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Meilleurs Outils
Augmentez l’efficacité de votre équipe : les meilleur logiciels de gestion de flux de travail 2022

La variété des outils de BPM est suffisante pour vous submerger! Nous évaluons les outils suivants :

  1. Smartsheet

    Best workflow management software with built-in reporting features

  2. monday.com

    Best for automating manual processes

  3. Kintone

    Best for building custom workflows

  4. Next Matter

    Best for automating core processes and workflows

  5. Process Bliss

    Best workflow management software for process improvement

  6. Kissflow

    Best enterprise workflow management software

  7. Admation

    Best agency workflow management software

  8. Orchestly

    Best workflow management software for optimizing processes

  9. VOGSY

    Workflow automation exclusively for G Suite

  10. Asana

    Easy-to-use, free workflow software

Le logiciel de gestion du flux de travail canalise le flux de travail d’un projet, dirigeant son cours de A à Z. Un outil de flux de travail solide sert de guide pour les tâches courantes qui se produisent tout au long du projet, avec un résultat qui se forme au fur et à mesure qu’il passe par les différents processus, contrôles et équilibres.

Workflow Management Software Of 2021 DPM Logo Soup 2021

Le logiciel de gestion des flux de travail ajoute une couche de structure et de visibilité à votre flux de travail, vous aidant à transformer les idées en produits et les concepts en processus. Ces outils vous aident à vous assurer que le projet est livré correctement et que la qualité du projet est maintenue. Ces outils vous aident à planifier les tâches, à collaborer avec les autres, à gérer les charges de travail, à créer et à partager la documentation et à évaluer les progrès. Aujourd’hui, les logiciels de gestion des flux de travail sont indispensables pour garder les équipes unifiées, en particulier avec la complexité croissante et le rythme rapide de notre main-d’œuvre répartie et multi-tâche.

En profitant des nouvelles fonctionnalités offertes par l’automatisation et la disponibilité de données utiles à la prise de décision, vous pouvez faire beaucoup mieux qu’une liste de choses à faire – vous pouvez soutenir votre équipe avec tout un écosystème d’outils de gestion des processus métier (outils BPM) pour créer des flux de travail efficaces et optimisés.

L’astuce consiste à savoir comment choisir le meilleur logiciel de gestion de flux de travail pour votre équipe, vos objectifs commerciaux et votre budget. Voici une liste des meilleurs logiciels de gestion de flux de travail ainsi que les critères clés à prendre en compte dans le choix d’un outil de flux de travail.

Que fait un logiciel de gestion de flux de travail? (Et comment cela peut vous aider)

Qu’est-ce qu’un logiciel de flux de travail?

Au cœur d’un système de gestion de flux de travail (WMS) se trouve un ensemble de fonctions permettant d’établir, d’exécuter et de surveiller des tâches commerciales.

Que fait le logiciel de flux de travail?

Les logiciels de gestion des flux de travail portent de nombreux noms – vous l’entendrez peut-être sous le nom de logiciels BPM, ou simplement de logiciels de gestion des processus. Quel que soit le nom que vous lui donnez, tous les outils de flux de travail offrent une interface permettant de représenter visuellement un flux de travail et d’optimiser ses nombreuses pièces mobiles.

Ways - Workflow Management Software

Les freelances, les agences, les entreprises et tous ceux qui se trouvent entre peuvent bénéficier d’une sorte d’outil de flux de travail, dans le but d’augmenter la productivité, de réduire les coûts, d’améliorer la communication et d’assurer un échange fluide d’informations au sein d’un projet. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de flux de travail pour tout, du suivi des délais au niveau individuel à l’automatisation des tâches récurrentes au niveau d’un projet, en passant par l’évaluation et l’optimisation de la performance des projets au niveau métier.

Le logiciel de flux de travail automatise ces processus. Il contribue à l’élaboration d’un cadre ou d’une méthodologie de BPM.

Qu’est-ce que le cadre BPM?

Le cadre BPM (Business Process Management) est centré sur les processus qui fournissent la définition et la visibilité des tâches coordonnées d’une organisation.

Qu’est-ce que la méthodologie BPM?

La méthodologie BPM vise à simplifier les processus métiers de bout en bout afin d’augmenter la productivité et l’efficacité. La méthodologie BPM comprend l’analyse des processus d’affaires, la création de nouveaux cadres et le suivi des processus pour une optimisation continue.

The Digital Project Manager est sponsorisé par le lecteur. Lorsque vous cliquez sur les liens de notre site, nous pouvons gagner une commission. En Savoir Plus.

Les meilleurs logiciels de gestion du flux de travail pour améliorer l’efficacité de votre équipe

Featured - Workflow Management Software

En bas de l’article, nous incluons un tableau résumant les informations de base sur les outils décrits dans cet article ainsi qu’une explication de nos critères de sélection, afin que vous puissiez comprendre comment nous avons fait cette liste de logiciels de gestion de flux de travail.

The Best flux de travail Management Software To Boost Your Team’s Efficiency

1

Smartsheet

Best workflow management software with built-in reporting features

Smartsheet is based on spreadsheets and allows users to organize tasks, schedules, processes, and more on spreadsheets.

Smartsheet is a spreadsheet-like project management tool. It has won a few awards for quickly becoming a favorite business app. It’s a nice workflow management software if you’re comfortable working in Excel but want a break from complicated formulas—Smartsheet performs all the calculations for you across multiple sheets. You can also add customized brand logos and set color themes for individual projects.

Smartsheet has useful features such as workflow automation and visualization of tasks in Gantt, calendar, and card views. Team members get notified of critical changes in real-time, and the tool provides shared views, detail history, activity logs, automated alerts, reminder, and status reports to keep everyone aligned and informed.

The Critical Path feature highlights all the tasks which directly impact your project completion date to keep an eye on important milestones. Reporting is a strong feature of this workflow tool, with editable summary reports that you can easily export to Excel.

Smartsheet integrations include Microsoft and Google apps, as well as development essentials like Jira, and useful business apps like Salesforce, ServiceNow, Slack, Box, and Tableau. The platform is extensible through a REST API and webhooks.

Smartsheet costs from $7/user/month, with a minimum of 3 users and a maximum of 25 users. They also offer a 30-day free trial.

30 days free trial

From $7/user/month

Pros

  • Easy to pull data from multiple sources
  • Great alternative to Excel spreadsheets
  • Well-communicated prepared-by-client (PBC) requests

Cons

  • Advanced training recommended
  • Paid plans start at a higher pricing tier
2

monday.com

Best for automating manual processes

monday.com, an award winning platform, is one of the few workflow tools that prides itself on ‘not being a project management tool’! They’ve done away with a lot of the trimmings of typical workflow tools and focused instead on a structure and views that help clarify the sequence of work that needs to be done.

You put tasks on a board, and then you add in the steps you’ll need to take to get it done. It’s vaguely similar to a spreadsheet (a nicer-looking one)— if you’re currently using spreadsheets for project management, monday.com is a good choice because it can round out your workflow with alerts, notifications, integrations, and automated processes. monday.com’s features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, and more.

The tool offers multiple views of work—view by list, by geographical map, on a Kanban board, and others. It also offers a great project dashboard with a Gantt chart style overview for checking all projects that are underway.

Apart from that, monday.com enables big picture views using dashboards that collect data from multiple boards, allowing better tracking abilities of progress. It doesn’t offer much in the way of financial reporting, though, so for budget-related reports you’d want to look at 3rd party integrations.

monday.com’s integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform, and many more that are accessible via Zapier. For help setting up integrations, the company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

monday.com costs from $6/user/month and comes with a free 14-day trial. They offer a free plan for up to 2 users.

14 days free trial

From $6/user/month

Pros

  • Huge focus on collaboration
  • Long list of supported integrations
  • Spreadsheet-style pulses for task progress

Cons

  • Complex pricing rubric
  • No single-user plan
3

Kintone

Best for building custom workflows

Kintone is a customizable workflow management tool used by teams at Volvo Trucks North America, Japan Airlines, Shiseido, LiveWell Colorado, and over 23,000 organizations worldwide. Their unique approach to workflow management lets you build a wide variety of customizable “apps” either from scratch, using templates or from your existing spreadsheets, for data management, business processes, and workflows. Kintone apps can be customized for project management, sales CRM, customer databases, expense reports, shared to-do lists, equipment management, product feedback, and much more.

Kintone lets you build custom workflow management apps by dragging and dropping elements that you want to see onto the page: rich text fields, date fields, drop-down menus, number fields with built-in calculations, spaces for attachments, user or group selection menus, related data from other apps, tables, and more. Your workflow management solution can look and work however you want it to.

What makes Kintone particularly great for workflow management is that it empowers managers to track all facets of their teams’ workflows, from individual tasks and project data to multi-step approval processes with branching conditionals. Kintone’s flexible workflow management platform allows users to quickly improve their workflows as they go and adjust processes as their needs change.

Supporting features for workflow management include the ability to filter tasks by data field or team member to generate custom reports or dashboard views, and automate reminders and handoffs between team members for multi-step workflows. You can also view, edit, and update workflows from a desktop web browser or the platform’s mobile app.

Kintone’s built-in communication features also allow teams to discuss workflows and tasks directly in the workflow apps and in topic or project-based threads. Dedicated “spaces” organize everything your team needs, including task-tracking apps and searchable conversation threads.

There are so many ways to customize Kintone it can be hard to know where to start. Read the starter blog “What Can You Build with Kintone?” or watch Creating an App from Scratch for a quick look at how the drag-and-drop builder works.

Kintone lets you expand its capabilities with both free native plugins built by the Kintone team as well as integrations with other tools like Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp, and many more through a paid plan with Zapier or via API integrations.

Kintone costs $24/user/month with a minimum requirement of 5 users. They offer a 30-day free trial (no credit card required) and discounted prices for nonprofits and educators. Kintone’s team also offers a free custom app build as part of the free trial process.

30 days free trial

From $24/user/month, minimum of 5 users

Pros

  • Discounted plans for education, NGO, and government
  • Low-code customized & automated workflows
  • Comprehensive mobile app

Cons

  • Minimum 5 user plans
  • No single-user plan
  • Per-user storage capped at 5GB (all plans)
4

Next Matter

Best for automating core processes and workflows

Next Matter is an workflow management platform for scaling businesses where you get a dedicated partner with management consulting and technical experience, a personalized implementation and onboarding plan, technical support for integration and platform design, and guided rollout and onboarding sessions for teams.

Next Matter comes with customization and automation features for tasks and workflows and integrations with popular third-party tools. With Next Matter, you can scale processes without knowing how to code, the need for consultants, or IT project management skills.

Next Matter lets you build and launch no-code operations tools and solutions using building blocks like barcode scanning, electronic signatures, and external access.

Next Matter integrates with tools such as BambooHR, Basecamp, Box, DocuSign, Dropbox, Freshworks, Gmail and Google Workspace, Hootsuite, Hubspot, Jira, MailChimp, Microsoft Dynamics 365, Miro, Oracle Suite, Quickbooks, SAP ERP, Sage, Salesforce, Slack, SurveyMonkey, Trello, Workday, Xero, Zendesk, monday.com, and other apps.

Next Matter costs from $29 per user/per month (minimum 10 users).

14 days free trial

From $29/user/month (minimum 10 users)

Pros

  • Rules-based automation for everything
  • Dashboard overview for status and escalations
  • Streamlined collaboration for external users
  • No-code/Low-code, drag and drop process builder

Cons

  • No single-user plan
  • Minimum of 10 seats
  • Not tailored for small organizations
5

Process Bliss

Best workflow management software for process improvement

Process Bliss is a powerful workflow management system for teams and small to medium businesses. The tool includes strong template features and an excellent workflow builder that supports decision branching, loops, dependent due dates, and data and file capture within a familiar process flowchart view.

Templates are centralised in an easy to navigate folder structure that supports permissions. Users can also build their own templates using the workflow builder. Tasks can be created one-off or from templates, and teams can set different owners for each step in a task, as well as customize notifications for owners. Tasks can also be automatically scheduled as recurring to ensure they’re not missed.

The tool also includes built-in process improvement, which is achieved by features for process quality analytics and template feedback, as well as the ability to record when steps can’t be done and why, which assists in improving workflows on an ongoing basis.

Pricing starts at $10 per user per month.

14 days free trial, no credit card needed.

From $10/user/month. Yearly subscribers receive two months free. Further discounts for Good Causes.

Pros

  • Powerful task workflow builder
  • Built-in process improvement capabilities
  • Great workflow progress reports
  • Amazing support team and implementation help

Cons

  • Can't batch export data
  • Time tracking not built-in
  • No custom branding (is on the roadmap)
  • No public API (is on the roadmap)
6

Kissflow

Best enterprise workflow management software

This is the buffet of workflow management software. Combining projects, cases, and collaboration with its core functionality, workflows, Kissflow offers a unified digital workplace for all forms of work, both manual and automated. The visual interface lets users drag and drop elements to create any number of apps without any coding. Users can either build on top of apps spanning across multiple categories like HR, Finance, or Procurement in their gallery or build one from scratch.

The platform is highly intuitive and requires little to no effort to learn. The customizable workflows and dynamic routing let users adapt when requirements change or as teams scale. Users can prioritize work and easily delegate work to team members. Users get instant notifications when an item is complete or requires action.

Further, users can identify bottlenecks, track task flows, and drastically improve efficiency. Kissflow is intrinsically connected with G-suite and users can make use of its open API to integrate with any other tool.

There’s nothing else quite like Kissflow on the market. This tool offers highly configurable, trigger-based workflows and advanced reporting features like KPI dashboards and ad-hoc reports configuration. Kissflow is a good tool for teams or projects whose makeup, processes, or framework can experience change at the drop of a hat.

However, for users who are building workflows that require more system integrations rather than human tasks, Kissflow may not have all the features required.

Kissflow starts at $360/month for up to 30 users and offers a 14-day free trial.

14 days free trial

From $360/30 users/month

Pros

  • Holistic, comprehensive task modeling
  • Loads of configurable features
  • Community feedback voting for roadmap features

Cons

  • Not tailored for small organizations
  • Could use a better commenting system
7

Admation

Best agency workflow management software

Admation is a project management software made for marketing teams and agencies that want the benefit of multiple features rolled into one comprehensive tool. Combining project, resource, and approval workflow management, Admation enables users to manage the full production cycle of their campaigns, from project set up to resources to managing the entire approval workflow.

With a user-friendly interface, Admation offers an exceptional range of project tracking software features and tools. A central dashboard enables you to have complete visibility over your projects and resources while offering an intuitive framework from which to manage all facets of your work.

Features include briefing templates, project resource templates, project timelines, scheduling and assigning tasks, document approval, capacity planning, department dashboard & calendar, resource allocation, timesheets and time tracking, a complete brand archive, permissions & access levels, tags & keywords, a secure digital storage system for your finalized ads, and more. Integrations include email systems and Mediaocean, formally BCC, which is ad agency finance software.

Admation costs from $30 per user per month and offers a free demo and free trial upon request.

Free demo and trials available

From $30/user/month

Pros

  • View extensive history for each job
  • Great for proofing material
  • Track reviews and approvals
  • Easily manage updates and changes

Cons

  • Custom reporting tools limited to Enterprise
  • Plan Can’t batch download a project
8

Orchestly

Best workflow management software for optimizing processes

Orchestly is a workflow management software that helps automate, manage, and optimize routine business workflows and standard operating procedures on a drag and drop platform. Built for medium and enterprise businesses in any industry, it helps automate workflows across departments like HR, Marketing, Finance, IT, and Legal.

Customizable forms make it easy to capture business information. Both simple and complex workflows can be mapped as flowcharts in a few minutes on a drag and drop workflow builder that doesn’t require in-depth technical knowledge.

You can ensure accountability by assigning the right people to the right stages of a process. Contextual data like comments and attachments can be requested from users during the process. Decision making can be automated by setting if-then conditions to route the flow. Manual labour can be eliminated by automating stages based on condition or time. Process exceptions can be handled through business rules.

Requesters can track everything in real time, and stay updated on requests. Employees know exactly what should be done, and when. Ready-made reports give you powerful insights on your process bottlenecks and redundancies, and you can create your own process-specific reports to analyze and improve your operational KPIs.

Orchestly has an Active Directory and role-based access control. You can integrate with your other tools and build your own third party app extensions as widgets. You can also connect to other tools via Zapier and Zoho Flow. There is a marketplace with several pre-built extensions like Slack, Dropbox, Google Drive, and Zoho Sign as well.

Orchestly offers a 15-day free trial and has flexible user-based pricing that starts at $8/user per month. There is also an implementation team that can help you automate your organization’s workflows.

15 days free trial

From $8/user/month

Pros

  • Modest per-user price
  • Native integration with Zoho
  • Great workflow visualizations (“Blueprints”)
  • Webhooks can send notifications to third-party applications

Cons

  • Dashboards aren’t customizable
  • Complex feature set has a learning curve
9

VOGSY

Workflow automation exclusively for G Suite

VOGSY is a workflow management tool that helps Professional Services Organizations (PSO) through unifying the essential workflows and data. This is done in one easy-to-use platform, automating operations from quote to cash, all on the google cloud.

You can manage your quote to cash workflow by VOGSY as well as opportunity management, generating & sending quotes to clients, creating projects, resource management, time-tracking and invoicing. Through all of this, VOGSY produces reports in real time on everything from project margins to employee billability and even the whole organization’s P&L. Along the way there are useful integrations into other G Suite apps such as Sheets and Drive.

The UI is modelled on Google’s material design, making it immediately familiar & intuitive to G Suite users. Setup is guided by both an in-product setup assistant, plus a dedicated customer success manager, with support provided by real developers, not call center employees reading from a script. This means onboarding is measured in days and weeks, not months and quarters, and won’t break the bank.

VOGSY is ideal for small to mid-sized Professional Services Organizations looking to lay solid foundations for future growth, or larger ones who have tech stacks that are out of control and want to bring their data and operations back into one, manageable place.

VOGSY’s integrations include all the leading CRMs such as SalesForce & HubSpot, and financial systems such as QuickBooks and Xero, allowing for a seamless flow all the way from lead generation to your bank account.

VOGSY costs $19/user/month. You’re charged monthly in arrears for the number of users you activate – no minimum commitment. They also offer free demo and free workshops.

Free demo and workshops

From $19/user/month

Pros

  • Integrates well into Google Suite ecosystem
  • Beautiful graphs and management dashboards
  • User-friendly, social media-like interface

Cons

  • Steep learning curve for new employees
  • Most workflow features limited to higher plans
  • Comment text length limitations
10

Asana

Easy-to-use, free workflow software

For teams who are used to Trello, Asana will appear familiar. Like Trello, Asana’s workflow is visually simple and intuitive, based off of kanban-style cards. In fact, if you’re already using Trello but looking to add some important functions to your workflow, you can sync your Trello boards with Asana so your teams can work in the app of their choice. Really, the use case for both of these workflow apps is the same: they’re both great for small-to-mid-sized teams who work closely together and who need all of their project deadlines, reports, communication, and tasks all in one organized place. For small, growing teams who don’t require a ton of features at the start, Asana’s free version might do the trick—at least for the first couple of months—with unlimited projects and basic dashboards for up to 15 team members.

Flexible and lightweight, Asana is a simpler tool with fewer features than the other workflow management software tools in this list (which could be ideal, especially if you know you’re not going to want loads of ultra-configurable workflows). While it doesn’t include a ton of advanced features, it does offer a straightforward, functional task management tool that is easy to learn how to use. There are some reporting features, including a customizable dashboard and visual progress chart. You’ll also find some basic automation, such as turning processes into templates, creating task dependencies, and setting up automatic status updates.

Asana integrations include 100+ applications that you can use to round out the tool with further time-tracking, reporting, and communication functionality.

Asana costs from $9.99/user/month. There’s also a free version for up to 15 team members.

Summary of Asana:

  1. Automation: Pass
  2. KPI Reports: Pass
  3. Deadline Tracking: Pass
  4. Integrations: Pass

14 day free trial

From 9.99/user/month

Pros

  • Ready-made templates
  • Good free forever plan
  • Plenty of integrations
  • User-friendly for beginners

Cons

  • Can’t easily switch between checklist and Kanban views
  • No built-in presentation tools

Résumé des meilleurs logiciels de gestion du flux de travail

Voici un tableau résumant les informations de base sur les outils décrits dans cet article. Consultez les prix ainsi que la disponibilité d’essais gratuits pour faire une comparaison rapide côte à côte.

Tool Free Option Price
1
Smartsheet

Best workflow management software with built-in reporting features

30 days free trial

From $7/user/month Check out Smartsheet
2
monday.com

Best for automating manual processes

14 days free trial

From $6/user/month Check out monday.com
3
Kintone

Best for building custom workflows

30 days free trial

From $24/user/month, minimum of 5 users Check out Kintone
4
Next Matter

Best for automating core processes and workflows

14 days free trial

From $29/user/month (minimum 10 users) Check out Next Matter
5
Process Bliss

Best workflow management software for process improvement

14 days free trial, no credit card needed.

From $10/user/month. Yearly subscribers receive two months free. Further discounts for Good Causes. Check out Process Bliss
6
Kissflow

Best enterprise workflow management software

14 days free trial

From $360/30 users/month Check out Kissflow
7
Admation

Best agency workflow management software

Free demo and trials available

From $30/user/month Check out Admation
8
Orchestly

Best workflow management software for optimizing processes

15 days free trial

From $8/user/month Check out Orchestly
9
VOGSY

Workflow automation exclusively for G Suite

Free demo and workshops

From $19/user/month Check out VOGSY
10
Asana

Easy-to-use, free workflow software

Freemium version

14 day free trial

From 9.99/user/month Check out Asana

Autres logiciels de gestion du flux de travail qui valent la peine d’être pris en considération

Je n’ai pas eu l’occasion de les examiner correctement, mais si les outils inclus dans l’évaluation ne fonctionnent pas pour vous, pensez à vérifier ces outils BPM supplémentaires :

  1. TeamGantt

    Easy drag-and-drop creation of Gantt charts

  2. Process Street

    Manage recurring checklists and procedures

  3. Formstack

    Workflow template library with over 200 pre-built forms

  4. ProWorkflow

    Integration-friendly collaborative workflow platform

  5. Gain

    Social media + marketing workflows & approvals

  6. Screendragon

    Work management software for marketing teams

  7. ClickUp

    100 free uses of basic workflow tools + charts

  8. Celoxis

    Robust, enterprise-grade workflow system

  9. Clarizen

    Workflow app for PMOs & professional services

  10. ProcessMaker

    Low-code iBPMS for enterprise-level processes

  11. MetaTask

    Simple way to manage repeatable business workflows

  12. Avaza

    iPhone, iPad, & Android friendly workflow app

  13. Pipefy

    Build shareable forms, portals & actions

  14. Lytho

    Workflow mangement with built-in DAM

  15. WorkflowGen

    Create integrated, adaptive workflows for digital ecosystems

  16. Integrify

    Build custom document & file approval workflows

  17. Backlog

    Online workflow management app for developers

  18. Nintex

    End-to-end process intelligence & workflow automation

Vous voulez de l’aide pour réduire les options?

Cet outil est très utile. Nous nous sommes associés à Crozdesk pour vous donner accès à leur “Software Finder”.

Si vous saisissez certains détails sur votre projet et les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet, une liste d’outils correspondant à vos préférences sera générée. Vous fournissez votre email, et ils vous envoient un beau guide PDF avec un résumé de vos meilleures options.

Critères de sélection du logiciel de gestion du flux de travail

Certains logiciels d’automatisation du flux de travail sont plus complets que d’autres – certains sont axés sur la gestion du flux de travail lui-même (attribution des tâches, création de dépendances, suivi des délais). Ce type d’application peut aussi porter le nom de logiciel de diagramme de flux de travail. D’autres offrent un système de gestion de flux de travail plus robuste dans le cadre d’un logiciel de gestion des ressources plus large ou d’un logiciel de gestion de projet. À ce titre, ils offrent une suite de fonctions d’affaires supplémentaires pour créer des formulaires de processus, traiter les factures et les paiements, modéliser les données, gérer un portefeuille de projets, et plus encore.

Dans notre sélection de logiciels de gestion des flux de travail, nous avons réduit nos critères à quelques points clés. Ce sont les fonctions essentielles d’un outil de flux de travail utile :

1. Automatisation

C’est tout l’intérêt d’utiliser un logiciel de flux de travail. Nous examinons les fonctionnalités d’automatisation des outils qui permettent de gagner du temps, telles que l’attribution automatique des tâches, l’envoi de notifications de push, la documentation de routage, l’envoi de mises à jour de statut et la génération de rapports.

2. Rapports KPI

Il s’agit généralement d’un type de tableau de bord avec affichage graphique des statistiques de votre flux de travail. Le reporting KPI donne non seulement aux membres de l’équipe un aperçu de leur tâche ou de l’état d’avancement de leur projet, mais aussi à la direction une vue d’ensemble des inefficacités afin que vous puissiez optimiser vos processus métier.

3. Suivi des délais

Même avec un tableau de bord, lorsque vous exécutez des dizaines de flux de travail, il est facile de perdre de vue les délais. Pour être utile, un outil de flux de travail doit offrir un système clair pour les indicateurs SLA. Les outils utilisent des notifications, des codes couleurs et des vues de tableau de bord qui affichent les tâches par date d’échéance afin de vous aider à gérer les délais.

4. Intégrations

De nos jours, tous les projets nécessitent des outils multiples. Votre logiciel de gestion de flux de travail doit absolument s’intégrer aux autres applications que vous utilisez pour votre entreprise. Cela inclut les calendriers, les CMS, les outils de développement, les bases de données, les outils de messagerie et de communication, les applications de traitement des paiements, etc.

5. Prix

La valeur que vous obtenez d’un outil de flux de travail doit correspondre au prix que vous payez. Le meilleur logiciel de flux de travail pour vous n’exigera pas que vous payiez pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin ou des utilisateurs dont vous ne disposez pas. Nous évaluons le prix de l’outil en fonction de sa simplicité, de sa transparence et de la valeur offerte au prix.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion du flux de travail?

Le meilleur logiciel de flux de travail qui existe est celui qui s’aligne étroitement avec les exigences de vos processus d’affaires. Au moment de choisir, demandez-vous :

Pourquoi en avez-vous besoin?

En vous posant cette question, vous essayez vraiment d’identifier : mes processus sont-ils centrés sur l’homme ou sur le système? Un flux de travail centré sur l’humain se concentre davantage sur le regroupement des personnes et de leurs tâches, documents et progrès en un seul endroit. Un flux de travail centré sur le système se concentre sur le regroupement de différents processus ou systèmes d’affaires, intégrant leurs fonctions pour créer un flux de travail unifié dans un seul espace.

Qui va l’utiliser?

Combien de personnes sont dans votre équipe? Qui va utiliser l’outil et avez-vous besoin d’un contrôle d’accès basé sur les rôles? Vous devrez également vous demander quels types de personnes utiliseront l’outil afin de décider si vous avez besoin de quelque chose basé sur un code ou avec peu ou pas de code.

En pensant à votre équipe, il est facile de supposer qu’une grande équipe a nécessairement besoin de fonctions de flux de travail plus complexes. Cependant, gardez à l’esprit que même les grands projets peuvent mieux fonctionner avec des flux de travail simples où tout ce qui est vraiment nécessaire est la capacité d’attribuer des tâches, de partager la documentation et de suivre les délais. D’un autre côté, même de très petites équipes peuvent avoir des flux de travail complexes qui bénéficient de fonctions avancées de reporting, de gestion des ressources et d’optimisation.

Comment cela pourrait-il s’intégrer à votre processus?

Cet outil s’intègre-t-il à votre boîte à outils existante et s’intègre-t-il aux bons outils? S’il s’agit de l’un des premiers outils que vous ajoutez, sera-t-il adapté et élargi afin de répondre à vos besoins au fur et à mesure de votre croissance? Demandez-vous si votre équipe l’utilisera en ligne ou si elle a besoin de quelque chose qui fonctionne également hors ligne.

Combien de temps pour que tout se passe bien?

Est-il facile à mettre en œuvre? En plus de cela, regardez la facilité d’intégration : est-ce un outil que votre équipe peut facilement apprendre à utiliser? De nombreux outils offrent différents niveaux de support en fonction de votre niveau de prix – offre-t-il un support technique ou serez-vous laissé en suspens? Enfin, la solution est-elle hébergée ou allez-vous maintenir l’infrastructure?

Combien ça coûte?

Les prix se situent dans une large fourchette de 0 à 40$ par utilisateur et par mois. La plupart des outils de flux de travail sont tarifés par utilisateur, ce qui souligne l’importance de tenir compte du nombre de membres de l’équipe qui l’utiliseront – ainsi que du nombre de membres de l’équipe qui l’utiliseront à l’avenir. Assurez-vous de voir comment le coût augmentera au fur et à mesure que vous évoluerez – non seulement vos coûts augmenteront avec chaque membre de l’équipe, mais vous devrez peut-être aussi augmenter votre plan à un niveau plus élevé à mesure que les besoins de votre entreprise augmentent.

Qu’en pensez-vous?

Qu’avez-vous pris en compte lors du choix de votre logiciel de gestion de flux de travail? Quelle est votre expérience dans le choix et l’utilisation d’un logiciel de flux de travail? Partagez avec notre communauté ce que vous pensez être les considérations les plus importantes dans le choix d’un outil de flux de travail.

By Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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