Wie man erfolgreiche Team-Workflows in 6 Schritten aufbaut
Alles dreht sich um Zusammenarbeit: Erfolgreiche Team-Workflows fördern die Zusammenarbeit und legen klare Prozesse für Aufgabenverantwortung, Kommunikation und Aufgabenübergaben fest, damit das Team effektiv auf Ziele hinarbeiten kann.
Software ist der Schlüssel: Workflow-Management-Software und Automatisierungstools sind der Schlüssel, um Team-Interaktionen zu vereinfachen, effizienter zu arbeiten und die Produktivität zu steigern.
Wiederholen, um zu vervollständigen: Effektive Team-Workflows sollten wiederholbar sein, sodass Teams diese immer wieder nutzen können, um ihre Arbeit erfolgreich zu organisieren und Projekte termingerecht und im geplanten Umfang zu liefern.
Mit einem Team zu arbeiten ist nicht einfach – viel Zeit und Mühe fließen in die Zusammenarbeit, das Auf-den-gleichen-Stand-Bringen aller Beteiligten und das schnelle Reagieren auf Änderungen. Die Team-Workflows, die Sie zur Steuerung der Team-Interaktion einrichten, können maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg Ihres Vorhabens entscheiden.
Dieser Prozess wird wesentlich einfacher, wenn Sie Team-Workflows mit Workflow-Management-Software oder Workflow-Automatisierungs-Software verwalten.
Was ist ein Team-Workflow?
Ein Team-Workflow ist der Prozess, den Ihr Team nutzt, um zusammenzuarbeiten und Aufgaben zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels zu erledigen. Er umfasst, wie Aufgaben definiert, ausgeführt, verwaltet und abgeschlossen werden und sollte sowohl innerhalb eines Projekts als auch projektübergreifend wiederholbar sein.
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Beispiel für einen Team-Workflow
Hier ist ein Workflow-Beispiel aus dem Marketing. Zum Team gehören ein Digital Project Manager, Marketing-Strategen, Content-Ersteller, Grafikdesigner, Entwickler und ein Community-Manager – alle zusammengeführt auf einer Marketing-Projektmanagement-Plattform.
So könnte ein Projekt-Workflow für eine Marketingkampagne aussehen, vom Konzept bis zur operativen Ausführung.
- Kampagnenplanung und -strategie: Die Marketing-Strategen und das Content-Team definieren die Kampagnenziele (z. B. mehr Produktverkäufe), identifizieren die Zielgruppe und wählen die zu nutzenden digitalen Kanäle aus. Sie erstellen eine Kampagnenstrategie, die zentrale Botschaften, Ressourcenzuteilung, Budget, strategische Ziele und Zeitpläne umfasst.
- Content-Erstellung und Design: Das Content- und Design-Team erstellt die kreativen Assets (z. B. Artikel, Videos und Social-Media-Beiträge) basierend auf den Kampagnenzielen. Der Projektmanager prüft, ob die Inhalte bereit zur Veröffentlichung sowie korrekt gebrandet und formatiert sind.
- Technische Umsetzung: Die technischen Teammitglieder richten Landingpages, steuerbare Web-Assets sowie Analyse- und Messtools ein. Sie integrieren diese gegebenenfalls auch mit dem CRM-System des Unternehmens und bereiten Workflow-Automatisierungs-Sequenzen vor.
- Kampagnendurchführung: Das Team startet die Kampagne über die digitalen Kanäle und überwacht die Einführung aufmerksam, um bei Bedarf anhand der Echtzeitdaten Anpassungen vorzunehmen.
- Monitoring und Analyse: Datenanalysten und Werbespezialisten verfolgen die Performance der Kampagne mithilfe vordefinierter Kennzahlen. Sie erheben und analysieren Daten aus verschiedenen Kanälen, erstellen Berichte zur Ergebnispräsentation und dokumentieren Verbesserungen für das nächste Mal.
- Auswertung und Iteration: Die Ergebnisse der Kampagne werden mit den Stakeholdern besprochen und es wird identifiziert, was gut lief und was in Zukunft optimiert werden kann. Außerdem werden auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse Anpassungen für folgende Kampagnen geplant.
Dieser Workflow mag auf den ersten Blick einem Projektplan auf hoher Ebene ähneln, aber der Unterschied besteht darin, dass ein Team-Workflow für den wiederholten Einsatz gedacht ist. Sobald das Team eine weitere digitale Kampagne startet, kann es diesen Workflow wiederverwenden, um alle auf Kurs zu halten.
Warum es wichtig ist, den Team-Workflow zu steuern
Hier sind einige Gründe, warum es wichtig ist, den Workflow Ihres Teams zu managen:
- Alle auf denselben Stand bringen: Die Verwaltung des Team-Workflows hilft allen Teammitgliedern, die Projektziele, Fristen und Abläufe klar zu verstehen. Vermeiden Sie Verwirrung und richten Sie die Bemühungen des Teams aus, indem Sie alle auf denselben Stand bringen und klarstellen, was zu tun ist.
- Verantwortlichkeit stärken: Jeder weiß, was von ihm erwartet wird und Sie können die Leistung leicht anhand dieser Erwartungen nachverfolgen. Dieses Maß an Klarheit fördert Verantwortungsbewusstsein und ermutigt die Menschen, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen.
- Verschwendung reduzieren: Effektives Team-Workflow-Management hilft Ihnen, Prozesse zu optimieren, überflüssige oder doppelte Aufgaben zu eliminieren und sicherzustellen, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden. Dies kann die Projektausführung beschleunigen und unnötige Arbeit sowie versunkene Kosten reduzieren.
- Anpassungsfähigkeit verbessern: Ein klar definierter und gesteuerter Workflow ist ein agiler Workflow. Er ist flexibel, sodass Teams auf Veränderungen reagieren können. Änderungen im Projektumfang (z. B. Scope Creep), Ressourcen oder externe Faktoren, die das Team aus der Bahn werfen könnten, können souverän bewältigt werden.
- Kontinuierliche Verbesserung fördern: Passen Sie den Workflow des Teams an die aktuellen Anforderungen von Team und Projekt an. So können Sie Engpässe oder Ineffizienzen beheben und Möglichkeiten zur Prozessoptimierung finden, was im Laufe der Zeit zu einer gesteigerten Leistungsfähigkeit führen kann.
Wie Sie einen Team-Workflow erstellen
Um einen Workflow zu erstellen, bestimmen Sie, was getan werden muss, wer involviert sein soll und was genau zu tun ist. Testen, optimieren und implementieren Sie ihn anschließend.
1. Ziel des Workflows bestimmen
Definieren Sie die konkreten Ziele, die mit dem Workflow erreicht werden sollen. Dies kann zum Beispiel die Erstellung eines wiederholbaren Prozesses, das Starten von Kampagnen (wie im oben genannten Beispiel), die Entwicklung von Software oder die Erschaffung neuer Produkte sein.
Klare und messbare Ziele helfen Ihnen, den Workflow auf die Bedürfnisse Ihres Teams zuzuschneiden, die Versuchung zu vermeiden, sich zu "verzetteln", und zu prüfen, ob Ihr Workflow die gewünschten Ergebnisse bringt.
2. Bestimmen Sie, welche Teammitglieder beteiligt werden müssen
Ermitteln Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Teil des Workflows, damit sowohl Sie als auch Ihr Team wissen, wer für welchen Abschnitt verantwortlich ist – denken Sie daran: Die richtige Zuweisung von Marketing-Ressourcen ist entscheidend!
Schaffen Sie Realität, indem Sie eine Dokumentation erstellen, in der alle Namen, Rollen und Fotos aufgeführt sind. Menschen möchten sich einbezogen fühlen, und diese visuelle Darstellung kann das Gemeinschaftsgefühl stärken, insbesondere beim Arbeiten auf Distanz.
3. Aufgaben und Schritte im Prozess auflisten
Bringen Sie die Beteiligten zusammen und planen Sie, wie Sie das Ziel erreichen. Teilen Sie den Workflow in detaillierte Aufgaben und Schritte auf. Jeder Schritt sollte umsetzbar sein und zum Erreichen der Workflow-Ziele beitragen.
Nutzen Sie Verben wie entwerfen, prüfen, bearbeiten, entwickeln, genehmigen, testen oder veröffentlichen/implementieren, um Aufgaben eindeutig zu kennzeichnen. Fügen Sie Details hinzu, wer welche Aufgabe oder welchen Schritt übernimmt und dokumentieren Sie dies. Für diesen Planungsschritt nutze ich gerne ein RACI-Diagramm.
4. Ein Diagramm des Workflows erstellen
Stellen Sie den Workflow visuell mithilfe von Diagrammen und Flussdiagrammen dar. Ich fertige das Workflow-Mapping gerne zuerst auf Papier an, um sicherzustellen, dass ich es so klar und verständlich wie möglich präsentieren kann.
Zum Beispiel habe ich in einer früheren Position, in der ich Kundenserviceprozesse für ein großes Softwareunternehmen entwickelt habe, visuelle Workflows erstellt, die jeden Prozess des Kundenserviceteams abbildeten. Ich habe Verben und handlungsorientierte Workflow-Schritt-Bezeichnungen mit Entscheidungspunkten, gewünschten Ergebnissen und verantwortlichen Parteien verwendet.
5. Testen & Anpassen des Workflows
Bevor Sie den Workflow vollständig implementieren, testen Sie ihn in kleinem Maßstab, um eventuelle Probleme oder Engpässe zu identifizieren. Seien Sie bereit, Anpassungen auf Basis des Feedbacks aller Beteiligten vorzunehmen!
Dies hilft, das Risiko des Prozesses zu minimieren, und stellt sicher, dass Sie Schwierigkeiten früh erkennen und beheben, bevor der Prozess zu kompliziert oder das Volumen zu groß wird und es unübersichtlich wird. So vermeiden Sie ein chaotisches Arbeitsumfeld. Führen Sie einmal pro Woche Check-ins mit dem Kernteam durch, um zu verstehen, wie es läuft, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen direkt vor.
Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, aktualisieren Sie alle Unterlagen und informieren das Team. Wenn Sie größere Änderungen vornehmen, führen Sie einen weiteren Pilotversuch oder Testlauf des Team-Workflows durch.
6. Workflow Implementieren & Kontinuierlich Weiterentwickeln
Kontinuierliches Überwachen und Anpassen hilft Ihnen sicherzustellen, dass der Workflow relevant und effizient bleibt, wenn sich Bedingungen ändern. Denken Sie daran, alle Änderungen zu dokumentieren und prüfen Sie, ob Sie diesen Workflow als Vorlage verwenden können, wenn Sie künftig einen ähnlichen erstellen müssen.
Tipps zur Verbesserung Ihrer Workflows
Hier sind einige Tipps zur Entwicklung, Pflege, Weiterentwicklung und Optimierung von Workflows für mehr Effektivität.
1. Technologie sorgfältig wählen
Ich rate davon ab, Ihre Workflows von Beginn an in einer Software zu planen und zu entwickeln, da das schnell überwältigend werden kann und die wirklich wichtigen Elemente der Workflow-Planung aus dem Blick geraten. Starten Sie lieber mit Stift und Papier.
Sobald Sie den Workflow gut genug verstehen, um Tools einzusetzen, wählen Sie diese gezielt aus. Entscheiden Sie sich für Tools, die zu den unmittelbaren Bedürfnissen des Teams passen und sich nahtlos in Ihre Workflows und andere verwendete Systeme integrieren lassen. Bewerten Sie die Funktionen jedes Tools anhand Ihrer Workflow-Anforderungen und achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit.
Es kann sein, dass Sie eine Kombination aus Projektmanagement-Tools oder Projektplanungssoftware, Tools zur Workflow-Visualisierung und Kollaborationssystemen benötigen, um Workflows und Geschäftsprozesse zu steuern.
2. Alles dokumentieren
Wenn Sie möchten, dass alle wissen, was passiert, müssen Sie dokumentieren, was passieren soll, warum es passieren soll und wer es tun soll. Umfassende Workflow-Dokumentation sorgt für Transparenz und Verantwortlichkeit und ist beim Onboarding neuer Teammitglieder oder beim Prüfen von Projektverläufen äußerst wertvoll.
Wenn Sie keine Lust auf Dokumentation haben oder sich damit nicht wohlfühlen, empfehle ich Schreib-Tools wie Grammarly oder ChatGPT. Eine clevere Möglichkeit, ChatGPT für Dokumentation zu nutzen, ist die Erstellung oder Nutzung eines speziell trainierten GPT, der versteht, was Sie erreichen möchten und in welchem Format.
3. Kundenfeedback einbeziehen
Feedback von Kunden zu Arbeitsdurchlauf, Service oder anderen Support-Elementen kann ein Hinweis auf ein Problem im Team-Workflow sein.
Schaffen Sie Möglichkeiten für Kunden, Feedback zu geben und richten Sie einen Prozess ein, um Kundenfeedback zu analysieren und zu beantworten – so dient es als Grundlage für Verbesserungen. Erfragen Sie sowohl positives als auch negatives Feedback und nutzen Sie Umfragen sowie Fokusgruppen, um gezieltes Feedback einzuholen.
4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit vorrang einräumen
Gestalten Sie Team-Workflows von vornherein so flexibel, dass sie an veränderte Anforderungen, Teamdynamiken oder äußere Rahmenbedingungen angepasst werden können. Richten Sie regelmäßige Kontrollpunkte ein, um die Anpassungsfähigkeit des Workflows zu überprüfen und passen Sie diesen bei Bedarf an.
Ich nehme in den frühen Phasen der Implementierung des Workflows oft viele Änderungen vor, und sobald er stabil ist, behalte ich ihn langfristig durch vierteljährliche oder halbjährliche Überprüfungen im Auge. Außerdem prüfe ich umgehend jedes spezifische Feedback von Kunden, Stakeholdern oder Teammitgliedern.
5. Konzentration auf Rollen, nicht nur auf Personen
Konzentrieren Sie sich auf die Rolle, die jede Person in der Organisation einnimmt, damit bei einem Weggang die Verantwortlichkeiten der Position weiterhin klar sind. Dies erleichtert es auch, ein neues Teammitglied schnell einzuarbeiten.
Hier sind einige Tipps, wie Sie sich nach einer unerwarteten Veränderung wie einer Entlassung neu gruppieren können:
- Bewerten Sie schnell die verbleibenden Personen und Rollen neu und identifizieren Sie die Lücken. Arbeiten Sie mit Führungskräften und Management zusammen, um die Arbeit unter den bestehenden Teammitgliedern neu zu verteilen.
- Steigern Sie die Häufigkeit und Klarheit der Kommunikation innerhalb des Teams und zwischen den Abteilungen, insbesondere bei funktionsübergreifenden Workflows.
- Bieten Sie zusätzliche Schulungen und Unterstützung für verbleibende Teammitglieder sowie für jene, die neue Rollen oder Aufgaben übernehmen. Dies erleichtert den Übergang und kann größere Stimmungseinbrüche abfedern.
- Überprüfen Sie weiterhin die Wirksamkeit Ihrer Prozesse und Maßnahmen, um den Fortschritt aufrechtzuerhalten. Seien Sie offen für Feedback und bereit, Ihren Workflow an die neu angepassten Fähigkeiten Ihres Teams anzupassen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie Team-Workflows haben, die Sie besonders schätzen oder die sehr gut funktionieren, möchte ich davon erfahren! Treten Sie der DPM-Community bei, um Erfolgsgeschichten und Herausforderungen zu teilen und gemeinsam zu lernen.
