Qu’est-ce qu’une ressource en gestion de projet ? 7 types clés
Qu’est-ce qu’une ressource en gestion de projet, exactement ? En bref, il s’agit de tout type d’actif qui contribue à l’accomplissement d’une tâche.
Les ressources sont importantes pour les chefs de projet : sans elles, vous risquez de ne pas disposer de suffisamment de main-d’œuvre, d’équipements et de matériaux, d’argent, de services, d’espace et/ou de temps pour mener votre projet à bien. Cela peut entraîner des dépassements de coûts, des dépendances non respectées ou des retards dans le calendrier, voire l’échec du projet.
Il existe un certain nombre de plates-formes logicielles de gestion des ressources utiles pour rationaliser le processus de gestion des ressources et surveiller l’utilisation des ressources.
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Qu’est-ce qu’une ressource ?
En gestion de projet, une ressource est définie comme tout ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet. Cela comprend les matières premières, les fournitures opérationnelles, les financements, le personnel, les technologies ainsi que tout autre élément ou service requis au cours de l’exécution du projet.
Les ressources peuvent être propres à un projet ou être utilisées dans le cadre de plusieurs projets. Il est important d’évaluer précisément les ressources nécessaires à la réussite du plan directeur de la planification du projet et des livrables avant le début des travaux. Vous pourrez ainsi établir un budget approprié et vous assurer de disposer des membres de l’équipe projet, des équipements, etc. nécessaires à l’exécution du travail.
Par exemple, si vous prévoyez de lancer un site web, vous devrez déterminer qui travaillera sur la mission et avec quelles compétences, si le personnel sera interne ou composé de prestataires, quels seront les coûts des licences pour les outils nécessaires, quels équipements seront requis (comme des appareils de test) et où le travail sera effectué, en tenant compte du budget disponible et des jalons du projet.
6 types de ressources en gestion de projets numériques
Les ressources d’un projet peuvent être matérielles, financières ou liées au personnel. Les types de ressources comprennent :
1. Main-d’œuvre
La main-d’œuvre couvre le personnel nécessaire à la réalisation d’un projet. Les types de personnel peuvent inclure les employés de l’entreprise ou des prestataires externes engagés pour certaines tâches ou fonctions (voir la section Services pour plus d’informations sur le recours à des entités externes).
Les chefs de projet doivent travailler avec les parties prenantes afin de déterminer combien de ressources humaines, à quel pourcentage de leur temps et avec quelles compétences, sont nécessaires pour accomplir les tâches du projet. Remarque : toutes les personnes impliquées dans le projet ne seront pas nécessaires à chaque tâche.
Après avoir évalué la portée du projet et le niveau d’effort requis, le chef de projet entreprend de planifier les ressources en fonction des jalons du projet et de la disponibilité des ressources. Le suivi des ressources disponibles contribue à prévenir la surallocation et l’épuisement professionnel.
2. Équipements et matériaux
Les équipements et les matériaux couvrent un large éventail de fournitures nécessaires au projet. Il s’agit de ressources qui sont consommées au cours de la réalisation d’un projet.
Pour les projets numériques, cela peut inclure du matériel, comme des ordinateurs ou des serveurs, ainsi que des fournitures de bureau. Dans le cadre de la gestion des ressources dans le secteur de la construction, cela peut aller des équipements de fabrication aux matières premières nécessaires à un processus de fabrication, en passant par les véhicules : tout ce qui est nécessaire à l’exécution du travail.
Le même équipement peut être utilisé dans le cadre de plusieurs projets différents d’un portefeuille ; toutefois, à mesure que le nombre de projets augmente, les besoins en équipements augmentent également.
3. Argent
Tout chef de projet sait que les budgets de projet sont essentiels. En effet, des ressources financières sont nécessaires pour acquérir d'autres types de ressources de projet. Pour réguler les coûts du projet et atteindre les objectifs de rentabilité fixés par votre organisation, il est essentiel de respecter le budget établi pour le projet, notamment lorsque vous essayez de gérer plusieurs projets à la fois.
4. Espace
L'espace désigne les lieux physiques loués ou utilisés à la discrétion d'une équipe ; il peut s'agir de locaux partagés avec un précédent locataire ou de tout site répondant aux exigences spécifiques d'un travail donné. Les besoins en espace doivent être définis pour chaque phase du projet et être généralement attribués longtemps à l'avance en raison de leur rareté relative.
5. Services
Les fournisseurs externes constituent une ressource pour de nombreux projets. Si une entreprise ne dispose pas déjà du personnel requis pour fournir les services convenus dans le cadre du périmètre du projet, il peut être nécessaire de faire appel à un tiers pour fournir ce service.
Les fournisseurs sont des entités externes qui fournissent des biens ou des services utilisés dans le projet (découvrez-en davantage sur la gestion des fournisseurs et la gestion des sous-traitants). Il peut s'agir, par exemple, d'un professionnel de l'informatique ou d'un graphiste. Pour les projets numériques, les services peuvent également inclure les coûts de licence des outils logiciels, les frais de serveur ou l'assistance juridique pour les travaux impliquant une responsabilité importante.
6. Temps
Le temps dont vous disposez pour mener à bien un projet déterminera les procédures opérationnelles que vous suivrez pour gérer ce projet. Comprendre que le temps peut être limité lorsque des problèmes surviennent est essentiel pour faire preuve d'agilité et maintenir le projet dans les délais.
Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources d'un projet est le processus d'acquisition, d'utilisation et de suivi des ressources nécessaires à la réalisation d'un projet donné, du début à la fin.
Voici un résumé du processus :
- Lors de la planification des ressources, l'élaboration d'un plan de gestion des ressources et son respect contribuent à créer les conditions de la réussite pour les responsables des ressources. Les chefs de projet peuvent utiliser la prévision des ressources pour maintenir à jour les projets actuels et futurs. Cela peut être fait pour un projet individuel ou pour plusieurs projets à la fois.
- Pendant les phases d'exécution et de suivi du cycle de vie du projet, des outils tels que les diagrammes de Gantt, les structures de découpage du projet, le suivi des actifs et d'autres visualisations de données peuvent vous tenir informé de la disponibilité des ressources et mesurer l'avancement du projet par rapport aux étapes clés et aux objectifs.
- Vous pouvez également utiliser des techniques de gestion des ressources, telles que le nivellement des ressources, pour élaborer un calendrier efficace des ressources.
- Une allocation judicieuse des ressources contribue à garantir que les exigences du projet sont satisfaites dans les délais et le budget prévus. En utilisant diverses méthodes d'allocation des ressources, les chefs de projet peuvent s'assurer que les bonnes ressources sont disponibles chaque fois que nécessaire.
Ensemble, ces étapes constituent la base de bonnes pratiques de gestion des ressources tout au long du cycle de vie du projet.
Pourquoi les ressources sont-elles importantes dans la gestion de projet ?
Sans ressources suffisantes, il peut être difficile pour un chef de projet d’atteindre les objectifs du projet dans le calendrier prévu du projet. Une allocation inappropriée des ressources lors de l’élaboration du calendrier des ressources peut entraîner des retards, des pénuries ou, pire encore, l’échec des projets.
Selon le type de projet que vous gérez, différents types de ressources peuvent être nécessaires. Par exemple, certains projets, notamment dans le secteur de la construction, peuvent nécessiter des équipements ou des matériaux plus spécifiques que d’autres, ou avoir besoin de solutions logicielles de gestion de projets de construction spécialisées. Chacun des différents types de ressources joue un rôle spécifique pour garantir la réussite du projet. De même, les projets logistiques comportent souvent des exigences complexes en matière de manutention des matériaux, de coordination du transport et de conformité, ce qui rend la gestion des ressources particulièrement essentielle pour éviter les retards d’expédition ou les sanctions réglementaires.
Découvrez ici plus d’informations sur l’importance d’une gestion efficace des ressources dans la gestion de projets.
Et maintenant ?
Commencez à suivre vos ressources à l’aide d’un logiciel de gestion de projets, d’un logiciel de planification des ressources ou d’un outil gratuit de gestion des ressources. Vous cherchez l’outil de gestion des ressources adapté ? Consultez ce guide de démonstration d’un logiciel de gestion des ressources pour vous aider à prendre une décision éclairée.
