Dokumentation von Arbeitsabläufen: Was sie ist & wie man sie erstellt
Was ist die Dokumentation von Arbeitsabläufen?: Die Dokumentation von Arbeitsabläufen dient als Echtzeit-Roadmap, die Aufgaben durch die Automatisierung wiederkehrender Aktionen und die Minimierung von Ineffizienzen optimiert.
Zu verwendende Tools: Der Einsatz von Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen kann Ihre Dokumentationsbemühungen verbessern und die Visualisierung und Verwaltung von Prozessen erleichtern.
Qualität vor Quantität: Die Einführung strukturierter Arbeitsabläufe führt zu qualitativ besseren Ergebnissen und stellt sicher, dass Aufgaben effizienter und effektiver erledigt werden.
Einfachere Zusammenarbeit im Team: Eine klare Dokumentation ermöglicht ein besseres Verständnis unter den Teammitgliedern, verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Optimierung von Prozessen: Durch die Beseitigung von Redundanzen können sich Teams auf Innovation und Kreativität konzentrieren und so die allgemeine Produktivität und Zufriedenheit steigern.
Benötigen Sie Hilfe dabei, zu verstehen, wie eine bestimmte Aufgabe von Ihrem Team erledigt wird? Die Dokumentation von Workflow-Prozessen bietet eine Echtzeit-Roadmap, die Sie nutzen können, um redundante Aufgaben zu automatisieren, Ineffizienzen zu beseitigen und qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erstellen.
Sie werden Ihre bestehenden und neuen Workflows wahrscheinlich mithilfe von Workflow-Management-Software oder Software für Workflow-Diagramme dokumentieren.
Was ist Workflow-Dokumentation?
Workflow-Dokumentation ist der Prozess, bei dem die Prozesse und Verfahren aufgezeichnet und gespeichert werden, die das Team zur Erledigung seiner Arbeit verwendet. Diese dokumentierte Roadmap stellt sicher, dass alle ihre Rolle verstehen und wissen, wie ihre Arbeit zum übergeordneten Ziel beiträgt, sodass Sie Workflows innerhalb Ihres Teams optimieren können.
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Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein Flussdiagramm (obwohl Sie in Betracht ziehen sollten, zu lernen, wie man ein Flussdiagramm erstellt, um den Prozess korrekt darzustellen). Visuelle Hilfsmittel bilden komplexe Prozesse ab und verdeutlichen, welche Ressourcen benötigt werden und welche Ergebnisse in jeder Phase zu erwarten sind.
Swimlanes innerhalb Ihres Flussdiagramms können die Übersichtlichkeit verbessern, indem bestimmte Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern oder Abteilungen zugewiesen werden. Dies ist besonders hilfreich bei komplexen Projekt-Workflows mit mehreren Übergaben.
Beispiele für Workflow-Dokumentation
Hier ist ein Beispiel für einen Prozess-Workflow, der Sie zu Ihrem eigenen inspirieren kann:
Das Beste an Workflows und Standardarbeitsanweisungen ist, dass sie auf vielen Ebenen dokumentiert und angepasst werden können.
Hier ist ein weiteres Beispiel. Der folgende Workflow konzentriert sich auf übergeordnete Prozesse in einem größeren Arbeitsumfang.
Vorteile der Workflow-Dokumentation
Die Dokumentation Ihrer Workflows bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Weniger Redundanz: Klare Workflows machen Rätselraten und wiederholte Aufgaben überflüssig, machen Workflows effizienter und sparen wertvolle Zeit.
- Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeitende können sich mithilfe der dokumentierten Workflows schnell einarbeiten, wodurch Zeit und Aufwand für das Onboarding reduziert werden.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Alle Beteiligten an einem Workflow verstehen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar, was eine reibungslosere Teamarbeit und Kommunikation fördert.
- Standardisierte Prozesse: Dokumentierte Workflows gewährleisten Konsistenz zwischen verschiedenen Teams und Projekten und minimieren Fehler sowie Nacharbeit.
- Anpassungsfähigkeit: Dokumentierte Workflows lassen sich leicht anpassen und aktualisieren, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln.
So dokumentieren Sie Workflows
Eine klare und effektive Workflow-Dokumentation zu erstellen, kann zunächst abschreckend wirken. Wenn Sie jedoch diesen schrittweisen Prozess befolgen, können Sie ihn in überschaubare Teile zerlegen:
1. Wählen Sie einen Workflow für den Anfang aus
Beginnen Sie mit der Auswahl eines bestimmten Prozesses, den Sie dokumentieren möchten. Dabei kann es sich um etwas Einfaches wie die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder um etwas Komplexeres wie das Verwalten und Zuweisen von Ressourcen für Marketingkampagnen handeln.
Wählen Sie einen Workflow, mit dem Sie vertraut sind und der einen klaren Anfangs- und Endpunkt hat.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie möchten den Workflow für die „Bearbeitung von Kundenbestellungen“ dokumentieren. Dieser umfasst Schritte wie den Eingang der Bestellung, die Überprüfung der Zahlung, die Bearbeitung der Bestellung und den Versand des Produkts.
2. Sprechen Sie mit allen am Prozess Beteiligten
Holen Sie die Einschätzungen aller Personen ein, die am ausgewählten Workflow beteiligt sind. Dabei kann es sich um Teammitglieder, Manager oder sogar externe Stakeholder handeln. Besprechen Sie jeden Schritt im Detail und ermitteln Sie:
- Aufgaben: Welche konkreten Aktionen werden in jeder Phase durchgeführt?
- Rollen: Wer ist für die Durchführung der jeweiligen Aufgabe verantwortlich?
- Ressourcen: Welche Tools, Software, personellen Ressourcen oder Informationen werden benötigt?
- Zeitrahmen: Gibt es Fristen oder Zeitvorgaben für die einzelnen Schritte?
Beispiel: Holen Sie die Einschätzungen des Kundendienstmitarbeiters ein, der die Bestellung entgegennimmt, des Kreditorenbuchhaltungsteams, das die Zahlung überprüft, des Lagerteams, das die Bestellung bearbeitet, und der Versandabteilung, die für die Lieferung verantwortlich ist.
3. Führen Sie die Schritte des Prozesses auf
Sobald Sie den Workflow verstanden haben, führen Sie alle einzelnen Schritte auf, die daran beteiligt sind. Ordnen Sie sie chronologisch und achten Sie auf Abhängigkeiten und Engpässe. Komplexe Schritte können Sie in kleinere, leichter zu bewältigende Teilaufgaben aufteilen.
Beispiel:
- Bestellung entgegennehmen: Der Kundendienstmitarbeiter gibt die Bestelldaten in das CRM-System ein.
- Zahlung überprüfen: Das Kreditorenbuchhaltungsteam prüft die Zahlungsbestätigung und erstellt eine Rechnung.
- Bestellung bearbeiten: Das Lagerteam sucht die bestellten Artikel zusammen, verpackt sie ordnungsgemäß und bereitet sie für den Versand vor.
- Bestellung versenden: Die Versandabteilung vereinbart eine Abholung mit dem beauftragten Versanddienstleister und aktualisiert den Bestellstatus mit den Sendungsverfolgungsinformationen.
4. Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm
Mit einem Tool wie Lucidchart können Sie den Workflow abbilden. Jeder Schritt wird durch eine Form dargestellt, und der Ablauf wird durch Verbindungspfeile angezeigt. Entscheidungspunkte mit Verzweigungen können eingefügt werden, um mögliche Ausnahmen darzustellen.
So könnte ein typisches Workflow-Diagramm aussehen:
5. Verwenden Sie Workflow-Management-Software
Mehrere Online-Tools und Softwareplattformen können den Prozess der Workflow-Dokumentation optimieren. Diese Tools bieten visuelle Flussdiagramme, Aufgabenverwaltung und Funktionen zur Zusammenarbeit und erleichtern so das Erstellen, Teilen und Pflegen Ihrer dokumentierten Workflows.
Spezielle Software für Dokumenten-Workflows und Software für die Dokumentensteuerung können außerdem sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und den Fortschritt über mehrere Phasen eines Dokumentenverwaltungs-Workflows hinweg verfolgen.
Denken Sie daran, dass die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems dazu beitragen kann, diese Workflows zentral zu verwalten und in großem Umfang zu standardisieren, wenn Ihre Prozesse stark auf Dokumentation angewiesen sind.
Tools für die Workflow-Dokumentation
Seien wir ehrlich: Alles manuell im Auge zu behalten, kann wirklich mühsam sein. Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen bestimmten Schritt finden, den Sie vor Wochen notiert haben, oder schlimmer noch: Jemand kommt neu ins Team und Sie müssen den gesamten Prozess von Grund auf erklären.
Software zur Prozessdokumentation kann eine wertvolle Unterstützung bei der Erstellung und Pflege Ihrer Prozessdokumentation sein. Hier sind einige beliebte Optionen für Software zur Workflow-Dokumentation:
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Überlegen Sie, ob das von Ihnen gewählte Tool Integrationen mit anderer Software bietet, die Sie bereits verwenden (z. B. Projektmanagementsoftware oder Ressourcenmanagementsoftware). Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie Benachrichtigungen und Berechtigungen anpassen können, damit Teammitglieder relevante Informationen erhalten und auf den digitalen Workflow zugreifen können.
Erfahren Sie hier mehr über BPM im Vergleich zu Workflows.
Bewährte Methoden für die Workflow-Dokumentation
- Halten Sie sie klar und prägnant: Vermeiden Sie Fachjargon und unnötige Details. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Schritte und verwenden Sie eine einfache, leicht verständliche Sprache.
- Visualisieren Sie Ihren Workflow: Verschiedene Arten von Flussdiagrammen, Mindmaps und andere visuelle Workflows können die Klarheit und das Verständnis Ihres gesamten Workflows deutlich verbessern.
- Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung: Achten Sie für eine bessere Lesbarkeit auf einen einheitlichen Stil in Ihrer gesamten Dokumentation. Ziehen Sie einen Styleguide für Tonalität und Sprachstil in Betracht.
- Sorgen Sie für einen einfachen Zugriff: Speichern Sie Ihre Dokumentation an einem zentralen Ort, auf den alle leicht zugreifen können (Notion, Wiki, Slack usw.).
- Fördern Sie Feedback und entwickeln Sie die Dokumentation weiter: Überprüfen Sie Ihre Dokumentation regelmäßig und berücksichtigen Sie das Feedback der Nutzer, um sicherzustellen, dass sie korrekt und relevant bleibt.
Diese Tipps zur Workflow-Dokumentation funktionieren am besten, wenn sie mit bewährten Methoden für das Dokumentenmanagement abgestimmt sind. Dazu gehören Versionskontrolle, die Vergabe von Metadaten, die Nachverfolgung des Dokumentenlebenszyklus und die Vorbereitung auf Audits – all dies unterstützt leistungsfähigere Workflows und eine einfachere Zusammenarbeit.
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