22 Statistiken zum Zeitmanagement, die Ihre Arbeitsbelastung erleichtern
Übermäßige Meetings: Zwei Drittel aller Meetings sind unnötig und nehmen Teammitgliedern Zeit weg, die sie für Projektarbeit nutzen könnten.
Belastung durch manuelle Aufgaben: 62 % des Arbeitstags werden für manuelle Tätigkeiten verwendet. Automatisierungstools können helfen, diese Prozesse zu verschlanken.
Kommunikationsüberlastung: 88 % einer typischen Arbeitswoche werden für Kommunikation aufgewendet, was die Zeit für eigentliche Aufgaben reduziert.
Statistiken zum Zeitmanagement zeigen Trends auf, was die Zeit von Mitarbeitenden beansprucht und wo es weltweit an Produktivität mangelt. Hier ist eine Zusammenstellung von Statistiken zum Zeitmanagement, die Ihnen helfen können zu verstehen, was in Ihrem eigenen Team geschieht, Verbesserungen vorzunehmen, damit Teammitglieder mit ihrer Arbeitszeit mehr erreichen, und Ihre eigenen Zeitmanagement-Fähigkeiten zu stärken.
Statistiken zur Zeitaufteilung & Arbeitsbelastungs-Balance
Diese Zeitmanagement-Statistiken zeigen, wie Teammitglieder ihre Zeit verbringen und ob die Arbeitslasten ausgewogen sind.
1. Teammitglieder verbringen 60 % eines jeden Tages mit Koordination
Anstatt ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen, verbringen die meisten Menschen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ – Updates zum Projektstatus geben, Informationen zu Aufgaben suchen oder Prioritätsänderungen verwalten. Laut einem aktuellen Bericht von Asana nimmt diese Art von Tätigkeiten 60 % des durchschnittlichen Arbeitstags ein.
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Wenn Ihr Team sich nicht auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann, weil die Koordination so viel Zeit in Anspruch nimmt, wird der Fortschritt verlangsamt und die Arbeit nicht rechtzeitig erledigt. Befreien Sie Ihr Team von unnötigen Aktivitäten und schaffen Sie Klarheit bei den Prioritäten, damit jeder das tun kann, wofür er eingestellt wurde.
2. Teammitglieder verbringen 27 % ihrer Zeit mit der Arbeit, für die sie angestellt wurden
Laut demselben Asana-Bericht verbringen Teammitglieder nur 27 % ihrer Zeit mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten, für die sie eingestellt wurden. Das ist ein wichtiger Indikator für Produktivität. Wenn Ihr Team keine Zeit mit seinen eigentlichen Aufgaben verbringt, wird es schwierig, Projekte und Aufgaben pünktlich zu erledigen.
Finden Sie heraus, womit sich Ihr Team außerhalb seiner Tätigkeitsbeschreibung beschäftigt, und schauen Sie, ob Sie diese Aufgaben entfernen können. Priorisieren Sie – sind diese anderen Tätigkeiten wichtig, planen Sie sie für einen bestimmten Zeitpunkt ein, damit Ihr Team weiß, was zuerst zu erledigen ist.
3. Teammitglieder verlieren 62 % ihres Tages an manuellen, sich wiederholenden Aufgaben
Eine weitere Erkenntnis aus dem Asana-Bericht ist, dass 62 % eines Arbeitstages für manuelle und repetitive Aufgaben verloren gehen. Dazu gehören beispielsweise das Ausfüllen von Stundenzetteln, das Versenden von Arbeiten zur Prüfung oder Freigabe sowie das Aktualisieren des Status von Aufgaben im Projektmanagement-Tool.
Workflow-Automatisierungstools können solche wiederholenden Tätigkeiten für Sie übernehmen. Angenommen, Sie richten eine Automatisierung ein, die ausgelöst wird, wenn ein Teammitglied ein Ergebnis als bereit zur Freigabe markiert. Die Software kann Sie dann per E-Mail benachrichtigen, das nächste Teammitglied informieren, das an der Aufgabe weiterarbeitet, und das Stundenzettel des Teammitglieds entsprechend der aufgewendeten Zeit aktualisieren.
4. 88 % einer typischen Arbeitswoche verbringen Mitarbeitende mit Kommunikation
Der durchschnittliche Mitarbeitende verbringt laut einem aktuellen Bericht von Grammarly den Großteil seiner Zeit mit Kommunikation. Dazu zählen Meetings, das Verfassen und Prüfen von E-Mails sowie Slack-Nachrichten und persönliche Gespräche. Teilweise ist Remote-Arbeit dafür verantwortlich; da weniger Menschen im Büro sind, verbringt das Team mehr Zeit in Meetings und beim Austauschen von Updates.
Um die Zeit für Kommunikation zu reduzieren (und die für die eigentliche Arbeit zu erhöhen), halten Sie sich an strikte Meeting-Agenden, fördern Sie den Einsatz von KI-Tools zum Verfassen von Nachrichten und unterstützen Sie Ihr Team beim Ausbau seiner Kommunikationsfähigkeiten.
Statistiken zu Unterbrechungen, Meetings & Benachrichtigungen
Diese Fakten zum Zeitmanagement zeigen Ablenkungen und Unterbrechungen, die die Produktivität mindern.
5. Teammitglieder empfinden zwei Drittel der besuchten Meetings als unnötig
Ein weiteres zentrales Ergebnis des Asana-Berichts ist, dass Teammitglieder die meisten Meetings als überflüssig empfinden. Sie nehmen wertvolle Zeit von den Prioritäten, rauben dem Team Energie und Motivation – insbesondere solche Besprechungen, die auch eine E-Mail hätten sein können.
Überlegen Sie vor der Planung eines Meetings, ob es wirklich notwendig ist. Wenn es nur um eine Statusaktualisierung oder einfache Informationsweitergabe geht, ist eine E-Mail die bessere Wahl. Falls Sie ein Meeting abhalten, sorgen Sie für eine klare Agenda und halten Sie sich an die vorgesehene Zeit.
6. Fast ein Drittel der Mitarbeitenden macht Überstunden, hauptsächlich wegen der Vielzahl von E-Mails und Benachrichtigungen
Laut Daten von Asana machen fast ein Drittel der Büroangestellten regelmäßig Überstunden, wobei der Hauptgrund eine nicht enden wollende Flut von Benachrichtigungen, E-Mails und Slack-Nachrichten ist. Die Überlastung durch Benachrichtigungen ist ein weit verbreitetes Problem, das zudem im Zusammenhang mit der Zunahme von Remote-Arbeit steht.
Plane Zeiten für „konzentriertes Arbeiten“ ein, in denen du dich ganz auf die aktuelle Aufgabe fokussierst und Benachrichtigungen stummgeschaltet sind. Überprüfe in dieser Zeit keine Nachrichten – das unterbricht deinen Arbeitsfluss und du brauchst anschließend Zeit, um dich wieder einzufinden. Sag deinem Team, dass das ebenfalls in Ordnung ist (außer bei einem Notfall). Je mehr Fokuszeiten es gibt, desto weniger müssen Mitarbeitende länger bleiben (oder Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeit prüfen).
7. In Australien sind unerwartete Meetings der Hauptgrund, warum Mitarbeitende länger im Büro bleiben
Laut den Daten von Asana sind in Australien unerwartete Meetings der häufigste Grund für Überstunden. Sie sind genauso problematisch wie unnötige Meetings – wenn sie im Voraus geplant werden, kann sich jeder darauf einstellen.
Wenn Meetings spontan angesetzt werden, muss die Arbeit umorganisiert werden – das bedeutet, dass etwas aufgeschoben werden muss. Wenn ausgerechnet ein dringender Punkt verschoben wird, muss das Team unter Umständen länger bleiben. Versuche, Last-Minute-Meetings im Kalender deines Teams zu vermeiden (ebenfalls außer bei Notfällen).
8. Zu viel Arbeit ist die Hauptursache für Stress bei einem Drittel der US-Beschäftigten
Der Bericht von Asana zeigt, dass für ein Drittel der amerikanischen Beschäftigten die Hauptursache für Stress zu viel Arbeit ist. Dies ist ein häufiges Problem mit vielen Ursachen – sich verändernde oder wachsende Stellenbeschreibungen im Laufe der Zeit, Fluktuation im Team oder neue Aufgaben, die ohne Priorisierung hinzukommen.
Kommuniziere bei neuen Aufgaben immer den Dringlichkeitsgrad. Fehlt diese Klarheit, könnten im Team die falschen Schwerpunkte gesetzt werden, es entsteht Überforderung oder sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen (was die Produktivität weiter beeinträchtigt). Plane Aufgaben mit hoher Priorität gezielt ein und prüfe, welche weniger wertvollen Tätigkeiten gestrichen oder zurückgestellt werden können.
Statistiken zu verschwendeter Zeit, Ineffizienzen und Doppelarbeit
Diese Statistiken zeigen, wie wichtig Zeitmanagement zur Reduzierung von ineffizienten Prozessen und Verschwendung ist.
9. Menschen verschwenden täglich 91 Minuten mit unwichtigen Meetings und Aufgaben
Laut einer aktuellen Studie von Acuity Training verbringen Teammitglieder durchschnittlich anderthalb Stunden pro Tag mit Aufgaben und Meetings, die für ihre Rollen nicht relevant sind. Das bedeutet weniger Zeit für Arbeit, die das Unternehmen oder Projekte wirklich voranbringen würde.
Bevor du eine Einladung zu einem Meeting verschickst, schaue dir die Gästeliste genau an – müssen wirklich alle dabei sein? Ist das Meeting für ihre aktuellen Aufgaben und Liefergegenstände relevant? Das Gleiche gilt für Aufgaben: Bevor du etwas Neues zuweist, prüfe, ob es in den Tätigkeitsbereich ihrer Stellenbeschreibung fällt.
10. Die Hälfte der Beschäftigten hat ihre Zeit noch nie überprüft
Ein weiteres Ergebnis der Acuity Training-Studie ist, dass fast die Hälfte der Beschäftigten ihre Zeit noch nie überprüft hat. Du solltest im Rahmen der normalen Abläufe im Auge behalten, wie Teammitglieder ihre Zeit verbringen – Stundenzettel wirken sich schließlich auf die Abrechnung aus – aber es lohnt sich auch, das Team regelmäßig dazu zu ermutigen, einen Zeit-Audit durchzuführen.
Wenn sie herausfinden, wie viel Zeit und Aufwand sie für jede Aufgabe aufwenden, erkennen sie, ob ihr Einsatz dem eigentlichen Effekt entspricht, wo Verbesserungsbedarf besteht, und können gezielt Änderungen vornehmen, um effizienter zu werden.
11. 70 % der Mitarbeitenden verlieren 20 Stunden pro Woche durch ineffiziente Prozesse und Tools
Ein Bericht von Quickbase deutet darauf hin, dass fast 70 % der Mitarbeitenden die Hälfte ihrer Arbeitswoche durch „fragmentierte Systeme“ verlieren – also verstreute Daten in verschiedenen Tools, veraltete Prozesse und ineffiziente Systeme. Das führt zu Einbußen bei Produktivität, Zeit und Umsatz.
Schaffe eine einzige zentrale Informationsquelle für deine Projekte (z. B. ein Projektmanagement-Tool), in dem alle relevanten Informationen für dein Team gebündelt sind – statt fünf verschiedener Tabellen, einem Zusammenarbeitstool, einem gesonderten Tool zur Zeiterfassung und einem weiteren Tool für den Fortschritt.
12. US-Unternehmen verlieren fast 500 Milliarden durch Produktivitätsverluste der Mitarbeitenden
Eine aktuelle Studie von Economist Impact zeigt, dass US-Unternehmen insgesamt 468 Milliarden durch geringe Produktivität und Ablenkungen verlieren. Teammitglieder schaffen nicht so viel, wie sie könnten, was den Geschäftserfolg beeinträchtigt.
Das bedeutet nicht, dass die Mitarbeitenden absichtlich weniger leisten oder prokrastinieren – viele Ablenkungen (manchmal wichtige) können Zeit von den Kernaufgaben abziehen. Praktiken zum Zeitmanagement wie geplante Fokuszeiten und das Stummschalten von Benachrichtigungen können hier helfen.
13. Mitarbeitende verbringen 10 % ihres Arbeitstags mit Aufgaben, die bereits erledigt wurden
Der Bericht von Asana hebt hervor, dass Beschäftigte 10 % ihres Tages mit Arbeiten verbringen, die bereits abgeschlossen sind. Das summiert sich auf über 200 verschwendete Arbeitsstunden pro Jahr durch doppelte Arbeit.
Halten Sie Ihre Projektmanagement-Software immer auf dem aktuellen Stand: Was wurde erledigt, was muss noch getan werden und wer arbeitet an welcher Aufgabe? Zusätzlich sollten Sie Stand-up-Meetings und regelmäßige Check-ins abhalten, achten Sie aber auch auf das Maß der Kommunikation. Geben Teammitglieder Aufgaben effizient weiter? Informieren sie sich gegenseitig über Erledigtes? Sie können außerdem klare Prozesse und Automatisierungen einrichten, um den Ablauf reibungslos zu gestalten.
Statistiken zu Zeitmanagement-Systemen & -Tools
Diese Zeitmanagement-Statistiken behandeln die Nutzung von Software-Tools und Systemen für ein besseres Zeitmanagement.
14. Nur 18 % der Menschen haben ein dediziertes Zeitmanagement-System
Eine aktuelle Studie von Acuity Training zeigt, dass weniger als 20 % der Mitarbeitenden ein spezielles System zur Verwaltung und Priorisierung ihrer Zeit besitzen. Mit einem eigenen Zeitmanagement-System können Sie und Ihr Team effizienter arbeiten und mehr erledigen.
Ihr System könnte Task-Management-Tools oder Zeiterfassungs-Software beinhalten, ebenso wie Methoden wie To-do-Listen, das Blockieren von Kalenderzeiten oder spezielle Zeitmanagement-Strategien wie die Pomodoro-Technik oder die „Eat the Frog“-Methode.
15. Ein Drittel der Mitarbeitenden nutzt eine To-do-Liste zur Zeit- und Aufgabenverwaltung
Ein Drittel der Beschäftigten nutzt To-do-Listen, um ihre Aufgaben und Zeit zu verwalten. Laut Acuity Training ist dies die beliebteste Methode für das Zeitmanagement. Das Wichtigste ist, dass Sie und Ihr Team die Methode wählen, die am besten zu Ihren Projekten und Prozessen passt. Zwingen Sie nicht alle, die gleiche To-do-Liste zu verwenden, wenn sie ihre wichtigen Aufgaben lieber anders organisieren.
16. Ein Viertel der Mitarbeitenden nutzt das E-Mail-Postfach zur Zeit- und Aufgabenverwaltung
Laut derselben Acuity-Training-Studie verwenden 25 % der Menschen ihr E-Mail-Postfach, um Zeit und Aufgaben zu verwalten. Dies ist eine gute Option für Teammitglieder, die viel mit ihrer Mailbox arbeiten, etwa im Vertrieb, Kundenservice, IT oder Marketing.
Lassen Sie Ihr Team auf die für sie passende Weise arbeiten. Sie können Ihr Postfach auch mit der Projektmanagement-Software oder dem CRM verbinden, damit alle Projektdaten an einem Ort verfügbar sind – selbst wenn Teams individuell aus ihren eigenen Postfächern arbeiten.
17. Menschen, die die Eisenhower-Matrix nutzen, fühlen sich bei ihrer Arbeit eher unter Kontrolle
Der Studie von Acuity Training zufolge sagen 50 % derjenigen, die die Eisenhower-Matrix einsetzen, dass sie ihre Arbeitslast täglich unter Kontrolle haben. Die anderen 50 % empfinden das an vier Tagen pro Woche so.
Die Eisenhower-Matrix teilt Arbeit in vier Kategorien ein: dringend und wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig aber nicht dringend, und weder dringend noch wichtig. Nutzen Sie sie zuerst selbst, bevor Sie das Team involvieren. Sie können die Matrix für Ihr Projektmanagement oder zur Priorisierung nutzen.
18. Der Markt für Zeiterfassungs-Software wird bis 2028 einen Wert von 32 Milliarden Dollar erreichen
Analysen von Data Bridge Market Research zeigen, dass der Markt für Zeiterfassungs-Software wächst. Das liegt wahrscheinlich daran, dass Unternehmen sicherstellen wollen, dass ihre Mitarbeitenden produktiv arbeiten (dies geht einher mit der Rückkehr ins Büro und dem Trend, mehr mit weniger zu erreichen).
Ein wachsender Markt fördert den Wettbewerb zwischen Anbietern von Zeiterfassungslösungen, die ihren Marktanteil ausbauen möchten – dadurch ist jetzt ein guter Zeitpunkt, in Zeiterfassungs-Software zu investieren. Wählen Sie ein Werkzeug aus, das Ihren Anforderungen hinsichtlich notwendiger Funktionen, Teamgröße, Integration bestehender Tools und Preisgestaltung entspricht.
Statistiken zu Klarheit, Sinnhaftigkeit & Produktivitätssteigerung
Diese Zeitmanagement-Statistiken zeigen, wie Klarheit und Sinnhaftigkeit die Produktivität steigern können.
19. Weniger als die Hälfte der Beschäftigten versteht, wie ihre Arbeit zum Erfolg beiträgt
Eine aktuelle Studie von Asana hat ergeben, dass 46 % der Mitarbeitenden nicht nachvollziehen können, wie ihr Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Das ist ein Rezept für mangelndes Engagement und schlechte Zeitorganisation.
Beziehen Sie Ihre Teammitglieder in die Kommunikation darüber ein, wie ihre Arbeit zum Projekterfolg und organisationalen Erfolg beiträgt. So erkennen sie deutlicher ihre Prioritäten, sind motivierter und produktiver, weil sie den Zusammenhang zu „großen Zielen“ sehen.
20. In Japan verstehen 19 % der Arbeitnehmer, wie sie zum Erfolg beitragen
Laut Asanas Bericht verstehen sogar noch weniger japanische Angestellte, wie ihre Arbeit dazu beiträgt, dass ihre Organisation ihre Ziele erreicht (19 %). Das ist deutlich weniger als der weltweite Durchschnitt (46 %). Auch hier gilt derselbe Rat: Investieren Sie am Anfang neuer Projekte oder Initiativen Zeit, damit Ihr Team das große Ganze sehen kann, zu dem sie beitragen.
21. Im Vereinigten Königreich werden 68 % der Mitarbeitenden jede Woche mit Aufgaben betraut, die nicht zum Erfolg der Organisation beitragen
Laut Asana werden 68 % der Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich jede Woche gebeten, Aufgaben zu erledigen, die nicht zum Unternehmens- oder Projektziel beitragen. Das nimmt den Teammitgliedern Zeit für vorrangige Tätigkeiten, die Ihre Ziele tatsächlich unterstützen, und die Arbeit an wenig wertvollen oder nicht relevanten Aufgaben demotiviert das Team.
Setzen Sie Prioritäten und überlegen Sie, ob Aufgaben lediglich ein „Nice-to-have“ sind — und daher weniger dringend. Es kann auch Aufgaben geben, die es überhaupt nicht wert sind, erledigt zu werden – die Eisenhower-Matrix kann hierbei helfen.
22. Mitarbeitende im Flow-Zustand sind bis zu 5-mal produktiver
Laut Forschung von McKinsey sind Mitarbeitende bis zu fünfmal produktiver, wenn sie sich im „Flow“-Zustand befinden. Der Flow ist aus dem Sport bekannt: In diesem Zustand konzentriert man sich vollkommen auf die Ausführung der Aufgabe. Man kann den Flow-Zustand jedoch nicht auf Abruf herbeiführen – er hängt davon ab, wie sehr man die Tätigkeit mag, von der eigenen Routine sowie möglichen Ablenkungen.
Sie können Ihr Team aber engagiert und motiviert halten, indem Sie Lob aussprechen, das große Ganze vermitteln und möglichst flexibel bei der Aufgabenvergabe, den Arbeitszeiten und der Teilnahme an Meetings sind (wenngleich das nicht immer möglich ist).
FAQ zum Zeitmanagement
Hier finden Sie die Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Zeitmanagement.
Was sind die größten Herausforderungen beim Zeitmanagement, mit denen Projektmanager konfrontiert werden?
Zu den größten Zeitmanagement-Herausforderungen für Projektmanager gehören Unterbrechungen durch Meetings, E-Mails und Benachrichtigungen, die die Konzentration stören; Änderungen am Umfang und wechselnde Prioritäten; sowie Missverständnisse, die zu Fehlern und Nacharbeit führen. Hilfreiche Zeitmanagement-Methoden sind Zeitblockierung, das Festlegen von Fokuszeiten und die Priorisierung mit der Eisenhower-Matrix.
Wie können Projektmanager ihrem Team helfen, Aufgaben effektiv zu priorisieren?
Projektmanager können ihrem Team beim Priorisieren der Aufgaben helfen, indem sie mit Methoden wie der Eisenhower-Matrix, MoSCoW und dem Backlog-Grooming für Klarheit sorgen.
Die Eisenhower-Matrix und die MoSCoW-Methode unterstützen die Entscheidungsfindung: Was wird zuerst erledigt, was delegiert, was terminiert und was gestrichen? Backlog-Grooming (verwendet in Scrum und agilen Methoden) bedeutet, auszuwählen, welche Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet werden. Überprüfen Sie so oft wie möglich mit den Teammitgliedern, ob sie genau wissen, was erwartet wird.
Welche Rolle spielt Projektmanagement-Software beim Zeitmanagement?
Projektmanagement-Software ist äußerst hilfreich für das Zeitmanagement. Sie enthält häufig ein Zeiterfassungstool, mit dem Sie nachvollziehen können, wie lange Aufgaben dauern und wo Teammitglieder möglicherweise zu viel (oder zu wenig) Zeit aufwenden. Projektmanagement-Tools helfen außerdem dabei, den Fortschritt bei Aufgaben nachzuverfolgen und die Verantwortlichkeit zu erhöhen, da sie Klarheit schaffen, wer woran arbeitet.
Wie wirkt sich schlechtes Zeitmanagement auf die Team-Moral und Erschöpfung aus?
Schlechtes Zeitmanagement wirkt sich negativ auf die Team-Moral aus und führt zu Erschöpfung. Wenn Teammitglieder von Meetings und Benachrichtigungen „gefangen“ sind statt von Prioritäten, fühlen sie sich gestresst und müssen gegebenenfalls Überstunden machen. Das führt zu Burnout und einem fehlenden Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben, wodurch sich Teammitglieder zurückziehen, die Moral sinkt und die Fluktuation steigt.
Welche Best Practices sollten Projektmanager anwenden, um ihrem Team richtiges Zeitmanagement vorzuleben?
Projektmanager können als Vorbild für effektives Zeitmanagement im Team auftreten – indem sie Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten reservieren, Benachrichtigungen bei Bedarf stumm schalten, Grenzen setzen und unnötige Meetings ablehnen. Auf Projektebene können Sie realistische Fristen und Schätzungen setzen, regelmäßig Prioritäten klären und Scope Creep vermeiden.
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