Comment maîtriser l’allocation des ressources + 5 conseils éprouvés
Que vous développiez un logiciel ou que vous amélioriez un processus, la réussite d’un projet dépend d’une allocation appropriée des ressources. Une grande partie de la gestion de projet consiste à faire en sorte que toutes les bonnes pièces s’emboîtent au bon moment, ce qui nécessite un plan solide d’allocation des ressources.
Malheureusement, seulement environ un tiers des entreprises appliquent systématiquement les meilleures pratiques de gestion des ressources pour estimer et allouer les ressources aux projets. Découvrez ci-dessous pourquoi cette étape de la gestion de projet est cruciale et trouvez quelques conseils pour bien la mettre en œuvre.
Qu’est-ce que l’allocation des ressources ?
Il s’agit de la gestion des ressources, qui consiste à s’assurer de disposer des ressources adéquates pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise. En gestion de projet, l’utilisation des ressources fait référence à la façon dont vous exploitez les budgets, outils et capitaux humains afin d’impacter les résultats du projet.
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Comment maîtriser l’allocation des ressources
Au final, vous deviendrez généralement plus efficace dans l’allocation des ressources à force de pratiquer la planification des ressources dans des contextes réels. Plus vous menez de projets, plus vous apprenez et plus vous serez en mesure d’allouer les ressources efficacement à l’avenir.
Pour vraiment maîtriser ces compétences—et prouver votre maîtrise à la direction ou à de futurs employeurs—vous pouvez obtenir une certification Resource Management Certified Professional.
Nous proposons de nombreuses ressources pour les professionnels de la gestion de projet souhaitant améliorer leurs compétences en gestion des ressources :
- Notre modèle de tableau Excel pour l’allocation des ressources vous permet de passer de simples formats Excel à un outil qui simplifie la gestion des ressources.
- Vous pouvez consulter notre exemple d’allocation des ressources, étape par étape, pour voir comment ces principes s’appliquent dans des circonstances réelles de projet.
- Renseignez-vous sur les méthodes d’allocation des ressources afin de choisir celle qui correspond le mieux à vos préférences et à vos besoins.
5 conseils pour une allocation efficace des ressources
Lorsque vous êtes prêt à appliquer vos nouvelles connaissances, utilisez les cinq conseils ci-dessous pour augmenter vos chances de réussite en intégrant des techniques d’allocation des ressources et des modèles d’allocation de ressources.
1. Utilisez le bon logiciel de gestion des ressources
Dans la mesure du possible, choisissez un logiciel de gestion de projet qui inclut des fonctionnalités de gestion des ressources. Si vous n’avez pas cette option, renseignez-vous sur les solutions de logiciels d’allocation des ressources qui peuvent aider à automatiser le processus de gestion des ressources.
Lorsque vous gérez plusieurs projets ou travaillez au sein d’une organisation qui soutient divers efforts simultanément, quelque chose d’aussi apparemment simple que de comprendre la disponibilité des ressources peut devenir complexe. Le bon logiciel vous permet de voir rapidement quelles ressources sont disponibles et à quel moment, réduisant ainsi le travail manuel et la communication nécessaires pour fournir correctement un projet. De plus, un logiciel de réservation de ressources peut vous permettre de réserver les ressources à l’avance, garantissant leur disponibilité et évitant les conflits d’agenda.
Les solutions logicielles peuvent également réduire considérablement des difficultés courantes telles que la sur-allocation ou la sous-allocation. Par exemple, elles peuvent vous rappeler que ce développeur est déjà planifié pendant les semaines concernées, vous évitant ainsi d’en engager un autre et de priver un autre projet de cette ressource essentielle.
2. Commencez par un périmètre de projet clair
Si vous ne connaissez pas le périmètre de votre projet, vous ne pourrez pas anticiper les membres d’équipe ou autres ressources dont vous pourriez avoir besoin.
Par exemple, si vous pensez que la portée du projet consiste à améliorer une application existante, vous constituez une équipe de projet en gardant ce travail en tête. Si vous apprenez plus tard que vos parties prenantes souhaitaient que vous créiez une toute nouvelle application, il se peut que vous ne disposiez pas des ressources de développement nécessaires pour ce travail, et il pourrait être trop tard pour les mobiliser à temps afin de respecter l'échéance du projet.
Surveiller le glissement de la portée est une autre façon de protéger et gérer vos ressources. Cela est particulièrement vrai dans les organisations qui mènent plusieurs projets en même temps. Si la portée de votre projet augmente, son calendrier s'allonge également. Cela peut entraîner un chevauchement de vos efforts avec d'autres projets nécessitant les mêmes ressources.
3. Identifiez les Dépendances entre les Tâches
Une fois que tout le monde est d’accord sur la portée du projet, passez à la création d’un plan de projet. Votre calendrier de projet doit détailler les livrables et les jalons, et la plupart des chefs de projet commencent par déterminer le chemin critique afin de savoir combien de temps l'ensemble du projet devrait prendre.
Décomposez votre calendrier de projet encore plus à l’aide d’un diagramme de Gantt ou d’un logiciel de planification des ressources pour mieux comprendre les dépendances entre les tâches. Ces détails sont essentiels pour prioriser correctement les ressources.
Par exemple, imaginez un projet de restauration nécessitant l'utilisation d'un équipement coûteux et spécialisé. Vous savez que vous devrez louer la machine—ce qui entraîne un coût journalier—et avoir un professionnel dûment certifié sur place pour l'utiliser.
Si la partie de votre projet nécessitant cette machine ne peut se dérouler qu'après qu'une douzaine d'autres tâches aient été accomplies, vous gaspilleriez des ressources si vous attribuiez la machine et le professionnel certifié à votre projet dès le début.
En travaillant à identifier les dépendances de tâches dans votre calendrier de projet, vous pouvez profiter des avantages de l'allocation juste-à-temps. Tout cela est plus efficace lorsqu'il est planifié avec un logiciel de gestion de projet de restauration.
4. Créez un Plan de Ressources en Amont
N’arrêtez pas votre analyse aux dépendances et aux besoins en ressources liés à votre plan de projet. Élaborez un plan de ressources en parallèle avec votre calendrier (l’idéal étant d’utiliser un modèle de planification des ressources).
Réfléchissez à la concordance entre le calendrier du projet et la disponibilité des ressources. Si ce n’est pas aligné, il vous faudra peut-être ajuster votre planning ou prendre contact de manière proactive avec les ressources humaines ou d'autres décideurs afin de doter correctement votre projet.
Par exemple, votre planification pourrait vous faire comprendre que vous avez besoin de 100 000 $ pour le projet et non de 50 000 $. C'est un bond considérable, et obtenir le feu vert pour doubler le budget de projet pourrait prendre du temps.
Ou si vous devez engager un sous-traitant temporaire pour répondre à un besoin de compétence spécifique dans votre projet, votre équipe RH pourrait avoir besoin de quelques semaines ou plus pour publier l’annonce et trier les candidatures afin de recruter la bonne personne. Un logiciel d’agence de recrutement peut être utile dans ce contexte.
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5. Utilisez le Suivi du Temps pour Recueillir des Données sur les Ressources Utilisées
Vos responsabilités d’allocation des ressources ne s’arrêtent pas une fois que vous disposez de toutes les ressources nécessaires au projet. Vous devriez suivre le temps passé par les différentes personnes sur votre projet, ainsi que tout l’argent et les autres ressources utilisés. Ces points de données sont importants pour :
- Soutenir la facturation. Il se peut que vous deviez récupérer les dépenses engagées dans le projet en les répercutant de façon appropriée sur les clients. Vous ne pouvez bien le faire que si vous connaissez précisément le temps consacré aux différentes parties du projet.
- Déterminer la rentabilité. Les parties prenantes voudront savoir si le projet a généré un retour sur investissement. Le suivi du temps et les autres données d'utilisation des ressources sont essentiels pour parvenir à ces réponses.
- Améliorer la planification de nouveaux projets. Quand vous savez combien de travail peut être réalisé par différentes personnes sur divers projets, vous pouvez effectuer une meilleure planification de capacité et éviter l'épuisement au sein de vos équipes internes.
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