I 10 migliori strumenti di gestione delle agenzie recensiti per il 2026

Productive è un software di gestione per agenzie completo con una gamma di funzionalità potenti che ti forniscono gli strumenti e i dati necessari per mantenere un'agenzia operativa senza intoppi. Lo strumento è stato creato da un team con un decennio di esperienza nella fondazione, gestione e crescita di una software house, quindi è particolarmente adatto alle agenzie digitali. Fran Vižintin, Senior Account Executive presso Productive, spiega perché la piattaforma funziona così bene per le agenzie: “Productive è progettato per le agenzie e supporta una pianificazione delle risorse ad alto livello. Permette alle agenzie di assegnare servizi, tariffe fatturabili e monitorare il budget all'interno di ogni fase del progetto.”

Le funzionalità dello strumento soddisfano pienamente i miei criteri per gli strumenti di gestione delle agenzie. Troverai la gestione di clienti e prospect nel Sales Pipeline (gestisci il flusso delle trattative, organizza le vendite). La funzione di Pianificazione delle Risorse, il time tracker e gli strumenti di collaborazione sulle attività rispondono ai criteri di gestione delle risorse e dei progetti che cerco in uno strumento o piattaforma per agenzie.

Fatturazione ed emissione delle fatture possono essere gestite direttamente dalla piattaforma, insieme a report utili su redditività e costi per aiutare nella gestione finanziaria. In realtà, la funzione reportistica va ben oltre, offrendo report in tempo reale su margini, utilizzo delle risorse e molto altro ancora, inclusi report sulla storia individuale degli impiegati o collaboratori con l'azienda, report salariali, ecc.

Le integrazioni di Productive includono Zapier, oltre a Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero ed Exact.

Productive costa $9/utente/mese (fatturato annualmente). Viene inoltre offerta una prova gratuita di 14 giorni con tutte le funzionalità.

monday AI Workspace è un ottimo software per agenzie pubblicitarie grazie al modo in cui lo strumento ha eliminato molte delle complessità tipiche dei tool di gestione, concentrandosi su layout semplici e visivamente intuitivi che aiutano a chiarire la sequenza delle attività.

Le funzionalità di monday AI Workspace per la gestione di progetti pubblicitari includono moduli per la gestione delle risorse e dei progetti, oltre ad ottimi strumenti di collaborazione. Ad esempio, gli utenti possono caricare e allegare file alle schede, lasciare commenti, menzionare i membri del team e altro ancora. Offre anche un eccellente cruscotto di reportistica progettuale che può raccogliere dati da più board, consentendo un monitoraggio migliore dei progressi. E sebbene monday AI Workspace non offra una gamma completa di strumenti per la contabilità di progetto e la fatturazione, è possibile utilizzare monday AI Workspace per tenere traccia di ore lavorate, scadenze e fatture. monday AI Workspace aggiunge inoltre capacità basate sull’intelligenza artificiale che possono aiutare le agenzie ad automatizzare attività di routine e accelerare l’avanzamento dei progetti. I team possono usare l’IA per riassumere informazioni, generare e perfezionare contenuti, estrarre insight dai dati di lavoro e automatizzare parti dei flussi operativi.

Nel complesso è uno strumento altamente personalizzabile che consente di lavorare con qualsiasi metodologia—kanban o altra—che meglio si adatta a progetto e team. Troverai anche utili strumenti di workflow per automatizzare parte dei tuoi processi.

Le integrazioni di monday AI Workspace includono app di project management come Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform e molte altre, accessibili tramite Zapier.

monday AI Workspace parte da $9/utente/mese e include una prova gratuita di 14 giorni. È previsto un piano gratuito fino a 2 utenti.

Wrike è un software per agenzie pubblicitarie facile da usare, adatto per team composti da cinque o più membri. È altamente configurabile, consentendo agli utenti di personalizzare processi, flussi di lavoro, dashboard, report e moduli di richiesta in base alle proprie esigenze specifiche. Può aiutare a eliminare costosi silos tra i team, centralizzare la comunicazione e automatizzare attività amministrative che richiedono molto tempo. Per le agenzie impegnate in progetti complessi o ad alta pressione, Wrike può rivelarsi prezioso anche nei momenti di incertezza. Danilo Coviello, fondatore di Espresso Translations, ha spiegato: “Il vero valore di Wrike si vede nella gestione delle crisi. Un cliente del settore fintech ha segnalato modifiche di conformità richieste in tre paesi. La mappatura delle dipendenze mi ha indicato esattamente quali attività sarebbero state coinvolte prima che si verificasse qualsiasi danno.”

Wrike permette agli utenti di passare da board Kanban personalizzabili, a diagrammi di Gantt a un clic e alle classiche visualizzazioni del carico di lavoro, così i team possono scegliere come visualizzare i deliverable delle campagne. Wrike offre anche elenchi di attività, sotto-attività, calendari condivisi, flussi di lavoro personalizzati, condivisione file e collaborazione in tempo reale. Gli utenti possono ottenere analisi avanzate sulle prestazioni su oltre 50 piattaforme di marketing, valutare la gestione e l’allocazione delle risorse e monitorare il tempo.

Wrike presenta un’interfaccia facile e intuitiva, con spazi, cartelle e compiti ben distinti. Puoi passare dalla schermata principale a fogli ore, dashboard, calendari, report e flusso attività. Wrike dispone di un centro assistenza dedicato con formazione interattiva, video, una guida ‘Per iniziare’ e una community molto attiva. Lo strumento offre inoltre una soluzione dedicata ai team di marketing, oltre a una varietà di modelli per i processi organizzativi più comuni.

Wrike offre oltre 400 integrazioni native preconfigurate, tra cui integrazioni con Adobe Creative Cloud; software di gestione file di Microsoft, Google e Dropbox; e più di 50 strumenti specifici per il marketing.

Screendragon è un software di gestione per agenzie progettato per gestire progetti, persone, processi e redditività in un unico posto. È facile da usare e offre una potente personalizzazione. I principali gruppi di agenzie mondiali come Omnicom, WPP e IPG si affidano a Screendragon per gestire le loro operazioni.

Screendragon è integrato perfettamente offrendo gestione dei progetti, gestione dei flussi di lavoro, gestione delle risorse e previsioni, monitoraggio del tempo, gestione del budget e gestione degli asset. Lo strumento è altamente configurabile e consente agli utenti di personalizzare moduli, dashboard, modelli, regole dei flussi di lavoro, permessi, notifiche, report e persino la terminologia utilizzata sulla piattaforma.

Il modulo integrato di gestione dei budget di Screendragon permette agli utenti di creare SOW e preventivi, oltre a prevedere ricavi futuri e necessità di risorse. Revisioni e approvazioni sono semplificate grazie a funzionalità per il proofing visivo, collaborazione in tempo reale, controllo delle versioni e permessi granulari. Le avanzate capacità di automazione di Screendragon facilitano l'approvazione sicura ed efficiente degli asset e possono adattarsi facilmente alle esigenze di agenzie in crescita. La gestione intuitiva delle attività consente agli utenti di passare da bacheche Kanban, diagrammi di Gantt interattivi e viste elenco.

Screendragon offre integrazioni native con sistemi ERP come SAP e PeopleSoft e può integrarsi con migliaia di app tramite Zapier come Slack, Trello, Google Drive, Office 365 e Microsoft Dynamics. Dispone inoltre di un'API aperta, che consente integrazioni personalizzate con qualsiasi soluzione.

Screendragon parte da $20/utente/mese con una tariffa una tantum di implementazione ed è disponibile una demo gratuita.

Synergist è un software completo di gestione per agenzie, progettato per supportare le agenzie in crescita offrendo strumenti per monitorare la redditività dei progetti, gestire i progetti stessi e supervisionare l'utilizzo del team. Per le agenzie che mirano a migliorare le proprie performance finanziarie, Synergist può essere utilizzato per monitorare i parametri di redditività e prevedere pipeline, profitti e pagamenti.

Ho scelto specificamente questo software perché offre una soluzione tutto-in-uno con un'ampia gamma di funzionalità, come reportistica, strumento di pianificazione, capacità di monitoraggio progetti e un sistema centralizzato per la gestione delle interazioni con i clienti e delle finanze. Garantisce inoltre che le risorse e i team siano allocati in modo ottimale per migliorare l'efficienza in tutta l'organizzazione.

Nel complesso, Synergist si distingue come uno strumento indispensabile per le agenzie focalizzate sulla massimizzazione della redditività grazie all'accesso a informazioni in tempo reale e al controllo finanziario sui progetti.

Synergist si integra con diversi sistemi software, inclusi Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook Calendar e iCal, oltre alla gestione dei file tramite Microsoft OneDrive, Google Drive e Dropbox.

Kantata è una piattaforma di gestione per agenzie progettata per unificare ogni fase del ciclo di vita della consegna al cliente. Dalla pianificazione dei progetti e la programmazione delle risorse al monitoraggio finanziario e alla reportistica per i clienti, offre alle agenzie un sistema centralizzato per gestire le operazioni, migliorare la redditività e crescere in modo efficiente.

La piattaforma include funzionalità pensate appositamente per le agenzie, come strumenti di onboarding per i clienti, pianificazione dei progetti, monitoraggio di tempi e risorse, fatturazione, gestione dei contratti e spazi collaborativi. Queste funzionalità rendono semplice tracciare i progressi del team rispetto a scadenze e budget, monitorare la soddisfazione del cliente e prevedere impiego delle risorse o ricavi—tutto dalla stessa piattaforma. Unificando i flussi di lavoro, Kantata elimina i compartimenti stagni e fornisce una visione completa dello stato di salute dell’agenzia.

Oltre alla gestione quotidiana dei progetti, Kantata supporta le decisioni basate sui dati lungo tutto il ciclo di vita del servizio. Dashboard dinamiche, reportistica di business intelligence e pianificazione di scenari consentono ai leader delle agenzie di individuare rischi, modificare i piani e dimostrare il valore ai clienti. Questa combinazione di visibilità e flessibilità aiuta le agenzie a mantenere le promesse e rafforzare la fiducia dei clienti.

Altre caratteristiche degne di nota includono database delle competenze personalizzabili per tracciare le expertise del team, report specifici per scenario (come tracciatori di redditività e scorecard per i dirigenti), viste Kanban per il lavoro agile sulle campagne e avvisi automatici che segnalano potenziali disallineamenti di tempistiche o attività.

Kantata si integra con diversi strumenti, come Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Worday, QuickBooks, HubSpot e NetSuite.

Hive è uno strumento robusto per la gestione delle agenzie, l'organizzazione dei progetti e il coordinamento flessibile delle attività. Permette alle agenzie di organizzare i progetti in un diagramma di Gantt, una bacheca Kanban, una tabella o un calendario, e di passare facilmente da un layout all'altro. Inoltre, ogni utente può scegliere di visualizzare un progetto secondo viste diverse, così ogni membro del team può utilizzare la visualizzazione che preferisce. Gli aggiornamenti sono riflessi su tutte le viste del progetto, quindi l'agenzia resta informata indipendentemente dall'opzione utilizzata.

Hive consente agli utenti di collaborare facilmente inviando messaggi direttamente a singoli o gruppi dell'agenzia. Devi condividere un documento? Caricalo direttamente in un'attività, un progetto o un messaggio. La funzionalità Moduli di Hive elimina le continue email e raccoglie tutte le informazioni necessarie tramite semplici campi da compilare.

Vale la pena notare che, se stai passando a Hive da un altro strumento, puoi importare i compiti da strumenti come Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet e alcuni altri.

Hive si integra con Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box e più di mille altri strumenti tramite Zapier.

Hive ha un costo a partire da $12/utente/mese.

Teamwork è un sistema di gestione per agenzie flessibile che aiuta le agenzie a diventare più produttive e redditizie. Permette di gestire grandi volumi di progetti per i clienti dall'inizio alla fine. Teamwork consente di creare flussi di lavoro personalizzati e flessibili e offre un unico punto centrale per visualizzare i progetti del team e dei clienti.

Teamwork offre numerosi strumenti e funzionalità per aiutare le agenzie nella gestione del lavoro. Con la funzione Workload, puoi avere una panoramica completa della capacità del tuo team, gestire le risorse e mantenere il gruppo sulla giusta rotta. Un altro strumento molto apprezzato è la vista Gantt. Come racconta Melody MacKeand, project manager ed ex Principal Consultant di Teamwork: “In Teamwork, la vista Gantt è molto intuitiva; puoi spostare le attività e la linea temporale si aggiorna automaticamente.” Teamwork include anche il monitoraggio integrato del tempo per registrare le ore impiegate sulle attività e tenere traccia delle ore fatturabili. I report sulla redditività ti permettono di monitorare le prestazioni finanziarie per progetto o membro del team e confrontarle con il budget di quel cliente.

Una funzione particolarmente utile di questo software per agenzie è che puoi aggiungere i clienti come collaboratori gratuitamente, così potranno comunicare con il tuo team, lasciare commenti contestuali, revisionare i materiali e avere visibilità sull’avanzamento del progetto.

Teamwork si integra facilmente con altri strumenti come Gmail, Harvest, Hubspot, QuickBooks, Slack, Dropbox e molti altri.

Teamwork parte da $10/utente/mese. È disponibile anche una prova gratuita di 30 giorni

Nutcache è uno strumento di gestione per agenzie progettato per organizzare tutti gli aspetti dei tuoi processi quotidiani. Con questo software, disponi di una cassetta degli attrezzi composta da pianificazioni codificate a colori, code per l’organizzazione delle attività e reportistica sui dati.

Nutcache fornisce gli strumenti standard del diagramma di Gantt, utili per monitorare e organizzare visivamente le attività dell’agenzia grazie a tecniche di modifica tramite trascinamento, clic e rilascio che richiedono una formazione minima per essere apprese. Puoi utilizzare anche il software per la gestione di progetti Agile o Scrum, a seconda delle preferenze dell’agenzia. Questa semplicità e flessibilità rendono Nutcache una solida soluzione di gestione per agenzie, sia per piccoli che per grandi team.

Nutcache offre strumenti per la registrazione del tempo in cui gli utenti possono annotare, tracciare e fatturare ore e spese in modo che i responsabili dell’agenzia sappiano come vengono spesi i fondi di un progetto. A differenza di molte altre soluzioni integrate, Nutcache dispone anche di funzionalità per creare, personalizzare e gestire fatture illimitate.

Le integrazioni di Nutcache includono Dynacom Accounting, PayPal, 2Checkout, Stripe, Authorized.Net, QuickBooks Online, Google Sign In, Google Drive, GitHub, Slack e centinaia di altre app tramite Zapier.

Nutcache ha un costo a partire da $6/utente/mese con un piano 'Pro' che richiede almeno 5 utenti.

FunctionFox offre tre diversi piani con funzionalità che vanno dal monitoraggio del tempo e delle stime di base, alla pianificazione dei progetti e ai diagrammi di Gantt, fino a moduli di inserimento progetti personalizzati. FunctionFox può supportare team composti sia da cinque che da cinquecento membri.

FunctionFox è completamente basato sul web e compatibile con tutti i browser aggiornati, quindi utenti sia Mac che PC possono collaborare senza problemi. FunctionFox consente la collaborazione del team tramite la pianificazione dei progetti, permette l'assegnazione di compiti specifici attraverso assegnazioni di azioni e liste delle cose da fare, e facilita la comunicazione tramite il blog di progetto. Un'altra ottima funzione è lo strumento di disponibilità, che i responsabili di progetto possono utilizzare per monitorare la capacità del team e ottimizzare l'impiego del tempo di tutti.

FunctionFox è facile da usare e ancora più semplice grazie ai tutorial e al supporto offerti. Forniscono onboarding dedicato e tutta l’assistenza clienti è illimitata, continua e inclusa nel costo dell’abbonamento. Il loro sito web include anche un centro assistenza e all'interno del software stesso sono presenti file di aiuto dettagliati.

Il prezzo del piano FunctionFox Premier parte da $50 al mese.