I 10 migliori strumenti per la gestione delle agenzie recensiti per il 2026

Synergist è un software completo di gestione per agenzie, progettato per supportare le agenzie in crescita offrendo strumenti per monitorare la redditività dei progetti, gestire i progetti stessi e supervisionare l'utilizzo del team. Per le agenzie che mirano a migliorare le proprie performance finanziarie, Synergist può essere utilizzato per monitorare i parametri di redditività e prevedere pipeline, profitti e pagamenti.

Ho scelto specificamente questo software perché offre una soluzione tutto-in-uno con un'ampia gamma di funzionalità, come reportistica, strumento di pianificazione, capacità di monitoraggio progetti e un sistema centralizzato per la gestione delle interazioni con i clienti e delle finanze. Garantisce inoltre che le risorse e i team siano allocati in modo ottimale per migliorare l'efficienza in tutta l'organizzazione.

Nel complesso, Synergist si distingue come uno strumento indispensabile per le agenzie focalizzate sulla massimizzazione della redditività grazie all'accesso a informazioni in tempo reale e al controllo finanziario sui progetti.

Synergist si integra con diversi sistemi software, inclusi Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook Calendar e iCal, oltre alla gestione dei file tramite Microsoft OneDrive, Google Drive e Dropbox.

Productive è un software di gestione per agenzie completo con una gamma di funzionalità potenti che ti forniscono gli strumenti e i dati necessari per mantenere un'agenzia operativa senza intoppi. Lo strumento è stato creato da un team con un decennio di esperienza nella fondazione, gestione e crescita di una software house, quindi è particolarmente adatto alle agenzie digitali. Fran Vižintin, Senior Account Executive presso Productive, spiega perché la piattaforma funziona così bene per le agenzie: “Productive è progettato per le agenzie e supporta una pianificazione delle risorse ad alto livello. Permette alle agenzie di assegnare servizi, tariffe fatturabili e monitorare il budget all'interno di ogni fase del progetto.”

Le funzionalità dello strumento soddisfano pienamente i miei criteri per gli strumenti di gestione delle agenzie. Troverai la gestione di clienti e prospect nel Sales Pipeline (gestisci il flusso delle trattative, organizza le vendite). La funzione di Pianificazione delle Risorse, il time tracker e gli strumenti di collaborazione sulle attività rispondono ai criteri di gestione delle risorse e dei progetti che cerco in uno strumento o piattaforma per agenzie.

Fatturazione ed emissione delle fatture possono essere gestite direttamente dalla piattaforma, insieme a report utili su redditività e costi per aiutare nella gestione finanziaria. In realtà, la funzione reportistica va ben oltre, offrendo report in tempo reale su margini, utilizzo delle risorse e molto altro ancora, inclusi report sulla storia individuale degli impiegati o collaboratori con l'azienda, report salariali, ecc.

Le integrazioni di Productive includono Zapier, oltre a Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero ed Exact.

Productive costa $9/utente/mese (fatturato annualmente). Viene inoltre offerta una prova gratuita di 14 giorni con tutte le funzionalità.

monday AI Workspace è un ottimo software per agenzie pubblicitarie grazie al modo in cui lo strumento ha eliminato molte delle complessità tipiche dei tool di gestione, concentrandosi su layout semplici e visivamente intuitivi che aiutano a chiarire la sequenza delle attività.

Le funzionalità di monday AI Workspace per la gestione di progetti pubblicitari includono moduli per la gestione delle risorse e dei progetti, oltre ad ottimi strumenti di collaborazione. Ad esempio, gli utenti possono caricare e allegare file alle schede, lasciare commenti, menzionare i membri del team e altro ancora. Offre anche un eccellente cruscotto di reportistica progettuale che può raccogliere dati da più board, consentendo un monitoraggio migliore dei progressi. E sebbene monday AI Workspace non offra una gamma completa di strumenti per la contabilità di progetto e la fatturazione, è possibile utilizzare monday AI Workspace per tenere traccia di ore lavorate, scadenze e fatture. monday AI Workspace aggiunge inoltre capacità basate sull’intelligenza artificiale che possono aiutare le agenzie ad automatizzare attività di routine e accelerare l’avanzamento dei progetti. I team possono usare l’IA per riassumere informazioni, generare e perfezionare contenuti, estrarre insight dai dati di lavoro e automatizzare parti dei flussi operativi.

Nel complesso è uno strumento altamente personalizzabile che consente di lavorare con qualsiasi metodologia—kanban o altra—che meglio si adatta a progetto e team. Troverai anche utili strumenti di workflow per automatizzare parte dei tuoi processi.

Le integrazioni di monday AI Workspace includono app di project management come Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform e molte altre, accessibili tramite Zapier.

monday AI Workspace parte da $9/utente/mese e include una prova gratuita di 14 giorni. È previsto un piano gratuito fino a 2 utenti.

Scoro è un sistema di gestione per agenzie progettato per aiutare le aziende a gestire le operazioni in modo più efficace. Combina strumenti per la gestione dei progetti, vendite e gestione delle relazioni con i clienti (CRM), preventivazione, pianificazione delle risorse, monitoraggio del tempo, fatturazione e reportistica, riunendo ogni aspetto del lavoro di un'agenzia in un'unica piattaforma centralizzata.

Il sistema facilita la gestione end-to-end dei progetti durante l'intero ciclo di vita, dai preventivi iniziali fino alla fatturazione finale. Dashboard in tempo reale e report dettagliati offrono visibilità su progressi, risultati e prestazioni complessive, aiutando i team a prendere decisioni informate e a ridurre i malintesi.

Scoro include anche funzionalità di pianificazione delle risorse che aiutano ad assegnare i carichi di lavoro in modo efficiente e a prevenire il burnout del team. La sua funzionalità di gestione dei contratti ricorrenti garantisce che il lavoro continuativo per i clienti venga monitorato e realizzato in modo costante su tutti i progetti.

La piattaforma si integra con Google Calendar, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal e molti altri. Puoi anche collegare strumenti aggiuntivi tramite Zapier per un'automazione estesa.

I prezzi partono da $19,9/utente/mese, con una prova gratuita disponibile.

Screendragon è un software di gestione per agenzie progettato per gestire progetti, persone, processi e redditività in un unico posto. È facile da usare e offre una potente personalizzazione. I principali gruppi di agenzie mondiali come Omnicom, WPP e IPG si affidano a Screendragon per gestire le loro operazioni.

Screendragon è integrato perfettamente offrendo gestione dei progetti, gestione dei flussi di lavoro, gestione delle risorse e previsioni, monitoraggio del tempo, gestione del budget e gestione degli asset. Lo strumento è altamente configurabile e consente agli utenti di personalizzare moduli, dashboard, modelli, regole dei flussi di lavoro, permessi, notifiche, report e persino la terminologia utilizzata sulla piattaforma.

Il modulo integrato di gestione dei budget di Screendragon permette agli utenti di creare SOW e preventivi, oltre a prevedere ricavi futuri e necessità di risorse. Revisioni e approvazioni sono semplificate grazie a funzionalità per il proofing visivo, collaborazione in tempo reale, controllo delle versioni e permessi granulari. Le avanzate capacità di automazione di Screendragon facilitano l'approvazione sicura ed efficiente degli asset e possono adattarsi facilmente alle esigenze di agenzie in crescita. La gestione intuitiva delle attività consente agli utenti di passare da bacheche Kanban, diagrammi di Gantt interattivi e viste elenco.

Screendragon offre integrazioni native con sistemi ERP come SAP e PeopleSoft e può integrarsi con migliaia di app tramite Zapier come Slack, Trello, Google Drive, Office 365 e Microsoft Dynamics. Dispone inoltre di un'API aperta, che consente integrazioni personalizzate con qualsiasi soluzione.

Screendragon parte da $20/utente/mese con una tariffa una tantum di implementazione ed è disponibile una demo gratuita.

Wrike è un software per agenzie pubblicitarie facile da usare, adatto per team composti da cinque o più membri. È altamente configurabile, consentendo agli utenti di personalizzare processi, flussi di lavoro, dashboard, report e moduli di richiesta in base alle proprie esigenze specifiche. Può aiutare a eliminare costosi silos tra i team, centralizzare la comunicazione e automatizzare attività amministrative che richiedono molto tempo. Per le agenzie impegnate in progetti complessi o ad alta pressione, Wrike può rivelarsi prezioso anche nei momenti di incertezza. Danilo Coviello, fondatore di Espresso Translations, ha spiegato: “Il vero valore di Wrike si vede nella gestione delle crisi. Un cliente del settore fintech ha segnalato modifiche di conformità richieste in tre paesi. La mappatura delle dipendenze mi ha indicato esattamente quali attività sarebbero state coinvolte prima che si verificasse qualsiasi danno.”

Wrike permette agli utenti di passare da board Kanban personalizzabili, a diagrammi di Gantt a un clic e alle classiche visualizzazioni del carico di lavoro, così i team possono scegliere come visualizzare i deliverable delle campagne. Wrike offre anche elenchi di attività, sotto-attività, calendari condivisi, flussi di lavoro personalizzati, condivisione file e collaborazione in tempo reale. Gli utenti possono ottenere analisi avanzate sulle prestazioni su oltre 50 piattaforme di marketing, valutare la gestione e l’allocazione delle risorse e monitorare il tempo.

Wrike presenta un’interfaccia facile e intuitiva, con spazi, cartelle e compiti ben distinti. Puoi passare dalla schermata principale a fogli ore, dashboard, calendari, report e flusso attività. Wrike dispone di un centro assistenza dedicato con formazione interattiva, video, una guida ‘Per iniziare’ e una community molto attiva. Lo strumento offre inoltre una soluzione dedicata ai team di marketing, oltre a una varietà di modelli per i processi organizzativi più comuni.

Wrike offre oltre 400 integrazioni native preconfigurate, tra cui integrazioni con Adobe Creative Cloud; software di gestione file di Microsoft, Google e Dropbox; e più di 50 strumenti specifici per il marketing.

Monitask è una piattaforma digitale progettata per aiutare le agenzie a tracciare il tempo, gestire i progetti e monitorare la produttività del team. Offre strumenti che consentono di vedere come il team utilizza le ore di lavoro, fornendo informazioni sull'avanzamento dei progetti e sull'attività dei dipendenti. 

Le funzionalità di monitoraggio del tempo e gestione dei progetti di Monitask sono particolarmente vantaggiose per le agenzie. Permette di assegnare i progetti ai membri del team e di consultare le ore di lavoro associate a ciascun progetto e compito. I dipendenti possono scegliere il progetto su cui stanno lavorando da un menu a tendina nell'applicazione e aggiungere commenti per ulteriori dettagli. Questo aiuta a garantire una raccolta dati accurata e offre informazioni preziose su come viene impiegato il tempo nei vari progetti.

Inoltre, Monitask offre funzionalità come screenshot, monitoraggio dell'utilizzo delle applicazioni e tracciamento dell'attività. Questi strumenti consentono di monitorare l'attività dei dipendenti durante le ore lavorative, fornendo un quadro chiaro della produttività. L'applicazione traccia l'attività solo quando il dipendente è timbrato, garantendo trasparenza e rispetto della privacy. Questo può risultare particolarmente utile per le agenzie con lavoratori da remoto.

Apprezzo anche le sue funzionalità di reportistica dettagliata che permettono di analizzare tempo e dati in tutta l'azienda. Monitask offre persino una bacheca digitale di entrata e uscita, trasformando la gestione della forza lavoro con un sistema digitale per tracciare la disponibilità dei dipendenti. Inoltre, il software include una funzione di rilevazione delle presenze dei dipendenti per aumentare la responsabilità della forza lavoro e semplificare i processi HR. 

Alcune delle integrazioni di Monitask includono Zoho Projects, monday.com, Microsoft Teams, ClickUp, Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks Online, Jira Software Server, Avaza, Teamwork e Scoro.

Kantata è una piattaforma di gestione per agenzie progettata per unificare ogni fase del ciclo di vita della consegna al cliente. Dalla pianificazione dei progetti e la programmazione delle risorse al monitoraggio finanziario e alla reportistica per i clienti, offre alle agenzie un sistema centralizzato per gestire le operazioni, migliorare la redditività e crescere in modo efficiente.

La piattaforma include funzionalità pensate appositamente per le agenzie, come strumenti di onboarding per i clienti, pianificazione dei progetti, monitoraggio di tempi e risorse, fatturazione, gestione dei contratti e spazi collaborativi. Queste funzionalità rendono semplice tracciare i progressi del team rispetto a scadenze e budget, monitorare la soddisfazione del cliente e prevedere impiego delle risorse o ricavi—tutto dalla stessa piattaforma. Unificando i flussi di lavoro, Kantata elimina i compartimenti stagni e fornisce una visione completa dello stato di salute dell’agenzia.

Oltre alla gestione quotidiana dei progetti, Kantata supporta le decisioni basate sui dati lungo tutto il ciclo di vita del servizio. Dashboard dinamiche, reportistica di business intelligence e pianificazione di scenari consentono ai leader delle agenzie di individuare rischi, modificare i piani e dimostrare il valore ai clienti. Questa combinazione di visibilità e flessibilità aiuta le agenzie a mantenere le promesse e rafforzare la fiducia dei clienti.

Altre caratteristiche degne di nota includono database delle competenze personalizzabili per tracciare le expertise del team, report specifici per scenario (come tracciatori di redditività e scorecard per i dirigenti), viste Kanban per il lavoro agile sulle campagne e avvisi automatici che segnalano potenziali disallineamenti di tempistiche o attività.

Kantata si integra con diversi strumenti, come Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Worday, QuickBooks, HubSpot e NetSuite.

Teamwork è un sistema di gestione per agenzie flessibile che aiuta le agenzie a diventare più produttive e redditizie. Permette di gestire grandi volumi di progetti per i clienti dall'inizio alla fine. Teamwork consente di creare flussi di lavoro personalizzati e flessibili e offre un unico punto centrale per visualizzare i progetti del team e dei clienti.

Teamwork offre numerosi strumenti e funzionalità per aiutare le agenzie nella gestione del lavoro. Con la funzione Workload, puoi avere una panoramica completa della capacità del tuo team, gestire le risorse e mantenere il gruppo sulla giusta rotta. Un altro strumento molto apprezzato è la vista Gantt. Come racconta Melody MacKeand, project manager ed ex Principal Consultant di Teamwork: “In Teamwork, la vista Gantt è molto intuitiva; puoi spostare le attività e la linea temporale si aggiorna automaticamente.” Teamwork include anche il monitoraggio integrato del tempo per registrare le ore impiegate sulle attività e tenere traccia delle ore fatturabili. I report sulla redditività ti permettono di monitorare le prestazioni finanziarie per progetto o membro del team e confrontarle con il budget di quel cliente.

Una funzione particolarmente utile di questo software per agenzie è che puoi aggiungere i clienti come collaboratori gratuitamente, così potranno comunicare con il tuo team, lasciare commenti contestuali, revisionare i materiali e avere visibilità sull’avanzamento del progetto.

Teamwork si integra facilmente con altri strumenti come Gmail, Harvest, Hubspot, QuickBooks, Slack, Dropbox e molti altri.

Teamwork parte da $10/utente/mese. È disponibile anche una prova gratuita di 30 giorni

Bonsai è un software completo di gestione aziendale che integra diverse soluzioni per amministrare le varie aree di un'attività. Offre funzionalità come gestione dei clienti, gestione dei progetti, gestione finanziaria, proposte, contratti, moduli, rilevazione del tempo, condivisione dei file e collaborazione, rendendolo ideale per le agenzie che desiderano gestire tutti i loro processi. Per le agenzie, la differenza consiste nell'avere una piattaforma progettata intorno ai loro flussi di lavoro specifici invece di adattarsi a strumenti generici. Come ha spiegato Johnny Digges, proprietario di Symmetric Design: “Poiché strumenti come Monday e ClickUp sono progettati per qualsiasi tipo di azienda, ci trovavamo costantemente a doverli adattare alle nostre esigenze. Ma Bonsai è stato pensato specificamente per agenzie come la nostra, con clienti e progetti organizzati proprio come lavoriamo noi. Ora le informazioni restano organizzate dal momento in cui un cliente diventa un lead e per tutta la durata del progetto.”

I punti di forza di Bonsai nella gestione delle agenzie derivano dall'approccio integrato che facilita le esigenze delle agenzie lungo tutto il processo, dal lead alla fattura. La piattaforma cattura e monitora i lead in modo efficiente e si sincronizza perfettamente con il CRM, consentendo un rapido follow-up. Per le proposte, offre modelli personalizzabili e strumenti di analisi per monitorare il coinvolgimento del cliente e i feedback. Inoltre, i progetti e le attività possono essere assegnati a clienti diversi, e gli utenti possono invitare colleghi e collaboratori esterni ai progetti per gestire insieme i compiti e garantire la consegna puntuale e nel rispetto del budget.

Gli utenti possono anche impostare facilmente flussi di lavoro automatizzati e personalizzarli per ogni cliente o progetto. Questa suite completa assicura che le agenzie possano gestire efficacemente le interazioni con i clienti, dal primo contatto fino al completamento del progetto.

Inoltre, Bonsai semplifica la fatturazione grazie a funzionalità come la creazione automatica delle fatture, le fatture ricorrenti e la possibilità di accettare pagamenti attraverso vari canali direttamente dalla piattaforma. Il software include anche uno strumento per la rilevazione del tempo che consente agli utenti di registrare le ore trascorse su singole attività o progetti, integrandole facilmente nelle fatture per garantire una fatturazione accurata basata sulle ore di lavoro registrate.

Bonsai si integra con Gmail, Google Calendar, Zapier, Slack, QuickBooks Online, Calendly, ClickUp, Trello, Google Drive, Google Sheets, Xero, HubSpot e altri. 

Bonsai parte da $10/utente/mese con una prova gratuita disponibile.