Arbeitsmanagement: Ein Ultimativer Leitfaden
Wenn eine Organisation an Größe und Komplexität zunimmt, wird es zunehmend schwieriger, die vielen beweglichen Teile eines Projekts oder Prozesses teamübergreifend zu steuern. Die Einführung eines Work-Management-Systems kann eine sinnvolle Strategie sein, um Aufgabenlisten zu verfolgen, ohne den Überblick über das große Ganze zu verlieren.
In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Komponenten und Schritte des Work-Managements vor und gebe einige Tipps, die Ihnen beim Einstieg helfen können.
Was ist Work-Management?
Work-Management ist ein System zur Orchestrierung von Arbeitsabläufen (Workflows), um Geschäftsprozesse einer Organisation auszuführen. Das Verstehen und Optimieren von Prozessen, insbesondere wenn Abhängigkeiten zwischen funktionsübergreifenden Teams bestehen, steigert die Produktivität und spart Unternehmen Zeit und Geld.
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Sie sollten die Einführung eines Work-Management-Systems in Betracht ziehen, wenn Ihre Organisation wächst und Sie die gestiegene Komplexität beherrschen und die Zusammenarbeit im Team fördern möchten.
Warum ist Work-Management wichtig?
Work-Management ist entscheidend, um Arbeitsprozesse zu verbessern, Projekte zu optimieren sowie Produktivität und Verantwortlichkeit zu steigern. Dadurch wird Unternehmen geholfen, ihre Ziele zu erreichen.
Work-Management-Systeme standardisieren Kommunikationstools und Abläufe, um sicherzustellen, dass alle die Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sie definieren Rollen und Verantwortlichkeiten klar, wodurch ein effizientes Arbeitsumfeld gefördert wird. Zudem verfolgen sie den Fortschritt wichtiger Aufgaben und Abhängigkeiten, um zu gewährleisten, dass Aufgaben logisch aufeinander folgen und Projektpläne eingehalten werden.
Work-Management vs. Projektmanagement
Projektmanagement umfasst die Planung, Ausführung und Überwachung einer Reihe von Aktivitäten, die erforderlich sind, um einen definierten Arbeitsumfang im Dienst der Unternehmensziele abzuschließen.
Work-Management konzentriert sich darauf, das Workflow-Management zu optimieren, damit Aufgaben so effizient wie möglich ausgeführt werden. Dies kann sich sowohl auf Projektaufgaben als auch auf operative Prozesse beziehen.
Die folgende Tabelle hebt die wesentlichen Unterschiede zwischen Work-Management und Projektmanagement hervor:
Work-Management vs. Projektmanagement
Wesentliche Bestandteile des Work-Managements
Das Verständnis der wichtigsten Bestandteile eines Work-Management-Systems hilft Ihnen, ein starkes Work-Management-Programm für Ihre Organisation zu etablieren. Dazu gehören:
1. Aufgabenmanagement
Work-Management-Systeme erfassen, welche Aufgaben für einen Prozess oder ein Projekt erforderlich sind, ordnen diese den Teammitgliedern nach Verfügbarkeit und Qualifikation zu und stellen sicher, dass das Team alles hat, was für die Erledigung notwendig ist. Mit fortschreitender Arbeit berichten Work-Management-Systeme auch über den Fortschritt bei den Aufgaben.
2. Workflow-Optimierung
Workflow-Optimierung bedeutet, Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten, damit es beim Ausführen nicht zu Verzögerungen kommt. Beginnen Sie damit, bestehende Workflows zu erfassen und zu visualisieren, um Übergabepunkte zwischen Teams zu finden. Passen Sie den Ablauf nach Bedarf an, um die Anzahl der Schritte zu reduzieren und Übergänge zu erleichtern.
3. Zusammenarbeit & Kommunikation
Work-Management-Systeme sollten einen Kommunikationsplan enthalten, der Häufigkeit und Format der Abstimmungen mit Stakeholdern festlegt.
Neben einem Kommunikationsplan sollte auch ein zentrales System für den Austausch und die Zusammenarbeit eingerichtet werden, um eine einheitliche Informationsbasis und Ausrichtung aller Stakeholder zu sichern.
Wenn Sie zusätzlich mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, empfehlen wir unseren Leitfaden zum Lieferantenmanagement.
4. Ressourcenmanagement
Sie können keine Aufgaben, Workflows und Kommunikation verwalten, ohne das Ressourcenmanagement zu berücksichtigen.
Arbeitsmanagementsysteme legen fest, welche Ressourcen zur Durchführung identifizierter Aufgaben benötigt werden, ordnen Ressourcen basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation zu und entwickeln sowie führen das Team, um die definierten Aufgaben zu erledigen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
5. Berichterstattung & Analytik
Sobald Ihr Arbeitsmanagementsystem eingerichtet ist, können Sie Dinge wie Aufgabenerledigung, Ressourcenzuteilung und Kosteneinsparungen verfolgen. Überwachen Sie die Leistung Ihres Arbeitsmanagementsystems kontinuierlich, um Ihre bestehenden Prozesse zu verbessern.
Schritte im Arbeitsmanagementprozess
Effektives Arbeitsmanagement sorgt dafür, dass die Arbeit reibungslos vom Plan bis zum Abschluss verläuft. Außerdem entsteht ein Feedback-Loop, der die kontinuierliche Verbesserung der organisatorischen Prozesse sichert.
Hier sind die wichtigsten Schritte, die im Arbeitsmanagementprozess enthalten sind:
1. Arbeitsidentifikation
Sobald die Stakeholder sich auf die gewünschten Ergebnisse Ihres Prozesses geeinigt haben, unterteilen Sie die festgelegten Ziele und Ergebnisse in einzelne Aufgaben.
Wenn Sie beispielsweise Ihren Website-Update-Prozess verbessern möchten, um Änderungen schneller einführen zu können, beginnen Sie damit, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die Teil Ihres aktuellen Prozesses sind.
2. Arbeitsplanung
Im Rahmen der Arbeitsplanung müssen Sie abschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, wer daran arbeiten sollte, unter Berücksichtigung der Ressourcenkapazität und des Skill-Profils, und eine Kostenschätzung für Ihr Projekt oder Ihren Prozess entwickeln.
Beispielsweise kann das Aktualisieren der Website erfordern, dass das Marketing den Inhalt erstellt und das Engineering die Änderungen umsetzt. Ermitteln Sie, wer aus dem Marketing- und dem Engineering-Team daran arbeitet und wie lange das dauert (ggf. anhand eines RACI-Diagramms). Multiplizieren Sie die erwartete Dauer für jedes Teammitglied mit dessen Stundensatz, um die Gesamtkosten zu berechnen.
3. Arbeitsplanung
Sobald Sie Ihre Aufgabenliste und die geschätzte Dauer haben, ordnen Sie die Aufgaben so an, dass ein Projektzeitplan entsteht. Vergessen Sie nicht, Puffer für den Fall einzuplanen, dass Schätzungen nicht ausreichen.
In unserem einfachen Website-Beispiel wissen wir, dass das Marketing erst den Inhalt erstellen muss, bevor das Engineering die Änderungen einspielen kann, daher sollten die Aufgaben entsprechend eingeplant werden.
4. Arbeitsausführung
Während der Ausführung weisen Sie Aufgaben Teammitgliedern zu und fördern die Zusammenarbeit zwischen den Teams, um die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen.
Sie stellen zum Beispiel fest, dass das Engineering einige Schritte abschließen kann, bevor das finale Marketingmaterial vorliegt, was während der Umsetzung Zeit spart.
5. Nachverfolgung der Arbeit
In dieser Phase berichten Sie den Stakeholdern über den Fortschritt der Aufgaben und überprüfen, ob die Arbeitsergebnisse die festgelegten Erfolgskriterien erfüllen.
Wenn beispielsweise Ihr Erfolgskriterium darin bestand, Website-Änderungen 20 % schneller umsetzen zu können, vergleichen Sie die für den Prozess benötigte Zeit mit Ihrem Ausgangswert.
6. Arbeitsanalyse
Nutzen Sie die via Arbeitsmanagementsystem gesammelten Daten kontinuierlich, um Entscheidungen in Echtzeit zu unterstützen. Sie können die Daten auch nutzen, um künftige Prozesse zu verbessern.
Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass das Engineering Schwierigkeiten hat, die Website rechtzeitig zu aktualisieren, weil andere Aufgaben Vorrang haben, sollten Sie in Tooling für Produkte investieren, um das Engineering zu entlasten und dem Marketing zu ermöglichen, Website-Updates eigenständig durchzuführen.
Was macht gutes Arbeitsmanagement aus?
Merkmale eines guten Arbeitsmanagements sind:
- Dokumentation von wiederholbaren Workflows und Prozessen, einschließlich klarer Rollen und Verantwortlichkeiten über funktionsübergreifende Teams hinweg.
- Etablierter Ressourcenmanagement-Prozess, um zu beurteilen, wer woran arbeitet und Ressourcen verschieben zu können, um neuen Prioritäten gerecht zu werden
- Starke Key Performance Indicators (KPIs) bezüglich Aufgabenmanagement, z.B. Zeit bis zum Abschluss, Einhaltung des Budgets und Zufriedenheit der Stakeholder.
Vorteile von Arbeitsmanagement für Projektmanager
Arbeitsmanagement bietet Projektmanagern verschiedene Vorteile:
- Gesteigerte Produktivität: Mitarbeitende verstehen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten und sind dadurch effektiver bei der Erledigung von Aufgaben, was die Arbeitsqualität verbessert und den Durchsatz erhöht.
- Bessere Transparenz: Klar definierte Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe fördern die Transparenz darüber, wer was wann tut, und vereinfachen Übergabepunkte für eine schnellere Ausführung.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisierte Werkzeuge und Kommunikationsprotokolle erleichtern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
- Effizientere Arbeitsabläufe: Die Dokumentation bestehender Prozesse, das Identifizieren von Schwachstellen und die gemeinsame Optimierung mit den Teams beseitigt unnötige Schritte und die Gefahr von Doppelarbeit.
- Datenbasierte Entscheidungen: Die Nutzung der gesammelten Daten zur Information über Ressourcenallokation, Zeitplanung und Finanzierung kann Risiken deutlich verringern.
Best Practices für Work Management
Hier sind einige bewährte Methoden für die Einführung eines Work-Management-Systems:
- Klare Ziele und Prioritäten setzen: Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um sich auf die Ziele zu verständigen, die Sie erreichen möchten. Ist Ihr Engpass zum Beispiel die Auswahl der richtigen Initiativen? Oder setzen Sie gute Prioritäten, haben aber Schwierigkeiten bei der effektiven Ressourcenverteilung? Sobald Einigkeit besteht, gestalten Sie Ihr Work-Management-System entsprechend dieser Ziele.
- Prozesse und Arbeitsabläufe standardisieren: Vereinheitlichen Sie Prozesse und Workflows im gesamten Unternehmen, um die Umsetzung zu vereinfachen, Hindernisse zu beseitigen und es den Teams zu ermöglichen, ihre beste Arbeit zu leisten.
- Work-Management-Software nutzen: Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um gängige Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie können sogar Benachrichtigungen einrichten, die Sie auf potenzielle Aufgabenmanagement-Probleme hinweisen, bevor sie entstehen (z. B. wenn eine Ressource überbelegt ist).
- Fortlaufend überwachen und anpassen: Sie wissen nur, ob Ihr Work-Management-System richtig funktioniert, wenn Sie dessen Leistung überwachen. Definieren Sie Erfolgskriterien und passen Sie Ihre Prozesse gegebenenfalls an, um die Systemgesundheit zu fördern.
Wie Sie mit Work Management starten
Die Einführung von Work Management kann einschüchternd wirken, besonders wenn Sie neu im Prozess sind und/oder Ihr Unternehmen das Konzept gerade erst einführt. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, mit denen Sie beginnen können:
1. Bestehende Arbeitsabläufe bewerten
Führen Sie Interviews mit Beteiligten, um Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu verstehen und zu dokumentieren, damit Sie mögliche Lücken oder Optimierungspotenziale erkennen.
2. Klare Ziele für das Work Management definieren
Einigen Sie sich auf Ziele für Ihr Work-Management-System und darauf, wie Sie den Fortschritt verfolgen. So wird sichergestellt, dass Beteiligte einen konsistenten Ansatz für die Priorisierung und Bearbeitung identifizierter Probleme verfolgen.
3. Die passenden Tools für Work Management wählen
Ein wesentlicher Bestandteil Ihres Work-Management-Systems ist der Technologie-Stack, den Sie nutzen, um Ihre betrieblichen und Projektprozesse zu dokumentieren, nachzuverfolgen und zu berichten. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Funktionen wie Projektpläne, Projekt-Roadmaps oder Gantt-Diagramm-Visualisierungen, Zeitmanagement-Funktionen und verfügbare Integrationen.
4. Standardprozesse etablieren
Überprüfen Sie bestehende Arbeitsabläufe und zugehörige Schwachstellen und passen Sie Ihre Prozesse so an, dass diese Schwachstellen reduziert werden; dazu zählt auch, eventuelle Organisationsprobleme am Arbeitsplatz zu adressieren. Standardisieren Sie Prozesse, wo immer möglich, damit nicht jedes Team eine leicht abgewandelte Version desselben Workflows hat.
5. Ihr Team schulen & einarbeiten
Sobald Sie Ihre neuen und verbesserten Arbeitsabläufe festgelegt haben, bringen Sie diese den betroffenen Teams näher, damit alle an Bord sind. Ohne Teamarbeit scheitern diese Prozesse – nehmen Sie sich die Zeit, sicherzustellen, dass Ihre Stakeholder überzeugt sind.
6. Überwachen & weiterentwickeln
Während Sie sich an Ihr neues Work-Management-System anpassen, sollten Sie fortlaufend die Leistung überwachen, Feedback einholen und kontinuierlich weiterentwickeln, damit Work Management für Ihr Unternehmen hilfreich bleibt.
Die besten Tools für Work Management
Projektmanagement-Tools und Enterprise-Collaboration-Tools können die erfolgreiche Umsetzung von Work Management unterstützen.
Zum Beispiel kann eine Work-Management-Lösung Funktionen wie zentrale Kollaborations-Apps, Dateispeicherung, Zeiterfassung und Projekt-Dashboards bieten, mit denen Sie sehen können, wie Ihre Arbeit voranschreitet, sowie Benachrichtigungen über potenzielle Engpässe in Ihren Arbeitsabläufen.
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