Automatisering av arbeidsflyt: prosess, eksempler og verktøy
Økt effektivitet: Automatisering av arbeidsflyt reduserer tiden som brukes på repetitive oppgaver betydelig, slik at du kan fokusere på mer strategisk arbeid.
Reduserte feil: Automatisering av arbeidsflyter forbedrer nøyaktigheten og kvaliteten ved å minimere risikoen for menneskelige feil i rutineprosesser.
Tilpasningsmuligheter: Du kan tilpasse automatiseringen av arbeidsflyten til prosjektets spesifikke behov, slik at den kan brukes i ulike bransjer og til forskjellige oppgaver.
Fordeler på tvers av avdelinger: Automatisering av arbeidsflyt kan brukes på tvers av ulike avdelinger, fra IT til HR, og forbedre drift og samarbeid.
Valg av verktøy: Det er avgjørende å velge de riktige automatiseringsverktøyene, med alternativer som spenner fra enkle apper for oppgaveautomatisering til omfattende programvare for styring av forretningsprosesser.
Kort sagt: verktøy for arbeidsflytautomatisering gjør det enklere å administrere prosjekter. I stedet for å bruke unødvendig mye tid og energi på repetitive oppgaver og forretningsprosesser kan du opprette arbeidsflyter som fjerner rutinearbeidet fra arbeidsdagen, uten å hoppe over et eneste trinn.
Se for deg for eksempel at du samarbeider med en leverandør om å utarbeide kreativt innhold. I et markedsføringsteam med høyt tempo og høy ytelse kan det være krevende å holde oversikt over kreative forespørsler, gå gjennom innkommende innhold og godkjenne utkast for publisering. I stedet for å lete gjennom direktemeldingene dine for å huske hva i all verden du ba om i utgangspunktet, kan du sette opp en engangsarbeidsflyt som er tilpasset prosessen din, og som veileder deg trinn for trinn gjennom det som kreves for å lykkes.
I denne artikkelen ser vi på hvordan du kan automatisere arbeidsflytene dine, hvordan automatisering kan hjelpe deg med å administrere prosjekter, og eksempler på programvare for arbeidsflytautomatisering som kan hjelpe deg i gang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er arbeidsflytautomatisering?
Arbeidsflytautomatisering innebærer: 1) å identifisere hvilke deler av en prosess som kan kjøres uten menneskelig inngripen, og 2) å bruke programvare for arbeidsflytautomatisering til å sette opp og gjennomføre disse automatiseringene. Vanlige funksjoner i programvare for arbeidsflytautomatisering omfatter oppgaveplanlegging, håndtering av e-post og dokumenter samt integrasjon med andre forretningsapplikasjoner.
Du kan bruke arbeidsflytautomatisering til oppgaver som spenner fra dataregistrering og dokumenthåndtering til oppgavetildeling og e-postkommunikasjon. Arbeidsflytautomatisering inngår også ofte i det bredere prosjektstyringsområdet. Se forskjellene mellom arbeidsflytautomatisering og prosjektstyring.
Hvorfor bruke arbeidsflytautomatisering?
Både små og store virksomheter kan høste fordelene ved arbeidsflytautomatisering. Når den er riktig konfigurert, vil arbeidsflytautomatisering:
- Forbedre arbeidsflyteffektiviteten. Repetitive manuelle oppgaver er nødvendige for å holde ting i gang på en smidig måte, men kan være tidkrevende og kostbare når de utføres manuelt.
- Forbedre nøyaktigheten og kvaliteten ved å redusere risikoen for menneskelige feil. Du kan også automatisere og digitalisere arbeidsflytoppgaver for å fremme etterlevelse av virksomhetens retningslinjer og prosedyrer.
- Frigjøre tid for de ansatte, slik at de kan fokusere på mer strategiske oppgaver. Tid er en knapp og ikke-fornybar ressurs. Arbeidsflytautomatisering sørger for at du bruker mindre tid på manuelle prosesser og mer tid på det som virkelig betyr noe.
Hvis du nettopp har begynt, bør du vurdere å melde deg på kurs i automatisering av forretningsprosesser for å få en bedre forståelse av hvordan automatisering kan effektivisere driften, redusere feil og spare tid på tvers av avdelinger.
Slik utnytter ulike avdelinger i virksomheten arbeidsflytautomatisering
Arbeidsflytautomatisering kan bety alt fra automatisering av e-postsvar til oppsett av avtaleremindere. I noen tilfeller kan det til og med brukes til å automatisere hele avdelinger eller forretningsfunksjoner, og det finnes spesialiserte verktøy for KI-basert arbeidsflytautomatisering som lar deg ta i bruk KI i arbeidsflytautomatisering.
Her er noen eksempler på hvordan arbeidsflytautomatisering i virksomheter kan brukes med gode resultater av prosjektledere i store organisasjoner med ulike avdelinger:
- IT og programvareutvikling: IT-avdelinger kan automatisere arbeidsflyter som kodeutrullinger, testprosesser og feilsporing. I stedet for å måtte koordinere gjentakbare prosesser, som utrullinger, fra grunnen av annenhver uke på tvers av flere kommunikasjonskanaler, kan du dokumentere prosessen én gang og deretter automatisere gjennomføringen, slik at du ikke går glipp av viktige detaljer.
- Markedsføring og kommunikasjon: Arbeidsflytautomatisering kan brukes til kreative arbeidsflytprosesser som kampanjeplanlegging, arbeidsflyter for innholdsgodkjenning og analyserapportering.
- Salg og forretningsutvikling: Automatisering hjelper med kundeemnehåndtering, sporing av salgstrakten og resultatrapportering.
- Personalressurser (HR): HR-ledere bruker arbeidsflytautomatisering til rekrutteringsprosesser, introduksjon av nyansatte og opplæringsprogrammer. Automatisering av introduksjonsprosessen betyr at de ansatte dine får de beste forutsetningene for å lykkes fra første dag, med riktig utstyr, opplæringskrav, tilgangstillatelser og en liste over interessenter de skal møte.
- Økonomi og regnskap: Økonomiavdelinger kan bruke automatisering til budsjettovervåking, økonomirapportering og revisjonsprosesser.
- Kundeservice og brukerstøtte: Kundeservicemedarbeidere og -ledere kan bruke automatisering til ruting av saker, innsamling av tilbakemeldinger og overvåking av tjenestenivå. Dette forbedrer svartidene og automatiserer vanlige forespørsler, slik at teamene kan bruke tiden sin på å håndtere strategiske problemstillinger.
- Forskning og utvikling (R&D): R&D-team kan bruke automatisering til planlegging av eksperimenter og datainnsamling.
I tillegg kan bransjer tilpasse arbeidsflytautomatisering til spesifikke behov. Innen byggebransjen effektiviserer det planlegging, ressursfordeling og fremdriftsovervåking.
Helsevesenet drar nytte av automatisering av pasientregistrering, timebestilling og oppgaver knyttet til etterlevelse, mens programvare for arbeidsflyt i detaljhandelen kan optimalisere lagerbeholdning, ordrebehandling og kundeengasjement. VFX-selskaper kan bruke prosjektstyringsprogramvare for VFX til å sette opp automatiseringer for godkjenninger, overleveringer og andre deler av den kreative prosessen.
Eksempler på arbeidsflytautomatisering
For prosjektledere omfatter bruksområder for arbeidsflytautomatisering å opprette oppgavelister, tildele oppgaver til teammedlemmer, følge fremdriften og sende påminnelser. I tillegg kan arbeidsflytautomatisering brukes til å opprette rapporter og følge prosjektkostnader.
Her er noen eksempler på arbeidsflytautomatisering innen prosjektstyring:
- Når en oppgave er mindre enn to dager unna forfallsdato og ikke er merket som fullført, sender du et varsel til oppgaveeieren om at oppgaven nærmer seg. Send oppfølginger på forfallsdatoen og annenhver dag deretter til oppgaven er ferdig.
- Send en kopi av prosjektinstrumentpanelet til en distribusjonsliste hver torsdag.
- Når en feil loggføres, legger du ut et sanntidsvarsel i teamets Slack-kanal for å gjøre den synlig.
- Følg en godkjenningsprosess når et dokument er klart for gjennomgang. Send en lenke til dokumentet sammen med et varsel til den identifiserte fageksperten (SME), og send oppfølgingsvarsler annenhver dag til dokumentet er godkjent eller returnert med endringer. Når dokumentet returneres, endrer du oppgavens ansvarlige til personen som skal behandle kommentarene. Du kan også forenkle denne prosessen ved å bruke programvare for dokumentarbeidsflyt eller programvare for dokumentstyring.
- Når en milepælsdato endres, ber du prosjektlederen eller personen som endrer datoen, om å legge inn et notat om årsaken til endringen. Send et varsel til prosjektsponsoren med informasjon om endringen av milepælsdatoen og et notat om hvorfor den ble endret.
- Påminn interessentene om å fylle ut en statusrapport tre dager før forfallsdatoen. Distribuer statusrapporten på forfallsdatoen til relevante interessenter.
- Opprett et inntaksskjema for å håndtere interne forespørsler om delte tjenester, for eksempel henvendelser til brukerstøtten, støtte innen datavitenskap eller tekstredigering. Opprett en sak, kategoriser den og tildel en kontaktperson og forfallsdato basert på hvordan forespørselsstilleren fyller ut inntaksskjemaet.
Se flere eksempler på arbeidsflyter her.
Slik automatiserer du arbeidsflytprosesser
Her er trinnene du bør følge når du bruker verktøy for digital prosessautomatisering til å automatisere prosesser for både enkle og komplekse arbeidsflyter:
1. Identifiser konkrete oppgaver som skal automatiseres
Det første trinnet i implementeringen av arbeidsflytautomatisering er å vurdere hvilke av de eksisterende prosessene dine som kan dra nytte av automatisering. Se etter tegn på at prosessen egner seg for automatisering:
- Oppgaver som du eller teammedlemmene dine utfører gjentatte ganger
- Oppgaver der du er en flaskehals
- Prosesser som teamet beskriver som «ødelagte» eller «kompliserte», eller som ikke enkelt kan forklares for et eksternt publikum
- Oppgaver som hovedsakelig innebærer å klikke på knapper etter en bestemt tidsplan eller etter en bestemt utløsende betingelse
2. Dokumenter nåsituasjonen
Intervju relevante interessenter for å forstå hvordan prosessen fungerer i dag. Dokumenter hvert av trinnene som inngår, og lenk til relevant dokumentasjon.
Du kan også vurdere å lage et arbeidsflytdiagram for å dokumentere prosessen (eventuelt ved hjelp av programvare for arbeidsflytdiagrammer).
Sørg for å samle inn eventuelle utfordringer (dvs. hvor prosessen er repetitiv, treg eller utsatt for feil).
3. Identifiser den ønskede fremtidige tilstanden
Etter å ha gjennomgått utfordringene i den nåværende prosessen, skisser hvordan prosessen ideelt sett bør fungere. Opprett eller tilpass de nødvendige arbeidsflytene. Finn ut hvilke verktøy eller hvilken programvare for prosessautomatisering du trenger for å fullføre automatiseringen.
4. Implementer arbeidsflytautomatiseringen
For å implementere den nye prosessen kan du ta utgangspunkt i eksisterende arbeidsflyter du allerede har satt opp, eller opprette tilpassede arbeidsflyter (hvis du bruker en smidig arbeidsmåte, må du sette opp smidige arbeidsflyter). Sett opp arbeidsflytautomatiseringen og la den kjøre i bakgrunnen.
Fokuser deretter på andre deler av virksomheten eller prosjektet!
Topp 10 automatiseringsverktøy for å forbedre arbeidsflyten
Du kan ikke ha arbeidsflytautomatisering uten programvare. Tenk over hvilke oppgaver du vil automatisere, og begynn å lete etter funksjoner i arbeidsflytverktøy, for eksempel automatiseringsmaler, konfigurasjon med lite kode og dra-og-slipp-oppretting av automatiseringer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Eksperttips: De fleste SaaS- eller skybaserte arbeidsflytautomatiseringsløsninger tilbyr en gratis prøveperiode eller en konto med begrenset antall brukere. Det finnes mange verktøy for arbeidsflytautomatisering og arbeidsflytstyring som kan koble sammen ulike apper. Koblinger, API-er og integrasjonsverktøy som Zapier kan koble sammen ulike arbeidsflyter som teamet bruker.
Noen andre typer arbeidsflytprogramvare du kanskje kan ha nytte av:
- Arbeidsflytapplikasjoner (for arbeidsflyter på farten)
- Mer omfattende verktøy for automatisering av forretningsprosesser og forretningsprosessstyring (BPM) (les om BPM kontra arbeidsflyter her)
- Programvare for forretningsregelmotorer for arbeidsflyter som er avhengige av kompleks beslutningslogikk, for eksempel betinget ruting eller godkjenninger
- Programvare for prosjektarbeidsflyt til bruk med arbeidsflytene for prosjektstyring, i motsetning til mer generelle arbeidsflyter for virksomheten
- Programvare for godkjenningsarbeidsflyt for arbeidsflyter som inneholder et trinn for godkjenning, enten arbeidsflyten krever intern eller ekstern godkjenning
- Alternativer til ProcessMaker hvis du bruker ProcessMaker nå, men ikke er helt fornøyd med det og ønsker noe som passer bedre til behovene dine
Hva skjer videre?
Lær hvordan du mestrer arbeidsflytstyring med disse ekspertledede arbeidsflytkursene, eller ta arbeidsflytene dine et steg videre med teknikker for arbeidsflytoptimalisering.
Hvilke automatiseringer har du funnet mest nyttige i det daglige arbeidet ditt? Bli med i samtalen på Slack med hundrevis av andre digitale prosjektledere gjennom DPM-medlemskapet!
