O Que É Um Recurso Na Gestão De Projetos? 7 Tipos Essenciais
O que é exatamente um recurso na gestão de projetos? Basicamente, é qualquer tipo de ativo que ajude a concluir uma tarefa.
Os recursos são importantes para os gestores de projetos — sem eles, correria o risco de não dispor de mão de obra, equipamento e materiais, dinheiro, serviços, espaço e/ou tempo suficientes para concluir o seu projeto. Isto poderia levar a derrapagens orçamentais, dependências não cumpridas ou atrasos no calendário e, potencialmente, ao fracasso do projeto.
Existem várias plataformas de software de gestão de recursos úteis disponíveis para ajudar a simplificar o processo de gestão de recursos e monitorizar a utilização dos recursos.
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O que é um recurso?
Na gestão de projetos, um recurso é definido como qualquer coisa necessária para concluir um projeto com êxito. Isto inclui matérias-primas, consumíveis operacionais, financiamento, pessoal, tecnologia e quaisquer outros itens ou serviços necessários durante a execução do projeto.
Os recursos podem ser específicos de um projeto ou ser utilizados em vários projetos. É importante avaliar com precisão os recursos necessários para o plano de planeamento do projeto e os resultados a entregar com êxito antes do início do trabalho. Desta forma, poderá elaborar um orçamento adequado e garantir que dispõe dos membros da equipa do projeto, do equipamento, etc. necessários para executar o trabalho.
Por exemplo, se estiver a planear lançar um site, terá de considerar quem irá trabalhar no projeto e com que competências, se o pessoal será interno ou constituído por prestadores de serviços, os custos de licenciamento de quaisquer ferramentas necessárias, o hardware necessário (como dispositivos de teste) e onde o trabalho será realizado, tendo em conta o orçamento disponível e os marcos do projeto.
6 tipos de recursos na gestão de projetos digitais
Os recursos do projeto podem ser materiais, financeiros ou relacionados com o pessoal. Os tipos de recursos incluem:
1. Mão de obra
A mão de obra abrange o pessoal necessário para concluir um projeto. Os tipos de pessoal podem incluir trabalhadores da empresa ou prestadores de serviços externos contratados para determinadas tarefas ou funções (consulte Serviços para obter mais informações sobre o envolvimento de entidades externas).
Os gestores de projetos devem trabalhar com as partes interessadas para determinar de quantos recursos humanos necessitam, com que percentagem de tempo e com que competências, para concluir as tarefas do projeto. Nota: nem todas as pessoas envolvidas no projeto serão necessárias para todas as tarefas.
Depois de avaliar o âmbito do projeto e o nível de esforço, o gestor de projetos começa a planear os recursos com base nos marcos do projeto e na disponibilidade de recursos. Manter o controlo dos recursos disponíveis ajuda a evitar a sobreafetação e o esgotamento.
2. Equipamento e materiais
O equipamento e os materiais abrangem uma vasta gama de consumíveis necessários para o projeto. Estes são recursos que são consumidos durante a conclusão de um projeto.
Nos projetos digitais, isto pode incluir hardware, como computadores ou servidores, ou material de escritório. Na gestão de recursos na construção, isto pode variar desde equipamento de fabrico a matérias-primas necessárias para um processo de fabrico e veículos — qualquer coisa necessária para executar o trabalho.
O mesmo equipamento pode ser utilizado em vários projetos diferentes de um portefólio; contudo, à medida que o número de projetos aumenta, também aumenta a necessidade de equipamento.
3. Dinheiro
Qualquer gestor de projetos sabe que os orçamentos dos projetos são essenciais. Isto deve-se ao facto de serem necessários recursos financeiros para adquirir outros tipos de recursos do projeto. Para regular os custos do projeto e alcançar os objetivos de rentabilidade definidos pela sua organização, gerir de acordo com o orçamento estabelecido é essencial para o sucesso do projeto — sobretudo quando tenta gerir vários projetos ao mesmo tempo.
4. Espaço
O espaço refere-se a locais físicos arrendados ou utilizados ao critério de uma equipa; isto pode incluir instalações de escritório partilhadas com um inquilino anterior ou qualquer local específico às necessidades de um determinado trabalho. As necessidades de espaço devem ser definidas ao longo das fases do projeto e, normalmente, devem ser atribuídas com bastante antecedência devido à sua relativa escassez.
5. Serviços
Os fornecedores externos são um recurso para muitos projetos. Se uma empresa não tiver já o pessoal necessário para prestar os serviços acordados como parte do âmbito do projeto, poderá ser necessário recorrer a terceiros para esse serviço.
Os fornecedores são entidades externas que fornecem bens ou serviços utilizados no projeto (saiba mais sobre a gestão de fornecedores e a gestão de subcontratados). Alguns exemplos podem incluir um profissional de TI ou um designer gráfico. Nos projetos digitais, os serviços podem também incluir custos de licenciamento de ferramentas de software, taxas de servidores ou assistência jurídica em trabalhos que envolvam uma responsabilidade significativa.
6. Tempo
A quantidade de tempo de que dispõe para concluir um projeto determinará os procedimentos operacionais que seguirá para gerir esse projeto. Compreender que o tempo pode ser limitado quando surgem problemas é essencial para ser ágil e manter o projeto dentro do prazo.
O que é a gestão de recursos?
A gestão de recursos do projeto é o processo de adquirir, utilizar e monitorizar os recursos necessários para concluir qualquer projeto, do início ao fim.
Eis um resumo do processo:
- Durante o planeamento de recursos, desenvolver um plano de gestão de recursos e cumpri-lo ajuda a preparar os gestores de recursos para o sucesso. Os gestores de projetos podem utilizar a previsão de recursos para manter os projetos atuais e futuros atualizados. Isto pode ser feito para um projeto individual ou para vários projetos ao mesmo tempo.
- Durante as fases de execução e monitorização do ciclo de vida do projeto, ferramentas como diagramas de Gantt, estruturas de decomposição do trabalho, acompanhamento de ativos e outras visualizações de dados podem mantê-lo informado sobre a disponibilidade de recursos e medir o progresso do projeto em relação aos marcos e objetivos.
- Pode também utilizar técnicas de gestão de recursos, como o nivelamento de recursos, para criar um calendário de recursos eficiente.
- Uma alocação inteligente de recursos ajuda a garantir que os requisitos do projeto sejam cumpridos dentro do prazo e do orçamento. Ao utilizar vários métodos de alocação de recursos, os gestores de projetos podem garantir que os recursos certos estão disponíveis sempre que forem necessários.
Em conjunto, estes passos constituem a base de boas práticas de gestão de recursos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Porque são importantes os recursos na gestão de projetos?
Sem recursos suficientes, pode ser difícil para um gestor de projetos cumprir os objetivos do projeto dentro do prazo previsto para o projeto. A atribuição inadequada de recursos aquando do desenvolvimento do calendário de recursos pode causar atrasos, escassez ou, pior ainda, projetos falhados.
Dependendo do tipo de projeto que está a gerir, podem ser necessários diferentes tipos de recursos. Por exemplo, alguns projetos, como os da indústria da construção, podem ter necessidades mais detalhadas de equipamento ou materiais do que outros, ou podem precisar de soluções de software de gestão de projetos de construção especializadas. Cada um dos diferentes tipos de recursos desempenha o seu respetivo papel para garantir um resultado bem-sucedido do projeto. Da mesma forma, os projetos de logística têm frequentemente requisitos complexos de manuseamento de materiais, coordenação de transportes e conformidade, o que torna a gestão de recursos especialmente crítica para evitar atrasos nas expedições ou sanções regulamentares.
Leia mais sobre a importância de uma gestão eficaz de recursos na gestão de projetos aqui.
O que se segue?
Comece a monitorizar os seus recursos utilizando software de gestão de projetos, software de planeamento de recursos ou uma ferramenta gratuita de gestão de recursos. Procura a ferramenta de gestão de recursos adequada? Consulte este guia de demonstração de software de gestão de recursos para o ajudar a tomar uma decisão informada.
