Automatisation du flux de travail : processus, exemples & outils

Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail consiste à : 1) identifier les éléments d’un processus qui peuvent fonctionner sans intervention humaine et 2) utiliser un logiciel d’automatisation des flux de travail pour configurer et exécuter ces automatisations. Les fonctionnalités courantes des logiciels d’automatisation des flux de travail comprennent la planification des tâches, la gestion des e-mails et des documents, ainsi que l’intégration avec d’autres applications métier.

Vous pouvez utiliser l’automatisation des flux de travail pour des tâches allant de la saisie de données à la gestion documentaire, en passant par l’attribution de tâches et la communication par e-mail. L’automatisation des flux de travail s’inscrit également souvent dans le cadre plus large de la gestion de projet. Découvrez les différences entre l’automatisation des flux de travail et la gestion de projet.

Pourquoi utiliser l’automatisation des flux de travail ?

Les petites comme les grandes entreprises peuvent tirer parti des avantages de l’automatisation des flux de travail. Lorsqu’elle est correctement configurée, l’automatisation des flux de travail :

• Améliore l’efficacité des flux de travail. Les tâches manuelles répétitives, bien que nécessaires au bon fonctionnement des activités, peuvent être chronophages et coûteuses lorsqu’elles sont effectuées manuellement.
• Améliore la précision et la qualité en réduisant les risques d’erreur humaine. Vous pouvez également automatiser et numériser les tâches des flux de travail afin de favoriser le respect des politiques et procédures de l’entreprise.
• Libère du temps pour les employés afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Le temps est une ressource rare et non renouvelable. L’automatisation des flux de travail vous permet de consacrer moins de temps aux processus manuels et davantage aux choses qui comptent vraiment.

Si vous débutez, envisagez de suivre des formations à l’automatisation des processus métier afin de mieux comprendre comment l’automatisation peut rationaliser les opérations, réduire les erreurs et faire gagner du temps dans tous les services.

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Comment les différents services d’une organisation tirent parti de l’automatisation des flux de travail

L’automatisation des flux de travail peut aller de l’automatisation des réponses par e-mail à la configuration de rappels de rendez-vous. Dans certains cas, elle peut même servir à automatiser des services ou des fonctions métier entiers. Il existe également des outils logiciels d’automatisation des flux de travail par IA spécialisés qui vous permettent d’utiliser l’IA dans l’automatisation des flux de travail. 

Voici quelques exemples de la manière dont l’automatisation des flux de travail d’entreprise peut être utilisée efficacement par les chefs de projet dans de grandes organisations comprenant différents services :

• Informatique et développement logiciel : les services informatiques peuvent automatiser des flux de travail tels que les déploiements de code, les processus de test et le suivi des problèmes. Au lieu de devoir coordonner de zéro des processus répétitifs, comme les mises en production, toutes les deux semaines sur plusieurs canaux de communication, vous pouvez documenter votre processus une fois, puis automatiser son exécution afin de ne manquer aucun détail important.
• Marketing et communication : l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour les flux de travail créatifs, comme la planification des campagnes, les flux de travail d’approbation du contenu et les rapports analytiques.

• Ventes et développement commercial : l’automatisation facilite la gestion des prospects, le suivi de l’entonnoir de vente et les rapports de performance.

• Ressources humaines (HR) : Les responsables des ressources humaines utilisent l’automatisation des flux de travail pour les processus de recrutement, l’intégration des employés et les programmes de formation. L’automatisation du processus d’intégration permet de préparer vos employés à réussir dès le premier jour, grâce au matériel approprié, aux exigences de formation, aux autorisations d’accès et à la liste des parties prenantes à rencontrer.
• Finance et comptabilité : Les services financiers peuvent utiliser l’automatisation pour le suivi budgétaire, les rapports financiers et les processus d’audit.

• Service client et assistance : Les représentants et responsables du service client peuvent utiliser l’automatisation pour l’acheminement des tickets, la collecte des commentaires et le suivi des niveaux de service. Cela améliore les délais de réponse et automatise les demandes courantes afin que les équipes puissent consacrer leur temps aux enjeux stratégiques.

• Recherche et développement (R&D) : Les équipes de R&D peuvent utiliser l’automatisation pour la planification des expériences et la collecte de données.

En outre, les secteurs d’activité peuvent adapter l’automatisation des flux de travail à leurs besoins spécifiques. Dans la construction, elle simplifie la planification, l’allocation des ressources et le suivi de l’avancement.

Le secteur de la santé bénéficie de l’automatisation de l’admission des patients, de la planification des rendez-vous et des tâches de conformité, tandis que les logiciels de gestion des flux de travail dans le commerce de détail peuvent optimiser la gestion des stocks, le traitement des commandes et l’engagement client. Les entreprises d’effets visuels peuvent utiliser un logiciel de gestion de projets d’effets visuels pour configurer des automatisations dédiées aux approbations, aux transferts et à d’autres aspects du processus créatif.

Exemples d’automatisation des flux de travail

Pour les chefs de projet, les cas d’utilisation de l’automatisation des flux de travail comprennent la création de listes de tâches, l’attribution de tâches aux membres de l’équipe, le suivi de l’avancement et l’envoi de rappels. En outre, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour créer des rapports et suivre les coûts des projets.

Voici quelques exemples d’automatisation des flux de travail dans la gestion de projets :

• Lorsqu’une tâche arrive à deux jours de son échéance et n’est pas marquée comme terminée, envoyer une notification au responsable de la tâche pour l’informer que l’échéance approche. Envoyer des relances à la date d’échéance, puis tous les deux jours jusqu’à ce que la tâche soit terminée.
• Le jeudi, envoyer une copie du tableau de bord du projet à une liste de diffusion.
• Lorsqu’un bug est enregistré, publier une notification en temps réel dans le canal Slack de l’équipe afin d’améliorer sa visibilité.
• Suivre un processus d’approbation lorsqu’un document est prêt à être examiné. Envoyer un lien vers le document, accompagné d’une notification, à l’expert métier (SME) identifié, puis envoyer des notifications de relance tous les deux jours jusqu’à ce que le document soit approuvé ou renvoyé avec des modifications. Lorsque le document est renvoyé, modifier l’attribution de la tâche afin de la confier à la personne responsable de l’examen des commentaires. Vous pouvez également simplifier ce processus en utilisant un logiciel de gestion des flux documentaires ou un logiciel de contrôle documentaire.
• Lorsqu’une date de jalon change, inviter le chef de projet ou la personne qui modifie la date à ajouter une note expliquant la raison du changement. Envoyer au sponsor du projet une notification concernant la modification de la date du jalon, accompagnée d’une note expliquant pourquoi.
• Rappeler aux parties prenantes de renseigner un rapport d’état trois jours avant la date d’échéance. Distribuer le rapport d’état aux parties prenantes concernées à la date d’échéance.
• Créer un formulaire de demande pour gérer les demandes internes de services partagés, tels que les tickets du service d’assistance, l’assistance en science des données ou la révision de textes. Créer un ticket, le catégoriser et attribuer un interlocuteur ainsi qu’une date d’échéance en fonction des informations fournies par le demandeur dans le formulaire de demande.

Consultez d’autres exemples de flux de travail ici.

Comment automatiser les processus des flux de travail

Voici les étapes à suivre pour utiliser des outils d’automatisation des processus numériques afin d’automatiser les processus des flux de travail simples comme complexes :

1. Identifier les tâches spécifiques à automatiser

La première étape de la mise en œuvre de l’automatisation des flux de travail consiste à déterminer lesquels de vos processus existants pourraient bénéficier de l’automatisation. Soyez attentif aux signes indiquant que votre processus se prête à l’automatisation :

• Les tâches que vous ou les membres de votre équipe effectuez de manière répétitive
• Les tâches pour lesquelles vous constituez un goulot d’étranglement
• Les processus que l’équipe décrit comme étant « défectueux » ou « compliqués », ou qui ne peuvent pas être facilement expliqués à un public externe
• Les tâches qui consistent principalement à cliquer sur des boutons selon un calendrier précis ou après le déclenchement d’une condition spécifique

2. Documenter l’état actuel

Interrogez les parties prenantes concernées afin de comprendre le fonctionnement actuel du processus. Documentez chacune des étapes impliquées et ajoutez un lien vers toute documentation pertinente. 

Vous pouvez également envisager de créer un diagramme de flux de travail afin de documenter le processus (éventuellement à l’aide d’un logiciel de création de diagrammes de flux de travail).

Veillez à recueillir tous les points de friction (c’est-à-dire les endroits où le processus est répétitif, lent ou sujet aux erreurs).

3. Définir l’état futur souhaité

Après avoir examiné les points de friction du processus actuel, décrivez la manière dont le processus devrait idéalement fonctionner. Créez ou adaptez les flux de travail nécessaires. Déterminez les outils ou le logiciel d’automatisation des processus dont vous aurez besoin pour mener à bien l’automatisation.

4. Mettre en œuvre l’automatisation du flux de travail

Pour mettre en œuvre le nouveau processus, vous pouvez vous appuyer sur des flux de travail existants que vous avez déjà configurés ou créer des flux de travail personnalisés (si vous utilisez une méthode de travail agile, vous devrez configurer des flux de travail agiles). Configurez l’automatisation du flux de travail et laissez-la fonctionner en arrière-plan.

Concentrez-vous ensuite sur les autres aspects de votre entreprise ou de votre projet !

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Les 10 meilleurs outils d’automatisation pour améliorer le flux de travail

Vous ne pouvez pas automatiser un flux de travail sans logiciel. Réfléchissez aux tâches que vous souhaitez automatiser et commencez à rechercher des fonctionnalités d’outils de flux de travail, telles que des modèles d’automatisation, une configuration nécessitant peu ou pas de code et la création d’automatisations par glisser-déposer.

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Conseil de pro : La plupart des solutions d’automatisation des flux de travail SaaS ou basées sur le cloud proposent un essai gratuit ou un compte avec un nombre limité d’utilisateurs. Il existe de nombreux outils d’automatisation et de gestion des flux de travail permettant de connecter différentes applications. Des connecteurs, des API et des outils d’intégration comme Zapier peuvent connecter des flux de travail utilisés par l’équipe qui sont disparates.

Voici quelques autres logiciels de flux de travail qui pourraient vous être utiles :

• Applications de flux de travail (pour les flux de travail en déplacement)
• Des outils plus complets d’automatisation des processus métier et de gestion des processus métier (BPM) (lisez ici notre article sur la comparaison entre BPM et flux de travail)
• Logiciels de moteur de règles métier pour les flux de travail reposant sur une logique décisionnelle complexe, comme le routage conditionnel ou les approbations
• Logiciels de flux de travail de projet à utiliser avec vos flux de travail de gestion de projet, plutôt qu’avec des flux de travail métier plus généraux
• Logiciels de flux de travail d’approbation pour les flux de travail comprenant une étape d’approbation, qu’elle soit interne ou externe
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Quelle est la prochaine étape ?

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