Workflow-Automatisierung vs. Projektmanagement: Vergleich der Tools
Wenn Sie sich mit Projektmanagement-Software beschäftigen, sind Ihnen sicherlich schon öfter der Begriff „Workflow-Automatisierung“ begegnet – und das aus gutem Grund. Workflows sind ein natürlicher Bestandteil im Projektmanagement. Schließlich folgt jedes Projekt einer Reihe von Schritten, bei denen Informationen von einer Aufgabe, Person oder Phase zur nächsten weitergegeben werden.
Viele Projektmanagement-Tools bieten grundlegende Workflow-Automatisierungsfunktionen, wie etwa Drag-and-Drop-Builder, die Aktionen auslösen – beispielsweise das Versenden einer Benachrichtigung, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert. Solche Funktionen helfen dabei, wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren.
Auch wenn diese eingebauten Automatisierungen nützlich sind, bieten sie nicht die gleiche Leistungsfähigkeit oder Flexibilität wie spezialisierte Workflow-Automatisierungssoftware. In diesem Artikel gehe ich auf Workflow-Automatisierungssoftware versus Projektmanagement-Software ein und zeige die wichtigsten Unterschiede auf.
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Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?
Workflow-Automatisierungssoftware ist ein digitales Tool, das mit Low-Code oder No-Code die Automatisierung von Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ermöglicht. Diese Plattformen unterstützen Teams dabei, wiederkehrende Prozesse zu optimieren und sorgen dafür, dass die Arbeit ohne manuellen Aufwand voranschreitet.
Sie enthalten typischerweise einen visuellen Builder, der die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Drag-and-Drop-Funktionen vereinfacht. Weitere übliche Funktionen der Workflow-Software sind ein Benachrichtigungssystem (für In-App- oder E-Mail-Benachrichtigungen), eine Reihe von Auslösern zur Initiierung bestimmter Aktionen sowie ein Prüfprotokoll, um jeden im Workflow durchgeführten Schritt nachzuvollziehen.
Im Zentrum der Workflow-Automatisierung steht die Wenn-Dann-Logik. Sie definieren einen Auslöser, wie etwa das Abschließen einer Aufgabe, und die Software führt automatisch eine oder mehrere Aktionen als Reaktion darauf aus, zum Beispiel indem sie ein Teammitglied benachrichtigt, einen Datensatz aktualisiert oder den nächsten Schritt zuweist. Die Vorteile der Workflow-Automatisierung bestehen darin, dass Teams Zeit sparen, Fehler reduzieren und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
Wenn Sie gerade erst anfangen, sich mit diesen Tools zu beschäftigen – oder verstehen möchten, wie man intelligentere Workflows gestaltet – können Ihnen Kurse zur Geschäftsprozessautomatisierung die Prinzipien der Automatisierung, die Wenn-Dann-Logik und die Auswahl der passenden Software näherbringen.
Beispiele für Workflow-Automatisierungssoftware
Der Wachstumstrend im Markt für Projektmanagement-Apps wird stark durch technologische Fortschritte wie die Workflow-Automatisierung beeinflusst. Unsere vollständige Liste aktuell verfügbarer Workflow-Automatisierungssoftware finden Sie hier.
Beachten Sie, dass diese Liste einige Tools enthält, die in erster Linie als Projektmanagement-Software bekannt sind, aber großartige Automatisierungsfunktionen bieten. Andere wiederum sind spezialisierte Workflow-Apps, die Ihnen mehr workflowbezogene Funktionen bereitstellen.
Es gibt zudem viele verschiedene Arten von Workflow-Tools und Preismodelle, die individuell auf Ihre jeweiligen Anforderungen und Ihr Budget zugeschnitten sind. Diese beinhalten zum Beispiel:
- Workflow-Management-Software, die eine umfassende Lösung zur Planung, Nachverfolgung und Optimierung von Workflows bietet.
- Projekt-Workflow-Software, die das Aufgabenmanagement rationalisieren, Genehmigungen automatisieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern kann.
- Dokumenten-Workflow-Software, die die Versionskontrolle vereinfacht, das Dateimanagement zentralisiert und durch detaillierte Prüfpfade die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
- Enterprise-Workflow-Software oder Enterprise-Prozessautomatisierungs-Software, die darauf ausgelegt sind, komplexe, unternehmensweite Prozesse durch die Integration mehrerer Abteilungen und Systeme zu steuern.
- Professional Services Automation Software, die für Fachleute in Bereichen wie Recht, IT und Beratung entwickelt wurde. Sie kann Ihnen bei der Verwaltung von Projekten, Ressourcen, Rechnungen und Abrechnungen helfen.
Was ist Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software wurde entwickelt, um Projektmanager bei der Planung, Durchführung und Überwachung ihrer Projekte während der fünf Phasen des Projektlebenszyklus zu unterstützen.
Die Geschichte der Projektmanagement-Systeme ist geprägt von kontinuierlicher Weiterentwicklung und Anpassung an wechselnde Projektanforderungen.
Es handelt sich um eine Sammlung von Werkzeugen, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit zwischen Projektleitern, dem Projektteam und Stakeholdern zu verbessern. Das Hauptziel von Projektmanagement-Software besteht darin, die Produktivität zu steigern, indem eine bessere Organisation, Kommunikation und Verwaltung ermöglicht wird, was letztendlich zu einer effizienteren Wertschöpfung führt.
Das Verständnis der verschiedenen Arten von Projektmanagement-Software kann dabei helfen, Ihren Projektworkflow zu optimieren.
Beispiele für Projektmanagement-Software
Workflow-Automatisierungssoftware vs. Projektmanagement-Software: Der Hauptunterschied
Obwohl die meisten Projektmanagement-Softwares über ausgezeichnete Automatisierungsfunktionen verfügen, können sie möglicherweise nicht alle Projektautomatisierungen ausführen, die ein Nutzer wünscht, oder nachverfolgen, wie diese Automatisierungen ablaufen.
Prozessautomatisierungssoftware ist näher verwandt mit dem, was Sie von einem Business Process Management System (BPMS) erwarten: Mehr dazu BPM vs Workflows hier. Mit dieser Art von Software ziehen Sie Informationen, die sich auf Abläufe (Flows) beziehen, und nicht auf Projektdaten.
Diese Workflow-Zentrierung bedeutet, dass Sie:
- Prüfpfade mit historischen Informationen anzeigen. Sie können Prüfpfade nutzen, um eingegebene Daten, Uhrzeit- und Datumsangaben, alle Aktionen eines Nutzers während des Workflows sowie alle Kommentare oder Anhänge zu sehen, die damit verbunden sind. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von BPM-Software, der mit Workflow-Automatisierungssoftware verbunden ist.
- Dashboards zur Leistungsüberwachung erstellen. Sie können Dashboards erstellen, die die Effizienz Ihres Prozesses überwachen. Nutzen Sie diese Informationen, um Anpassungen vorzunehmen und Ihr Team an die Erreichung von Service-Level-Agreements heranzuführen.
- Andere zur Erstellung von Workflows einladen. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software ermöglichen Workflow-Tools, dass Sie andere in Ihren Workflow-Builder einladen und deren Beiträge einholen können. Dies erleichtert die gemeinsame Arbeit und stellt sicher, dass Ihr Workflow die Interessen aller Beteiligten widerspiegelt.
FAQs zur Automatisierung von Arbeitsabläufen im Projektmanagement
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Workflow-Management?
Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung und den Abschluss von Projekten, wobei der Fokus darauf liegt, bestimmte Ziele innerhalb eines Zeitrahmens und Budgets zu erreichen. Dazu gehören oft Aufgaben wie Ressourcenplanung, Terminierung und Kommunikation mit Stakeholdern. Workflow-Management hingegen konzentriert sich darauf, den Ablauf von Aufgaben und Informationen innerhalb von Prozessen zu optimieren und zu automatisieren, um Effizienz und Konsistenz zu erhöhen. Es geht mehr um das Management der einzelnen Schritte eines Prozesses anstatt um die Überwachung eines gesamten Projekts.
Ist Workflow-Automatisierung dasselbe wie Workflow-Management?
Workflow-Automatisierung bezeichnet die Nutzung von Technologie zur Ausführung von Aufgaben ohne menschliches Eingreifen, oft innerhalb eines Workflow-Management-Systems. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben und Abläufe, um die Effizienz zu steigern. Workflow-Management umfasst dagegen den umfassenderen Ansatz zur Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Abläufen, die auch, aber nicht zwingend automatisiert sein müssen. Workflow-Management sorgt dafür, dass Arbeitsabläufe effektiv und effizient sind, während Automatisierung ein Werkzeug innerhalb dieses Prozesses ist.
Welche vier Arten von Workflows gibt es?
Die Arten von Workflows können je nach Kontext variieren, umfassen aber allgemein:
- Sequenzielle Workflows: Aufgaben werden in einer festen Reihenfolge erledigt.
- Parallele Workflows: Mehrere Aufgaben werden gleichzeitig durchgeführt.
- Statusmaschinen-Workflows: Aufgaben wechseln je nach Bedingungen oder Ereignissen zwischen Zuständen.
- Regelbasierte Workflows: Aufgaben werden anhand vordefinierter Regeln oder Logiken abgeschlossen.
Diese Typen helfen dabei, Aufgaben entsprechend den Anforderungen des Prozesses zu organisieren.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Management und Work-Management?
Das Workflow-Management bezieht sich speziell auf Prozesse und Abfolgen von Aufgaben innerhalb eines Unternehmensablaufs und beinhaltet oft Automatisierung zur Optimierung dieser Prozesse. Work-Management ist weiter gefasst und umfasst nicht nur Workflows, sondern auch andere Aspekte der Arbeitsorganisation wie Ressourcenplanung, Projektzeitpläne und Zusammenarbeit. Es beinhaltet Werkzeuge und Strategien zur Verwaltung aller Arbeitsbereiche in einer Organisation.
