Wie wird man freiberuflicher Projektmanager: Eine 6-Schritte-Anleitung

Freiberufliches Projektmanagement bedeutet, Projekte für Kunden Ihrer Wahl eigenständig zu leiten. In diesem Szenario arbeiten Sie nicht für ein etabliertes Unternehmen oder eine Agentur – Sie arbeiten für sich selbst.

Das kann bedeuten, dass Sie Teilzeit oder außerhalb der traditionellen 9-5 arbeiten. Sie managen vielleicht auch mehrere Projekte gleichzeitig für verschiedene Kunden oder kümmern sich um ausgewählte Aspekte eines Projekts, wie zum Beispiel die Projektinitialisierung oder das Erstellen von Projektplänen.

Freiberuflicher Projektmanager zu werden, bietet mehrere Vorteile.

1. Flexiblere Arbeitszeiten

Als freiberuflicher Projektmanager haben Sie die Möglichkeit, Ihren eigenen Zeitplan und Ihre Arbeitszeiten festzulegen. Als Angestellter wird erwartet, dass Sie während der Kernarbeitszeiten erreichbar sind. Als Freelancer liegt es an Ihnen, gemeinsam mit Ihren Kunden die Erwartungen festzulegen.

2. Mehr kreative Freiheit

Als Angestellter haben Sie in der Regel nicht die Möglichkeit, Projekte oder Kunden abzulehnen, die für Sie ethisch oder kreativ nicht ansprechend sind. Wenn Sie selbständig arbeiten, wählen Sie aus, mit wem Sie arbeiten möchten – der einzige kreative Rahmen ist die Zustimmung Ihres Kunden. Die Arbeit für mehrere Kunden gleichzeitig erhöht zudem die Vielfalt der Aufträge.

3. Möglichkeit, Ihre Honorare selbst festzulegen und mehr zu verdienen

Als freiberuflicher Projektmanager können Sie selbst entscheiden, wie viel Sie verdienen und sich jederzeit eine Gehaltserhöhung geben – sei es, weil Sie mehr Erfahrung sammeln oder sich Ihr Aufgabenbereich erweitert. Als Angestellter sind Sie an die Gehaltsstruktur Ihres Arbeitgebers und dessen Definitionen von Seniorität gebunden.

1. Finden Sie Ihre Nische im freiberuflichen Projektmanagement

Klare und präzise Beschreibungen sowie ein gutes Verständnis Ihres Leistungsangebots werden jede Unterhaltung mit potenziellen Kunden erleichtern.

Denken Sie über frühere Projekte nach, die Sie geleitet haben:

• Was haben Sie besonders gut gemacht?
• In welchen Bereichen hat Ihr Team unter Ihrer Führung besonders überzeugt?
• Wer waren die besten Kunden, mit denen Sie als Projektmanager gearbeitet haben? 

Überlegen Sie, was diese Projekte gemeinsam hatten.

• Gab es ähnliche Ergebnisse oder Herausforderungen (z.B. enge Zeitpläne, begrenztes Budget, viele Stakeholder)?
• Welche Arten von Projekten haben Sie betreut (z.B. Softwareentwicklung)?
• Wie steht es um Ihre Markt- oder Branchenerfahrung? 
• Mit welchen Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello, Jira) oder Projektmanagement-Methoden (z.B. agile oder Scrum) haben Sie bereits gearbeitet?
• Welche Erfahrungen im Projektmanagement bringen Sie mit?
• Besitzen Sie das Project Management Professional (PMP) Zertifikat oder eine andere Projektmanagement-Zertifizierung?

Indem Sie Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement und Ihre persönliche Projekthistorie analysieren, können Sie herausfinden, in welchen Nischen Sie als Freelancer qualifiziert sind.

2. Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung für sich selbst

Viele Menschen wissen gar nicht, wie ein erfahrener Projektmanager – geschweige denn ein freiberuflicher Projektmanager – ihrem Projekt oder Unternehmen nutzen könnte. Es ist oft schwierig, spontan auf die Frage „Was können Sie für mich tun?“ zu antworten. 

Es ist hilfreich, eine Stellenbeschreibung für sich selbst zu verfassen, in der Sie Ihr Leistungsangebot zusammenfassen. Aktualisieren und pflegen Sie diese Beschreibung regelmäßig mit einer Liste Ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen, Fallstudien und Beispielen von Situationen, die Sie gemeistert haben.

3. Sammeln Sie Referenzen und Empfehlungen

Wenn möglich, sammeln Sie Referenzen oder Empfehlungen von bisherigen Kundinnen und Kunden. Bitten Sie jeden Auftraggeber – auch bei kleinen Aufträgen – nachdem Sie Ihr erstes Freelancer-Projekt abgeschlossen haben, um ein Testimonial.

Machen Sie dies zu einem festen Bestandteil Ihres Projektabschlusses, sodass regelmäßig neue Referenzen und Zitate eingehen. Das ist auch für den nächsten Schritt – Ihr Portfolio – sehr hilfreich.

4. Erstellen Sie ein Portfolio

Erstellen Sie ein Portfolio für Projektmanager, um bisherige Projekte zu präsentieren, an denen Sie mitgewirkt haben. Mit einem Projektportfolio können Kunden Ihre Arbeit, Ihre Fachkenntnisse und Ihre Ergebnisse einsehen. Wo immer möglich, fügen Sie Referenzen ehemaliger Kunden sowie Details zum Projektumfeld, zu Ihrem Beitrag und zu bewältigten Herausforderungen hinzu.

Wenn Sie keine konkreten Projektdetails, Ergebnisse oder Daten offenlegen dürfen, verwenden Sie qualitative Angaben oder branchenweite Geschäftszahlen (wie Umsatz, Produktivitätsraten usw.), die allgemein verständlich sind.

5. Pflegen Sie Beziehungen, um Ihren potenziellen Kundenstamm zu erweitern

Netzwerken ist ein wesentliches Element für den Erfolg als freiberuflicher Projektmanager. Es ist der wichtigste Weg, um Projekte als Freelancer zu finden.

Beginnen Sie am besten bei bestehenden Kontakten: Wenden Sie sich an Freunde, ehemalige Kolleginnen und Kollegen und Ihnen bekannte Unternehmerinnen und Unternehmer. Erzählen Sie ihnen von Ihrem Weg in die Selbständigkeit und bitten Sie aktiv um Empfehlungen oder Ratschläge.

Überlegen Sie, wie Sie die potenziellen Märkte ansprechen können, die Sie im ersten Schritt identifiziert haben. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Kontakte nach einer Einführung in Unternehmen zu fragen, mit denen Sie gern arbeiten würden – aber bleiben Sie dabei stets höflich und zurückhaltend.

6. Suchen Sie nach Projekten im Bereich Freelance-Projektmanagement

Wenn alles andere nicht funktioniert, schadet klassisches Jobsuchen nicht. Durchsuchen Sie Jobbörsen wie LinkedIn nach Stellenausschreibungen, prüfen Sie Kleinanzeigen auf der Website Ihrer Industrie- und Handelskammer, suchen Sie spezialisierte Plattformen für Freelance-Jobs und werfen Sie auch einen Blick auf Craigslist.

Suchen Sie gezielt nach Positionen, auf die sich nicht viele andere freiberufliche Projektmanager bewerben – vielleicht finden Sie so Ihre nächste Chance.

Laut einer von uns im Jahr 2023 durchgeführten Umfrage liegen die Tagessätze für freiberufliche Projektmanager in den USA zwischen $51 und $2.000 pro Tag, abhängig von Fähigkeiten und Berufserfahrung. Der durchschnittliche Tagessatz beträgt $451 pro Tag.

In unserem Gehaltsleitfaden finden Sie weitere Informationen zu den Sätzen in Großbritannien und Kanada.

Freiberuflicher Projektmanager zu werden, erfordert eine Mischung aus klassischen Projektmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, das eigene Unternehmen erfolgreich zu führen. Wichtige Fähigkeiten sind:

Koordinations-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

Kunden wünschen sich einen Projektmanager, der in der Lage ist, unterschiedliche Interessengruppen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten und zur Verantwortung zu ziehen.

Budget- und Zeitmanagement

Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Kunden die gewünschten Ergebnisse termingerecht und innerhalb des Budgets erhalten.

Prozessoptimierung

Projektmanager sollten in der Lage sein, Arbeitsabläufe zu entwerfen, zu vereinfachen und gegebenenfalls zu automatisieren, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern (und auch die eigene Arbeitsweise zu optimieren!)

Es ist wichtig, Ihre Finanzen in Ordnung zu bringen und die rechtlichen Rahmenbedingungen zu verstehen, bevor Sie einen freiberuflichen Auftrag annehmen.

1. Sparen Sie: Schaffen Sie ein finanzielles Polster & einen Notgroschen

Erstellen Sie eine Excel-Tabelle und addieren Sie alle wiederkehrenden Haus-, Versorgungs- und Dienstleistungsrechnungen, Darlehenszahlungen, Lebensmittelkosten, Beiträge zur Altersvorsorge, Nebenauslagen und alle weiteren "regelmäßigen" Ausgaben. Legen Sie genug Geld beiseite, um diese Ausgaben mindestens 3-6 Monate abdecken zu können.

Fazit

Wenn Sie eine freiberufliche Karriere in Betracht ziehen, probieren Sie es erst einmal aus, bevor Sie alles aufgeben. Kündigen Sie Ihren Job nicht vorschnell.

2. Verstehen Sie die zusätzlichen Kosten der Selbstständigkeit

Denken Sie an die Kosten für Kranken- und weitere Versicherungen, recherchieren Sie Softwarekäufe und mobile Apps, die Sie benötigen, anfallende Ausgaben für Ihr Home-Office und alle weiteren wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Kosten, die im Zuge Ihrer selbstständigen Tätigkeit auf Sie zukommen.

Da Sie Ihre Arbeit organisieren müssen, sollten Sie sich günstige Projektmanagement-Software anschauen, um den Einstieg zu erleichtern.

3. Holen Sie sich Rat zur Erfassung von Ausgaben, Kosten und Einnahmen

Suchen und sprechen Sie mit einem erfahrenen Buchhalter oder Steuerberater, um das aktuellste Wissen zu erhalten, was Sie dokumentieren müssen, damit Sie als künftige:r Unternehmer:in Ihre Steuerangelegenheiten immer im Griff haben.

Profi-Tipp

Oft ist das erste Gespräch mit einem Buchhalter oder Finanzfachmann in der Regel ein kostenloses Beratungsgespräch oder ein erstes Kennenlernen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Wissen zu gewinnen, das Ihnen beim erfolgreichen Start in Ihr Business hilft.

Ein erstes Gespräch kann auch den Grundstein für eine längerfristige Zusammenarbeit mit einer Person legen, die Ihnen bei finanziellen Entscheidungen für Ihr wachsendes Freelance-Geschäft zur Seite steht.

4. Beginnen Sie mit der Vorbereitung rechtlicher Dokumente

Wenn Sie Kundenbeziehungen eingehen, müssen Sie vermutlich rechtsverbindliche Verträge und weitere Unterlagen vorbereiten. Fragen Sie zu Beginn andere Freelancer:innen oder Online-Berater:innen nach Vorlagen oder prüfen Sie kostenfreie rechtliche Dokumente im Internet sorgfältig. 

Machen Sie sich mit typischen Klauseln in Verträgen für Selbständige vertraut und lernen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Verträge anderer unterzeichnen. Klären Sie außerdem, ob Sie in Ihrem Bundesland oder Land eine Firma anmelden oder eine Lizenz beantragen müssen – planen Sie diesen Schritt sorgfältig, denn er beeinflusst, wie Sie Steuern und Finanzen handhaben.

5. Richten Sie Ihr Home-Office ein

Dieser Teil macht Spaß! Haben Sie bereits einen Platz für Ihr Home-Office gefunden? Welche Ausrüstung benötigen Sie (lassen Sie sich inspirieren mit diesen Geschenkideen für Projektmanager:innen)? Wo arbeiten Sie am produktivsten? Falls es in Ihrer Stadt Coworking Spaces gibt, können diese eine tolle Ergänzung oder Alternative zum Arbeiten von Zuhause aus sein (berücksichtigen Sie aber die zusätzlichen, regelmäßigen Kosten in Ihrer Kalkulation!)

1. Setzen Sie klare Grenzen für Ihre Arbeit und Ihre Kunden

Sie befinden sich in der einzigartigen Position, Ihre Zeit, Ihre Fähigkeiten zu schützen und all das zu begrenzen, wozu Sie sich nicht verpflichten wollen oder können. Das bedeutet, dass Sie Projekte ablehnen müssen, die Ihre Zeit und Fähigkeiten nicht angemessen beanspruchen würden.

Author's Tip

Als freiberufliche:r Digital-Projektmanager:in ist Zeit Ihr wertvollstes Gut – schützen Sie sie.

2. Klare Kommunikation über Ihre Absichten und das Setzen von Erwartungen

Kommunizieren Sie Ihre Absichten und legen Sie Erwartungen an Ihre Rolle im Projekt, die Rolle Ihres Teams, Ihre Erwartungen an das Team und an alle Kundeninteraktionen fest. Stellen Sie sicher, dass Sie ständig den Projektstatus und Auswirkungen kommunizieren.

Sie sollten Ihre Kunden auch über Ihren Zeitplan und Ihre Verfügbarkeit, die Projektrollen, Ziele und Erwartungen an Projektteammitglieder und Stakeholder informieren.

3. Planen Sie Urlaube, Lebensveränderungen und (unerwartete) Auszeiten ein

Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren. Hinterlassen Sie Ihrem Projektteam, den Stakeholdern und Ihren Kunden Kontaktdaten und einen nachvollziehbaren Arbeitsstand. Nutzen Sie das „Vom-Bus-erfasst“-Prinzip: Sollte sich Ihre Verfügbarkeit ändern, sollte klar sein, wo Sie aufgehört haben und wie jemand anderes Ihre Arbeit übernehmen kann. 

Transparenz ist entscheidend für die Wahrung Ihres Rufs. Sie werden sich bei Stress vor dem Urlaub oder bei spontaner Reise dankbar sein: Der Großteil Ihrer Vorbereitung ist dann schon erledigt und dokumentiert, was die Organisation und Kommunikation von Abwesenheiten erleichtert.

4. Wenden Sie Projektmanagement-Prinzipien auf Ihr Freiberuflerleben an

Seien Sie realistisch, was erreichbar ist – innerhalb Ihrer Rahmenbedingungen. Kalkulieren Sie den Wert Ihrer Zeit, die Kosten Ihrer Leistungen für jeden Kunden und prüfen Sie, ob diese Zahlen für Sie lukrativ sind. Wenn Sie sich mehr aufbürden als Sie bewältigen können, leidet die Qualität – und damit Ihr Ruf.

Begrenzen Sie „Scope Creep“ in Ihren eigenen Verträgen, indem Sie Grenzen für sich und Ihre Kunden setzen und wissen, wann Sie einen neuen Vertrag oder eine zusätzliche Klärung Ihrer Rolle einfordern sollten.

1. Suche nach neuen oder zusätzlichen freiberuflichen Projektmanagement-Aufträgen

Überdenke deine Stellenbeschreibung sowie deine Liste von Fähigkeiten und bisherigen Projekten.

• Kannst du etwas Neues hinzufügen?
• Möchtest du zusätzliche Projekttypen ausprobieren?
• Könntest du deinen potenziellen Markt für Kunden und Projekte erweitern?

Schau, ob du deine Marketing-Ansätze oder Schwerpunkte zur Kundengewinnung überarbeiten musst. Wenn du ein Senior Projektmanager bist, ist es vielleicht an der Zeit, unabhängige Beratungen auszuprobieren, Workshops zu leiten oder auf Konferenzen zu sprechen.

2. Erhöhe deine Stundensätze

Hand aufs Herz: Meist erhöhen wir unsere Stundensätze erst, wenn wir feststellen, dass wir uns massiv unter Wert verkauft haben. Zum Glück ist es angebracht, deinen Stundensatz jährlich oder halbjährlich um einen kleinen Prozentsatz anzuheben, solange du dein Wissen und deine Fähigkeiten erweiterst.

Gib deinen Kunden mindestens ein paar Monate vorher Bescheid, wenn sich dein Stundensatz ändert. Falls du bestehende Verträge nicht anpassen kannst, solltest du bei jedem neuen Kundenvertrag planen, etwas mehr zu verlangen als zuletzt, um Schritt für Schritt da hinzukommen, wo du sein möchtest.

3. Vermarkte dich auf neuen Wegen

Überlege, was du bisher gemacht hast, um neue Kunden zu gewinnen. Was hat funktioniert, was nicht? Vielleicht spricht ein Blog oder Podcast dein potenzielles Publikum an. Oder vielleicht wäre es nützlich, dich stärker in deiner lokalen Community zu engagieren.

Sich selbst zu vermarkten ist eine der besten Methoden, um die Nachfrage und damit auch die Preise für deine Dienstleistungen zu erhöhen.

4. Bleibe als Projektmanager in deiner beruflichen Weiterbildung

Auch wenn Freelancer keinen Zugang zu finanzieller oder schulischer Unterstützung wie Festangestellte haben, stehen dir viele Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung offen. Nutze Projektmanagement-Konferenzen und Meetups.

Auch wenn der Beruf des freiberuflichen Projektmanagers mehr Flexibilität bietet, gibt es auch einige Herausforderungen. Zu diesen Herausforderungen zählen:

1. Fehlendes stabiles Einkommen

Im Gegensatz zu einer Festanstellung mit festem Gehalt sorgen Auftragsschwankungen im Freelance-Alltag dafür, dass auch dein Einkommen schwankt. Entsprechend solltest du vorausschauend planen.

2. Potenzial für längere Arbeitszeiten

Freiberufliche Projektmanager müssen Zeit investieren, um laufende Kundenaufträge zu erledigen und parallel neue Projekte zu akquirieren. Auch wenn du deine Arbeitszeit frei gestalten kannst, ist Grenzen setzen entscheidend, um einem Burnout vorzubeugen.

3. Möglicherweise hohe Kosten der Selbstständigkeit

In den USA bieten Vertragsarbeiten oft keine Krankenversicherung oder andere Sozialleistungen. Falls du nicht über eine andere Person familienversichert bist, musst du Versicherungen separat abschließen. Das kann teuer werden – plane diese Kosten unbedingt mit ein.

Mehr Infos zu Vorteilen von Projektmanagement-Jobs findest du hier.

Freiberufliche Projektmanager können von Projektmanagement-Software profitieren, um die Verwaltung ihres Projektportfolios zu vereinfachen – vorausgesetzt, Sie wählen eine Lösung mit den passenden Funktionen. Zum Beispiel können Sie Projektmanagement-Software nutzen, um:

• Projektzeitpläne zu verwalten, einschließlich Aufgabenmanagement und -durchführung
• Stunden und Ausgaben zu erfassen
• Risiken zu überwachen und zu minimieren.

Erfahren Sie mehr über die besten Remote-Projektmanagement-Tools oder Projektmanagement-Software für Freelancer, um Ihren Bedarf zu decken.

Was denken Sie?

Schauen Sie sich unbedingt unsere Live-Mentoring-Reihe mit Patrice Embry an. Darin taucht sie tief in alle Aspekte des Freelancings ein (Sie müssen DPM-Mitglied sein, um darauf zuzugreifen und an der Diskussion im Slack teilzunehmen):

• Freelancer-Grundlagen
• Aufbau eines Freelancer-Auftrags-Pipelines
• Den eigenen Rhythmus als Freelancer bewahren