Leitfaden zur Zeiterfassung: 5 Vorteile & 10 Tools für 2026
Wenn Sie und Ihr Projektteam Ihre Zeit genau erfassen, können Sie die Effizienz und den Erfolg von Projekten steigern, das Zeitmanagement verbessern und lästige Zeitfresser wie das ständige Aktualisieren des Posteingangs oder das Eindösen in Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können, reduzieren.
Die genaueste (und am wenigsten mikromanagende) Methode zur Zeiterfassung ist Zeiterfassungssoftware. Sie sind in der Lage, geleistete Stunden in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf gegenzusteuern. So funktioniert das Ganze.
Was ist Zeiterfassung?
Zeiterfassung ist ein Prozess, bei dem Projektmanager die Anzahl der Stunden dokumentieren, die Teammitglieder für projektspezifische Aufgaben und das gesamte Projekt aufwenden. Dies hilft dabei, die Effektivität des Projektteams zu messen und zu steuern, Projektabschätzungen zu erstellen und Teampläne aufzustellen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
5 Vorteile der Zeiterfassung
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Einführung von Zeiterfassungstools.
1. Bessere Projektplanung
Sie können Zeiterfassungsdaten nutzen, um Teammitglieder dort einzusetzen, wo ihre wichtigsten Fähigkeiten und Kompetenzen den größten Mehrwert liefern. Das verringert Stress und Überlastung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern und Projektziele zu erreichen.
Die Erfassung von Arbeitszeiten spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Planung zukünftiger Projekte. Anhand der Zeitdaten lassen sich Trends und Muster erkennen. Sie können die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Fehler zu adressieren und Ihr Team bei der Leistungssteigerung zu unterstützen.
2. Höhere Teamproduktivität
Teamproduktivität besteht aus zwei Komponenten: der persönlichen Produktivität (die Sie mit Produktivitätstools fördern können) und der Teamproduktivität, bei der Zeiterfassungssoftware für mehr Transparenz sorgt.
Zeiterfassung und die Förderung der Produktivität der Teammitglieder tragen dazu bei, Stakeholder-Mehrwert zu liefern und Projekterfolge sicherzustellen. Nehmen wir Meetings als Beispiel. Im Durchschnitt nehmen Mitarbeitende an 11 bis 15 Meetings pro Woche teil. Ohne Zeiterfassung lässt sich nicht beurteilen, ob Meetingzeit sinnvoll genutzt wird, oder ein Gespräch über Optimierungsmöglichkeiten beginnen.
Mit Zeiterfassung können Sie Nacharbeiten, Fehler und Teamermüdung isolieren und reduzieren, die Projekttermine gefährden könnten.
3. Klarere Erwartungen
Zeiterfassung ist mehr als nur die Abrechnung von Projektstunden. Sie benötigen einen vollständigen Überblick darüber, wie Ihre Teams ihre Zeit verbringen, um Informationen und Bedenken zu Aufgaben priorisieren und kommunizieren zu können.
Mit Zeitdaten können Sie klare Erwartungen setzen, was zu mehr Engagement und Akzeptanz führt. Ihre Teams können so dauerhaft produktiv bleiben und exzellente Ergebnisse pünktlich abliefern.
4. Verbesserte Risikosteuerung
Sie benötigen genaue Zeitdaten, um Risiken zu bewerten und zu sehen, wie effektiv Sie Zeit, Budgets und Ressourcen in großen Organisationen managen. Zeiterfassung hilft auch, folgende Fragen zu beantworten:
- Ist Ihr Projekt im Plan?
- Ist das Projekt über dem Budget?
- Welche Ressourcen stehen wo zur Verfügung?
- Wie viele Stunden wurden verwendet und wie viele werden benötigt?
- Wofür wurde die meiste Zeit aufgewendet?
Mit Zeiterfassungsdaten können Sie Projektfortschritte bewerten, schwierige Fragen beantworten und erkennen, wo es knirschen könnte. Dies ermöglicht auch eine frühzeitige Anpassung zur optimalen Risikominderung.
5. Höhere Projektprofitabilität
Schlechtes Projektzeitmanagement und ungenaue Zeitdaten führen zu höheren Kosten. Die Erfassung der tatsächlichen Teamstunden im Vergleich zu den geplanten Stunden ist ein zentraler Faktor, um Ressourcenverbrauch, Burn Rates und den erwarteten finanziellen Gewinn oder Verlust eines Projekts zu verstehen. So können Sie Projektkosten genau abschätzen, budgetieren und überwachen und rechtzeitig Anpassungen vornehmen, um profitabel zu bleiben.
Methoden der Zeiterfassung
Hier sind die wichtigsten Methoden, mit denen Sie die Zeit für Ihre Projekte erfassen können.
- Manuelle Stundenzettel: Teammitglieder erfassen ihre Arbeitszeit manuell auf Papier oder in Tabellenkalkulationen. Dies ist zeitaufwändig und führt häufig zu vielen menschlichen Fehlern.
- Stempel- oder Kartenlesegeräte: Teammitglieder stempeln sich mit einer physischen oder digitalen Karte ein und aus. Start- und Endzeiten werden automatisch erfasst, aber es gibt keine Details darüber, woran gearbeitet wurde.
- Zeiterfassungssoftware: Zeiterfassungs-Programme beinhalten in der Regel Funktionen, mit denen Sie nach Aufgabe, Projekt oder Kunde erfassen können und ermöglichen oft die Integration mit Projektmanagement-Software oder Tools für Abrechnung und Budgetierung.
- Automatische Zeiterfassung: KI-basierte Zeiterfassungssoftware bietet Funktionen, mit denen Sie Arbeitszeiten automatisch per KI oder Automatisierungen erfassen lassen können (z.B. startet ein Timer, sobald ein bestimmter Tab geöffnet wird).
- Standortbasierte Zeiterfassung: Manche Zeiterfassungssoftware kann per GPS automatisch Zeit auf Grundlage des Standorts erfassen. Das eignet sich vor allem für Projekte mit Außendienstlern, mobilen Teams oder über verschiedene Orte verteilte Gruppen.
- Mitarbeiterüberwachungssoftware: Diese Software kann nicht nur Arbeitszeit, sondern auch URLs, Tastenanschläge und App-Nutzung aufzeichnen. Sie wird typischerweise in Remote-Teams eingesetzt, gilt jedoch vielen als übergriffig und Zeichen für Mikromanagement.
- Timeboxing: Bei dieser Methode werden größere Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben reserviert. Sie können Timeboxing allein oder mit dem Team umsetzen, z. B. über Google Kalender oder speziell darauf ausgelegte Software wie Motion AI.
Wie Sie Projektdaten zur Arbeitszeit nutzen
Hier sind einige typische Möglichkeiten, wie Sie als Projektmanager Zeitdaten verwenden können.
- Zukünftige Projektlaufzeiten abschätzen: Mit historischen Daten darüber, wie lange Ihr Team für bestimmte Aufgaben oder Projekttypen braucht, können Sie verlässliche Prognosen für zukünftige, vergleichbare Aufgaben und Vorhaben erstellen.
- Budgets und Kosten im Griff behalten: Sie können Ist-Stunden mit den Schätzungen vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie nicht über das Budget geraten oder es zu schnell verbrauchen. Wenn Sie dies frühzeitig erkennen, können Sie gegensteuern und die Auswirkungen begrenzen.
- Ressourcen zuteilen: Zeitdaten ermöglichen es Ihnen, die Arbeitsauslastung im Team im Blick zu behalten und darauf zu achten, dass niemand über- oder unterfordert wird. Auch hier hilft frühes Erkennen, auf Kurs zu bleiben.
- Abrechnung und Rechnungsstellung gegenüber Kunden: Zeitdaten bilden die Grundlage für Rechnungen, besonders bei Abrechnung nach Stunden. Sie können die erbrachte Leistung präzise abrechnen und der Kunde sieht genau, wofür er bezahlt.
- Berichte für und Kommunikation mit Stakeholdern: Sie können Zeitdaten nutzen, um allen Projektbeteiligten präzise Berichte über den Fortschritt und mögliche Verbesserungen zu liefern.
Best Practices für die Zeiterfassung
Hier sind einige wichtige Best Practices für Zeiterfassung.
1. Definieren Sie, welche Daten Sie sammeln und analysieren wollen
Überlegen Sie, welche Art von Daten Sie erfassen und analysieren müssen. Übliche Details sind etwa die Arbeitszeiten und zugehörigen Informationen der Mitarbeiter, die Projekte, an denen sie gerade arbeiten, ihr Zeitplan, Stundensätze und die geplanten Stunden im Budget.
Teammitglieder müssen Felder wie die tatsächlich pro Tag geleistete Arbeitszeit, die Aufgaben und das Projekt ausfüllen, um Kunden korrekt abrechnen zu können.
2. Auswahl einer Zeiterfassungssoftware
Widerstehen Sie der Versuchung, Excel-Tabellen und Vorlagen zu nutzen. Suchen Sie nach skalierbarer und automatisierter Zeiterfassungssoftware, die Stundenzettel in Berichte umwandeln kann und so eine schnelle und einfache Analyse ermöglicht. Finden Sie eine Lösung, die zu allen Projekten Ihres Unternehmens passt. Holen Sie unbedingt Rückmeldungen von den Personen ein, die die Software täglich nutzen werden.
3. Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der Software
Sobald Sie das richtige Zeiterfassungstool oder Projektmanagement-Tool gefunden haben, nehmen Sie sich Zeit, Ihr Team darin zu schulen. Schließlich sind sie die Hauptnutzer – je besser sie sich auskennen, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen.
Ganz gleich, ob Sie mit großen oder kleinen Teams arbeiten: Seien Sie darauf vorbereitet, ein Benutzerhandbuch zu erstellen, das die Zeiterfassung für aktuelle und zukünftige Mitarbeitende erleichtert.
4. Analysieren Sie die Daten und besprechen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Team
Sobald Ihre Teammitglieder beginnen, echte Daten einzutragen, können Sie mit der Analyse starten und die Ergebnisse teilen. Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, wichtige Entscheidungen dafür zu treffen, wie die Arbeit erledigt wird und an welcher Stelle Verbesserungen möglich sind.
Zeiterfassungssoftware für das Projektmanagement
Hier sind meine Favoriten unter den besten Zeiterfassungssoftware-Tools:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Wie Sie Zeiterfassungssoftware auswählen
Hier sind die Schritte, um die passende Zeiterfassungssoftware für Ihre Anforderungen zu finden.
- Bedarf analysieren: Finden Sie heraus, wer in Ihrem Team die Software nutzen soll und welche Daten dabei erfasst werden müssen. Überlegen Sie sich auch, was Sie mit der Einführung der Software erreichen möchten: Geht es darum, die Produktivität zu erhöhen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu verbessern oder die Abrechnung gegenüber Kunden genauer zu gestalten? Ziehen Sie zudem branchenspezifische Tools in Betracht, wie zum Beispiel Zeiterfassungssoftware für Beratungsunternehmen.
- Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen: Achten Sie auf Softwarelösungen, die einfach zu bedienen und schnell einzurichten sind. Falls Sie mobilen Zugriff benötigen, stellen Sie sicher, dass die in Betracht gezogenen Optionen diesen bieten.
- Budget festlegen: Wie viel können Sie – monatlich oder jährlich – für das Tool ausgeben? Vergessen Sie dabei nicht die mögliche Skalierung: Müssen Sie künftig mehr Nutzer oder Speicherplatz hinzufügen? Was ist mit Erweiterungen oder zusätzlichen Modulen?
- Integration prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Software mit anderen von Ihnen genutzten Tools (z.B. für Projektmanagement, Finanzen, Rechnungsstellung oder Ressourcenverwaltung) kompatibel ist. Prüfen Sie, ob die Tools Zugang zu einer API oder zu Zapier bieten, um maßgeschneiderte Integrationen zu ermöglichen.
- Funktionen bewerten: Vergleichen Sie die Kernfunktionen der verschiedenen Tools sowie besondere Zusatzfeatures, die einen Mehrwert bieten könnten.
- Tests und Demos durchführen: Haben Sie mehrere Kandidaten ausgewählt, testen Sie diese mit Blick auf Benutzeroberfläche und Schlüsselfunktionen. Es kann auch hilfreich sein, dazu Feedback von einigen Teammitgliedern einzuholen.
- Bewertungen lesen: Es empfiehlt sich außerdem, unabhängige Nutzerbewertungen zu lesen. Diese geben Aufschluss darüber, wo ein Tool eventuell Schwächen hat oder sich nicht für Ihren Einsatz eignet – das erleichtert die Auswahl.
Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftware
Hier sind einige Schlüsselfunktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten sollten.
- Echtzeit-Tracking: Ermöglicht Teammitgliedern, Timer sofort zu starten, zu pausieren und zu stoppen, um Arbeitsstunden genau ohne manuelle Eingabe zu erfassen.
- Stundenzettel-Verwaltung: Beschleunigt die Erstellung, Genehmigung und Einreichung von Stundenzetteln und verringert den Verwaltungsaufwand für Teams.
- Projektbasiertes Tracking: Erlaubt Benutzern, die Zeit für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu erfassen, um eine genaue Kundenabrechnung und Produktivitätsanalyse zu gewährleisten.
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit: Unterscheidet zwischen umsatzgenerierender und interner Arbeit, um die Ressourcenverteilung optimal zu gestalten.
- Lohnabrechnungsintegration: Synchronisiert erfasste Stunden mit Lohnabrechnungssystemen, um die Berechnung der Löhne zu vereinfachen und manuelle Dateneingaben zu reduzieren.
- Automatisierte Erinnerungen: Sendet Benachrichtigungen für fehlende Zeiteinträge, Leerlaufzeiten und bevorstehende Fristen, um Genauigkeit und Einhaltung zu verbessern.
- GPS und Geofencing: Erfasst den Standort von Mitarbeitern für Außendienst und Remote-Teams, um Verantwortlichkeit und eine genaue Baustellenerfassung sicherzustellen.
- Individuelle Berichterstattung: Erstellt detaillierte Berichte zu Zeitnutzung, Effizienz und Lohnkosten, um datengestützte Entscheidungen zu ermöglichen.
- Zugriff über mehrere Geräte: Bietet nahtloses Tracking auf Desktop, Mobilgerät und Web, sodass Teammitglieder flexibel erfassen können.
- Benutzerrollen und Berechtigungen: Steuert Zugriffsrechte, um sensible Daten zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal Zeiterfassungen ändern kann.
Ist Zeiterfassung nur Mikromanagement?
Nein, Zeiterfassung dient nicht dazu, mithilfe eines Tools Einträge, Abwesenheiten oder Arbeitsbeginn der Mitarbeiter zur Mikromanagement-Zwecken zu überwachen. Genau das Gegenteil ist der Fall. Niemand profitiert von Mikromanagement.
Der Zweck der Zeiterfassung ist, sicherzustellen, dass Projektteams intelligenter und nicht härter arbeiten.
Zeiterfassung ist ein mächtiges Werkzeug, um genaue und zeitbezogene Daten über wertvolle Arbeitsstunden zu sammeln. Damit können Sie als Projektmanager Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsablauf erkennen, Projekt-Engpässe beseitigen, Verschwendung vermeiden und durch höherwertige Arbeit mehr Wirkung erzielen (auch wenn Projektteams häufig denken, dass Zeiterfassung schlecht ist).
Wie geht es weiter?
Wenn Sie auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware sind, die besser für ortsunabhängiges Arbeiten geeignet ist, empfehlen wir unsere Liste der besten Tools zur Zeiterfassung für Remote-Teams.
Möchten Sie sich mit anderen Digitalprojektmanagern vernetzen, um Ressourcen und Best Practices auszutauschen? Treten Sie unserer Mitglieder-Community bei und erhalten Sie Zugang zu über 100 Vorlagen, Beispielen und Mustern und vernetzen Sie sich in Slack mit Hunderten weiteren Digitalprojektmanagern.
