Automatisation des Flux de Travail : Processus, Exemples et Outils
Gain d’efficacité: L’automatisation des flux de travail réduit considérablement le temps consacré aux tâches répétitives, vous permettant de vous concentrer sur des missions plus stratégiques.
Réduction des erreurs: Automatiser les flux de travail améliore la précision et la qualité en minimisant les risques d’erreurs humaines dans les processus courants.
Potentiel de personnalisation: Vous pouvez adapter l’automatisation des flux de travail à vos besoins spécifiques, la rendant applicable à différents secteurs et missions.
Bénéfices interservices: L’automatisation des flux de travail peut être déployée dans divers services, de l’informatique aux ressources humaines, afin d’améliorer les opérations et la collaboration.
Bien choisir ses outils: Le choix des bons outils d’automatisation est crucial ; les options vont des applications simples pour les tâches aux suites complètes de gestion des processus métier.
Pour faire simple : les outils d'automatisation des flux de travail facilitent la gestion de projets. Plutôt que de passer un temps et une énergie inutiles sur des tâches répétitives et des processus métier, vous pouvez créer des flux de travail qui éliminent les tâches fastidieuses de votre quotidien, sans rien laisser de côté.
Par exemple, imaginez que vous travaillez avec un prestataire pour concevoir du contenu créatif. Au sein d'une équipe marketing dynamique et performante, il peut être difficile de suivre les demandes créatives, de consulter le contenu reçu, et d'approuver les brouillons pour leur publication. Au lieu de fouiller dans vos messages privés pour vous rappeler ce que vous aviez demandé au départ, vous pouvez mettre en place un flux de travail personnalisé, une seule fois, qui vous guide pas à pas pour atteindre vos objectifs.
Dans cet article, nous aborderons comment automatiser vos flux de travail, en quoi l'automatisation peut vous aider à gérer vos projets, ainsi que des exemples de logiciels d'automatisation des flux de travail pour bien débuter.
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Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail consiste à : 1) identifier les éléments d'un processus pouvant fonctionner sans intervention humaine et 2) utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail pour configurer et exécuter ces automatisations. Les fonctionnalités courantes de ces logiciels incluent la planification de tâches, la gestion des emails et des documents, ainsi que l'intégration avec d'autres applications professionnelles.
Vous pouvez utiliser l'automatisation des flux de travail pour des tâches allant de la saisie de données à la gestion documentaire, en passant par l'attribution de tâches et la communication par email. L’automatisation des flux de travail s’intègre aussi très souvent à l’ensemble des processus de gestion de projet. Consultez la différence entre l'automatisation des flux de travail et la gestion de projet.
Pourquoi utiliser l'automatisation des flux de travail ?
Les petites comme les grandes entreprises peuvent tirer parti des avantages de l'automatisation des flux de travail. Lorsqu'elle est correctement mise en place, l'automatisation :
- Améliore l'efficacité des flux de travail. Les tâches manuelles répétitives, bien qu'essentielles pour assurer le bon fonctionnement de l'activité, peuvent être chronophages et coûteuses si elles sont réalisées manuellement.
- Améliore la précision et la qualité en réduisant les risques d’erreur humaine. Vous pouvez aussi automatiser et numériser les tâches de vos flux pour favoriser la conformité avec les politiques et procédures de l'entreprise.
- Libère du temps pour les employés afin qu’ils puissent se concentrer sur des missions plus stratégiques. Le temps est une ressource rare et non renouvelable. L’automatisation des flux garantit que vous passez moins de temps sur des processus manuels et davantage sur des activités à forte valeur ajoutée.
Si vous débutez, envisagez de suivre des formations à l'automatisation des processus métier pour mieux comprendre comment l'automatisation permet d’optimiser les opérations, de réduire les erreurs et de gagner du temps dans tous les départements.
Comment les différents départements d’une organisation utilisent l’automatisation des flux de travail
L’automatisation des flux de travail peut couvrir de nombreux cas, allant de l’automatisation des réponses par email à la mise en place de rappels de rendez-vous. Dans certains cas, elle peut même servir à automatiser des départements entiers ou des fonctions de l’entreprise. Il existe également des outils spécialisés d'automatisation des flux basée sur l’IA qui vous permettent de tirer parti de l’intelligence artificielle dans l’automatisation.
Voici quelques exemples d’utilisation réussie de l’automatisation des flux de travail à grande échelle par des chefs de projet dans de grandes entreprises possédant plusieurs départements :
- Informatique et développement logiciel : Les départements IT peuvent automatiser des flux de travail tels que les déploiements de code, les processus de test et le suivi des incidents. Plutôt que de coordonner, à chaque fois, des processus répétitifs comme les mises en production, sur plusieurs canaux de communication, vous pouvez documenter la procédure une fois puis automatiser son exécution afin de ne rien oublier d’essentiel.
- Marketing et communication : L’automatisation des flux de travail peut servir aux processus créatifs tels que le calendrier des campagnes, la validation des contenus ou le reporting analytique.
- Ventes et développement commercial : L’automatisation facilite la gestion des leads, le suivi des pipelines de vente et le reporting des performances.
- Ressources humaines (RH) : Les responsables RH utilisent l’automatisation pour les processus de recrutement, l’intégration de nouveaux employés et les programmes de formation. Automatiser l’onboarding des employés permet de s’assurer qu’ils disposent, dès le premier jour, du bon équipement, des formations nécessaires, des autorisations d’accès et d’une liste d’interlocuteurs à rencontrer.
- Finance et comptabilité : Les départements financiers peuvent utiliser l’automatisation pour le suivi budgétaire, la production de rapports financiers et les processus d’audit.
- Service client et supporta0: Les repre9sentants du service client et les responsables peuvent utiliser l'automatisation pour l'acheminement des tickets, la collecte des retours et le suivi des niveaux de service. Cela ame9liore les temps de re9ponse et automatise les demandes courantes afin que les e9quipes puissent consacrer leur temps e0 des questions strate9giques.
- Recherche et de9veloppement (R&D)a0: Les e9quipes R&D peuvent utiliser l'automatisation pour planifier des expe9riences et collecter des donne9es.
De plus, les secteurs peuvent adapter l'automatisation des workflows e0 leurs besoins spe9cifiques. Dans la construction, elle rationalise la planification, l'allocation des ressources et le suivi de l'avancement.
Le secteur de la sante9 profite de l'automatisation de la saisie des patients, de la planification des rendez-vous et des te2ches de conformite9, tandis que les logiciels de gestion de workflow pour le commerce de de9tail permettent de28099optimiser la gestion des stocks, le traitement des commandes et le28099engagement client. Les socie9te9s de VFX peuvent utiliser des logiciels de gestion de projets VFX pour configurer des automatisations concernant la validation, les transitions et de28099autres e9tapes du processus cre9atif.
Exemples d’automatisation des workflows
Pour les chefs de projet, les cas d'utilisation de l'automatisation des workflows incluent la cre9ation de listes de te2ches, l'attribution de te2ches aux membres de l'e9quipe, le suivi de l'avancement et l'envoi de rappels. L'automatisation des workflows peut e9galement servir e0 ge9ne9rer des rapports et e0 suivre les cofbts des projets.
Voici quelques exemples d’automatisation des workflows en gestion de projeta0;:
- Lorsqu'une te2che est e0 moins de deux jours de l'e9che9ance et qu'elle n'est pas marque9e comme termine9e, envoyer une notification au responsable de la te2che pour l’informer que l’échéance approche. Envoyer des relances le jour de l’échéance, puis tous les deux jours jusqu’à finalisation de la tâche.
- Le jeudi, envoyer une copie du tableau de bord du projet e0 une liste de distribution.
- Lorsqu'un bug est enregistre9, publier une notification en temps re9el dans le canal Slack de l'e9quipe afin d’accroître la visibilité.
- Suivre un processus de validation lorsqu'un document est preat e0 eatre examine9. Envoyer un lien vers le document, accompagne9 d'une notification, e0 l’expert de9signe9, puis relancer tous les deux jours jusqu’à ce que le document soit validé ou retourné avec corrections. Si le document est retourné, changer l’attributaire de la tâche pour la personne chargée de traiter les retours. Vous pouvez aussi simplifier ce processus grâce à un logiciel de gestion de workflow documentaire ou un logiciel de gestion documentaire.
- Lorsque la date d'une e9tape du projet change, inviter le chef de projet ou la personne modifiant la date e0 indiquer la raison du changement. Envoyer une notification au sponsor du projet avec le changement de date de l’étape, accompagné de la raison.
- Rappeler aux parties prenantes de remplir un rapport d’avancement trois jours avant la date limite. Distribuer le rapport aux parties prenantes concernées le jour de l’échéance.
- Créer un formulaire de réception pour gérer les demandes internes concernant des services partagés, tels que les tickets Help Desk, l'assistance data science ou la relecture. Créer un ticket, le catégoriser, puis attribuer un point de contact et une date d'échéance, selon le formulaire rempli par le demandeur.
Consultez d'autres exemples de workflows ici.
Comment automatiser des processus de workflow
Voici les étapes à suivre pour utiliser des outils d’automatisation des processus digitaux afin d’automatiser des processus pour des workflows simples ou complexesa0;:
1. Identifier les tâches spécifiques à automatiser
La première étape de la mise en place d'une automatisation des workflows consiste à déterminer lesquels de vos processus existants profiteraient de cette automatisation. Repérez les signes indiquant que votre processus est prêt à être automatiséa0;:
- Tâches que vous ou les membres de votre équipe effectuez de manière répétitive
- Tâches sur lesquelles vous êtes un goulot d'étranglement
- Processus jugés «a0;brisésa0;», «a0;compliquésa0;» ou impossibles à expliquer facilement à un public externe
- Tâches consistant essentiellement à cliquer sur des boutons selon un calendrier précis ou après un déclencheur spécifique
2. Documenter l’état actuel
Interviewez les parties prenantes concernées pour comprendre comment fonctionne actuellement le processus. Documentez chaque étape et ajoutez des liens vers toute documentation pertinente.a0;
Vous pouvez également envisager de créer un diagramme de flux de travail pour documenter le processus (éventuellement en utilisant un logiciel de diagramme de flux de travail).
Veillez à recueillir tous les points de friction (c'est-à-dire : là où le processus est répétitif, lent ou sujet à l’erreur.)
3. Définir l’état futur souhaité
Après avoir examiné les difficultés rencontrées dans le processus actuel, décrivez idéalement le fonctionnement recherché du processus. Créez ou adaptez les flux de travail nécessaires. Déterminez quels outils ou logiciels d'automatisation des processus il vous faudra pour réaliser l’automatisation.
4. Mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail
Pour mettre en place le nouveau processus, vous pouvez partir des flux de travail déjà établis ou créer des flux personnalisés (si vous adoptez une approche agile, il faudra paramétrer des flux de travail agiles). Activez l’automatisation des flux de travail et laissez-la fonctionner en arrière-plan.
Vous pouvez alors vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise ou de votre projet !
Top 10 des outils d'automatisation pour améliorer vos flux de travail
L’automatisation du flux de travail n'est possible qu’avec un logiciel. Définissez quelles tâches vous voulez automatiser et commencez à rechercher des fonctionnalités de gestion de flux telles que des modèles d’automatisation, la configuration low-code, ou la création d’automatisations par glisser-déposer.
Astuce pro : La plupart des solutions SaaS ou basées sur le cloud pour l'automatisation des flux proposent un essai gratuit ou un compte limité en utilisateurs. Il existe une multitude de solutions d’automatisation de flux et d’outils de gestion de flux de travail permettant de connecter différentes applications. Les connecteurs, API et outils d’intégration comme Zapier peuvent relier des flux distincts utilisés par l’équipe.
D’autres logiciels de gestion de flux qui pourraient vous être utiles :
- Applications de gestion de flux (pour la gestion mobile des flux)
- Des solutions plus complètes d'automatisation de processus métiers et d’outils BPM (gestion des processus métiers) (lisez l’article BPM vs flux de travail)
- Logiciels de gestion de flux de projet pour vos workflows de gestion de projet, par opposition à des flux métiers plus généraux
- Logiciels d’approbation de flux pour des flux incluant une étape de validation, que l’approbation soit interne ou externe
- Alternatives à ProcessMaker si vous utilisez actuellement ProcessMaker, mais que celui-ci ne vous satisfait pas entièrement et que vous recherchez une solution mieux adaptée à vos besoins
Et maintenant ?
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