10 beste projectmanagementtools voor externe teams in 2026

Celoxis is een complete softwareoplossing voor projectportfoliobeheer (PPM) die zeer geschikt is voor de behoeften van teams op afstand. Het platform bevat functies voor project-, resource-, tijds-, financieel en workflowbeheer. Het kan worden gebruikt voor complexe projecten, producten en teamstructuren.

De software biedt een uitgebreide reeks tools voor projectbeheer. Met Gantt-diagrammen kunt u uw projecten op een duidelijke tijdlijn plannen, zodat alle teamleden op hoofdlijnen kunnen zien wat eraan komt. U kunt zelfs taakafhankelijkheden tussen meerdere projecten toevoegen, zodat alles verbonden en nauwkeurig blijft.

Naast projectbeheer biedt de software ook resourcebeheer. Medewerkers kunnen taken toegewezen krijgen op basis van niet alleen hun capaciteit, maar ook hun locatie en planning. Dit is handig voor teams op afstand die in verschillende gebieden werken met verschillende feestdagen, verlof beheren en rekening houden met uiteenlopende planningen en tijdzones.

De software kan worden geïntegreerd met andere tools, waaronder Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Slack, Salesforce, Google Agenda, Outlook, Evernote en QuickBooks Online. Met een betaald Zapier-account hebt u ook toegang tot aanvullende integraties.

Betaalde abonnementen voor Celoxis beginnen bij $25 per gebruiker per maand. Er is ook een gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar.

monday AI Workspace wordt gebruikt door meer dan 100.000 teams en biedt een groot aantal tools voor het plannen, volgen en uitvoeren van werk op afstand voor verschillende projecten. Teams die niet op kantoor werken, hebben waarschijnlijk een verzameling apps nodig die ze dagelijks gebruiken, en monday AI Workspace voorziet daarin met honderden integraties van derden om uit te kiezen. De dienst maakt verbinding met de apps die je zou verwachten, zoals Slack en Microsoft, maar ook met meer nichegerichte software zoals Eventbrite.

monday AI Workspace kost vanaf $9/gebruiker/maand en wordt geleverd met een gratis proefperiode van 14 dagen. Er is een gratis abonnement voor maximaal 2 gebruikers.

Wrike is een hulpmiddel voor projectbeheer dat het meest geschikt is voor teams van vijf tot een onbeperkt aantal gebruikers op verschillende locaties. De projectbeheertools van Wrike bieden teams in verschillende tijdzones een digitaal informatiecentrum met realtime samenwerking en communicatie op afstand.

De projectbeheertools van Wrike zijn eenvoudig te leren en omvatten takenlijsten, subtaken, planningen en gedeelde werkstromen die helpen bij de dagelijkse werklast. Wrike biedt eenvoudige navigatie met afzonderlijke ruimtes, mappen en taken, evenals tussen dashboards, agenda's, rapporten en het overzicht van meldingen en berichten.

Wrike heeft een speciaal helpcentrum met interactieve trainingen, video's, een ‘Aan de slag’-gids en een levendige community. De tool biedt ook sjablonen ter ondersteuning van standaardorganisatieprocessen.

Wrike biedt meer dan 400 vooraf gebouwde integraties die projectbeheer op afstand mogelijk maken. De integraties van Wrike omvatten de populairste software voor bestandsbeheer van Microsoft, Google en Dropbox, evenals verkoop- en marketingsoftware van Salesforce en Marketo.

Workzone is projectmanagementsoftware die is ontworpen om teams op afstand te helpen effectief samen te werken en taken te beheren. Het is ontwikkeld voor sectoren zoals marketing, operations en IT en biedt realtime inzicht in de projectstatus en ondersteunt communicatie tussen verspreid werkende teams. Door taken en projectupdates te centraliseren, helpt Workzone teams op één lijn te blijven en werk effectief te beheren vanuit verschillende locaties en tijdzones.

Waarom ik voor Workzone koos

Ik koos voor Workzone vanwege de nadruk op samenwerking en taakbeheer. Met de functie voor projectaanvraagbeheer van het platform kun je aanvragen stroomlijnen met vooraf gemaakte formulieren, zodat je team vanaf het begin alle benodigde details vastlegt. Daarnaast ondersteunen de geavanceerde controlefuncties van Workzone beoordelingen van documenten en media, waardoor feedbackrondes soepel verlopen. Deze functies, in combinatie met aanpasbare sjablonen, helpen je team consistent en duidelijk te werken en verminderen de wrijving die vaak ontstaat bij werken op afstand.

Belangrijkste functies van Workzone

Naast de sterke punten op het gebied van samenwerking en taakbeheer biedt Workzone veel andere functies die de bruikbaarheid voor teams op afstand vergroten:

• Aanpasbare sjablonen: Je hebt toegang tot meer dan 1.000 sjablonen waarmee je projecten consistent kunt starten, afgestemd op de specifieke behoeften van jouw sector.
• Veilig bestanden delen: Deze functie zorgt ervoor dat al je documenten en bestanden veilig worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn voor je teamleden.
• Vooraf gemaakte rapporten: Deze rapporten bieden inzicht in capaciteitsplanning en werkbelasting, zodat je middelen effectief kunt toewijzen en projecten op schema kunt houden.
• Flexibele machtigingen: Je kunt toegangsniveaus per gebruiker instellen, zodat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor bevoegde teamleden.

Integraties van Workzone

Integraties omvatten Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Box, Dropbox, Everhour, Freshbooks, GitHub en Jira, en meer.

Screendragon is een workflow- en projectmanagementplatform zonder code, gebouwd voor marketing- en bureauteams binnen ondernemingen. Het combineert dynamische formulieren, geautomatiseerde goedkeuringen, resourcebeheer en realtime rapportages in één cloudgebaseerde werkomgeving.

Voor wie is Screendragon het meest geschikt?

Screendragon is zeer geschikt voor marketingteams binnen ondernemingen en grote creatieve bureaus die grote aantallen projecten beheren binnen verspreid werkende, wereldwijde teams.

Waarom ik voor Screendragon heb gekozen

Screendragon staat op mijn shortlist omdat ik het geweldig vind hoe het omgaat met de goedkeuringschaos waarmee bureauteams binnen ondernemingen in verschillende tijdzones te maken hebben. Mijn team kan documenten, afbeeldingen en videobestanden rechtstreeks in het platform annoteren, versies naast elkaar vergelijken en elke wijziging volgen via een geautomatiseerd audittraject. Met de workflowbouwer zonder code kan ik bovendien regiospecifieke routering ontwerpen, zodat campagnemateriaal dat juridische controle, merkbeoordeling en klantgoedkeuring doorloopt nooit verloren gaat in een e-mailreeks.

Belangrijkste functies van Screendragon

• Workflow-editor zonder code: Maak en pas complexe bureauworkflows aan zonder ontwikkelaars in te schakelen, met behulp van een visuele bouwer.
• Dynamische formulieren: Verzamel en routeer projectinformatie via aanpasbare formulieren die geautomatiseerde workflows activeren.
• Op rollen gebaseerde machtigingen: Wijs teamleden, klanten of externe partners gedetailleerde toegangsniveaus en goedkeuringsrechten toe.
• Realtime projectdashboards: Breng de projectstatus en mijlpalen binnen wereldwijde teams visueel in kaart met aanpasbare, actuele dashboards.

Integraties van Screendragon

Screendragon biedt native integraties met Google Drive, Box, OneDrive, Adobe Creative Cloud, Jira, Trello, Salesforce, HubSpot, Microsoft 365 en Smartsheet. Het maakt ook verbinding met Zapier en beschikt over een API voor aangepaste integraties.

Voor teams op afstand die op zoek zijn naar een projectmanagementtool die de productiviteit verhoogt en samenwerking bevordert, biedt Zoho Projects een overtuigende oplossing. Het is afgestemd op sectoren zoals de bouw, softwareontwikkeling en marketing en speelt in op de unieke uitdagingen van verspreid werkende teams door hulpmiddelen te bieden die taakbeheer stroomlijnen en de communicatie verbeteren. Met functies die zijn ontworpen om de complexiteit van werken op afstand aan te pakken, helpt Zoho Projects je team georganiseerd en gefocust te blijven, zodat projecten op tijd en binnen de reikwijdte worden afgerond.

Waarom ik voor Zoho Projects heb gekozen

Ik heb voor Zoho Projects gekozen vanwege de naadloze integratie van taakbeheer en teamsamenwerking, wat cruciaal is voor teams op afstand. Met de functie voor taakautomatisering kun je repetitieve taken automatiseren, waardoor tijd vrijkomt voor strategischer werk. Daarnaast kun je met de aanpassingsmogelijkheden voor projecten werkstromen en velden afstemmen op de specifieke behoeften van je team, zodat je processen perfect aansluiten bij je projectdoelen. Deze functies, gecombineerd met de nadruk op privacy en beveiliging, maken Zoho Projects een ideale keuze voor teams op afstand die hun mogelijkheden voor projectbeheer willen verbeteren.

Belangrijkste functies van Zoho Projects

Naast taakautomatisering en aanpassing biedt Zoho Projects:

• Gantt-diagrammen: Visualiseer projecttijdlijnen en afhankelijkheden om de werklast van je team beter te plannen en te beheren.
• Tijdregistratie: Houd factureerbare uren bij en beheer werklasten eenvoudig, zodat er binnen je team op afstand verantwoording kan worden afgelegd.
• Probleemtracking: Identificeer en los projectproblemen snel op om het tempo en de kwaliteit van het project te behouden.
• Mobiele toegang: Blijf verbonden met je team en beheer projecten onderweg met mobiele apps voor iOS en Android.

Integraties van Zoho Projects

Integraties omvatten Zoho CRM, Slack, GitHub, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box, Zapier en Trello. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Miro is een uitgebreid online samenwerkingsbord dat is ontworpen voor teams op afstand en biedt een uitgebreide reeks van meer dan 1.000 sjablonen voor verschillende projectmanagementtaken. Het oneindige canvas biedt teams onbeperkte ruimte voor brainstormsessies en het in kaart brengen van projecten, en ondersteunt een breed scala aan manieren om ideeën uit te drukken, waaronder numerieke gegevens, afbeeldingen, video's en merkelementen.

Met de functie Miro Assist kan het platform ideeën en trajecten genereren op basis van eerste invoeropdrachten, wat gezamenlijke brainstormsessies ondersteunt. Daarnaast maakt Miro asynchrone samenwerking mogelijk, waarbij rekening wordt gehouden met uiteenlopende planningen en werkgewoonten, via functies zoals opmerkingen en reacties. Het platform integreert ook goed in hybride werkomgevingen dankzij interactieve schermen en mobiele toegang, waardoor het een geschikte keuze is voor teams die op afstand willen samenwerken.

Miro heeft integraties met een volledige reeks tools, waaronder Zoom, Figma, Asana, Microsoft Teams, Jira, Slack, Monday.com, Confluence, Google Drive, Box, Airtable, Notion, Azure en Webex. Sommige integraties zijn alleen beschikbaar in betaalde abonnementen.

Miro is gratis te gebruiken voor een onbeperkt aantal leden met maximaal 3 bewerkbare borden. Betaalde abonnementen beginnen bij $8/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd).

MeisterTask pakt alles aan, van individueel taakbeheer tot holistische projectplanning, met een eenvoudig te gebruiken interface. Externe teams kunnen verspreid zijn over verschillende apparaattypen, maar dat is geen probleem voor MeisterTask, dat werkt met iOS, Android, Mac en Windows. Hun apps voor slimme apparaten zijn ook zeker niet voor de show, met een beoordeling van 4,7 sterren in de Google Play Store op het moment van schrijven. Ze werden ook uitgeroepen tot keuze van de redactie in de iOS App Store.

MeisterTask kost vanaf $8.25/gebruiker/maand en biedt een gratis versie voor maximaal 3 projecten.

Plaky is projectmanagementsoftware die uitblinkt in visueel taakbeheer. Als cloudgebaseerd platform is het ideaal voor teams op afstand die met een breed scala aan apparaten werken, waaronder Apple-apparaten, Android-apparaten en pc's. Over het algemeen helpt het teams om op één lijn te blijven dankzij volledige zichtbaarheid van projectworkflows, taaktoewijzingen en deadlines.

Een opvallende functie is de mogelijkheid om projectborden aan te passen met kant-en-klare sjablonen of vanaf nul. Hierdoor kunnen gebruikers aangepaste velden, subtaken en andere belangrijke notities maken, zodat alle teamleden op de hoogte blijven van een specifieke taak of een specifiek projectproces. Je hebt toegang tot verschillende projectweergaven, zoals een eenvoudige lijst, een Kanbanbord of een Gantt-diagram, om op de hoogte te blijven van de status van een taak en de algehele voortgang van het project. Plaky bevordert ook de communicatie tussen teamleden op afstand, doordat zij rechtstreeks op een taak opmerkingen kunnen plaatsen en vermeldingen kunnen achterlaten.

Plaky kan worden geïntegreerd met Clockify om de aan taken bestede tijd bij te houden en met Pumble om realtimecommunicatie tussen teams te faciliteren.

De software is gratis voor een onbeperkt aantal gebruikers en projecten. Betaalde abonnementen met geavanceerdere functies beginnen bij $3.99/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd).

Kintone is een aanpasbaar platform voor projectplanning dat wordt gebruikt door teams bij Volvo Trucks North America, Japan Airlines, Shiseido en meer dan 23.000 organisaties wereldwijd. Dankzij hun unieke aanpak van project- en taakbeheer kun je een grote verscheidenheid aan aanpasbare “applicaties” bouwen, vanaf nul, met behulp van sjablonen of vanuit je bestaande spreadsheets, voor gegevensbeheer, bedrijfsprocessen en werkstromen. Kintone-applicaties kunnen worden aangepast voor projectbeheer, verkoop-CRM, klantdatabases, onkostendeclaraties, gedeelde takenlijsten, apparatuurbeheer, productfeedback en nog veel meer.

Applicaties kunnen vanaf nul worden gebouwd, met behulp van sjablonen of vanuit bestaande spreadsheets voor gegevensbeheer, bedrijfsprocessen en werkstroomdoeleinden. Kintone-applicaties kunnen worden aangepast voor projectbeheer, verkoop-CRM, klantdatabases, onkostendeclaraties, gedeelde takenlijsten, apparatuurbeheer, productfeedback en nog veel meer.

Met Kintone kun je wendbare projectbeheerapplicaties bouwen door elementen die je op de pagina wilt zien te slepen en neer te zetten: velden voor uitgebreide tekst, datumvelden, vervolgkeuzemenu’s, nummervelden met ingebouwde berekeningen, ruimtes voor bijlagen, menu’s voor gebruikers- of groepsselectie, gerelateerde gegevens uit andere applicaties, tabellen en meer. Je oplossing voor wendbaar projectbeheer kan eruitzien en werken zoals jij dat wilt.

Wat Kintone bijzonder geschikt maakt voor wendbaar projectbeheer, is dat het projectmanagers in staat stelt alle aspecten van hun project te volgen, van afzonderlijke taken en projectgegevens tot werkstromen en communicatie — en hun bevindingen vervolgens te gebruiken om hun processen gaandeweg snel te verbeteren. Omdat de eindgebruikers ook de ontwerpers van de applicatie zijn, zijn terugkoppellussen direct, continu en bruikbaar.

Met zowel gratis plug-ins van het Kintone-team als integraties met andere tools, zoals Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp en nog veel meer, kun je de mogelijkheden van Kintone uitbreiden via een betaald abonnement op Zapier of via API-integraties.

Kintone kost $24/gebruiker/maand, met een minimum van 5 gebruikers. Ze bieden een gratis proefperiode van 30 dagen (geen creditcard vereist) en kortingen voor non-profitorganisaties en onderwijsprofessionals. Het team van Kintone biedt ook een gratis aangepaste applicatie aan als onderdeel van het proefproces.