Workflow-Dokumentation: Was ist das und wie macht man es richtig
Was ist eine Workflow-Dokumentation?: Eine Workflow-Dokumentation dient als aktueller Fahrplan, der Aufgaben vereinfacht, sich wiederholende Tätigkeiten automatisiert und Ineffizienzen minimiert.
Nützliche Tools: Mit Workflow-Management-Software können Sie Ihre Dokumentationsarbeiten verbessern, Prozesse leichter visualisieren und effizient steuern.
Qualität statt Quantität: Strukturierte Workflows führen zu besseren Ergebnissen, indem Aufgaben effizienter und wirksamer durchgeführt werden.
Bessere Teamzusammenarbeit: Klar dokumentierte Abläufe fördern das Verständnis im Team, verbessern die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Prozesse optimieren: Durch die Beseitigung von Redundanzen können Teams sich stärker auf Innovation und Kreativität konzentrieren und so Produktivität sowie Zufriedenheit steigern.
Brauchen Sie Hilfe dabei zu verstehen, wie eine bestimmte Aufgabe von Ihrem Team erledigt wird? Die Dokumentation von Arbeitsabläufen bietet Ihnen einen aktuellen Fahrplan, den Sie nutzen können, um Redundanzen zu automatisieren, Ineffizienzen zu beseitigen und hochwertigere Ergebnisse zu erzielen.
Wahrscheinlich werden Sie Ihre bestehenden und neuen Arbeitsabläufe mithilfe von Workflow-Management-Software oder Software zum Erstellen von Ablaufdiagrammen dokumentieren.
Was ist die Dokumentation von Arbeitsabläufen?
Die Dokumentation von Arbeitsabläufen ist der Prozess, die Prozesse und Verfahren zu erfassen und zu speichern, die das Team nutzt, um seine Aufgaben zu erledigen. Dieser dokumentierte Fahrplan stellt sicher, dass jeder seine Rolle und seinen Beitrag zum Gesamtergebnis versteht, damit Sie die Abläufe innerhalb Ihres Teams optimieren können.
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Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein Flussdiagramm (obwohl Sie sich überlegen sollten, wie Sie ein Flussdiagramm richtig erstellen zu lernen, um den Prozess genau darzustellen). Visuelle Hilfsmittel stellen komplexe Prozesse grafisch dar und veranschaulichen, welche Ressourcen benötigt werden und welche Ergebnisse in jeder Phase zu erwarten sind.
Swimlanes innerhalb Ihres Flussdiagramms können die Übersichtlichkeit erhöhen, indem sie bestimmten Teammitgliedern oder Abteilungen bestimmte Aufgaben zuweisen. Dies ist insbesondere für komplexe Projektabläufe mit mehreren Übergaben hilfreich.
Beispiele zur Dokumentation von Arbeitsabläufen
Hier ist ein Beispiel für einen Prozessablauf zur Inspiration für eigene Dokumentationen:
Das Beste an Arbeitsabläufen und Standardarbeitsanweisungen ist, dass sie auf vielen Ebenen dokumentiert und angepasst werden können.
Hier noch ein weiteres Beispiel. Der untenstehende Arbeitsablauf fokussiert sich auf Prozesse auf höherer Ebene im Rahmen eines größeren Projektrahmens.
Vorteile der Dokumentation von Arbeitsabläufen
Die Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Reduzierte Redundanz: Klare Arbeitsabläufe beseitigen Annahmen und Doppelarbeiten, machen die Arbeitsabläufe effizienter und sparen wertvolle Zeit.
- Schnellere Einarbeitung: Neue Mitarbeitende können sich dank der dokumentierten Abläufe schnell einarbeiten, wodurch sich die Einarbeitungszeit und der -aufwand verringern.
- Bessere Zusammenarbeit: Alle am Ablauf beteiligten Personen verstehen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar, was die Teamarbeit und Kommunikation erleichtert.
- Standardisierte Prozesse: Dokumentierte Abläufe sorgen für Konsistenz über verschiedene Teams und Projekte hinweg und minimieren Fehler und Nacharbeiten.
- Anpassungsfähigkeit: Dokumentierte Arbeitsabläufe können bei sich ändernden Geschäftsanforderungen leicht angepasst und aktualisiert werden.
Wie dokumentiert man Arbeitsabläufe?
Klare und effektive Dokumentationen für Arbeitsabläufe zu erstellen, erscheint möglicherweise zunächst schwierig. Mit diesem schrittweisen Prozess können Sie das Ganze jedoch in überschaubare Einzelschritte gliedern:
1. Wählen Sie einen Arbeitsablauf als Ausgangspunkt
Beginnen Sie damit, einen konkreten Prozess auszuwählen, den Sie dokumentieren möchten. Das kann etwas Einfaches wie das Onboarding neuer Teammitglieder sein oder auch etwas Komplexeres, wie das Verwalten und Zuweisen von Ressourcen in Marketingkampagnen.
Wählen Sie einen Arbeitsablauf, der Ihnen vertraut ist und einen klaren Anfangs- und Endpunkt besitzt.
Beispiel: Angenommen, Sie möchten den Arbeitsablauf für die "Bearbeitung von Kundenbestellungen" dokumentieren. Dieser umfasst Schritte wie das Entgegennehmen der Bestellung, die Überprüfung der Zahlung, die Ausführung der Bestellung und den Versand des Produkts.
2. Sprechen Sie mit allen Beteiligten
Holen Sie sich Rückmeldungen von allen, die in den ausgewählten Arbeitsablauf eingebunden sind. Das könnten Teammitglieder, Manager oder auch externe Stakeholder sein. Besprechen Sie jeden Schritt im Detail und identifizieren Sie dabei:
- Aufgaben: Welche konkreten Aktionen werden in den einzelnen Phasen ausgeführt?
- Rollen: Wer ist für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe verantwortlich?
- Ressourcen: Welche Werkzeuge, Software, personellen Ressourcen oder Informationen werden benötigt?
- Zeitplanung: Gibt es Fristen oder bestimmte Zeitrahmen für die einzelnen Schritte?
Beispiel: Holen Sie Rückmeldungen vom Kundendienstmitarbeiter, der die Bestellung entgegennimmt, vom Buchhaltungsteam, das die Zahlung überprüft, vom Lagerteam, das die Bestellung ausführt, und von der Versandabteilung, die für die Lieferung verantwortlich ist.
3. Listen Sie die einzelnen Schritte auf
Sobald Sie den Workflow verstanden haben, listen Sie alle einzelnen Schritte auf. Ordnen Sie diese chronologisch und achten Sie dabei auf Abhängigkeiten und mögliche Engpässe. Komplexe Schritte können Sie in kleinere, besser handhabbare Teilaufgaben untergliedern.
Beispiel:
- Bestellung entgegennehmen: Der Kundendienstmitarbeiter erfasst die Bestelldaten im CRM-System.
- Zahlung überprüfen: Das Buchhaltungsteam prüft den Zahlungseingang und erstellt eine Rechnung.
- Bestellung ausführen: Das Lagerteam sucht die bestellten Artikel heraus, verpackt sie entsprechend und bereitet sie für den Versand vor.
- Bestellung versenden: Die Versandabteilung veranlasst die Abholung durch den vorgesehenen Zustelldienst und aktualisiert den Bestellstatus mit den Sendungsdaten.
4. Erstellen Sie ein Workflow-Diagramm
Mit einem Tool wie Lucidchart können Sie den Workflow visuell abbilden. Jeder Schritt wird durch eine Form dargestellt, und der Ablauf wird durch verbindende Pfeile angezeigt. Entscheidungspunkte mit Verzweigungen können einbezogen werden, um mögliche Ausnahmen aufzuzeigen.
So könnte ein typisches Workflow-Diagramm aussehen:
5. Nutzen Sie Workflow-Management-Software
Verschiedene Online-Tools und Softwareplattformen können den Prozess der Workflow-Dokumentation vereinfachen. Sie bieten visuelle Flussdiagramme, Aufgabenmanagement und Kollaborationsfunktionen, sodass Sie Ihre dokumentierten Workflows leichter erstellen, teilen und pflegen können.
Spezielle Dokumenten-Workflow-Software und Dokumenten-Controlling-Software können außerdem Routineaufgaben automatisieren, für Compliance sorgen und den Fortschritt über mehrere Phasen eines Dokumentenmanagement-Workflows nachverfolgen.
Bedenken Sie, dass die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems dabei helfen kann, prozessorientierte Abläufe, die stark von Dokumentation abhängen, zentral zu steuern und zu standardisieren.
Werkzeuge für die Workflow-Dokumentation
Mal ehrlich: Alles von Hand nachzuverfolgen, kann ganz schön mühsam sein. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, einen bestimmten Schritt zu finden, den Sie vor Wochen notiert haben, oder jemand Neues kommt ins Team und Sie müssen den gesamten Ablauf von Grund auf erklären.
Prozessdokumentations-Software kann ein wertvolles Werkzeug sein, um Ihre betriebliche Prozessdokumentation zu erstellen und zu pflegen. Hier sind einige beliebte Optionen für Software zur Workflow-Dokumentation:
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Berücksichtigen Sie, ob das von Ihnen gewählte Tool Integrationen mit anderer Software bietet, die Sie bereits nutzen (wie zum Beispiel Projektmanagement-Software oder Ressourcenmanagement-Software). Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Sie Benachrichtigungen und Berechtigungen anpassen können, damit Teammitglieder nur für sie relevante Informationen erhalten und auf den digitalen Workflow zugreifen können.
Erfahren Sie mehr über BPM vs. Workflows hier.
Best Practices für Workflow-Dokumentation
- Halten Sie es klar und prägnant: Vermeiden Sie Fachjargon und unnötige Details. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Schritte und verwenden Sie eine einfache, leicht verständliche Sprache.
- Visualisieren Sie Ihren Workflow: Verschiedene Arten von Flussdiagrammen, Mindmaps und andere visuelle Workflows können die Verständlichkeit und Übersichtlichkeit des gesamten Ablaufs erheblich verbessern.
- Nutzen Sie einheitliche Formatierung: Für bessere Lesbarkeit sollten Sie im gesamten Dokument einen konsistenten Stil einhalten. Ziehen Sie auch einen Leitfaden für Tonfall oder Stil in Betracht.
- Machen Sie es leicht zugänglich: Speichern Sie Ihre Dokumentation an einem zentralen Ort, sodass alle darauf zugreifen können (Notion, Wiki, Slack, usw.).
- Fördern Sie Feedback und Überarbeitung: Überprüfen Sie Ihre Dokumentation regelmäßig und nehmen Sie Nutzerfeedback auf, um die Aktualität und Relevanz sicherzustellen.
Diese Tipps zur Workflow-Dokumentation wirken am besten, wenn sie mit Best Practices im Dokumentenmanagement abgestimmt sind. Dazu gehören Versionskontrolle, Metadaten-Tags, Nachverfolgung des Dokumenten-Lebenszyklus und Audit-Bereitschaft – all das unterstützt stärkere Workflows und eine einfachere Zusammenarbeit.
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