10 exemples de workflows et diagrammes [2026]
Documentez tous vos workflows: C'est essentiel pour garder votre équipe projet sur la bonne voie, et vous pouvez utiliser (ou même copier !) les exemples ci-dessous pour créer des diagrammes pour vos propres workflows et processus.
Qu'est-ce qui est automatisable en workflow ?: Mettez en place un workflow pour tous les processus que vous utilisez régulièrement : onboarding de nouveaux clients, lancements de projet, campagnes marketing, validations et demandes de nouvelles fonctionnalités.
Par où commencer: Le moyen le plus simple de créer et de gérer vos workflows est d'utiliser des outils comme les logiciels de diagramme de workflow, les logiciels de validation de workflow et les logiciels de gestion de workflow, et de les intégrer à votre logiciel de gestion de projet.
Vous cherchez une nouvelle approche pour concevoir des workflows ou avez besoin de bons exemples de workflows pour faire avancer vos projets cette année ? Voici 10 exemples courants de processus qui bénéficient de workflows clairs et reproductibles.
J'ai également inclus plusieurs diagrammes de workflows ainsi que d'autres exemples illustrant à quoi peuvent ressembler les workflows dans votre outil de gestion de projet ou logiciel de gestion de workflows.
Bien que les termes workflow et processus soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils remplissent des rôles différents. Un processus est un cadre plus large qui décrit les étapes nécessaires pour atteindre un objectif, alors qu’un workflow définit la séquence précise des tâches donnant vie à ce processus. Des workflows clairement établis assurent cohérence, efficacité et automatisation lorsque c’est possible dans de nombreux processus, y compris les 10 listés ici.
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1. Workflow d’Intégration d’un Nouveau Client
De quoi s'agit-il : Un workflow d’intégration d’un nouveau client ou d’un nouveau client est l’un des plus essentiels dans votre arsenal. C’est l’un des principaux moyens de faire une bonne première impression après la signature du contrat ou du bon de commande, et lorsque vous commencez à intégrer le travail du client dans le workflow de votre équipe.
Comment cela fonctionne : Il y a généralement deux parties successives dans un workflow d’intégration client. En interne, vous devez vous assurer que le projet est correctement doté en personnel et que le travail est programmé de façon appropriée.
Côté client, vous planifierez un email de bienvenue qui détaille les prochaines étapes, organiserez une réunion de lancement et expliquerez comment vous communiquerez et ferez le point tout au long du projet.
2. Workflow de Lancement de Projet
De quoi s'agit-il : Un workflow de lancement de projet est utilisé pour démarrer un projet.
Il implique la révision du cahier des charges ou de la charte projet avec l’équipe projet (et les parties prenantes concernées), la mise en place de l’outil de gestion de projet et du logiciel de suivi du temps, la création d’un dossier projet partagé, de documents et de modèles, ainsi que la tenue d’une réunion de lancement.
Comment cela fonctionne : Le workflow de lancement de projet permet à l'équipe du projet et aux parties prenantes de se préparer à travailler ensemble. Il comprend toutes les tâches nécessaires pour l’installation et la mise en place de normes de communication. Cela peut inclure la révision des processus d’approbation, la présentation du calendrier et des autres attentes.
3. Workflow de Demande de Changement
De quoi s'agit-il : Un workflow de demande de changement permet de faciliter l’introduction de modifications dans un projet.
Si la portée, les ressources humaines ou le calendrier doivent évoluer, tant le client que l’agence (ou le commanditaire du projet et le chef de projet) documentent et signent un bon de changement, qui peut ensuite être approuvé et archivé grâce à un workflow de gestion documentaire ou un logiciel de contrôle documentaire.
Comment cela fonctionne : Il décrit les étapes opérationnelles à suivre pour effectuer la modification, notamment l’identification des personnes qui exécutent le changement, la procédure pour mettre celui-ci par écrit, l’obtention de l’approbation de toutes les parties, puis la réalisation du changement.
Voici à quoi cela ressemble sur un diagramme de workflow.
En savoir plus sur la différence entre BPM et workflows ici.
4. Workflow de Campagne d’Email Marketing
Ce que c’est : Un workflow de campagne d’email marketing décrit les tâches impliquées dans la création et l’envoi de messages d’email marketing.
Il peut y avoir des parties de ce workflow que vous pouvez automatiser (avec un logiciel d’automatisation de workflow) pour rationaliser le processus et fournir des analyses automatiques sur la performance des emails à l’équipe projet (et au système CRM).
Comment cela fonctionne : Le workflow passe par les étapes du processus d’attribution des ressources à la campagne, de la création du calendrier d’envoi, de la rédaction et de la validation de tous les contenus des emails, du choix des dates d’envoi et de leur ordre, et du suivi des performances des emails envoyés.
Cela peut inclure le suivi des ouvertures d’emails, des clics et des conversions pertinentes afin que ces leçons puissent être appliquées aux futures campagnes d’emailing.
5. Workflow d’Approbation
Ce que c’est : Votre workflow d’approbation doit documenter l’approbation du client ou du commanditaire sur des livrables ou à une étape clé.
Par exemple, si vous refaites un site web, votre client ou commanditaire interne devra valider la conception de la page d’accueil, ainsi que toutes les autres pages et éléments de design critiques. Cela implique un workflow bien précis pour partager les livrables graphiques et consigner leur approbation.
Comment cela fonctionne : Ce workflow consiste à partager une ressource ou une information puis à demander son approbation (puisque cela implique généralement un document, on parle aussi de workflow documentaire). Ajoutez des étapes pour intégrer les retours ou modifications (voir workflow de gestion des changements) et renvoyez la ressource pour révision et approbation.
Votre workflow doit également comporter un emplacement pour consigner la date à laquelle la ressource a été approuvée. Un logiciel de workflow d’approbation peut se révéler très utile pour centraliser la documentation et cartographier les workflows.
6. Workflow de Suivi des Risques et Problèmes
Ce que c’est : Un workflow de suivi des risques et problèmes met en place un processus pour consigner les risques ou problèmes connus pouvant apparaître ou survenir au cours d’un projet.
Cela permet au chef de projet ou aux parties prenantes de suivre l’avancement et de s’assurer que les risques sont atténués et les problèmes résolus de manière efficace.
Comment cela fonctionne : Ce workflow de gestion de projet sert à consigner les problèmes ou à créer un registre des risques afin de suivre et surveiller les risques et les problèmes. Un logiciel de workflow documentaire est également utile ici pour centraliser la documentation, automatiser les mises à jour et garantir le contrôle des versions pour un suivi fiable et cohérent des risques et des problèmes.
7. Workflow de Demande de Nouvelle Fonctionnalité
Ce que c’est : Lors d’un projet, un besoin peut émerger pour une fonctionnalité qui n’était initialement pas prévue. Cela peut venir d’une demande client, d’un commanditaire ou simplement être un besoin non identifié lors de la phase de découverte, quelle qu’en soit la raison.
Un workflow de demande de nouvelle fonctionnalité permet de définir les besoins, d’estimer les délais de réalisation, d’identifier les personnes devant travailler sur la fonctionnalité et de gérer toutes les étapes d’approbation ou de modification avant de lancer le travail. Un logiciel de workflow projet peut faciliter ce processus en centralisant les demandes, en automatisant les étapes d’approbation et en garantissant que tous les changements soient bien documentés.
Comment ça fonctionne : Ce flux de travail décrit les étapes à suivre après l'identification de la fonctionnalité. L'équipe va détailler les exigences et les besoins en ressources, puis présenter le périmètre du changement pour approbation. Si le changement est approuvé, l'étape suivante consiste à mettre en œuvre un ordre de changement formel et à mettre à jour le plan de projet ainsi que le calendrier.
8. Flux de travail pour un changement de personnel
De quoi s'agit-il : Au cours d’un projet, en particulier d’un projet de longue durée, des changements d’effectif peuvent s’avérer nécessaires. Cela peut être dû au départ d'une personne de l'organisation, à l'arrivée d'une nouvelle personne, ou à la nécessité d'une compétence spécialisée sur un autre projet.
Quelle qu'en soit la raison, il est utile d’avoir un flux de travail, éventuellement soutenu par une application de gestion des flux, pour intégrer le nouvel employé au projet et l’accueillir dans l’équipe.
Comment ça fonctionne : Ce processus peut nécessiter plus d'étapes pour une recrue toute nouvelle, mais pour un employé déjà en poste rejoignant une nouvelle équipe projet, cela reste assez simple.
Dans tous les cas, il est important que le nouveau membre de l'équipe prenne connaissance des documents clés du projet, tels que le cahier des charges (statement of work) ou la charte de projet, la stratégie de projet et les récents comptes rendus d’avancement.
Vous devrez également l’ajouter aux réunions importantes et lui affecter des tâches. Le faire suivre un membre actuel de l’équipe pendant une courte période peut aussi l'aider à s’adapter rapidement.
9. Flux de travail en cas de panne de site web
De quoi s'agit-il : Que faire lorsqu’un site web que vous gérez ne répond plus ? Vous avez besoin d’un flux de travail efficace qui vous permette, à vous et à votre équipe, d’agir rapidement pour le rétablir.
Comment ça fonctionne : Ce flux de travail détaille le processus pour remettre un site web en service rapidement. Il consiste généralement à contacter l’hébergeur ou un professionnel informatique pour analyser le problème ou restaurer la dernière sauvegarde fonctionnelle du site, afin d’éviter une interruption inutile.
10. Flux de travail de clôture de projet
De quoi s'agit-il : Ce flux de travail vise à traiter la finalisation des tâches restantes, l’archivage des livrables et documents, l’analyse des données, et la documentation des leçons apprises après un projet. Il peut aussi inclure le transfert de la relation pour la maintenance ou d'autres formes de support client continu, selon la nature du projet.
Comment ça fonctionne : Ce flux de travail présente les étapes nécessaires à la clôture d’un projet. Commencez par vérifier que toutes les tâches ont été achevées et que les engagements contractuels sont respectés. Ensuite, il faut s'assurer que la facture finale a bien été envoyée, clore le budget du projet, et réaffecter les ressources.
Collectez l’ensemble des éléments du projet afin de garantir leur archivage adéquat. Si vous travaillez en agence, vous pouvez également envoyer à vos clients un sondage post-projet pour collecter des retours sur votre processus et leur collaboration avec vous. Un logiciel de gestion des processus peut s'avérer utile pour centraliser la conservation des documents et automatiser l’envoi de questionnaires.
Dans le cadre de la descente en charge du projet, vous pouvez aussi organiser une rétrospective pour que l’équipe puisse partager les leçons apprises et appliquer celles-ci à vos futurs projets.
Rejoignez-nous pour plus d’idées sur la gestion des flux de travail
Si la mise en place et la documentation de nouveaux flux de travail (à l'aide d'un logiciel de création de diagrammes de flux) figurent parmi vos objectifs cette année, j'espère que ces exemples pourront vous servir de modèles de flux de travail faciles à adapter à vos besoins.
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