Automatisering av arbeidsflyt: prosess, eksempler og verktøy
Økt effektivitet: Automatisering av arbeidsflyt reduserer tiden som brukes på repetitive oppgaver betydelig, slik at du kan fokusere på mer strategisk arbeid.
Færre feil: Automatisering av arbeidsflyter forbedrer nøyaktigheten og kvaliteten ved å redusere risikoen for menneskelige feil i rutineprosesser.
Tilpasningsmuligheter: Du kan tilpasse automatisering av arbeidsflyt til de spesifikke behovene i prosjektet ditt, slik at den kan brukes i ulike bransjer og til forskjellige oppgaver.
Fordeler på tvers av avdelinger: Automatisering av arbeidsflyt kan brukes på tvers av ulike avdelinger, fra IT til HR, og forbedre drift og samarbeid.
Valg av verktøy: Det er avgjørende å velge de riktige automatiseringsverktøyene, med alternativer fra enkle apper for automatisering av oppgaver til omfattende programvare for styring av forretningsprosesser.
Kort sagt: verktøy for automatisering av arbeidsflyter gjør det enklere å håndtere prosjekter. I stedet for å bruke unødvendig mye tid og energi på repetitive oppgaver og forretningsprosesser kan du opprette arbeidsflyter som fjerner rutinearbeidet fra arbeidsdagen, uten at du går glipp av et eneste trinn.
La oss for eksempel si at du samarbeider med en leverandør om å utarbeide kreativt innhold. I et markedsføringsteam med høyt tempo og god arbeidsflyt kan det være vanskelig å holde oversikt over kreative forespørsler, gjennomgå innkommende innhold og godkjenne utkast for publisering. I stedet for å lete gjennom direktemeldingene dine for å huske hva i all verden du ba om i utgangspunktet, kan du sette opp en engangsarbeidsflyt som er tilpasset prosessen din, og som leder deg gjennom trinnene for å sikre at alt som trengs, blir gjort.
I denne artikkelen ser vi på hvordan du kan automatisere arbeidsflytene dine, hvordan automatisering kan hjelpe deg med å håndtere prosjekter, og eksempler på programvare for automatisering av arbeidsflyter som kan hjelpe deg i gang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er automatisering av arbeidsflyter?
Automatisering av arbeidsflyter innebærer: 1) å identifisere hvilke deler av en prosess som kan kjøres uten menneskelig inngripen, og 2) å bruke programvare for automatisering av arbeidsflyter til å sette opp og gjennomføre disse automatiseringene. Vanlige funksjoner i programvare for automatisering av arbeidsflyter omfatter oppgaveplanlegging, håndtering av e-post og dokumenter samt integrasjon med andre forretningsapplikasjoner.
Du kan bruke automatisering av arbeidsflyter til alt fra dataregistrering til dokumenthåndtering, oppgavetildeling og e-postkommunikasjon. Automatisering av arbeidsflyter inngår også ofte i det bredere prosjektstyringsområdet. Se forskjellene mellom automatisering av arbeidsflyter og prosjektstyring.
Hvorfor bruke automatisering av arbeidsflyter?
Både små og store virksomheter kan høste fordelene ved automatisering av arbeidsflyter. Når den er satt opp riktig, vil automatisering av arbeidsflyter:
- Forbedre effektiviteten i arbeidsflyten. Repeterende manuelle oppgaver er nødvendige for å holde ting i gang, men kan være tidkrevende og kostbare når de utføres manuelt.
- Øke nøyaktigheten og kvaliteten ved å redusere risikoen for menneskelige feil. Du kan også automatisere og digitalisere oppgaver i arbeidsflyten for å fremme etterlevelse av virksomhetens retningslinjer og prosedyrer.
- Frigjøre tid for de ansatte, slik at de kan konsentrere seg om mer strategiske oppgaver. Tid er en knapp og ikke-fornybar ressurs. Automatisering av arbeidsflyter sørger for at du bruker mindre tid på manuelle prosesser og mer tid på det som virkelig betyr noe.
Hvis du nettopp har begynt, bør du vurdere å melde deg på kurs i automatisering av forretningsprosesser for å få en bedre forståelse av hvordan automatisering kan effektivisere driften, redusere feil og spare tid på tvers av avdelinger.
Hvordan ulike avdelinger i virksomheten utnytter automatisering av arbeidsflyter
Automatisering av arbeidsflyter kan bety alt fra å automatisere e-postsvar til å sette opp påminnelser om avtaler. I noen tilfeller kan det til og med brukes til å automatisere hele avdelinger eller forretningsfunksjoner, og det finnes spesialiserte verktøy for AI-programvare til automatisering av arbeidsflyter som lar deg ta i bruk AI i automatisering av arbeidsflyter.
Her er noen eksempler på hvordan automatisering av arbeidsflyter i virksomheter kan brukes effektivt av prosjektledere i store organisasjoner med ulike avdelinger:
- IT og programvareutvikling: IT-avdelinger kan automatisere arbeidsflyter som kodeutrullinger, testprosesser og problemsporing. I stedet for å måtte koordinere repeterbare prosesser, som lanseringer, fra grunnen av annenhver uke på tvers av flere kommunikasjonskanaler, kan du dokumentere prosessen én gang og deretter automatisere gjennomføringen, slik at du ikke går glipp av viktige detaljer.
- Markedsføring og kommunikasjon: Automatisering av arbeidsflyter kan brukes til kreative arbeidsflytprosesser som kampanjeplanlegging, arbeidsflyter for innholdsgodkjenning og analyserapportering.
- Salg og forretningsutvikling: Automatisering hjelper med kundeemnehåndtering, sporing av salgstrakter og resultatrapportering.
- Personalressurser (HR): HR-ledere bruker automatisering av arbeidsflyter til rekrutteringsprosesser, introduksjon av nyansatte og opplæringsprogrammer. Automatisering av introduksjonsprosessen betyr at de ansatte dine får de beste forutsetningene fra første dag, med riktig utstyr, opplæringskrav, tilgangstillatelser og en liste over interessenter de skal møte.
- Økonomi og regnskap: Økonomiavdelinger kan bruke automatisering til budsjettsporing, økonomirapportering og revisjonsprosesser.
- Kundeservice og support: Kundeservicemedarbeidere og teamledere kan bruke automatisering til dirigering av saker, innsamling av tilbakemeldinger og overvåking av servicenivå. Dette forbedrer responstidene og automatiserer vanlige forespørsler, slik at teamene kan bruke tiden sin på å håndtere strategiske problemstillinger.
- Forskning og utvikling (R&D): R&D-team kan bruke automatisering til planlegging av eksperimenter og datainnsamling.
I tillegg kan bransjer tilpasse arbeidsflytautomatisering til spesifikke behov. Innen byggebransjen effektiviserer det planlegging, ressursfordeling og fremdriftssporing.
Helsevesenet drar nytte av automatisering av pasientregistrering, timebestilling og samsvarsoppgaver, mens programvare for arbeidsflyt i detaljhandelen kan optimalisere lagerbeholdning, ordrebehandling og kundeengasjement. VFX-selskaper kan bruke prosjektstyringsprogramvare for VFX til å sette opp automatiseringer for godkjenninger, overleveringer og andre deler av den kreative prosessen.
Eksempler på arbeidsflytautomatisering
For prosjektledere omfatter bruksområder for arbeidsflytautomatisering å opprette oppgavelister, tildele oppgaver til teammedlemmer, følge fremdriften og sende påminnelser. I tillegg kan arbeidsflytautomatisering brukes til å opprette rapporter og følge prosjektkostnader.
Her er noen eksempler på arbeidsflytautomatisering innen prosjektstyring:
- Når det er to dager eller mindre til forfallsdatoen for en oppgave, og den ikke er merket som fullført, skal du sende et varsel til oppgaveeieren om at oppgaven nærmer seg. Send oppfølginger på forfallsdatoen og deretter annenhver dag til oppgaven er ferdig.
- Send en kopi av prosjektoversikten til en distribusjonsliste på torsdager.
- Når en feil registreres, skal du publisere et sanntidsvarsel i teamets Slack-kanal for å øke synligheten.
- Følg en godkjenningsprosess når et dokument er klart for gjennomgang. Send en lenke til dokumentet, sammen med et varsel, til den identifiserte SME-en, og send oppfølgingsvarsler annenhver dag til dokumentet er godkjent eller returnert med endringer. Når dokumentet returneres, endrer du oppgavetildelingen til personen som er ansvarlig for å avgjøre hvordan kommentarene skal håndteres. Du kan også forenkle denne prosessen ved å bruke programvare for dokumentarbeidsflyt eller programvare for dokumentstyring.
- Når en milepælsdato endres, skal du be prosjektlederen eller personen som endrer datoen, om å legge inn et notat om årsaken til endringen. Send et varsel til prosjektsponsoren med informasjon om endringen av milepælsdatoen og notatet om hvorfor den ble endret.
- Påminn interessenter om å fylle ut en statusrapport tre dager før forfallsdatoen. Distribuer statusrapporten til relevante interessenter på forfallsdatoen.
- Opprett et inntaksskjema for å håndtere interne forespørsler om delte tjenester, for eksempel henvendelser til brukerstøtten, datavitenskapelig støtte eller korrektur. Opprett en sak, kategoriser den og tildel en kontaktperson og forfallsdato basert på hvordan den som sender inn forespørselen, fyller ut inntaksskjemaet.
Se flere eksempler på arbeidsflyter her.
Slik automatiserer du arbeidsflytprosesser
Her er trinnene du bør følge når du bruker verktøy for digital prosessautomatisering til å automatisere prosesser for både enkle og komplekse arbeidsflyter:
1. Identifiser konkrete oppgaver som skal automatiseres
Det første trinnet i implementeringen av arbeidsflytautomatisering er å vurdere hvilke av de eksisterende prosessene dine som vil ha nytte av automatisering. Se etter tegn på at prosessen er klar for automatisering:
- Oppgaver som du eller teammedlemmene dine utfører gjentatte ganger
- Oppgaver der du er en flaskehals
- Prosesser som teamet beskriver som «ødelagte» eller «kompliserte», eller som ikke enkelt kan forklares til et eksternt publikum
- Oppgaver som hovedsakelig innebærer å klikke på knapper etter en bestemt tidsplan eller etter at en bestemt utløsende betingelse er oppfylt
2. Dokumenter den nåværende tilstanden
Intervju relevante interessenter for å forstå hvordan prosessen fungerer i dag. Dokumenter hvert av trinnene som inngår, og lenk til relevant dokumentasjon.
Du kan også vurdere å lage et arbeidsflytdiagram for å dokumentere prosessen (eventuelt ved hjelp av programvare for arbeidsflytdiagrammer).
Sørg for å kartlegge eventuelle utfordringer (det vil si hvor prosessen er repetitiv, treg eller utsatt for feil).
3. Identifiser den ønskede fremtidige tilstanden
Etter å ha gjennomgått utfordringene i den nåværende prosessen, bør du beskrive hvordan prosessen ideelt sett skal fungere. Opprett eller tilpass de nødvendige arbeidsflytene. Finn ut hvilke verktøy eller hvilken programvare for prosessautomatisering du trenger for å fullføre automatiseringen.
4. Implementer arbeidsflytautomatiseringen
For å implementere den nye prosessen kan du ta utgangspunkt i eksisterende arbeidsflyter du allerede har satt opp, eller opprette tilpassede arbeidsflyter (hvis du bruker en smidig arbeidsmetode, må du sette opp smidige arbeidsflyter). Sett opp arbeidsflytautomatiseringen og la den kjøre i bakgrunnen.
Deretter kan du fokusere på andre deler av virksomheten eller prosjektet!
Topp 10 automatiseringsverktøy for å forbedre arbeidsflyten
Du kan ikke ha arbeidsflytautomatisering uten programvare. Tenk over hvilke oppgaver du ønsker å automatisere, og begynn å se etter funksjoner i arbeidsflytverktøy, som automatiseringsmaler, konfigurasjon med lite kode og oppretting av automatiseringer med dra-og-slipp.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tips: De fleste SaaS- eller skybaserte løsninger for arbeidsflytautomatisering tilbyr en gratis prøveperiode eller en konto med begrenset antall brukere. Det finnes mange verktøy for arbeidsflytautomatisering og arbeidsflytstyring som kan koble sammen ulike apper. Koblinger, API-er og integrasjonsverktøy som Zapier kan koble sammen ulike arbeidsflyter som teamet bruker.
Her er noen andre typer arbeidsflytprogramvare du kanskje kan ha nytte av:
- Arbeidsflytapplikasjoner (for arbeidsflyter på farten)
- Mer omfattende verktøy for automatisering av forretningsprosesser og styring av forretningsprosesser (BPM) (les om BPM kontra arbeidsflyter her)
- Programvare for prosjektarbeidsflyt som kan brukes med arbeidsflyter for prosjektstyring, i motsetning til mer generelle arbeidsflyter for virksomheten
- Programvare for godkjenningsarbeidsflyt for arbeidsflyter som inneholder et trinn for godkjenning, enten arbeidsflyten krever intern eller ekstern godkjenning
- Alternativer til ProcessMaker hvis du bruker ProcessMaker nå, men ikke er helt fornøyd med det og ønsker noe som passer bedre til behovene dine
Hva skjer videre?
Lær hvordan du kan mestre arbeidsflytstyring med disse arbeidsflytkursene ledet av eksperter, eller ta arbeidsflytene dine et steg videre med teknikker for optimalisering av arbeidsflyter.
Hvilke automatiseringer har du hatt mest nytte av i arbeidshverdagen? Bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere gjennom DPM-medlemskapet!
