21 prosjektledelsesferdigheter for CV-en din [2026]
Harde og myke ferdigheter som kreves: Viktige ferdigheter som trengs innen prosjektledelse, omfatter prosjektplanlegging, prosessledelse, teamarbeid, kommunikasjon, prioritering, kritisk tenkning og ledelse.
Styrk ferdighetene dine: Slik kan du lære og forbedre prosjektledelsesferdighetene dine: Lag en liste over ferdighetene du mangler, ta et opplæringskurs og finn muligheter til å lære av mentorer eller kolleger. Flere forslag finner du nedenfor!
Nøklene til suksess: Prosjektledelsesferdigheter er viktige fordi de gir deg verktøyene du trenger for å gjøre jobben din godt, samle og motivere prosjektteam og levere vellykkede prosjekter som oppfyller forventningene, holder tidsplanen og budsjettet og er innenfor avtalt omfang.
Overfør ferdighetene dine: Hvis du er ny innen prosjektledelse, bør du undersøke om de eksisterende ferdighetene dine kan overføres til en karriere innen prosjektledelse, for eksempel det å være organisert, detalj- og teamorientert, tilpasningsdyktig og besluttsom.
Prosjektledelse gjennomgår raske og drastiske endringer. Teknologiske fremskritt (vi ser på deg, AI) og utviklingen av prosjektstyringsverktøy, metoder, rammeverk og beste praksis bidrar til en endring i hvilke prosjektledelsesferdigheter som kreves for å levere vellykkede prosjekter.
I 2026 er det ikke nok å bare ha harde prosjektledelsesferdigheter. Du trenger velutviklede myke ferdigheter, i tillegg til personlige og profesjonelle egenskaper. Hvis du mangler visse ferdigheter, er det viktig å utvikle dem gjennom opplæring i prosjektledelse.
Dette er den definitive listen over viktige prosjektledelsesferdigheter som er «inne» akkurat nå, og hvordan du best kan utvikle dem for å drive prosjektlederkarrieren din fremover (eller starte den!).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er prosjektledelsesferdigheter?
Prosjektledelsesferdigheter er evnene og kompetansen som prosjektledere må ha (og være gode på) for å gjøre jobben sin godt og sørge for at prosjektene lykkes. Vanlige ferdigheter hos prosjektledere omfatter prosjektplanlegging, innhenting av krav og risikostyring.
Komplett liste over prosjektledelsesferdigheter
Dette er de harde og myke prosjektledelsesferdighetene du trenger på CV-en og i verktøykassen din for å bli en (enda) bedre prosjektleder.
| Harde ferdigheter | Myke ferdigheter | Egenskaper |
|---|---|---|
| Lesing, skriving og regning | Organisering | Ordensmenneske |
| Prosessledelse | Teamarbeid | Visjonær |
| Prosjektoppstart | Prioritering | Detaljorientert |
| Prosjektplanlegging | Undersøkelser | Teamorientert |
| Prosjektplanlegging med tidsplan | Kreativitet | Forsiktig optimistisk |
| Dokumentasjon | Kritisk tenkning | Utholdende |
| Oppgavehåndtering | Kommunikasjon | Tilpasningsdyktig |
| Prosjektstyring | Lederskap | Besluttsom |
| Risikostyring | Diplomati | Ansvarsfull |
| Kunnskap om PM-verktøy | Veiledning | God arbeidsmoral |
| Tekniske ferdigheter |
Jeg har delt disse prosjektledelsesferdighetene inn i harde ferdigheter, myke ferdigheter og egenskaper.
Klikk på et hvilket som helst punkt i ferdighetslisten for å forstå hva det er, og hvordan du kan utvikle det. Du får også en grundig forståelse av hvorfor de er viktige, og jeg kommer til å dekke mange eksempler på når du vil bruke dem underveis.
11 harde prosjektledelsesferdigheter
De harde ferdighetene innen prosjektledelse handler om kompetanse og omfatter dine praktiske tekniske evner: verktøyene, teknikkene og metodene du kan bruke.
Harde ferdigheter kan ses på som ekspertkunnskap om hvordan du betjener en maskin eller får noe til å fungere teknisk. Du kan gjøre eller lage noe. Det finnes tydelige trinn du følger, og som fungerer. Hvis du er ny innen prosjektledelse, er harde ferdigheter de enkleste å lære.
Liste over harde prosjektledelsesferdigheter
- Lesing, skriving og regning
- Prosessledelse
- Prosjektoppstart
- Prosjektplanlegging
- Prosjektplanlegging i tid
- Dokumentasjon
- Oppgavehåndtering
- Prosjektstyring
- Risikostyring
- Kunnskap om prosjektstyringsverktøy
- Tekniske ferdigheter
1. Lesing, skriving og regning
Alle dyktige prosjektledere må kunne bruke og aktivere raske, nøyaktige og tydelige ferdigheter innen lesing, skriving og matematikk.
- Kan du lese et forslag og umiddelbart forstå de tekniske eller juridiske problemstillingene i teksten?
- Kan du skrive en solid prosjektbeskrivelse som alle team kan forstå og sette ut i livet?
- Kan du kontrollere beregningene for budsjett og utgifter (psst–dette er spesielt viktig hvis du skal være prosjektleder for et kapitalprosjekt) og oppdage feil før de blir et større problem?
Lesing, skriving og regning er harde ferdigheter vi lærer gjentatte ganger gjennom grunnskolen og til og med høyere utdanning. Når vi blir voksne, kan imidlertid disse ferdighetene stagnere hvis vi ikke utfordrer oss selv til å bruke dem regelmessig.
Slik utvikler du lesing, skriving og regning
- Les ofte. Du kan lese hva som helst for å holde ferdighetene ved like, men jeg vil anbefale noen av disse bøkene for prosjektledere. Selv bare 30 minutters lesing hver dag bidrar langt på vei til å holde denne delen av hjernen aktiv.
- Gjør skrivingen bedre. Invester i et program som Grammarly, som gir deg tilpassede tilbakemeldinger på tonen din, i tillegg til vanlige rettelser av stavefeil, grammatikk og ordrikhet. Du kan også se på disse 5 tipsene for bedre skriving.
- Øv på grunnleggende regning med apper som BBC Teach eller Khan Academy. Ingen forventer at du skal memorere avanserte trigonometriske ligninger, men det er nyttig å kunne grunnleggende addisjon og subtraksjon og å klare å løse vanskeligere oppgaver med multiplikasjon og divisjon.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
2. Prosessledelse
Prosessledelse er evnen til å kartlegge viktige prosesser og styre dem innenfor et prosjektøkosystem.
Hva er de viktigste prosessene i virksomheten og prosjektledelsen din? For mange omfatter forretningsprosessene blant annet:
- Ressursallokering
- Fakturering
- Prosjektlansering
- Prosjektleveranse
- Budsjettering
- Gjennomganger, rapportering og evalueringer
Prosessledelse er altså en måte å katalogisere alle disse prosessene på, få et fugleperspektiv over helheten og spre kunnskap om hvert enkelt element etter behov. Prosessledelse krever i seg selv at man balanserer mange oppgaver samtidig. Å utmerke seg innen prosessledelse er en sikker måte å skille seg ut som prosjektleder på, men det kan være en ganske krevende oppgave.
Slik utvikler du ferdigheter innen prosessledelse
- Det finnes mange sertifiseringer innen opplæring i prosessledelse du kan investere i. Vurder kveldskurs eller et program du kan gjennomføre i ditt eget tempo, som ikke forstyrrer arbeidsdagen din.
Gå tilbake til listen over prosjektlederferdigheter.
3. Prosjektoppstart
Prosjektoppstart innebærer å sørge for at alle som arbeider med prosjektet, har en felles forståelse av visjonen og fremgangsmåten, og er avgjørende for å starte prosjekter på en effektiv måte.
Før det kan finnes et prosjekt, må noen ta det første steget – enten det er en presentasjon, et formelt oppstartsdokument for prosjektet, en plan, et oppstartsmøte, en kartleggingsøkt eller ganske enkelt at noen er nysgjerrige nok til å legge merke til et område i virksomheten som kan forbedres.
Som prosjektleder vil det ofte være du som starter et prosjekt. Det er en fordel for deg å lære hvordan du setter dem i gang, og hvordan du får dem godt i gang fra begynnelsen.
Det finnes flere underferdigheter som inngår i oppstart av prosjekter:
- Å få støtte og samordning fra teamet og alle interessentene
- Å sette opp prosjektverktøyene og dokumentene
- Å samle inn eller tildele de riktige ressursene
- Å kommunisere prosjektvisjonen til de riktige personene
Slik utvikler du ferdigheter innen prosjektoppstart
- Begynn med å lære deg hvordan du skriver et prosjektforslag. Dette spiller en viktig rolle når du skal få ideene dine i bevegelse. Når du vet hvordan du utarbeider et fremragende prosjektforslag, lærer du det grunnleggende om prosjektoppstart, nemlig evnen til å identifisere et problem og deretter tilby løsningen du er best rustet til å håndtere.
- Lær deretter hvordan du starter prosjekter, samt hvordan du planlegger, leder og følger opp et oppstartsmøte for prosjektet, slik at prosjektet starter med størst mulig sjanse for å lykkes. Det finnes et helt kurs i hvordan du mestrer prosjektoppstarter i DPM Membership.
- Les mer om hvilke ferdigheter innen ressursstyring du bør utvikle.
Gå tilbake til listen over prosjektlederferdigheter.
4. Prosjektplanlegging
Prosjektplanlegging innebærer å legge en kurs gjennom prosjektet som oppfyller målene og overholder begrensningene.
Det finnes den åpenbare planleggingen i stor skala, som innebærer å lage møteplaner, arbeidsbeskrivelser, prosjektestimater, tidslinjer, ressursplaner og prosjektbeskrivelser. Det finnes også mer hverdagslige oppgaver: å planlegge dagen, hvem du skal snakke med først, og hvordan du skal holde statusdokumentene dine oppdatert.
I hvilken grad du klarer å planlegge effektivt, vil ha direkte innvirkning på prosjektets evne til å lykkes. Uansett hvor god du er til å gjennomføre, vil ikke prosjektet lykkes uten en ordentlig prosjektplan. Husk at du må planlegge både for suksess og katastrofe, og at planlegging alltid innebærer et element av prøving og feiling. Vær aldri redd for å mislykkes og lære.
Slik utvikler du ferdigheter innen prosjektplanlegging
- Det finnes ingen enkelt riktig måte å planlegge på. Varier læringen din ved å ta til deg ulike materialer og se hva forskjellige eksperter har å si.
- Du finner maler og utfylte eksempler på prosjektplaner i DPM Membership.
Gå tilbake til listen over prosjektlederferdigheter.
5. Tidsplanlegging
Prosjektplanlegging er evnen til å sette de riktige personene på prosjektet til riktig tid.
Dette innebærer å sette opp en kalender som viser hvem som gjør hva og når. Dette kan være en arbeidsnedbrytningsstruktur i Excel, et Gantt-diagram i det prosjektplanleggingsverktøyet du foretrekker, en dedikert prosjektstyringskalender eller en annen form for prosjektplan.
Prosjektledere har ansvar for å fastsette prosjektmilepæler, når ting må gjøres og hvilke oppgaver som er avhengige av andre, samt hvem som representerer teamet ditt på ulike tidspunkter, på ulike dager og på tvers av forskjellige oppgaver og leveranser. Du må ta hensyn til alle roller, oppgaver og ansvarsområder når arbeidet fordeles mellom prosjektteamet.
Ved å utvikle denne ferdigheten kan du unngå vanlige utfordringer med planlegging, som justeringer i siste liten, forvirring blant ansatte, «åpne/lukke»-skift og ubegrenset bruk av overtid og beredskap.
Slik utvikler du ferdigheter innen planlegging
- Noe av det beste du kan gjøre for å lære prosjektplanlegging, er å studere den prosjektstyringsmetodikken du foretrekker (enten fossefallsmodellen eller smidig metodikk) og lære hva «planlegging» betyr i den sammenhengen.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
6. Utvikling av dokumentasjon
Prosjektledere har ofte ansvar for å utarbeide dokumentasjon for ting som kostnader, tidsplan, omfang, interessenter og kontrakten.
Dokumentasjon innebærer å registrere prosessen din slik at andre kan få tilgang til den, kontrollere den og gjenta den. Å vite HVORDAN man utarbeider god dokumentasjon, er bare halve jobben – du må også vite hvor mye dokumentasjon som trengs, slik at du unngår unødvendig bruk av tid og krefter.
Manifestet for smidig programvareutvikling uttrykker en preferanse for «fungerende programvare fremfor omfattende dokumentasjon». Hva betyr det? Dokumentasjon er nødvendig, men ikke overdriv. Et funksjonelt produkt er alltid førsteprioritet.
Slik utvikler du ferdigheter innen dokumentasjonsutvikling
- Bruk andre personers prosjektdokumenter for å spare tid og benytte beste praksis uten å måtte finne ut av alt på den vanskelige måten. Det finnes mange maler, diagrammer, agendaer, sjekklister og lignende i DPM-medlemskapet.
- Hvis du er helt ny innen prosjektdokumentasjon, vil du ha mer igjen for opplæring som DPM-skolen, som kan hjelpe deg med å lære når, hvorfor og hvordan du fyller ut de viktigste prosjektdokumentene.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
7. Oppgavehåndtering
Oppgavehåndtering innebærer å planlegge, overvåke og vurdere fremdriften og kvaliteten på prosjektets oppgaver slik at arbeidet flyter smidig.
Å lage lister, bruke tekstredigeringsverktøy eller verktøy som Kanban-tavler, utarbeide regneark, bruke teambaserte arbeidsmetoder og til og med benytte den klassiske kombinasjonen penn og papir er alt sammen former for oppgavehåndtering.
Gode ferdigheter innen oppgavehåndtering kan øke produktiviteten, redusere feil og holde alle oppdatert. Derfor er det opp til deg som prosjektleder å bruke den beste tilnærmingen til oppgavehåndtering for situasjonen.
Mye av oppgavehåndteringen handler om prøving og feiling. Det innebærer også å være villig til å gå over til en mer omfattende løsning hvis du oppdager at de nåværende systemene dine for oppgavehåndtering ikke er tilstrekkelige.
Slik utvikler du ferdigheter innen oppgavehåndtering
- Ikke invester for mye penger i å lære oppgavehåndtering. Det er en uhåndgripelig ferdighet som vil endre seg fra dag til dag etter hvert som prosjektbehovene dine endrer seg. Utvikle denne ferdigheten gjennom enkel øvelse, og utvid kunnskapen din med kostnadsfrie veiledninger og guider for å få dypere innsikt.
- Det finnes mange kostnadsfrie ressurser du kan bruke for å forbedre ferdighetene dine innen oppgavehåndtering, blant annet vår egen guide til oppgavehåndtering.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
8. Prosjektstyring
Prosjektstyring innebærer å overvåke og håndtere kritiske aspekter ved prosjektet, som kostnader, tidsplan, omfang og interessenter.
Det er prosjektlederens jobb å sørge for at prosjektet eller prosjektene deres ikke overskrider budsjettet eller tidsplanen. Nesten alle prosjekter vil sette disse pålagte begrensningene på prøve. Omfangsutglidning, uventede hindringer underveis og andre komplikasjoner vil forsøke å tøye grensene for disse tids- og kostnadsbegrensningene.
Prosjektkontroll innebærer å hente ut data og analyser fra prosjektsporingsverktøyene dine eller prosjektdashbordet for å kunne forutsi og påvirke de økonomiske og tidsmessige ressursene som kreves for et bestemt prosjekt.
Når prosjektets begrensninger er bekreftet, er det prosjektlederens jobb å sørge for at ting ikke kommer ut av kontroll på veien mot ferdigstillelse.
Alle prosjektledere vet at ingen prosjekter noen gang er 100 % ferdige. Det er alltid mer som kan gjøres, mer som kan bygges og mer som kan finjusteres. Gode kontrollmekanismer bidrar til å etablere begrensninger rundt et prosjekt, slik at det ikke ender opp i utviklingsmessig limbo.
Slik utvikler du ferdigheter innen prosjektkontroll
- En god ressurs er episoden av DPM-podkasten Å fargelegge prosjektlinjene, der Maik Stettner forteller om sine egne erfaringer med å holde seg innenfor budsjettet, overholde tidsfrister og andre områder innen prosjektkontroll.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
9. Risikostyring
Risikostyring er prosessen med å identifisere, evaluere og redusere risikoen for problemer i prosjektet.
Risikoidentifisering må følges opp med en risikoplan som beskriver hvordan du skal håndtere dem. Dette innebærer å fastsette en sannsynlighet, en kostnad og en ansvarlig person, samt å bruke risikoreduserende strategier som passer til risikoen og kundens toleranse for at ting kan gå galt.
Enten du registrerer dette i et dedikert verktøy for risikostyring, i et enkelt regneark, en RAID-logg eller et risikoregister, er ferdigheten du må beherske, evnen til å identifisere risikoer lenge før de blir til problemer og utarbeide effektive risikoreduserende planer som eliminerer risikoen for at de noen gang blir problemer.
Slik utvikler du ferdigheter innen risikostyring
- Stol på andres erfaringer og lær av feilene deres (og av suksessene deres). Hent kunnskap fra ekspertene og bruk feilene deres som lærdom for å drive din egen utvikling.
- Det finnes mange bøker om risikostyring, noe som er en trygg måte å utvikle de praktiske ferdighetene dine på før du prøver dem ut i arbeidslivet. Du kan begynne med Grunnleggende om risikostyring av Paul Hopkins eller Implementering av virksomhetsrisikostyring av James Lam.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
10. Kunnskap om prosjektstyringsverktøy
Generell kunnskap om hvordan prosjektstyringsverktøy fungerer er nyttig, men det finnes ikke «ett riktig prosjektstyringsverktøy» – du trenger ferdighetene som skal til for å lære deg dem alle.
En prosjektleder kan bare gjøre så mye med sine egne to hender. Derfor er det viktig å ha en verktøykasse med programvare som støtter deg. Det finnes et prosjektstyringsverktøy for enhver oppgave, arbeidsstil, teamstruktur og avdelings behov.
Over en fjerdedel av deltakerne i undersøkelsen fra undersøkelsen om prosjektsuksess oppga «bruk av prosjektstyringsverktøy» som en viktig faktor for prosjektsuksess. Programvareverktøy er ikke bare nyttige for å redusere den administrative arbeidsbelastningen, men de er også en avgjørende komponent for å lykkes.
Slik utvikler du ferdigheter i bruk av PM-verktøy
- Det finnes ingen løsning som passer for alle når det gjelder å lære seg detaljene i alle prosjektstyringsverktøy som finnes. Fokuser heller på hvilket problem du trenger å løse, hvilket verktøy som best kan gjøre det, og hvordan du best kan bruke dette verktøyet.
- Hvis du vil forstå hvilke typer verktøy du har til rådighet, kan du se nærmere på noen av mine favoritter og få en grundigere gjennomgang av prosjektstyringsprogramvaren som er oppført her.
- AI tar sakte, men sikkert over verden. Sørg for at du også holder AI-ferdighetene dine oppdaterte ved å lytte til en podkast om AI og prosjektstyring eller delta på en konferanse om AI og prosjektstyring.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
11. Tekniske ferdigheter
Tekniske ferdigheter omfatter blant annet grunnleggende skissering av brukergrensesnitt, tekstforfatting, design & programmering, noe som kan gjøre deg i stand til å lede mer effektivt.
Antallet tekniske ferdigheter en prosjektleder bringer med seg, kan på et øyeblikk løfte vedkommende fra gjennomsnittlig til ekspert.
- Kan du lage en skisse av et produkt ved hjelp av ulike teknikker?
- Har du grunnleggende designferdigheter?
- Leser eller utvikler du kode i det hele tatt?
Dette er noen av de mest verdifulle harde ferdighetene fordi de er konkrete. Hvis du kan C++ eller HTML5, kan du enkelt bevise det med en praktisk demonstrasjon. Disse ferdighetene kan imidlertid også være utrolig vanskelige å mestre.
Som prosjektleder vil du sannsynligvis være en allsidig person med spesialkompetanse innen ett eller to områder. En god praksis er å sørge for at du har minst to unike ferdigheter som utfyller hverandre. På den måten skiller du deg ut som en nisjespesialist som personer som trenger ekspertisen din, ikke kan klare seg uten.
Det er opp til deg å avgjøre hvor mye veiledning du trenger, hvor teknisk prosjektleder du ønsker å bli, og hvor mange tekniske ferdigheter du ønsker å tilegne deg.
Slik utvikler du tekniske ferdigheter
Selvfølgelig kan ferdigheter innen teknisk prosjektstyring læres på nettet ved hjelp av:
- En mengde gratis ressurser, som disse gratis ressursene for å lære programmering
- Uformelle betalte kurs, som for eksempel dette kurset i grunnleggende skissering av brukergrensesnitt på LinkedIn Learning
- Tradisjonelle høyskole- og universitetskurs, som datavitenskapsprogrammet ved California Institute of Technology
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektstyring.
10 myke ferdigheter innen prosjektstyring
Myke ferdigheter (noen ganger kalt mellommenneskelige ferdigheter) omfatter andre personlige og faglige ferdigheter. De kalles myke fordi det ikke finnes noen bestemte trinn å følge eller en «riktig» måte å utføre dem på.
De krever intellektuelt engasjement og personlig samhandling. De er vanskeligere å lære fordi de utvikles gjennom erfaring. De er også svært verdifulle fordi maskiner og AI ikke kan gjenskape effekten av dem.
Liste over myke ferdigheter innen prosjektstyring
- Organisering
- Teamarbeid
- Prioritering
- Undersøkelser
- Kreativitet
- Kritisk tenkning
- Kommunikasjon
- Ledelse
- Diplomati
- Veiledning
1. Organisering
Organisering betyr å skape orden i kaos, rydde opp og ha oversikt over alt.
Enten du kartlegger ressurser eller forvandler et rotete prosjektforslag til gull, er organisering DEN avgjørende egenskapen hos en god prosjektleder. Du kan ganske enkelt ikke klare deg uten den.
Dårlig organisering skaper kaos for teamets motivasjon, moral og evne til å få ting gjort. En prosjektleder med en strategi for personlig organisering får gjort mer, føler seg mindre stresset og blir en beundringsverdig leder.
Den vanskeligste delen er å organisere oppgavelisten, teamet, tankene, verktøyene, arbeidsflyten, ærendene og vanene dine, samtidig som du beholder evnen til å tilpasse deg når planen endres.
Slik utvikler du organiseringsevner
- Det finnes hele fellesskap som er viet til ulike organiseringsstrategier. Tenk bare på hvor utrolig populær Marie Kondos strategi for selvhjelp og «å rydde opp» ble, med en bestselgende bok og et Netflix-program. Organisering har blitt en religion på dette tidspunktet.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
2. Teamarbeid
Teamarbeid er evnen til å få teammedlemmer til å samarbeide og motivere dem effektivt. Det er noe en prosjektleder må lære og lære bort samtidig, fordi du må kunne samarbeide fleksibelt og pålitelig med ansatte, kunder, leverandører, eksterne kontakter, oppdragsgivere og alle andre som dukker opp i innboksen din hver morgen.
Den positive effekten av teamarbeid støttes av atferdsvitenskap og psykologi. Det er bevist at samarbeid utløser innovasjon, fremmer glede og personlig vekst, forebygger utbrenthet, utvikler spesialiserte ferdigheter, forbedrer produktiviteten, oppmuntrer til å ta verdifulle sjanser, reduserer stressfølelse og styrker kreativiteten.
Slik utvikler du ferdigheter i teamarbeid
Det finnes to tilnærminger jeg foreslår for å «lære» ferdigheter i teamarbeid:
- Teoretisk kunnskap om hva det innebærer å arbeide som et team, og fordelene ved å håndtere teamarbeid på en god måte. Prøv å undersøke hvilken banebrytende forskning som gjøres innen teamarbeid. Mitt nåværende forslag er Vitenskapen om teamarbeid.
- Morsomme øvelser ansikt til ansikt som du kan gjøre med teamet ditt for å fremme tillit, forståelse og trygghet. Prøv disse aktivitetene for teambygging!
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
3. Prioritering
Prioritering er evnen til å gjøre det riktige, til riktig tid.
Som prosjektledere er en stor del av jobben vår å avgjøre og kommunisere hvordan andre mennesker skal bruke tiden sin. Men det er like viktig å være bevisst på vår egen tidsstyring.
Steven Coveys sitat «Det beste er det godes fiende» passer godt når det gjelder tidsstyring (både din egen og teamets).
Problemet er at viktige oppgaver vanligvis blir fortrengt av presserende oppgaver. Gjør om nødvendig en 80/20-analyse av de nåværende oppgavene dine. Hvis du har begrenset tid i løpet av dagen, hvordan kan du sette av tid til viktige oppgaver?
Vellykkede prosjektledere respekterer også kollegenes tid, så det er avgjørende å kunne lese kroppsspråket til menneskene i rommet for å sikre at du holder kursen.
Slik utvikler du prioriteringsevner
- Hvis du ikke allerede gjør det, kan du bruke et enkelt tidsregistreringsverktøy for å hjelpe deg med å merke og analysere hvor du bruker tiden din. Er det der prioriteringene dine ligger? Hvis du er usikker, kan du huske dette sitatet: «Det som er viktig, haster sjelden, og det som haster, er sjelden viktig.» Dwight D. Eisenhower
- Ta en titt på Eisenhowers prioriteringsmatrise. Arbeidet hans skiller mellom oppgaver som haster, er viktige eller ingen av delene, slik at du kan avgjøre om du skal gjøre dem selv, delegere dem eller legge dem til side:
- Viktige og presserende (høyeste prioritet)
- Viktige, men ikke presserende
- Ikke viktige, men presserende
- Ikke viktige og ikke presserende (laveste prioritet)
Gå tilbake til listen over prosjektledelsesferdigheter.
4. Undersøkelse
Undersøkelse er evnen til å undersøke og forstå helhetsbildet på en effektiv måte. Effektive prosjektledere må vite «akkurat nok til å være farlige» om alt arbeidet teamene deres utfører.
Du må kjenne til plattformene og systemene teamene dine bruker, samt mulighetene og begrensningene ved disse, slik at du kan ha intelligente og informerte samtaler med kunder, teamet, prosjektets interessenter og leverandører.
Det er verdt å prøve å utvikle ekspertise på tvers av hele prosjektets livssyklus: strategi, tjenestedesign, produktdesign, kreativ idéutvikling, brukeropplevelsesdesign, innholdsutvikling, front-end-utvikling, back-end-utvikling, QA, hosting, innholdsleveringsnettverk, SEO, analyse, CMS, sosiale medier eller medier (ja, til og med bannerannonser).
Slik utvikler du undersøkelsesferdigheter
- Du kan alltid stole på biblioteker, særlig biblioteker ved høyskoler og universiteter, som en god kilde til undersøkelsesmetoder. Les for eksempel 15 trinn til god undersøkelse fra biblioteket ved Georgetown University.
Gå tilbake til listen over prosjektledelsesferdigheter.
5. Kreativitet
Kreativitet innebærer evnen til å se ting på en annen måte og tilnærme seg ting på en unik måte.
Kreativitet er en ferdighet som datamaskiner og kunstig intelligens ikke kan matche. Maskiner kan kanskje bygge, underholde og utføre oppgaver, men ingenting kanaliserer kreativitet slik menneskeheten gjør. Dette gjør kreativitet til en uvurderlig ferdighet.
Slik utvikler du kreativitet
- Det finnes mange måter å styrke kreativiteten på, for eksempel å endre en vane, tilbringe tid utendørs, fordype seg i en hobby, eksperimentere med kunstmateriell eller lytte til (eller lage) musikk.
- Jeg anbefaler også på det sterkeste at du ser TEDxDirigo-presentasjonen av John Paul Caponigro, som heter «Du er mye mer kreativ enn du tror». Caponigro er en anerkjent kunstner som har arbeidet for Photoshop User, Apple.com og The Huffington Post.
- Les mer om hvordan du kan involvere deg i kreativ strategi her.
Gå tilbake til listen over prosjektledelsesferdigheter.
6. Kritisk tenkning
Kritisk tenkning gjør det mulig for deg å avgjøre hva du skal gjøre når det ikke finnes et opplagt valg, og håndtere problemer med selvtillit.
Du har sannsynligvis hørt begrepet «kritisk tenkning», men kan du beskrive det? Vet du hva det er, og hvordan du får tilgang til delene av hjernen din som er spesielt gode på det? Ifølge Oxford Dictionary er kritisk tenkning «den objektive analysen og vurderingen av en sak for å danne en bedømmelse».
Prosjektledere blir ofte konfrontert med motstridende data, ideer og fakta som ikke stemmer overens, samt svakheter i vanlig resonnering. Evnen til å plukke fra hverandre det vi ser, tenker, hører og føler for å avgjøre hva som er best i den aktuelle situasjonen, er selve kjernen i det å være en kritisk tenker.
Det finnes sju ferdigheter innen kritisk tenkning, som jeg har brutt ned til deres mest grunnleggende essens:
- Analyse: Hvilken informasjon finnes?
- Tolkning: Hva antyder informasjonen?
- Slutning: Hvilken konklusjon kan trekkes?
- Forklaring: En heispresentasjon av det ovennevnte.
- Selvregulering: Kan jeg ta feil om noe?
- Åpenhet: Hvilke andre muligheter finnes?
- Problemløsning: Hva er neste steg?
Slik utvikler du ferdigheter i kritisk tenkning
- Harvard Business Review foreslår tre vaner som kan hjelpe deg med å forbedre den kritiske tenkningen din: å stille spørsmål ved alle antakelser, finne frem til begrunnelser gjennom logikk og å gjøre tankegangen mer mangfoldig ved å prøve å se ting fra et motsatt synspunkt.
- Du kan prøve disse øvelsene fra INC.com for bedre kritisk tenkning. Udemy har også øvelser i kritisk tenkning samt et nettbasert kurs som passer til dem.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
7. Kommunikasjon
Kommunikasjon er evnen til å forstå og bli forstått av mennesker med ulik bakgrunn.
En av de viktigste ferdighetene innen prosjektledelse er evnen til å kommunisere godt – å forstå og bli forstått.
Den viktigste kommunikasjonsferdigheten å mestre er evnen til å lytte, være tydelig og sørge for at du blir forstått. Når informasjon formidles med riktig budskap, til riktig tid, til riktig person og gjennom riktig kanal, kan nesten enhver hindring overvinnes.
Effektiv kommunikasjon oppstår imidlertid ikke av seg selv. Den begynner med at du setter av tid og gjør den innsatsen som kreves for å bli godt kjent med teamet ditt, og utarbeider en passende kommunikasjonsplan og tilhørende kommunikasjonsverktøy som er tilpasset de ulike personlighetstypene. Det er enkelt å kommunisere godt under ideelle forhold med perfekte kommunikatorer – men prosjekter drar sjelden nytte av ideelle forhold, og ingen er perfekte kommunikatorer.
Du må sannsynligvis tilpasse kommunikasjonsstrategien fra prosjekt til prosjekt, ganske enkelt fordi du kan ha ulike teammedlemmer i hvert prosjekt, og et bestemt kommunikasjonssystem eller en bestemt struktur kanskje ikke alltid fungerer for alle.
Slik utvikler du kommunikasjonsferdigheter
- Jeg har fokusert på å lære bort kommunikasjonsferdigheter i mange sammenhenger, enten det gjelder å håndtere kundeklager for å løse konflikter (få øvelse i dette på The DPM School) eller å håndtere vanskelige samtaler bedre (webinar for DPM-medlemmer).
- I tillegg til disse målrettede aktivitetene for å styrke kommunikasjonen må jeg si: Bare kast deg ut i det. Dra på arrangementer, møt nye mennesker, gå ut av komfortsonen din og bygg nettverk med entusiasme. Hver samtale du har, kommer til å lære deg noe om effektiv kommunikasjon.
Se videoen vår med tips om hvordan du kan forbedre kommunikasjonsferdighetene dine her:
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
8. Lederskap
Lederskap innebærer å se hva som kan bli mulig, se helheten og lede og inspirere andre.
Godt lederskap er en viktig ferdighet for å være en god prosjektleder. Lederrollen din innebærer at du setter visjonen, motiverer teamet og gjør hverdagen bedre for teamet ditt ved å veilede dem og inspirere andre.
Men det å være leder handler ikke bare om å skape en god stemning i teamene dine – du må også håndheve prosesser og sørge for at alle i teamet følger opp.
Du tar den endelige avgjørelsen om hva teamet ditt skal arbeide med videre, og har det endelige ansvaret for om prosjektet mislykkes eller lykkes.
Sørg for at du leder, i stedet for bare å administrere. Det innebærer å gi teamet en visjon og et veikart for å lykkes, og å tjene teamet og gi det myndighet til å nå målet.
Slik utvikler du lederegenskaper
- Lederskap er en av de tingene som krever tid, erfaring og kontinuerlig innsats. Ingen bok eller noe kurs kommer til å gjøre deg til en leder over natten. Ingen nettbasert kurs kan gi deg reelle lederkvalifikasjoner.
- For å komme i gang foreslår jeg at du ser etter lederskapsorienterte seminarer med foredragsholdere som du mener har noe verdifullt å si. Det finnes hele konferanser som er viet til å utvikle lederegenskaper, og det er et godt sted å begynne.
- La deg inspirere av disse sitatene om lederskap og prosjektledelse.
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
9. Diplomati
Diplomati er evnen til å påvirke, forhandle og samarbeide i krevende situasjoner.
Prosjektledelse minner på mange måter om politikk; det samler en uensartet gruppe mennesker, ofte med motstridende interesser, og vår jobb er å få disse ulike interessene til å trekke i samme retning slik at vi kan nå prosjektmålene. Med andre ord må en god prosjektleder være en fremragende forhandler.
Du må sørge for at interessentene er samkjørte og at alle kommuniserer. Du kan være best på å gjennomføre retrospektiver og lage alle disse dokumentene, men hvis du ikke vet hvordan du skal navigere mellom ulike mennesker, kommer du sannsynligvis ikke til å lykkes.
Diskusjoner om budsjetter, ressursallokering og tidsplaner kan bli konfronterende og lite konstruktive hvis de ikke håndteres taktfullt. De beste prosjektlederne vet hvordan de kan finne kompromisser der det er mulig, og hvordan de kan stå fast uten å skade relasjonene på arbeidsplassen.
Den viktigste forhandlingsferdigheten å mestre er å finne en middelvei – å komme frem til kompromisser slik at alle som betyr noe, føler at de har vunnet!
Slik utvikler du diplomatiske ferdigheter
- Det finnes mange bøker om diplomati, noen mer teoretiske og andre mer praktiske. Du kan begynne med en klassiker, Taktens kraft av Peter Legge. Denne boken gjennomgår hvordan du beholder roen i vanskelige situasjoner, strategier for konfliktløsning, forhandlingsteknikker og hvordan du kan være en positiv påvirkning på menneskene rundt deg.
- Du bør også sjekke ut offentlig diplomati av Nicholas J. Cull, som gjennomgår fem kjerneområder innen offentlig diplomati: lytting, interessepåvirkning, kulturdiplomati, utveksling og internasjonal kringkasting. Denne boken formidler rådene sine gjennom et perspektiv preget av internasjonale relasjoner, kommunikasjonsstudier, psykologi og moderne praksis, og fremhever hva dette betyr i en tid med «globalt engasjement i den digitale tidsalderen».
Gå tilbake til listen over ferdigheter innen prosjektledelse.
10. Veiledning
Veiledning er evnen til å forenkle kompleksitet og bygge opp, drive frem og oppmuntre teamet.
Alle prosjektledere er veiledere på den måten at du må få frem det beste i teamet og produktet ditt. Veiledning er en omvendt form for undervisning der målet er å hjelpe personen det gjelder med å lære, i stedet for å formidle informasjon.
Veiledning skal fokusere på en persons individuelle behov og talenter og få frem personens fulle potensial. Dette kan innebære å gi positive tilbakemeldinger, etablere positive forventninger, identifisere områder for utvikling, lytte til bekymringer og tillate (og til og med oppmuntre til) feil.
Slik utvikler du veiledningsferdigheter
- Prøv selv å bli veiledet. Jobb med en mentor eller en profesjonell livs- eller karrierecoach, og legg merke til hva de gjør og hvordan de gjør det. Vær spesielt oppmerksom på hva som fungerer godt, og hva som ikke fungerer.
- TheCoachingToolsCompany.com har en serie med gratis verktøy som du kan få tilgang til, blant annet øvelser, vanlige spørsmål, et nyhetsbrev og maler for målsetting og lignende.
- Du kan også vurdere å se etter karrierecoacher i byen din og invitere en av dem til arbeidsplassen din for en heldags coachingøkt med de ansatte. Du kan også følge profesjonelle coacher på nettet hvis de har en blogg, videoer eller podkaster.
Gå tilbake til listen over prosjektledelsesferdigheter.
6 kjennetegn ved vellykkede prosjektledere
Listen ovenfor over viktige prosjektledelsesferdigheter utelater en avgjørende del av det å være prosjektleder: personlige og profesjonelle egenskaper. Egenskapene danner grunnlaget for myke ferdigheter og måten du utfører de harde ferdighetene på.
Faktisk er det jeg først og fremst prøver å avklare når jeg ansetter til prosjektlederstillinger, kandidatens personlige egenskaper. Disse er vanskelige – om ikke umulige – å lære bort, men etter min erfaring er det nettopp disse som skiller gode prosjektledere fra dårlige.
Hvor mange av disse egenskapene har du, og praktiserer du dem daglig?
- Organisert: sokkeskuffen din, og alle andres
- Visjonær: ser hva som kan bli, potensial og muligheter
- Detaljorientert: oppdager mangler og feil
- Teamorientert: empatisk, liker å jobbe med og kommunisere med mennesker
- Forsiktig optimistisk: alltid varsom, men likevel positiv
- Utholdende: fortsetter når ting ikke går etter planen
- Tilpasningsdyktig: liker problemløsning og kan være fleksibel
- Besluttsom: evne til å vurdere, forutse og ta vanskelige beslutninger
- Ansvarlig: tar eierskap, tar vare på teamet og avlaster det
- Sterk arbeidsmoral: hardtarbeidende, arbeidsom, selvmotivert og punktlig
Gå tilbake til listen over prosjektledelsesferdigheter.
Slik utvikler du disse egenskapene hos en vellykket prosjektleder
- Vær ærlig med deg selv: Be kollegene dine om tilbakemeldinger, og vær åpen for og mottakelig for det de deler. Lær deg å kritisere deg selv på en skånsom og konstruktiv måte, og husk at det aldri handler om skyld, men om et ønske om å stadig bli bedre.
- Vær ydmyk: Ydmykhet er begynnelsen på visdom. For å utvikle karakteren din må du være åpen for nye måter å gjøre ting på. Ingen kan være for ydmyk, selv om de som ikke er det, sikkert vil tro det.
- Lev etter prinsippene og verdiene dine: Enten det er «elsk andre» eller «gjør det rette», vil det å leve etter prinsippene dine gjøre beslutningstaking enklere og karakteren din mer standhaftig.
- Vær bevisst: Integritet oppstår ikke ved en tilfeldighet. Vi er alle et resultat av tankene og vanene våre. Vær bevisst på å fylle sinnet ditt med gode tanker. Når du gjør dette til en vane, blir prinsippene en del av deg og du utvikler en sterk karakter.
- Øv på selvdisiplin: Å ha en sterk karakter krever evnen til å gjøre det som er riktig, fremfor det som er enkelt. Som John Wooden sier: «Den virkelige testen på en persons karakter er hva han gjør når ingen ser på.»
- Ta ansvar: Omgi deg med mennesker som har høye forventninger. Ta først ansvar for deg selv. Legg stoltheten til side. Åpne deg for ansvarlighet. La andre utfordre deg til å utvikle en sterk karakter.
6 viktige ferdigheter innen smidig prosjektledelse
Smidig prosjektledelse krever alt det ovennevnte, i tillegg til noen få unike elementer som er spesielt viktige for metoder som faller inn under den smidige paraplyen, som Scrum eller Kanban.
Her er noen flere egenskaper du bør beherske hvis du ønsker å bli en god smidig prosjektleder:
1. Tilrettelegging
Hjelp mennesker med å forstå felles mål og sin egen rolle i det større bildet. Effektive tilretteleggere klarer å gjøre overordnede mål forståelige og oppnåelige.
Finn ut mer om hvordan du gjør dette i workshopen vår med Annie MacLeod (du må være medlem for å få tilgang til denne workshopen).
2. Problemløsning
Evnen til å håndtere konflikter, feil og uventede hindringer med ro og målbevissthet. Hvis noe uventet oppstår, beholder du roen og går foran som et godt eksempel for andre.
3. Problemløsning eller eskalering
Å vite når det er hensiktsmessig å løse problemer internt, og når det er behov for inngripen. Det er viktig å forstå hvilke ressurser som er tilgjengelige når det anses nødvendig å eskalere saken.
4. Teambygging
Å forstå de sosiale nyansene ved ledelse av prosjektteam og gi veiledning og oppmuntring. Sørg for at teamet ditt samarbeider godt, stoler på hverandre og er fornøyd som en enhet.
5. Endringsledelse
Å gjøre naturlige og uunngåelige endringer i en virksomhet så enkle, inkluderende og transparente som mulig. Ingen endring, uansett hvor stor den er, bør forstyrre teamet ditt i en slik grad at det havner i kaos.
6. Skap det rette miljøet
Ha kjennskap til «arbeidsplasskulturen» din, og sørg for at den samsvarer med visjonen din for teamet og arbeidet deres. Ikke la den bli for streng eller for uformell, og sørg for at alle forstår sine friheter og begrensninger.
Er prosjektledelse en myk eller hard ferdighet?
Prosjektledelse er både en myk og en hard ferdighet. Det er vanskelig å lede et prosjekt uten begge typene ferdigheter, fordi de utfyller hverandre så godt.
Å forsøke å bruke harde ferdigheter uten de tilhørende myke ferdighetene, som teamledelse, vil i stor grad være ineffektivt. Du kan kanskje lage en god prosjektplan, men prosjektet er dømt til å mislykkes hvis du ikke klarer å organisere og lede teamet effektivt slik at planen gjennomføres.
På samme måte vil et forsøk på å bruke myke ferdigheter uten de harde ferdighetene som kreves for å planlegge og kontrollere prosjektet på riktig måte, også føre til fiasko. Harde, tekniske ferdigheter gjør det mulig å sikre at prosjektets interessenter er samkjørte om målene og resultatene, og at planen for å levere dem er gjennomførbar innenfor budsjettet og tidsrammen.
Slik videreutvikler du prosjektledelsesferdighetene dine
Det kan bli vanskeligere å få jobb som prosjektleder, og det er ikke nok å vite hvilke ferdigheter fagfolk innen prosjektledelse trenger.
Du må ha kunnskap og de riktige verktøyene, men avgjørende er det at du vet hvordan du bruker de riktige teknikkene i prosjektene dine. Det er nytteløst å kjenne teorien uten å ha ferdighetene som skal til for å anvende den. Å ha de riktige verktøyene uten de praktiske ferdighetene som trengs for å bruke dem effektivt, er meningsløst.
Så hvordan bør du gå frem for å forbedre prosjektledelsesferdighetene dine?
- Lag en personlig kortliste over ferdigheter du mangler. Ta med de tekniske ferdighetene du ønsker å lære, samt de myke ferdighetene og egenskapene du kan videreutvikle.
- Bruk listen til å veilede utviklingen av kompetansen din innen prosjektledelse.
- Ta DPM School-kurset Mestring av digital prosjektledelse for å utvikle de harde og myke ferdighetene du trenger for å lykkes – instinktet, dømmekraften og lederegenskapene som kreves for å levere komplekse prosjekter som dreier seg om mennesker, piksler og kode.
- Bli med i det livlige DPM-fellesskapet, der du får oppdage enda flere måter å fordype og forbedre prosjektledelsesferdighetene dine på.
