Automatización del flujo de trabajo: procesos, ejemplos y herramientas

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo consiste en: 1) identificar qué elementos de un proceso pueden ejecutarse sin intervención humana y 2) utilizar software de automatización de flujos de trabajo para configurar y llevar a cabo dichas automatizaciones. Entre las funciones habituales del software de automatización de flujos de trabajo se incluyen la programación de tareas, la gestión del correo electrónico y los documentos, y la integración con otras aplicaciones empresariales.

Puedes utilizar la automatización de flujos de trabajo para tareas que van desde la introducción de datos hasta la gestión de documentos, pasando por la asignación de tareas y la comunicación por correo electrónico. La automatización de flujos de trabajo también suele integrarse en el ámbito más amplio de la gestión de proyectos. Consulta las diferencias entre la automatización de flujos de trabajo y la gestión de proyectos.

¿Por qué utilizar la automatización de flujos de trabajo?

Tanto las pequeñas como las grandes empresas pueden aprovechar las ventajas de la automatización de flujos de trabajo. Cuando se configura correctamente, la automatización de flujos de trabajo:

• Mejora la eficiencia del flujo de trabajo. Las tareas manuales repetitivas, aunque son necesarias para que todo funcione correctamente, pueden consumir mucho tiempo y resultar costosas si se realizan manualmente.
• Mejora la precisión y la calidad al reducir las posibilidades de que se produzcan errores humanos. También puedes automatizar y digitalizar las tareas del flujo de trabajo para fomentar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos de la empresa.
• Libera tiempo de los empleados para que puedan centrarse en tareas más estratégicas. El tiempo es un recurso escaso y no renovable. La automatización de flujos de trabajo garantiza que dediques menos tiempo a los procesos manuales y más tiempo a lo que realmente importa.

Si estás empezando, considera la posibilidad de matricularte en cursos de automatización de procesos empresariales para comprender mejor cómo la automatización puede agilizar las operaciones, reducir los errores y ahorrar tiempo en los distintos departamentos.

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Cómo aprovechan la automatización de flujos de trabajo los distintos departamentos de una organización

La automatización de flujos de trabajo puede abarcar desde la automatización de respuestas de correo electrónico hasta la configuración de recordatorios de citas. En algunos casos, incluso puede utilizarse para automatizar departamentos o funciones empresariales completos, y existen herramientas de software de automatización de flujos de trabajo con IA especializadas que te permiten utilizar la IA en la automatización de flujos de trabajo. 

Estos son algunos ejemplos de cómo los directores de proyectos pueden utilizar correctamente la automatización de flujos de trabajo empresariales en grandes organizaciones con distintos departamentos:

• TI y desarrollo de software: los departamentos de TI pueden automatizar flujos de trabajo como las implementaciones de código, los procesos de pruebas y el seguimiento de incidencias. En lugar de tener que coordinar desde cero procesos repetibles, como los lanzamientos, cada dos semanas a través de múltiples canales de comunicación, puedes documentar tu proceso una sola vez y automatizar después su ejecución para no pasar por alto ningún detalle importante.
• Marketing y comunicación: la automatización de flujos de trabajo puede utilizarse para procesos de flujos de trabajo creativos, como la programación de campañas, los flujos de aprobación de contenidos y la elaboración de informes analíticos.

• Ventas y desarrollo empresarial: la automatización ayuda con la gestión de clientes potenciales, el seguimiento del embudo de ventas y los informes de rendimiento.

• Recursos Humanos (HR): Los responsables de RR. HH. utilizan la automatización de flujos de trabajo para los procesos de contratación, la incorporación de empleados y los programas de formación. Automatizar el proceso de incorporación significa que tus empleados están preparados para alcanzar el éxito desde el primer día, con el equipo adecuado, los requisitos de formación, los permisos de acceso y una lista de las partes interesadas con las que deben reunirse.
• Finanzas y contabilidad: Los departamentos financieros pueden utilizar la automatización para el seguimiento presupuestario, los informes financieros y los procesos de auditoría.

• Atención y soporte al cliente: Los representantes y responsables de atención al cliente pueden utilizar la automatización para el enrutamiento de tickets, la recopilación de comentarios y la supervisión del nivel de servicio. Esto mejora los tiempos de respuesta y automatiza las solicitudes habituales, de modo que los equipos puedan dedicar su tiempo a abordar cuestiones estratégicas.

• Investigación y desarrollo (R&D): Los equipos de R&D pueden utilizar la automatización para programar experimentos y recopilar datos.

Además, las industrias pueden adaptar la automatización de flujos de trabajo a necesidades específicas. En la construcción, agiliza la programación, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso.

El sector sanitario se beneficia de la automatización de la admisión de pacientes, la programación de citas y las tareas de cumplimiento, mientras que el software de flujos de trabajo para el comercio minorista puede optimizar el inventario, el procesamiento de pedidos y la interacción con los clientes. Las empresas de VFX pueden utilizar el software de gestión de proyectos de VFX para configurar automatizaciones para las aprobaciones, las transferencias y otras partes del proceso creativo.

Ejemplos de automatización de flujos de trabajo

Para los responsables de proyectos, los casos de uso de la automatización de flujos de trabajo incluyen crear listas de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo, hacer un seguimiento del progreso y enviar recordatorios. Además, la automatización de flujos de trabajo puede utilizarse para crear informes y realizar un seguimiento de los costes del proyecto.

Estos son algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo en la gestión de proyectos:

• Cuando falten dos días para la fecha límite de una tarea y esta no esté marcada como completada, envía una notificación al responsable de la tarea para informarle de que se acerca la fecha límite. Envía recordatorios de seguimiento el día de la fecha límite y cada dos días a partir de entonces hasta que la tarea finalice.
• Los jueves, envía una copia del panel del proyecto a una lista de distribución.
• Cuando se registre un error, publica una notificación en tiempo real en el canal de Slack del equipo para mejorar su visibilidad.
• Sigue un proceso de aprobación cuando un documento esté listo para su revisión. Envía un enlace al documento, junto con una notificación, al experto en la materia identificado y envía notificaciones de seguimiento cada dos días hasta que el documento se apruebe o se devuelva con modificaciones. Cuando se devuelva el documento, cambia el responsable de la tarea por la persona encargada de resolver los comentarios. También puedes simplificar este proceso utilizando un software de flujos de trabajo de documentos o un software de control de documentos.
• Cuando cambie la fecha de un hito, solicita al responsable del proyecto o a la persona que cambie la fecha que añada una nota sobre el motivo del cambio. Envía una notificación al patrocinador del proyecto informándole del cambio de fecha del hito y del motivo.
• Recuerda a las partes interesadas que completen un informe de estado tres días antes de la fecha límite. Distribuye el informe de estado en la fecha límite entre las partes interesadas pertinentes.
• Crea un formulario de solicitud para gestionar las peticiones internas de servicios compartidos, como tickets del servicio de asistencia, soporte de ciencia de datos o edición de textos. Crea un ticket, clasifícalo y asigna una persona de contacto y una fecha límite en función de cómo complete el solicitante el formulario de solicitud.

Consulta aquí más ejemplos de flujos de trabajo.

Cómo automatizar los procesos de los flujos de trabajo

Estos son los pasos que debes seguir al utilizar herramientas de automatización de procesos digitales para automatizar procesos tanto en flujos de trabajo sencillos como complejos:

1. Identifica las tareas específicas que deseas automatizar

El primer paso para implementar la automatización de flujos de trabajo es considerar cuáles de tus procesos actuales se beneficiarían de la automatización. Presta atención a las señales que indican que tu proceso está listo para ser automatizado:

• Tareas que tú o los miembros de tu equipo realizan repetitivamente
• Tareas en las que eres un cuello de botella
• Procesos que el equipo describe como “deficientes”, “complicados” o que no se pueden explicar fácilmente a una audiencia externa
• Tareas que consisten principalmente en hacer clic en botones siguiendo un horario específico o después de que se cumpla una condición desencadenante específica

2. Documenta el estado actual

Entrevista a las partes interesadas pertinentes para comprender cómo funciona actualmente el proceso. Documenta cada uno de los pasos implicados y enlaza cualquier documentación relevante. 

También podrías considerar crear un diagrama de flujo de trabajo para documentar el proceso (posiblemente utilizando software para diagramas de flujo de trabajo).

Asegúrate de recopilar todos los puntos problemáticos (es decir, dónde es repetitivo, lento o propenso a errores el proceso).

3. Identifica el estado futuro deseado

Después de revisar los puntos problemáticos del proceso actual, describe cómo debería funcionar idealmente. Crea o adapta los flujos de trabajo necesarios. Determina qué herramientas o software de automatización de procesos necesitarás para completar la automatización.

4. Implementa la automatización del flujo de trabajo

Para implementar el nuevo proceso, puedes trabajar a partir de flujos de trabajo existentes que ya hayas configurado o crear flujos de trabajo personalizados (si utilizas una forma ágil de trabajar, tendrás que configurar flujos de trabajo ágiles). Configura la automatización del flujo de trabajo y deja que se ejecute en segundo plano.

¡Después, céntrate en otros aspectos de tu negocio o proyecto!

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Las 10 mejores herramientas de automatización para mejorar el flujo de trabajo

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Otros programas de flujo de trabajo que podrían resultarte útiles:

• Aplicaciones de flujo de trabajo (para flujos de trabajo en movilidad)
• Herramientas más completas de automatización de procesos empresariales y gestión de procesos empresariales (BPM) (lee sobre BPM frente a flujos de trabajo aquí)
• Software de motor de reglas empresariales para flujos de trabajo que dependen de una lógica de decisión compleja, como el enrutamiento condicional o las aprobaciones
• Software de flujo de trabajo para proyectos para utilizarlo con tus flujos de trabajo de gestión de proyectos, en lugar de con flujos de trabajo empresariales más generales
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