie nun gemeinsam festgelegt haben, was das Projekt ist, welche Randbedingungen und welche treibenden Faktoren es gibt, und Sie den Kunden über Ihren Workflow und die anstehenden Aufgaben informiert haben, sollten Sie die nächsten Schritte und Zuständigkeiten durchgehen.
- Muss das Kundenteam Ihrem Team noch Zugriff auf irgendetwas gewähren?
- Sind noch Nachfragen aus Ihrem Q&A-Teil offen?
- Müssen Sie Kickoff-Unterlagen an das Kundenteam senden oder sie zu Projektmanagement-Tools einladen?
- Vergessen Sie nicht, nach dem Termin Protokoll und To-dos zu verschicken.
Sie sind bereit und legen los
Mit dieser dreistufigen Kickoff-Praxis (Übergabe vom Vertrieb zum Projektleiter, internes Kickoff-Meeting, Rhythmus für das Kundenteam) und der Agenda-Vorlage sind Ihre internen und externen Teams bestens informiert, bauen bereits Vertrauen auf und sind bereit, gemeinsam ein großartiges Projekt zu realisieren. Hier können Sie mehr über Projekt-Kickoffs lesen.
