Resourceplanning: belang & hoe u het effectief doet

Het helpt vraag en capaciteit in verschillende projecten in balans te houden, zodat je strakke deadlines kunt aanhouden en de verwachtingen van stakeholders kunt managen.

Het planningsproces voor resourcebeheer omvat het identificeren, toewijzen en beheren van de resources die nodig zijn om een specifieke reeks taken uit te voeren of een bepaald doel te bereiken; doorgaans met behulp van software voor resourcebeheer.

Het is een proactieve activiteit waarbij wordt gekeken naar wat er voor het project gepland staat en ervoor wordt gezorgd dat alle soorten resources, waaronder mensen, materialen, hulpmiddelen en financiën, beschikbaar zijn wanneer het project ze nodig heeft. Zelfs IT-diensten vereisen resourceplanning.

Als projectmanager ben je een van de verschillende rollen die verantwoordelijk zijn voor resourcebeheer en resourceplanning. Dit komt doordat je goed bekend bent met de projectvereisten en het projectplan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hoe werkt resourceplanning?

Resourceplanning is bedoeld om ervoor te zorgen dat elk project heeft wat nodig is om succesvol te zijn, en om toekomstige problemen te voorspellen en te beperken. Resourceplanning vormt ook de basis voor het ontwikkelen van strategieën voor het beheren van meerdere projecten, waarmee conflicten worden voorkomen en tijdige oplevering wordt gegarandeerd.

Dit gebeurt door het gebruik en de beschikbaarheid van resources voortdurend en in realtime te inventariseren, zodat je niet te maken krijgt met knelpunten in projecten of onderbenutte resources. Voor cloudinfrastructuur biedt software voor cloudresourcebeheer inzicht in alle cloudresources.

Hier zijn enkele centrale punten waarmee je rekening moet houden tijdens het resourceplanningsproces:

• Resources: Een lijst van de beschikbare resources voor een project vormt de basis voor je plan. De beschikbaarheid van resources visualiseren helpt aanzienlijk, omdat de lijst doorgaans op portfolioniveau of bedrijfsniveau wordt samengesteld en resources vaak tussen projecten worden gedeeld.
• Kosten: Je houdt doorgaans zowel de directe kosten van resources voor het bedrijf bij als het factureringstarief dat de kosten voor de klant vertegenwoordigt. Leg voor menselijke resources het uurtarief vast, zodat dit kan worden vermenigvuldigd op basis van de bestede tijd.
• Beschikbaarheid: Als je vertragingen en resourceconflicten wilt voorkomen, moet je inzicht hebben in de beschikbaarheid van elke resource. Houd bij fysieke resources rekening met beperkingen zoals de levertijd voor bestellingen.
• Verantwoordelijkheden: Nadat je de benodigde resources hebt geïdentificeerd, wijs je verantwoordelijkheden toe, zodat teamleden begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
• Afhankelijkheden: Dit is de relatie tussen resources. Er zullen momenten zijn waarop bepaalde resources niet beschikbaar zijn of niet functioneren totdat specifieke projecttaken zijn voltooid. Het is belangrijk om voor deze situaties te plannen, omdat afhankelijkheden gemakkelijk complete projecten kunnen laten ontsporen.

Resourceplanning uitvoeren: 6 fasen

Het resourceplanningsproces bestaat uit 6 fasen:

1. Inventariseren van je aanstaande projecten: Je kunt ervoor kiezen om simpelweg de tool voor portfoliomanagement van projecten van je organisatie te bekijken of samen te werken met andere projectmanagers om te achterhalen wat er op de planning staat. Bepaal of je slechts één project moet plannen of meerdere projecten die tegelijkertijd plaatsvinden.
2. De benodigde resources voor elk project identificeren en voorspellen: Bepaal aan de hand van historische projectgegevens welke soorten en hoeveelheden resources voor elk project nodig zijn.
3. De beschikbaarheid van die resources bepalen: Controleer de interne en externe beschikbaarheid van resources om te zien of capaciteiten en tijdlijnen goed op elkaar aansluiten.
4. Bepalen waar elke resource het best kan worden ingezet: Wijs resources toe aan de specifieke taken en projecten waarvoor ze het meest geschikt zijn, op basis van vaardigheden, ervaring, projectvereisten en de levenscyclus van het project. Maak een back-upplan; het is onverstandig om je volledige projecttijdlijn op één aanpak te baseren voor het geval (of beter gezegd: wanneer) er iets verandert.
5. Je resources voor elk project toewijzen: Maak voor elk project een plan waarin de methoden voor resourcemanagement die je wilt gebruiken, het gebruik van elke resource en noodplannen worden beschreven. Raadpleeg documentatie met geleerde lessen, zoals eerdere projectschema’s, risicoregisters, budgetten en/of retrospectieven, om financiële resources, tijd en personele resources op de juiste manier toe te wijzen en mogelijke valkuilen te vermijden.
6. Je projecten volgen: Implementeer geschikte tools voor projectmanagement, inclusief tijdlijnen en resourcegebruik, en pas je plan indien nodig aan om veranderingen en uitdagingen op te vangen. Waarschijnlijk zul je resources voortdurend moeten verschuiven naarmate het project vordert.

Er zijn tal van sjablonen voor resourceplanning die je kunt gebruiken om dit proces te versnellen en tijd en moeite te besparen.

Houd de theorie van beperkingen in gedachten

De theorie van beperkingen is een managementmethodologie die projectmanagers helpt potentiële knelpunten in hun werkprocessen te identificeren. Als deze knelpunten niet worden geïdentificeerd en weggenomen, kunnen externe factoren grote schade toebrengen aan het vermogen van je team om volgens de projectplanning te leveren.

 

De methodologie van de theorie van beperkingen omvat vijf stappen:

1. Onderzoek elk proces in je resourceplan voor het project. Wat is de beperkende factor die de voortgang vertraagt of ontspoort?
2. Bekijk het gebruik van projectresources om te bepalen welke resources je kunt inzetten om de beperking aan te pakken.
3. Zorg ervoor dat alle activiteiten in het proces de beperking ondersteunen.
4. Als de resourcebeperking niet kan worden weggenomen, overweeg dan andere acties die kunnen helpen de beperking te verminderen (bijvoorbeeld door extra resources te investeren).
5. Pak nieuwe beperkingen aan en doorloop de cyclus opnieuw.

 

Het is ook belangrijk om na te gaan of andere teams een rol spelen in je project. Heeft je team opleveringen van externe teams nodig om succesvol te zijn? Ook deze beperkingen kunnen invloed hebben op je project.

Belang van resourceplanning

Wanneer organisaties tijd investeren in vooruit plannen, voorkomen ze onderweg mislukkingen. Resourceplanning (met een vleugje actief resourcebeheer) is een van de belangrijkste aspecten van projectmanagement die kunnen helpen het succes van een project te waarborgen.

Geloof je me niet?

Volgens de Pulse of the Profession-enquête van het Project Management Institute was 23 procent van de ondervraagde organisaties van mening dat onvoldoende resourceprognoses een van de belangrijkste oorzaken van het mislukken van een project waren.

Daarom is het belangrijk om het belang van prognoses in projectmanagement te erkennen.

Prognoses en resourceplanning zijn essentieel… het geeft me een betere indicatie of we meer budget nodig hebben of een functie moeten schrappen.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Ryan Gilbreath

Digital Project Manager bij MobeluxOpens new window

Hier zijn enkele redenen die illustreren waarom resourceplanning en resourceprognoses noodzakelijke onderdelen van projectmanagement zijn:

• Zichtbaarheid van resources en tijdlijnen: Resourceplanning kan de zichtbaarheid van projecten vergroten, omdat het je kan helpen duidelijk te zien hoe de logistiek van het ene project aansluit op die van andere projecten binnen het bedrijf. Dit kan problemen zoals conflicterende deadlines of miscommunicatie voorkomen. Een Gantt-diagram toont bijvoorbeeld de algehele projectplanning en alle stappen die daaraan bijdragen, waardoor gebieden kunnen worden geïdentificeerd waar teams mogelijk te zwaar worden belast.
• Toewijzing van resources: Je kunt resourceplanningstools gebruiken om de juiste medewerker voor een bepaald project te identificeren. Door tijd te nemen om de personeelsbezetting strategisch te plannen, zorg je ervoor dat je de juiste resources inzet en de gespecialiseerde vaardigheden van teamleden ontwikkelt.
• Verantwoording voor tijd: Je kunt software voor projecttracking gebruiken om bij te houden hoeveel tijd medewerkers aan een project besteden in vergelijking met de oorspronkelijke verwachtingen. Deze verantwoording helpt productiviteitsproblemen vroegtijdig te identificeren en conflicten bij de resourceplanning te voorkomen die kunnen ontstaan als een project vertraging oploopt.
• Prognoses van toekomstige resources: Je kunt op basis van gegevens uit lopende projecten voorspellen welke resources je in de toekomst nodig hebt. Het is belangrijk om de resourcebehoefte te berekenen en capaciteitsplanning uit te voeren om ervoor te zorgen dat je geen vertraging oploopt door resourcegebrek. (Ontdek hier wat het verschil is tussen capaciteitsplanning en resourceplanning.)
• Analyse van budgetten: Bedrijven kunnen resourceplanning gebruiken om een gedetailleerde analyse van het projectbudget uit te voeren. Bedrijfseigenaren kunnen de kosten van elk onderdeel van een toekomstig project bepalen om ervoor te zorgen dat de prijsstelling passend is en winstgevendheid oplevert.
• Flexibiliteit: Met resourceplanning kun je een plan B (of plan C) opstellen voor het geval een of meer van je resources niet beschikbaar zijn of er een verandering in capaciteit optreedt (bijvoorbeeld wanneer een teamlid de afdeling of het bedrijf verlaat).

Wat je moet vermijden bij resourceplanning

Resourcebeheer is een belangrijk onderdeel van projectmanagement, maar het navigeren door deze workflow brengt ook uitdagingen met zich mee. Houd rekening met de volgende risicofactoren, zodat je veelvoorkomende fouten kunt vermijden:

• Je behoeften niet begrijpen: Een middelenplan is niet effectief als het niet al je verwachte behoeften en elke beschikbare resource nauwkeurig weergeeft. Houd rekening met alles wat je weet, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.
• Niet opvolgen van resultaten: Vergelijk je prognoses met de resultaten. Kwamen de geschatte resourcekosten overeen met de werkelijke kosten? Heeft een project meer uren gekost dan verwacht? Analyseer deze resultaten om verbeterpunten te identificeren en in de toekomst betere projectplannen te maken.
• Teams niet aan afspraken houden: Houd het team aan hun deadlines (zonder onrealistisch te zijn). Stel verwachtingen vast en volg gemiste afspraken op om je team te helpen op schema te blijven.
• Geen rekening houden met personeelsbehoeften: Plan ruim van tevoren voor personeelsbehoeften. Als de bezetting te krap is, kan het moreel van medewerkers daaronder lijden. Als de bezetting te ruim is, betaal je voor onnodige resources. Door je toekomstige behoeften te voorspellen, heb je tijd om nieuwe medewerkers op te leiden en rekening te houden met personeelsverloop.
• Scope-uitbreiding niet beperken: Stel samen met het team en de klant duidelijke verwachtingen vast over wat wel en niet bij een project inbegrepen is. Software voor klantresourcebeheer kan hierbij helpen door inzicht te bieden in beschikbare resources en projectscopes. Overweeg daarnaast om buffertijd en extra resources in te plannen voor onverwachte wijzigingen, zodat de planning op schema blijft.

Door regelmatig aan je vaardigheden op het gebied van resourcebeheer te werken, kun je deze uitdagingen voorzien voordat ze zich voordoen.

Aanbevolen tools voor resourceplanning

Software voor resourcebeheer of tools voor resourceplanning maken resourceplanning eenvoudig.

Deze tools helpen bij het beheren en opslaan van informatie zoals de planningen, capaciteit, ideale benuttingspercentages en vaardigheden van teamleden, zodat je over alle relevante informatie beschikt om een nauwkeurig resourceplan op te stellen. Je vindt hier ook specifieke software voor capaciteitsplanning.

Hier is onze lijst met de beste softwaretools voor resourcebeheer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
2. 2. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
3. 3. Retain — Het beste voor complexe organisaties met meerdere afdelingen
4. 4. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
5. 5. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Runn — Het beste voor realtime capaciteitsplanning van teams
8. 8. Teamhood — Het meest geschikt voor capaciteitsplanning tegen lage kosten per gebruiker
9. 9. monday AI Workspace — Ideaal voor eenvoudige planning van de werkbelasting
10. 10. Microsoft Project — Beste voor Microsoft-gebruikers

Als je een voordelige optie nodig hebt om aan de slag te gaan, bekijk dan onze lijst met gratis software voor resourcebeheer of deze lijst met open-sourcesoftware voor resourcebeheer.

Hoe nu verder?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om resources en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.