Le processus de gestion des ressources d’un projet : guide d’expert en 5 étapes

Dans l’écosystème plus large de la gestion de projet, elle fait le lien entre la stratégie et l’exécution du projet en alignant les capacités de l’organisation sur les exigences du projet.

Le processus de gestion des ressources d’un projet

Au cours de mes 13 années d’expérience, j’ai fini par déterminer quelles étaient, en pratique, les cinq étapes ou processus du processus de gestion des ressources (par opposition aux six étapes décrites dans le PMBOK). Il s’agit des étapes suivantes :

1. Planification des ressources
2. Estimation des ressources / Affectation des ressources
3. Acquisition des ressources
4. Développement et gestion de l’équipe
5. Évaluation continue des ressources

Étape 1 : Planification des ressources

La planification des ressources est le processus qui consiste à déterminer quelles personnes, compétences, outils, équipements et quel budget sont nécessaires pour mener à bien un projet. Son objectif est de garantir que vous disposez des bonnes ressources au bon moment, sans surcharger les équipes ni créer de goulots d’étranglement dans la réalisation du projet.

Toutefois, avant de pouvoir estimer les ressources, vous devez comprendre :

• le travail à réaliser,
• le calendrier,
• les dépendances,
• ainsi que le niveau d’expertise requis.

En outre, la définition des exigences nécessite également d’écouter ce que vos parties prenantes disent vouloir, mais surtout ce qu’elles ne disent pas.

Utilisez vos compétences décisionnelles, qui font partie des nombreuses compétences en gestion des ressources, pour lire entre les lignes et poser des questions pertinentes. Par exemple, si vos parties prenantes insistent pour recruter un ingénieur logiciel ayant plus de 30 ans d’expérience afin de créer une application simple, cherchez à en comprendre la raison. Remplacer ce développeur expérimenté par un développeur moins aguerri, mais possédant une connaissance plus approfondie d’un langage de programmation plus récent, conviendrait-il mieux ? Pourquoi, ou pourquoi pas ?

À la fin de l’étape de planification, vous devriez être en mesure de comprendre ce dont vous avez besoin, à quel moment, et si votre calendrier est réalistement réalisable.

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Étape 2 : Estimation des ressources / Affectation des ressources

L’estimation et l’affectation des ressources permettent de déterminer l’effort nécessaire au projet et les personnes qui réaliseront concrètement le travail dans les limites du calendrier et du budget disponibles.

Au cours de cette étape, vous devrez :

1. Estimer le travail nécessaire
2. Déterminer les compétences requises
3. Calculer la capacité disponible de l’équipe
4. Affecter les ressources en fonction des priorités et des disponibilités
5. Ajuster les délais ou le périmètre si la capacité ne correspond pas à la demande

Une fois que vous avez identifié les types de ressources dont vous avez besoin, vous pouvez recourir à de nombreuses méthodes d’affectation des ressources. À ce stade, vous devrez préciser davantage la planification des ressources. Combien de temps ces personnes consacreront-elles à la réalisation du projet ?

Vous pouvez réaliser cette estimation de deux manières principales :

• Ascendante : Estimez le nombre d’heures nécessaires pour accomplir chaque exigence et le nombre d’heures que chaque personne devra consacrer à chaque livrable. Cette approche est idéale lorsque la portée est bien définie, que la précision est importante et que les délais sont flexibles.

• Descendante : Si vous disposez d’un budget fixe établi dans votre plan de gestion de projet, commencez par cette contrainte, puis affectez les ressources humaines en fonction des rôles les plus critiques pour la réussite du projet. Cette approche est idéale lorsque le budget ou les échéances sont fixes,
• et que des compromis doivent être faits dès le début.

Utilisez mon modèle de feuille de calcul pour l’affectation des ressources afin d’accélérer ce processus : il effectue les calculs pour vous, afin que vous puissiez rapidement voir comment votre budget est utilisé.

Pour vous guider dans votre processus d’affectation, vous pouvez également envisager de créer une structure de découpage des ressources (RBS) — un cadre hiérarchique qui catégorise toutes les ressources — humaines, matérielles et les équipements — par type et par fonction. Elle est particulièrement utile pour visualiser l’ensemble des ressources nécessaires et s’assurer qu’aucun élément critique n’est oublié.

Si vous ne savez pas quels rôles sont critiques, interrogez des collègues qui ont mené des projets similaires par le passé. N’hésitez pas non plus à faire appel à vos experts métier, qui disposent d’une vaste expérience. Ils pourront certainement vous expliquer combien d’heures leur sont nécessaires pour fournir leur meilleur travail.

Conseil de pro

Gardez à l’esprit que les humains sont notoirement mauvais pour estimer. J’aime me prévoir une marge de sécurité d’au moins 10 % afin de tenir compte des risques ou des retards imprévus.

Étape 3 : Acquisition des ressources

L’acquisition des ressources est le processus consistant à obtenir les personnes, les équipements, les outils et les matériaux nécessaires pour réaliser le projet dans les délais et le respect du budget. Le défi consiste à trouver un équilibre entre rapidité, coût, disponibilité et adéquation des compétences — car la ressource idéale n’est pas toujours disponible au moment où vous en avez besoin.

En ce qui concerne les ressources humaines, voici deux principales façons de constituer les équipes de vos projets :

• Recruter en interne. Principalement par l’intermédiaire de votre responsable ou grâce aux relations que vous avez développées au sein de votre organisation. Les recrutements internes sont plus rapides à intégrer, les personnes connaissent déjà les méthodes de travail de l’entreprise et présentent moins de risques sur le plan opérationnel. Cependant, elles peuvent déjà être affectées à trop de tâches.

• Recruter en externe. Collaborer avec le service de recrutement, une agence d’intérim ou utiliser les recommandations de salariés peut être un excellent moyen d’attirer de nouvelles recrues. Toutefois, dans ce dernier cas, vous devrez peut-être structurer votre programme de recommandations afin de réduire les biais. Les recrutements externes peuvent rapidement combler les lacunes en matière de compétences, apporter une expertise spécialisée ou accroître la capacité. Cependant, ils nécessitent généralement davantage de temps et de budget pour leur intégration.

Bien qu’il puisse être tentant d’ignorer les signaux d’alerte rouges ou jaunes lors des entretiens afin d’accélérer la mise en route, soyez aussi méthodique que le calendrier du projet vous le permet pour vous assurer de trouver la bonne personne. Cela vous fera économiser de nombreuses heures plus tard.

À cette étape, vous devrez également vous procurer les fournitures nécessaires au projet. Demandez des devis à plusieurs fournisseurs et négociez afin d’obtenir le meilleur prix. Envisagez d’utiliser un logiciel de réservation des ressources pour planifier et affecter efficacement les ressources partagées, telles que les équipements ou les salles de réunion

Étape 4 : Développement et gestion de l’équipe

Le développement et la gestion de l’équipe visent à aider les ressources du projet à travailler efficacement ensemble tout au long de sa réalisation. À ce stade, le rôle du chef de projet évolue : il ne consiste plus à constituer l’équipe, mais à maintenir dans la durée ses performances, sa collaboration, sa responsabilisation et son moral.

Si vous pensiez que la planification de projet, l’estimation et l’acquisition des ressources étaient difficiles, ce n’est rien comparé à la difficulté de développer et de gérer une équipe. Vous pourriez consacrer un article entier à la gestion des personnes, alors voici la version abrégée : créez les conditions qui permettent à chacun de fournir son meilleur travail.

Une gestion efficace de l’équipe comprend :

• clarifier les responsabilités,
• équilibrer les charges de travail,
• éliminer les obstacles,
• résoudre les conflits,
• suivre les performances,
• et favoriser la collaboration au sein de l’équipe.

Gardez à l’esprit qu’à mesure que les projets évoluent, les responsables des ressources doivent souvent appliquer des techniques de gestion des ressources pour rééquilibrer les charges de travail, ajuster les responsabilités et adapter les structures des équipes afin de maintenir l’avancement de la réalisation.

Étape 5 : évaluation continue des ressources

Chaque nouveau projet commence avec de bonnes intentions, mais il peut être difficile de réfléchir aux enseignements tirés et aux indicateurs une fois que vous êtes plongé dans l’action et assailli de demandes des parties prenantes de toutes parts.

Le PMI appelle cette étape « contrôler les ressources ». Je comprends l’idée, mais je n’aime pas vraiment la connotation. 

Pour ne pas perdre de vue les performances, planifiez des contrôles périodiques de la santé du projet avant le début de vos travaux. Dans le cadre de ce contrôle, vous devrez :

• Examiner les heures/coûts réels par rapport aux heures/coûts estimés (vous pouvez le faire dans Excel ou avec l’outil gratuit de gestion des ressources de votre choix)
  • Si vous constatez une surallocation globale du personnel et ne voyez aucun moyen de corriger la situation, informez vos clients de l’état d’utilisation des ressources afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu plus tard. Partagez également vos idées pour réduire les dépenses et retrouver le cap.
• Échanger régulièrement avec votre équipe projet afin de vous assurer qu’elle est en phase avec les tâches qu’elle juge utiles
  • Restez attentif aux tâches qui ont changé par rapport au plan. Identifiez les possibilités de substitutions plus économiques qui renforcent la motivation du personnel tout en réduisant les coûts du projet.
• Organiser régulièrement des rétrospectives agiles afin de réviser et de mettre à jour les processus du projet en fonction des enseignements tirés.

Exemple de processus de gestion des ressources d’un projet

Maintenant que nous avons défini les étapes, appliquons cette méthodologie à l’exemple suivant :

« Vous êtes chef de projet et devez dispenser une formation à des représentants de l’administration publique au cours des six prochains mois. »

Pour simplifier, j’ai utilisé des feuilles de calcul pour cet exercice, mais n’importe quel outil de gestion des ressources fera l’affaire.

Étape 1 : planification des ressources

• Consignez votre compréhension de la portée du projet dans un énoncé de portée du projet, sur la base de la documentation disponible, des entretiens, etc., puis validez-la avec vos parties prenantes
• En fonction de la portée du projet, identifiez les profils dont vous aurez besoin pour réaliser le travail du projet, ainsi que les responsabilités envisagées pour chaque rôle
• Dressez la liste des fournitures dont vous aurez besoin pour dispenser la formation
• Si vous planifiez les ressources de plusieurs projets simultanément, organisez-les par ordre de priorité

Étape 2 : estimation des ressources / allocation des ressources

• Imaginons que votre client vous accorde un budget de $100,000 pour cette formation, que la durée du projet soit de six mois et que le client souhaite que le chef de projet consacre 50 % de son temps à cette mission. Estimez des taux horaires approximatifs pour chaque poste, documentez vos hypothèses et faites les calculs.
• Lorsque vous faites le calcul, vous constatez qu’en fonction de la demande de votre client, environ la moitié de votre budget est consacrée à votre chef de projet. Demandez-vous si cela est pertinent au regard de votre expérience précédente. Je décide que oui : comme cette formation s’adresse à des personnalités de premier plan et nécessite la création de contenus techniques, je suppose que je serai très impliqué.

• Ensuite, estimez les ressources nécessaires aux activités pour les rôles restants et documentez vos hypothèses. N’oubliez pas de réserver 10 % pour les imprévus.

• Lors de ma première tentative, je dépasse le budget de 60 000 $. Aïe. Cela signifie que je dois trouver comment réduire les coûts grâce au lissage des ressources.
  • Mon ingénieur senior est mobilisé à 20 % de son temps pendant toute la durée du projet, mais je n’ai probablement besoin de lui que le premier mois pour m’aider à identifier les sujets de formation, puis à nouveau aux mois 4 et 5 pour relire le contenu. De plus, je n’ai probablement besoin de lui qu’un jour par semaine en moyenne, au lieu de deux. Je réduis ainsi mon budget de 30 000 $.
    • J’ajuste les heures restantes en fonction de ce que je pense pouvoir accepter. Je dois réduire les heures du chef de projet à 35 % et ramener les imprévus de 10 % à 5 % pour équilibrer le budget. Il ne me reste alors que 300 $ pour les fournitures. Cela va être serré.

• À ce stade, je reviens généralement vers le client pour discuter des moyens de réduire le périmètre du projet. Il peut s’agir de raccourcir la formation à 3 jours au lieu de 5 afin d’économiser du temps d’intervention du formateur et de l’analyste, de réduire le nombre de participants pour diminuer les coûts de fournitures ou de modifier le contenu de la formation afin de ne plus avoir besoin d’un ingénieur senior.

Étape 3 : Acquisition des ressources

J’utiliserai une combinaison de techniques pour constituer l’équipe affectée à cette mission, en fonction de la disponibilité des ressources :

• Recrutement interne : Le poste d’ingénieur junior et celui d’analyste métier junior sont faciles à pourvoir. Deux éléments exceptionnels de mon équipe travaillent bien avec moi et recherchent un nouveau défi. Je peux même former l’analyste afin qu’il assume progressivement certaines de mes responsabilités de gestion de projet et permette ainsi de réaliser des économies. Après une brève conversation pour confirmer leur intérêt et leur disponibilité, ils acceptent.
• Recrutement externe : Le poste d’ingénieur senior est plus difficile à pourvoir. Les candidats internes sont rares et il est difficile de recruter à l’extérieur une personne possédant un ensemble de compétences aussi spécialisé. Heureusement, une personne de mon réseau connaît un ancien employé qui accepterait d’apporter son aide sur une base horaire. Après avoir rempli quelques formalités administratives, nous pouvons commencer.
• Poste contractuel : Le client a déjà un formateur en tête. Je collabore avec mon équipe de recrutement et l’ingénieur senior pour faire passer un entretien à cette personne, puis je travaille avec le service des achats afin de l’engager à temps partiel. Je n’aurai pas besoin de refaire ce type de formation à l’avenir, il n’est donc pas pertinent de chercher à recruter quelqu’un à temps plein.

Étape 4 : Développement et gestion de l’équipe

En plus des réunions d’équipe récurrentes, j’organise chaque semaine des entretiens individuels avec les personnes du projet que je gère. Nous discutons de leurs difficultés, de leurs aspirations et de la manière dont je peux les aider à rester motivées et à mieux reconnaître leurs contributions. 

Pour les personnes que je ne gère pas directement, j’organise une conversation mensuelle afin de m’assurer qu’elles sont satisfaites du projet et de recueillir les éventuels commentaires qu’elles pourraient avoir sur la manière dont je peux m’améliorer. 

Parce que je prends le temps de connaître leurs objectifs de carrière et que je fais preuve de transparence avec elles concernant leurs performances et les moyens de s’améliorer, elles me font suffisamment confiance non seulement pour donner le meilleur d’elles-mêmes, mais aussi pour me faire part des commentaires dont j’ai besoin afin de devenir un meilleur gestionnaire.

Étape 5 : Évaluation continue des ressources

Bien que le projet ait démarré sur les chapeaux de roues, en réconciliant mon budget mensuel, je constate progressivement que mon accompagnement porte ses fruits et que je dois consacrer moins de temps à la livraison du projet. À mesure que l’analyste assume davantage de responsabilités en matière de gestion de projet, il nous devient plus facile de respecter notre budget initial, qui était serré.

Nous organisons également des rétrospectives agiles mensuelles au cours desquelles nous discutons des enseignements tirés et les documentons. Nous les consultons avant de commencer chaque nouveau livrable. Cela nous aide à réduire le nombre d’heures consacrées à chaque module de formation. 

Nous sommes en mesure d’inclure un module supplémentaire sans engager de coûts additionnels, un geste commercial qui incite nos clients à faire appel à nous pour un projet encore plus important l’année prochaine.

Pourquoi la gestion des ressources d’un projet est-elle importante ?

Suivre les bonnes pratiques de gestion des ressources de projet peut transformer votre projet, qui passerait d’un véritable chaos à une promenade de santé. Même s’il est possible de livrer un projet sans plan et avec des personnes peu adaptées au travail ou peu motivées par celui-ci, je ne le recommande pas. Le projet est inutilement difficile et l’environnement est franchement désagréable.

Lorsqu’il est correctement élaboré, un plan efficace de gestion des ressources profite au chef de projet, aux membres de l’équipe, aux parties prenantes et à l’entreprise.

• Le chef de projet a plus de facilité à gérer le projet si le travail, le niveau d’effort estimé et les compétences requises sont définis de manière appropriée lors du démarrage du projet
• Les membres de l’équipe sont motivés par leur travail et impliqués dans celui-ci, ce qui améliore la productivité et réduit le turnover
• Il devient plus facile de répondre aux attentes des parties prenantes, voire de les dépasser, lorsque le projet est correctement défini et doté des bonnes ressources
• La réussite de la livraison du projet favorise une croissance continue grâce aux demandes de nouvelles missions ou de missions récurrentes.

Découvrez-en davantage sur l’importance de la gestion des ressources.

Comment les logiciels de gestion des ressources peuvent-ils aider ?

Bien qu’il soit possible de planifier les ressources à l’aide d’Excel, cette méthode nécessite une saisie manuelle des données et des mises à jour constantes. En investissant dans un logiciel de gestion des ressources, vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités automatisées qui peuvent vous faire gagner du temps et réduire le risque d’erreurs.

Alors, que devez-vous rechercher dans un outil de gestion des ressources ? Parmi les fonctionnalités utiles figurent le suivi des ressources en temps réel, la mise en correspondance des compétences et l’équilibrage de la charge de travail. Les outils de planification de la capacité, un type de logiciel connexe, peuvent vous aider à équilibrer les tâches afin d’éviter de surcharger votre équipe et à recueillir des commentaires pour garantir une amélioration continue.

De nombreux outils s’intègrent également de manière transparente à d’autres logiciels de gestion de projet que vous utilisez peut-être déjà, ce qui vous permet d’obtenir une vue globale de l’avancement du projet et des taux d’utilisation des ressources.

Vous recherchez le bon outil de gestion des ressources ? Consultez ce guide consacré à la démonstration d’un logiciel de gestion des ressources pour vous aider à prendre une décision éclairée.

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