Software de Gestão de Projetos vs. Excel: Principais Diferenças
Se alguma vez teve de gerir tarefas, prazos e a coordenação da equipa utilizando apenas uma folha de cálculo do Excel, sabe como isso pode ser desafiante. Eis que surge o software de gestão de projetos. As ferramentas de gestão de projetos podem facilitar as coisas, ajudando-o a otimizar os seus fluxos de trabalho e a melhorar a colaboração. Neste artigo, colocamos o software de gestão de projetos frente a frente com o Excel numa disputa de 12 rondas, para mostrar por que razão o software especializado é a melhor opção para gerir os seus projetos de forma eficiente.
Software de gestão de projetos vs. Excel: o confronto definitivo
A dimensão do setor do software de gestão de projetos aumentou devido à crescente procura por uma gestão eficiente de projetos que vá além das simples folhas de cálculo.
Para lhe dar uma visão completa das diferenças entre um software de gestão de projetos dedicado e a sua folha de cálculo habitual do Excel, analisei-os ao longo de várias fases e ações da gestão de projetos, para determinar qual deles se destaca como o vencedor definitivo.
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Vamos partir do princípio de que o projeto que precisa de gerir é bastante complexo, para garantir que a comparação entre os dois seja justa.
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Consulte os meus critérios de avaliação de ferramentas de gestão de projetos para compreender por que razão o software é incluído na lista... ou não.
Ronda 1: Planeamento do projeto
Durante o processo de planeamento do projeto, enquanto gestor de projetos, irá adicionar tarefas, redistribuí-las e alterar constantemente a data de conclusão. Poderá também ter de consultar novamente o termo de abertura do projeto, a declaração de trabalho e outros documentos essenciais para elaborar o plano do projeto.
No Microsoft Excel, este é um processo mais manual, pelo que é mais difícil de executar. Terá de adicionar linhas e copiar e colar muitas informações à medida que gere as tarefas e os prazos. Também terá de consultar o seu e-mail ou uma pasta separada no computador para aceder aos documentos.
Por outro lado, o software de planeamento de gestão de projetos permite arrastar e largar diferentes tarefas e alterar a data com um único clique. Algumas ferramentas, como o Asana, permitem armazenar documentos essenciais (como as suas atualizações de estado no Asana) num separador de visão geral do projeto.
Este separador também pode incluir a equipa do projeto, briefings criativos, marcos importantes e outros documentos relevantes, funcionando como um ponto central para qualquer pessoa que queira compreender em que consiste o projeto e quem irá trabalhar nele.
Ronda 2: Acompanhamento do progresso
Embora seja possível acompanhar o progresso do projeto tanto no Excel como num software de gestão de projetos, existe uma enorme diferença na forma como isso é feito.
No Excel, tem algumas opções. Pode adicionar uma célula de estado para cada tarefa, indicando quais estão concluídas, em curso ou ainda não vencidas. A célula da data de conclusão informará se uma tarefa está atrasada, mas terá de verificar manualmente se uma tarefa está incompleta ou se a respetiva data de conclusão já passou. Para consultar a linha temporal do projeto, pode criar e partilhar um gráfico de Gantt para ajudar a visualizar as fases do projeto, as tarefas específicas e o calendário geral.
Há quase infinitas formas de visualizar os seus fluxos de trabalho e o progresso dos projetos. Pode utilizar uma lista, um quadro Kanban, uma linha cronológica ou até um painel para compreender o progresso geral do projeto e verificar se existem tarefas em atraso. Além disso, as vantagens das ferramentas de relatórios e da análise de dados no software de gestão de projetos incluem conhecimentos mais aprofundados sobre o desempenho dos projetos, ajudando os gestores de projetos a tomar decisões informadas e a ajustar os planos de forma proativa. Com estas capacidades, o software de gestão de projetos supera o Excel no acompanhamento e na gestão eficiente dos projetos.
Ronda 3: Planeamento do projeto
No que diz respeito ao planeamento do projeto, as capacidades do Excel são bastante limitadas. Pode utilizar a ferramenta para criar um planeamento, adicionando uma coluna para a data de início/fim ou utilizando o estado para determinar se uma tarefa está em curso, ainda não foi iniciada, está bloqueada ou está em pausa. No entanto, mantê-lo atualizado manualmente pode ser um processo moroso e trabalhoso.
A história das soluções de gestão de projetos inclui marcos como a introdução dos gráficos de Gantt, calendários detalhados e listas de verificação dinâmicas.
É aqui que o software de planeamento de projetos se destaca. Pode atualizar automaticamente o planeamento do projeto à medida que as tarefas são marcadas como concluídas, enviar alertas ou notificações sobre tarefas próximas ou atrasadas e mostrar e mapear dependências de uma forma fácil de compreender.
Ronda 4: Gestão de recursos
Embora possa tecnicamente utilizar o Excel para a gestão de recursos, este pode tornar-se rapidamente complicado se tiver uma equipa maior. Para gerir recursos no Excel, tem de criar todo o plano do projeto com uma tarefa em cada linha. De seguida, precisa de adicionar uma coluna para a data em que cada tarefa terá lugar e atribuir cada tarefa a um membro da equipa, com uma duração estimada. Pode utilizar uma fórmula para somar o tempo durante o qual cada membro da equipa está ocupado em cada dia ou semana. Terá uma noção da respetiva capacidade, o que pode ajudá-lo a perceber como cada membro da equipa ou recurso do projeto está a ser utilizado e se pode ou não assumir trabalho adicional.
Embora isto possa não parecer demasiado difícil, se trabalhar numa agência ou numa organização que executa muitos projetos em simultâneo, pode consumir imenso tempo. Terá de configurar os planos dos projetos e criar fórmulas que funcionem em vários projetos para mostrar a capacidade e fornecer os dados necessários para gerir os recursos de forma eficaz.
Assim, embora o Excel possa ajudá-lo a fazer isto, uma ferramenta de planeamento de gestão de projetos ajudá-lo-á a fazê-lo melhor e mais rapidamente. Algumas ferramentas podem até utilizar dados de projetos anteriores para ajudá-lo a prever quanto tempo as tarefas irão demorar e de que recursos irá necessitar.
Com a IA, esta capacidade melhorou ainda mais. Ferramentas como o Workamajig e o Workfront podem até ajudá-lo a fornecer informações abrangentes sobre os projetos, incluindo a faturação, em todos os seus projetos.
Assim, por uma questão de eficiência, atribuo esta ronda ao software de gestão de projetos.
Ronda 5: Facilidade de utilização
Alerta de spoiler: Vamos considerar esta ronda um empate. Por um lado, o software de gestão de projetos pode implicar uma pequena curva de aprendizagem, mas muitas ferramentas populares, como a Asana e o monday.com, foram concebidas para serem bastante intuitivas. Se tudo o que um membro da equipa de projeto precisa de fazer é uma gestão simples de tarefas para atualizar o seu progresso, pode aprender a fazê-lo em apenas alguns minutos.
Mas, quando a maioria de nós entra no mundo profissional, já tem alguma experiência prática com o Microsoft Excel ou com o seu primo distante, o Google Sheets. Assim, conseguimos perceber — com uma pequena ajuda da Internet — como tirar partido das suas funcionalidades para gerir as nossas listas de tarefas e os projetos em geral.
Ronda 6: Controlo do tempo
Pode utilizar o Excel para o controlo do tempo, mas será um processo bastante manual. Precisará de uma linha para cada funcionário ou prestador de serviços adicionar o tempo dedicado a cada tarefa e indicar em que projeto trabalhou, bem como de uma forma de somar todo o tempo trabalhado por cada pessoa em cada período.
Por isso, se pretende simplificar o controlo do tempo, a melhor opção é uma ferramenta de gestão de projetos com funcionalidades avançadas que permita aos membros da equipa controlarem o tempo iniciando um cronómetro quando começam uma tarefa específica. Isto permite que o controlo do tempo aconteça automaticamente, eliminando a necessidade de introduzir dados adicionais.
Ronda 7: Relatórios
É possível criar relatórios de estado do projeto com gráficos e diagramas elaborados no Excel? Sim. Existe uma forma mais fácil de criar relatórios de estado do projeto que possam ser atualizados com dados em tempo real e com as suas notas no final de cada semana? Sem dúvida.
O software de gestão de projetos inclui atualizações de estado e relatórios diretamente na sua experiência de utilização, pelo que qualquer pessoa pode criar e enviar uma atualização de estado sem precisar de se tornar especialista em gráficos e fórmulas do Excel.
Ronda 8: Colaboração da equipa
Esta “ronda” pode ser resumida em duas palavras — controlo de versões. Embora o Google Sheets possa fazê-lo ligeiramente melhor do que o Excel, sair de uma folha de cálculo e passar para um software de gestão de projetos adequado — ou até para um software de gestão de portefólios de projetos, se quiser ser realmente específico — aumentará a colaboração da sua equipa cem vezes (este é um dos principais benefícios do software de gestão de portefólios de projetos).
Não só poderá ter vários utilizadores a atualizar o software em simultâneo, como também conseguirá ver de que forma as linhas temporais dos projetos e dos recursos se sobrepõem, obtendo uma visualização panorâmica de todo o seu portefólio de projetos.
Ronda 9: Comunicação
Uma vez que o software de gestão de projetos se enquadra frequentemente na categoria mais abrangente de ferramentas de colaboração, não é de surpreender que possa ajudar na comunicação com a equipa e as partes interessadas.
Muitos programas de software de gestão de projetos têm funcionalidades que permitem aos utilizadores adicionar descrições de tarefas e comentários, e até tratar de aprovações diretamente no mesmo espaço onde acompanham as tarefas. Isto permite que o software de gestão de projetos se torne um ponto único onde os membros da equipa podem encontrar as informações de que precisam para realizar o seu trabalho.
Por isso, pode estar a perguntar-se se é possível comunicar através do Excel. A resposta é sim, mas certamente não será tão elegante como num software de gestão de projetos concebido para esse efeito. Para comunicar através do Excel, terá de adicionar colunas para comentários. Também pode incluir ligações para documentos, mas será muito mais difícil acompanhá-las do que os comentários e as ligações numa verdadeira ferramenta de gestão de projetos.
Ronda 10: Automatização
No que diz respeito à automatização, o Excel é limitado. De acordo com a respetiva documentação, “Para automatizar uma tarefa repetitiva, pode gravar uma macro com o Gravador de Macros do Microsoft Excel. Imagine que tem datas em formatos aleatórios e pretende aplicar um único formato a todas. Uma macro pode fazer isso por si. Pode gravar uma macro que aplique o formato pretendido e, em seguida, reproduzi-la sempre que necessário.”
Outra coisa importante a saber é que as macros só são executadas nas células dentro do intervalo, o que torna mais difícil utilizá-las para gerir vários projetos.
É aqui que o software de gestão de projetos deixa o Excel completamente derrotado. Pode automatizar fluxos de trabalho e outras tarefas de gestão de projetos que realiza repetidamente. O Asana e muitas outras ferramentas disponibilizam criadores de fluxos de trabalho para ajudar o trabalho a avançar automaticamente ao longo do processo de gestão de projetos, bem como para adicionar tarefas e subtarefas quando um marco é atingido.
Ronda 11: Integrações
Esta é outra ronda que vai para o software de gestão de projetos. Embora possa integrar o Excel com algumas outras ferramentas de software, terá muitas mais opções ao utilizar software de gestão de projetos.
Uma nota sobre este tema: muitas ferramentas de gestão de projetos integram-se com o Excel, facilitando a transição da vida baseada em folhas de cálculo. Basta preparar a sua folha de Excel e formatá-la para que possa ser carregada diretamente na sua nova ferramenta de gestão de projetos. Para o fazer, consulte a documentação do software para o qual está a fazer a transição.
Ronda 12: Personalização
Vamos considerar esta ronda um empate! Tanto o software de gestão de projetos como o Excel podem ser personalizados com base nas suas necessidades.
Pode criar campos personalizados para ajudar a analisar os seus dados nas ferramentas de gestão de projetos mais populares ou adicionar colunas no Excel que funcionem de forma semelhante.
O software de gestão de projetos ou o Excel é melhor?
A resposta curta: mesmo no caso de projetos de menor complexidade, o software de gestão de projetos é a melhor escolha. E, quando passa para projetos mais complexos, análises de dados que exigem mais tempo e técnicas de gestão de projetos avançadas, será definitivamente melhor servido por uma ferramenta de gestão de projetos.
Estas ferramentas foram concebidas para apoiar o ciclo de vida do projeto, armazenar entregáveis e documentos do projeto, apresentar o roteiro, gerir dependências entre tarefas e acompanhar a afetação de recursos.
Se se sente sobrecarregado pelo seu software de gestão de projetos, não entre em pânico. Existe uma grande variedade de formação disponível para o ajudar a ficar a par de tudo. Pode até encontrar tutoriais e vídeos curtos para a maioria das ferramentas de gestão de projetos no YouTube.
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