Los 10 mejores sistemas de gestión de agencias analizados para 2026

Wrike es una plataforma de gestión del trabajo para agencias que combina la planificación de proyectos, la revisión y aprobación creativa, la colaboración con clientes, la gestión de recursos y la automatización de flujos de trabajo en varios proyectos simultáneos para clientes.

¿Para quién es más adecuado Wrike?

Wrike es una opción muy adecuada para agencias creativas y de marketing que necesitan gestionar varios proyectos simultáneos para clientes, desde la recepción de solicitudes y la planificación de recursos hasta la revisión creativa y la aprobación de las partes interesadas.

Por qué elegí Wrike

Elegí Wrike como una de las mejores opciones porque gestiona todo el ciclo de entrega al cliente, desde la recepción de solicitudes hasta la revisión creativa y la aprobación final, en un único espacio de trabajo. Me gusta especialmente la función de revisión, que permite a mi equipo hacer anotaciones y aprobar más de 30 tipos de archivos, incluidos vídeos, directamente dentro de las tareas, con una cadena de aprobación estructurada y un registro de decisiones. Las aprobaciones de invitados permiten que los clientes y trabajadores independientes participen en las rondas de revisión sin necesitar una licencia de pago.

Características principales de Wrike

• Formularios de solicitud dinámicos: Recopila las solicitudes de los clientes mediante formularios de recepción personalizables que generan automáticamente una tarea, un proyecto o un esquema, y lo asignan al equipo adecuado.
• Gráficos de carga de trabajo: Visualiza y reequilibra la capacidad del equipo en varios proyectos simultáneos para clientes mediante la gestión de carga de trabajo con arrastrar y soltar y la asignación de esfuerzo.
• Aprobaciones de invitados: Invita a clientes y trabajadores independientes a proyectos específicos con permisos controlados para que puedan participar en las rondas de revisión sin necesitar una licencia de pago.
• Reglas de automatización CUANDO–SI–ENTONCES: Activa automáticamente actualizaciones de tareas, cambios de estado y transferencias entre proyectos mediante reglas de automatización configurables de varios pasos.

Integraciones de Wrike

Wrike ofrece más de 400 integraciones, incluidas QuickBooks, Power BI, Tableau, Salesforce, Google Sheets, Microsoft Teams, Slack, Jira, GitHub y HubSpot. También proporciona API REST, OAuth 2.0, de webhook, Datahub y de exportación de BI para conexiones personalizadas.

Productive es un software de gestión de agencias completo con una gama de potentes funcionalidades que te brinda las herramientas y los datos necesarios para que una agencia funcione sin problemas. La herramienta fue creada por un equipo con una década de experiencia en la fundación, gestión y escalado de una empresa de desarrollo de software, por lo que está especialmente bien adaptada a agencias digitales. Fran Vižintin, Ejecutivo Senior de Cuentas en Productive, explica por qué la plataforma funciona tan bien para agencias: “Productive está diseñado para agencias y soporta la planificación de recursos a alto nivel. Permite a las agencias asignar servicios, tarifas facturables y hacer un seguimiento del presupuesto en cada fase del proyecto.”

Las funciones de la herramienta satisfacen completamente mis criterios para herramientas de gestión de agencias. Encontrarás gestión de clientes y prospectos en el Embudo de Ventas (gestiona el flujo de acuerdos, organiza las ventas). La función de Planificación de Recursos, el registro de tiempo y las herramientas de colaboración en tareas cumplen con los criterios para la gestión de recursos y proyectos que busco en una herramienta o plataforma para agencias.

La facturación y la emisión de facturas también pueden gestionarse directamente desde la herramienta, junto con informes útiles sobre rentabilidad y costes para ayudar con la gestión financiera. La función de informes en realidad va mucho más allá, con informes en tiempo real sobre márgenes, utilización y mucho más, incluyendo informes sobre el historial de empleados o contratistas individuales en la empresa, informe de salarios, etc.

Las integraciones de Productive incluyen Zapier así como Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero y Exact.

Productive cuesta $9/usuario/mes (facturado anualmente). También ofrecen una prueba gratuita completa de 14 días.

Synergist es un software integral de gestión de agencias diseñado para respaldar el crecimiento de estas organizaciones, proporcionando herramientas para el seguimiento de la rentabilidad de los proyectos, la gestión de proyectos y la supervisión de la utilización del equipo. Para las agencias que buscan mejorar su desempeño financiero, Synergist puede utilizarse para monitorizar métricas de rentabilidad y hacer previsiones de cartera de proyectos, beneficios y pagos.

He elegido específicamente este software porque ofrece una solución todo en uno con un amplio abanico de funcionalidades, como informes, una herramienta de planificación, capacidades de seguimiento de proyectos y un sistema centralizado para gestionar las interacciones con clientes y las finanzas. Además, garantiza que los recursos y equipos estén asignados óptimamente para aumentar la eficiencia general.

En general, Synergist destaca como una herramienta indispensable para agencias enfocadas en maximizar la rentabilidad debido a su acceso a información en tiempo real y control financiero sobre los proyectos.

Synergist se integra con varios sistemas de software, incluyendo Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook Calendar e iCal, además de la gestión de archivos a través de Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox.

Scoro es un sistema de gestión de agencias diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus operaciones de manera más eficaz. Combina herramientas para la gestión de proyectos, ventas y gestión de relaciones con los clientes (CRM), elaboración de presupuestos, planificación de recursos, seguimiento del tiempo, facturación y generación de informes, reuniendo todos los aspectos del trabajo de una agencia en una plataforma centralizada.

El sistema facilita la gestión de proyectos de principio a fin durante todo el ciclo de vida, desde los presupuestos iniciales hasta la facturación final. Los paneles en tiempo real y los informes detallados proporcionan visibilidad sobre el progreso, los resultados y el rendimiento general, ayudando a los equipos a tomar decisiones fundamentadas y minimizar la falta de comunicación.

Scoro también incluye funciones de planificación de recursos que ayudan a distribuir las cargas de trabajo de manera eficiente y a prevenir el agotamiento del equipo. Su funcionalidad de gestión de contratos de servicios garantiza que el trabajo recurrente de los clientes se supervise y se entregue de forma coherente en todos los proyectos.

La plataforma se integra con Google Calendar, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal y más. También puedes conectar herramientas adicionales mediante Zapier para ampliar la automatización.

Los precios comienzan en $19.9/usuario/mes, con una prueba gratuita disponible.

Screendragon es un software de gestión para agencias diseñado para administrar proyectos, personas, procesos y rentabilidad en un solo lugar. Es fácil de usar y ofrece una potente personalización. Los principales grupos de agencias del mundo, como Omnicom, WPP e IPG, confían en Screendragon para gestionar sus operaciones.

Screendragon está completamente integrado y ofrece gestión de proyectos, gestión de flujos de trabajo, gestión de recursos y previsión, control de tiempos, gestión de presupuestos y gestión de activos. La herramienta es altamente configurable, permitiendo a los usuarios personalizar formularios, paneles, plantillas, reglas de flujo de trabajo, permisos, notificaciones, informes e incluso la terminología utilizada en la plataforma.

El módulo de presupuestos integrado de Screendragon permite a los usuarios crear Declaraciones de Trabajo (SOW) y estimaciones, así como prever futuros ingresos y necesidades de recursos. Las revisiones y aprobaciones se simplifican con funciones para comprobación visual, colaboración en tiempo real, control de versiones y permisos granulares. Las avanzadas capacidades de automatización de Screendragon facilitan la aprobación segura y eficiente de activos y pueden adaptarse fácilmente para agencias en proceso de crecimiento. La gestión intuitiva de tareas permite a los usuarios alternar entre tableros Kanban, diagramas de Gantt interactivos y vistas de lista.

Screendragon ofrece integraciones nativas con sistemas ERP como SAP y PeopleSoft, y puede integrarse con miles de aplicaciones a través de Zapier, como Slack, Trello, Google Drive, Office 365 y Microsoft Dynamics. También cuenta con una API abierta, permitiendo integraciones personalizadas con cualquier solución.

Screendragon parte desde $20/usuario/mes con un pago único de implementación, y está disponible una demostración gratuita.

Monitask es una plataforma digital diseñada para ayudar a las agencias a registrar el tiempo, gestionar proyectos y supervisar la productividad del equipo. Ofrece herramientas que permiten ver cómo emplea tu equipo sus horas de trabajo, proporcionando información sobre el progreso de los proyectos y la actividad de los empleados. 

Las funciones de registro del tiempo y gestión de proyectos de Monitask son especialmente beneficiosas para las agencias. Permite asignar proyectos a los miembros del equipo y revisar las horas de trabajo asociadas con cada proyecto y tarea. Los empleados pueden seleccionar el proyecto en el que están trabajando desde un menú desplegable de la aplicación y añadir comentarios para proporcionar más detalles. Esto ayuda a garantizar una recopilación precisa de datos y proporciona información sobre cómo se emplea el tiempo en los distintos proyectos.

Además, Monitask ofrece funciones como capturas de pantalla, supervisión del uso de aplicaciones y seguimiento de la actividad. Estas herramientas permiten supervisar la actividad de los empleados durante las horas de trabajo, proporcionando una visión clara de la productividad. La aplicación solo registra la actividad cuando el empleado ha fichado, lo que garantiza la transparencia y respeta la privacidad. Esto puede ser especialmente útil para agencias con trabajadores remotos.

También me gustan sus detalladas funciones de generación de informes, que permiten analizar el tiempo y los datos de toda la empresa. Monitask incluso proporciona un panel digital de entradas y salidas de empleados, transformando la gestión de la plantilla con un sistema digital para realizar un seguimiento de la disponibilidad de los empleados. Además, el software incluye una función de seguimiento de la asistencia de los empleados para mejorar la responsabilidad de la plantilla y agilizar los procesos de recursos humanos. 

Algunas de las integraciones de Monitask incluyen Zoho Projects, monday.com, Microsoft Teams, ClickUp, Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks Online, Jira Software Server, Avaza, Teamwork y Scoro.

monday AI Workspace es un excelente software para agencias publicitarias debido a que la herramienta ha eliminado muchos de los adornos de las herramientas de gestión típicas y se ha centrado en diseños sencillos y visualmente intuitivos que ayudan a aclarar la secuencia del trabajo.

Las funciones de monday AI Workspace para gestionar proyectos publicitarios incluyen módulos de gestión de recursos y proyectos, además de excelentes herramientas de colaboración. Por ejemplo, los usuarios pueden cargar y adjuntar archivos a las tarjetas, hacer comentarios, mencionar a compañeros de equipo y mucho más. También ofrece un excelente panel de informes de proyectos que puede recopilar datos de varios tableros, lo que permite realizar un mejor seguimiento del progreso. Aunque monday AI Workspace no ofrece un conjunto completo de herramientas para soluciones de contabilidad de proyectos y facturación, puedes utilizar monday AI Workspace para hacer un seguimiento de las horas, los cronogramas y las facturas. monday AI Workspace también añade capacidades basadas en IA que pueden ayudar a las agencias a automatizar el trabajo rutinario y avanzar más rápidamente en los proyectos. Los equipos pueden utilizar la IA para resumir información, generar y perfeccionar contenido, extraer información valiosa de los datos de trabajo y automatizar partes de sus flujos de trabajo.

En general, es una herramienta altamente personalizable que te permite trabajar con cualquier metodología —kanban u otra— que se adapte a tu proyecto y equipo. También encontrarás algunas herramientas útiles para automatizar partes de tu proceso.

Las integraciones de monday AI Workspace incluyen aplicaciones de gestión de proyectos como Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform y muchas más, disponibles a través de Zapier.

monday AI Workspace cuesta desde $9/usuario/mes y ofrece una prueba gratuita de 14 días. También ofrece un plan gratuito para un máximo de 2 usuarios.

Kantata es una plataforma de gestión de agencias diseñada para unificar cada etapa del ciclo de vida de entrega al cliente. Desde la planificación de proyectos y la programación de recursos hasta el seguimiento financiero y los informes para clientes, proporciona a las agencias un sistema centralizado para gestionar las operaciones, mejorar la rentabilidad y crecer de manera eficiente.

La plataforma incluye funciones diseñadas específicamente para agencias, como herramientas de incorporación de clientes, planificación de proyectos, seguimiento del tiempo y los recursos, facturación, contratos y centros de colaboración. Estas capacidades facilitan el seguimiento del progreso del equipo respecto a los plazos y presupuestos, el control de la satisfacción de los clientes y la previsión de la utilización o los ingresos, todo desde la misma plataforma. Al consolidar los flujos de trabajo, Kantata elimina los silos y proporciona una visión completa del estado de la agencia.

Más allá de la gestión diaria de proyectos, Kantata respalda la toma de decisiones basada en datos durante todo el ciclo de vida de los servicios. Los paneles dinámicos, los informes de inteligencia empresarial y la planificación de escenarios permiten a los líderes de las agencias identificar riesgos, ajustar planes y demostrar valor a los clientes. Esta combinación de visibilidad y flexibilidad ayuda a las agencias a cumplir sus promesas y, al mismo tiempo, fortalecer la confianza de los clientes.

Otras funciones destacadas incluyen bases de datos de habilidades personalizables para realizar un seguimiento de la experiencia del equipo, informes específicos para cada escenario (como analizadores de rentabilidad y cuadros de mando ejecutivos), vistas Kanban para el trabajo ágil de campañas y alertas automatizadas que señalan posibles desajustes en los plazos o las tareas.

Kantata se integra con una amplia variedad de herramientas, como Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Workday, QuickBooks, HubSpot y NetSuite.

Project.co es un sistema de gestión de proyectos intuitivo y fácil de usar que requiere poca capacitación inicial y puede implementarse de inmediato sin exigir a los usuarios que participen en semanas de formación.

Una de las características clave que hacen de Project.co el sistema de gestión de proyectos ideal para agencias pequeñas y medianas es su panel de gestión de proyectos, bien diseñado. Este panel es tan fácil de entender y de navegar que incluso los principiantes y los usuarios sin conocimientos técnicos deberían poder comenzar a utilizar el sistema de inmediato y encargarse de las tareas que tienen asignadas sin ningún problema.

El panel es el punto de partida para que los usuarios naveguen por el sistema y accedan a sus numerosas funciones y herramientas. Pueden acceder a la biblioteca de plantillas para iniciar nuevos proyectos, ver archivos adjuntos, hacer un seguimiento del tiempo y de los cronogramas de tareas, o invitar a miembros del equipo a colaborar. Lo mismo ocurre con los paneles de clientes, que permiten a colaboradores externos y clientes acceder a información esencial sobre los proyectos en los que participan.

La función de gestión de tareas está diseñada para ayudarte a crear fácilmente tareas y subtareas, elegir la configuración de privacidad de cada tarea, añadir descripciones breves, editar el estado de las tareas y adjuntar archivos mediante la función de arrastrar y soltar. También pueden compartir comentarios, mantener conversaciones en tiempo real y asignar personas.

Hive es una herramienta robusta para la gestión de agencias, organización de proyectos y coordinación flexible de tareas. Permite a las agencias organizar proyectos en un diagrama de Gantt, un tablero Kanban, una tabla o un calendario, y también cambiar fácilmente entre cada diseño. Además, cada usuario puede elegir ver un proyecto desde diferentes vistas, para que cada miembro de tu equipo pueda usar la vista que mejor le funcione. Las actualizaciones se reflejan en todas las vistas del proyecto, así que la agencia está informada sin importar la opción que utilicen.

Hive permite a los usuarios colaborar de manera sencilla enviando mensajes directamente a personas o grupos de la agencia. ¿Necesitas compartir un documento? Súbelo directamente a una tarea, proyecto o mensaje. La función Formularios de Hive elimina los correos electrónicos constantes y recopila toda la información necesaria mediante simples campos para rellenar.

Cabe destacar que si cambias a Hive desde otra herramienta, puedes importar tareas desde herramientas como Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet y algunas otras.

Hive se integra con Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box y más de mil herramientas adicionales a través de Zapier.

Hive cuesta desde $12/usuario/mes.